Vergabeverfahren im LSF

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1 Vergabeverfahren im LSF (Stand ) - Wenn Sie Anmerkungen oder Rückfragen haben, wenden Sie sich bitte an das LSF- Team unter 1 Voraussetzungen zur Durchführung von Vergabeverfahren Veranstaltung als belegbar kennzeichnen Mindestens einen Termin eingeben Maximale Teilnehmerzahl eingeben Belegungsfrist festlegen 4 2 Vergabeverfahren Manuelle Vergabe Teilnehmer nacherfassen Losverfahren Vergabeverfahren mit Gruppenprioritäten Windhundverfahren Windhundverfahren mit Warteliste Abmeldeverfahren 8 3 Sonstige Funktionen Meine Teilnehmer Excel-Export an Studierende senden 9 1

2 LSF bietet den Studierenden die Möglichkeit, sich online für Veranstaltungen anzumelden. Dozenten hingegen haben die Möglichkeit, die Anmeldungen der Studierenden zu verwalten und knappe Plätze per Vergabeverfahren zu verteilen. 1 Voraussetzungen zur Durchführung von Vergabeverfahren Damit sich Studierende für eine Veranstaltung anmelden können und ein Vergabeverfahren durchgeführt werden kann, sollten einige Punkte beachtet werden. 1.1 Veranstaltung als belegbar kennzeichnen Ob Ihre Veranstaltung belegt werden darf oder nicht, geht aus dem Wert des Felds Belegpflicht hervor. Möchten Sie eine Anmeldung für Ihre Veranstaltung zulassen, so wählen Sie Belegpflicht aus. Andernfalls sollten Sie keine Belegpflicht auswählen. 1.2 Mindestens einen Termin eingeben Damit Ihre Veranstaltung belegt werden kann, muss außerdem mindestens ein Termin eingepflegt worden sein. 2

3 Tipp: Wenn die Termine der Veranstaltung und/oder der Raum, in dem die Veranstaltung stattfindet, noch nicht feststehen, lassen Sie die entsprechenden Felder leer. Sie können als Bemerkung in das Feld Interne Bemerkung eintragen, dass die Termine und/oder der Raum später bekanntgegeben werden. 1.3 Maximale Teilnehmerzahl eingeben Wenn die Teilnehmerzahl Ihrer Veranstaltung nicht begrenzt ist, ist ein Vergabeverfahren nicht notwendig. In diesem Fall können sich beliebig viele Studierende für die Veranstaltung anmelden. Die Anmeldungen dienen lediglich zur Information für den Dozenten. Ist die Anzahl der Plätze in einer Veranstaltung begrenzt, so tragen Sie diese in das Feld Maximale Teilnehmer ein. 3

4 Besteht Ihre Veranstaltung aus Parallelgruppen (alternative Veranstaltungstermine), tragen Sie die maximale Teilnehmerzahl für jede Parallelgruppe in das zugehörige Feld Max. Teilnehmer. 1.4 Belegungsfrist festlegen Für die Vergabe knapper Plätze ist es wichtig, dass Belegungsfrist und Vergabeverfahren im Vorfeld festgelegt werden. Nach Absprache mit den Dekanatsassistenten und den LSF-Administratoren wird von den LSF-Administratoren eine Belegungsfrist, verknüpft mit dem vereinbarten Vergabeverfahren, in LSF angelegt und der Veranstaltung zugeordnet. Die Studierenden dürfen sich nur innerhalb dieser Belegungsfrist für die Veranstaltung anmelden. Ob eine Belegungsfrist bereits zugeordnet wurde, kann man der Detailansicht der Veranstaltung entnehmen. 4

5 2 Vergabeverfahren Die Vergabe der Plätze wird in der Regel nach Ablauf der Belegungsfrist durchgeführt. Lediglich beim Windhundverfahren werden die Belegungswünsche zum Zeitpunkt der Belegung angenommen oder abgelehnt. Die möglichen Vergabeverfahren werden im Folgenden kurz skizziert. 2.1 Manuelle Vergabe Die Plätze können über die Funktion Platzvergabe direkt vergeben werden. Der Belegstatus eines Studierenden wird anhand eines Kürzels dargestellt: AN = Angemeldet ZU = Zugelassen ST = Storniert WL = Warteliste Sie können einzelne Studierende für Ihre Vorlesung zulassen (ZU) oder ablehnen (ST). Ändern Sie den Status der Studierenden gemäß der von Ihnen vorab festgelegten Richtlinien und klicken Sie auf Speichern. 5

6 Um zusätzlich zur Matrikelnummer auch den Namen und den Studiengang angezeigt zu bekommen, wählen Sie als Seitenansicht lang Teilnehmer nacherfassen Über die Eingabe des Matrikelnummers eines Studierenden in das Feld Matrikelnummer können Sie zusätzliche Teilnehmer erfassen. 2.2 Losverfahren Das Losverfahren wird nach Ablauf der Belegungsfrist von einem LSF-Administrator gestartet. Bei diesem Verfahren wird per Zufall vom System entschieden, welcher Belegungswunsch akzeptiert und welcher abgelehnt wird. 6

7 Nach der Platzvergabe besteht weiterhin die Möglichkeit, manuelle Änderungen am Belegstatus der Studierenden vorzunehmen. 2.3 Vergabeverfahren mit Gruppenprioritäten Das Vergabeverfahren mit Gruppenprioritäten wird nach Ablauf der Belegungsfrist ebenfalls von einem LSF-Administrator gestartet. Dieses Verfahren ist geeignet für Veranstaltungen mit Parallelgruppen. Die Studierenden legen eine Priorität - niedrig, mittel oder hoch - für bis zu drei Parallelgruppen der Veranstaltung fest. Das Verfahren versucht die höchste Priorität aller Studierenden zu berücksichtigen. Wenn das nicht möglich ist, wird Studierenden auch einen Platz in einer Gruppe zugeteilt, die sie mit mittlerer oder niedriger Priorität besuchen möchten. 2.4 Windhundverfahren Beim Windhundverfahren erfolgt die Vergabe der Plätze nach der Reihenfolge der Anmeldungen (first come, first served). Sind alle Plätze der Veranstaltung vergeben, so werden keine weiteren Anmeldungen mehr zugelassen Windhundverfahren mit Warteliste Eine Variation des Verfahrens Windhund ist das Verfahren Windhund mit Warteliste. Sobald die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist, erlaubt dieses Verfahren die Ein- 7

8 tragung in eine Warteliste. Meldet sich ein Teilnehmer ab, so übernimmt der erste aus der Warteliste den frei gewordenen Platz. Alle anderen, die sich in die Warteliste eingetragen haben, rutschen einen Platz nach oben. 2.5 Abmeldeverfahren Grundsätzlich ist eine Abmeldung innerhalb der Belegungsfrist, unabhängig vom verwendeten Verfahren, immer möglich. Soll eine Abmeldung, beispielsweise nach Abschluss der Platzvergabe, möglich sein, kann das Abmeldeverfahren eingesetzt werden. Angemeldete Studierende können so Ihre Anmeldung zurücknehmen. Eine Anmeldung ist bei diesem Verfahren nicht möglich. 3 Sonstige Funktionen 3.1 Meine Teilnehmer Unter Meine Funktionen => Meine Teilnehmer erhalten Sie eine Übersicht über die Anmeldungen zu Ihren Veranstaltungen. Klicken Sie auf den Link Belegung-Info in der letzten Spalte, um zu den weiteren Belegungsverwaltungsansichten und -optionen zu gelangen. 3.2 Excel-Export Klicken Sie auf den Link Platzvergabe links neben dem Edit-Button in der Detailansicht Ihrer Veranstaltung. 8

9 Beim Klick auf dem Excel-Symbol in der nachfolgenden Ansicht, wird eine Excel- Liste aller zugelassenen Studierenden generiert. Laden Sie die Liste herunter, indem Sie auf Bericht herunterladen / öffnen klicken an Studierende senden Ist Ihre Adresse in LSF hinterlegt, so haben Sie die Möglichkeit s an Studierende zu verschicken. Tipp: Um zu prüfen, ob Ihre Adresse in LSF hinterlegt ist, klicken Sie auf Meine Funktionen => Meine Personaldaten ändern. Wählen Sie den zweiten Reiter Dienstadresse aus und tragen Sie gegebenenfalls Ihre in das Feld nach. 9

10 Aus der Detailansicht Ihrer Veranstaltung heraus können Sie eine an ausgewählte Teilnehmer Ihrer Veranstaltung (1) oder an ausgewählte Teilnehmer einer bestimmten Gruppe (2) verschicken. Klicken Sie dafür den Button an. 10

11 Wählen Sie die Studierenden, die Sie anschreiben wollen (z.b. Studierende mit Status ZU) und klicken Sie anschließend auf den Button Weiter. 11

12 Bei der Formulierung Ihrer Nachricht können Sie Platzhalter für Anrede, Vorname etc. verwenden. Die Platzhalter sind in der Hilfetextbox über dem Formular genauer beschrieben. Ihre Nachricht wird bei Klick auf Nachricht versenden an die ausgewählten Studierenden verschickt. Sie erhalten eine Kopie dieser Nachricht. 12

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