Unser Büro. heute und morgen. Ingrid Stephan. Modernes Büromanagement. 18. Auflage. Bestellnummer Arbeitswelt»Büro« Umweltschutz

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1 Ingrid Stephan Unser Büro heute und morgen Arbeitswelt»Büro«Umweltschutz Zentrale Postbearbeitung Modernes Büromanagement Arbeitsplatzorganisation Auflage Zeitmanagement 5 6 Drucken, Kopieren und Scannen 7 Schriftliche Kommunikation Dokumentenmanagement 8 Informationen beschaffen, bewerten, aufbereiten und präsentieren Elektronische Kommunikationssysteme 9 10 Veranstaltungen 11 Bestellnummer 0249 Geschäftsreisen Protokolle erstellen 12 13

2 Erklärung der Symbole Unter den angegebenen Internetadressen finden Sie nützliche Informationen zum Thema. Q Tipp Die Q-Tipps helfen, die Qualität der Büroarbeit zu verbessern. Zur Vertiefung der nebenstehenden Sachinformationen finden Sie im Web based Training Prozesse, Teilprozesse, Arbeitsabläufe zu komplexen Handlungssituationen. Zu den nebenstehenden Sachinformationen finden Sie unter BuchPlusWeb das aufgeführte Zusatzmaterial Die in diesem Werk aufgeführten Internetadressen sind auf dem Stand der Drucklegung Ende Die ständige Aktualität der Adressen kann vonseiten des Verlags nicht gewährleistet werden. Darüber hinaus übernimmt der Verlag keine Verantwortung für die Inhalte dieser Seiten. Bildungsverlag EINS GmbH Ettore-Bugatti-Straße 6-14, Köln ISBN Copyright 2015: Bildungsverlag EINS GmbH, Köln Das Werk und seine Teile sind urheberrechtlich geschützt. Jede Nutzung in anderen als den gesetzlich zuge lassenen Fällen bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung des Verlages. Hinweis zu 52a UrhG: Weder das Werk noch seine Teile dürfen ohne eine solche Einwilligung eingescannt und in ein Netzwerk eingestellt werden. Dies gilt auch für Intranets von Schulen und sonstigen Bildungs einrichtungen.

3 Vorwort In der vorliegenden 18. Auflage des bewährten Lehrbuches wurde eine komplette Überarbeitung vieler Inhalte vorgenommen. Insbesondere betrifft das die folgenden Kapitel: Zeit- und Selbstmanagement, Dokumentenmanagement, Arbeitsplatzorganisation. Im Kapitel Arbeitsplatzorganisation lernen die Schülerinnen und Schüler in Verbindung mit Webbased-Training die wichtigsten Bürowerkzeuge kennen und erfahren, wie sie den Informationsfluss rund um den eigenen Schreibtisch organisieren und steuern können. Eine gute Büroorganisation hängt sehr stark von der individuellen Arbeitsweise der Bürokraft und den vorgegebenen Arbeitsabläufen ab. Damit Ihre Organisation rund um den Schreibtisch besser gelingt, wurden am Ende der jeweiligen Kapitel Strategien und Methoden zum Selbstmanagement aufgenommen. Der Methodenteil ist weiterhin im BuchPlusWeb abrufbar. Damit erhalten Sie mit diesem Buch eine solide Basis für eine gut funktionierende Büroorganisation. Zeitgemäße Büroarbeitsplätze verlangen hohe Maßstäbe in Ergonomie, Funktionalität, Qualität und Komfort. Zum einen ist die gesundheits- und leistungsfördernde Gestaltung des Arbeitsplatzes Voraussetzung für eine erfolgreiche Büroarbeit, zum anderen ist eine moderne technische Einrichtung unverzichtbar. Dabei werden die Kommunikationsmittel vielfach an erster Stelle genannt. Die weltweite Vernetzung nimmt einen sehr hohen Stellenwert in den Geschäftsabläufen und in der Gesellschaft ein. Jeder kann durch einen Zugang zum Internet zu jeder Zeit die vielfältigsten Informationen recherchieren, Informationen austauschen sowie mit Partnern auf der ganzen Welt kommunizieren und Geschäfte tätigen. Die technischen Voraussetzungen sind auf einem hohen Stand und durch Standards gesichert. Inzwischen haben viele Unternehmen Maßnahmen getroffen, um die Qualität der Büroarbeit zu sichern und ständig zu verbessern. Durch die bewährten Q-Tipps (Qualitäts-Tipps) im Lehrbuch werden die Schülerinnen und Schüler für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Büro sensibilisiert. Sie bekommen auch Einblick in die Verzahnung der Büroprozesse mit den Geschäftsprozessen, die es laufend zu verbessern gilt. Alle Kapitel sind wie folgt aufgebaut: Organizer als Einstiegsseite, Lernziele, einleitendes Fallbeispiel aus der Büropraxis, Lerninhalte mit vielen anschaulichen Beispielen, Q-Tipps (Qualitäts-Tipps), Überblick über die Standards im Büroprozess, Verweise auf das Arbeitsheft, Verweise auf zusätzliche Materialien in Buch- PlusWeb, Verweise auf weitere Informationen im Internet, Zusammenfassung, Aufgaben, Öko-Tipps, Selbstmanagement. Die multimediale Ergänzung zum Lehrbuch Alle Neuerungen und Entwicklungen in der Arbeitswelt wirken zurück auf die Schule und haben Konsequenzen für den Unterricht. BuchPlusWeb bereichert sowohl die eigenen Lernarrangements als auch das Lehrbuch. Dabei handelt es sich um multimediales Unterrichtsmaterial Präsentationen, Videos und Animationen, das zu einem nachhaltigen Lernerfolg beiträgt. 3

4 Vorwort Im Bereich BuchPlusWeb gibt es jeweils einen Bereich mit Zusatzmaterialien zum Buch (pinkfarbener Web-Button) und ein interaktives Lernprogramm für die Schülerinnen und Schüler (gelber Web-Button). Zusätzliche Materialien zu jedem Kapitel des Lehrbuchs. Lehrbuch E-Learning-Programm: Prozessorientierte Vertiefung und Festigung in typischen Handlungssituationen für die angehenden Bürofachkräfte. Kapitel 1 Kapitel 2 Kapitel 3 Kapitel 4 Kapitel 5 Kapitel 6 Kapitel 7 Kapitel 8 Kapitel 9 Kapitel 10 Kapitel 11 Kapitel 12 Kapitel 13 Kapitel 1 Kapitel 2 Kapitel 3 Kapitel 4 Kapitel 5 Kapitel 6 Kapitel 7 Kapitel 8 Kapitel 9 Kapitel 10 Kapitel 11 Kapitel 12 Kapitel 13 Handlungssituation 1 Büroprozess Büroprozess usw. Handlungssituation 2 Büroprozess Büroprozess usw. Handlungssituation 3 Büroprozess Büroprozess usw. Handlungssituation 4 Büroprozess Büroprozess usw. Im Gegensatz zum Lehrbuch, in dem die Inhalte weitgehend linear strukturiert dargestellt sind, werden die Lerninhalte im E-Learning-Programm dynamisch miteinander vernetzt. Web-based Training BuchPlusWeb Die Arbeit im Büro ist stark geprägt durch Büroprozesse. Diese internen Prozesse unterstützen die Geschäftsprozesse. Dabei sind Anfang und Ende klar definiert. Der jeweilige Büroprozess läuft nach bestimmten Mustern oder Regeln ab (standardisierte Arbeitsabläufe). Diese werden den Veränderungen im Arbeitsprozess ständig angepasst, sodass ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess entsteht. Die Tätigkeiten im Büro- und Verwaltungsbereich fordern von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein hohes Maß an Selbstständigkeit und eigenverantwortlichem Handeln. Im buchbegleitenden Webbased Training (WBT) hier als BuchPlusWeb bezeichnet werden die angehenden Bürofachkräfte prozessorientiert auf ihre zukünftigen Aufgaben vorbereitet. Die Inhalte des BuchPlusWeb sind integrativer Bestandteil dieses Lehrbuches. Die Schülerinnen und Schüler lernen anhand eines Modellunternehmens in typischen Handlungssituationen die grundlegenden Büroprozesse in einem Unternehmen kennen. In komplexen Aufgabenstellungen setzen sie sich mit den typischen Arbeitsabläufen auseinander und verbreitern und festigen ihr Fachwissen. Sie ent wickeln selbstständig und mithilfe von multimedialen Methoden (z. B. Wikis, Bürotagebuch) Lösungsmöglichkeiten und vertiefen ihr Wissen. 4

5 Im Lehrbuch finden Sie in jedem Kapitel beispielhafte Teilprozesse mit Hinweisen auf BuchPlusWeb, wo sie ausführlich zusammenhängend dargestellt werden. Ich wünsche allen Kolleginnen und Kollegen sowie Schülerinnen und Schülern mit der 17. überarbeiteten Auflage von Unser Büro heute und morgen viel Freude und Erfolg. Ingrid Stephan 5

6 Inhalt Vorwort / 3 1 Arbeitswelt»Büro«/ Unternehmensidentität / Corporate Social Responsibility / Corporate Culture / Corporate Behaviour / Corporate Communications / Corporate Design / Anforderungen an den Menschen im Büro / Personale Anforderungen / Kompetenzen / Stellenanzeige / Stellenbeschreibung / Äußeres Erscheinungsbild / Umgangsformen / Typ- und anlass gerechte Kleidung / Körperpflege und -hygiene / Büroarbeitsplatz / Gesetzliche Grundlagen / Büroraumformen / Klassische Büroraumformen / Moderne Büroraumformen / Büroausstattung / Sitzkonzepte / Bürostuhl / Bürodrehstühle im Überblick / Richtiges Sitzen / Arbeitstische / Sitz- und Stehkonzepte / Bildschirme / Tastatur / Vorlagenhalter / Arbeitsumgebung / Raumluft und -klima / Arbeitsplatzbeleuchtung / Lärm / Farbgestaltung / Pflanzen / Feng-Shui / Flexible Arbeits- und Raumformen / Telearbeit / Telearbeitsformen / Telearbeitsplatz / Kosten / Vor- und Nachteile / Interne Mobilität mit Laptop und Rollcontainer / 51

7 1.4.3 Desksharing / Bench-Büroarbeitsplatz / Business-Center / Callcenter / Arbeitszeitmodelle / Teilzeit / Gleitzeit / Belastungen am Arbeitsplatz / Physische Belastungen / Psychische Belastungen / Soziale Belastungen / Stress und Stressbewältigung / Gesundheitsvorsorge / Ernährung / Pausengestaltung / 63 Öko-Tipps / 69 Selbstmanagement / 69 2 Umweltschutz / 71 3 Zentrale Postbearbeitung / Woran erkennt man ein umweltfreundliches Produkt? / Umweltfreundliche Büromaterialien / Bürogeräte / Kopierer / Personal Computer / Drucker / Abfallbehandlung / 80 Öko-Tipps / 82 Selbstmanagement / Arbeitsabläufe beim Posteingang / Postempfang / Zustellung und Abholung / Aussortieren / Öffnen / Digitale Archivierung der Eingangspost / Kontrollieren / Stempeln / Verteilen / Posteingangssysteme / Arbeitsabläufe beim Postausgang / Adressieren / Zusammentragen / Falzen, Kuvertieren und Schließen / Wiegen / Frankieren / Poststraße / Postversand / 108 7

8 3.3.1 Briefe / Briefbeförderung durch Postdienstleister / Briefbeförderung durch die Deutsche Post AG / Päckchen und Pakete / Beförderung durch Paketdienstleister / Beförderung durch die Deutsche Post DHL / Schnelle und sichere Beförderung von Sendungen / Express-Dienst / Einschreiben, Eigenhändig, Rückschein, Nachnahme / Postzustellungsauftrag (PZA) / Vorausverfügungen / 121 Öko-Tipps / 125 Selbstmanagement / Arbeitsplatzorganisation / Zeitmanagement / Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz / Persönlicher Postein- und -ausgang / Büroprozess: Posteingangskorb bearbeiten / Büroprozess: -Eingang bearbeiten / Der Papierkorb/Aktenvernichter / Die Arbeitsplatzablage / Aufgabenliste / Wiedervorlagesysteme / Der Wiedervorlageprozess / Arbeiten mit einer Wiedervorlage / Wiedervorlage mit Bearbeitungsnotiz / Wiedervorlage mit Ablagenotiz / 141 Wie lerne ich zu sagen? / Effektives Zeit- und Selbstmanagement / Regeln / Störungen / Methoden / Pareto-Prinzip / ABC-Analyse / ALPEN-Methode / Eisenhower-Prinzip / Terminplanung / Terminarten / Planungsfaktoren / Hilfsmittel zur Terminüberwachung / Allgemeine Tipps zur Terminplanung und -überwachung / Elektronische Terminplanung und -überwachung / 158 Öko-Tipps / 164 Selbstmanagement / 164

9 6 Schriftliche Kommunikation / Aufbau einer EDV-Anlage / Zentraleinheit / Software (Programme) / Computernetzwerke / Cloud-Computing / Organisatorische und gestalterische Grundlagen / Elektronisches Bürohandbuch / Standards / Formulare und Checklisten / Kurzinformationen und Tipps von A bis Z / Corporate Design / Das Firmenlogo / Typografie / Farbe / Gestaltungsrichtlinien / DIN 5008 Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung / Papierformate / Formulare / Formulararten / Gestaltungsgrundsätze / Geschäftspapiere / Geschäftsbrief / Vorlagen mit hoch- und tiefgestelltem Anschriftfeld / Bezugszeichen und Kommunikationsangaben / Pflicht- und Geschäftsangaben / Faxmitteilung / Kurzmitteilung / Längere Texte / Checklisten / / Aufbau nach DIN 5008 / Kopf / Hauptteil / Schluss / Management / Rationelle Textverarbeitung / Schemabriefe / Serienbriefe / Bausteinbriefe / Das Phonodiktat / Regeln für das Phonodiktat / Anweisungen / Konstanten / Diktatablauf / 223 9

10 Diktiergeräte / Tonträger / PC-Diktat / Spracherkennungssysteme / 230 Öko-Tipps / 234 Selbstmanagement / Drucken, Kopieren und Scannen / Drucker / Nadel- bzw. Matrixdrucker / Tintenstrahldrucker / Laserdrucker / Thermosublimationsdrucker / Folgekosten / Druckertreiber / Druckerkauf / Drucker im Überblick / Scanner / Scannertypen / Leistungsmerkmale / Kopierer / Digitale Kopiergeräte / Datensicherheit / Kopierfunktionen / Leistungsmerkmale / Standort / Multifunktionale Geräte / Druckpapier / Papierqualität / Recyclingpapiere / Chlorfrei gebleichtes Papier / Fotopapier / Urheberrecht / Was schützt das Urheberrecht? / Verwertungsrechte / Verletzungen gegen das Urheberrecht / Die soziale Gebundenheit des Urheberrechts / 258 Öko-Tipps / 261 Selbstmanagement / Dokumentenmanagement / Notwendigkeit der Informationsaufbewahrung / Gesetzliche Vorschriften / Betriebliche Gründe / Wertstufen / Informationen ordnen / Alphabetische Ordnung / Namen natürlicher Personen / Namen juristischer Personen und Institutionen / 271

11 Orts- und Staatennamen / Numerische Ordnung / Fortlaufende Nummerierung / Dekadische Ordnung / Alphanumerische Ordnung / Chronologische Ordnung / Ordnen nach Stichwörtern / Ordnen nach Farben und Symbolen / Akten-/Informationsstrukturplan / Anforderungen / Einen Akten-/Informationsstrukturplan erstellen / Registratur / Ablagearten / Aktenführung / Registraturformen / Standorte / Datenschutz / Kosten / Dokumentenmanagementsysteme / Begriffsklärung / Aufgabe eines DMS / Arbeitsweise / Dokumentenerfassung / Indizieren / Ablegen und Archivieren / Dokumente suchen / DMS-Funktionen / Leistungsmerkmale / Vorteile / Datensicherheit / Speichermedien / Papier / Magnetspeicher / Optische Speicher / Digitale Speichermedien / Mikrofilm / 303 Öko-Tipps / 305 Selbstmanagement / Informationen beschaffen, bewerten, aufbereiten und präsentieren / Informationen beschaffen / Informationen bewerten / Datenschutz und Datensicherheit / Informationen aufbereiten / Lesen / Datenübernahme / Datenweitergabe und -austausch / Informationen präsentieren / Faktoren des Präsentationserfolgs /

12 Ziel und Zielgruppe / Inhalte / Aufbau einer Präsentation / Medieneinsatz / Raum / Zeitplanung / Die Präsentatorin/der Präsentator / Allgemeine Gestaltungsregeln für Bildschirmpräsentationen / Hinweise für die Durchführung einer Bildschirmpräsentation / 333 Selbstmanagement / Telekommunikation / Telekommunikationsnetze / Analoges Netz / ISDN (Dienste integrierendes digitales Netz) / ISDN-Anschluss / ISDN-Anlagenanschluss / ISDN-Leistungsmerkmale / DSL (Digital Subscriber Line) / Web-Zugang über Fernsehkabel / Mobilfunknetze / WLAN (Wireless Local Area Network) / Satellitentechnik / Telekommunikationsgesetz / Telefonieren im Festnetz / Auslandsgespräche / Telefondienste / Telefonapparate / Telekommunikationsanlagen / Telefonkonferenzen / Anrufbeantworter und Sprachbox / Mobilfunk / Netzbetreiber und Serviceprovider / SIM-Karte / SMS (Short Message Service) / MMS (Multimedia Messaging Service) / QR-Code / Mobilfunkgeräte / Mobilfunkvertrag / Auslandsgespräche / Handy-Etikette / Internettelefonie (VoIP) / Technische Voraussetzungen / Kommunikationslösungen / Vorteile für Unternehmen / Mobiles VoIP /

13 10.5 Vorbereiten und Führen von Telefongesprächen / Gesprächsvorbereitung / Gesprächsführung / Telefonnotiz / Telefax / Multifunktionale Faxgeräte / PC-Fax / Internet-Fax / Sendebestätigung / Leistungsmerkmale / Vorteile / 384 Selbstmanagement / Internet / Internetzugänge / Onlinedienste und Serviceprovider / World Wide Web / Internetadresse / Top-Level-Domains / Eine Homepage einrichten / Suchen und Finden im Internet / Suchprinzipien / Suchmaschinen / Suchoptionen / Informationsservice aus dem Internet / Elektronische Newsletter / RSS (Really Simple Syndication) / Soziale Netzwerke / Communities / Blogs / Twitter / Wikis / Podcasts / Chats / Instant Messaging (IM) / Die elektronische Post / / Der sichere elektronische Brief / E-Postbrief / D / Datensicherheit / Digitale Signatur / Digitales Wasserzeichen / Spams / Dialerschutz / Virenschutz / Phishing / 413 Öko-Tipps / 417 Selbstmanagement /

14 11 Veranstaltungen / Geschäftsreisen / Veranstaltungsarten / Kongress / Seminar, Tagung, Lehrgang und Kommission / Besprechung, Meeting und Sitzung / Konferenz / Workshop / Videokonferenz / Roadshow / Messe / Hausmesse und Tag der offenen Tür / Vorbereitung von Veranstaltungen / Termin und Teilnehmer / Einladungsschreiben / Programm / Rahmenprogramm / Veranstaltungsraum / Geräteausstattung / Durchführung von Veranstaltungen / Nachbereitung von Veranstaltungen / 436 Öko-Tipps / 439 Selbstmanagement / Allgemeines zur Reiseplanung / Reiseplan / Hotelbuchung / Reiseunterlagen / Wahl des geeigneten Verkehrsmittels / Online-Buchungssysteme (Online Booking Engine = OEG) / Verkehrsmittel / Reisen mit dem Pkw / Reisen mit der Bahn / Zugarten / Reservierungen / Online-Ticket / Bahnticket per Handy / eticketing-system Touch&Travel / Reisen mit dem Flugzeug / Flugscheine (Tickets) / Transfer zum und ab dem Flughafen / Flugarten / Auslandsreisen / Zeitverschiebung / Sitten und Gebräuche / Reisekostenabrechnung /

15 Fahrtkosten / Verpflegungsmehraufwendungen / Übernachtungskosten / Nebenkosten / Abschlussarbeiten / 460 Öko-Tipps / 465 Selbstmanagement / Protokolle / Aktennotizen / Grundsätzliches zum Protokoll / Protokollarten / Wortprotokoll / Verlaufsprotokoll / Kurzprotokoll / Ergebnisprotokoll / Gedächtnisprotokoll / Simultanprotokoll / Protokollarten im Überblick / Aufnahme- und Arbeitstechnik / Protokollrahmen / Sprachliche Gestaltung / Nachbereitung des Protokolls / 478 Selbstmanagement / 481 Bildquellenverzeichnis / 482 Fremdwörter und Fachbezeichnungen / 484 Sachwortverzeichnis /

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17 1 Arbeitswelt»Büro«Unternehmensidentität Personale Voraussetzungen Hard Skills und Soft Skills Corporate Social Responsibility (soziale, ökologische und ökonomische Verantwortung) Corporate Culture (Unternehmenskultur) Corporate Behaviour (Verhalten, Handeln) Corporate Identity (Selbstbild des Unternehmens) Handlungskompetenz Corporate Design (Erscheinungsbild) Corporate Communications (Kommunikation) Büroarbeitsplatz Richtlinien für die Gestaltung von Arbeitsplätzen Büroraumplanung 1 Arbeitsschutzgesetz Bildschirmrichtlinie Bildschirmarbeitsverordnung Unfallverhütungsvorschriften DIN-Normen Bildschirmarbeitsplatz Zellenbüro Gruppenbüro Großraumbüro Kombibüro Bench-Arbeitsplatz Bürodrehstuhl Arbeitstisch Bildschirm Arbeitsumgebung Raumluft und -klima Arbeitsplatzbeleuchtung Farbgestaltung Strahlungen Lärm Pflanzen Flexible Arbeitswelt Hot Desk Think Tank Mensch Non-territorial-Office Meeting Point Belastungen psychisch physisch sozial Nomaden Soft Skills und Hard Skills Informations- und Kommunikationsnetze Technologie Netzwerker Büroausstattung Arbeitswelten Helikopter Siedler Gesundheitsvorsorge richtig essen richtig sitzen Pausengestaltung _018_00_Ch01_017_034.indd 17 10/27/14 4:54 PM

18 1 Arbeitswelt»Büro«1 Lernziele Die Bedeutung der Corporate Identity für das Unternehmen und seine Mitarbeiter verstehen. Sich den Anforderungen im Büro bewusst sein und sich entsprechende Verhaltensweisen aneignen. Die Bedeutung der Ergonomie und Anthropometrie für die Gestaltung des Büroarbeitsplatzes erkennen. Die Voraussetzungen für Gesundheit und Sicherheit am Bildschirmarbeitsplatz kennen. Die vorhandene Büroausstattung ergonomisch und flexibel zur Bewältigung konkreter beruflicher Aufgaben nutzen. Einflüsse der Arbeitsumgebung auf den Menschen bewerten. Belastungen am Arbeitsplatz erkennen und richtig damit umgehen. Gesundheitsvorsorge am Arbeitsplatz praktizieren. Die Bedeutung der Flexibilisierung der Büroarbeit begründen. Büroprozesse erkennen, verstehen und weiterentwickeln. Über aktuelle Entwicklungen und Visionen Bescheid wissen. Fallbeispiel 1.1 Unternehmensidentität Zu Beginn ihrer Ausbildung in der Mode Idee GmbH machen sich die Auszubildenden mit dem Leitbild des Unternehmens vertraut und analysieren gemeinsam mit ihrer Ausbildungsleiterin die einzelnen Aspekte der Unternehmensidentität. Ihnen wird bewusst, wie wichtig es ist, die Werte, Praktiken und Besonderheiten des Unternehmens im eigenen Handeln widerzuspiegeln. Die Unternehmensidentität (Corporate Identity) zählt zu den am häufigsten genannten Begriffen in der Arbeitswelt. Damit ist das Eigenbild eines Unternehmens gemeint. Es umfasst die gesamte Selbstdarstellung nach außen und innen. Das Erscheinungsbild, das Verhalten und die Kommunikation gegenüber der Öffentlichkeit sind formal und inhaltlich so abzustimmen, dass das Unternehmen möglichst klar, einheitlich und sympathisch dargestellt wird. Die Bekanntheit und Akzeptanz einer Firma und ihrer Produkte soll dadurch erhöht werden. Die wichtigsten Teilbereiche der Corporate Identity Corporate Social Responsibility Unter dem Begriff Corporate Social Responsibility ist die soziale, ökologische und ökonomische Verantwortung eines Unternehmen zu verstehen. Das bedeutet, dass alle Geschäfts- und Büroprozesse auf ihre Umwelt- und Sozialverträglichkeit überprüft und ständig weiterentwickelt werden. Die Tätigkeiten werden verantwortungsbewusst geplant, begleitet und optimiert. Dadurch ergeben sich Vorteile für die Gesellschaft also für die Verbraucher, die Mitarbeiter des Betriebes und deren Familien, die Umwelt sowie für das Unternehmen selbst Corporate Culture Unter Unternehmenskultur ist die Art der internen und externen Kommunikation zu verstehen. Sie besteht aus Werten, Normen und Verhaltensweisen, die auf ver- 18

19 1.1 Unternehmensidentität Corporate Social Responsibility (soziale, ökologische und ökonomische Verantwortung) 1 Corporate Culture (Unternehmenskultur) Corporate Behaviour (Verhalten, Handeln) Corporate Identity (Selbstbild des Unternehmens) Corporate Communications (Kommunikation) Corporate Design (Erscheinungsbild) schiedene Arten ausgedrückt werden: Beziehungen, Kommunikation, einheitliches Auftreten Corporate Behaviour Corporate Behaviour ist die Arbeitsweise und das Verhalten eines Unternehmens nach innen (gegenüber Mitarbeitern) und außen (gegenüber Kunden und der Öffentlichkeit). Dazu gehören auch ethische Regeln des Verhaltens Corporate Communications Corporate Communications ist die Zusammenfassung aller Kommunikationsbereiche. Mithilfe der Kommunikationsstrategie werden Inhalte von Identität, Kultur, Sprache und Design gebündelt und aufeinander abgestimmt. Zu den Kommunikationsmitteln zählen beispielsweise alle Printmedien und audiovisuelle Medien sowie der gezielte Einsatz von Kleidung und Werbung Corporate Design Mit dem Corporate Design ist der sichtbare Teil eines Unternehmens als Ausdruck und Bestandteil der Corporate Identity gemeint. Es ist das visuelle Erscheinungsbild, das auch sinnlich (Sehen, Hören, Fühlen usw.) wahrgenommen wird. Die Verwendung formaler Gestaltungskonstanten (z. B. Logo, Typografie, Farbe) auf Briefbögen, bei Produktgestaltung und Verpackung erzeugt ein einprägsames Bild. Durch das Corporate Design gewinnt ein Unternehmen ein klares Profil nach außen. Arbeitsblatt Anforderungen an den Menschen im Büro Fallbeispiel Kathrin Müller hat es geschafft: Sie ist eine von drei Auszubildenden, die in diesem Jahr die Ausbildung bei der Mode Idee GmbH beginnen. Im Vorfeld hatte sie sich durch viele Gespräche mit ihren Eltern, Lehrern und Bürokaufleuten über den Beruf der Bürokauffrau informiert und fand schnell heraus, dass es der richtige Beruf für sie ist. 19

20 1 Arbeitswelt»Büro«1 agentur.de Sie wurde durch eine Stellenanzeige auf das Unternehmen aufmerksam. Im Vergleich mit anderen Annoncen fielen ihr Formulierungen auf wie z. B. Sie möchten gerne im Team arbeiten und sind bereit, ein hohes Maß an Engagement zu zeigen und Verantwortung zu übernehmen oder In diesem Beruf kommt es auf schnelle Auffassungsgabe, sicheres Zahlenverständnis, Kontaktfreude und Organisationstalent an. Deshalb ist Kathrin bewusst, dass die zukünftigen Arbeitgeber von ihr mehr als nur die fachliche Qualifikation erwarten! Personale Anforderungen Kompetenzen Handlungskompetenz MethodenkompetenzFachkompetenz Sozialkompetenz Arbeitsblatt 2 Präsentation: Soft Skills Die rasante Zunahme und der schnelle Wandel des Wissens in allen Bereichen von Gesellschaft, Wissenschaft und Technik machen die Fähigkeit des problemlösenden und vernetzten Denkens sowie wertbezogene Einstellungen und Haltungen unverzichtbar. Neben der Fachkompetenz gewinnen deshalb die Methodenkompetenz und die Sozialkompetenz auch Soft Skills genannt zunehmend an Bedeutung. Diese drei Elemente ergänzen und bedingen sich zu umfassender Handlungskompetenz. Durch eine entsprechende Schulbildung, aber auch durch ständige Fortbildung im späteren Berufsleben wird die Handlungskompetenz des Einzelnen gefördert und gefestigt. ttt Fachkompetenz Methodenkompetenz Sozialkompetenz = Hard Skills Fachkenntnisse, die während eines Studiums oder einer beruflichen Ausbildung erworben und in der Regel durch Prüfungen nachgewiesen werden. Fachwissen Sprachkenntnisse Auslandserfahrung Praxiserfahrung PC-Kenntnisse Fähigkeiten wie selbst ständiges Lernen, selbstständiges Planen und Beherrschung von Methoden zur Problemlösung u. Ä. Leistungsbereitschaft Ausdauer Konzentrationsfähigkeit Konfliktfähigkeit Kritikfähigkeit In einer Gruppe arbeiten und dabei seine Persönlichkeit entfalten. Sich einordnen können, Anerkennung der Leistung anderer u. Ä. = Soft Skills alle Eigenschaften, die über die fachliche Qualifikation hinausgehen und die Persönlichkeit prägen, z. B. Teamfähigkeit Kreativität Kontaktstärke Lernbereitschaft Reflexionsbereitschaft 20

21 1.2 Anforderungen an den Menschen im Büro Stellenanzeige Eine Stellenanzeige beschreibt genau die Aufgaben, die die Bewerber/-innen erfüllen müssen. Auch firmenintern wird festgelegt, welche Aufgaben von den jeweiligen Stelleninhaberinnen bzw. Stelleninhabern zu erledigen sind und welche Kompetenzen sie haben. Dies wird in einer Stellenbeschreibung allgemein zusammengefasst Stellenbeschreibung --Eine Stellenbeschreibung beinhaltet meist folgende Punkte: Stellenbezeichnung, Dienstrang, Hierarchiestufe (Überstellung, Unterstellung), Dienstweg, Verantwortungsbereich, Kompetenzen, Aufgaben, Stellvertretung, Dienstsitz, Zeichnungsbefugnisse. Beispiel: Stellenanzeige Beispiel: Stellenbeschreibung 1 Im Rahmen der Qualitätsentwicklung im Büro trifft die Mode Idee GmbH mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zielvereinbarungen. Dabei geht sie in der Regel wie folgt vor: 1. Zielplanung. Vorgesetzte und Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter sammeln getrennt voneinander Ideen für die zu erreichenden Ziele. 2. Zielvereinbarungsgespräch. In diesem Gespräch werden die Ziele abgestimmt, schriftlich dokumentiert und in der Personalabteilung hinterlegt. Weiterhin wird vereinbart, welche Prämie je nach Zielerreichungsgrad ausgezahlt wird. 3. Zwischenbilanzgespräch. Gemeinsam wird entschieden, welche Ziele erreicht wurden und ob weitere Maßnahmen notwendig sind. 4. Zielerreichungsgespräch. Die erreichten Ziele und Ergebnisse werden gemessen und die Vergütung festgelegt. Setzen Sie sich selbst Ziele, um Ihre Hard Skills und Soft Skills zu verbessern. Formulieren Sie Ihre Ziele schriftlich und planen Sie einen realistischen Zeitraum für die Zielerreichung ein. Mögliche Ziele: Regelmäßiger Besuch von Fortbildungsveranstaltungen. Absolvieren von zertifizierten Seminaren. Die Prüfungen mit mindestens Note 2 absolvieren. Besuch von Sprachkursen. Auslandsaufenthalt. usw. Q Tipp Ziele und Zielvereinbarungen 21

Inhalt Vorwort / 3 1 Arbeitswelt»Büro«/ 14 1.1 Unternehmensidentität / 15 1.2 Anforderungen an den Menschen im Büro / 16 1.2.1 Personale Anforderungen / 17 1.2.2 Äußeres Erscheinungsbild / 20 1.2.2.1 Umgangsformen

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