Erfassung von geschäftlich gefahrenen Kilometern. Marktanalyse: Kommt die Fahrtenbucherfassung Unternehmen teuer zu stehen?

Transkript

1 Erfassung von geschäftlich gefahrenen Kilometern Marktanalyse: Kommt die Fahrtenbucherfassung Unternehmen teuer zu stehen?

2 Marktforschung: Aufzeichnung von Geschäftsfahrten bei Nutzfahrzeugen und Dienstwagen. Fahrtenbücher sind Teil wichtiger Verwaltungsaufgaben und liefern wesentliche Informationen für die Fahrtkostenerstattung, Steuerangaben oder Geschäftsberichte. Bei der Erfassung der Daten ist deshalb Genauigkeit Trumpf. Aber wie sieht die gängige Praxis heute aus? Die vorliegende Studie bietet einen Einblick in nicht-automatisierte Fahrtenbücher und deckt dabei die Mängel dieser Aufzeichnungsform aus Sicht der Fahrer auf. Sie zeigt zudem, wie Geschäftsfahrten zu einer erheblichen Kostenbelastung bei Flottenbetreibern führen können und wie wichtig der umsichtige Umgang mit Fahrtenbüchern ist. Durch die umständliche und überwiegend handschriftliche Dokumentation geht zunächst Arbeitszeit verloren. Über die Hälfte der befragten Fahrer (54 %) gab an, mehr als zwei Stunden im Monat mit dem Aufzeichnen und dem Einreichen von Fahrtenbüchern zu verbringen. Ein alarmierendes Ergebnis für Unternehmer und Finanzverantwortliche. Ebenfalls Grund zur Sorge gibt die Aussage von über einem Drittel der Fahrer (36 %), ungenaue Dokumentationen eingereicht zu haben. 29 % tun das sogar regelmäßig. Dennoch mussten 64 % nie Rechenschaft über die Aufzeichnungen in ihrem Fahrtenbuch ablegen. Bei Unternehmen mit vielen Außendienstmitarbeitern kann sich das deutlich auf die Rentabilität auswirken. Methodik Diese Studie basiert auf einer Umfrage, die von TomTom Business Solutions in fünf europäischen Ländern bei Fahrern operativer und nicht-operativer Flotten durchgeführt wurde. Als operative Flotten werden Fahrzeuge (in erster Linie Nutzfahrzeuge) bezeichnet, die für Warenlieferungen und Dienstleistungen eingesetzt werden. Als nicht-operative Flotten werden Fahrzeuge (in erster Linie Dienstwagen) verstanden, die vom Management oder von Außendienstmitarbeitern genutzt werden. Die Umfrage wurde branchenübergreifend an ausgewählten Tankstellen in jedem Land durchgeführt. Befragt wurden 462 Fahrern operativer Flotten und 481 Fahrern nicht-operativer Flotten; davon 100 operative und 111 nicht-operative Fahrer im Vereinigten Königreich; 100 operative und 100 nicht-operative Fahrer in Deutschland; 70 operative und 57 nicht-operative Fahrer in den Niederlanden; 92 operative und 113 nicht-operative Fahrer in Frankreich; 100 operative und 100 nicht-operative Fahrer in Irland. Als Studienteilnehmer qualifizierten sich Fahrer, die berufsbedingt ein Fahrzeug an mindestens drei Tagen in der Woche nutzen und keinen Zugang zu einem System haben, das die Fahrleistung automatisch aufzeichnet.

3 1 Wie dokumentieren Sie Ihre Fahrten? se Während 38 % der Befragten einen Laptop, ein Mobiltelefon oder einen Tablet-PC benutzen, um ihre Fahrten festzuhalten, dokumentiert die große Mehrheit (49 %) nach wie vor mühsam handschriftlich auf Papier. Interessanterweise verwendet einer von zehn Fahrern (9 %) eine Smartphone-App als Fahrtenbuch. (Diese Apps sind jedoch nicht GPS-integriert. Die Anwender müssen daher ihre Daten von Hand eingeben). Die Befragung zeigt, dass Fahrer von Nutzfahrzeugen (57 %) häufiger handschriftlich Fahrtenbücher führen als Pkw-Fahrer (41 %). Letztere setzen außerdem doppelt so häufig eine Smartphone-App ein (12 % im Gegensatz zu nur 6 % der Nutzfahrzeugfahrer). Britische Mitarbeiter bleiben im Digitalisierungsprozess hinter ihren europäischen Kollegen zurück 64 % der Befragten nutzen Fahrtenbücher in Papierform. In Irland tun dies 36 % und in den Niederlanden 43 %. In Holland verwendet man außerdem am häufigsten App- Technologien einer von fünf holländischen Fahrern dokumentiert Fahrten mit einer Smartphone-App. 0 schriftlich auf Papier (auf Einzelblättern oder in Fahrtenbüchern) auf einem Laptop (mit Excel oder einer anderen unspezifischen Software/Anwendung) auf einem Mobiltelefon, einem Tablet-PC oder einem anderen mobilen Endgerät (ohne spezifische Fahrtenbuchsoftware) auf einer Smartphone-App für Fahrtenbücher (ohne GPS- Tracking) Sonstige

4 2Wann führen Sie Ihr Fahrtenbuch? Meistens führen die Befragten ihr Fahrtenbuch einmal am Tag (35 %) oder bei jeder Fahrt (34 %). 28 % dokumentieren wöchentlich. Nur 3 % warten bis zum Ende des Monats, um ihre Fahrleistung aufzuzeichnen. Fahrer von Nutzfahrzeugen (80 %) erfassen die Daten im Fahrtenbuch entweder täglich oder bei jeder einzelnen Fahrt und damit wesentlich früher als Pkw-Fahrer (60 %). Tatsächlich dokumentieren 35 % der Dienstwagenfahrer ihre Fahrten einmal die Woche, 5 % vervollständigen ihre Aufzeichnungen nur einmal im Monat. Holländer sind die penibelsten Fahrer. 69 % geben an, ihre Aufzeichnungen vor Beginn und am Ende jeder Fahrt zu erstellen. In Frankreich tun das nur 8 %. Mehr als einer von zehn britischen Fahrern (13 %) verlässt sich auf sein Gedächtnis und wartet mit dem Eintrag ins Fahrtenbuch bis zum Monatsende. Im Gegensatz dazu erfassen 91 % der deutschen Fahrer ihre Fahrten mindestens einmal am Tag oder aber bei jeder einzelnen Tour. Die Mehrheit der französischen Fahrer (54 %) zeichnet einmal die Woche auf, wobei auch bereits bei diesem kurzen Zeitraum Fehler bei der Dokumentation in Kauf genommen werden müssen. 0 bei jeder Fahrt (am Anfang und/oder am Ende jeder Fahrt) einmal am Tag (am Anfang und/oder am Ende jeden Tages) einmal die Woche einmal im Monat

5 3Halten Sie die Aufzeichnung und das Einreichen des Fahrtenbuchs für eine umständliche und zeitaufwändige Arbeit? Ganze 71 % der Teilnehmer stimmen der Aussage zu, dass die Aufzeichnung des Fahrtenbuchs und das Einreichen der Dokumentation eine umständliche und zeitaufwändige Arbeit darstellt. Ansprüche geltend machen wird allgemein als mühsam betrachtet. Dies ist jedoch besonders in den Niederlanden (85 %) und in Irland (82 %) der Fall. Den französischen Befragten erscheint es weit weniger lästig, fast die Hälfte (45 %) widersprach der Aussage. 9 8 ja nein

6 4Müssen Sie Ihr Fahrtenbuch in einem gesonderten Format oder Computersystem bei Ihrem Arbeitgeber einreichen, wenn Sie wieder an Ihrem Arbeitsplatz sind? Die meisten Studienteilnehmer (55 %) müssen ihre Aufzeichnungen in einem gesonderten Format oder Computersystem einreichen, wenn sie wieder an ihrem Arbeitsplatz sind. Wobei Pkw-Fahrer (59 %) ihre Dokumentation seltener umwandeln oder übertragen müssen als die Fahrer von Nutzfahrzeugen (50 %). 78 % der irischen Fahrer müssen Zeit opfern und ihre Aufzeichnungen im Nachhinein umwandeln oder in ein anderes System übertragen, wenn sie wieder im Büro sind. Im deutlichen Gegensatz hierzu steht Großbritannien. Hier müssen dies nur 38 % der Fahrer tun. 8 ja nein

7 5Wie viel Zeit verbringen Sie damit, Aufzeichnungen zu erstellen und einzureichen? Die meisten Befragten (26 %) verbringen in der Woche zwischen 30 und 60 Minuten damit, Fahrtaufzeichnungen zu erstellen und diese einzureichen. Mehr als ein Viertel (28 %) wendet sogar über eine Stunde die Woche dafür auf. Fahrer von Nutzfahrzeugen brauchen für die Dokumentation länger als Pkw-Fahrer 34 % benötigen mehr als eine Stunde verglichen mit 23 % der Pkw-Fahrer. Die Franzosen verbringen die geringste Zeit mit der Dokumentation ihrer Fahrleistung. Nur 3 % benötigen mehr als eine Stunde pro Woche, 16 % gaben weniger als fünf Minuten pro Woche an. Irische Fahrer scheinen am längsten zu brauchen. Mehr als jeder zweite Angestellte (56 %) benötigt über eine Stunde in der Woche, 3 % gaben mehr als drei Stunden an. Insgesamt 7 % der befragten deutschen Fahrer benötigen sogar mehr als drei Stunden die Woche. 35% 25% 15% 5% mehr als 3 Stunden 2 3 Stunden die Woche 1 2 Stunden die Woche Minuten die Woche (6 11 Minuten am Tag) Minuten die Woche (3 6 Minuten am Tag) 5 15 Minuten die Woche (1 3 Minuten am Tag) weniger als 5 Minuten die Woche (weniger als eine Minute am Tag)

8 6Würden Sie ein automatisches Fahrtenbuch begrüßen? Fahrer in ganz Europa würden einen einfacheren Weg für die Erfassung ihrer Fahrleistung begrüßen. Eine überzeugende Mehrheit (75 %) sagt ja zu der Idee eines automatisierten Systems. Die eher unter Zeitdruck stehenden Nutzfahrzeugfahrer sind sogar noch ein wenig überzeugter. 77 % sind dafür, verglichen mit 73 % der Pkw-Fahrer. Die Idee eines automatisierten Fahrtenbuchs kommt in Irland und im Vereinigten Königreich am besten an. 86 % und 85 % der Befragten begrüßen diese Idee. Obwohl französische Fahrer am wenigsten beeindruckt schienen, sprachen sich dennoch die meisten (54 %) für eine automatisierte Option aus. 9 8 ja nein

9 7Mussten Sie Ihrem Arbeitgeber gegenüber je über die Aufzeichnungen in Ihrem Fahrtenbuch Rechenschaft ablegen? Mehr als ein Drittel der Teilnehmer (36 %) wurde bereits von ihren Arbeitgebern zu der Richtigkeit ihrer Aufzeichnungen befragt. Innerhalb der einzelnen Länder wurden bei dieser Frage enorme Unterschiede deutlich. Während 65 % der irischen und 43,5 % der deutschen Teilnehmer von ihren Arbeitgebern zu der Richtigkeit ihrer Aufzeichnungen befragt wurden, bestätigen das im Vereinigten Königreich nur 10 % der Fahrer. 9 8 ja nein

10 8Haben Sie Ihre Erstattungsansprüche schon einmal zu hoch angesetzt? Mehr als jeder dritte europäische Fahrer (36 %) gibt zu, Erstattungsansprüche schon einmal zu hoch angesetzt zu haben bei Pkw-Fahrern sind es sogar 39 %. In Irland setzen die meisten Fahrer ihre Erstattungsansprüche zu hoch an. 57 % der irischen Studienteilnehmer gaben zu, die Zahlen zu beschönigen. Fast die Hälfte (46 %) der Briten gab dies ebenfalls an. Im Gegensatz dazu setzen nur 11 % der französischen Fahrer ihre Erstattungsansprüche zu hoch an. 9 8 ja nein

11 9Wie häufig setzen Sie Ihre Erstattungsansprüche zu hoch an? Jeder fünfte Fahrer, der nach eigenen Angaben seine Erstattungsansprüche zu hoch ansetzt, tut dies meistens, 9 % sogar immer. Insgesamt 33 % der Pkw-Fahrer erklärten, ihre Erstattungsansprüche entweder meistens oder immer zu hoch anzusetzen. Bei den Fahrern von Nutzfahrzeugen tun dies im Vergleich nur 24 %. Französische Fahrer scheinen die Ehrlichsten zu sein. Eindeutige 91 % gaben an, ihre Fahrtkostenabrechnungen zu schönen, wenn auch nur gelegentlich. Überraschende 15 % der deutschen Teilnehmer, die zugegeben hatten, ihre Abrechnungen zu hoch anzusetzen, tun dies grundsätzlich so, gefolgt von Großbritannien (12 %) und Irland (7 %) gelegentlich meistens immer

12 Zusammenfassung Mehr denn je achten Unternehmen aller Größen darauf, ihre Betriebskosten in allen Bereichen zu reduzieren. Fahrtenbücher sind und waren für die Verwaltung einer Flotte schon immer wichtig, besonders in Ländern mit entsprechenden steuerlichen Auflagen. Dennoch sind die Methoden, die viele Fahrer nutzen, um ihre Geschäftsfahrten zu dokumentieren und im Unternehmen einzureichen, einfach nicht mehr zeitgemäß. Das Ergebnis dieser Studie macht deutlich, in welchem Ausmaß nicht-automatisierte Fahrtenbücher die Ressourcen der Unternehmen schröpfen. Tatsächlich werden die Zahlen Logistikund Flottenmanager genauso wie Finanzverantwortliche alarmieren. Die Tatsache, dass 54 % der Fahrer mehr als zwei Stunden im Monat für das Führen von Fahrtenbüchern aufwenden (9 % benötigen sogar acht Stunden), zeigt deutlich, dass der Aufwand für die Dokumentation reduziert werden muss. Schließlich hat der Verlust von Produktivität einen erheblichen Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens gerade in einem zunehmend anspruchsvollen wirtschaftlichen Umfeld. Moderne Flottenmanagementtechnologie macht das Führen eines Fahrtenbuchs für den Fahrer deutlich einfacher. Ein großer Vorteil für Unternehmen. Denn sie können nicht nur deutlich effizienter werden, sondern auch genaue Berichte garantieren. Der Business Case für effektivere Lösungen ist längst gegeben. Thomas Schmidt Managing Director TomTom Telematics Die vorliegende Umfrage legt auch die Schwächen handschriftlicher Aufzeichnungen offen. Wenn Berufsfahrer ungenaue Berichte einreichen, kann sich dies auf die Profitabilität des Unternehmens auswirken und auch steuerliche Konsequenzen haben.