Anwendbarkeit des Kerndatensatzes Forschung am Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung - UFZ , Martin Sand

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Gabriel Schuster
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1 Anwendbarkeit des Kerndatensatzes Forschung am Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung - UFZ , Martin Sand

2 Das UFZ Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung UFZ 1100 Mitarbeiter an 3 Standorten 37 Department + Verwaltung + Stäbe Zentrale Stelle für Berichtswesen (bezogen auf KDSF) Zentrale IT SEITE 2

3 SEITE 3 ANWENDBARKEIT

4 Allgemeiner Aufbau (technische Sicht) Stab Zentrumsentwicklung und Controlling Berichtserstellung SAP-Business Intelligence (zentral) Datenaufbereitung / -zusammenführung SAP Personal SAP Finanz Doktorandenverwaltung Publikationsdatenbank Datenerfassung Vertragsmanagement Drittmitteldatenbank

5 SAP Business Intelligence (BI) Data Warehouse + Auswertungstools von SAP Definition von Kennzahlen ( Kerndatum) und Merkmalen ( Ausdifferenzierung) Datencubes Seite 5

6 SAP Business Intelligence (BI) Hierarchisierung von Merkmalen möglich Merkmale können auf verschiedenen Berichten mit Ihren Eigenschaften verwendet werden Verknüpfung / Beziehungen abbildbar Zugriff über Excel-Tool oder Web-Portal Am UFZ: Paralleler Aufbau der Berichte für KDSF (unter Verwendung bestehender Merkmale) Perspektivisch SAP BW on HANA / Business Objects Umfangreiche, Detaillierte Betriebsvereinbarung Seite 6

7 Publikationsdatenbank Zentrale Erfassung aller Publikationen des UFZ durch Bibliothek Eigenentwickelte Webapplikation Unter anderen erfasste Daten Stammdaten (Titel, Publikationstyp etc.) Autoren Organisatorische Zuordnung / Projektzuordnung Volltext Impact Factor Generierung von Publikationslisten Seite 7

8 Doktorandenverwaltung Pflege von Doktorandeninformationen durch eigenen Stab (zentral) und Doktoranden selbst (dezentral) Eigenentwickelte Webapplikation Unter anderen erfasste Daten Stammdaten (Name, Geburtsdatum etc.) Organisatorische Zuordnung / Projektzuordnung Betreuer Leistungen Kurse Hochschulinformationen Seite 8

9 Drittmitteldatenbank Zentrale Erfassung aller Drittmittelprojekte durch zentrale Fachabteilung Eigenentwickelte Webapplikation Von der Skizze bis zum bewilligten Projekt Unter anderen erfasste Daten Stammdaten (Projektbezeichnung, Laufzeit etc.) Beteiligte Organisationseinheiten Informationen zum Projektpartner Beträge Art der Beteiligung (Koordination, Partner etc.) Seite 9

10 Zusammenfassung SAP BI als zentrales Auswertungssystem und als Datenquelle für Auswertungen Zentrale Datenbasis Eigenentwickelte Speziallösungen Gut erweiterbar Standardsoftware (SAP, Vertragsmanagement) (meist) zentrale Datenerfassung Kerndatensatz technisch mit Hilfe von BI gut abbildbar Seite 10

11 Inhaltliche Abbildbarkeit Je Bereich unterschiedlich Mapping von Internen Bezeichnungen / Abbildungen auf Kerndatensatz an vielen Stellen notwendig z.b. Personalkategorie anhand u.a. Mitarbeiterkreis oder Publikationstyp anhand u.a. Referenztyp Informationen zum Teil aktuell nicht erfasst (gering) Genaue Prüfung mit den einzelnen Fachabteilung ausstehend Seite 11

12 DER PAKTBERICHT ALS ANWENDUNGSFALL Seite 12

13 Der Paktbericht als Anwendungsfall? Pakt für Forschung und Innovation Vereinbarung über forschungspolitische Ziele des Bundes und der Länder mit der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG), der Fraunhofer-Gesellschaft (FhG), der Max- Planck-Gesellschaft (MPG), den Zentren der Helmholtz-Gemeinschaft (HGF) und den Einrichtungen der Leibniz-Gemeinschaft (WGL) Die Gemeinsame Wissenschaftskonferenz (GWK) überprüft und bewertet erzielte Fortschritte in einem jährlichen Monitoring-Bericht auf Basis einer entsprechender Berichterstattung durch die Wissenschaftsorganisationen Die Monitoring-Berichte werden veröffentlicht: Das Berichtssystem selbst unterliegt einem Prozess der Fortentwicklung Slide 13

14 Der Paktbericht als Anwendungsfall? Monitoring-Bericht (jährlich) 1. Zusammenfassung wesentlicher Entwicklungen und Fortschritte seit dem letzten Monitoring (Bewertung, Sachstand und Rahmenbedingungen) 2. Anhang: Tabellen 3. Anhang: Einzelberichte der Wissenschaftsorganisationen mit ausführlichen Darstellungen Anhang Tabellen: In den Tabellenteil fließen Indikatoren und Kennzahlen ein, die durch die Wissenschaftsorganisationen gemeldet werden Slide 14

15 Der Paktbericht als Anwendungsfall? Passfähigkeit des Kerndatensatzes zum Monitoring-Bericht Abgleich der im Monitoring-Bericht 2015 aufgeführten Kennzahlen auf Tabellenebene mit der Spezifikation des Kerndatensatzes Anhang enthält 36 Tabellen, davon 9 mit organisationsspezifischen Kennzahlen (vorwiegend für DFG) -> diese wurden nicht betrachtet Übrige Tabellen entweder mit Daten aller 5 Wissenschaftsorganisationen oder zumindest mit Daten der FhG, HGF, MPG und WGL Qualifizierte Einschätzung, KEINE 100%-ige Überprüfung der Definitionen: Abgleich der Stichtage / Berichtszeiträume Abgleich der Personalkategorien / Personalgruppen Abgleich der betriebswirtschaftlichen Definitionen (z.b. Zuflüsse, Erträge, Einnahmen, Gesamtbudget, Zuwendungen) Slide 15

16 Der Paktbericht als Anwendungsfall? Passfähigkeit des Kerndatensatzes zum Monitoring-Bericht 14 der 27 betrachteten Tabellen lassen sich mit der Kern - Spezifikation des KDSF ohne bzw. mit geringen Anpassungen bedienen Eine der 27 betrachteten Tabellen läßt sich mit der Schale des KDSF bedienen (Erträge aus Schutzrechten) Fünf der 27 betrachteten Tabellen enthalten Daten, die teilweise im KDSF abgebildet sind Sechs der 27 betrachteten Tabellen sind nicht mit dem KDSF addressierbar Slide 16

17 Der Paktbericht als Anwendungsfall? Passfähigkeit des Kerndatensatzes zum Monitoring-Bericht Größte Differenzen zwischen Monitoring-Bericht und Spezifikation KDSF: PostDocs und Nachwuchsgruppen im Monitoring-Bericht, derzeit nicht im KDSF berücksichtigt (aber für Weiterentwicklung empfohlen) EU-Drittmittel werden im Monitoring-Bericht differenziert dargestellt (ERC und Rahmenprogramm) Keine Differenzierung im KDSF unterhalb der Ebene Drittmittel EU Teilweise Aufschlüsselung im Monitoring-Bericht nach Entgelt- /Vergütungsgruppe & nach Führungsebenen KDSF differenziert nicht nach Eingruppierung (lediglich Besoldung/Vergütung von Professoren) bzw. nach Führungsebenen Slide 17

18 Der Paktbericht als Anwendungsfall? Fazit Substantieller Teil der Daten für Monitoring-Bericht passfähig zur Spezifikation KDSF Zukünftige Entwicklung/Anpassung sowohl des Pakt-Monitorings als auch des KDSF ermöglichen höheren Anteil an KDSFkonformen Daten im Monitoring-Bericht (teilweise bereits für Weiterentwicklung durch WR empfohlen) Planung UFZ: Pakt-Monitoring nach IT-seitiger Implementierung des KDSF als Testfall für die Bedienung von Berichtspflichten Slide 18

19 Kontakt Inhaltlich (ab August): Dr. Charles Junghanns Technisch: Martin Sand Slide 19 Page 19

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