Unified Mail Archive Innovative -Archivierung

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1 Unified Mail Archive Innovative -Archivierung Schutz vor Datenverlust Sichere, langfristige und zentrale Aufbewahrung aller s. Das Unified Mail Archive archiviert alle s für beliebig lange Zeiträume nach gesetzlichen Vorgaben. Gesetzliche Anforderungen Signierung von s und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln und rechtssichere -Archivierung nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125). Outlook-Plugin und Import-Tool Effizientes Arbeiten und komfortabler Import von -Datenbeständen dank vollständiger Outlook-Integration durch unser Plugin. Dokumentenmanagement Das intelligente DMS-System sorgt für die automatische Aufbereitung der Daten und stellt diese den Anwendern zur Verfügung. IT-Security made in Germany

2 Securepoint -Archivierung -Daten zuverlässig aufbewahren Archivierung beliebiger Mail-Server Mail-Server sind inzwischen Organisations- und Archivierungssysteme für uns geworden. Die dauerhafte -Nutzung führt dazu, dass, auch bei einer strukturierten Ablage, ein Informationschaos entsteht. Mail-Server stoßen an ihre Grenzen und verlieren somit an Performance. Auch die Lizenz- und Speicher-Kosten steigen. Zudem verfügt der Gesetzgeber, dass s gesetzeskonform archiviert werden müssen. Aus diesen Gründen haben wir das Unified Mail Archive (UMA) entwickelt, das alle Anforderungen abdeckt. Kompatibel mit gängigen Mail-Servern wie Microsoft Exchange, Hosted Exchange-Postfächern, Tobit, etc. sowie für alle IMAP, SMTP und POP3-kompatiblen Mail-Server. Entlastet Mail-Server/Einfache Datensicherung Erhöht die Leistung eines bestehenden Mail-Servers und gibt Speicherkapzitäten durch die Auslagerung historischer s frei. Reduziert die -Speicher- Kosten dauerhaft, durch regelbasiertes Löschen von nicht benötigten s. Datensicherungen werden mit UMA drastisch vereinfacht. Die Features im Überblick: Entlastet Mail-Server und vereinfacht Datensicherung Erfüllung der Compliance-Anforderungen nach GoBD Pressestimme "Suchen Unternehmen eine absolut zuverlässige und revisionssichere Archivierung, ist Securepoint Unified Mail Archive (UMA) erste Wahl. Sie ist eine der besten Lösungen am Markt, da hier die strengsten Auflagen eingehalten werden." - TecChannel Thomas Joos (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II und BSI TR Leistungsstarke Suchmaschine für s und Dokumente Sortierung, Kategorisierung und Indexierung von s und Dokumenten Automatisches Anlegen von -Archivierungspostfächern im laufenden Betrieb Microsoft Outlook Integration per Plugin Zugriff aus jedem -Client per IMAP Einfache -Wiederherstellung durch Anwender

3 Für kleine und mittelständische Unternehmen Automatische Ablage nach Archivierungszeiträumen Regelbasierte Speicherung von wichtigen -Korrespondenzen und angehängten Dokumenten wie Angebote, Rechnungen, medizinische Unterlagen etc. Automatische Ablage nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen für Behörden, Unternehmen, Kliniken, Kanzleien und allen weiteren Organisationsformen. Zusätzliche Anbringung von täglich aktuellen qualifizierten Zeitstempeln sorgt für manipulationsfreie und gerichtsfeste Archivierung. Microsoft Outlook-Plugin und PST-Import Das UMA Outlook-Plugin ermöglicht eine komfortable Integration des UMA-DMS in die gewohnte Outlook- Oberfläche. Mit der leicht erreichbaren Suche werden s, Dokumente und Bilder schnell gefunden. Durch einen Klick werden gelöschte s aus dem Archiv in einen beliebigen Ordner wiederhergestellt. Einfacher Import von -Datenbeständen in das UMA: Mit dem UMA PST-Import Tool besteht die einfache Möglichkeit, s direkt aus einer Outlook PST-Datei oder einem Outlook Konto in das UMA-Archiv zu importieren. Vier-Augen-Prinzip einstellbar unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzbestimmungen Automatische Archivierung kompletter - Datenströme Automatische regelbasierte Aufbewahrung von s nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen Umfassende Indizierung aller Elemente (inkl. OCR) Import/Massenimport direkt aus Mail-Server Import von Microsoft Outlook (PST-Dateien und Outlook Konten) Benutzerverwaltung über Active Diretory, LDAP oder mittels lokaler Datenbank Integriertes Monitoring und Reporting

4 Archivierung nach gesetzlichen Anforderungen Zeitstempel Rechtliches zum -Archiv Das Securepoint UMA verwendet für die Langzeit- Archivierung qualifizierte Zeitstempel, die täglich jeder UMA automatisch von einem akkreditierten deutschen Trustcenter zur Verfügung gestellt werden. Dies ist von besonderer Bedeutung, denn viele andere Archivierungslösungen verwenden diese nicht. Wenn in das UMA-Archiv signierte und nicht signierte s sowie Dokumente gelangen, wird durch den Einsatz von qualifizierten Zeitstempeln nach gesetzlichen Anforderungen sichergestellt, dass die Daten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorlagen, nicht manipuliert worden sind. Mit diesen Zeitstempeln können alle s und Dokumente automatisch, nach gesetzlichen Anforderungen, versehen und archiviert werden. Die Gesetze zur -Archivierung verlangen die unveränderte und unveränderbare Speicherung über sehr lange Zeiträume - 6, 10, 30 Jahre oder sogar ewig. Die Bedeutung der -Archivierung geht damit schon lange über die Entlastung eines Mail-Servers hinaus. Das Securepoint Unified Mail Archive (UMA) bietet eine sehr kostengünstige und effiziente Möglichkeit zur permanenten Archivierung der gesamten -Kommunikation in einem Unternehmen. Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform, revisionssicher und automatisch nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard. Mittels einer kryptographischen Signatur wird die Beweiswerterhaltung der Dokumente und s laufend gesichert. Die Implementation des Langzeitarchivs folgt der Vorgabe der technischen Richtlinie des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik BSI. Securepoint GmbH Salzstraße Lüneburg Deutschland Fax: / info@securepoint.de Web: Systemhaus/Partner: bm information systems ag Hofstrasse 105 CH-8620 Wetzikon Tel mail@bm-infosys.ch IT-Security made in Germany

5 Securepoint GmbH Salzstraße 1, Lüneburg Leitfaden zur -Archivierung in der Schweiz Stand: Zum Inhalt In diesem Dokument geht es um die Fragestellung, warum ein Unternehmen s archivieren sollte und warum es s archivieren muss. Grundüberlegung Ein immer größerer Teil der Kommunikation zwischen Unternehmen findet heute per statt. Statistiken haben ergeben, dass 95% des Wissens, über das ein Unternehmen verfügt, in s enthalten ist. Angebote, Verhandlungen, Rechnungen und andere steuerlich und vertraglich relevante Dokumente werden oft per ausgetauscht. Auch viele Vertragsabschlüsse finden heute per statt. Doch die Aufbewahrung dieser wertvollen Daten obliegt heute meist dem Anwender und das oft ohne jede ordentliche Einweisung oder gar Schulung im Umgang mit dem -System. Somit setzen Unternehmen die Unversehrtheit, Verfügbarkeit und Integrität dieses enorm wichtigen Datenbestandes ständig aufs Spiel. Gesetzliche Grundlagen Neben den unternehmerischen Grundlagen, die für eine gewissenhafte und zuverlässige Aufbewahrung von s spricht, gibt es auch viele gesetzliche Anforderungen an Unternehmen. Dazu gehört das Obligationenrecht (OR Art. 97, 400, 716a, 957, 962, 963), das Schweizer Strafgesetzbuch (StGB Art. 325), die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV Art. 2, 4, 5, 7, 9, 10) und das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG Art. 4, 5, 6, 7, 12, 13). s werden seit 2010 den Urkunden zugeordnet und unterliegen unter verschiedenen gesetzlichen Bedingungen höheren Auflagen zur Aufbewahrung. Daraus ergibt sich die Pflicht Dokumente sowie Urkunden, also auch s, im Original und unveränderlich, für verschiedene Zeiträume aufzubewahren. Davon betroffen sind nahezu alle s, die geschäftlich relevanten Inhalt haben. Zudem ist es extrem schwierig, die zu archivierenden s von den nicht zu archivierenden automatisiert zu unterscheiden. Deshalb findet häufig eine komplette Archivierung des -Datenstroms statt. Dabei zu berücksichtigen sind Einschränkungen, die das DSG den Unternehmern auferlegt. IT-Security made in Germany Seite 1 von 4

6 Securepoint GmbH Salzstraße 1, Lüneburg Aufbewahrungsdauer von s Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach unternehmerischen und gesetzlichen Vorgaben und unterscheidet sich je nach Art der Kommunikation. Handelsbriefe müssen für 10 Jahre aufbewahrt werden. Geschäftsbücher und Steuerbelege müssen 15 Jahre aufbewahrt werden. Für die Vermeidung von Beweisnot bei einem Gerichtsverfahren kann es sinnvoll sein Dokumente auch über einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Sonderregelungen für weitere Rechtsbereiche. In der Praxis wird oft der maximale Zeitraum gewählt, der im Unternehmen ermittelt wurde. Aus diesem Grund werden häufig, der Einfachheit halber, alle s für 15 Jahre archiviert. Hinweis - Digital archivieren oder ausdrucken In vielen Rechtsbereichen lässt das Gesetz den Unternehmern die Wahl, ob archivierungspflichtige Dokumente digital oder als Ausdruck aufbewahrt werden sollen. Aus unternehmerischer Sicht ist die digitale Aufbewahrung, alleine aufgrund der geringeren Prozesskosten (Arbeitszeit für Ausdrucken, Abheften und Organisieren, Lagerungskosten für Ordner usw.), vorzuziehen. Stellt man dann noch die organisatorischen Vorteile, wie den schnellen Zugriff auf Inhalte hinzu, kann es nur eine Entscheidung für eine moderne digitale Archivlösung geben. Die Geschäftsführung muss handeln Die Einhaltung geltender Vorschriften (Compliance) obliegt der Geschäftsführung eines Unternehmens. Diese ist auch für die Aufbewahrung aller gesetzlich notwendigen Dokumente und Urkunden zuständig. Zur Beweiswertsicherung ist frühzeitiges Handeln notwendig, da es sich oft erst viele Jahre nach dem Eingang einer in das Unternehmen herausstellt, wie wichtig diese ist. Für die Einführung einer -Archivierung spricht neben der Einhaltung von Vorschriften (Compliance), auch der enorme Mehrwert in der -Nutzung. IT-Security made in Germany Seite 2 von 4

7 Securepoint GmbH Salzstraße 1, Lüneburg Anforderungen an die -Archivierung Um eine dem Gesetz entsprechende, revisionssichere -Archivierung zu erreichen, müssen Organisation und Technik Hand in Hand arbeiten. Die Organisation muss sicherstellen, dokumentieren und nachvollziehbar machen wie s ins Unternehmen gelangen und wie diese archiviert werden. Dabei muss sichergestellt sein, dass keine s verloren gehen und vor der Archivierung nicht manipuliert werden. Die technische Lösung ist für die zuverlässige Speicherung zuständig. Sie muss nachweisen, dass das Dokument seit der Archivierung unverändert ist und mit dem Original übereinstimmt. Das gesamte System der revisionssicheren -Archivierung im Unternehmen, muss durch sachverständige Dritte jederzeit überprüft werden können. Weitere Anforderungen ergeben sich in dem Zugriff durch Benutzer auf Daten im -Archiv. Diese unterscheiden sich eigentlich nicht von den Bedingungen für elektronische Post und werden hauptsächlich durch das DSG (Datenschutzgesetz) definiert. So muss sichergestellt werden, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf s erhalten. Das ist in der Regel der Benutzer selber. Andere Benutzer oder die Leitung darf nur bei entsprechender Regelung oder Notsituationen auf Daten anderer Mitarbeiter oder den gesamten Datenbestand zugreifen. Das Datenschutzgesetz und die -Archivierung Einerseits verlangen gesetzliche Regelungen von uns, dass alle Unterlagen aufzubewahren sind und wie oben beschrieben ist dies nur möglich, indem wir den gesamten -Datenstrom archivieren. Dies führt jedoch zu Konflikten mit anderen Gesetzen, wie dem DSG. Hierin ist insbesondere der Umgang mit privaten Daten beschrieben. Auf Grund dessen ist es angebracht, die private -Nutzung zu untersagen oder eine einvernehmliche Regelung mit den betroffenen Mitarbeitern abzuschließen. In einem schriftlich festgehaltenen Nutzungsreglement für private s auf dem Geschäftskonto, muss der Empfang, die Archivierung, die Löschung und das Einsichtsrecht des Arbeitgebers definiert werden. Das Dokument muss schriftlich bestätigt werden und es ist sinnvoll das Reglement mit Schulungen und Kontrollen zu begleiten. Das DSG verlangt aber auch, dass personenbezogene Daten durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, gegen unbefugten Zugriff sowie unbefugte Veränderung geschützt werden. Hinweise Bitte beachten Sie, dass es weitere gesetzliche Bestimmungen auch auf kantonaler Ebene gibt, die berücksichtigt werden müssen. Z. B. das Gesetz über Archivierung (ArchG), das in allen Kantonen, bis auf das Tessin, individuell geregelt ist. IT-Security made in Germany Seite 3 von 4

8 Securepoint GmbH Salzstraße 1, Lüneburg Securepoint Unified Mail Archive (UMA) Rechtssicher. Revisionssicher. Vertrauenswürdig. Rechtskonforme -Archivierung erfordert gesetzlich unveränderte und unveränderbare Speicherung über sehr lange Zeiten oder sogar dauerhaft. Die Bedeutung der -Archivierung geht damit längst über die Entlastung Ihres Mailservers hinaus. Das Securepoint Unified Mail Archive (UMA) bietet eine effiziente Möglichkeit zur permanenten Archivierung Ihrer s. Dabei werden die komplexen Anforderungen des Gesetzgebers erfüllt. Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform, revisionssicher und automatisch. Übersicht: 100-prozentige Archivierung aller ein-/ausgehenden und internen s für beliebig lange Zeiträume und nach einfach festzulegenden Regeln Indizierung von s Indizierung von an s angehängte Dokumente (diese können getrennt durchsucht werden) OCR von Bildern und Scans Gesetzeskonforme, revisionssichere und automatische Archivierung des -Verkehrs Performante Aufbewahrung und Prüfung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente Sicherer Schutz vor Rechtsnachteilen wie z. B. steuerlichen Schätzungen, Beweisverlusten, Gutachten, Prozessen etc. Zur Beweiswerterhaltung mit qualifizierten Zeitstempeln; automatisches tägliches Signieren von s nach den neusten kryptografischen Methoden zu Beweiswerterhaltung Einfaches Wiederfinden und Wiederherstellung von versehentlich oder absichtlich gelöschten s Entlastung Ihres bestehenden servers Kostengünstiger, vollautomatischer und einfacher Betrieb Verfügbar als Cloud-, VM- und Appliance-Version Dieses Dokument dient der unverbindlichen Information und ist keine Rechtsberatung. Alle Angaben sind ohne jede Gewähr. Bitte lassen Sie sich im Einzelfall von einem Juristen beraten. bm information systems ag Hofstrasse Wetzikon Tel IT-Security made in Germany Seite 4 von 4