Selbst definierte Betäubungsmittel (Hausspezialitäten) markieren

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1 1 Einleitung Bekanntlich ist jede Spitalapotheke gesetzlich verpflichtet, periodisch Menge, Art und Bezüger sämtlicher das Haus verlassenden, nicht in der Firma oder der Institution selbst als Teil einer Behandlung verwendeten Betäubungsmittel der Abteilung Pharmazie, Sektion Kontrolle und Bewilligungen des Bundesamts für Gesundheit zu melden. Dies kann manuell via offizielles Formular erfolgen oder, eleganter, via einer Diskette, die auf einfachstem Wege via APH monatlich erstellt werden kann. 2 Vorbereitende, einmalige Aktivitäten Selbst definierte Betäubungsmittel (Hausspezialitäten) markieren Sind unter den verwalteten Betäubungsmitteln auch selbst definierte, also sogenannte Hausspezialitäten (Artikel, deren Pharmacode > ist), so ist sicherzustellen, dass die Betäubungsmittel auch als solche gekennzeichnet sind. Diese Kennzeichnung erfolgt in den Hausspezialitäten-Parametern im Programm Komplettieren Hausspezialitäten (3.4.7): Abbildung 1 Auf diese Art müssen sämtliche selbst erfassten Betäubungsmittel kontrolliert und ggf. angepasst werden, sonst werden die Artikel von APH nicht als Betäubungsmittel erkannt. Betäubungsmittel mit einem offiziellen Eintrag in der Galenica-Datei (Pharmacode < ) haben diesen Merker automatisch gesetzt, hier brauchen Sie keine Vorkehrungen zu treffen. Seite 1/7

2 EAN-Code zuweisen (bei Hausspezialitäten) Im Weiteren muss bei diesen Artikeln der zugehörige, das Betäubungsmittel samt Packungsgrösse und Dosierung identifizierende EAN-Code zugewiesen werden. Dieser EAN-Code kann auf der vom BAG publizierten Liste (vgl. Error! Reference source not found.) nachgeschlagen werden. Die entsprechende Liste kann vom Internet (vgl. Abbildung 3) direkt heruntergeladen bzw. gedruckt werden. In der Lagerdatei muss der EAN- Code erfasst werden Abbildung 2 Diese Zuweisung des EAN-Codes ist unerlässlich, die gesamte Betäubungsmittelkontrolle basiert auf diesem Prinzip. Dabei identifiziert der gesamte EAN-Code den Artikel eindeutig, die Positionen 5 bis 9 (in unserem Beispiel mit dem Wert 74699) identifizieren dabei gleichzeitig eindeutig den Wirkstoff (in unserem Beispiel Cocain-hydrochlorid/Morphin-hydrochlorid, trihydrat). Nachschlagen der EAN-Codes für Betäubungsmittel Die Liste der gültigen EAN-Codes können Sie wie bereits erwähnt im Internet finden (vgl. folgende Seite) oder beziehen bei: Bundesamt für Gesundheit Abteilung Pharmazie Sektion Kontrolle und Bewilligungen 3003 Bern Seite 2/7

3 Verzeichnis der kontrollierten Stoffe und Präparate : Internetadresse zum Drucken bzw. herunterladen der Liste: Dies ist der gültige EAN- Code Abbildung 3 EAN-Code Lieferanten zuweisen Gleich wie bei den Artikeln erfolgt auch bei den Lieferanten bzw. den Bezügern der Betäubungsmittel die Identifizierung via EAN-Code. Folglich muss auch hier der entsprechende Code nachgeschlagen und erfasst werden. Für die als Lieferanten definierten Geschäftspartner (nötig für den Fall von Retouren von Betäubungsmitteln) geschieht dies im Lieferantenstamm. Der den Partner identifizierende Code muss hier erfasst werden Abbildung 4 Die Liste der EAN-Codes kann bei SANPHAR im Internet (vgl. Abbildung 7) nachgeschlagen werden. Seite 3/7

4 Internetadresse: Adresse: Sanphar 1, place du Port 1211 Genf 3 EAN-Code Bezüger, Kunden zuweisen Gleich wie bei den Artikeln erfolgt auch bei den Bezügern der Betäubungsmittel die Identifizierung via EAN-Code. Folglich muss auch hier der entsprechende Code nachgeschlagen und erfasst werden. Für die als Kunden definierten Geschäftspartner geschieht dies im Kundenstamm. Der den Kunden identifizierende EAN-Code muss hier erfasst werden Abbildung 5 Seite 4/7

5 EAN-Codes Partner nachschlagen Die EAN-Codes der Lieferanten und Bezüger lassen sich im Internet unter folgender Adresse nachschlagen: Direkter Aufruf via Internet-Adresse Partnerdatenban k anklicken Abbildung 6 Erklärung: H = Handel G = Generell Hier den Namen des Partners eingeben, dann 'Suche' drücken Der gesuchte EAN-Code steht hier Abbildung 7 Seite 5/7

6 3 Monatsdiskette BEKO erstellen Sind die vorbereitenden Arbeiten erledigt, so kann die Meldepflicht elegant monatlich via APH erledigt werden. Abbildung 8 1) Monat auswählen; das System schlägt den letzten gänzlich abgelaufenen Monat vor. Abbildung 9 3) Den vom System daraus kreierten Dateinamen bitte belassen und nicht verändern! 2) Hier die max. 5-stellige Identifikation erfassen. Es empfiehlt sich, die gesamten 5 Stellen auszunützen (weniger Risiko von Doppel-belegungen gesamt-schweizerisch). Einmal erfasst, bleibt die Identifikation erhalten und wird das nächste Mal automatisch wieder vorgeschlagen. Seite 6/7

7 4 Abschliessende Bemerkungen Dieses Programm ist immer am Monatsanfang einmal auszuführen, um die Meldepflicht für den letzten abgelaufenen Monat zu erfüllen. Bitte beschriften Sie die Diskette mit der Adresse Ihres Spitals. Die Diskette kann per Post direkt dem Bundesamt geschickt werden (Adresse vgl. Seite 2), das sie auch umgehend wieder retourniert, begleitet von einem Standardbrief, wenn alles in Ordnung war, oder von einem individuellen Kommentar, wenn etwas zu beanstanden war. Die Kontrolldatei kann beliebig oft erstellt werden, es ist einfach darauf zu achten, dass Monat und Jahr vor dem Programmstart richtig angegeben werden (Abbildung 9). Dies kann z.b. nötig sein, wenn eine Diskette im BAG nicht eingelesen werden kann. Seite 7/7