SCAN-unterstützter Übergang von Papierdokumenten zu klinischen IT-Prozessen

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1 Würzburger Archivtage 2005 SCAN-unterstützter Übergang von Papierdokumenten zu klinischen IT-Prozessen Wolfgang Gleiniger Geschäftsbereich Informationstechnologie Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf

2 Gliederung I. Motivation II. Problemstellung III. Lösungsansätze IV. Prozessschritt Identifikation von Dokumenten V. Kommunikation in Klinische Dokumentendatenbank VI. Betriebs- und Verrechnungsmodell VII. Fazit

3 I. Motivation Das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf befindet sich im Umbruch und gleichzeitig im Umbau. - Klinische Prozesse werden schneller. - Die Behandlungsdichte steigt. - Die schnelle Verfügbarkeit von Informationen gewinnt immer größere Bedeutung. - Die integrierte Versorgung erfordert andere Prozesse, UKE betreibt eigenes MVZ und Herzzentrum auch mit zentraler IT.

4 I wird alles gut.

5 IT im UKE IT im UKE: Organisatorisch eigenständiger Geschäftsbereich, direkt dem Vorstand unterstellt Verwaltungssystem SAP *, Patientenmanagement IS-H KAS-Funktionalität mit den Systemen ordis/opdis von carus ixserv von ixmid LES von DATAPEC Kommunikationsserver e*gate, etliche Spezialsysteme Insgesamt 3500 PC-Arbeitsplätze davon 1500 in der inneren Netzwerkzone als Standardclient (Novell) zentral administriert

6 I. HL

7 I. Befundkommunikation extern Patientendaten gehen um die Welt..

8 I. Elektronische Patientenakte Die elektronischen Patientenakte und das weitgehend papierlose Krankenhaus werden kommen doch bis dahin werden an einigen Stellen schnelle Lösungen für die Digitalisierung von Papier benötigt. Dauerbaustelle Medienbruch: Erfassen Drucken Abschreiben Drucken Faxen Baustelle Aktenauslagerung: Papier wird schlechter erreichbar

9 II. Problemstellung 1 Wir wollen scannen. Transfusionsmedizin: Spenderfragebögen Nutzen: Vorraussetzung der Ablösung des Hochregallagers für Spenderakten System: SWISSLAB von Frey Neonatalscreening: Anforderungsbelege von extern Nutzen: Erfassungsaufwand minimieren System: SWISSLAB von Frey Zentrallabor: Überweisungsscheine für MVZ Nutzen: Zeitersparnis bei der Erfassung System: GLIMS von MIPS

10 II. Problemstellung 2 Wir brauchen.. - den mitgebrachten Befund vom Hausarzt - den externen Laborwert - den Konsilbefund - die unterschriebene Aufklärung - Viele Ambulanzen und Stationen haben Bedarf an Einstellung beliebiger Dokumente in die Klinische Dokumentendatenbank

11 II. Problemstellung 3 Barcodes, Text und Identifizierung - Probennummer muss erkannt und zugeordnet werden. - Überweisungsschein muss ausgewertet und zugeordnet werden. - Fragebogen muss ausgewertet und zugeordnet werden. - Beliebiges Dokument muss zugeordnet und klassifiziert werden. Bei der Identifizierung dürfen keine Fehler passieren!

12 III. Was leistet SCAN-Software? Funktionsanalyse SCAN-Software 1. Erkennung von Barcodes OK 2. Erkennung von Text OK 3. Suchen eines Musters auf Seite OK 4. Handschrifterkennung in Formularen ok 5. Freie Handschrifterkennung nicht ok

13 III. Lösungen Lösung: Abzubildender Prozess Scannen Kategorisieren Verifizieren Übermitteln Der SCAN-Vorgang steht am Anfang des Prozesses und nicht am Ende. Das Papier spielt bei der Behandlung keine Rolle mehr.

14 III. Lösungen Lösungsmöglichkeiten Architektur Variante 1: Jeden Scanner an jedes (Labor-) System separat mit jeweils proprietären Schnittstellen für jedes System anbinden. Variante 2: Zentraler Scandienst als Dienstleistung des Geschäftsbereichs Informationstechnologie unter Verwendung des HL7-Standards zur Anbindung von Systemen.

15 III. Lösung 1

16 III. Lösung 2

17 IV. Identifizierung von Dokumenten Identifizierungen 1. Scannen standardisierter Dokumente und Formulare - Barcodes und Text an fester Position - Fehler müssen nachgearbeitet werden 2. Scannen von beliebigen Dokumenten - Identifizierung aus Dokument heraus nicht möglich - Zusätzlicher ID-Schritt notwendig 100% Sicherheit in der Zuordnung ist gefordert! Manuelle Prüfung und Korrektur sind zwingend!

18 IV. Identifizierung standardisierter Dokumente Identifizierungen bei Formularen - Barcodes für Probennummern (intern auch für Fallnummern) - Analysenanforderung aus Position - Formulartyp aus Position - Übermittlung als HL7 ORU - Korrektur- und Nacherfassung in Laborsystem durch Abgleich strukturierter Daten gegen SCAN-Bild

19 IV. Prozesssicht Scannen beliebiger Dokumente Fallnummer identifiziert Dokument. Dokumententyp (Konsilbericht, externer Befund,.) wird voreingestellt oder selektiert.

20 IV. Identifizierung beliebiger Dokumente Identifizierung durch Fallnummer Patientenetikett an beliebiger Stelle Abgleich der Patientendaten und Auswahl Dokumententyp durch Dialog im SCAN-Client

21 V. HL7-Kommunikation SCAN-Software ist Interface, keine Dokumentendatenbank - Erkennung Patientenetikett - Anfrage bei Patientenverwaltungssystem - Zuordnung Dokumententyp - Erfasser, ggf. Autor Authentizität! Verbindlichkeit! Einsatz von HL7 MDM

22 V. Befundpräsentation

23 V. Befundkommunikation

24 V. HL7 ORU: Strukturierter Befund Nachrichtenstrukturen für Befundübermittlung: OUL_R21, ORU_R01 MSH Nachrichtenkopf PID Patientenidentifikation PV1 Fallinformation { [SAC] Proben-(behälter-)identifikation (nur in OUL_R21) [{OBX}] Eigenschaften der Probe (nur in OUL_R21) ORC allgemeines Anforderungssegment OBR Untersuchung / Befund [{NTE}] Anmerkungen zur Untersuchung / Befund [{ OBX Untersuchungsergebnis (Detail) [{NTE}] Anmerkungen zum Untersuchungsergebnis }] }

25 V. HL7 ORU Beispiel MSH ^~\& GLIMS ZLAB NN UKE OUL^R21^OUL_R P <cr> PID ^3^O10 Thaden^Christine^Freifrau^^von^Dr F...<cr> PV1 1 I ^5^O10...<cr> SAC ^LES B&Vollblut&ZLAB^^<cr> ORC ^LES ^ZLAB A ^^^^^R <cr> OBR ^LES ^ZLAB ZLAB O F 01020^^^^^^^UKE_ISH_ORGPF~15180^^^^^^^UKE _ISH_ORGPF...<cr> NTE 1 L Hier steht eine Anmerkung zum Auftrag. RE<cr> NTE 2 L Hier steht eine Anmerkung zur Probe. RE<cr> OBX 1 ST Na^Natrium^ZLAB 139 mmol/l^^zlab N F <cr> NTE 3 L Hier steht eine Anmerkung zur Analyse. RE<cr> NTE 4 L entspricht dem Vorwert (Anmerkung zum Ergebnis) RE<cr> OBX 2 ST K^Kalium^ZLAB 4.6 mmol/l^^zlab N F <cr> OBX 3 ST Cl^Chlorid^ZLAB 96 mmol/l^^zlab L F <cr> NTE 5 L kontrolliert RE<cr>

26 V. HL7 MDM: Elektronisches Dokument Nachrichtenstrukturen für Dokumentenmanagement: MDM_T02, MDM_T01 MSH Nachrichtenkopf EVN Ereignistyp PID Patientenidentifikation PV1 Fallinformation TXA Dokumentinformation [ OBX ] Dokument MSH ^~\& SAP-ISH 020 NN UKE MDM^T10^MDM_T P <cr> EVN T <cr> PID ^3^O10 Thaden^Christine^Freifrau^^von^Dr F...<cr> PV1 1 I ^5^O10...<cr> TXA DS AP ^Smith^John^^^^Dr ^ISH ^ISH020 LA AV Qualifizierung der Freigabe ^Johnson^Arnold^^^^Dr.^^^^^^^^ ^^^^^^^UKE_ISH_ORGPF~15180^^^^^^^UKE_ISH_ORGPF ^ISH020 3<cr> OBX 1 ED ^Textbefund Sendende Anwendung wie in MSH.3^AP^PDF^Base64^ Hier

27 VI. Betriebsmodell Betrieb und Verrechnung - Installation und Betrieb der zentralen Komponenten im Geschäftsbereich Informationstechnologie - Erstinvestition Server und Scanclients als Projekt für Labormedizin - Weitere Arbeitsplätze nur Hardware und Clientlizenzen - Interne Leistungsverrechnung ist auch über Anzahl eingescannter Seiten möglich.

28 VI. Weitere Kunden Weitere Kunden - Ausgelagertes Zentralarchiv Hamburg-Stellingen - Intensivmedizin, dokumentiert bereits heute teilweise nur noch online -???

29 VII. Fazit - Erkennungsraten von Scan-Software sind bei Barcodes und gedrucktem Text ausreichend hoch, Handschrift ist nicht ausreichend - Zentrale Lösung ist möglich - HL7 MDM ermöglicht klarere Strukturen für Identifizierung und Versionierung von Dokumenten - Softwarehersteller müssen Anpassungen in überschaubarem Rahmen vornehmen - Ausschreibung ist abgeschlossen, Auftragserteilung 2005

30 Danke Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Gesundheit im Eppendorfer Netz

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