Praxisbeispiel Beschaffung Cloud bei der SBB

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1 Praxisbeispiel Beschaffung Cloud bei der SBB Markus Lehmann, Bern, 17. November 2015 Beruflicher Werdegang SBB AG (seit 2009) Axept AG CSC Switzerland GmbH GKI mbh Ausbildung ITIL V2 Service Manager Service Manager eidg. FA Informatiker TS Werkzeugmacher Markus Lehmann Leiter Sourcing IT Operations / SBB Division Abteilung oder Bereich

2 5,3 Millionen Kundinnen und Kunden 5,2 Millionen Eigentümer. Der grösste Mobilitätsdienstleister der Schweiz. Personenverkehr Reisende/Tag Immobilien 3500 Gebäude SBB Cargo t Güter/Tag Infrastruktur 3175 km Netz SBB Division Abteilung oder Bereich

3 Die SBB Informatik in Zahlen (2015) Mitarbeitende Finanzielles Gesamtvolumen: ~580 MCHF Bezogene Leistungen am Markt: rund 300 MCHF Betrieb ist outgesourct bei T-Systems Schweiz, Swisscom und verschiedenen SaaS Anbietern SBB Informatik Operations Management Die SBB Informatik in Zahlen Personal, Sourcing, Systeme. (Stand 2015) Sicht Personal Anzahl interne Mitarbeitende KB IT 1150 Pers. Anteil extern erbrachter Leistungen 42 % Frauenquote in % (Basis Köpfe) 17.4 % Durchschnittsalter 42.6 Jahre Durchschnittlich bei der SBB seit 9.6 Jahre Sicht Sourcing Provider und Einkaufsvolumen T-Systems Schweiz Swisscom IT Services SBB Telecom (I-ET-TC) Lexmark (Drucker) 150 MCHF Sicht Architektur Anzahl Applikationen gesamt Anzahl geschäftskritische Anwendungen 283 SBB Informatik Operations Management SBB Division Abteilung oder Bereich

4 Cloud-Strategie als Grundlage für die Ausschreibung. SBB Informatik Operations Management Senkung der Kosten und Erhöhung der Agilität als Treiber für die Cloud Strategie. Verbesserung der Wirtschaftlichkeit: Reduktion der Stückkosten (Einkaufskosten) im Projekt- und im Betriebsgeschäft Erhöhung der Agilität : Reduktion der Durchlaufzeit von Ressourcenbedarf bis Ressourcenbereitstellung (z.b. On-demand Bereitstellung Entwicklung- und Testumgebungen oder «produktive» Piloten) SBB Informatik AQ / OM SBB Division Abteilung oder Bereich

5 Ausgangslage. Die SBB IT hat zwei wichtige Grundlagen für die zukünftige Entwicklung und den Betrieb der IT-Landschaft geschaffen: 1. IT-Teilstrategie Cloud Computing 2. Ausschreibung Virtual Infrastructure & Application Services (VIAS) Die IT-Teilstrategie Cloud Computing wird nun auf Basis von VIAS im Projekt umgesetzt. SBB Informatik AQ / OM Cloud First als Hauptstossrichtung zur Erreichung der Ziele. 1 SaaS, falls am Markt entsprechende Angebote verfügbar. 2 IaaS für neue Anwendungen und für bestehende unkritische Anwendungen. 3 Weiterentwicklung der bestehenden Managed Service Provider in Richtung Hybrid IT (Kombination Managed Services und cloudbasierter Bereitstellungmodelle). SBB Informatik AQ / OM SBB Division Abteilung oder Bereich

6 Langfristige Sourcing Roadmap und Ausschreibung VIAS SBB Informatik Operations Management Langfristige Sourcing Roadmap als Learning aus den Ausschreibungen im Roadmap Sourcing Betrieb Sourcing Strategie Programm Management Betriebssourcing 2011 Phase I: Vorbereitungen Organisation, Skills, Prozesse,Tools Architektur & Transitionfähigkeit Normative Vorgaben Verankerung Regelbetrieb Realisierung Aqua *) Ablösung MPS Phase II: Umsetzung gestaffeltes Vorgehen One Service Desk Ablösung Desktop Cloud Ablösung Middleware & Applica. Ablösung SAP Piloten, Quick Wins, Adjustierung von Strategie und Methodik SBB Informatik Operations Management SBB Division Abteilung oder Bereich

7 Ausschreibung VIAS Umsetzung Cloud Strategie: Cloud und On premise als Standard Leistung SBB Informatik Operations Management Monate von der Bedarfserhebung bis zum Zuschlagsentscheid. Einsprachefristen Erhebung Anforderungen Erstellen Unterlagen Prüfung Eignung Erstellung Angebote Prüfung und Bewertung Einsprachen Start Projekt Oktober 2013 Publikation PQU Selektionsergebnis Versand AGU Eingang Angebote Bereinigung des Angebotes Debriefings Erteilung Zuschlag Oktober 2014 Unterzeichnung Vertrag November 2014 SBB Informatik Operations Management SBB Division Abteilung oder Bereich

8 Erstellen Unterlagen Reduktion der Risiken und Aufwände durch die Wahl des richtigen Verfahrens. Kapitel 2 Selektives Verfahren Reduktion auf maximal 4 Anbieter Minimierung Einspracherisiko Kalkulierbare Aufwände bei Verhandlungen und Bewertung Festlegen des Terminplanes SBB Informatik Operations Management Erstellen Unterlagen Gleichbehandlung der Anbieter über ein SBB Vertragskonstrukt. Leistungsanforderungen IT - Governance und Prozess Vorgaben Marktstandards Konzernvorgaben Gesetzliche Rahmenbedingungen Standard Vertragswerk SBB Informatik Operations Management SBB Division Abteilung oder Bereich

9 Prüfung Eignung Präqualifikation Die richtigen vier Anbieter wählen. SBB Informatik Operations Management Prüfung und Bewertung Zuschlag Den Anbieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot finden. ID Hauptkriterien G1 Subkriterien G2 1 Referenzbesuch & 10.00% 1.1 abc 5.00% Anbieterpräsentation 1.2 abc 5.00% 2 Kompetenz Team 5.00% 2.1 abc 5.00% 3 Leistungsbewertung und Erfüllung Anforderungen 25.00% 3.1 abc 5.00% 3.2 abc 20.00% 4 Kommerzielle und juristische Vertragsbedingungen 5 Preis 40.00% 20.00% 4.1 abc 20.00% 5.1 abc 10.00% TOTAL G1 5.2 abc 5.00% 5.3 abc 5.00% 5.4 abc 20.00% % % SBB Informatik Operations Management SBB Division Abteilung oder Bereich

10 Prüfung und Bewertung Vertrag als Grundlage für die Bewertung des Erfüllungsgrad der Leistung. Bewertung pro Vertragsdokument und Kapitel Beurteilung SBB Beurteilung Anbieter SBB Informatik Operations Management Prüfung und Bewertung Fallen Leistung und Preis unter ein definiertes Niveau, sind sie für SBB nicht mehr brauchbar. Punkte linear interpoliert von 0-3 Punkte 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 0% 50% 80% 100% Erfüllungsgrad des Zuschlagskriterium SBB Informatik Operations Management SBB Division Abteilung oder Bereich

11 Bereinigung des Angebotes Wir wollen das wirtschaftlich beste Angebot für die ausgeschriebene Leistung. Anbieter 3 Benötigte Leistung Anbieter 2 Anbieter 1 Klärt die aus der Sichtung des Angebotes offenen Fragen der SBB. Erläutert die vertraglichen Bedingungen und ringt um für beide Parteien unterschreibbare Lösungen. Zeigt auf, an welchen Stellen der Anbieter aus Sicht SBB den Leistungsgegenstand noch nicht vollständig erbracht hat. Bereinigt Positionen, welche nach Sichtung der Angebote vom Anbieter missverstanden wurden. Stellt die Gleichbehandlung zwischen den Anbieter sicher. SBB Informatik Operations Management Einsprachen Fairness steht über allem Nach dem Spiel ist vor dem Spiel. Einhaltung der Fristen und klare Kommunikation der Termine Direkte Abgabe gegen Unterschrift ist dem Postweg vorzuziehen Genaue Erläuterung der Spielregeln Kommunikation nur über die benannten Stellen Bewertungsgrundlagen Klare Kommunikation über die Leistung Wo erfüllt sie die Anforderungen noch nicht! Gleichzeitige Öffnung der Angebote und des LAFO Klare Kontrolle über die Wissensträger Transparentes mündliches Debriefing ohne Kommunikation der Konkurrenzangebote SBB Informatik Operations Management SBB Division Abteilung oder Bereich

12 Cloud Wirkungen und Nebenwirkungen SBB Informatik Operations Management Cloud Über den Wolken muss die Freiheit wohl grenzenlos sein Lösung des Anbieters Bestehende Technologien Prozesse des Kunden Mehrwert ergibt sich erst, wenn die Lösung des Anbieters mit den Prozessen des Kunden interagiert und bestehende Technologien berücksichtigt. Verzicht von 1 zu 1 Ablösung zu Gunsten der Verwendung von Standards. Prozesse in der Organisation in Frage stellen. Lösung des Lieferanten «challengen» und Leistungen einfordern, ohne die Skaleneffekte des Lieferanten zu torpedieren. Security muss den Change mitmachen - alte Rezepte funktionieren nicht mehr. Eigene Vorstellungen hinterfragen, ohne das Ziel aus den Augen zu verlieren. SBB Informatik AQ / OM SBB Division Abteilung oder Bereich

13 Wirkung Tiefere Kosten zu besseren Konditionen! Einfachere und verständlichere Verträge für die Leistungsbezüger Höhere Autonomie der Leistungsbezüger und kürzere Durchlaufzeiten bei Vertragsänderungen. Tiefere Kosten Reduktion der Kosten bei On-Premise Lösungen bei ca % Reduktion der Kosten bei Cloud Lösungen bei 40-60% aber Für Lieferant eine Herausforderung seine Standard-Offering auf SBB Vertrag zu spiegeln. Maturitätssteigerung im Bereich Cloud sowohl auf Kunden-, wie Lieferantenseite nötig. SBB Informatik Operations Management Besten Dank! SBB Division Abteilung oder Bereich