Erweiterte Fahrtenbuchfunktionen 2 Tour-Report (Fahrtenbuch) 4 Manuelle Fahrerzuordnung 6 Wartungsreport 7. Let s drive business TM

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1 TomTom WEBFLEET 2.14 Versionshinweis für Händler vom Inhalt Erweiterte Fahrtenbuchfunktionen 2 Tour-Report (Fahrtenbuch) 4 Manuelle Fahrerzuordnung 6 Wartungsreport 7 TomTom WEBFLEET 2.14 führt die erweiterten Fahrtenbuchfunktionen ein. Zusätzlich zu der übersichtlicheren Darstellung der Fahrten im "Tour-Report (Fahrtenbuch)" und der Einbeziehung des Fahrers, können Sie nun den Zweck der Fahrt ändern oder zusätzliche Informationen, zum Beispiel geschäftliche Gründe, hinzufügen. Alle Änderungen werden dokumentiert und sind nach dem Herunterladen des "Tour-Reports (Fahrtenbuch)" verfügbar. Dieser Report bietet Ihnen einen Überblick über Ihre Fahrten* mit einem bestimmten Fahrzeug, einschließlich der Start- und der Stillstandsposition, und unterscheidet zwischen den Fahrtmodi** Privat- und Geschäftsfahrt. Die Informationen in diesem Bericht sind 18 Monate lang zugänglich, sodass Ihnen ein Überblick zur Verfügung steht (z. B. für steuerliche Zwecke). Manuelle Fahrerzuordnung: Die neue WEBFLEET-Version ermöglicht Ihnen, einem Fahrzeug manuell einen Fahrer zuzuweisen. Wartungsreport: Warnungen, die geplante Wartungsaufgaben betreffen, lassen sich nun über den (geplanten) Report abrufen. * Fahrt: Als Fahrt wird die Bewegung eines Fahrzeugs von einer Startposition zu einer Endposition bezeichnet. Nach dem Ende einer Fahrt wird ein Tour-Report an WEBFLEET gesendet, der alle relevanten Informationen zur Fahrt wie Startzeit, Endzeit, Stillstandszeiten, Stillstandszeiten mit laufendem Motor und Kraftstoffverbrauch enthält. ** Fahrtmodus: Der Fahrtmodus zeigt die Art der Fahrt an; hierbei kann es sich um eine Geschäftsfahrt, die Fahrt zur Arbeit oder eine Privatfahrt handeln. 1

2 Erweiterte Fahrtenbuchfunktionen Mithilfe von TomTom WEBFLEET 2.14 können Sie den Zweck der Fahrt ganz einfach bearbeiten oder zusätzliche Informationen (z. B. einen geschäftlichen Grund) hinzufügen. Klicken Sie in der Detailansicht auf "Fahrten", und wählen Sie die Registerkarte "Fahrtenbuch" aus. Verwenden Sie die Filter, um die Ansicht anzupassen. In der Fahrtenbuchansicht werden Ihnen folgende Informationen angezeigt: - Alle Fahrten des Fahrzeugs entsprechend den Filtereinstellungen. - Fahrtmodus (Geschäftsfahrt, Fahrt zur Arbeit oder Privatfahrt). - Datum und Uhrzeit der Fahrt. - Positionen "Angekommen" und "Losgefahren". - Relevante Kilometerzählerstände/Entfernung der Fahrt. - Zweck der Fahrt. - Kontakt. - Der Fahrer, der durch die Fahreridentifikations-Funktion auf dem TomTom Pro-Gerät oder über die manuelle Fahrerzuordnung festgelegt wurde. 2

3 Sie können Fahrtenbucheinträge bearbeiten. Klicken Sie auf einen Eintrag in der Tabelle, um eine neue Ansicht mit detaillierten Reiseinformationen zu öffnen. Sie können den eingetragenen Fahrtmodus ändern, einen Zweck eingeben, einen Kommentar eintragen oder einen Änderungsgrund hinzufügen. Wenn es sich bei der Ankunftsposition um eine in WEBFLEET registrierte Adresse handelt, schlägt Ihnen WEBFLEET automatisch die relevanten Kontaktinformationen dieser Adresse vor, die Sie daraufhin mit einem Tastendruck kopieren können. Klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen zu speichern. Wenn der Fahrtmodus von "Privatfahrt" zu "Geschäftsfahrt" geändert wird, werden die Felder "Zweck" und "Kontakt" rot markiert, falls Sie diese freigelassen haben. Verwenden Sie die Schaltflächen "Zurück" und "Weiter", um sich schnell alle Fahrten entsprechend den vorher festgelegten Filtereinstellungen anzusehen. Vergewissern Sie sich, dass alle für das Finanzamt erforderlichen Felder ausgefüllt sind, bevor Sie die PDF-Datei herunterladen. 3

4 Tour-Report (Fahrtenbuch) TomTom WEBFLEET 2.14 bietet Ihnen einen "Tour-Report (Fahrtenbuch)" mit einer übersichtlicheren Darstellung der Fahrten. Der Report enthält folgende Informationen: - Fahrzeugdetails wie Fahrzeugnummer, -name, -typ, Nummernschild usw. (diese Informationen befinden sich in der Fahrzeugdetailansicht und können dort auch bearbeitet werden). - Zeitraum. - Die Fahrtdetails wie Datum, Uhrzeit, Kilometerzählerstände, Start- und Endposition, Fahrtmodus, Kontakt, Zweck, Kommentar, Entfernung und Dauer. - Fahrtenanzahl (Anzahl der Fahrten pro Tag). - Fahrer. - Report-Zusammenfassung. 4

5 Sie haben nun zusätzlich die Möglichkeit, den Verlauf aller Änderungen, die Sie im "Tour- Report (Fahrtenbuch)" an den Fahrten vorgenommen haben, hinzuzufügen, indem Sie beim Herunterladen oder Planen des Reports den entsprechenden Filter auswählen. Details des Änderungsverlaufs: - Das Datum und die Uhrzeit der Fahrt (ein Stern vor der Fahrt zeigt an, dass die Fahrtdaten geändert wurden; sowohl das Fahrtdatum, als auch die -uhrzeit werden nun im Änderungsverlauf verwendet, wodurch die beiden Datensätze verknüpft sind). - Änderungsnummer. - Änderungsdatum. - Tätigkeit. - Änderungsgrund. - Der WEBFLEET-Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat. 5

6 Manuelle Fahrerzuordnung TomTom Business Solutions bietet Ihnen verschiedene Methoden der Fahreridentifizierung für einzelne Fahrten, z. B. mithilfe der Fahreridentifizierungs-Funktion des TomTom PRO-Geräts oder mithilfe des digitalen Fahrtenschreibers (wenn dieser an den Eingang des TomTom LINK 300/310 angeschlossen ist). WEBFLEET 2.14 führt die Möglichkeit der manuellen Fahrerzuordnung ein. Diese Funktion ist hilfreich für Flotten mit Fahrern, die das Fahrzeug nicht häufig wechseln. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Mehr ", und wählen Sie "Fahrer" aus. Durch das Auswählen eines Fahrers ist es möglich, einem Fahrzeug über die Detailansicht auf der rechten Seite, manuell einen Fahrer zuzuweisen oder eine bestehende Zuweisung aufzuheben. Hinweis: - Sie können einem Fahrzeug immer nur einen Fahrer zuweisen. - Die Schaltfläche "Zuweisen" ist nur dann verfügbar, wenn der Fahrer nicht bereits einem Fahrzeug zugewiesen ist. - Die Schaltfläche "Zuweisung aufheben" ist nur dann verfügbar, wenn der Fahrer mithilfe von WEBFLEET manuell zugewiesen wurde. - Wenn der manuell zugewiesene Fahrer sich mithilfe eines PRO-Geräts oder eines digitalen Fahrtenschreibers bei einem anderen Objekt anmeldet, wird die Zuweisung aufgehoben. 6

7 Wartungsreport Mithilfe der kürzlich eingeführten Funktion der geplanten Wartung haben Sie Ihre Fahrzeugkosten besser im Griff und steigern die operative Effizienz Ihrer Flotte. Zusätzlich zur Überwachung des Benzinverbrauchs, können Sie sich nun Wartungsintervalle anzeigen lassen und den Wert der Fahrzeuge im Blick behalten. Sobald eine geplante Wartungsaufgabe erstellt wurde, wird sie von WEBFLEET überwacht. Um eine Liste aller fälligen und überfälligen Wartungsaufgaben für Ihre Fahrzeugflotte anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das bunte Werkzeug-Symbol, oder klicken Sie im Hauptmenü auf "Mehr ", und wählen Sie "Wartung" aus. Zusätzlich zur Wartungsansicht steht Ihnen unter der Registerkarte "Reports" nun auch ein Wartungsreport zur Verfügung. Dadurch können Sie sofort auf den Report zugreifen oder einen Report über alle fälligen, überfälligen und abgeschlossenen Wartungsaufgaben regelmäßig an eine -Adresse senden lassen. 7

8 Der Report ist sowohl im PDF- als auch im CSV-Format verfügbar und enthält Details zu folgenden Informationen: - Art der Wartung. - Status der Wartung (fällig, überfällig oder abgeschlossen). - Geplanter Zeitpunkt (Datum oder Entfernungsintervall). - Betroffenes Fahrzeug. - Beschreibung der Wartungsaufgabe. - Datum der letzten Wartung. - Fortschritt der Wartung. 8