Pressemitteilung vom FM-Anwenderpreis Gesunde Sekundärprozesse

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1 Pressemitteilung vom Gebäude und Anlagen besser Gesunde Sekundärprozesse Der Facility Manager zeichnet das St. Franziskus-Hospital mit dem aus Das Münsteraner St. Franziskus-Hospital hat gemeinsam mit dem Dienstleistungsunternehmen FAC T GmbH den gewonnen. Am 9. Oktober zeichnete die Fachzeitschrift Der Facility Manager das Team im Rahmen der Expo Real in München für seine innovative und konsequent umgesetzte FM-Lösung im Gesundheitswesen aus. zweiten Platz erreichte die DB Station&Service AG in Zusammenarbeit mit der DB Services für die erfolgreiche Reorganisation des Facility Managements an allen deutschen Bahnhöfen. Platz drei belegte die AMB Generali Services GmbH, die gemeinsam mit der HSG Technischer Service GmbH und den Facility Consultants einen innovativen Weg zur Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen FM-Dienstleister und Auftraggeber vorstellten. Für die ganzheitliche Neuorganisation des Facility Managements hat die Fachzeitschrift Der Facility Manager das St. Franziskus-Hospital und die FAC T GmbH mit dem ausgezeichnet. Der Wettbewerbsbeitrag aus dem Gesundheitswesen ist nach Meinung der Jury ein gelungenes Beispiel für die erfolgreiche Ausgründung von Krankenhaus-Sekundärprozessen in ein leistungsfähiges FM-Unternehmen. Durch die kontinuierliche Übernahme von immer neuen Sekundärprozessen ermöglicht FAC T dem St. Franziskus-Hospital die Konzentration auf das Kerngeschäft der medizinischen Versorgung. Dies ein innovativer und vor allem vorbildlich konsequent umgesetzter Weg, der hoffentlich viele Nachahmer im Gesundheitswesen finden wird, hieß es weiter in der Laudatio. Der zweite Platz im Wettbewerb um den ging an die DB Station&Service AG und die DB Services. Innerhalb nur eines Jahres führten die beiden Unternehmen Systemdienstleistungsverträge als Basis ihrer Auftraggeber- Auftragnehmer-Beziehung ein. Für die DB Services als Dienstleister bedeutete dies den Wechsel von der reinen Verrichtungsorientierung in der Leistungserbringung hin zu Verantwortungsübernahme und Ergebnisorientierung. Die DB Station&Service AG erlangte ihrerseits eine deutlich höhere Planungssicherheit bei den Betriebskosten für ihre Bahnhöfe und Haltepunkte bundesweit und konnte Teile der realisierten Einsparungen in den Abbau des Instandhaltungsstaus investieren. Auf den dritten Platz kamen die AMB Generali, die HSG und die Facility Consultants. Ihr innovativer Implementierungsplan mit begleitender Qualitätskontrolle macht die schwierige Phase des Start-up-Betriebs zum Wegbereiter für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen FM-Anbieter und Kunden. Die Fachzeitschrift Der Facility Manager veranstaltete den Wettbewerb um den FM- Anwenderpreis zum 12. Mal. An die 250 Gäste machten die Preisverleihung, die von dem bekannten Stoiber-Double Wolfgang Krebs mit Augenzwinkern und einer Prise politischem Humor moderiert wurde, zu einem der bestbesuchten FM-Events im Rahmen der Internationalen Fachmesse für Gewerbe-Immobilien Expo Real.

2 Laudatio auf die Preisträger Es gilt das gesprochene Wort Gebäude und Anlagen besser Platz 1: St. Franziskus-Hospital, Münster, und FAC T GmbH Kostendruck und steigende Qualitätsanforderungen sind ständige Begleiter des Gesundheitswesens. Das ist nicht erst seit der letzten Gesundheitsreform so, sondern schon seit den 90er Jahren. Und deshalb liegen die Anfänge des Projekts, das wir heute mit dem auszeichnen wollen schon einige Jahre zurück: 1999 entschied sich die Münsteraner St. Franziskus-Stiftung zur Verselbstständigung der Technischen Abteilung in Form der FAC'T GmbH. Mit 32 Mitarbeitern übernahm das interne Tochterunternehmen zunächst den technischen Betrieb für m² bewirtschaftete Fläche sowie einige infrastrukturelle Leistungen in der 600-Betten-Klinik mit 16 Fachabteilungen. Das St. Franziskus- Hospital wollte so die Wirtschaftlichkeit verbessern, Kostensicherheit erhalten und die Betriebsbereitschaft von Gebäuden, Geräten und Anlagen gewährleisten. Für ein festgeschriebenes Budget gingen die Verantwortung und das Risiko auf den Dienstleister über. Zur Optimierung der eigenen Leistungserbringung führte FAC T ein Qualitätsmanagementsystem ein und baute extern bezogene Leistungen im Zuge eines Insourcings gezielt ab. Dazu stellte der Dienstleister weitere Spezialisten ein. Die Effekte des Ausgründungsprojekts konnten sich schnell sehen lassen: Beim Jahresbudget für das Regelgeschäft gelang eine Kostenreduzierung von 3,35 Mio. Euro auf 2,85 Mio. Euro. Durch die gezielt vorbeugende Instandhaltung stieg die Geräteverfügbarkeit. Bei den regelmäßigen Kundenbefragungen erzielt der Dienstleister stets gute Noten. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit den technischen Dienstleistungen entschied sich die St. Franziskus-Stiftung 2001 zur Abfrage weiterer Dienstleistungen. Dabei musste sich FAC T an den Marktbedingungen messen lassen und diese Leistungen zur Marktreife entwickeln. Das St. Franziskus-Hospital nahm dazu die Rolle des friendly user und Sparring- Partners in einer konstruktiven Auftrageber-Auftragnehmer-Beziehung ein. Für FAC T bot sich durch die Verzahnung der Dienstleistungen die Nutzung von Synergien an. Zudem konnte die FM-Tochter der St. Franziskus-Stiftung ihre Leistungen auch Drittkunden auf dem externen Markt anbieten. Dies macht den Aufbau von Spezialabteilungen wirtschaftlich und die Nutzung von Einkaufsvorteilen beispielsweise bei Energie, Material und Fremdleistungen möglich. Seit 2001 hat

3 FAC T in vier Wellen weitere umfangreiche Aufgaben als FM-Dienstleister von der St. Franziskus-Hospital GmbH übernommen. Heute reicht das umfangreiche Leistungsspektrum fast von A bis Z: von Aktenarchivierung über Hygieneberatung, Inhouse-Logistik, Postdiensten bis hin zu den Winterdiensten. Was mit 32 Mitarbeitern und einem Instandhaltungsbudget von 3,35 Mio. Euro begann, ist heute zu einem Systemdienstleister mit 600 Mitarbeitern herangewachsen, der seine krankenhausspezifische Erfahrung beim St. Franziskus-Hospital GmbH sowie einer Vielzahl weiterer Kunden einbringt. In ihrem Wettbewerbsbeitrag zum arbeiten FAC T und das St. Franziskus-Hospital die Entwicklung der chronologisch gewachsenen Zusammenarbeit sehr anschaulich und konkret an Beispielen heraus. So setzte FAC T bei der Unterhalts- und Glasreinigung ebenfalls auf ein Insourcing der zuvor extern vergebenen Leistungen. so erzielten Umsatzsteuervorteil investierte FAC T in die Steigerung der Reinigungsqualität: Die Mitarbeiter bekamen schlichtweg mehr Zeit für ihren Bereich. Durch organisatorische Maßnahmen konnte unterm Strich dennoch eine Kostenreduzierung von fünf Prozent erzielt werden. Bei den IT- Dienstleistungen zeichnet FAC T heute nicht nur für die kompletten IT-Leistungen verantwortlich. Der Bau eines eigenen Rechenzentrums ermöglichte neben dem Service für das St. Franziskus-Hospital die Versorgung mehrerer Kliniken mit Rechenzentrumsleistungen und somit Zusatzerlöse auf dem Drittmarkt. Auf der strategischen Ebene unterstützt FAC T das St. Franziskus-Hospital und die weiteren Häuser der St. Franziskus-Stiftung bei der baulichen Zielplanung sowie der Prozessoptimierung. Wirtschaftliche Vorteile für den Auftraggeber resultieren aus der lebenszyklusorientierten Planung. So blieben die Instandhaltungskosten bei gestiegenem Betreuungsvolumen nahezu konstant. Der Wettbewerbsbeitrag der FAC T GmbH und der St. Franziskus Hospital GmbH überzeugte die breite Mehrheit der Jury durch die Ganzheitlichkeit der Lösung. Er ist ein gelungenes Beispiel für die erfolgreiche Ausgründung von Krankenhaus- Sekundärprozessen in ein leistungsfähiges FM-Unternehmen. Durch die kontinuierliche Übernahme von immer neuen Sekundärprozessen ermöglicht FAC T dem St. Franziskus-Hospital die Konzentration auf das Kerngeschäft der medizinischen Versorgung. Wie die Jury meint, ist dies ein innovativer und vor allem vorbildlich konsequent umgesetzter Weg, der hoffentlich viele Nachahmer im Gesundheitswesen finden wird.

4 Platz 2: DB Station&Service und DB Services Woran denken Sie bei dem Satz Wenn Kunde und Dienstleister gemeinsam neue Weichen stellen? An die Deutsche Bahn? Nicht schlecht. An eine neue Pünktlichkeitsoffensive für streikgeplagte Bahnpendler? Gar an Preissenkungen im Fernverkehr? Weit gefehlt. Dieser Bereich der Bahn ist leider mehr für die schlechten Nachrichten gut und muss auch regelmäßig viel Kritik einstecken. Doch die Bahn besteht ja nicht nur aus ICEs und Doppelstockwaggons und Verspätungen. Die Deutsche Bahn, das sind auch Bahnhöfe und Haltepunkte mit Bahnhofsgebäuden. Insgesamt stolze 24 Mio. m² Bewirtschaftungsfläche gehören der DB Station&Service AG. Sie ist verantwortlich für den Bau und die Entwicklung der Bahnhöfe in ganz Deutschland. Und natürlich auch für den Betrieb. 130 Mio. Euro jährlich kosteten die FM-Leistungen bis Das ist eine stolze Summe. Mehr Bauchschmerzen jedoch verursachte der DB Station&Service die Art und Weise, wie sie zustande kam. Rund Einzelaufträge an unterschiedliche Ansprechpartner für die einzelnen Gewerke fielen jedes Jahr an. Ein immenser administrativer Aufwand in der Auftragsbearbeitung und ein großer Unsicherheitsfaktor in der wirtschaftlichen Planung. Hinzu kam noch, dass sich die Mitarbeiter des operativen Dienstleisters auf das Abarbeiten einzelner Leistungen beschränkten, ohne sich für den Kunden verantwortlich zu fühlen. Die kaputte Uhr am Bahnsteig reparierten sie auftragsgemäß, die kaputte Leuchte daneben wurde ignoriert. Eine wenig befriedigende Situation insgesamt. Dies war auch der Auslöser für das gemeinsame Projekt von DB Station&Service und DB Services, das wir hier vorstellen: Ende 2004 postulierten die beiden Schwestergesellschaften ein gemeinsames Ziel: Die Einführung von System-Dienstleistungsverträgen für Bahnhöfe innerhalb eines Jahres. Und tatsächlich hielten die DB Station&Service und ihr Dienstleister, die DB Services diesen straffen Fahrplan ein. Innerhalb des Jahres 2005 erfolgte die Pilotierung, der Roll-Out und das Finetuning der neuen Form der Zusammenarbeit. An die Stelle der zahllosen Einzelbeauftragungen traten Anlagenbudgets, die sich an Service Levels orientierten. Das Service Level Economy bezeichnet dabei die

5 die Einhaltung elementarer Anforderungen, das gesetzliche Minimum der Betreiberpflichten. Das Service Level Standard beinhaltet die durchschnittlichen Anforderungen an den Betrieb, die für den Werterhalt der Anlagen erforderlich sind. Und das Premium Level erfüllt hohe Anforderungen, die Anlagen gegenüber dem Ist- Zustand aufwerten. Plötzlich war die DB Services damit nicht mehr für die Verrichtung einzelner Aufträge verantwortlich, sondern für ein Ergebnis. Für die Verfügbarkeit einer Rolltreppe im Frankfurter Hauptbahnhof genauso wie für das Erscheinungsbild eines Haltepunktes in einer Landgemeinde. Wie DB Services die Verfügbarkeit und das Erscheinungsbild gemäß der gebuchten Service Level und innerhalb der vereinbarten Budgets erzielt, war damit Sache des Dienstleisters. Für den Auftraggeber, die DB Station&Service, bedeutete dies eine Reduzierung der Einzelaufträge um 60 Prozent. Für die DB Services bedeutete dies die Notwendigkeit eines umfassenden Change Managements. 54 Vertragsverantwortliche bilden bundesweit die direkten Ansprechpartner für die Bahnhofsmanager der DB Station&Service. Statt den einzeln beauftragten Technikern oder Reinigungskräften, betreuen nun interdisziplinäre Objektteams eigenverantwortlich IHRE Bahnhöfe. So wurde praktisch innerhalb eines Jahres eine komplett neue Service-Philosophie eingeführt. Allein dem Mut, die Tausende Mitarbeiter gedanklich auf diesen Weg zu bringen, gebührt Respekt. Auch die wirtschaftlichen Effekte können sich sehen lassen: Durch die Verantwortungsübertragung an die DB Services und deren Prozessoptimierung sank das Gesamtbudget gegenüber dem Referenzjahr 2002 um 22 Prozent. Einen Teil dieser Einsparungen investierte die DB Station&Service in Qualitätssteigerung und die Reduzierung des Instandhaltungsstaus. So profitieren von diesem erfolgreichen Modell der Systempartnerschaft zwischen Kunde und Dienstleister auch wir alle als Kunden der Deutschen Bahn.

6 Platz 3: AMB Generali Services, HSG Technischer Service und Facility Consultants Am 22. Januar 2004 fiel der Startschuss für ein großes Organisationsprojekt innerhalb des vielgliedrigen Versicherungskonzerns AMB Generali. Die Aufgabe für das Projektteam aus Facility Managern und Einkäufer aus den Konzerngesellschaften lautete: 5 Mio. Euro Sachkosten sparen bei gleichem bzw. sogar erhöhtem Qualitätsstandard. Hauptbetätigungsfeld waren die 25 Verwaltungsstandorte mit ca m² Hauptnutzfläche. Über alle historisch gewachsenen Zöpfe hinweg packte das Projektteam die Aufgabe mit der konzerneinheitlichen Erstellung von Leistungsverzeichnissen an. Die Basis dafür bildete das von GEFMA und IFMA entwickelte Standardleistungsverzeichnis. Für die Ausschreibung selbst kam ein weiteres modernes FM-Werkzeug zum Einsatz: Das webbasierte Ausschreibungstool FM-Marktforum. Bald waren die ersten technischen Dienstleister ermittelt und nach einer Start-up-Phase übernahmen sie den Regelbetrieb. Jetzt fragen Sie zurecht, was ist daran ungewöhnlich? Noch nicht viel, das stimmt. Auch die Schwierigkeiten, die dann einsetzten, kennen Sie wahrscheinlich: An den Anlagen gab es massive Störungen im Regelbetrieb, die Kundenseite beklagte die fehlende Sensibilität und Kommunikation des Auftragnehmers und aus Sicht des Fachbereichs traten eklatante Differenzen zwischen Ausschreibung und Regelbetrieb auf. Aber Hand aufs Herz, verehrte Gäste: Würden Sie darüber öffentlich sprechen? Dass Ihre Immobilien nicht ordentlich betrieben werden, dass Sie als Dienstleister Fehler machen? Ein wesentliches Verdienst des Wettbewerbsbeitrags ist die große Offenheit, mit der über diese wenig erfreulichen Erfahrungen gesprochen wird. Mehr noch: Die Qualitätsaudits, die das Team der AMB Generali gemeinsam mit dem FM- Berater Alexander Gerlach von den Facility Consultants aus Herrenberg parallel zur Vergabe der Leistungen im technischen Gebäudemanagement entwickelt hatten, dokumentierten diese Misserfolge schwarz auf weiß. Tiefpunkt markierte dabei eine Qualitätskennzahl von 47 Prozent. Die verheerenden Ergebnisse der Qualitätsaudits nahm die AMB Generali zum Anlass für das zweite wesentliche Verdienst dieses Wettbewerbsbeitrags: Gemeinsam mit der HSG, die zu diesem Zeitpunkt den Standort Karlsruhe

7 übernehmen sollte, und dem FM-Berater entwickelte die AMB Generali einen innovativen Implementierungsplan für die Übernahme des Standortbetriebs durch den Dienstleister. Auftraggeber und Auftragnehmer sollten nicht länger Kontrahenten sein. Sie sollten echte Partner werden. Dazu musste zunächst die Kommunikation verbessert werden. Ein Knackpunkt waren beispielsweise die unterschiedlichen Interpretationen von Leistungsverzeichnissen. Im konstruktiven Dialog über die Inhalte und Aufgaben entwickelten AMB Generali und HSG ein gemeinsames Rollenverständnis. Der Dienstleister bekam zudem aktive Unterstützung in der Startup-Phase durch die Auftraggeberseite. Gleichzeitig unterlagen der Start-up-Betrieb und die Übernahme des Regelbetriebs wieder den Qualitätsaudits des FM-Beraters, der den ganzen Prozess begleitete. Und dieser konstruktive Dialog hatte Erfolg. Nach der Pilotanwendung des neuen Implementierungsplans in Zusammenarbeit mit der HSG lag das Ergebnis im Audit um 60 Prozent über den vorherigen Kennwerten. Eine weitere Konkretisierung von Einzelschritten steigerte das Ergebnis zwischenzeitlich bei einem weiteren Anbieter in einen für die AMB Generali positiven Bereich. Die durchschnittliche Qualitätskennzahl liegt nun bei 88 Prozent. Mit ihrem innovativen Ansatz haben die AMB Generali, die HSG und die Facility Consultants ein erfolgreiches Modell im FM entwickelt. Der Implementierungsplan mit begleitender Qualitätskontrolle macht die schwierige Phase des Start-up-Betriebs zum Wegbereiter für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen FM-Anbieter und Kunden. Der Abdruck ist honorarfrei, bei Veröffentlichung bitten wir um ein Belegexemplar. Bildmaterial stellen wir auf Wunsch gerne zur Verfügung. Ihr Ansprechpartner für die Redaktion: FORUM VERLAG HERKERT GMBH Der Facility Manager Robert Altmannshofer Mandichostraße 18, Merching Tel.: , Fax: