Jahresbericht. Organisationseinheit für r Administration. Berichtszeitraum

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1 Jahresbericht Organisationseinheit für r Administration Berichtszeitraum

2 UNIVERSITÄTSRAT REKTORAT SENAT R Rektor Josef Smolle Büro des Universitätsrates Vizerektor Vizerektorin Vizerektor L Studium & Lehre P Personal & Gleichstellung O Finanzmanagement & Organisation F Gilbert Reibnegger Andrea Langmann Oliver Szmej Vizerektorin Forschung Irmgard Theresia Lippe Büro des Senats Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen Ethikkommission Schiedskommission Betriebsrat für das wissenschaftliche Personal Betriebsrat für das allgemeine Personal BÜROS DES REKTORATS STABSTELLEN DES REKTORATS R Büro des Rektors L Büro des VR Studium & Lehre Büro der VR Marketing & P R R Interne Revision R LKH 2000/2020 Personal & Gleichstellung Kommunikation O Büro des VR Finanzen & Organisation F Büro der VR Forschung P Personalentwicklung O Organisationsentwicklung NICHTKLINISCHE ORGANISATIONSEINHEITEN NICHTWISSENSCHAFTLICHE ORGANISATIONSEINHEITEN KLINISCHE ORGANISATIONSEINHEITEN Zentrum für Physiologische Medizin Zentrum für Angewandte Biomedizin O Organisationseinheit Administration Organisationseinheit F Forschungsmanagement UK für Anästhesiologie und Intensivmedizin UK für Orthopädie Institut für Physiologie Institut für Humangenetik Bibliothek Forschungsdokumentation & -evaluierung UK für Augenheilkunde UK für Psychiatrie Institut für Biophysik Institut für Experimentelle und Klinische Pharmakologie Personaladministration Forschungsförderung & Technologietransfer UK für Blutgruppenserologie und Transfusionsmedizin UK für Medizinische Psychologie und Psychotherapie Institut für Physiologische Chemie Institut für Hygiene, Mikrobiologie & Umweltmedizin Recht P GENDER:UNIT UK für Chirurgie UK für Radiologie Zentrum für Molekulare Medizin Zentrum für Theoretische- Klinische Medizin R Organisationseinheit Entwicklung MED CAMPUS O Organisationseinheit Infrastruktur UK für Dermatologie und Venerologie UK für Strahlentherapie- Radioonkologie Institut für Molekularbiologie und Biochemie Institut für Anatomie O Organisationseinheit Finanzen Beschaffungsmanagement UK für Frauenheilkunde und Geburtshilfe UK für Unfallchirurgie Institut für Pathophysiologie und Immunologie Institut für Gerichtliche Medizin Controlling Facility Management UK für Hals-, Nasen- und Ohrenheilkunde UK für Urologie Institut für Zellbiologie, Histologie und Embryologie Institut für Pathologie Finanzbuchhaltung Informationstechnik UK für Innere Medizin UK für Zahn-, Mund- und Kieferheilkunde F Organisationseinheit Forschungsinfrastruktur L Organisationseinheit Studium & Lehre UK für Kinderchirurgie KI für Medizinische und Chemische Labordiagnostik Institut für Sozialmedizin und Epidemiologie Institut für Allgemeinmedizin Biobank Internationale Beziehungen & Weiterbildung UK für Kinder- und Jugendheilkunde Gem. Einrichtung für Klinische Immunologie Institut für Biomedizinische Forschung Institut für Pflegewissenschaft Biomedizinische Forschung Organisation in der Lehre UK für Neurochirurgie Gem. Einrichtung für Klinische Psychosomatik Institut für Med. Informatik, Statistik und Dokumentation Zentrum für Medizinische Grundlagenforschung Studium & Prüfung UK für Neurologie Gem. Einrichtung für Kinderund Jugendneuropsychiatrie (still gelegt)

3 Mag. Dr. Elke Standeker Sigrid Erhart-Schippek Mission Statement: Optimale Unterstützung der MUG durch Recht, Personal und Bibliothek, um dadurch bestmöglich zum nachhaltigen Universitätserfolg beizutragen Medizinische Universität Graz, Universitätsplatz 3, A-8010 Graz,

4 Highlights Entwicklung eines Organisations- und Strategiekonzepts Ziel: A-RE - Optimales rechtliches Service zur Unterstützung der Stakeholder als Beitrag zur nachhaltigen Wertschöpfung für die MUG A-PA - Bestes Service in der Abwicklung der Personalagenden zum Nutzen der MUG und ihrer MitarbeiterInnen A-BI - Entwicklung, Pflege und Evaluierung von Services, die dem Informationsbedarf der Universität entsprechen und die den Kunden lehren, das gesamte Informationsangebot zu verstehen und effektiv zu verwenden. Die Förderung der Fähigkeiten zum selbständigen lebenslangen Lernen. Die Vernetzung mit anderen nationalen und internationalen Bibliotheken und wissenschaftlichen Institutionen zum Mehrwert der Scientific Comunity

5 D U R C H D U R C H D U R C H Erweitertes Service Lfd. Optimierung der Arbeitseffizienz & -qualität Organisatorische Innovationen Das Strategiekonzept der O-ADM ist ab auf der Homepage der O-ADM abrufbar. Medizinische Universität Graz, Universitätsplatz 3, A-8010 Graz,

6 Mag. Dr. Elke Standeker Mag. Dr. Iris Curman Mag. Verena Kaiser (ab ) Mag. Martina Neukam Mag. Gudrun Leitner (bis ) Mag. Maren Pressinger-Buchsbaum Margareta Klug Mag. Wolfgang Kraßnitzer ( ) Motto: Wir geben der Medizinischen Universität Graz RECHT!

7 Betreuung der Streitfälle der MUG Aufgabenspektrum der A-RE Errichtung & Prüfung von Verträgen Allgemeine Rechtsberatung Errichtung & Prüfung MUG-interner Ordnungsvorschriften Daten- schutz- Organisations- Rechtl. Begleitung bei LeiterInnenbestellungen Herausgabe des MTBl Verfassungs- Bau- Miet- Öffentl. Dienst- Verwaltungs- EDV- & Software- Vertrags- Patent- Zivil- Vergabe- Studien- Urheber- Arbeits- & Sozial- Rechtsbeobachtung & -information

8 Highlights Rechtliche Begleitung zahlreicher Forschungskooperationen zb BBMRI, IMPPACT, GENINCA, TCM, IMG etc. Rechtliche Begleitung zahlreicher Kooperationsverträge im Bereich der internen & externen Lehre zb Lehrkrankenhausvertrag mit der KAGes, Kooperation mit der Sicherheitsakademie über die Schulung von Polizeischülern am Institut f. Gerichtliche Medizin etc. Rechtliche Begleitung der Verhandlungen zwischen MUG & KAGes über den Klinischen Mehraufwand Rechtliche Begleitung der Einrichtung des Ludwig-Boltzmann-Instituts für klinisch-forensische Bildgebung Rechtliche Begleitung der Kinderbetreuungseinrichtung kindercampus Meldung der Datenanwendungen FODOK, Biobank, Ethik und Studien an die Datenschutzkommission Erlangung der Domain Rechtliche Mitwirkung an der Entwicklung eines Karrieremodells für wissenschaftliche MitarbeiterInnen Ausarbeitung zahlreicher Betriebsvereinbarungen

9 Änderung der Wahlordnung für die Wahl des Rektors/der VizerektorInnen Erstellung der Satzungsteile Alumni und Evaluierung Erarbeitung der Zulassungsverordnung für das Studienjahr 2008/2009 und 2009/2010 Änderung des Organisations-Planes und der dazugehörigen Subgliederungen Zahlreiche Stellungnahmen zu geplanten Gesetzesänderungen zb UG-Novelle 2008 Rechtliche Begleitung der Follow-up-Prüfung 2008 durch den Rechnungshof Seit Übernahme und Neukonzeptionierung der rechtlichen Prüfung von Klinischen Studien gemäß AMG/MPG, Anwendungsbeobachtungen Inbetriebnahme und Befüllung der elektronischen Vertragsdatenbank zur Archivierung der Originalverträge der MUG uvm Seit rechtliche Betreuung von mehr als 120 gerichtlichen & außergerichtlichen Streitfällen und davon keinen einzigen verloren! Medizinische Universität Graz, Universitätsplatz 3, A-8010 Graz,

10 Zahlen, Daten, Fakten Streitfälle Betreuung von insg. 123 Causen Von den 101 außergerichtlichen 68 erfolgreich abgewehrt, 4 verglichen, 29 noch offen Von den 22 gerichtlichen 20 gewonnen, 2 verglichen, 0 verloren Anzahl rechtlicher Anfragen Insg bearbeitete rechtl. Anfragen (Vertragsprüfungen, Rechtsauskünfte, etc.) Anstieg des monatlichen Durchschnittswertes um 16,5 %. Gerichtliche Streitfälle Rechtliche Anfragen ,5 % 69, gew onnen verglichen verloren ,61 monatliche rechtliche Anfragen monatliche rechtliche Anfragen

11 Elektronische Vertragsdatenbank Insgesamt wurden im 2. Halbjahr Originalverträge elektronisch in der Datenbank nach- bzw. neu erfasst, sodass diese nunmehr auf Knopfdruck abrufbar sind. Anzahl der übermittelten Verträge in den Jahren vor 2004 bis 2008 zur Archivierung in der Originalvertragsdatenbank: Elektronische Vertragsdatenbank 600 Anzahl elektronische Erfassung 0 bis Jahr Medizinische Universität Graz, Universitätsplatz 3, A-8010 Graz,

12 Ingeborg Bauer Irmgard Romirer Lotte Infeld Cornelia Hohenbichler (seit ) Andrea Hellinger Georg Hauser Claudia Lendl Mag. (FH) Yvonne Leikam (seit ) Kathrin Holzer Heike Kienzl Gertrude Osirnig

13 Gabriele Domani (seit ) Mag. Beate Herbst (seit ) Wolfgang Reidl Yvonne Dolmac (bis ) Eveline Wolz (bis ) Claudia Schober (bis ) Motto: PERSONAL SERVICE als Baustein zum Erfolg der MUG! Medizinische Universität Graz, Universitätsplatz 3, A-8010 Graz,

14 Highlights Interne Revision 1. Quartals-Prüfung Die Prüfung durch die Interne Revision hat der Abteilung Personaladministration ein gutes Zeugnis ausgestellt. Bescheiderstellungen Das Ministerium hat für BeamtInnen die arbeitsintensive Erhebung und die Bescheiderstellung von Ruhegenusszeiten sowie die Ermittlung der Nebengebühren (Überstunden, Zulagen, Journaldienste usw.) an die Universitäten zur Erledigung abgetreten. Es konnten neben der Routinearbeit 275 Nebengebührenbescheide sowie über 180 Ruhegenussbescheide erstellt werden. Neu-Organisation der Administration von Universitätslehrgängen Eine große Herausforderung war die geglückte Umstellung der Verträge Freie DienstnehmerInnen in ArbeitnehmerInnen. Um eine Personaldatengenauigkeit sowie Vertragskorrektheit zu erreichen, wurde ein übersichtliches sowie anwenderfreundliches Personalstammblatt erstellt.

15 Interne Weiterbildung Im April 2008 wurde von der A-PA eine Informationsveranstaltung Dienstrecht für HochschullehrerInnen mit zahlreichen TeilnehmerInnen abgehalten. In einer anschließenden Beurteilung wurde große Professionalität und großes Lob über den Vortrag sowie über die Arbeitsunterlagen ausgesprochen. Bewerbungsmanagement Umstellung, um Serviceorientiertheit und Kostenersparnis zu erreichen Anregung bereits in der Ausschreibung, Bewerbungen elektronisch an die Abteilung Personaladministration zu senden Installierung des ( 90,-- Programm) jamail -programmes Bestätigungen über das Einlangen der Bewerbung an die BewerberInnen erfolgen umgehend elektronisch Bewerbungsabsagen werden elektronisch (zeit-, papier-, portosparend) übermittelt. Medizinische Universität Graz, Universitätsplatz 3, A-8010 Graz,

16 Zahlen, Daten, Fakten Hauptaufgaben der A-PA im Berichtszeitraum SAP-Eingaben im Berichtszeitraum Berufungen Beschäftigungsverbote Höherbew ertungen Karenzurlaube Statistiken/Listenausw ertungen auf interne und externe Anforderung (unter anderem für Betriebsratsund AK-Wahl) Werkverträge (Globalbudget und Drittmittel) Krankenstände Freistellungen Aufnahmen (Globalbudget und Drittmittel) Erholungsurlaube

17 Anstieg der abgewickelten Personalaufnahmen (Globalbudget und Drittmittel) Veränderungen des Personalstandes in der Lehre ,4 % , , Vollzeitäquivalent Köpfe 480 Durchschnitt Lehrbeauftragte WS 07/08 Durchschnitt Lehrbeauftragte SS 08 Durchschnitt Lehrbeauftragte WS 08/09 (nur bis ) Medizinische Universität Graz, Universitätsplatz 3, A-8010 Graz,

18 Dr. Ulrike Kortschak Gottfried Watz Sida Becirovic Doris Bonora Yvonne Brauneis Mag. Karlo Pavlovic Astrid Koch Gerhard Binder Dagmar Putz Petra Burkert Ottilie Pucher Günther Kainz Dipl.-Bibl. Daniela Dörr Monika Stoppacher-Schlegl

19 Michael Schmollgruber (seit ) Verena Kuckenberger (seit ) Eva-Maria Pichler (seit ) Christian Rehnolt (seit ) Bettina Lukas (seit ) Gebhard Kurzweil (seit ) Vera Gschwentner (seit ) Elisabeth Hammerlindl (seit ) Birgit Kiefer (seit ) Mag. Wolfgang Simhofer Motto: Die Bibliothek als Netz in der Manege der Google-Gesellschaft Medizinische Universität Graz, Universitätsplatz 3, A-8010 Graz,

20 A-BI Leitung Kortschak A-BI Verwaltung Watz A-BI Medien, Erwerb Pavlovic A-BI Team-Assistenz Becirovic A-BI EDV Dörr Zeitschriften- Verwaltung Kainz Allgemeine Verwaltung Binder Putz Literaturservice Watz Bonora Spanner Stoppacher -Schlegel Koch Simhofer Lukas Brauneis Kunden- Betreuer Bibliothek Gschwentner Rehnolt A-BI Leitung Stellvertreter Watz Kunden- Betreuer Bibliothek + Lernzentrum Kurzweil Pichler Schmollgruber Hammerlindl Kiefer Kuckenberger Kundenund Regal- Betreuung Pucher Organigramm

21 Highlights Erweiterung der Öffnungszeiten bis 22 Uhr Mit dem Abschluss der Sonderreglung zur Betriebsvereinbarung über die gleitende Arbeitszeit an der Medizinischen Universität Graz für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der Bibliothek am bzw. der Ergänzung vom konnten die erweiterten Öffnungszeiten der Bibliothek nachhaltig gesichert werden. Im Zuge der Umsetzung der neuen arbeitsrechtlichen Bestimmungen wurden mit die KundenbetreuerInnen der Bibliothek und des Lernzentrums im Abenddienst teilzeitbeschäftigt angestellt. Damit hat sich der Personalstand der Bibliothek auf insgesamt 24 Personen erhöht, die in einem Dienstrad mit 5 täglichen Schichten die Einhaltung der Öffnungszeiten gewährleisten. Für die Betreuung des Lernzentrums am Samstag ab Uhr und an Sonn- und Feiertagen konnte eine Vereinbarung mit der ÖH getroffen werden. Bestandserhebung an den Instituten Im Rahmen des Projektes wurden sämtliche Buchbestände der Universität an den Instituten am alten Universitätscampus von Mitarbeiterinnen der Bibliothek vor Ort erhoben. Die circa Bücher werden seit 2008 im Bibliothekskatalog der MUG erfasst. Damit entsteht ein Gesamtnachweis der wissenschaftlichen Literatur an der MUG. Medizinische Universität Graz, Universitätsplatz 3, A-8010 Graz,

22 Highlights Neue Kooperationen Zur Erweiterung und Verbesserung des Angebotes hat die Universitätsbibliothek die Zusammenarbeit mit anderen Bibliotheken, Archiv-, Informations- und Forschungseinrichtungen intensiviert. Bei allen drei neuen Kooperationen hat die Abteilung Recht der MUG die Bibliothek begleitet und ganz wesentlich zur Vertragsgestaltung beigetragen. Kooperation E-Medien Österreich Zur nachhaltigen Sicherung des gemeinsamen Bezugs elektronischer Ressourcen wurde die Kooperation E-Medien völlig neu organisiert und an der Österreichischen Bibliothekenverbund und Service GmbH angesiedelt. Über 40 Institutionen aus dem aus dem Lehr-, Forschungs- und Bildungsbereich lizenzieren gemeinsam E-Journals, Datenbanken und E-Books und tragen damit zur Kosten schonenden Bestandserweiterung der einzelnen Teilnehmer bei. MitarbeiterInnen der MUG ist es durch die Leitung von bzw. die Beteiligung an Arbeitsgruppen gelungen zahlreiche innovative Ideen einzubringen, durchzusetzen und nachhaltig zu begleiten.

23 Kooperationsvertrag über die gegenseitige Nutzung der Universitätsbibliotheken der Medizinischen Universität Graz und Karl-Franzens- Universität Graz Mit dieser Vereinbarung wurde ein lange gehegter Wunsch, getragen von der Unterstützung durch Herrn Rektor Smolle, erfüllt. Angehörige der MUG können nun Literatur aus dem Bestand der KFUG zu den gleichen Konditionen wie Angehörige der KFUG entlehnen und das räumliche Angebot der Bibliothek uneingeschränkt nutzen. Damit stehen die naturwissenschaftlichen und medizinischen Altbestände, die 2004 nicht übernommen werden konnten, wieder wie gewohnt zur Verfügung. Der Zugriff auf elektronische Ressourcen ist allerdings nur unter Einhaltung der lizenzrechtlichen Bestimmungen möglich. Kooperation mit der Österreichischen Nationalbibliothek im Rahmen der elektronischen Abgabe von Hochschulschriften Gegenstand des Vertrages ist die Vereinbarung der Kooperation im Bereich der Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. Mit Zustimmung der AutorInnen werden die Dissertationen der MUG elektronisch archiviert, nachgewiesen und als Volltexte im Internet zugänglich gemacht. Mit dieser Lösung schließt die MUG zu internationalen Standards der elektronischen Veröffentlichung und Archivierung von Hochschulschriften auf und bietet WissenschafterInnen die Möglichkeit auch außerhalb der sehr komplexen Verlagswelt Forschungsergebnisse elektronisch zu publizieren. Internationaler Leistungsvergleich im Bibliotheksindex BIX Die Bibliothek hat 2008 wieder am internationalen Bibliotheksranking teilgenommen. Zum dritten Mal in Folge konnte die Bibliothek der Medizinischen Universität Graz bei den wissenschaftlichen Bibliotheken in der Kategorie Effizienz den 1. Platz holen. In der Kategorie Österreichische Bibliotheken setzte sich die Bibliothek der Medizinischen Universität Graz nach 2006 wieder an die Spitze und wurde beste österreichische Universitätsbibliothek des Jahres Medizinische Universität Graz, Universitätsplatz 3, A-8010 Graz,

24 Zahlen, Daten, Fakten Mitarbeiterproduktivität nach BIX 2008 Maximalwert unter 36 Bilbliotheken M U G 5612 Referenzwert von 36 Bibliotheken 3031 Minimalwert von 36 Bibliotheken 613 Mittelwert von 36 Bibliotheken Maximalw ert unter 36 Bilbliotheken Referenzw ert von 36 Bibliotheken Minimalw ert von 36 Bibliotheken Mittelw ert von 36 Bibliotheken Quelle: BIX Der Bibliotheksindex 2008 Medizinische Universität Graz, Universitätsplatz 3, A-8010 Graz,

25 Buch-Ausleihen Service - Leistungen 2008 Buch-Rückgaben % 14 % 9 % % 5% 6 % 28 % 28 % Buch-Verlängerungen Literaturservice Öffnungszeiten Bibliothek/LZ/Mannstunden Zeitschriftenhefte Literatureinkauf Rechnungen Literatur Medizinische Universität Graz, Universitätsplatz 3, A-8010 Graz,

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