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1 Kundenlogin/ Datenräume Matthias Rose geb Rechtsanwalt in Hamburg Gesellschafter Kluxen und Rose Immobilien GmbH

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3 Was ist ein Kunden Login/ Digitaler Datenraum? Der digitale Datenraum (engl.: digital data room), teilweise auch virtueller Datenraum (engl.: virtual data room) genannt, ist ein virtueller Raum zur Verwaltung und Speicherung von Dokumenten. Digitale Datenräume werden bei der Teamarbeit verwendet, um die sichere Zusammenarbeit an gemeinsamen Dokumenten zu ermöglichen. Insbesondere wird er bei der Due-Diligence-Prüfung verwendet. Ein digitaler Datenraum ist eine internetbasierte Plattform, die einen sicheren Onlinezugriff auf vertrauliche Dokumente ermöglicht. Im Rahmen der Due Diligence (Sorgfältigkeitsprüfung) prüfen potentielle Käufer im digitalen Datenraum vertrauliche Dokumente wie die wirtschaftlichen, rechtlichen und steuerlichen Verhältnisse des Verkaufsobjekts. Hier Erweiterung auf das Verwaltungsgeschäft/ Aktuell noch nicht in Wikipedia veröffentlicht...

4 * Kunden Login Benutzer *. Passwort *.

5 . Programmbasis Brauche ich einen professionellen Datenraumexperten zur Einrichtung, Pflege und Entwicklung des Datenraumes für klassische Verwaltungsleistungen? Grundsätzlich nein, Homepageprogrammierung reicht/ es richtet sich aber nach den eigenen Bedürfnissen und den Kundenanforderungen, z.b. Due-Diligence Kann mein Verwalterprogramm die Basis für den Datenraum sein? CPM Programme häufig ja ( Bsp. Flow Fact, officeware)/ reine Buchhaltungsprogramme häufig nein.

6 Rechtliches Umfeld Daten 28 Bundesdatenschutzgesetz Das Erheben, Speichern, Verändern oder Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung als Mittel für die Erfüllung eigener Geschäftszwecke ist zulässig: 1. Wenn es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses mit dem Betroffenen erforderlich ist, wenn die Daten allgemein zugänglich sind oder die verantwortliche Stelle sie veröffentlichen dürfte, es sei denn, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung gegenüber dem Berechtigten Interesse der verantwortlichen Stelle offensichtlich überwiegt.

7 Einführung des Datenraumes in ein laufendes Verwaltungsvertragsverhältnis: Zinshaus/ Institutionelle Investoren Vertrag Tipp: Nicht verpflichten, sondern nur die Option der Möglichkeit eines Datenraumes im ersten Schritt anbieten. WEG Vertrag Beschluss Tipp: Nicht verpflichten, sondern nur die Option der Möglichkeit eines Datenraumes im ersten Schritt anbieten.

8 Welche Dokumente stelle ich in den Datenraum ein? Zinshaus/ Institutionelle Investoren Monats-, Quartals und Jahresreporting/ Leerstandslisten etc. Grundstücksbezogene Dokumente / Energieausweis, Flurkarte etc..seien Sie kreativ. WEG Seien Sie kreativ! Tipp: Nur frei verfügbare Dokumente/ keine individuell auf den einzelnen Wohnungseigentümer bezogene Dokumente ( WP/ Abrechnung/ Protokoll) Achtung:..Hinweis.. auf die Homepage oder in die Login Maske: Für die Aktualität des Login kann nicht garantiert werden. Es ist eine rein freiwillige Leistung des Verwalters.

9 .. Praxisbeispiel der Einführung: a. Für Einheiten/ 700 Zinshäuser/ 120 WEG s wurden Dokumente gescannt. 2 Mitarbeiter a 3 Monate b. weitere Administration: hängt vom Verwalterprogramm ab Administration: intuitive Benutzeroberfläche auf der Homepage c. einfache Berechtigungsvergabe und Verwaltung. Nutzen: Ca Downloads pro Jahr. Kundenbindung und Kundengewinnung Transparenzgebot Einfache Datenverfügbarkeit außerhalb des Verwalterprogrammes durch eine App etc

10 . Kosten der Implementierung Ca ,00 bei Vertragseinheiten Laufende Kosten gering da Integrierung / Work Flow des Unternehmens z.b. Seriendruckfeld bei der Vergabe eines jährlichen Passwortes bei Übersendung der BK/WG Abrechnung Perspektive Nutzung der Plattform für ständige Infos von institutionellen Eigentümern, klassischen Zinshauskunden, WEG Eigentümern, Beiräten etc. Z.B. Sanierungsinfo, To-Do Liste/ Transparenzbildung

11 Ausblick: Das Kunden Login stellt den Abschluss eines papierlosen Büros dar und dient der Vorbereitung des papierlosen rechtsgültigen Schriftverkehrs. Es dient der Transparenz von Verwaltungsvorgängen, welche im Zeitalter der Sozialen Netzwerke immer größere Bedeutung gewinnt. Stichwort: D -Gesetz..

12 . Herzlichen Dank Ihre die Aufmerksamkeit! Matthias Rose Kluxen & Rose Immobilien GmbH Poststraße Hamburg T: F: Mobil:

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