Enterprise 2.0-Fallstudien

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1 Enterprise 2.0-Fallstudien Aus Erfahrung lernen Dr. Alexander Richter, Universität der Bundeswehr München 1, Prof. Dr. Stefan Smolnik, European Business School 2, Dr. Nils Urbach, European Business School, Philip Räth, European Business School, Prof. Dr. Michael Koch, Universität der Bundeswehr München, Prof. Dr. Andrea Back, Hochschule St. Gallen 3, Abstract. Die Einführung einer IT-Lösung stellt ein Unternehmen vor Herausforderungen auf technischer, organisationaler und sozialer Ebene. Insbesondere im Bereich des Wissensmanagements steht aufgrund sich dynamisch ändernder Konstellationen der innerbetrieblichen Zusammenarbeit eine große Palette an möglichen Gestaltungsmöglichkeiten zur Disposition. Die Berücksichtigung dieser Parameter hängt dabei von einer Vielzahl von Faktoren wie der IT- Landschaft oder der Organisationskultur des Unternehmens ab. Aus diesem Grund erscheint es sinnvoll, Erfahrungen bisheriger Einführungsprojekte zu sammeln und spezifische Gestaltungs- und Aneignungsformen von Informationstechnologien in Bezug auf den Unternehmenskontext zu beschreiben. Das Enterprise-2.0-Fallstudien- Netzwerk hat sich daher zum Ziel gesetzt, durch eine kostenfrei zur Verfügung gestellte Sammlung von Fallstudien über den Einsatz von Social Software in Unternehmen zum Erfahrungsaustausch zwischen Unternehmen aller Größen und Branchen beizutragen. 1 Forschungsgruppe Kooperationssysteme, Universität der Bundeswehr München, Neubiberg, {alexander.richter michael 2 Institute of Research on Information Systems (IRIS), European Business School, Oestrich-Winkel, {stefan.smolnik nils.urbach 3 Competence Network Business 2.0, Universität St. Gallen, 9000 St. Gallen,

2 1. Motivation Aufgrund des großen Erfolgs von Facebook und LinkedIn haben im Jahr 2007 drei große internationale Unternehmen diskutiert und evaluiert, wie vergleichbare Informationssysteme eingesetzt werden könnten, um die innerbetriebliche Kommunikation und Zusammenarbeit effektiver zu unterstützen. Obwohl das Vorgehen in den drei Unternehmen zu Beginn der Prototypentwicklung durchaus ähnlich war, zeigte sich in einer vergleichenden Studie [RiR09], dass am Ende ganz verschiedene Faktoren den entscheidenden Ausschlag für den Einführungserfolg einzig-und-derselben IT-Lösung gaben. Ausgehend von diesem Beispiel lässt sich auch im Allgemeinen feststellen, dass sich aufgrund der Vielzahl und Komplexität verschiedener Geschäftsprozesse und Arbeitspraktiken Informationsinfrastrukturen zunehmend schwieriger modellieren lassen [Wul09]. Diese Entwicklungen stellen sowohl Praktiker als auch Forscher der Wirtschaftsinformatik vor eine große Herausforderung: Es wird zunehmend schwieriger, klare und einheitliche Regeln zu entwerfen, nach denen die Informationstechnologien konzipiert, eingeführt und genutzt werden sollen. Dabei hängt das Vorgehen stark von der Art und Weise bestehender Strukturen bzw. vom Unternehmenskontext ab. Um diese Aspekte hinreichend zu berücksichtigen, sollte ein praxistauglicher Leitfaden, welcher Anhaltspunkte für die Einführung und Nutzung bieten soll, eine Vielzahl technischer, organisationaler und sozialer Aspekte abbilden. Gleichzeitig ist jedoch eine Sammlung von Regeln allein nicht ausreichend. Vielmehr sollte ein IT-Verantwortlicher sich individuelle Anregungen von Anwendungserfahrungen verschiedener Unternehmen einholen können. Auf der Basis dieser Überlegungen erscheint es zielführend, Fallstudien zu sammeln, in denen die Erfahrungen verschiedener Unternehmen gebündelt werden. Durch Fallstudien können Gestaltungs- und Aneignungsformen von Informationstechnologien in ihrem Kontext beschrieben werden. Während solche Fallstudien bereits seit mehreren Jahren kontinuierlich erhoben, auf Kongressen vorgestellt sowie in Zeitschriften und Büchern publiziert werden (z.b. [BGT09, KoR09]), finden sich bisher keinerlei geeignete Informationsinfrastrukturen, die diese effizient auffindbar und wiederverwendbar machten. An dieser Stelle setzt die Idee des Enterprise-2.0-Fallstudiennetzwerks an.

3 2. Zielsetzung des Enterprise-2.0-Fallstudiennetzwerks Ziel des Enterprise-2.0-Fallstudiennetzwerks (http://www.e20cases.org) ist es, Fallstudien zum Einsatz von Social Software im Unternehmen (unter dem Schlagwort Enterprise ) zu sammeln und somit einen Brückenschlag zwischen wissenschaftlichen Ergebnissen und praktischen Anwendungen zu ermöglichen. Bei den Bemühungen der Initiatoren steht jedoch nicht die technische Realisierung einer unterstützenden Plattform im Vordergrund, sondern die Aggregation und Bereitstellung einer großen Anzahl an Fallstudien und damit die Unterstützung des Transfers von Erfahrungswissen vor allem zwischen Unternehmen aller Größen und Branchen. Auf Basis der Sammlung von Metadaten zu allen Fallstudien soll die Identifikation und Mehrfachnutzung ermöglicht werden. Einerseits sollen Praktiker von den Erfahrungen anderer Unternehmen lernen. Andererseits wird Wissenschaftlern die Möglichkeit geboten, ihre Fallstudien zeitnah in der Schriftenreihe des Fallstudiennetzwerkes zu veröffentlichen. So soll ein gemeinsamer Lernprozess entstehen, an dem sich disziplin- und branchenübergreifend jeder beteiligen kann. Somit soll eine gemeinsame Wissensquelle geschaffen werden, die allen Interessierten offen steht. Hierzu richtet sich das Netzwerk vor allem an: Praktiker die lernen wollen, zu welchem Zweck Social Software in Unternehmen eingesetzt werden kann und was bei der Einführung beachtet werden sollte Wissenschaftler die Daten (in Form von Fallstudien) zum Einsatz von Social Software in Unternehmen benötigen z.b. für Cross-Case-Analysen Lehrende die gut dokumentierte Fallbeispiele für die Lehre einsetzen möchten Medienvertreter die Beispiele für die Relevanz und Bedeutung des Web 2.0 in Unternehmen suchen 4 Dabei steht der von Andrew McAfee [McA06] geprägte Begriff Enterprise 2.0 in diesem Beitrag für das große Potenzial von Web-2.0-Technologien bzw. Social Software, wie Wikis und Weblogs, zur Unterstützung der unternehmensinternen und -übergreifenden Zusammenarbeit [RiB10].

4 Die Initiatoren des Enterprise-2.0-Fallstudiennetzwerks sind ein Team von Universitätsinstituten, die sich mit dem Einsatz von Social Software in Unternehmen (und der Transformation der Unternehmen dadurch) beschäftigen. 3. Vorgehen: Sammlung und Erhebung von Fallstudien Das Enterprise-2.0-Fallstudiennetzwerk unterscheidet mit den vier Kategorien Orange sowie Gold/Silber/Bronze verschiedene Detaillierungsund damit Qualitätsgrade von Fallstudienbeschreibungen. Die höchste Reifungs- und Qualitätsstufe sind Fallstudienbeschreibungen, die in einem Peer-Review-Verfahren im Kreis der Enterprise-2.0-Fallstudiennetzwerk- Initiatoren meist erst nach ggf. mehreren Überarbeitungszyklen akzeptiert werden. Um sowohl für Praktiker als auch für Wissenschaftler und Dozenten anwendbar zu sein, werden diese Fallstudien entlang eines standardisierten Fallstudienrasters nachvollziehbar und möglichst vergleichbar von unabhängigen Experten aus der Wissenschaft dokumentiert. Darüber hinaus ist es sehr willkommen, wenn Fallbeispiele, die in die Kategorien Gold/Silber/Bronze eingestuft wurden, zu sogenannten veröffentlichten Fallstudien der Kategorie Orange weiterentwickelt werden. Für die Einordnung in die verschiedenen Kategorien werden folgende Kriterien herangezogen: Orange: Fallstudienrasterkonform Akzeptiert im Peer-Review-Verfahren durch die Initiatoren des Enterprise-2.0-Fallstudiennetzwerks Gold: In inhaltlicher Tiefe den Fallstudien der Kategorie Orange vergleichbar, jedoch nicht entsprechend des Fallstudienrasters dokumentiert Für den Einsatz als Fallstudie für die Lehre geeignet und für wissenschaftliche Artikel zitierbar, z.b. Buchkapitel oder Artikel in Fachzeitschriften Silber: Steckbriefartige Fallbeispiele von ca. 2-5 Seiten Text Geeignet für die Darstellung einzelner Aspekte von Anwendungen; es fehlen jedoch einige Angaben sowie inhaltliche Tiefe

5 Bronze: Steckbriefartiges Fallbeispiel, jedoch weitgehend ohne textliche Erläuterung (d.h. beispielsweise nur Präsentationsfolien oder einseitiger Blogpost) Steckbriefartiges Fallbeispiel, das in einem übergeordneten Text erwähnt ist, ohne allein Themengegenstand zu sein 4. Ausblick Aktuell befindet sich das Enterprise-2.0-Fallstudiennetzwerks im fortgeschrittenen Entwicklungsstadium. Eine Vielzahl der hinterlegten Fallstudien befindet sich in den Kategorien Silber und Bronze ; diese Fallstudien sind demzufolge in steckbriefartiger Form dargestellt. Vorrangige Zielsetzung ist es daher, die Anzahl der Fallstudien der Kategorie Orange (und auch Gold ) durch die Erstellung neuer Fallstudien weiter auszubauen. Im Besonderen ist der Ausbau weiterer ausführlicher und qualitativ hochwertiger Fallstudien für die Zielgruppen der Praktiker, Wissenschaftler und Lehrenden von Bedeutung, da diese auf detaillierte Darstellungen angewiesen sind. Aufbauend auf der grundsätzlichen Erweiterung der Fallstudienbasis ist ein weiteres Ziel des Enterprise-2.0-Fallstudiennetzwerks, eigene, auf den Fallstudien des Netzwerks basierende, wissenschaftliche Veröffentlichungen im Bereich Enterprise 2.0 voranzutreiben und diese in entsprechenden Fachzeitschriften zu platzieren. Somit werden die Potenziale für wissenschaftliche Publikationen, die auf den auf der Plattform bereitgestellten empirischen Daten basieren, verdeutlicht. 5. Inhalt und Einordnung des Vortragsangebots Der Inhalt unseres angebotenen Vortrags umfasst die Darstellung von Motivation und Zielsetzung der vorgestellten Enterprise-2.0-Fallstudienplattform, ihrer Zielgruppen sowie des Vorgehens bei der Erhebung und Begutachtung von Fallstudien. Eine weitere Zielsetzung ist es, Unternehmensvertreter auf die Fallstudienplattform aufmerksam zu machen, so dass sie diese für unternehmensinterne Projekte nutzen können. Auch sollen Mitarbeiter von Unternehmen, die intern schon Social Software einsetzen, motiviert werden, eine Fallstudie entsprechend des Fallstudienrasters zu dokumentieren und auf der Fallstudienplattform zu veröffentlichen. Abschließend geben wir einen Ausblick auf weitere geplante Aktivitäten.

6 Bei unserem Beitrag handelt es sich um einen anwendungsorientierten wissenschaftlichen Beitrag. Der Vortrag richtet sich sowohl an professionelle Anwender und das Management von Unternehmen als auch an Wissenschaftler. Er kann dem Leitthema Kollaboration im Unternehmen 2.0 zugeordnet werden. Tags: Enterprise 2.0, Web 2.0, Social Software, Collaboration, Fallstudien Kontaktinformationen der Autoren Kontaktpartner: Prof. Dr. Stefan Smolnik European Business School (EBS) Institute of Research on Information System (IRIS) Rheingaustraße Oestrich-Winkel Vortragende: Prof. Dr. Andrea Back, Universität St. Gallen Prof. Dr. Michael Koch, Universität der Bundeswehr München Literatur [BGT09] Back, A.; Gronau, N.; Tochtermann, K.: Web 2.0 in der Unternehmenspraxis, Oldenbourg, München, [KoR09] Koch, M.; Richter, A.: Enterprise 2.0 Planung Einführung und erfolgreicher Einsatz von Social Software im Unternehmen, Oldenbourg, München, [McA06] McAfee, A.: Enterprise 2.0 The Dawn of Emergent Collaboration, MITSloan Management Review 47 (3), S , [RiB10] Richter, A.; Bullinger, A. C.: Enterprise 2.0 Gegenwart und Zukunft. Vorschlag einer Forschungsagenda, Tagungsband der Multikonferenz Wirtschaftsinformatik, 2010.

7 [RiR09] Richter, A.; Riemer, K.: Corporate Social Networking Sites Modes of Use and Appropriation through Co-Evolution, Tagungsband Australasian Conference on Information Systems, [Wul09] Wulf, V.: Theorien sozialer Praktiken zur Fundierung der Wirtschaftsinformatik: Eine forschungsprogrammatische Perspektive, In: Becker, J.; Krcmar, H.; Niehaves, B. (Hrsg.): Wissenschaftstheorie und Gestaltungsorientierte Wirtschaftsinformatik, Springer/Physika, S , 2009.

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