Newsletter Ausgabe: März 2014

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1 Nürnberg, 28. März 2014 Newsletter Ausgabe: März 2014 Impressum Human Resources Competence GmbH Neumeyerstrasse 30 D Nürnberg Germany Tel.: +49 (911) Fax: +49 (911) http// Registergericht Nürnberg HReg-Nr USt-IdNr. DE Geschäftsführer: Martin Fürst Thorsten Klandt Liebe Leserin, lieber Leser, anbei erhalten Sie den aktuellen Newsletter der HR-Com GmbH. Dieser informiert Sie über gesetzliche Änderungen und den hierzu notwendigen Aktivitäten am System. Die jeweiligen SAP-Hinweise, sowie wichtige Zusatzinformationen zu den Inhalten des Newsletters stehen zum Download auf unserer Homepage unter der Rubrik Aktuelles bereit. Sie werden in regelmäßigen Abständen von uns aktualisiert. Der Newsletter wird quartalsweise bzw. bei dringenden Neuerungen/Änderungen versendet. Falls Sie unseren Newsletter weiterempfehlen möchten, können Interessenten diesen auf unserer Homepage abonnieren. Unser Team der HR-Com steht Ihnen gerne für Rückfragen zur Verfügung. Sie erreichen uns unter der Telefonnummer +49 (911) oder unter den bekannten Mailadressen. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen und hoffen, dass der Newsletter alle wichtigen Informationen enthält, die Sie für Ihre reibungslose Arbeit benötigen. Über ein Feedback von Ihnen würden wir uns sehr freuen. Ebenso sind wir natürlich dankbar für Anregungen und auch Kritik. Nur so können wir den Newsletter in Zukunft für Sie noch besser gestalten. Mit freundlichen Grüßen Ihr HR-Com Team web: Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis Seite Zahlungsverkehr SEPA - Kundeninformation 3 SEPA Kundenerweiterung Prüfung aus SEPA-Zahlweg 3 Meldepflicht bei rentenversicherungspflichtigem Minijob 4 Finanzverwaltung Aufnahme der beschränkt Steuerpflichtigen in das ELStAM-Verfahren 4 Tipps & Tricks 5 OMS Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung 6 Hinweise aus Walldorf 6 web: Seite 2

3 Zahlungsverkehr SEPA Kundeninformation Am 4. November 2013 erlangte die neue SEPA-Formatversion 2.7 (urn:iso:std:iso pain ) ihre Gültigkeit. Zum Zeitpunkt der Umstellung auf SEPA in Ihrem Unternehmen war dies jedoch noch die Version 2.6 (urn:iso:std:iso pain ). Ihre aktuell eingerichtete Formatversion können Sie folgendermaßen überprüfen: Transaktion: SA38 Reportname: SAPFPAYM oder alternativ über das SAP Easy Access Menü: Ungeklärt ist zudem, ob beispielsweise eine Übermittlung von Version 2.7 an eine Hausbank mit Version 2.6 kompatibel ist, also nicht auf Fehler läuft. Unsere Empfehlung lautet daher, weiterhin mit Ihrer bereits vorhandenen Version zu arbeiten. Um die reibungslosen Überweisungen der monatlichen Gehaltsläufe weiterhin gewährleisten zu können, melden Sie uns bitte frühzeitig, falls Ihre Hausbank diesbezüglich Kontakt mit Ihnen aufnimmt. Zur Aktualisierung Ihres Zahlungsträgerformates auf die Version 2.7 rechnen Sie bitte mit entsprechendem zeitlichen Vorlauf. \Personal\Personalabrechnung\Europa\Deutschland\ Abrechnung\Überweisung\Überweisung erstellen Payment Medium Workbench Wenn Sie anschließend Ihre Variante öffnen können Sie unter den Formatparametern anhand des Namensraums Ihre eingerichtete Version überprüfen. (siehe nebenstehende Abbildung) Derzeit existiert keine Regelung, ob und wenn ja, wann die alte Version 2.6 seine Gültigkeit verliert. Nach Recherchen ist ein Großteil der Banken auch noch nicht auf dem aktuellen Versionsstand. SEPA Kundenerweiterung Prüfung aus SEPA-Zahlweg Im Rahmen der Umstellung des Zahlungsverfahrens auf SEPA wurden die Zahlwege aller aktiven Mitarbeiter in den entsprechenden Infotypen von ehemals Überweisung auf SEPA-Überweisung umgestellt. Sind nun aber nachträglich Auszahlungen für nicht mehr aktive Mitarbeiter zu leisten (zum Zeitpunkt der SEPA- Umstellung), so müssen die Zahlwege dieser Personen nachträglich umgestellt sein. Ist im Personalstammsatz noch der alte Zahlweg eingepflegt, so ermittelt die Payment Medium Workbench (Report SAPFPAYM ) keinen Datenträger. Um diesen Umstand entgegenzuwirken, bestehen einige Implementierungsmöglichkeiten, wie beispielsweise: Vorbelegung als Vorschlagswert mit Merkmal ZLSCH Einbau einer Prüfroutine im Abrechnungsschema, welche eine Fehlermeldung ausgibt, falls ein falscher Zahlweg gepflegt ist Für nähere Informationen können Sie sich jederzeit an uns wenden. web: Seite 3

4 Meldepflicht bei rentenversicherungspflichtigem Minijob Wenn ein Arbeitgeber bei einem vor dem 1. Januar 2013 aufgenommenen 400-Euro-Minijob das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt auf mehr als 400 Euro bis 450 Euro erhöht hat, handelt es sich um einen rentenversicherungspflichtigen Minijob nach neuem Recht. Rechtzeitige Antragstellung des Arbeitnehmers bei nicht gewünschter Beitragszahlung zur Rentenversicherung erforderlich Der Minijobber kann sich jedoch von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Er wirkt höchstens bis zum Ersten des Monats zurück, in dem der Antrag beim Arbeitgeber eingegangen ist. Meldepflicht des Arbeitgebers Der Arbeitgeber ist verpflichtet, der Minijob-Zentrale die Befreiung innerhalb von sechs Wochen (42 Kalendertagen) nach Eingang des Befreiungsantrages mitzuteilen. Dies gilt auch für die Fälle, in denen Arbeitgeber das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt auf mehr als 400 Euro anheben beziehungsweise bereits angehoben haben. Die Anzeige erfolgt mit der Anmeldung zur Sozialversicherung unter Angabe der Beitragsgruppe "5" im Feld Rentenversicherung. Wird der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht später gemeldet, wirkt die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht erst nach Ablauf des Kalendermonats, der dem Kalendermonat des Eingangs folgt. Meldepflicht besteht auch in den Fällen, in denen kein Beitragsgruppenwechsel erfolgt In Fällen, in denen eine bisher rentenversicherungsfreie Beschäftigung nahtlos in eine von der Rentenversicherungspflicht befreite Beschäftigung übergeht, ändert sich die bestehende Beitragsgruppe "5" in der Rentenversicherung nicht. Es ist aber gesetzlich festgelegt, dass das Beschäftigungsverhältnis zum Ablauf des Kalendermonats vor der Erhöhung des Verdienstes auf mehr als 400 Euro mit dem Meldegrund "33" abgemeldet und mit Beginn des folgenden Kalendermonats mit dem Meldegrund "13" wieder angemeldet wird. Arbeitgebern, die Meldungen per Papierbeleg übermitteln, steht hierfür das Formular "Anzeige der Befreiung von der Rentenversicherungspflicht" zur Verfügung. Eine Kopie dieser Meldung muss der Arbeitgeber mit den Entgeltunterlagen aufbewahren. Falls uns bezüglich der systemseitigen Umsetzung dieser Fallkonstellation neuere Erkenntnisse vorliegen, werden wir Sie selbstverständlich darüber informieren. Weitere Informationen sowie Fallbeispiele erhalten Sie unter: l_uebersicht/ %20und%2013:57:39.html?nn= Finanzverwaltung Aufnahme der beschränkt Steuerpflichtigen in das ELStAM-Verfahren Vorübergehend in Deutschland tätige Arbeitnehmer sind beschränkt steuerpflichtig, wenn sie keinen Wohnsitz in Deutschland haben und sich auch nicht länger als sechs Monate in Deutschland aufhalten. Der beschränkten (deutschen) Steuerpflicht unterliegt grundsätzlich nur der Arbeitslohn, der auf die in Deutschland ausgeübte Tätigkeit entfällt. Die deutsche Einkommensteuer wird - auch hier - durch Abzug vom Arbeitslohn (Lohnsteuer) erhoben. Mit diesem Lohnsteuerabzug ist der deutsche Steueranspruch grundsätzlich abgegolten. Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer erhalten zur Durchführung des Lohnsteuerabzugs an Stelle der Lohnsteuerkarte bzw. Ersatzbescheinigung eine sog. Bescheinigung für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer, die dann die für den Lohnsteuerabzug maßgebenden persönlichen Besteuerungsmerkmale enthält. Diese Bescheinigung wird auf Antrag (des Arbeitnehmers bzw. dessen Arbeitgebers) vom Betriebsstätten- Finanzamt des Arbeitgebers ausgestellt. Sie ist dem Arbeitgeber vorzulegen. Dieses papiergebundene Verfahren soll künftig durch das elektronische Verfahren (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale ELStAM) ersetzt werden. Der Übergang zum neuen elektronischen Verfahren war ursprünglich für das Jahr 2013 geplant und sollte schrittweise erfolgen. Arbeitnehmern, denen keine Steuer-Identifikationsnummer (IdNr.) zugeteilt wurde (für die folglich keine ELStAM gebildet werden können), erteilt das Betriebsstätten-Finanzamt auch künftig auf Antrag eine Ersatzbescheinigung (Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug) zur Vorlage beim Arbeitgeber. web: Seite 4

5 Im Unterschied zu unbeschränkt Steuerpflichtigen erhalten beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer außer einem Pauschbetrag für Werbungskosten und bestimmte Sonderausgaben grundsätzlich keinerlei anderweitige personen- bzw. familienbezogene Vergünstigungen, wie z. B. Freibeträge für Kinder bzw. den Splittingvorteil. Höhere Werbungskosten bzw. Sonderausgaben können aber - auf Antrag - im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens berücksichtigt werden. Der Antrag ist bis zum Ablauf des Kalenderjahres nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck beim Betriebsstätten- Finanzamt des Arbeitgebers zu stellen. Für die Jahre (ab 2009), in denen aufgrund dieses Antrages ein Freibetrag auf der Lohnsteuerabzugsbescheinigung eingetragen (oder als Lohnsteuerabzugsmerkmal in der ELStAM- Datenbank der Finanzverwaltung gespeichert) wurde und der im Kalenderjahr vom Arbeitnehmer insgesamt erzielte Arbeitslohn ,00 Euro übersteigt, entfällt kraft Gesetzes die Abgeltungswirkung der Lohnsteuer. Der Arbeitnehmer ist in diesem Fall verpflichtet, nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres eine Einkommensteuererklärung beim zuständigen Betriebsstätten-Finanzamt des Arbeitgebers abzugeben. Die Aufnahme der beschränkt Steuerpflichtigen in das ELStAM-Verfahren ist derzeit noch in der Abstimmungsphase. Tipps & Tricks Spoollisten-Empfänger bei Jobs Es besteht die Möglichkeit, für festgelegte Hintergrundjobs sogenannte Spoollisten-Empfänger zu hinterlegen. Dadurch können Sie beispielsweise Ihre zuvor definierten und gewünschten Berichte/Reports derart steuern, dass diese vollautomatisch an Ihr Business Workplace oder Ihre -Adresse versendet wird. Damit haben Sie beispielsweise morgens die Reports zur Kontrolle in Ihrem Posteingang. Für nähere Informationen können Sie sich jederzeit an uns wenden. Wie Sie den richtigen Arbeitszeitplan finden Personalsachbearbeiter werden dieses Problem bei der Pflege des Infotyp 0007 kennen: Welcher Arbeitszeitplan ist denn der Richtige? Häufig besteht die Problemlösung darin, dass ein neuer Arbeitszeitplan angelegt wird, obwohl eigentlich ein passender bereits existiert. Die Lösung des Problems lässt sich nun mit der neuen Arbeitzeitplan-Suchhilfe sehr viel einfacher gestalten. In dieser Hilfe kann man nämlich eine Vielzahl an Suchkriterien nutzen, um den richtigen Arbeitszeitplan zu finden. Für nähere Informationen können Sie sich jederzeit an uns wenden. Den hierfür relevanten SAP-Hinweis zur Einrichtung, sowie eine kleine Benutzerhilfe finden Sie unter: Archiv_Maerz-2014.html web: Seite 5

6 OMS - Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung Vor einiger Zeit ist das Projekt Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung kurz Projekt-OMS gestartet. Es ist auf zwei Jahre ausgelegt und untersucht das bestehende elektronische Arbeitgebermeldeverfahren. Mit OMS soll nicht ein neues Verfahren eingeführt, sondern das bestehende Meldeverfahren überprüft werden. Mit allen Beteiligten sollen Optimierungsansätze erarbeitet und zur Umsetzung vorgeschlagen werden. Erst recht ist OMS kein Nachfolger für das gestoppte ELENA-Projekt. Aktueller Stand des Projekts OMS (Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung) Es wurden in den Jahren 2012 und 2013 von 111 Optimierungsvorschlägen 30, teilweise aus mehreren Vorschlägen zusammengefasste Optimierungsvorschläge geprüft. Hieraus erfolgte im Dezember 2013 eine konkrete Machbarkeitsbewertung und Handlungsempfehlung zur Optimierung der Meldeverfahren zur sozialen Sicherung. Nähere Informationen sind aus dem Abschlussbericht unter der voraussichtlich im ersten Quartal 2014 veröffentlicht wird, zu entnehmen. Aufgrund von zeitlichen und personellen Ressourcen der Projektteilnehmer konnten bezüglich der Anzahl der eingereichten Vorschläge und der damit verbundenen Komplexität nicht alle Optimierungsvorschläge geprüft werden. Das Projekt wird daher im Jahre 2014 um ein weiteres Jahr fortgeführt. Für das Projekte OMS sind sechs Arbeitsblöcke Bestandteil der Projektfortführung. Weitere Informationen sowie die Machbarkeitsstudie erhalten Sie unter: Hinweise aus Walldorf SAP-Hinweis DTA: Hintergrundverarbeitung B2A-Manager Für bestimmte Übertragungsverfahren im B2A-Manager besteht die Möglichkeit, diese im Hintergrund (Batch) starten zu lassen, z.b. DEÜV-Ausgangsmeldungen. Wir können Ihnen an dieser Stelle gerne unsere Unterstützung anbieten. SAP-Hinweis Redesign Beitragsnachweis Aufgrund des zukünftigen Meldeverfahrens Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (EuBP) wurde ein Redesign des Beitragsnachweises nötig. In diesem Meldeverfahren müssen die Beitragsnachweise so gemeldet werden, wie sie ursprünglich erstellt und übermittelt wurden. Dies setzt eine Speicherung der Beitragsnachweise auf der Datenbank anstelle in einer Tem- Se-Datei voraus. Das Redesign beinhaltet folgende neue Aspekte: Beitragsnachweis wird in DB-Tabellen gespeichert Kein getrennter Report mehr für Knappschaft Schätzung ist Teil der neuen Beitragsnachweis- Objekte Revisionsliste wird aus Beitragsnachweis-Objekten erstellt Erweiterte Fehlerprüfung bei der Erstellung TemSe-Datei für die Überweisungen bleibt Laufnummer ist Pflichtfeld Die Möglichkeit zum Wiederholungslauf ist neu Merkmal DZULB wird durch Teilapplikation SVBL mit Merkmal DSVBL ersetzt Verteiltes Reporting funktioniert analog zu anderen SV-Meldeverfahren Ein Umstieg auf das neue Verfahren ist bis Juni 2014 erwünscht. Wenn keine neue Datensatzversion kommt, wäre eine Unterstützung des alten Prozesses bis Ende 2014 möglich. Weitere Informationen entnehmen Sie den Reportdokumentationen. Wir empfehlen Ihnen, mit der Implementierung noch bis ca. Mai 2014 zu warten. web: Seite 6

7 Human Resources Competence GmbH Neumeyerstrasse 30 D Nürnberg Germany Tel.: +49 (911) Fax: +49 (911) Registergericht Nürnberg HReg-Nr / USt-IdNr. DE Geschäftsführer: Martin Fürst, Michael Igelhaut, Thorsten Klandt web: Seite 7