KundenWelt. Themenschwerpunkt: Sage eservices 2.0 (S. 10) Einblicke: Schöne Aussichten Ein Gastbeitrag von Peter Dewald (S. 6)

Transkript

1 September 2011 KundenWelt Die grüne Kundenzeitschrift für Sage Software-Anwender klimaneutral produziert und versendet! Themenschwerpunkt: Sage eservices 2.0 (S. 10) Einblicke: Schöne Aussichten Ein Gastbeitrag von Peter Dewald (S. 6) Produktinformation: Business Process Management mit der Office Line Evolution (S. 22) Sage Software GmbH, Emil-von-Behring-Straße 8 14, Frankfurt/Main PSdg. * DPAG * Entgelt bezahlt

2 Lehnen Sie sich entspannt zurück denn mit dem Sage Wartungs- Service sind Sie automatisch gut versorgt. Automatische Aktualisierungen via Internet oder DVD: Neue Funktionen und Optimierungen werden automatisch eingepflegt. Hohe Investitionssicherheit: Ihre Software ist immer auf dem aktuellsten Stand. 24h-Zugang zur Wissensdatenbank mit folgenden Inhalten: Tipps und Tricks, Fragen und Antworten, Anleitungen und Downloads. Interessiert? Dann fragen Sie Ihren Business Partner oder Ihren Sage Kundendialog unter Wissensdatenbank-Info-Service & LiveUpdate-Newsletter: Bleiben Sie immer auf dem aktuellsten Stand zu Ihrem Produkt. Alle Neuerungen zu Ihrer Software finden Sie jederzeit unter:

3 Inhalt Editorial 4 In Kürze Einblicke 6 Schöne Aussichten Man lernt nur dann und wann etwas, aber man vergisst den ganzen Tag. Arthur Schopenhauer ( ), dt. Philosoph Business Business Process Management 10 Die Tage des klassischen Aktenordners sind gezählt Themenschwerpunkt Sage eservices Sage eservices kleine Erweiterungen mit großem Nutzen 14 Sage E-Marketing für ACT! 16 Erfolgreiche Lohn-Software aus der Wolke Produktinformation 18 Ready to Work! Sage Personalwirtschaft im neuen Outfit 20 Sage New Classic die Zweite 22 Business Process Management (BPM) mit der Office Line Evolution Anwenderbericht 24 Konsequent die Bedürfnisse der Kunden im Blick 25 Wie viel Umsatz steckt in Ihren Kundendaten? 26 Visionen mit Zukunft Service 27 Wissensdatenbank 28 Sage Schulungsangebot Workshop 29 Office Line Aktuelles 31 PinnWand / Impressum Liebe Leserinnen, liebe Leser, unserer modernen Umwelt haben wir eine schier überwältigende Informationsflut und unendliche Möglichkeiten zu verdanken. Besten Dank an das Internet und die Wissenschaft. Nur: Wie kommt man damit im Alltag zurande? An alles Mögliche muss man denken: Man schreibt sich Post-its, Memos, speichert sich eine Erinnerung in sein Handy. Und tagtäglich sind viele Entscheidungen zu fällen: beim Kauf einer Kamera die beste Wahl zu treffen, den Lieblingsjoghurt im riesigen Regal der Frischetheke zu erspähen oder sich auf das nächste Urlaubsziel zu einigen. Glücklicherweise hat uns Mutter Natur einen erstaunlich simplen Mechanismus zukommen lassen: das adaptive Vergessen. Unser Gedächtnis speichert eben nicht willkürlich alle Informationen ab, die wir für so wichtig erachten, sondern schiebt unnötige Informationen beiseite. Weniger ist mehr! Eine solche kognitive Einschränkung unseres Gehirns schützt vor der Gefahr, zu viele Informationen zu verarbeiten. So führt Vergessen in der Regel zu einer Strukturierung der Gedächtnisinhalte, d. h. bedeutsame Dinge werden prägnanter. Dinge, die uns gleichgültig sind, werden schneller vergessen als solche, die starke Emotionen hervorrufen. Darunter halten wiederum positive Emotionen die Dinge länger im Gedächtnis als gleich starke negative. Die alten Zeiten waren deshalb die guten Zeiten, weil selektiv die neutralen und negativen Dinge zugunsten der positiven vergessen werden. Aber wie soll ich dann gute Entscheidungen treffen, wenn mein Gehirn ständig irgendwelche Informationen aus meinem Gedächtnis streicht? Auch hier gilt: Weniger ist mehr! Zu viele Informationen können lähmen und die Situation komplizierter erscheinen lassen, als sie ist. Vertrauen Sie doch mal auf Ihr Bauchgefühl! Oder in Sachen Software auf uns! Erfreuen Sie sich anschließend an der Zeitersparnis! Diese könnten Sie für eine schöne Pause nutzen und alles andere um sich herum mal vergessen. Nach den Memos. Bis bald, Ihre hoffentlich unvergessene Leiterin Kundenmarketing Sage KundenWelt 3/2011 3

4 In Kürze GoGreen-Zertifikat für die KundenWelt Wie wir Ihnen bereits in der Ausgabe Dez./2010 mitgeteilt haben, haben wir uns im Falle der Sage KundenWelt unter anderem für eine klimaneutrale Versendung entschieden. Das belegen die im Impressum abgebildeten Logos und Zertifikatsnummern. Als Teilnehmer des GoGreen-Pro- gramms der Deutschen Post kompensierten wir im vergangenen Jahr t CO ² durch Klimaschutzprojekte in Indien, China, Brasilien und der Türkei. Wir haben unsere Verantwortung erkannt und dafür gab es von der Deutschen Post DHL das erste GoGreen-Zertifikat. Einstellung der EU-Standardüberweisung Ab Dezember 2011 endet der Parallelbetrieb von SEPA- Überweisungen und EU-Standardüberweisungen. Entsprechend werden die letzten elektronischen Einreichungen von der Bundesbank nur noch bis zum 2. Dezember entgegengenommen (Quelle: download/zahlungsverkehr/201106_newsletter_zv.pdf). Informieren Sie sich rechtzeitig bei Ihrem Business Partner, ob Ihre eingesetzte Lösung SEPA-fähig ist oder eine aktuelle Version für das SEPA-Verfahren notwendig ist. EU schiebt SEPA an Deutsche Kontonummern und Bankleitzahlen haben bald ausgedient. Sie werden mit der vollständigen Umsetzung von SEPA (Single Euro Payments Area) durch die 22-stellige IBAN (International Bank Account Number) ersetzt. Nach dem Willen der EU-Kommission sollen 2013 alle Überweisungen und ab 2014 auch Lastschriften europaweit auf das neue Verfahren umgestellt sein. Bei den Vorbereitungen für SEPA hinkt Deutschland den anderen europäischen Staaten hinterher. Weniger als ein Prozent der Überweisungen werden heute hierzulande im SEPA-Format eingereicht. Das liegt nicht nur daran, dass kaum jemand seine IBAN kennt. Es gibt auch noch offene Fragen. Zum Beispiel, ob für SEPA-Lastschriften ein neues Mandat eingeholt werden muss? Wäre dem so, würden den Unternehmen zusätzliche Kosten entstehen. Sage Software unterstützt schon heute mit seinen Produkten den neuen Zahlungsverkehr. 4 Sage KundenWelt 3/2011

5 Das Sage AppCenter bald im neuen Look&Feel Zusatz-, Branchen- oder prozessoptimierende Lösungen im Sage Appcenter finden Sie arbeitserleichternde Software. Ob auch Sie zukünftig Zeit oder Kosten sparen, hängt von Ihnen ab: Sage bietet Ihnen hier zahlreiche Lösungsmöglichkeiten unserer Business Partner an. In Kürze verbessern wir für Sie das Look&Feel der dann haben Sie alle Informationen auf einem Blick und das ohne lange Suche! Academy24 Individuelle online Termine Bei unserer Sage Academy ist es möglich, Individualtermine online durchzuführen, sprich ein Sage Berater kommt nicht zu Ihnen ins Haus, sondern schaltet sich online bei Ihnen auf. Kleine Anfragen lassen sich so kostengünstig klären und Sie erhalten zeitnah eine Lösung, anstatt auf einen Termin warten zu müssen. Viele Kunden nutzen dies heute schon. Die Sitzung kann aufgezeichnet werden, so dass z. B. eine im Urlaub befindliche Kollegin die Online-Schulung anschauen kann. Mehr zum Thema finden Sie unter: Bundesministerium der Finanzen (BMF) reagiert auf Kritik an der E-Bilanz Das BMF hat am einen neuen Entwurf des Anwendungsschreibens zu 5b EStG veröffentlicht. Grundsätzlich sind die Inhalte der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung erstmals für das Kalenderjahr 2012 (bzw. bei abweichendem Wirtschaftjahr für das Wirtschaftsjahr 2012 /2013) elektronisch zu übermitteln. Die Finanzverwaltung wird jedoch nicht beanstanden, wenn dieses Erstjahr noch nicht entsprechend elektronisch übermittelt wird. Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung sind in diesen Fällen in Papierform abzugeben. Mithilfe von Sage Produkten werden Sie sowohl zur E- Bilanz-konformen Erfassung Ihrer Daten als auch zu deren Übermittlung in der Lage sein. Erfahren Sie mehr unter Sage KundenWelt 3/2011 5

6 Einblicke Schöne Aussichten Ein Gastbeitrag von Peter Dewald. Zukünftig werden alle wesentlichen Sage Lösungen auch als Cloud-Version verfügbar sein. Die Vorteile: eine hohe Flexibilität und Wahlmöglichkeit für unsere Kunden. Peter Dewald, Geschäftsführer der Sage Software GmbH Die IT-Industrie entwickelt in immer kürzeren Abständen Neuerung um Neuerung. Auch bei Sage schaffen wir so manche Innovation, die das Arbeitsleben unserer Kunden in Zukunft noch ein Stückchen leichter machen wird. Laut einer Umfrage, die Sage im Dezember 2010 unter Teilnehmern durchgeführt hat, plant fast jedes dritte mittelständische Unternehmen in Deutschland in diesem Jahr einen verstärkten Einsatz von webbasierten oder mobilen Technologien. Als entscheidenden Vorteil nannten die Befragten die gesteigerte Effizienz ihrer Unternehmensabläufe. Aufgrund der wachsenden Nachfrage nach webbasierten Diensten hat Sage vor Kurzem eine Web-Strategie vorgestellt, die darstellen soll, welche neuen Möglichkeiten unsere Anwender zukünftig beim Software-Kauf haben werden. Dabei unterscheiden wir zwischen zwei unterschiedlichen Herangehensweisen: Sogenannte Connected Services verknüpfen und erweitern unsere bestehenden lokal installierten Produkte mit innovativen Web-Angeboten. Sie sind eng mit den bestehenden Anwendungen wie der Office Line oder unseren CRM-Produkten integriert und ergänzen diese durch zusätzliche Features und Funktionen aus dem Internet. Hierzu gehören z. B. Dienste zur Sicherung der Programme und Daten wie unsere Back-up oder Security Services für die GS-Produkte. Aber auch der elektronische Rechnungsversand aus der Office Line oder Classic Line sind mit solchen ver- bundenen Diensten möglich. Ebenfalls in diese Kategorie fallen mobile Anwendungen, wie etwa die Verbindung von mobiler Zeiterfassung mit unseren personalwirtschaftlichen Lösungen oder mobiles CRM bei Sage CRM oder SalesLogix. Sogar erste Angebote, die die sogenannten Sozialen Medien in unsere Produkte einbinden, gibt es: So werden Social CRM -Komponenten in unseren Kundenmanagementlösungen ACT! und Sage CRM verwendet und verknüpfen damit die vor Ort installierten CRM-Programme mit Internetdiensten wie Xing oder Google Maps. Viele Vorteile für die Anwender Zum einen werden die Lösungen subskriptions- oder transaktionsbasiert je nach Nutzungsintensität und -dauer abgerechnet. Das spart Geld und hilft Unternehmen dabei, Spitzen bei der Nutzung besser abzufedern. Zudem steigt die Effizienz und Produktivität, weil bestimmte Aufgaben wie etwa der Rechnungsversand nicht länger über den Papier- und Postweg erledigt werden, sondern direkt über die Internetwolke zum Empfänger gelangen. Darüber hinaus helfen zahlreiche Dienste unseren Kunden, ihre Aufgaben mobil zu erledigen und damit deutlich flexibler arbeiten zu können. Komplette Web-Lösungen für kleine Unternehmen Neben den Connected Services erweitern wir unter dem Begriff der Online Business Solutions unser zukünftiges Produktangebot auch um rein webbasierte Produkte. Im Einstiegssegment können dies Software-as- 6 Sage KundenWelt 3/2011

7 platz oder die Performance per Knopfdruck angepasst werden. Zudem können Anwender über einen Internet-Browser von überall und zu jeder Zeit auf diese Dienste zugreifen. Sie sehen, dass Sage zahlreiche innovative Ideen hat, um Ihnen die Arbeit in Zukunft noch ein wenig leichter und Ihr Geschäft effizienter zu machen. Technik kann zwar nie ein Selbstzweck sein, aber klug eingesetzt hilft sie uns, den neuen Herausforderungen des Geschäftslebens besser begegnen zu können. Connected Services von Sage a-service-(saas)-lösungen sein, wie etwa unser vor zwei Jahren gestarteter Lohnabrechnungsservice Weitere Ideen, die wir in diesem Bereich für Deutschland haben, sind etwa Online- Portale, mit denen unsere Kunden ihr Rechnungswesen abwickeln können, oder Bezahldienste, die bei Finanztransaktionen im Internet helfen. Auch bei den Online Business Solutions für den Einstiegsbereich liegen die Vorteile für den Anwender auf der Hand: Die Dienste sind jederzeit und von jedem Ort häufig sogar mobil erreichbar. Neben der Flexibilität werden auch diese Dienste nutzungsabhängig abgerechnet, d. h., es entstehen keine oder kaum Kosten, wenn man den Dienst einmal nicht nutzt. Zudem sind die Einstiegshürden für den Einsatz derartiger Lösungen extrem gering, weil sie einfach und intuitiv wie eine Website zu bedienen sind und keine Anschaffungskosten für Hardware oder Software verursachen. Online Business Solutions für den Mittelstand Für den mittleren und gehobenen Mittelstand werden wir in den kommenden Jahren unsere wesentlichen ERP-, CRMund Personalwirtschaftslösungen auch über das Internet verfügbar machen. Dafür werden wir die Lösungen in Rechenzentren zur Verfügung stellen und so den Betrieb der Hardware weitestgehend für unsere Kunden übernehmen. Mit Sage- CRM.com ist bereits heute ein erstes Produkt in Deutschland als Cloud-Lösung verfügbar. SalesLogix läuft in den USA auf einer Internet-Plattform, bei der sogar Rechnergeschwindigkeiten oder zusätzliche Arbeitsplätze in wenigen Minuten hinzugebucht werden können. Die Vorteile für den Kunden: Die gehosteten Lösungen bieten eine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit. Je nach Anforderungen, z. B. durch saisonale Schwankungen, können zusätzliche Anwender, Speicher- Anzeige Sage KundenWelt 3/2011 7

8 Business 2.0 Business Process Management Definition und Nutzen Business Process Management ist ein Sammelbegriff für eine Reihe von Methoden, die der strategischen Ausrichtung sowie der Entwicklung und Verbesserung von Geschäftsprozessen dienen. Das gilt unabhängig von verwendeten Technologien, Business Process Management muss also nicht zwangsläufig etwas mit IT zu tun haben. Die Wirkung von Business Process Management ist umso stärker, je komplexer eine Organisation ist und je mehr informationszentrierte, sich wiederholende betriebliche Abläufe darin existieren. Dort lässt sich mit Business Process Management die Transparenz, Effizienz und Agilität der Organisation signifikant steigern. Große Banken und Versicherer gehören zu den klassischen Anwendern von Business Process Management, ein Kreativbüro mit drei Mitarbeitern eher nicht. Dazwischen befindet sich der industrielle Mittelstand, der Business Process Management bislang weitgehend ignoriert hat, aber sehr davon profitieren könnte. Neue Bedingungen erfordern neue Konzepte Die Strukturen wandeln sich von hierarchischen Strukturen... Verbreitung in Deutschland Das organisatorische Prozess-Management ist in Deutschland traditionell stärker etabliert als in anderen Ländern, wobei auch dies von Branche zu Branche variiert. Die IT-Perspektive von Business Process Management, also das Human Workflow Management, und SOA-Ansätze, stehen hierzulande ähnlich wie in Amerika oder Großbritannien noch am Anfang. Deutsche Unternehmen können jetzt einen Vorsprung erzielen, wenn sie ihre Stärke im organisatorischen Prozess- Management mit den neuen Methoden und Techniken der IT-Perspektive kombinieren Strukturwandel in Unternehmen zu prozessorientierten Strukturen Jede Reise beginnt mit einem ersten Schritt Die Prozessorientierung eines Unternehmens erreicht man weder von heute auf morgen noch mit langlaufenden strategischen Projekten ohne kurzfristigen ROI. Die einzig praktikable Lösung ist ein Stepby-Step-Vorgehen, bei dem jeder Schritt ein überschaubares und beherrschbares 8 Sage KundenWelt 3/2011

9 Projekt darstellt, das einen direkt spürbaren Nutzen generiert. Solche Projekte drehen sich in den meisten Fällen um die Verbesserung existierender Prozesse, seltener um die reine Prozessdokumentation oder die Einführung völlig neuer Prozesse. Die Kunst besteht nun darin, dass die jeweiligen Projektresultate keine Insellösungen darstellen dürfen, sondern sich in ein Gesamtkonzept zur Erhöhung des Business-Process-Management- Reifegrades einordnen. Es handelt sich also um eine Etappenwanderung, die Karte und Kompass erfordert. (Quelle: Business Process Management und ERP Kernprozesse eines Unternehmens aus den Bereichen Warenwirtschaft, Rechnungswesen, Lager und Produktion sind in heutigen ERP-Systemen bereits hinreichend gut abgebildet. Allerdings haben diese Prozesse einen eher statischen, festgelegten Charakter. Dabei können moderne ERP-Systeme mit einem granularen, Service-orientierten Aufbau viel mehr leisten. Um dieses zusätzliche Potenzial moderner ERP-Systeme zu nutzen, werden jedoch leistungsfähige Werkzeuge benötigt, welche die granularen Prozesse des ERP-Systems verbinden und ergänzen, um neue Abläufe zu erzeugen. Auf diese Weise wird aus einem bisher eher statischen ERP-System ein hoch flexibles System, welches sich den tatsächlichen Arbeitsabläufen im Unternehmen anpasst und einen neuen prozessorientierten Charakter annimmt. Wie aus einem Sage ERP-System ein hoch flexibles, prozessorientiertes ERP- System wird, erfahren Sie aus dem Business-Process-Management-Beitrag zur Sage Office Line ab Seite 22 in diesem Heft. Eckhardt Weinholz Anzeige Machen Sie Ihr Lager mobil! IAS Mobile Datenerfassung zur Sage Offi ce Line Modul EINKAUF Wareneingang Modul LAGER Man. Zugang / Entnahme Interne Umbuchung Lagerplatzauskunft Artikelauskunft Modul INVENTUR Inventurerfassung Modul VERKAUF Kommissionierung Lieferschein erstellen Direktrechnung erstellen Sofortrechnung erstellen IAS Software Alfred-Nobel-Allee Saarwellingen info@ias-web.de Vereinbaren Sie einen kostenlosen Beratungstermin: Sage KundenWelt 3/2011 9

10 Business 2.0 Die Tage des klassischen Aktenordners sind gezählt Klassische Aktenordner werden in der heutigen digitalen Welt von immer weniger Unternehmen als zeitgemäß erachtet, so das Ergebnis diverser Marktanalysen. Die Firmen weisen dem Medium Papier in den Betriebsprozessen sogar mehrheitlich eine leistungshemmende Wirkung zu, was den Weg für digitale Lösungen zum Dokumenten-Management (DMS) und Business Process Management (BPM) frei macht. Bald ein Auslaufmodell: der Aktenordner Obwohl inzwischen digitale Informationen durch die Daten aus ERP- und anderen Systemen oder infolge der elektronischen Kommunikation immer selbstverständlicher sind, bestimmen besonders in mittelständischen Unternehmen die klassischen Aktenordner noch häufig das Bild. Doch ein Nebeneinander von papierbasierten und digitalen Informationen führt zu leistungshemmenden und unwirtschaftlichen Abläufen. Immerhin besteht bei den Unternehmen eine relativ hohe Einigkeit darin, dass sich die Arbeit mit der klassischen Papierakte negativ auf die Produktivität in der Firmenorganisation auswirkt. Sie ist für eine geringe Effizienz von betrieblichen Abläufen/Prozessen verantwortlich. Bei Dokumenten-Managemen-Systemen (DMS) kommt dem Aspekt der Prozessunterstützung eine ganz zentrale Bedeutung zu. DMS wird zwar häufig als ein technisches Thema diskutiert, dahinter verbirgt sich aber vor allem ein Prozessthema, weil mittels dieser IT-Lösungen die Prozessorientierung der Unternehmen durch eine Vielzahl wirkungsvoller Impulse befruchtet wird. Dies steigert die Unternehmensleistung deutlich. Die 10 wichtigsten Nutzeneffekte sind: Beseitigung von Prozesshürden durch den Abbau der typischen Medienbrüche, indem eine durchgängige elektronische Basis für Arbeitsabläufe geschaffen wird. Reduzierung der Prozesskosten, resultierend aus einer höheren Verfügbarkeit und Qualität sowie einer höheren Durchlaufgeschwindigkeit von Dokumenten entlang der gesamten Abläufe für die Sachbearbeitung. Beseitigung von Produktivitätshürden durch größere Nutzungseffizienz von Dokumenten und Informationen für alle an den Workflows beteiligten Mitarbeiter. Gleichzeitig wird eine Basis für ganzheitliche Prozesse in der Sachbearbeitung geschaffen. Marktgerechte Prozessbeschleunigung infolge eines stärkeren Automatisierungsgrades der Informationsprozesse mit positiven Effekten für die Stärkung der Kunden- und Lieferantenbeziehungen. Nachhaltiger Qualitätsgewinn als positiver Effekt des reduzierten manuellen Aufwands, der geringeren Fehlerquote und einer transparenteren Informationsbasis. Aktive Unterstützung von Vernetzung und Zusammenarbeit durch die unternehmensweite Bereitstellung von Informationen über Abteilungsgrenzen hinweg. Einfacheres Organisationsmanagement, da die Nutzung digitaler Informationen in der Sachbearbeitung transparente und flexibel gestaltbare Workflows ermöglicht. Wirkungsvolleres Prozesscontrolling, da sich transparente Workflows implementieren lassen und sie mit Kennzahlen als Steuerungsinstrumente versehen werden können. Zuwachs an Agilität mit kürzeren Reaktionszeiten bei veränderten internen oder externen Anforderungen, weil digitale Prozesse schneller modifizierbar sind. Optimierung der Compliance- Prozesse durch nachvollziehbare Abbildung der relevanten Informationsabläufe entsprechend der internen Regeln, Vorschriften und Standards. Votum zugunsten digitaler Dokumente In den nächsten Jahren dürfte die Dynamik bei der Digitalisierung im betrieblichen Umfeld sogar noch deutlich steigen. Denn inzwischen wird fast überall in den Unternehmen kaum noch darüber diskutiert, ob die digitale Bereitstellung und Nutzung von Informationen sinnvoll ist, sondern eher, in welchen Entwicklungsschritten sie umgesetzt werden soll und kann. 10 Sage KundenWelt 3/2011

11 Bisherige Entwicklung Volumen Data PC-Dokumente Papier Sie möchten mehr Informationen? Gleich Postkarte abschicken oder anrufen: Lineares Wachstum für Papierdokumente Expotentielles Wachstum für Papierdokumente Digital ist Trend Digitaler Trend Der Aktenordner hat seine Daseinsberechtigung in der digitalen Welt verloren. DMS beginnt ganz ohne Software Wer nach einem DMS sucht, sollte zunächst einmal sein Unternehmen selbst auf den Prüfstand stellen. Wie werden aktuell welche Abläufe von wem erledigt? Und was muss geschehen, um diese Prozesse zu optimieren oder grundsätzlich zu beginnen, überhaupt in Prozessen zu denken? DMS heißt das Schlagwort, das die Grundlage für mehr Effizienz in geschäftlichen Abläufen bildet. Die Planung erfolgreicher DMS-Projekte beginnt schon lange vor der eigentlichen Installation irgendeiner Software mit der Analyse der aktuellen Abläufe. Ist DMS ein Thema für Sage? Informationsmanagement, elektronische Archivierung und transparente Geschäftsprozesse eine Vielzahl von aktuellen Themen, die eines klar machen: Im Mittelstand führt am Thema Dokumenten-Management kein Weg mehr vorbei. Auch vor dem Hintergrund, dass der überwiegende Zugriff auf archivierte Dokumente aus ERP- Systemen erfolgt, hat Sage sich entschlossen, voraussichtlch noch in diesem Herbst ein DMS-Angebot für die Office Line und im nächsten Jahr für die Sage New Classic auf den Markt zu bringen. Das DMS-Angebot von Sage orientiert sich an den Grundsätzen der Einfachheit und der tiefen Integration. Unser Ziel ist es, unseren Kunden eine genau auf die Erfordernisse des Mittelstands zugeschnittene Lösung zur Verfügung zu stellen, die mit den Ansprüchen der Kunden mitwächst. Kurt Schilken Sage KundenWelt 3/

12 Themenschwerpunkt Sage eservices 2.0 Sage eservices kleine Erweiterungen mit großem Nutzen Was sind eigentlich eservices? Was habe ich davon im Tagesgeschäft und wie helfen mir Sage eservices, meine Ziele zu erreichen? Wie schnell kann ich eservices nutzen und wie aufwendig ist die Einführung? In den folgenden 3 Artikeln möchten wir Ihnen einen Überblick über aktuell verfügbare Dienste und deren Nutzen für Sie als Sage Anwender geben und Ihnen darstellen in welchen Bereichen des Unternehmens der Einsatz von eservices bereits heute möglich ist. Was sind eservices? Als eservices oder Connected Services bezeichnen wir internetbasierte Dienste, die den Funktionsumfang Ihrer Sage Lösung erweitern oder ergänzen. Technisch geschieht dies durch die Verbindung der lokal im Unternehmen installierten Software mit Diensten, die Sage oder andere Anbieter im Internet, der Cloud, für Sie bereitstellen. Dabei kann die Kopplung und Integration mehr oder weniger tief ausfallen, das hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Was sind die Vorteile von eservices? Sage eservices können schnell und einfach direkt aus dem jeweiligen Produkt heraus aufgerufen werden. Eine Installation von zusätzlicher Software ist meist nicht nötig und in der Regel sind Links zu den eservices bereits direkt in Ihrem Sage Produkt enthalten. Alles was Sie benötigen, ist ein Internetzugang. Damit ist in wenigen Minuten ein Konto eingerichtet und es kann losgehen. Ein weiterer Vorteil von Sage eservices ist, dass fast alle Services eine Testphase bieten, so dass Sie ohne Risiko den konkreten Nutzen für Ihr Unternehmen testen können. Jeder Service bietet natürlich seinen individuellen Nutzen und ein konkretes Anwendungsszenario. Von - und Newsletterversand über Lohnabrechnung bis hin zur Einbindung von sozialen Netzwerken reicht hierbei das Spektrum der bereits verfügbaren Dienste und für die Zukunft sind weitere Dienste geplant. Im Rahmen dieses Artikels stellen wir Ihnen die erwähnten drei Services und deren konkreten Nutzen genauer vor. Beginnen möchte ich an dieser Stelle mit der Verbindung von CRM und sozialen Diensten bzw. Netzwerken wie Twitter, LinkedIn oder Xing. Social Media mit Sage CRM Was soll denn das? Wofür brauche ich Social Media in meiner Geschäftsanwendung? Facebook, Twitter und Co. sind doch für Teenager und nichts für den Geschäftsalltag. Stimmt das wirklich? Mitnichten, wie Blogger Alex Kahl in seinem Artikel vom 9. Juli darstellt ( so bietet die Nutzung von sozialen Netzwerken gerade in Verbindung mit CRM viele konkrete Vorteile für den einzelnen User wie auch für das gesamte Unternehmen. Die Version 7.1 von Sage CRM bietet bereits im Standard und kostenlos die Möglichkeit zur Integration von Twitter und LinkedIn in Ihre Kundendaten über Add-Ons 12 Sage KundenWelt 3/2011

13 Fazit: Wie Sie sehen, bietet Ihnen die Integration von Social Media und Sage CRM nicht nur mehr Wissen über Ihre Ansprechpartner, sondern sie hilft Ihnen auch, die sozialen Netzwerke in Bezug auf Ihr Unternehmen und Ihre Produkte im Auge zu behalten und schnell und einfach zu reagieren. Wann fangen Sie an? Twitter-Konto einer Firma inkl. Suche nach Suchbegriff von Partnern lassen sich auch Xing und andere Plattformen integrieren. So sehen Sie direkt im CRM-System die letzten Twitter Feeds Ihrer Kontakte und über die Suchfunktion erhalten Sie Zugriff auf alle Tweets zu bestimmten Themen etwa zu Ihrem Produkt oder Unternehmen. Lebenslauf und Hobbys aber auch geschäftliche Informationen wie aktuelle Projekte und Kontakte. Vielleicht stellt sich ja heraus, dass Sie gemeinsame Bekannte haben, was den Einstieg in ein Gespräch deutlich vereinfacht. Ralf Preusser Wichtige Twitter-Meldungen können Sie per Knopfdruck im CRM-System speichern und historisieren. So haben alle Mitarbeiter diese Information im Zugriff und können sich jederzeit darauf beziehen. Selbstverständlich ist es auch möglich, direkt aus Sage CRM heraus auf Tweets Ihrer Kunden oder Interessenten zu antworten. Der integrierte Zugriff auf Xing- oder LinkedIn-Profile liefert Ihnen zusätzliche Informationen zu Ihren Ansprechpartnern. Gerade diese Business-Plattformen liefern wichtige Informationen über Ihre Kontakte. Zum einen persönliche Informationen wie Xing-Profil eines Ansprechpartners direkt in Sage CRM Sage KundenWelt 3/

14 Themenschwerpunkt Sage eservices 2.0 Sage E-Marketing für ACT! unkontrollierte Interessentenansprache war gestern! Wie bereits in der KundenWelt-Ausgabe von März 2011 angekündigt, möchten wir Ihnen in dieser Ausgabe den zweiten eservice Sage E-Marketing für ACT! vorstellen, mit dem in nur 3 Schritten zielgerichtete und personalisierte s versendet sowie konkrete Folgeaktiväten festgelegt und der Erfolg der -Kampagne gemessen werden kann, denn: Unkontrollierte Interessentenansprache war gestern! Der Begriff E-Marketing und wobei es Sie im Tagesgeschäft unterstützt Unter dem Begriff E-Marketing versteht man die Übertragung des herkömmlichen Marketings und des Marketing-Mix auf Online-Medien sowie auf die virtuelle Welt. Hierbei ist das zentrale Kommunikationsmittel die (Newsletter, Werbung etc.), die an den Kunden bzw. den Interessenten gesendet wird, und genau hier liegt ein klassisches Informationsproblem: Wie viele meiner angeschriebenen Kontakte öffnen meine überhaupt? Wie oft wird meine weitergeleitet? Welche Links bzw. Webseiten in meiner werden vom Kunden geöffnet? Welche Angebote werden angenommen? etc. Ohne diese wichtigen Informationen wird eine -Aktion schnell zur Massenaussendung und damit zur unkontrollierten Interessentenansprache! Für diese Fragen haben Sie in allen ACT! 2011 Versionen die Möglichkeit, den Sage E-Marketing-Service direkt aus ACT! 2011 heraus zu aktivieren und sofort zu nutzen. Beispiel einer Angebotsversendung über Sage E-Marketing für ACT! ACT! bietet durch statische und dynamische Gruppen die ideale Grundlage für eine Selektion der -Empfänger anhand unterschiedlicher Kriterien. Nach Auswahl einer anzuschreibenden Gruppe/Suche etc. können Sie das Aussehen der durch eine Vielzahl von vorhandenen Templates anpassen oder ein eigenes Layout/Template erstellen. Christian Zöhrlaut, Produkt Marketing Manager ACT! Über 50 Vorlagen stehen Ihnen bereits im Standard zur Verfügung. 14 Sage KundenWelt 3/2011

15 Automatisierte Erstellung von Anruflisten durch intelligentes Feedback Nachdem die aus ACT! heraus über den Sage E-Marketing-Service versendet wurde, wird es spannend. Ab diesem Zeitpunkt werden die Empfänger Ihre ggf. öffnen, klicken oder auch weiterleiten. Alle diese Informationen erhalten Sie in Echtzeit in ACT! Automatisierte Erstellung von Anruflisten mit direkter Anzeige ACT! 2011 Zusätzlich werden automatisch Listen mit heißen, milden oder auch kalten Kontakten erstellt damit können Sie direkt Ihre wertvollen Ressourcen auf die Kontakte/Interessenten lenken, die Ihre auch wirklich geöffnet, geklickt oder auch weitergeleitet haben. Die Empfänger, die Ihre nicht öffnen oder ignorieren, werden automatisch zu der kalten Kontaktliste hinzugefügt somit ist die Zeit der unkontrollierten Interessentenansprache vorbei! Umfangreiche Erfolgsmessung Ihrer Aktivitäten Neben der Anzeige der wesentlichen Informationen zu Ihrer E-Marketing-Aktion in ACT! besteht auch die Möglichkeit zur Einsicht von Detail-Auswertungen zu Ihrer E-Marketing-Aktion. Hierbei können alle Informationen auf einen Blick eingesehen werden. Beispielsweise, welcher Link in Ihrer angeklickt wurde oder wann eine vom Empfänger geöffnet wurde.sie profitieren nochmals von zusätzlichen Mehrwert-Informationen, die Sie bei Ihrer nächsten Aktion direkt einfließen lassen können (Beispiel: Wann ist der beste Zeitpunkt für einen Newsletter-Versand?). Umfangreiche Detail-Auswertungen stehen unmittelbar zur Verfügung. Fazit: Sage bietet mit ACT! 2011 erstmals die Möglichkeit zur Integration mit der neuen Sage E-Marketing-Lösung. Eine kostenlose 60-tägige Testphase steht Ihnen jederzeit zur Verfügung. Profitieren auch Sie von einer kontrollierten Interessentenansprache mit direkter Rückmeldung in Ihre ACT! 2011 Pro oder Premium-Anwendung, denn: Erfolg ist planbar! Christian Zöhrlaut Sage KundenWelt 3/