Dezentrale Prüfungsverwaltung mit der Applikation Prüfungsmanagement

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1 Dezentrale Prüfungsverwaltung mit der Applikation Prüfungsmanagement Änderungen gegenüber der Version von November 2008: - Informationen zu neuen Rechten, S. 5, 39 - Neue persönliche Einstellungen, S Neue Möglichkeit zum Zuordnen weiterer Prüfer in den Termindetails, S. 17, 30 - Verschieben von Prüfungen ergänzt, S Neue Optionen: Anmeldung nur, wenn PrüferIn auch Vortragende/r der LV-Gruppe ist, S. 32; LV-Teilnehmer über neue Prüfung per informieren, S Kopieren von Prüfungen, S Informationen zur Voraussetzungsüberprüfung erweitert, S Teilergebnis-Schnellerfassung überarbeitet und ergänzt, S Berechnen der Gesamtnote aus Teilergebnissen für jede Prüfung möglich, S Informationen zum Korrigieren fehlender Voraussetzungen beim Protokolldruck ergänzt, S Neue Möglichkeit, aus der LV-Teilnehmerverwaltung Prüfungen pro LV-Gruppe und Prüfer zu erstellen, S Massenabfrage wurde überarbeitet und erweitert, S Warteliste: Bei Erhöhen der Teilnehmeranzahl werden Studierende fix angemeldet, S. 67; Ummeldung auf Fixplatz bei Anlegen einer Prüfung möglich, S Export gültiger Prüfungen möglich, S Einsehen der statistischen Auswertung von Prüfungsergebnissen inkludiert, S Im Kapitel Häufige Fragen Themen ergänzt - Div. kleinere Ergänzungen und Korrekturen Dok-Name: DPV_FD_Pruefungsmanagement_Handbuch_Mai Technische Universität Graz Nov 08

2 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 2/86 Inhaltsverzeichnis A) Allgemeines zur dezentralen Prüfungsverwaltung Zweck der Applikation Prüfungsmanagement Berechtigungen Allgemeines zu Prüfungen Prüfer Prüfende und betreuende Organisation LV-Teilnehmer und Prüfungs-Kandidaten Überblick über den Ablauf beim Abwickeln von Prüfungen Nacherfassen von Zeugnissen bzw. Prüfungsergebnissen...9 B) Arbeiten mit der Applikation Prüfungsmanagement Aufrufen des Prüfungsmanagements, Module Standard-Elemente der Prüfungs- und Kandidat/innen-Liste Navigationsbereich zum Bearbeiten von markierten Terminen Bearbeitungs-Detailansicht Systemmeldungen Details zur Prüfungs-/Beurteilungsliste Details zur Kandidat/innen-Liste Persönliche Einstellungen C) Anlegen und Abwickeln von Prüfungen Prüfung erstellen Prüfungen durch Kopieren vorhandener Termine erstellen Kandidaten anmelden Voraussetzungsüberprüfung Listen und Formulare drucken Kandidaten abmelden oder in andere Termine verschieben/kopieren (Optional) Prüfungszeiten pro Kandidat erstellen, Kandidaten verständigen (Optional) Teilergebnisse erfassen, Gesamtnote berechnen Prüfungsergebnisse und weitere Angaben zu Kandidaten erfassen (Optional) Ergebnisse vorab publizieren; Kandidatenverständigung (Optional) Interimszeugnisse, Teilnahmebestätigungen, Ergebnislisten drucken Prüfungsprotokoll drucken Prüfungsdaten an die Fachabteilung übermitteln D) Zeugnisse nacherfassen Erfassen von Zeugnissen der eigenen Universität/Hochschule Erfassen von externen Zeugnissen... 59

3 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 3/86 E) Erstellen von LV-Prüfungen aus der LV-Teilnehmerverwaltung F) Studierenden-Massenabfrage und -anmeldung Zweck, Aufrufen des Moduls Hinweise zu den Bereichen und Optionen Anwendungsfälle G) Wartelisten Definition Reihung in der Warteliste Warteliste aus Sicht der Studierenden Automatische Anmeldung zur Prüfung Manuelle Anmeldung durch Bedienstete Optionen der Warteliste H) Weitere Tätigkeiten in der Applikation Prüfungsmanagement Importieren der LV-Teilnehmer in eine Prüfung Datenexport für Notenerfassung und Rück-Import, Export von gültigen Prüfungen Vorbehaltliche Prüfungsanmeldung Sperre bei Nicht-Erscheinen von Kandidatinnen zu einer Prüfung Statistische Auswertung von gültigen Prüfungsergebnisse einsehen I) Studierendenkartei J) Häufige Fragen und Problembehebung Anhang: Teilklausuren Möglicher Arbeitsablauf... 84

4 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 4/86 A) Allgemeines zur dezentralen Prüfungsverwaltung 1. Zweck der Applikation Prüfungsmanagement Die Applikation Prüfungsmanagement dient zur dezentralen Prüfungsverwaltung, d.h. zur Verwaltung aller nicht studienabschließenden Prüfungen (aller Prüfungen außer Abschlussprüfungen). Alle realen Prüfungsvorgänge sollten über diese Applikation erfasst werden. Mögliche Prüfungstypen: Lehrveranstaltungsprüfung (L) und Kommissionelle Lehrveranstaltungsprüfung (K) Ergänzungsprüfung (E) Fachprüfung (F) und Kommissionelle Fachprüfung (KF) Modulprüfung (M) und Kommissionelle Modulprüfung (KM) (nur an Pädagogischen Hochschulen:) Fortbildung (FB) Hinweis: Welche Prüfungstypen verwendet werden, wird zentral an Ihrer Universität/Hochschule festgelegt. Das Anlegen und Abwickeln von Prüfungen ist für alle Prüfungstypen gleich; nur die Zeugnisse sind unterschiedlich. Bei Ergänzungsprüfungen gibt es für Studierende folgenden Unterschied zu anderen Prüfungstypen: Die Prüfungsergebnisse scheinen nicht auf Studienerfolgsnachweisen auf, und Studierende können kein Zeugnis drucken bzw. das Ergebnis im Web sehen. Weiters dient die Applikation zum Nacherfassen von Zeugnissen. Die Applikation wird im Allgemeinen genutzt durch: LV-betreuende Organisationseinheiten (z.b. Institute) Prüfer/innen (Vortragende der LV bzw. als Prüfer zugeordnete Personen). 2. Berechtigungen Für die Applikation Prüfungsmanagement (PRVM) sind verschiedene Berechtigungsprofile möglich, die meist wie folgt bezeichnet werden. Berechtigungen werden von Systemadministratoren eingerichtet: Berechtigungsprofil PV_AdministratorIn dezentral (z.b. an Instituten) PV_PrüferIn dezentral (z.b. an Instituten) Person muss das Recht an allen Org.einheiten bekommen, die ihre Prüfungen betreuen Tätigkeiten Verwalten von Prüfungen an Organisationen, für die man dieses Berechtigungsprofil hat (außer erweiterte An-/Abmeldung). Alle prüfungsrelevanten Aktionen für eigene Prüfungen durchführen. (Jene von anderen Prüfer/innen sind nicht einsehbar.) Personen, die einer LV als Prüfer zugeordnet sind, haben nicht automatisch Zugriff auf die Prüfungsverwaltung, sondern müssen dieses Berechtigungsprofil erhalten.

5 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 5/86 Berechtigungsprofil Berechtigung für Massenabfrage Zentral oder dezentral PV_AdministratorIn der Heimatuniversität Zentral (auf oberster Ebene) Achtung: Wenn dieses Berechtigungsprofil an einzelnen Organisationen vergeben wird, so muss es an jeder dieser Org.einh. jeweils mindestens 1 Person mit dem Berechtigungsprofil PV_AdministratorIn geben. Tätigkeiten Hinweis: Über eine zentrale Systemeinstellung kann auch ermöglicht werden, dass Vortragende automatisch ohne Zuweisung der Prüfer-Funktion die Berechtigung besitzen, eigene Prüfungen zu verwalten. Die Vortragenden können damit ihre eigenen Prüfungen sehen und bearbeiten, egal von welcher Organisation die jew. LV betreut wird. Kann eine große Anzahl von Studierenden nach verschiedenen Kriterien suchen und zu Prüfungen anmelden. Nur erweiterte An-/Abmeldung, d.h. kann Prüfungskandidaten an- und abmelden, auch wenn diese nicht die laut Studienplan notwendigen Voraussetzungen erfüllen. Achtung: Personen mit diesem Berechtigungsprofil können keine Prüfungen im System abwickeln und sollten nur in Ausnahmefällen Prüfungen erstellen. Diese Personen können auf alle Prüfungen an allen Organisationen zugreifen, egal an welcher Organisation die Berechtigung vergeben wird. Mit einem zusätzlichen Recht können diese Personen Studierende anmelden, die keinen zulässigen Studienstatus haben. Siehe S Allgemeines zu Prüfungen Um Noten einzutragen und Zeugnisse/Leistungsnachweise zu erstellen, muss eine Prüfung erstellt werden. Arten von Prüfungen Tatsächlich stattfindende Prüfung: Es handelt sich um einen echten Prüfungstermin, der im Web aufscheinen soll und zu dem sich Studierende anmelden können, z.b. bei Vorlesungsprüfungen. Termin nur für Notenerfassung: Auch für jede andere Notenerfassung, z.b. bei LV mit immanentem Prüfungscharakter, muss es einen Prüfungs- Termin als Verwaltungsobjekt geben, bei dem die Studierenden angemeldet und ihre Noten erfasst werden. Dieser muss (sollte) nicht im Web aufscheinen, Studierende melden sich also nicht selbst an. Die Prüfung kann auch (z.b. bei Seminaren und Übungen) schon am Beginn des Semesters erstellt werden, dann werden sukzessive Teilergebnisse erfasst und am Ende des Semesters die Gesamtnote (siehe auch S. 43).

6 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 6/86 Prüfungen für gleiche Lehrveranstaltungen Gleiche LV (mit dem Link Gleiche LV im LV-Detailfenster einsehbar) sind solche, die prüfungstechnisch als gleich gelten. Das heißt: Die Prüfungsantritte werden über diese LV hinweg gezählt. Studierende können nur zu einer dieser LV ein Zeugnis erwerben. Studierende können sich nicht für mehrere Prüfungen zu gleichen LV anmelden. Voraussetzung für das Erstellen einer Prüfung Damit eine Prüfung erstellt werden kann, muss eine genehmigte Lehrveranstaltung (bzw. virtuelle LV wie Jahreslehrveranstaltung, Fach- oder Modulprüfung) im System vorhanden sein, der die Prüfung zugeordnet werden kann. Falls notwendig, muss die LV bzw. virtuelle LV zuerst über die Applikation Lehrerhebung bzw. über die Studienplanmaske angelegt werden. Richtlinien: Ein oder mehrere Termine für eine Prüfung? Bei der Terminplanung ist immer nach realen Prüfungsvorgängen vorzugehen: 1 Prüfungsvorgang (1 Note) = 1 Zeugnis 1 Prüfer = 1 Termin Mehrere Prüfer = mehrere Termine (ein Termin pro Prüfer) Wann sind mehrere Termine anzulegen? Wenn mehrere Vortragende einer LV die Prüfungen abnehmen, sind separate Termine in folgenden Fällen notwendig: Wenn alle Prüfer eine Prüfungsentschädigung erhalten. Wenn die Anzahl der KandidatInnen pro Prüfer für Auswertungen benötigt wird. 4. Prüfer Es kann lt. gesetzlicher Vorgabe pro Prüfung nur eine Person als Prüfer/in gewählt werden. In der dezentralen Prüfungsverwaltung ist das jene Person, die das Prüfungsprotokoll unterschreibt und auf dem Zeugnis angedruckt wird. Bei kommissionellen Prüfungen ist das die Vorsitzende der Kommission. a) Prüfer ist Vortragender der LV Alle der LV zugeordneten Vortragenden können bei Prüfungen als Prüfer zugeordnet werden. (Ausnahme: Mit der PV-PrüferIn -Berechtigung kann man nur sich selbst als Prüfer zuordnen.) b) Prüfer ist nicht Vortragender der LV LV-Prüfungen: Wenn eine andere Person einen Vortragenden bei der Prüfung vertreten muss, so kann man diese Person in der Applikation Lehrerhebung explizit als Prüfer/in der LV zuordnen: Icon LV-Erhebung auf der jew. Organisationsseite > Link auf LV-Nummer > im LV-Parameterfenster rechts oben Link PrüferIn hinzufügen wählen > Person eintragen.

7 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 7/86 Fachprüfungen, Modulprüfungen, Jahres-LV: Prüfer können nur in der Studienplanmaske von entsprechend berechtigten Personen zugeordnet oder geändert werden. Auch Personen, die nicht der LV (bzw. Fachprüfung, Modulprüfung) zugeordnet sind, können in der Prüfungsverwaltung als Prüfer angegeben werden. Allerdings nur dann, wenn sie ein bestimmtes Beschäftigungsverhältnis haben (z.b. Dozenten, Gastdozenten etc., aber nicht Tutoren). Welche Beschäftigungsverhältnisse zugelassen sind, wird zentral festgelegt. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an die zentrale Fachabteilung. c) Prüfer ist eine externe Person Externe Prüfer ohne Beschäftigungsverhältnis ( Diensteigenschaft ) an Ihrer Universität/Hochschule können nur dann als Prüfer angegeben werden, wenn sie im System erfasst wurden und von entsprechend berechtigten Personen wie oben beschrieben entweder über die Applikation Lehrerhebung oder über die Studienplanmaske zur LV zugeordnet wurden. d) Mitwirkende und weitere Prüfer Weitere Prüfer können ebenfalls nur aus den oben angegebenen Personenkreisen gewählt werden. Mitwirkende müssen ein bestimmtes Beschäftigungsverhältnis haben; diese Liste wird ebenfalls zentral festgelegt. Für Mitwirkende und für weitere Prüfer gilt: Sie haben nicht automatisch Zugriff auf die Prüfungsverwaltung. Sie werden für Studierende nicht im Web angezeigt (nur bei Abschlussprüfungen scheinen alle Prüfer auf). Sie scheinen nicht auf dem Zeugnis auf. Achtung: Der Lehrveranstaltung zugeordnete Mitwirkende werden nicht aus der LV- Erhebung übernommen. 5. Prüfende und betreuende Organisation Jede LV ist einer betreuenden Organisation zugeordnet (an der die Bearbeitung der LV erfolgt) sowie einer prüfenden Organisation, die sie prüfungstechnisch betreut. Im Allgemeinen ist dies die gleiche Organisation, sie kann aber auch unterschiedlich sein. (Die Eintragung erfolgt in der Studienplanmaske oder in der Applikation Lehrerhebung direkt bei den LV.) Wenn keine prüfende Organisation zugeordnet ist, wird die betreuende Organisation im System automatisch als prüfende Organisation behandelt (für alle Berechtigungen, diverse Listenanzeigen, Export von Daten etc.). Personen mit dem Berechtigungsprofil PV_AdministratorIn dürfen Prüfungen für diejenigen LV verwalten, bei denen die eigene Organisationseinheit die prüfende Organisation ist. Durch Ändern der Organisation über das Prüfungsmanagement können die Bearbeitungsrechte an die andere Organisation ( bearbeitende Organisation ) übertragen werden, und die Prüfung scheint nur mehr dort auf.

8 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 8/86 6. LV-Teilnehmer und Prüfungs-Kandidaten Das Prüfungsmanagement und die Teilnehmerverwaltung von Lehrveranstaltungen sind in CAMPUSonline zwei getrennte Applikationen. LV-Teilnehmer können aber in die Prüfungsverwaltung übernommen werden (dies ist insbesondere bei LV mit immanentem Prüfungscharakter nützlich). Siehe Importieren der LV-Teilnehmer in eine Prüfung, S. 70 und Erstellen von LV-Prüfungen aus der LV-Teilnehmerverwaltung, S. 60. Bei LV mit mehreren Gruppen kann festgelegt werden, ob sich nur Studierende zur Prüfung anmelden können, wenn der Prüfer auch der Vortragende ihrer LV-Gruppe ist (siehe S. 32). 7. Überblick über den Ablauf beim Abwickeln von Prüfungen Vor der Prüfung: Termin anlegen; Anmeldung Tätigkeit Prüfungsmanagement-Modul 1. Prüfung anlegen Prüfungen anlegen/bearbeiten 2. Kandidaten anmelden oder Termin für die Web- Prüfungsanmeldung für Studierende freigeben (Studierende melden sich selbst an) Prüfungsan-/abmeldung Alternativ zu diesen beiden Schritten gibt es folgende Möglichkeit zum schnelleren Erfassen von Prüfungen und Anmelden von Kandidat/innen: Basierend auf einzelner LV aus der LV-Erhebung heraus eine Prüfung bzw. pro Prüfer und LV-Gruppe je eine Prüfung erstellen und gleichzeitig alle LV- bzw. Gruppen-Teilnehmer anmelden: Siehe S. 60. (Nur mit entspr. Berechtigung) Alternativ zu Schritt 2 können über die Massenabfrage und -anmeldung Studierende nach unterschiedlichen Kriterien gesucht und für mehrere LV gleichzeitig angemeldet werden. Nach der Prüfung: Ergebnisse eingeben und gültig setzen Tätigkeit Prüfungsmanagement-Modul 3. Noten eingeben (ggf. restliche Teilergebnisse). Prüfungen beurteilen 4. Zwei Prüfungsprotokolle drucken Prüfungen beurteilen 5. Prüfer/in unterschreibt die Protokolle Termin an die zentrale Fachabteilung übermitteln. Der Termin kann dann nicht mehr bearbeitet werden. Prüfungen beurteilen 7. Sind die unterschriebenen Prüfungsprotokolle per Hauspost in der Fachabteilung eingelangt, so werden dort die Termine übernommen: Das heißt die Übereinstimmung der Daten am Protokoll mit den Daten in der Datenbank wird verifiziert und die Zeugnisse werden offiziell gültig gesetzt. Die Studierenden werden per verständigt und können ihr Zeugnis jetzt drucken. Die Prüfung ist in der Prüfungsliste nur mehr in der Ansicht Gültige einsehbar. Die Organisation, die die Prüfung betreut, erhält per Hauspost ein Prüfungsprotokoll zur Ablage zurück. Hinweis: Der Ablauf kann an Ihrer Universität/Hochschule abweichen. Ein Prüfungsprotokoll pro Prüfung muss aber auf jeden Fall gedruckt werden.

9 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 9/86 8. Nacherfassen von Zeugnissen bzw. Prüfungsergebnissen Auch wenn Prüfungen nacherfasst werden, ist der Ablauf gleich Sie müssen eine Prüfung anlegen und die Kandidaten anmelden, um die Noten zu erfassen (Selbst- Anmeldung durch Studierende ist aber nicht möglich). Voraussetzung ist, dass die LV im System vorhanden ist (ggf. muss sie zuvor erstellt werden). Es genügt, Prüfungstyp, LV bzw. Fach, Notenskala, Prüfungsmodus und Prüfer/in anzugeben sowie entweder das Termindatum oder bei den einzelnen Kandidaten das tatsächliche Prüfungsdatum einzutragen. Prüfungstermine, die mit einem vergangenen Datum erfasst werden, werden nicht im Web publiziert. Personen mit entsprechender Berechtigung können Studierende über die Massenabfrage zu Prüfungen in der Vergangenheit anmelden (siehe S. 62).

10 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 10/86 B) Arbeiten mit der Applikation Prüfungsmanagement 1. Aufrufen des Prüfungsmanagements, Module Die Applikation rufen Sie über das Icon Prüfungsmanagement auf, entweder auf der jeweiligen Organisationsseite oder in der eigenen Visitenkarte. Sie müssen dann den PV-PIN-Code eingeben. Dieser Schritt entfällt für Prüfer, wenn das an Ihrer Universität/Hochschule eingestellt wurde. Sie gelangen in das DPV-Basisfenster. Achtung: Wenn Sie die PV-Rechte an mehreren Organisationen haben, müssen Sie nun die Organisation auswählen. Je nach persönlicher Einstellung werden u.u. Organisationen, an denen Sie die Rechte nur indirekt haben, nicht separat angezeigt (siehe S. 25). Mit einem der Links öffnen Sie dann das Modul, in dem Sie arbeiten möchten. 1 Prüfung erfassen 2 Kandidaten anmelden 3 Noten erfassen Basisfenster der Applikation Prüfungsmanagement Für die normale Abwicklung von Prüfungen benötigen Sie die ersten drei Module. In allen drei Modulen rufen Sie zunächst eine Prüfungsliste auf. Von der jeweiligen Prüfung aus kann man dann die Kandidat/innen-Liste aufrufen. Die Bearbeitung erfolgt immer über eine dieser beiden Listen. Innerhalb eines Moduls können Sie auch unter Ansicht umschalten in die anderen Module wechseln

11 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 11/86 Zur Einsicht in Studierendendaten steht Ihnen (sofern Sie die entspr. Berechtigung besitzen) zusätzlich die Studierendenkartei zur Verfügung. Das Modul Studierenden-Massenabfrage für die Massenanmeldung wird i.a. nur zentral verwendet und ist nur mit der entspr. Berechtigung verfügbar (siehe S. 62). Im Modul Einstellungen können Sie u.a. Ihren PV-PIN-Code ändern und die in den Listen angezeigten Spalten bestimmen (siehe S. 23). 2. Standard-Elemente der Prüfungs- und Kandidat/innen-Liste Für die Tätigkeiten in der dezentralen Prüfungsverwaltung verwenden Sie zwei Hauptfenster, die Prüfungs-/Beurteilungsliste und die Kandidat/innen-Liste. Die Bedienungselemente sind großteils gleich: Die nummerierten Elemente (Icons, Links usw.) werden in den folgenden Tabellen erklärt. Nr. Element Zweck/Hinweise 1 Pfeile für Sortierung Sortieren nach der jew. Spalte auf- bzw. absteigend. 2 Filter zum Einschränken der Liste (auch mehrere Filter in Kombination verwendbar) Filtern: Durch Klicken auf das Icon oder den Link filtern blenden Sie den Filter ein. Wählen Sie dann einen Eintrag aus der Filterliste. Wieder die gesamte Prüfungsliste anzeigen: Wählen Sie Alle aus der Filterliste und klicken Sie auf. (Wenn es keine Einträge gibt: Klicken Sie auf filtern und dann auf neben dem Feld.) Filter schließen: Klicken Sie auf. Der Filter bleibt weiter aktiv (fette Schrift). Deaktivieren: Auf klicken und Alle wählen. 3 Info-Icon Durch Bewegen der Maus über das Icon zeigen Sie den Info-Text als Tooltipp an. Ist der Text abgeschnitten, klicken Sie auf dieses Icon, um den gesamten Text anzuzeigen.

12 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 12/86 Nr. Element Zweck/Hinweise 4 Icon zum Auswählen von Elementen Ganz oben und ganz unten im Fenster: Wählt alle Elemente in der gesamten Liste aus. In einer Bereichsüberschrift: Wählt die Elemente im betreffenden Bereich aus. Hebt die Auswahl auf. 5 Pfeile zum Öffnen und Schließen der Detailansicht (Termin-Details) grün: Klappt den Bearbeitungsbereich [6] für die betreffende Prüfung auf ( ) bzw. zu ( ). grau ( ): Bearbeitung nicht möglich. Bearbeitungsbereich für Termin-Details 6 Zu jedem Termin in der Prüfungsliste können Sie einen Bearbeitungsbereich aufklappen. Je nach Terminstatus sehen Sie sich hier vorhandene Termine an oder ändern und ergänzen Daten. Abbildung siehe unten. Navigationsbereich Enthält Links für Aktionen, die je nach gewählter Ansicht unterschiedlich sein können. 7 Bereich Gehe zu Die Links dienen u.a. zum Drucken von Listen, zum Erstellen von Prüfungen und zum Ändern von Einstellungen. Zeile Ansicht umschalten Zeile Sortieren Die Links dienen zum Bearbeiten von Terminen, zum Anmelden von Kandidaten, zum Beurteilen von Prüfungen und zum Einsehen der gültigen Prüfungsergebnisse. Die Links dienen zum Sortieren der Liste nach bestimmten Kriterien. Bei längeren Listen wird auch ein Index zum schnellen Navigieren angezeigt. Je nach Ansicht und Sortierung ändern sich einige der Bedienungselemente, wie z.b. die Schaltflächen.

13 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 13/86 3. Navigationsbereich zum Bearbeiten von markierten Terminen Wenn Sie einen oder mehrere Termine in der Prüfungsliste anhaken, wird rechts oben im Fenster ein eigener Navigationsbereich angezeigt. Die Links in diesem Bereich haben nur Auswirkungen auf die ausgewählten (angehakten) Prüfungen. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit zur gleichzeitigen Bearbeitung mehrerer Prüfungen. Achtung: Um diese Navigation wieder auszuschalten, entfernen Sie die Markierungen bzw. wählen Sie Markierung aufheben! Hinweis: Nur in den Ansichten Bearbeiten und Gültige können Prüfungen einzeln ausgewählt werden. Bereich Markierte drucken Prüfungen Markierung Zweck/Hinweise Diverse Dokumente für die ausgewählten Termine drucken (Prüfungsprotokoll, Teilnehmerlisten, etc.). Ausgewählte Prüfungen an die Fachabteilung übermitteln, Benachrichtigungen per an die Kandidaten senden, die Bearbeitungshistorie von Terminen anzeigen, Prüfungstermine kopieren u.v.m. Aufheben: Entfernt die Häkchen bei den ausgewählten Prüfungen und schließt diesen Navigationsbereich. Umkehren: Wählt die vorher nicht markierten Prüfungen aus und hebt die vorherige Markierung auf.

14 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 14/86 4. Bearbeitungs-Detailansicht In der Prüfungsliste und in der Kandidat/innen-Liste gibt es bei jedem Eintrag einen grünen Pfeil. Mit diesem rufen Sie das jeweilige Detailfenster auf. 5. Systemmeldungen Wenn Fehler auftreten oder Muss-Felder nicht ausgefüllt wurden, wird ganz oben im Fenster ein Meldungsbereich angezeigt. Jeder Meldungstyp wird mit einem anderen Icon und einer eigenen Farbe gekennzeichnet. Solange ein Fenster geöffnet ist, werden neue Meldungen oben hinzugefügt. Erfolgs- oder Informationsmeldung. Es ist keine weitere Aktion notwendig. Anzahl der Meldungen pro Typ; anklicken, um Meldungen anzuzeigen Fehler (rot). Kein Speichern möglich, solange diese Fehler nicht behoben wurden. Warnhinweis (orange) Meldungsbereich schließen Meldungsbereich öffnen Bei Fehlern, wo eine Aktion notwendig ist, können Sie mit einem Link zum betreffenden Bedienungselement bzw. Eingabefeld gehen. Das Eingabefeld, das nicht ausgefüllt wurde, ist im Link angegeben

15 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 15/86 6. Details zur Prüfungs-/Beurteilungsliste a) Welche Termine werden angezeigt? Welche Termine angezeigt werden, hängt von der gewählten Ansicht ab und davon, aus welchem Modul Sie die Prüfungs-/Beurteilungsliste öffnen: Bei Aufruf über das Modul Prüfungen anlegen/bearbeiten wird die Liste in der Ansicht Bearbeiten geöffnet. Sie sehen alle aktuellen Prüfungen, d.h. die von der Fachabteilung noch nicht gültig gesetzten. Mit den Links unter Ansicht umschalten werden Spalten mit zusätzlichen Bedienungselementen (z.b. Schaltflächen) eingeblendet, die der zu erledigenden Tätigkeit entsprechen. Beachten Sie, dass Sie mit der PV_Prüfer-Berechtigung nur eigene Prüfungen sehen. Bedienungselemente bei der Ansicht Anmelden b) Sortieren, Index Jede Sortierung ist in jeder Ansicht möglich. Bei längeren Listen wird ein Index angezeigt, mit dem Sie schneller zu bestimmten Elementen in der Liste gehen können. Der Index ändert sich je nach Sortierung, z.b. bei Sortierung nach LV-Nummern werden die einzelnen Nummern aufsteigend angeboten. Index bei Sortierung nach den Namen der Prüferinnen

16 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 16/86 c) Ansicht Bearbeiten Hinweise: Je nach Sortierung wechselt die Reihenfolge der Spalten, und es werden manche Spalten zu Haupt-Spalten (fett gesetzt). Bei Sortierung nach Anmeldeschluss gibt es eine zusätzliche Spalte mit Angabe des Monats, in dem der Anmeldeschluss für den Termin liegt. Um Prüfungsdaten zu bearbeiten, öffnen Sie mit die jeweilige Detailansicht. Element/Spalte Titel Nummer Semester mit SSt KandidatInnen beurt. / angem. / max Zweck/Hinweise Titel und Typ der Lehrveranstaltung (LV) sowie evtl. vorhandene Titel-Anmelde-Info. Der Link führt zur LV-Detailansicht. LV-Nummer Semester, über das die Prüfung abgelegt wird (Stoffsemester), und Anzahl der Semesterstunden. Beispiel für Stoffsemester: 08S = Sommersemester 2008 Anzahl der beurteilten (d.h. mit Gesamtnote - nicht Teilergebnisse) / angemeldeten / maximal möglichen Kandidaten. Der Link führt zur Kandidat/innen-Liste, wo Sie Daten der einzelnen Studierenden einsehen oder bearbeiten können, z.b. Kandidaten anmelden, Ergebnisse eingeben, Mitwirkende zuordnen. (Hinweis: Sie können zusätzlich die Spalte KandidatInnen einblenden, die die Anzahl der aktuell angemeldeten Studierenden anzeigt.) Termindatum Wochentag und Datum der Prüfung, mit Status-Icon: Schwarzes Termindatum: Termin liegt in der Zukunft oder noch nicht länger als 4 Wochen zurück. Grünes Termindatum und (mit F ): Prüfung wurde übermittelt, aber die Protokolle sind noch nicht eingelangt (bzw. wurden noch nicht eintragen). Oranges Termindatum und (mit P ): Prüfungsprotokolle wurden gedruckt. Rotes Termindatum und gelbes : Termin liegt mehr als 3 Wochen zurück.

17 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 17/86 Element/Spalte Zweck/Hinweise Blaues Termindatum und gelbes : Nach der Übermittlung wurde die Prüfung von der Fachabteilung wieder zur Bearbeitung durch die Org. freigegeben. Typ Fach/Modul/LV Prüfungstyp. Der Link führt zu einer Beschreibung. Link zur LV-Detailansicht. Titel-Anmelde-Info, wenn vorhanden. PrüferIn Weitere Uhrzeit Ort Name des Prüfers. Weitere Prüfer/innen (gilt nicht für kommissionelle Prüfungen). Nur vorhanden, wenn das Eingeben weiterer Prüfer/innen zentral an Ihrer Universität/Hochschule aktiviert wurde. Beginn- und Ende-Zeitpunkt der Prüfung, wenn festgelegt. Raum/Räume, in dem/denen die Prüfung stattfindet. Bei fixen Terminen gelangen Sie mit dem Link zum Raumplan. d) Ein- und ausblendbare Spalten (nur für Ansicht Bearbeiten ) Die folgenden Spalten können Sie nach Bedarf ein- und ausblenden sowie ihre Reihenfolge ändern (Ansicht Bearbeiten, Bereich Einstellungen, Link Ändern ). Je nach zentraler Einstellung stehen diese Informationen und die Funktionalität der Schaltflächen auch in den Prüfungsdetails zur Verfügung (aufklappen mit grünem Pfeil). Alle zusätzlichen Spalten sind eingeblendet. Spalte KandidatInnen Organisation Anmeldung von bis Abmeldung bis Zweck/Hinweise Anzahl der derzeit angemeldeten Kandidat/innen. Kennung der bearbeitenden Organisation. Um diese Org. zu ändern und damit die Bearbeitungsrechte für die Prüfung an diese Organisation abzugeben, klicken auf das Bleistift-Icon ( ). Zeitraum für die Selbst-Anmeldung von Studierenden im Web. Spätestmögliches Datum, an dem sich die Studierenden selbst im Web abmelden können.

18 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 18/86 Spalte Anmeldung Warteliste In Warteliste Beurteilen Webanz. Kontrollzahl Status/bearbeitet von/ -am Export/Import Zweck/Hinweise Die Schaltfläche Anmelden öffnet ein Fenster zum Anund Abmelden von Kandidatinnen. Die Schaltfläche ist nur bei zukünftigen Terminen aktiv. Sie öffnet die Warteliste, wo Sie Studierende auf die Kandidat/innen-Liste ummelden und sie über die Ummeldung verständigen können. Anzahl der Kandidaten auf der Warteliste. ( - bei Terminen in der Vergangenheit) Schaltfläche zum Öffnen der Kandidat/innen-Liste, wo Sie Gesamt- oder Teilprüfungsergebnisse sowie Informationen für die Studierenden zu den Noten erfassen. Web-Anzeige. Gibt an, ob der Termin im Web aufscheint und sich Studierende im Web selbst anmelden können. Automatisch beim Drucken des Prüfungsprotokolls erzeugte Prüfziffer, die auf diesem angedruckt wird und von der Fachabteilung eingegeben werden muss, um die Prüfung gültig zu setzen. Art der Änderung/Name der Bearbeiterin/Datum der Bearbeitung. Diese Schaltflächen dienen zum Exportieren von Daten im CSV-Format zwecks Notenerfassung z.b. in MS Excel und zum Importieren der ergänzten Daten in den Termin. Zum Exportieren von gültigen Prüfungen wechseln Sie in die Ansicht Gültige, markieren Sie die gewünschten Prüfungen und wählen Sie den Link Gültige Prüfungen exportieren. Fragenkatalog Anmerkung Die Schaltfläche zum Öffnen des Fragenkatalogs ist nur vorhanden, wenn Fragenkataloge an Ihrer Universität/Hochschule aktiviert wurden. Der im Feld Anmerkung in den Prüfungsdetails angegebene Text.

19 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 19/86 e) Ansicht Anmelden In dieser Ansicht scheinen zusätzlich auf: Schaltfläche Zweck/Hinweise Anmelden Warteliste Nur aktiv, wenn Anmeldungen im aktuellen Bearbeitungsstatus möglich sind. Öffnet ein Fenster zum An- bzw. Abmelden von Kandidaten. Die Schaltfläche ist nur für zukünftige Termine aktiv. Sie öffnet die Warteliste, wo Sie Studierende auf die Kandidat/innen-Liste ummelden und sie über die Ummeldung verständigen können. f) Ansicht Beurteilen Prüfungen, die noch zu beurteilen sind Schaltfläche Beurteilen Zweck/Hinweise Öffnet die Kandidat/innen-Liste, wo Sie Gesamt- oder Teilprüfungsergebnisse sowie Informationen für die Studierenden zu den Noten erfassen können. Bei Terminen, die nicht mehr bearbeitbar sind (wurden schon an die Fachabteilung übermittelt), wechselt die Schaltfläche zu Detailansicht (öffnet Kandidat/innen-Liste).

20 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 20/86 g) Ansicht Gültige Gültige Prüfungen können exportiert werden (siehe S. 73) und kopiert werden (siehe S. 34). Zuerst in der Liste markieren! Von der Fachabteilung gültig gesetzte Prüfungen Spalte/Element Gültige Beurteilungen (Schaltfläche) KandidatInnen Zweck/Hinweise Zeigt die Kandidat/innen-Liste zum ausgewählten Termindatum an, die nur die gültigen Prüfungsergebnisse enthält. Anzahl der Kandidaten bei diesem Termin. Der Link führt zur Kandidat/innen-Liste, wo Sie Daten zu den Kandidaten und zum Prüfungsergebnis einsehen, aber nicht mehr bearbeiten können. 7. Details zur Kandidat/innen-Liste Die Kandidat/innen-Liste enthält alle Studierenden, die für einen bestimmten Termin angemeldet sind (weil sie sich selbst angemeldet haben oder durch eine Prüferin oder Sachbearbeiterin angemeldet wurden). Sie führen auf dieser Liste alle Aktivitäten in Bezug auf einzelne Studierende durch. Nach dem Schließen der Kandidat/innen-Liste wird die Prüfung in der Prüfungs- /Beurteilungsliste fett hervorgehoben. a) Eintragen derselben Daten für alle oder auf der Seite angezeigte Kandidat/innen über das Bleistift-Icon ( ) Bei bestimmten Spalten (z.b. Prüfungsdatum, Prüfer/innen) können Sie durch Anklicken des Bleistift-Icons ( ) in der Spaltenüberschrift in einem Schritt entweder für alle Kandidat/innen der Prüfung oder nur für die auf der Seite ausgewählten Kandidat/innen dieselben Daten eintragen bzw. nachträglich bearbeiten. (Die Anzahl der Kandidat/innen pro Seite ist einstellbar; siehe S. 24.) Bei einigen Spalten hat das Bleistift-Icon eine andere Funktion. Details siehe unter b).

21 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 21/86 b) Standardspalten bei Sortierung nach Name Kandidat/innen-Liste zu einer Prüfung Eine vertikale orange Linie kennzeichnet Kandidatinnen mit noch nicht gespeicherten Änderungen. Spalte/Element Felder Zweck/Hinweise Dient zum Eingeben oder Ändern verschiedener Angaben zur Prüfung für die ausgewählten oder für alle Kandidaten. Achtung: Bereits eingetragene Daten werden beim Speichern überschrieben. Matr.Nr. Stud-Status, ID Matrikelnummer. Der Studienstatus gibt an, ob die Studierende derzeit für das in der Studien-ID angegebene Studium gemeldet ist: I = gemeldet; N = noch nicht weitergemeldet vor Ende der Meldungsfrist (reguläre Studierende, Status wird bei Beginn der Weitermeldefrist automatisch gesetzt und wechselt nach erfolgter Weitermeldung wieder auf I ). Name Der Link führt zur Studierendenkartei (siehe S. 76). Note Lt. Notenskala. Schnellerfassung über die Tastatur: 1. Gehen Sie mit der Tab-Taste zur ersten Zeile einer Spalte, in der Daten eingegeben werden können (oder klicken Sie mit der Maus hinein). 2. Geben Sie die gewünschten Daten ein (z.b. Sehr gut mit Taste 1, Gut mit Taste 2 etc.) - je nach Notenskala. 3. Drücken Sie die Enter-Taste (bei mehrzeiligen Textfeldern Strg+Enter); damit gelangen Sie in die nächste Zeile derselben Spalte. (Mit Umschalttaste+Enter gehen Sie zur vorigen Zeile zurück.) c) Ein- und ausblendbare Spalten (nur für Ansicht Bearbeiten ) Die folgenden Spalten können Sie nach Bedarf ein- und ausblenden sowie ihre Reihenfolge ändern (Ansicht Bearbeiten, Bereich Einstellungen, Link Ändern ). Siehe auch S. 23.

22 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 22/86 Alle ein-/ausblendbaren Spalten sind eingeblendet Element/Spalte Prüfungsdatum Zweck/Hinweise Datum, an dem das Ergebnis eingetragen wurde. Kann für die Kandidaten unterschiedlich sein. Dieses Datum wird in die Studierendenkartei übernommen und auf dem Zeugnis (Leistungsnachweis) angedruckt. Information Mit dem Bleistift-Icon ( ) ergänzen oder ändern Sie den Text in dieser Spalte. Mit dem Uhr-Icon ( ) öffnen Sie ein Fenster zum Erzeugen der Prüfungsbeginne pro Kandidat und Eingeben von Daten für die Verständigung der Kandidat/innen. Gesamten Text anzeigen: Auf (Pfeil) klicken. Anmerkung schließen: Außerhalb des Felds klicken. Prüfungsmodus PrüferIn Mitwirkende Abrechnen Stellung im Studium Wie für die Prüfung eingestellt. Bei LV: Namen der Mitwirkenden. Bei kommissionellen Prüfungen: Weitere Prüfer. Mit dem Bleistift-Icon ( ) in einer Zeile bearbeiten Sie nur die Prüfer/Mitwirkenden dieser Kandidatin. Gibt an, ob auch die Mitwirkenden/weiteren Prüfer eine Prüfungsentschädigung erhalten. Kennung der Studienplan-Version. Folgende Details werden nur angezeigt, wenn die LV eine eindeutige Zuordnung im Studienplan hat: Credits für die LV in der Version (wenn erfasst); Prüfungsfachgebiet (Fach aus dem Studienplan). Teilergebnisse Ergebnisse für Teilprüfungen, wenn vorhanden. (Teilergebnisse können über diesen Link erfasst werden.) Mit dem Icon in der Spaltenüberschrift: gelangen Sie zur Schnellerfassung von Teilprüfungsergebnissen für alle Kandidaten der Prüfung. Kartei-Anmerkung / Leistungsnachweis- Anmerkung Text, der zu dieser Prüfung in der Studierendenkartei angezeigt werden / auf dem Zeugnis (Leistungsnachweis) gedruckt werden soll.

23 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 23/86 Element/Spalte Thema Zweck/Hinweise Prüfungsthema. Sprache Status Vorb. Anm. Pflichtanmeldung Die Prüfungssprache muss nur angegeben werden, wenn sie nicht Deutsch ist. Gibt an, ob die Kandidaten vorbehaltlich angemeldet wurden (Sonderfunktionalität, siehe S. 33). : Pflichtanmeldung wurde durchgeführt, und die Kandidaten können sich nicht mehr selbst abmelden; : es wurde keine Pflichtanmeldung durchgeführt; die Kandidaten können sich selbst abmelden (sofern die Abmeldefrist noch läuft). d) Detailansicht Diese Schaltfläche schaltet die Kandidat/innen-Liste in eine Ansicht um, in der Sie Kandidaten-Details einsehen, aber nicht bearbeiten können. e) Details eines Kandidaten einblenden Mit dem grünen Pfeil ( ) zeigen Sie Details eines Kandidaten an. Die Links in diesem Bereich beziehen sich nur auf diesen Kandidaten, unabhängig davon wie viele Kandidaten in der KandidatInnen-Liste markiert sind. 8. Persönliche Einstellungen Im Modul Einstellungen können Sie diverse persönliche Einstellungen wählen. a) PV-PIN-Code ändern 1. Wählen Sie im Basisfenster das Modul Einstellungen. 2. Wählen Sie den Link PIN-Code ändern. 3. Geben Sie in das erste Feld Ihren derzeitigen und den neuen PIN-Code ein und klicken Sie auf Speichern und Schließen. b) Starten der Applikation Prüfungsmanagement nur von einem bestimmten PC (IP-Adresse) zulassen Voraussetzung: Der PC muss eine fixe IP-Adresse besitzen. 1. Wählen Sie im Basisfenster das Modul Einstellungen. 2. Wählen Sie den Link Zugriff auf aktuellen PC einschränken. Um die Einschränkung aufzuheben, wählen Sie im Basisfenster das Modul Einstellungen und wählen Sie den Link,Zugriffseinschränkung aufheben. Wenn sich die IP-Adresse Ihres PCs später ändert: Eine Person mit Berechtigung für die zentrale Prüfungsverwaltung muss Ihren PIN-Code löschen. Damit wird auch die gespeicherte IP-Adresse gelöscht.

24 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 24/86 c) Anzeige und Reihenfolge der Spalten bestimmen Das Prüfungsmanagement bietet Ihnen die Möglichkeit, je nach Bedarf bzw. je nach Größe Ihres Bildschirms die Bearbeitung komfortabler zu gestalten: In der Prüfungsliste und in der Kandidat/innen-Liste können Sie selbst wählen, welche Spalten angezeigt werden und die Reihenfolge der Spalten ändern. In der Kandidat/innen-Liste ist die maximale Anzahl der pro Seite angezeigten Studierenden einstellbar (sinnvoll, weil Sie einige Informationen für alle auf der Seite angezeigte Kandidat/innen eintragen können; siehe z.b. S. 51). Rufen Sie dazu im Navigationsbereich unter Einstellungen den Link Ändern auf (oder im Basisfenster des Prüfungsmanagements das Modul Einstellungen ). Haken Sie die gewünschten Spalten an. Mit den Pfeilen (oder einfach mit Ziehen des Spaltentitels mit der Maus) können Sie die Reihenfolge der Spalten festlegen. Speichern Sie dann die Einstellungen. Hinweis: Gilt nur für die KandidatInnen-Liste! Auch wenn Sie eine Spalte ausblenden, können Sie die jeweiligen Daten trotzdem bearbeiten. Die Bearbeitungs-Detailansicht passt sich nämlich automatisch Ihren Einstellungen an! Das heißt, diejenigen Felder, die nicht Teil der Liste sind, stehen auf jeden Fall in der Detailansicht zur Verfügung. Ausgeblendete Spalten: Daten über Detailansicht bearbeiten eingeblendete Spalten: Daten direkt in der Liste bearbeiten Zentrale Einstellungen Achtung: Einige Spalten, wie z.b. die Warteliste, werden zentral für die gesamte Universität/Hochschule aktiviert bzw. deaktiviert. Ist eine Spalte zentral nicht aktiviert, scheint sie nicht auf, auch wenn Sie sie über Ihre persönlichen Einstellungen einschalten. Auch die Standard-Einstellungen beim erstmaligen Verwenden des Prüfungsmanagements werden zentral vorgegeben. Wenn Sie im Navigationsbereich unter Einstellungen den Punkt Zurücksetzen wählen, werden die Standard-Einstellungen verwendet.

25 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 25/86 d) Anzahl von Treffern ( Paging ) in der Studierenden-Massenabfrage einstellen Sie können einstellen, wie viele Treffer einer Suche in den einzelnen Bereichen der Massenabfrage angezeigt werden. Hinweis: Auch im Massenabfrage-Fenster steht ein Link zu den Einstellungen zur Verfügung. e) Organisationsauswahl auf Basisseite hierarchisch oder nicht Damit die Liste der Organisationen auf der Basisseite schneller geladen wird, stehen standardmäßig nur jene Organisationen zur Auswahl, an denen Sie eine Berechtigung für die Prüfungsverwaltung direkt besitzen ( nicht hierarchische Darstellung). Es kann aber sein, dass Sie Rechte an einer übergeordneten Organisation besitzen, die hierarchisch nach unten, also auf untergeordnete Org. wirken. Wenn Sei diese Org. in der Liste separat sehen wollen, wählen Sie hierarchisch. Bei beiden Einstellungen werden bei Auswählen der übergeordneten Organisation in der Prüfungs-/Beurteilungsliste alle Prüfungen dieser Org. und aller ihrer untergeordneten Org. in einer gemeinsamen Liste angezeigt. Beispiel: Bei hierarchisch sind das Institut und jede untergeordnete Arbeitsgruppe separat anwählbar, bei nicht hierarchisch nur das Institut.

26 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 26/86 C) Anlegen und Abwickeln von Prüfungen Die Prüfungsabwicklung wird anhand von LV-Prüfungen beschrieben. Die Informationen gelten analog für Fach- und Modulprüfungen. Prüfungen können nur erstellt werden, wenn es eine LV (bzw. Fachprüfung/ Modulprüfung) dazu gibt und diese den Status genehmigt hat. 1. Prüfung erstellen Rufen Sie im Basisfenster das Modul Prüfungen anlegen/bearbeiten auf. Im Navigationsbereich der Prüfungsliste wählen Sie den Link Neue Prüfung anlegen. Wählen Sie zuerst den Prüfungstyp und die Lehrveranstaltung. Geben Sie dann alle nötigen weiteren Informationen an und speichern Sie die Prüfung. Ummelden von Warteliste auf Fixplatz: Befinden sich für eine Prüfung Kandidat/innen auf der Warteliste, so können Sie beim Speichern von Änderungen oder beim Anlegen eines weiteren Termins zu dieser Prüfung durch Bestätigen einer Meldung die Kandidat/innen ummelden. Die einzelnen Felder werden im Folgenden erläutert. Hinweis: Einige Daten, wie z.b. Prüfungstyp, Termindatum und Anmeldefristen, werden beim Anlegen u.u. automatisch vorgeschlagen. Prüfung erstellen Sicht als PV_AdministratorIn Hinweis: Studierende können wählen, dass sie beim Anlegen einer neuen Prüfung per verständigt werden, wenn sie an dieser LV teilgenommen haben bzw. noch nicht positiv beurteilt wurden.

27 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 27/86 Prüfungstyp Achten Sie darauf, den korrekten Prüfungstyp zu wählen. Hinweis: Welche Prüfungstypen an Ihrer Universität/Hochschule verwendet werden, wird bei der Inbetriebnahme von CAMPUSonline zentral festgelegt. Veranstaltung Wählen Sie mit Hilfe des Icons die gewünschte Lehrveranstaltung/das Fach/Modul aus. Es stehen nur genehmigte LV/Fächer/Module zur Auswahl. Hinweis: Die zwei durch einen Schrägstrich getrennten Werte nach dem Namen der Veranstaltung (z.b. 0 / 2 ) geben die Semesterstunden im WS bzw. SS an. Mit Fach / Modul suchen Sie nach Fachprüfungen, Jahreslehrveranstaltungen und Prüfungsakten sowie nach Modulen (sofern an Ihrer Universität/Hochschule in Verwendung). PV-Prüfer haben nur LV zur Auswahl, wo sie selbst Vortragende sind. PV- AdministratorInnen können alle genehmigten LV auswählen, bei denen diese Organisationseinheit als prüfende Organisation eingetragen ist. Es kann vorkommen, dass die prüfende Organisation nicht die betreuende ist und Sie daher die LV nicht finden. Kontaktieren Sie in diesem Fall die zentrale Fachabteilung, die diese Festlegungen treffen kann. Mit dem Icon ganz rechts im Suchfenster können Sie die Stellung der Veranstaltung in Studienplänen anzeigen. Titel-Anmelde-Info Optionaler Zusatztext, der beim Prüfungstermin aufscheint. Beispiel: Wenn sich für die Prüfung zu den LV Mechanik 1 und Mechanik BA nur Studierende jeweils nur Studierende bestimmter Studienrichtungen anmelden sollen, geben Sie als Titel-Ergänzung den Text nur für Maschinenbauer bzw. nur für Bauingenieure ein. Hinweis: Diese Information gilt für alle Prüfungen zur gleichen LV und wird bei Änderungen automatisch bei allen Terminen aktualisiert. Für Hinweise zu einem bestimmten Termin verwenden Sie das Feld Anmerkung. Termin Zu Ihrer Information und zum leichteren Planen der Prüfung können Sie mit Hilfe von Schaltflächen Folgendes anzeigen: Die Termine-Übersicht für die LV. Die Liste der Prüfungen am gleichen Tag aus den Studienplänen, denen die LV/das Fach/das Modul zugeordnet ist oder eine Liste aller im System eingetragenen Prüfungen für diesen Tag. (Zuerst überprüfen, dass Sie das korrekte Termindatum eingetragen haben.)

28 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 28/86 Termindatum: Datum und Beginnzeit der Prüfung, sofern es sich um eine tatsächlich stattfindende Prüfung handelt (z.b. bei Vorlesungen). Das Prüfungsdatum kann später für einzelne Kandidaten abweichend vom Termindatum eingegeben werden, aber es muss nach dem Termindatum liegen. Auch Prüfungen ohne Termindatum sind möglich (löschen Sie Datum und Zeit aus dem Feld). Spätestens beim Protokolldruck muss das Termindatum oder Prüfungsdatum eingetragen werden. (Siehe S. 57.) Das Termindatum wird auf das Zeugnis gedruckt, wenn für den einzelnen Kandidaten kein Prüfungsdatum angegeben wird. Durch Ändern des Datums oder der Beginnzeit können Sie den Termin bei Bedarf verschieben (Details siehe S. 33). Hinweis: Termine zur Erfassung der Note (keine tatsächliche Prüfung): Das Termindatum kann auch in der Vergangenheit liegen, z.b. in folgenden Fällen: a) bei Zeugnis-Nacherfassung. b) bei LV mit immanentem Prüfungscharakter: Als Termin sollten Sie eintragen: - entweder den letzten Tag im Semester (wenn alle Noten gleichzeitig erfasst werden), - oder den Termin des frühesten Beurteilungsdatums, z.b. wenn die erste Kandidatin beurteilt wird. Danach werden laufend die weiteren Kandidaten zur selben Prüfung hinzugefügt, mit dem jeweiligen Prüfungsdatum. Notenskala Folgendes wird zentral an Ihrer Universität/Hochschule eingestellt: Die möglichen Notenskalen. Ob die beim Anlegen der ersten Prüfung für ein bestimmtes Stoffsemester gewählte Notenskala auch bei allen weiteren Prüfungen der gleichen LV für dieses Semester verwendet werden muss. Prüfungsmodus Der hier gewählte Prüfungsmodus ist genau genommen nur eine Voreinstellung. Sie können den Modus für jede/n Studierende/n getrennt festlegen (im Modul Prüfungen beurteilen ). Bei Lehrveranstaltungen, die auf der Haupt-LV-Art VO (Vorlesung) beruhen, gibt es die Prüfungsmodi S (schriftlich), M (mündlich) und U (schriftlich und mündlich). Bei Lehrveranstaltungen, die auf den Haupt-LV-Arten UE (Übung) und SE (Seminar) basieren, wird automatisch der Modus B Beurteilt/immanenter Prüfungscharakter eingetragen). Hinweis: Die korrekte Auswahl kann je nach den Gegebenheiten Ihrer Universität/Hochschule für eine eventuelle Prüfungsentschädigung wichtig sein. Beispiel: bei Prüfungsmodus U (schriftlich + mündlich) Wertung als 2 Prüfungsvorgänge, d.h. eventuell mehr Entschädigung. Es kann zentral an Ihrer Universität/Hochschule eingestellt sein, dass der beim Anlegen der ersten Prüfung für ein bestimmtes Stoffsemester gewählte Prüfungsmodus auch bei allen weiteren Prüfungen der gleichen LV für dieses Semester verwendet werden muss.

29 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 29/86 Sperrdauer Dauer der Anmeldesperre in Tagen ab dem Prüfungsdatum. Die Sperre gilt für Anmeldungen zu dieser und allen gleichen LV und wird automatisch aktiv, wenn ein Kandidat mit der Note X Nicht erschienen beurteilt wird. Die Sperre greift auch, wenn sie nachträglich (nach dem Beurteilen) eingetragen wird. Details siehe Kapitel Sperre bei Nicht-Erscheinen von Kandidatinnen zu einer Prüfung, S. 76. An Ihrer Universität/Hochschule kann Folgendes zentral festgelegt worden sein: - Dass bei bestimmten Prüfungstypen keine Sperrdauer eingegeben werden kann. - Die maximale Dauer der Sperre (im Allgemeinen 90 Tage). Dieser Wert wird unterhalb des Felds Sperrdauer angezeigt. Max. Teilnehmer Das Begrenzen der Teilnehmeranzahl hat folgende Auswirkungen: Wenn an Ihrer Universität/Hochschule Wartelisten verwendet werden: Bei Erreichen der Anzahl werden weitere Studierende bei der Anmeldung zur Prüfung automatisch auf eine Warteliste gesetzt. Ohne Wartelisten: Studierende können sich zu diesem Termin nicht anmelden. Ort(e) Dient zur Buchung eines Raumes für den Prüfungstermin. a) Suchen Sie mit Hilfe des Icons den gewünschten Raum und wählen Sie ihn aus der Liste der Ergebnisse aus. b) Legen Sie das Datum sowie die Beginn-Zeit und Ende-Zeit der Prüfung fest. c) Klicken Sie auf Eintragen. Falls es Terminkollisionen gibt, öffnen Sie mit dem Kalender-Icon den Terminkalender des gewählten Raums und suchen Sie einen freien Termin. Tipp: Über das Icon Prüfungstermine auf der Organisationsseite können Sie Ihren neuen Termin ansehen. Es werden zwei Räume zur Prüfung zugeordnet

30 CAMPUSonline Userguide Prüfungsmanagement (dezentrale Prüfungsverwaltung) Seite 30/86 Hinweise: Sie können wenn nötig auch mehrere Räume für dieselbe Prüfung buchen und umgekehrt mehrere Prüfungen zu einem Ort zuordnen. Die Raumverwalterin muss (wie bei LV-Terminen) Ihre Wunschreservierung erst bestätigen. Wenn der Raum keinen Raumverwalter hat, wird der Termin automatisch fixiert und bestätigt. Solange die Wunschreservierung noch nicht bestätigt ist, sehen Sie im Terminerfassungsfenster im Feld Reserviert ein Fragezeichen (? ). Solange kein Ort reserviert wurde, sehen Sie den Text Ort ist nicht fixiert. Studierende sehen in beiden Fällen bei der Prüfung den Text Ort ist nicht fixiert. Sobald die Wunschreservierung (bei mehreren die aller Räume) bestätigt ist, wird statt des? der Ort angezeigt (auch für Studierende). Siehe auch S. 82. LV-Prüfungen: Eventuell wurde eine geplante Ort/Zeit-Angabe schon bei den LV- Terminen erfasst (LV-Termintyp Prüfung geplant ). Wenn Sie den tatsächlichen Prüfungstermin nun zur geplanten Zeit im geplanten Raum anlegen, ist der Termin in diesem Raum automatisch bestätigt. Gesperrte Räume können nicht reserviert werden; ein eventuell eingetragener Sperrgrund wird im Meldungsbereich angezeigt. Prüferin/Vorsitzende Hinweise: Es kann nur eine Person als Prüfer/in eingetragen werden diese Person scheint auf dem Zeugnis auf. Je nach zentraler Einstellung können Sie bei nicht-kommissionellen Prüfungen mehrere Prüfer/innen zuordnen (Feld Weitere vorhanden oder nicht). Weitere Prüfer bei kommissionellen Prüfungen sowie Mitwirkende bei allen Arten von Prüfungen ordnen Sie immer bei den Kandidaten auf der Kandidat/innen-Liste zu. Auswahl: Der Vortragende bzw. einer der Vortragenden der LV wird automatisch als Prüfer übernommen. Mit der PV_Prüfer-Berechtigung können Sie keine anderen Personen eintragen. Mit der PV-Administrator-Berechtigung können Sie andere Personen als Prüfer zuordnen: Suchen Sie dazu mit Hilfe des Icons die gewünschte Person. Die weiteren Vortragenden der LV werden gelistet und können einfach ausgewählt werden (Namen anklicken und Auswahl übernehmen ). Wenn die gewünschte Person nicht in der Liste ist (z.b. im Vertretungsfall), verwenden Sie den Link Alle. Damit können Sie aus allen Personen der Universität/Hochschule auswählen. Achtung: Es gilt dabei die in Kapitel A 4 erwähnte Einschränkung nur Personen mit bestimmten Beschäftigungsverhältnissen sind wählbar (zentrale Festlegung). Für LV-Prüfungen: Ist die gewünschte Person auch nicht in dieser Gruppe, so muss sie zuerst in der Lehrerhebung im LV-Parameterfenster explizit als Prüfer zugeordnet werden (Lehrerhebungs- bzw. Befassungsrechte nötig).