Konfiguration Outlook 2003 (Outlook 2007) im MAPI-Modus End User

Transkript

1 Konfiguration Outlook 2003 (Outlook 2007) im MAPI-Modus End User aktualisiert am / RJ Voraussetzungen: - Mailverkehr über Outlook im MAPI Modus ist nur von IP-Netzen innerhalb der ETH Zürich möglich. Verbindungen mit MAPI von ausserhalb der ETHZ-Netze verlangen den Einsatz von VPN. - Es gibt derzeit 8 Haupt-Mailserver. Es sind dies: EX0, EX1, EX2, EX3, EX4, EX5, EX6, EX7 Ab Outlook 2003 gibt es die Möglichkeit, sich aus dem gesamten Internet per MAPI auf unsere Mailserver zu verbinden ohne Lockerung der Sicherheitspolicies auf unseren Servern und ohne vorgängige Verwendung von VPN and die ETH Zürich. Allerdings braucht man anfänglich ein Outlook Profil, das man nur im IP-Netz der ETH Zürich erstellen kann. Im zweiten Teil des Dokuments wird die Konfiguration von MAPI über HTTP ( RPC over HTTP ) basierend auf einem bereits im IP-Netz der ETH Zürich erstellten Outlook Profil beschrieben (Abb. 22 und folgende). Deutsch Englisch Abb. 1 Gehen Sie in die Systemsteuerung.

2 Abb. 2 Abb. 3 Rufen Sie dort das Icon Mail auf. Je nachdem wie ihr Computer aufgesetzt gibt es dieses Icon dort noch gar nicht. Es erscheint erst, nachdem Outlook das erste Mal aufgerufen wurde. In diesem Fall schliessen Sie die Systemsteuerung wieder. Unter Programme Microsoft Office starten Sie Outlook, welches Sie, sofern noch kein Outlookprofil vorhanden ist, direkt auffordert den Namen für ein neues Profil einzugeben. Sie landen damit also direkt bei Abb. 4. Abb. 4 Klicken Sie auf Hinzufügen ( Add ) Wenn Sie bereits ein Outlook Profil definiert haben, erscheint eine andere Dialogbox. Gehen Sie dazu zu Abb. 20. Hier geben Sie ihrem Outlook Profil einen Namen. Dieser Name ist rein beschreibender Natur und kann frei gewählt werden. 2

3 Abb. 5 Abb. 6 Die Vorgabe müsste auf Ein neues Konto hinzufügen ( Add a new account ) stehen. Uebernehmen Sie diese und gehen weiter mit Weiter ( Next ). Abb. 7 Wählen Sie hier Microsoft Exchange Server und dann Weiter ( Next ). In die Spalte mit Microsoft Exchange Server schreiben Sie einen der Eingangs aufgeführten Haupt- Mailserver (in diesem Beispiel EX4 ). Wobei es keine Rolle spielt, welchen dieser Server Sie wählen. Die Check-Box Exchange-Cache-Modus verwenden ( Use Cached Exchange Mode ) sollte aktiviert sein. Darunter geben Sie ihren Logonnamen für das Mailaccount an. Danach wählen Sie Namen prüfen ( Check Name ). 3

4 Abb. 8 Abb. 9 Es erscheint jetzt eine Passwortabfrage. Geben Sie unter Username ihren Lognnamen und das entsprechende Passwort für ihr account ein. Achten Sie bitte darauf, dass ihrem Logonnamen unbedingt der Ausdruck d\ vorangestellt sein muss. Dies ist der Name der Windows Domäne (d) zu der ihr Useraccount gehört. Falls dieser Schritt schief geht, wurde in den allermeisten Fällen der Ausdruck d\ vor dem Logonnamen vergessen oder es liegt ein Problem in der Netzkonfiguration ihres Computers vor. Wenden Sie sich in letzterem Fall bitte an die für Sie zuständige IT-Supportstelle. Wenn alles geklappt hat, verändert sich die Darstellung der Dialogbox leicht. Beide Einträge müssen unterstrichen dargestellt werden, wobei sich der Inhalt der ersten Spalte auch geändert haben kann. Wählen Sie jetzt Weitere Einstellungen ( More Settings ). 4

5 Abb. 10 Abb. 11 Wählen Sie nun das Register Sicherheit ( Security ) und stellen Sie sicher, dass unter Netzwerksicherheit bei der Anmeldung ( Logon network security ) Kerberos-/LAN-Management- Kennwortauthentifizierung ( Kerberos/NTLM Password Authentication ) ausgewählt ist. Dies entspricht auch dem Default. Bestätigen Sie mit OK. Zurück in der vorhergehenden Maske klicken Sie auf Weiter ( Next ). 5

6 Abb. 12 Abb. 13 Klicken Sie auf Fertig stellen ( Finish ). Abb. 14 Starten Sie nun Outlook. Sie erhalten nun wieder dieselbe Passwortabfrage wie schon bei Abb. 8. Achten sie wiederum darauf, dass ihrem Logonnamen der Ausdruck d\ (ohne Anführungszeichen) vorangestellt ist. Eventuell gelangen Sie nach dem Aufstarten von Outlook ohne diesen Dialog, direkt nach Abb. 14. Dieser so genannte single sign on funktioniert allerdings nur, wenn ihr Computer Mitglied der Domäne d ist. Darüber hinaus müssen Sie sich am Computer mit demselben Useraccount angemeldet haben, welches Sie auch für ihre Mail verwenden. Wenn alles geklappt hat, ist Outlook nun erfolgreich gestartet. Outlook weist Sie nun darauf hin, dass ihre bereits bestehenden Mails lokal gespeichert werden, und dass es mehrere Minuten dauern kann, bis all ihre Mails verfügbar sind. 6

7 Abb. 15 Abb. 16 In den meisten Fällen macht es Sinn für die Kontakte in ihrem Outlook Adressbuch die Sortierreihenfolge vom Amerikanischen (Vorname/Nachname) auf das Europäische Schema (Nachname/Vorname) umzustellen. Klicken Sie dafür in der Menüleiste auf Extras ( Tools ) und wählen Sie in der Liste Optionen ( Options ). Abb. 17 Im Register -Setup ( Mail Setup ) klicken Sie auf -Konten ( Accounts ) 7

8 Abb. 18 Sie gelangen nun wieder in dieselbe Maske wie schon in Abb. 5, als wir ein neues Outlook Profil erzeugt haben. Diesmal jedoch wollen wir die Konfiguration des Outlook Adressbuches ändern. Selektieren Sie dafür unter Verzeichnis ( Directory ) Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten ( View or change existing directories or address books ). In den nächsten Dialog gelangen Sie mit Weiter ( Next ). Abb. 19 Der Eintrag Outlook Adressbuch ( Outlook Address Book ) müsste aktiviert sein, wenn nicht selektieren Sie diesen. Danach klicken Sie auf Ändern ( Change ). Wieder müsste das einzige vorhandene Adressbuch aktiviert sein. Aendern Sie im unteren Teil der Dialogbox bei Namen ordnen ( Show names by ) die Sortierreihenfolge nach Wie Speichern unter (Mander, Jens) ( File As (Smith, John) ). Beenden Sie diese und die beiden folgenden Dialogboxen mit: Schliessen Fertig stellen OK (Close Finish OK). Jetzt müssten Sie wieder zurück im Outlook Programm sein. 8

9 Abb. 20 Abb. 21 Wenn Sie ein zweites Outlook Profil erstellen möchten, gehen Sie wieder über Abb. 1 und 2, also über Systemsteuerung und Mail. Danach gelangen Sie direkt in die Konfiguration des derzeit aktiven Profils (Abb. 20). Wählen Sie nun Profile anzeigen ( Show Profiles ) Hinzufügen ( Add ). Alles Weitere verhält sich nun wieder genauso wie ab Abb. 4. Nachdem Sie ihre Einstellungen gemacht und mit Abb. 12 abgeschlossen haben sollten Sie eventuell die Dialogbox von Abb. 20 (Systemsteuerung Mail) nochmals aufrufen. Wählen Sie nochmals Profile anzeigen um sich die Dialogbox von Abb. 21 nochmals anzeigen zu lassen. Hier können Sie bestimmen, wie sich Outlook beim Start verhalten soll, wenn Sie mehrere Profile definiert haben. Es gibt zwei Möglichkeiten, welche Sie in der Sektion Beim Start von Microsoft Outlook dieses Profil verwenden: ( When starting Microsoft Outlook, use this profile ) definieren können. Wenn Sie Zu verwendendes Profil bestätigen ( Prompt for a profile to be used ) auswählen, zeigt Ihnen Outlook jedes Mal beim Start die Liste von definierten Profilen an, aus denen Sie dann das gewünschte auswählen können. Mit der zweiten Option Immer dieses Profil verwenden ( Always use this profile ) bestimmen Sie in dem darunter liegenden Listenfeld, das Profil, welches Outlook bei jedem Start automatisch aufruft. 9

10 MAPI über HTTP ( RPC over HTTP ) Wie Eingangs ist Outlook im MAPI-Modus an der ETH nur möglich, wenn sich der User mit seinem Computer entweder in einem ETH-internen Netz befindet oder nachdem er sich vorgängig mit VPN an die ETH (vpn.ethz.ch) verbunden hat. Diese Einschränkung liegt nicht am Produkt per se sondern ist das Resultat von verschiedenen Sicherheitseinstellungen, welche wir auf unseren Servern als unverzichtbar erachten. Ab Outlook 2003 gibt es jetzt aber die Möglichkeit, sich aus dem gesamten Internet per MAPI auf unsere Mailserver zu verbinden ohne Lockerung der Sicherheitspolicies auf unseren Servern und ohne vorgängige Verwendung von VPN and die ETH Zürich. Dieses neue Feature wird RPC over HTTP genannt und wird von unseren Server voll unterstützt. Um Outlook 2003 (gilt auch für Outlook 2007) entsprechend konfigurieren zu können sind folgende Voraussetzungen notwendig: - Nur Outlook 2003 unterstützt RPC over HTTP. Alle früheren Outlook Clients (Outlook XP (2002), Outlook 2000 und Outlook 98/97) unterstützen diese Option nicht. - Allerdings braucht man ein Outlook Profil, das man nur im IP-Netz der ETH Zürich erstellen kann. - Vom Betriebssystem her muss Windows XP SP1 oder SP2 oder SP3 installiert sein. Falls Sie XP SP1 verwenden, müssen Sie noch den Patch installieren. Sie finden ihn unter: Ab Windows XP SP2 ist kein weiterer Patch notwendig. Abb. 22 Editieren Sie ein bereits erstelltes Profil (kann man nur im IP-Netz der ETH Zürich erstellen), in dem Sie in der System Steuerung das Icon Mail doppelklicken. Wählen Sie hier Profile anzeigen ( Show Profiles ). 10

11 Abb. 23 Abb. 24 Wählen Sie das Profil aus für welches Sie RPC over HTTP aktivieren wollen. Und klicken Sie danach auf Eigenschaften ( Properties ). Abb. 25 Wählen sie nun -Konten ( Accounts ). Die Option Vorhandene -Konten anzeigen oder bearbeiten ( View or change existing accounts ) sollte bereits selektiert sein. Andernfalls selektieren Sie diese Option und klicken Sie auf Weiter ( Next ). 11

12 Abb. 26 Abb. 27 An dieser Stelle kommt möglicherweise noch eine Username/Passwort Abfrage. Der Logonname mit der entsprechenden Domäne sollte bereits vorgegeben sein. Sie müssen nur noch das Passwort ergänzen. In der Abb. 26 klicken Sie danach auf Ändern ( Change ). Abb. 28 Klicken Sie auf Weitere Einstellungen ( More Settings ). 12

13 Abb. 29 Wählen Sie hier das Register Verbindung ( Connection ) und selektieren zuunterst die Checkbox Exchange-Verbindung mit http herstellen ( Connect to my Exchange mailbox using HTTP ). Danach klicken Sie auf Exchange-Proxyeinstellungen ( Exchange Proxy Settings ). In das Feld Diesen URL für die Verbingung mit dem Exchange-Proxyserver verwenden ( Use this URL to connect to my proxy server for Exchange: ) schreiben Sie: mail.ethz.ch (ohne Anführungszeichen). Zuunterst bei den Proxyauthentifizierungseinstellungen ( Proxy authentication settings ) wählen Sie unbedingt Standardauthentifizierung ( Basic Authentication )! Die weiteren Einstellungen sind optional und auch von ihrer eigenen Arbeitsumgebung abhängig: Da die Daten per SSL über HTTP geschickt werden (also verschlüsselt) kann man neben der obligaten Serverauthentifizierung auch noch eine Clientauthentifizierung verlangen. Hierzu aktivieren Sie die Checkbox Sitzung gegenseitig authentifizieren, wenn Verbindung mit SSL hergestellt wird ( Mutually authenticate the session when connecting with SSL ). Und schreiben Sie das Folgende in die Box Hauptname des Proxyservers: ( Principal name for proxy server: ): msstd:mail.ethz.ch Die nächsten beiden Checkboxen definieren das Verhalten von Outlook bei der Verbindungsaufnahme an den Exchange Server. In der Default Einstellung versucht Outlook nur über langsame Leitungen, sich direkt mit HTTP zu verbinden. Bei schnellen Internetverbindungen versucht es der Mailclient zuerst immer über MAPI (hier gleichgesetzt mit TCP/IP). Durch setzen dieser Checkboxen können Sie dieses Verhalten ihren Bedürfnissen anpassen. Generell empfehlen wir beide Checkboxen zu setzen, da wir dies vom Serverstandpunkt aus, als die bevorzugte Verbindungsmethode ansehen. RPC over HTTP funktioniert auch innerhalb der ETH-Netze absolut problemlos. Bestätigen Sie mit OK. Beenden Sie die verbleibenden Dialogboxen mit OK Weiter Fertig stellen Schliessen OK. 13