Anleitung Virtual Classroom Backend

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1 Anleitung Virtual Classroom Backend (Virtuelle Räume selbst erstellen und verwalten) INHALT Einführung... Voraussetzungen.... Account DFN.... Technische Voraussetzungen....3 Organisatorische Rahmenbedingungen... 3 Login... 4 Profileinstellungen anpassen... 5 Neuen Raum (Meeting) anlegen Aufzeichnungen bearbeiten Aufzeichnung öffentlich machen Aufzeichnung bearbeiten Flash-Video erstellen Aufzeichnung löschen... Seite 0

2 Einführung Mit dem Webconferencing-Tool Virtual Classroom können Sie virtuell über das Internet mit Teilnehmern kommunizieren. Dabei können Sie u.a. alle Ihre Desktop-Anwendungen (ggf. auch Smart-Software) übertragen Dokumente (z.b. Präsentationen) zeigen das Bild Ihrer Webcam übertragen per angeschlossenem Headset oder integriertem Mikrofon mit den Teilnehmern kommunizieren per Chat-Funktion Text-Nachrichten austauschen Um den Virtual Classroom nutzen zu können, muss ein virtueller Raum verfügbar sein. Dieser wird über das elearning-team zur Verfügung gestellt. Alternativ können Sie über einen eigenen Account selbst Ihre virtuellen Räume erstellen und verwalten. Die vorliegende Anleitung beschreibt, wie das geht und welche Funktionen Ihnen zur Verfügung stehen. Weiterführende Anleitungen existieren zur Nutzung des Virtual Classrooms als Veranstalter sowie als Teilnehmer. Voraussetzungen. Account DFN Der Virtual Classroom, der an der htw saar zur Verfügung steht, wird vom Deutschen Forschungsnetz (DFN) angeboten und gemanagt. Das verwendete Tool ist dabei Adobe Connect. Damit Sie selbst virtuelle Räume anlegen können, benötigen Sie einen Account beim DFN. Bitte wenden Sie sich zur Anlage eines Accounts an das elearning-team ).. Technische Voraussetzungen Adobe Connect 9 wird in aktuellen Browsern mit Flash Plugin unter Windows, MacOS und Linux ausgeführt..3 Organisatorische Rahmenbedingungen Die organisatorischen Rahmenbedingungen ergeben sich aus dem Nutzungsvertrag, den die htw saar mit dem DFN abgeschlossen hat. Der DFN Verein betreibt einen eigenen Cluster bestehend aus drei Adobe Connect Servern. Die verwendete Softwarelizenz erlaubt eine gleichzeitige Nutzung von bis zu 00 aktiven Teilnehmern. Dieses Limit gilt gemeinsam für alle an dem DFN-Dienst teilnehmenden Einrichtungen. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie Veranstaltungen bis zu ca. 00 Personen durchführen können. 3 Login. Geben Sie in Ihrem Internet-Browser folgenden Link ein: Geben Sie Ihre -Adresse und Ihr Kennwort ein, und klicken Sie auf Anmelden Seite

3 -Adresse und Kennwort eingeben Anmelden anklicken 4 Profileinstellungen anpassen Um Ihr persönliches Profil anzupassen, klicken Sie im Hauptmenü auf Mein Profil (). Untermenü Die Untermenüpunkte () bieten folgende wichtige Funktionen: Mein Profil : Anzeige Benutzerinformationen inkl. Speicherplatzbelegung. Achtung: der Speicherplatz pro User ist auf 5 GB beschränkt! Mein Kennwort ändern Meine Voreinstellungen bearbeiten : Einstellen von Zeitzone und Sprache Seite

4 5 Neuen Raum (Meeting) anlegen Um einen neuen Raum (d.h. ein neues Meeting) anzulegen, klicken Sie im Hauptmenü auf Meetings (). Es werden Ihnen dann alle Ihre vorhandenen Räume angezeigt. Wenn Sie einen neuen Raum erstellen möchten, klicken Sie auf Neues Meeting (). Geben Sie alle relevanten Informationen zu dem Meeting ein (siehe Abbildung nächste Seite): Vergeben Sie einen Namen für den Raum (3). Benutzerdefinierte URL (4): Jeder Raum ist über eine URL für den Veranstalter und die Teilnehmer aufrufbar. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird automatisch eine URL erzeugt, die jedoch eine beliebige Abfolge von Zeichen ist. Es empfiehlt sich, hier einen Eintrag zu machen, damit eine sinnvolle URL entsteht, aus der z.b. der Zweck des Meetings hervorgeht. Anfangszeit und Dauer (5): Hierüber können Sie theoretisch den Zugriff der Teilnehmer auf den Meetingraum zeitlich steuern. In der Praxis an der htw saar wird diese Funktion aber nicht verwendet. Zugriff (6): Nur registrierte Benutzer haben Zugang zum Raum (Gastzugriff gesperrt): Diese Option erlaubt es registrierten Benutzern und Teilnehmern, den Raum mit ihrem Benutzernamen und Kennwort zu betreten. Der Zugriff für Gäste wird verweigert. Nur registrierte Benutzer und genehmigte Gäste dürfen den Raum betreten: Mit dieser Option können nur eingeladene Personen, die sich als Benutzer registrieren oder als Gast anmelden, auf den Meetingraum zugreifen. Registrierte Benutzer müssen ihren Benutzernamen und ihr Kennwort angeben, um den Meetingraum zu betreten. Genehmigte Gäste werden vom Veranstalter für den Meetingraum zugelassen. Hinweis: Bei einigen Adobe Connect-Benutzerkonten muss ein Veranstalter im Meeting anwesend sein, damit die Teilnehmer den Meetingraum betreten können. Alle Personen, die die URL für das Meeting kennen, können den Raum betreten: Dies ist die gängigste Variante: Alle Personen, die die Meeting-URL erhalten, dürfen am Meeting teilnehmen. Seite 3

5 Benutzer müssen Raum-Passcode eingeben: Geben Sie einen alphanumerischen Code an, um ein Kennwort für ein Meeting zu verlangen, falls Sie die Meetingsicherheit erhöhen möchten. Wenn diese Option zusätzlich zu der vorherigen aktivieren, benötigen Ihre Teilnehmer neben der URL auch die Angabe des Raum-Passcodes, um den Raum betreten zu können. Einstellungen für Audio-Konferenz (7): Hier könnten Sie ggf. eine andere Audiokonferenz mit einschließen. Im Normalfall belassen Sie einfach die Voreinstellung auf Keine Audiokonferenz in dieses Meeting einschließen. Der Ton wird dann ausschließlich über den Rechner/Virtual Classroom selbst (per VoIP) übertragen. D.h. Sie und Ihre Teilnehmer schließen für die Tonübertragung z.b. ein Headset an Ihren Rechner an Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Weiter (8). Seite 4

6 9 In diesem Schritt können Sie Teilnehmer auswählen, die zu dem Meeting zugelassen sind. Sie können außerdem über den Berechtigungen -Button festlegen, welche Rolle die Teilnehmer hierbei erhalten. In der Praxis an der htw saar wird der Zugriff zu einem Raum für alle Personen gewährt, die die URL und ggf. noch den Raum-Passcode haben. D.h. es ist nicht notwendig, Teilnehmer explizit an dieser Stelle auszuwählen. Klicken Sie auf Weiter (9). 0 Seite 5

7 Hier können Sie an Ihre ausgewählten Teilnehmer Einladungen per verschicken. Diese werden nach Ihren Vorgaben vom System automatisch verschickt. Da in der Regel keine Teilnehmer für ein Meeting festgelegt werden, aktivieren Sie die Einstellung Keine Einladungen senden (0) und klicken Sie dann auf Fertig stellen (). Informationen nachträglich ändern Meetingraum betreten Sie gelangen zur Übersichtsseite Meetinginformationen. Hier werden Ihnen alle relevanten Informationen zu dem eben erstellten Meeting angezeigt. Unter anderem auch die URL, über die der Raum aufgerufen werden kann. Im Beispiel sehen Sie, wie eine automatisch vom System erzeugte URL aussieht. Durch Klick auf den Link, oder auch durch Klick auf Meetingraum betreten öffnet sich der Raum. Über den Menüpunkt Informationen bearbeiten, können Sie die Einstellungen zu dem Raum nachträglich ändern. Seite 6

8 6 Aufzeichnungen bearbeiten Sie können die Durchführung eines Virtual Classrooms aufzeichnen. Wie das geht, steht in der Anleitung Virtual Classroom für Veranstalter. Die Aufzeichnungen werden Ihnen hier im Back-End-Bereich angezeigt. Um zu diesen zu gelangen, klicken Sie zunächst auf Meetings - Meine Meetings (/). Es werden Ihnen alle Ihre Meetings angezeigt. Klicken Sie das Meeting an, zu dem Sie die Aufzeichnung bearbeiten möchten (3). 3 Sie gelangen auf die Übersichtsseite Meetinginformation zu dem Meeting. Klicken Sie auf Aufzeichnungen, um zur Liste aller Aufzeichnungen zu dem Meeting zu wechseln (4). Hier haben Sie jetzt verschiedene Möglichkeiten. 6. Aufzeichnung öffentlich machen Um eine Aufzeichnung öffentlich zu machen, markieren Sie diese (5) und klicken Sie dann auf Zugriffstyp (6). Seite 7

9 7 8 Wenn Sie hier den Zugriffstyp von Privat auf Öffentlich ändern (7), kann jeder, der über die URL zur Aufzeichnung verfügt, diese aufrufen. Optional können Sie noch einen Passcode festlegen, der zusätzlich eingegeben werden muss. Nach Klick auf Speichern (8) werden die Änderungen übernommen. 9 Wenn Sie in der Liste der Aufzeichnungen auf einen Eintrag klicken (9), wird Ihnen die URL zur Aufzeichnung angezeigt. Diese URL können Sie z.b. in CLIX veröffentlichen, und damit Ihren Teilnehmern zugänglich machen Aufzeichnung bearbeiten Ebenfalls aus der Liste der Aufzeichnungen heraus können Sie die Bearbeitung einer Aufzeichnung starten. Klicken Sie hierzu auf Aktionen. Es öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Sie Aufzeichnung bearbeiten anklicken Seite 8

10 Die Aufzeichnung öffnet sich in einem neuen Fenster Wenn Sie auf Einstellungen klicken, öffnet sich eine Maske, in der Sie die Einstellungen gemäß Ihren Wünschen anpassen können. Nach Klick auf Fertig werden diese übernommen. Klicken Sie dann noch auf Speichern (5), um die Änderungen zu speichern. Über die Schaltfläche Auf Ursprung zurücksetzen (6) kann man diese Änderungen wieder rückgängig machen. 6.3 Flash-Video erstellen Man kann aus der Aufzeichnung ein Flash-Video erstellen. Dies ist z.b. sinnvoll wenn man den Teilnehmern nicht nur die URL, sondern direkt ein Video zur Verfügung stellen möchte. Das Video kann in CLIX eingestellt werden. Außerdem dient die Erstellung eines solchen Videos der Datensicherung. Klicken Sie hierzu in der Liste der Aufzeichnung hinter der betreffenden Aufzeichnung auf Aktionen () FLV erstellen (). Danach öffnet sich die Aufzeichnung in einem separaten Fenster. Beachten Sie die Hinweise (3) zur Erstellung des Videos. Bestätigen Sie die Meldung, in dem Sie Offline-Aufzeichnung fortsetzen anklicken. Seite 9

11 3 4 Geben Sie den Speicherort für die Datei an (5). 5 Im Folgenden läuft die Aufzeichnung einmal ab und wird dabei abgefilmt. Achtung: die Dauer des Abfilmens entspricht der Dauer der Aufzeichnung! Seite 0

12 5 Über den Button Stoppen und speichern kann die Aufzeichnung angehalten und gespeichert werden. Wird dieser Button nicht betätigt, läuft die Aufzeichnung automatisch bis zum Ende durch und ist dann komplett gespeichert. 6.4 Aufzeichnung löschen Zum Beispiel nach dem Abfilmen und Speichern kann eine Aufzeichnung gelöscht werden. Markieren Sie dazu die entsprechende Aufzeichnung () und klicken Sie dann auf Löschen (). Es empfiehlt sich, zum Beispiel am Ende eines Semesters alle nicht mehr benötigten Aufzeichnungen zu löschen, da der Speicherplatz pro User auf 5 GB beschränkt ist. Seite