Regionale IT-Planung für Schulen

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1 Regionale IT-Planung für Schulen Arne Fischer Christian Wiedwald Institut für Informationsmanagement Bremen GmbH Forschungs- und Beratungsinstitut an der Universität Bremen Am Fallturm Bremen Bochum, Agenda Rahmenbedingungen des IT-Einsatzes in Schulen Besonderheiten der Schullandschaft in Hinblick auf den IT- Einsatz Aufgabenfelder der regionale IT-Planung für Schulen Folgekosten der IT-Nutzung in Schulen Supportmodelle und IT-Service-Management 2

2 Worum geht es überhaupt Neues Lernen mit neuen Medien Neue Rollen von Lernenden und Lehrenden Komplexe Anwendungen für unterschiedliche Lernfelder Von stand-alone zu vernetzten Lern- und Arbeitsumgebungen Das bedeutet neue Anforderungen an Unterrichtsentwicklung und Qualifizierung, schulische Infrastruktur, Auswahl und Betrieb der Anwendungen, sowie Service und Support 3 Rahmenbedingungen Unterrichtseinsatz Qualifizierung Medienkonzept / IT-Plan Schule, Schulträger, Region IT-Infrastruktur Hardware, Software, Netze Ressourcen Investiv und konsumtiv 4

3 Besonderheiten schulischer IT- Infrastruktur Hardware-Zoo (keine Standards), Anzahl unterschiedlicher Software (keine Standards), pädagogische Freiheit, heterogener Nutzerkreis (unterschiedliche Fächer, Stufen, zwischen Laien und Profis), ständig wechselnde Benutzer/innen, keine klaren Verantwortungsstrukturen ( Platzhirsch- Syndrom ), keine Prozessdokumentation (Änderungen, Inventar, Lizenzen), rechtliche Rahmenbedingungen (Daten-/Jugendschutz). 5 Technischer Support: Unternehmen versus Schulen In Unternehmen sind Beschäftigte ohne Arbeit, wenn Computer abstürzen oder Applikationen nicht mehr funktionieren. In Unternehmen geht man von einem Verhältnis von einer Support-Person für je Nutzer/innen aus. Tendenz sinkend durch Standardisierung. Bei einem Systemabsturz in Schulen glaubt die Lehrkraft sie sei Schuld, kehrt zurück zu traditionellem Unterricht und/oder die Schüler/innen müssen sich die restlichen Computer teilen. In Schulen liegt das Verhältnis bei einer Support-Person (meistens Lehrer) für 500 Nutzer/innen. Wie lassen sich Verluste kalkulieren? Werden Lehrkräfte fächerweit neue Medien einsetzen, wenn sie kein Vertrauen in die Technik haben? Die einfachen Antworten (Ermäßigungsstunden, Techniker, Outsourcing) reichen aufgrund der Komplexität des Systems Schule nicht aus. 6

4 Schulaufsicht Studienseminare Medienzentren/ Bildstellen Vision Leitbild Hochschulen Schulen Schulträger Planung Qualifizierung Infrastruktur Medienarbeit Medienkompetenz Inhalte Betrieb Steuerung und Evaluation Unternehmen Verbände Fachämter Realisierung Bildungseinrichtungen Jugendeinrichtungen 7 IT-Management in Schulen Ziel: Die IT-Verfügbarkeit für die unterrichtliche Verwendung muss gewährleistet sein! Langfristige Planung auf Seiten der Schulträger erforderlich Etablierung eines ganzheitliches, effizienten und effektiven IT-Managements für Schulen Bereitstellung der notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen 8

5 Landauf landab ist zu beobachten Die meisten bisherigen Förderprogramme sind Investitionsprogramme. Vorhandene Mittel sind - nicht ausreichend und nicht langfristig gesichert, - können nicht für alle Ausgaben verwendet werden (konsumtiv vs. Investiv) Leider - überwiegen politische Willenserklärungen, statt nachhaltiger Konzepte, - gibt es aufgrund der Haushaltslage der Kommunen kaum Möglichkeiten, laufende Kosten (z.b. zusätzliche Stellen) zu finanzieren und eine Abstimmung mit dem Land ist schwierig. Allerdings: - Eine Sensibilisierung für die Problematik bei IT-Verantwortlichen wächst. Was fehlt, sind ganzheitliche, kosteneffiziente Konzepte zum schulischen IT-Management. 9 IT in Schulen ein Blick auf den Eisberg Hardware, Software, Netzinfrastruktur (investiv) Installation, Betrieb, Verfügbarkeit, Service & Support, Updates, Sicherheit (konsumtiv)

6 Total Cost of Ownership (TCO) Betrachtung aller während des Lebenszyklus eines PCs entstehenden Kosten Verwendung Planungs- und Controllinginstrument Ziel: Optimierung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses Erreichung bestmöglicher Qualität mit vorhandenem Budget Planung muss so erfolgen, dass Gesamtbudget für alle notwendigen Maßnahmen ausreichend ist Wesentliche Erkenntnis : die für Administration, Support etc. anfallenden Kosten liegen weit über den Anschaffungskosen eines Gerätes (jährlich % der Erstinvestition). 11 Beispiel München: Projekt Information Kommunikation (PIK), 330 Schulen Folgekosten deutlich über den Anschaffungskosten Laufende investive Folgekosten 24,8% Lfde. nicht-inv. Folgekosten 75,2% Technische Wartung der Netze 21,6% Leitungen 12,2% EDV-Betreuung 31,6% Internet- Anbindung 9,8% Erstinvestitionen Laufende investive Folgekosten Laufende konsumtive Folgekosten PCs: 46,864 Mio. DM Netze: 59,490 Mio. DM 11,340 Mio. DM/Jahr Mio. DM/Jahr 12

7 Modelle für IT-Service & Support Jede Schule für sich - Lehrkräfte ohne signifikante Ermäßigungsstunden - Schulassistenten / Studierende Schulträger für seine Schulen - Eigene Techniker (oft einer für viele Schulen) - Outsourcingund/oder Public-Private-Partnership Regional für mehrere Schulträger - Ausbau bestehender Dienstleister (z.b. KRZ) - Integration anderer Dienststellen (Verwaltung, KTHs, Jugendeinrichtungen) Landesweit - Zentraler Service Desk - Standardisierte Service-Angebote für alle Schulträger Beste Lösung? Individualisierung Standardisierung 13 Aufgabe So wie es nicht die Schule gibt, so kann es auch nicht die best practice Lösung geben ( Mischmodelle ) Individuelle Konzeptentwicklung unter Berücksichtung der Rahmenbedingungen und Schulformen. Aufgabe für kommunale Schulträger: Gestaltung eines effizienten und effektiven (und damit auch kostengünstigen) IT-Supports. Wesentliches Erfolgskriterium: Einbettung in einen größeren Kontext und ganzheitliche Betrachtungsweise (Prozesssicht). Reduktion auf technische Systemlösungen führt nicht zum Ziel! 14

8 Vor- und nachgelagerte Aufgaben des IT-Managements in Schulen Planung auf Basis der Anforderungen aus den Schulen IST-Analyse als Basis Infrastruktur, Aufgaben, Organisation Standardisierung Beschaffung Standardisierung und Zertifizierung Definition von Warenkörben Rollout Definition von Aufgaben und Rollen innerhalb der Organisation. Ansatz: IT-Service-Management (nach ITIL) 15 IT-Service-Management Störungs- und Problembehandlung, Konfigurationsmanagement, Systemänderungen, Leistungsdefinition, Finanzen, Kapazitäts-, Verfügbarkeits- und Kontinuitätsplanung, IT-Services = technische Systemlösungen + darauf abgestimmte Serviceprozesse ITIL Server, Clients, mobile Lösungen, Softwareverteilung, Lizenzserver, Fernwartung Internet, , Administrationshilfen, 16

9 Was genau ist ITIL? Ansatz zur Entwicklung eines Referenzmodells, entstanden aus einer Sammlung von best practices ; heute als Quasi-Standard für das gesamte IT Service Management einer Organisation anerkannt Beschreibung der wichtigsten Verfahrensweisen innerhalb von IT-Organisationen (Prozessorientierung) Definition von Aufgaben, Verfahren und Zuständigkeiten (Checklisten) Ausrichtung der IT-Services auf den Anwendungsbereich Training und Zertifizierung von IT-Dienstleistern Skalierbar 17 Beispiel: Störungsbehandlung nach ITIL 0. Level Schuladministrator Vorqualifizierung des Störungsfalls 1. Level Service Desk Erfassung des Störungsfalls ggf. Sofortlösung schnelle Lösung Change- Management Workaround 2. Level Service Team(s) Störungsbehandlung Release- Management neue Version 3. Level Systementwickler Problembehandlung Durchführung von Änderungen Versionsmanagement 18

10 Anvisierte Vorteile von ITIL Schulen / Lehrkräfte Klare Absprachen und genauere Beschreibung der Leistungen (Vertrauen) stärkere Ausrichtung an den Bedürfnissen der Schule Verbesserung der Kommunikation schulintern und extern Klare Zuständigkeiten Bessere Supportqualität Schulträger / IT-Dienstleister genauere Ausrichtung auf die Ziele des Medieneinsatzes Klare Zuordnung von Zuständigkeiten bessere Steuerung der IT- Organisation Referenzrahmen für interne Kommunikation und Standardisierung leichtere Kontrolle bei Veränderungen Besseres Finanzcontronlling 19 Erfolgsfaktoren für eine Implementierung von ITSM im Schulbereich Ein definiertes ITSM existiert meist nicht. Absicherung beim Schulträger Keine vollständige Reimplementation, sondern sukzessive Umsetzung auf Basis existierender Strukturen. Veränderungen in bestehenden Prozessen und Organisationsstrukturen Veränderte Organisationskultur, da Absprachen verbindlicher werden Klare Definition der Zuständigkeiten, durchgehende Prozessdefinition. 20

11 ist das wirklich alles notwendig? Eine Infrastruktur, die keine ausreichende Qualität und Zuverlässigkeit bietet, und daher nicht genutzt wird, erschwert nicht nur das Erreichen der medienpädagogischen Ziele, sondern ist im Ergebnis auch in hohem Maße unwirtschaftlich. (KGSt 2004) 21 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt: Arne Fischer Christian Wiedwald Am Fallturm 1, Bremen Telefon: ++49(0) Telefax: ++49(0) Internet:

12 Material: 23