TomTom WEBFLEET Inhalt. Let s drive business TM. Release Note

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1 TomTom WEBFLEET 2.17 Release Note Inhalt Erweitertes WEBFLEET-Reporting 2 Melden von diagnostischen Fehlercodes 3 Sicherheitsfunktionen 5 Ansicht nur für Rechnungen 7 Standard-Fahrtmodus 8 Informationen zur Navigationskarte 9 WEBFLEET Tachograph Manager 10 TomTom WEBFLEET enthält die folgenden Verbesserungen und Änderungen: Erweitertes Reporting: WEBFLEET erweitert die große Anzahl an Reports und fügt fünf neue Reportvorlagen hinzu. Reporting von diagnostischen Fehlercodes: Zusammen mit dem TomTom ecoplus können Sie Benachrichtigungen erhalten, wenn die integrierten Diagnosesysteme Ihrer Fahrzeuge Fehler melden. Sicherheitsfunktionen: WEBFLEET verwaltet die Dauer einer aktiven Sitzung für den WEBFLEET-Zugang und außerdem können Sie die Komplexität von Passwörtern und deren Ablaufdatum verwalten. Standard-Fahrtmodus: Zusammen mit der neuesten LINK 410/510-Firmware ist es jetzt möglich, einen Standard-Fahrtmodus zu konfigurieren, der automatisch nach dem Ende einer Tour eingestellt wird. Informationen zur Navigationskarte: WEBFLEET kann die Kartenversion anzeigen, die auf einem TomTom PRO installiert ist, um leicht überprüfen zu können, ob die installierten Karten aller Fahrzeuge auf dem neuesten Stand sind. Tachograph Manager: Mit WEBFLEET 2.17 können Sie Fahrtenschreiberdaten vom Massenspeicher und der Fahrerkarte der digitalen Fahrtenschreiber, die in Ihren Fahrzeugen installiert sind, per Fernzugriff herunterladen, ohne den Disponenten oder den Fahrer einzubeziehen. Die Daten werden sicher online gespeichert und Sie können überall von jedem Computer aus auf sie zugreifen. 1

2 Erweitertes WEBFLEET-Reporting Mit der Reportfunktion von WEBFLEET können Sie die Reports nicht nur im PDF- oder CSV-Format, sondern auch im Excel-Format (XLS) herunterladen. Damit erreichen Sie eine höhere Flexibilität bei der Verarbeitung von Reports in Ihrem täglichen Geschäft. Wir informieren uns ständig über die Bedürfnisse seiner Kunden, um deren tägliches Geschäft so einfach wie möglich zu gestalten. Deshalb haben wir auch zu der bereits umfangreichen Liste an WEBFLEET-Reports fünf Reports hinzugefügt. Meldungen-Report (Alle Meldungen): Dieser Report erstellt eine Liste mit allen von einem Fahrzeug an einem bestimmten Tag gesendeten Meldungen, einschließlich der Position, von der aus diese Meldungen gesendet wurden. Meldungen-Report (Technische Benachrichtigungen): Dieser Report erstellt eine Liste mit allen in einem bestimmten Zeitraum von einem Fahrzeug gesendeten technischen Benachrichtigungen. Meldungen-Report (Textnachrichten): Dieser Report erstellt eine Liste mit allen in einem bestimmten Zeitraum von einem oder an ein Fahrzeug gesendeten Textnachrichten. Vertragsdetails nach Fahrzeug: Dieser Report erstellt eine Liste mit Geräte- und Vertragsdetails zu den Fahrzeugen Ihrer Flotte. Tankfüllstands-Report: Dieser Report bietet eine detaillierte Übersicht über den Tankfüllstand eines Fahrzeugs in einem bestimmten Zeitraum. (Dieser Report kann nur verwendet werden, wenn eine FMS-Verbindung mit dem TomTom LINK 510 besteht.) Reports Classic und Geplante Reports Classic Das neue WEBFLEET-Reporting bietet eine Vielzahl an Funktionen, Reports und Konfigurationsmöglichkeiten, die das klassische WEBFLEET-Reporting übertreffen. Wir möchten, dass all unsere Kunden von den großartigen Möglichkeiten profitieren, die das neue WEBFLEET-Reporting ihren Unternehmen bietet. Da das neue WEBFLEET-Reporting eine Vielzahl an Kundenbedürfnissen abdeckt, werden die klassischen Reports bald abgeschafft. WEBFLEET 2.17 enthält einen Countdown, der Sie darüber informiert, wann dies geschieht. Damit ist es für Sie einfacher, beispielsweise die Migration von geplanten Reports zum neuen WEBFLEET-Reporting zu planen, wenn dies nicht bereits geschehen ist. 2

3 Melden von diagnostischen Fehlercodes Alle modernen Fahrzeuge besitzen ein integriertes Diagnosesystem. Wenn die Fahrzeuge Ihrer Flotte mit einem TomTom ecoplus ausgerüstet sind, dann profitieren Sie bereits von den Daten, die dieses System liefert, z. B. Treibstoffverbrauch in Echtzeit. Darüber hinaus liefert das integrierte Diagnosesystem diagnostische Fehlercodes, wenn dies von Ihren Fahrzeugen unterstützt wird, und es kann feststellen, ob die Motorwarnleuchte eingeschaltet ist. Mit dem ecoplus und dem LINK 510/410/3xx, auf dem die neueste Firmware-Version installiert ist, kann WEBFLEET 2.17 Ihnen diese Informationen anzeigen und Ihnen einen noch besseren Einblick in Ihre Fahrzeuge verschaffen. Damit können Sie den Status Ihrer Fahrzeuge erfassen und sofort handeln, um Schäden an Ihren Fahrzeugen zu vermeiden und die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter zu garantieren. In den WEBFLEET-Zugangseinstellungen können Sie auswählen, ob Sie benachrichtigt werden sollen, wenn ein Fahrzeug einen Fehler meldet. Sie können in den Einstellungen des individuellen Fahrzeugs, das mit einem ecoplus ausgerüstet ist, die Benachrichtigungen für jedes Fahrzeug separat konfigurieren. Falls ein Fahrzeug einen Fehler meldet, können Sie eine Benachrichtigung und eine automatisch generierte Wartungsaufgabe in der Detailansicht sehen, wenn Sie das Fahrzeug auswählen. 3

4 Wenn die Motorwarnleuchte im Armaturenbrett des Fahrzeugs eingeschaltet ist und wenn von Ihrem Fahrzeug ein Fehler an WEBFLEET gemeldet wird, werden Sie mit einer Benachrichtigung über den Zwischenfall informiert. Sie können diese Benachrichtigung löschen, nachdem Sie entschieden haben, wie Sie mit diesen Informationen fortfahren. Darüber hinaus erstellt WEBFLEET automatisch eine Wartungsaufgabe, wenn ein diagnostischer Fehlercode gemeldet wird. In dieser Aufgabe steht der Fehlercode sowie eine Beschreibung und sie ist mit einem speziell für solche Aufgaben gedachten Symbol versehen, um sie einfach von gewöhnlichen Wartungsaufgaben unterscheiden zu können. Die Wartungsaufgabe wird automatisch gelöscht, sobald der ecoplus den Fehler nicht mehr meldet. 4

5 Sicherheitsfunktionen Sitzungsverwaltung Um internationale Standards zu erfüllen, enthält WEBFLEET für den Zugang ein Zeitmanagement für die aktive Sitzung. WEBFLEET-Administratoren können die Sitzungsdauer in den WEBFLEET- Zugangseinstellungen konfigurieren. Die Dauer einer WEBFLEET-Sitzung kann gemäß Sicherheitsanforderungen zwischen mindestens 10 Minuten und maximal Minuten (24 Stunden) betragen. Die standardmäßige Sitzungsdauer beträgt 540 Minuten (9 Stunden). Bei Inaktivität während der festgelegten Zeit wird automatisch eine Erinnerung zum Sitzungsende eingeblendet. Bei Aktivität, beispielsweise bei jedem Klick in WEBFLEET, wird die Sitzungsdauer automatisch aktualisiert. 5

6 Passwortkomplexität WEBFLEET 2.17 enthält eine neue Einstellung für die Komplexität von Benutzerpasswörtern. Damit wird der Sicherheitsstandard Ihres WEBFLEET-Zugangs erhöht und somit Missbrauch vermieden. Der WEBFLEET-Administrator kann entscheiden, welches Passwort- Sicherheitslevel für den WEBFLEET-Zugang ausreicht. Sie können zwischen schwach, normal und stark wählen sowie eine Mindestlänge einstellen. Wenn Sie einen neuen Benutzer erstellen, sendet WEBFLEET ein zufällig generiertes Passwort an die -Adresse, die Sie für den Benutzer angegeben haben. Der Benutzer wird gebeten, das Passwort zu ändern, sobald er sich das erste Mal bei WEBFLEET anmeldet. Wenn der neue Benutzer das neue Passwort einrichtet, erhält er Vorschläge zum Erstellen stärkerer Passwörter und Warnungen bei unsicheren Symbolreihen im ausgewählten Passwort. Sie können auch ein Ablaufdatum für Passwörter einrichten. Wählen Sie einen Zeitraum zwischen 1 und 999 Tagen, nach denen ein Passwort ablaufen soll. Sie können eine Erinnerung für Ihre Benutzer festlegen, damit diese erfahren, wann ihr Passwort abläuft. Sie erhalten dann ab dem gewählten Zeitpunkt vor dem Ablaufdatum jeden Tag eine Erinnerung. 6

7 Ansicht nur für Rechnungen Ihren Mitarbeitern in der Buchhaltung kann ein separater WEBFLEET-Zugang zugeteilt werden, mit einem klar definierten Zugriff auf all Ihre Rechnungen, ohne dass diese Mitarbeiter auf Informationen über Fahrzeugpositionen oder Fahrtverläufe zugreifen zu können. Wenn Sie einen neuen WEBFLEET-Benutzer erstellen, können Sie drei verschiedene Ansichten auswählen, die Sie den Benutzern zuteilen können. WEBFLEET bietet jetzt die neue Ansicht Rechnungen, die Sie zusätzlich zu den Ansichten Standard und Große Karte auswählen können. Benutzer, denen die Ansicht Rechnungen zugeteilt wurde, können nur den Reiter sehen, der all Ihre Rechnungen anzeigt. 7

8 Standard-Fahrtmodus Mit dem LINK 410/510, auf dem die neueste Firmware-Version installiert ist, können Sie den LINK so konfigurieren, dass der Status des Fahrtenbuchs eines Fahrzeugs am Ende der Tour automatisch auf den Standard-Fahrtmodus eingestellt wird. Mögliche Standardeinstellungen in der Registerkarte Vertrag / Gerät sind Nicht aktiv (Änderungen im Fahrtenbuch werden manuell durchgeführt), Privatfahrt, Geschäftlich und Fahrt zur Arbeit. Beispiel: Wenn Privatfahrt in den Einstellungen ausgewählt wurde, wechselt der LINK den Fahrtmodus automatisch zu Privat, sobald die Tour beendet ist. Wenn jemand die nächste Tour trotzdem im Modus Geschäftlich durchführen möchte, kann derjenige dies angeben, indem er einen TomTom PRO oder den TomTom Remote LINK verwendet. Falls der Fahrtenbuchmodus über den Eingang gesteuert wird, wird die oben beschriebene Funktion nicht unterstützt. Darüber hinaus ist es möglich, den digitalen Ausgang (nur LINK 510) zu verwenden, um den aktuellen Fahrtenbuchstatus anzuzeigen, z. B. mit einer kleinen Zubehör-LED. Die folgenden möglichen Einstellungen sind verfügbar: Ausgang ist eingeschaltet, wenn im Fahrtenbuch die Option Geschäftlich ausgewählt ist Ausgang ist eingeschaltet, wenn im Fahrtenbuch die Option Privatfahrt ausgewählt ist 8

9 Informationen zur Navigationskarte Die Registerkarte Vertrag / Gerät zeigt an, welche Kartenversion auf den TomTom PRO- Geräten in Ihren Fahrzeugen installiert ist. Sie können die Übersicht behalten, ob all Ihre Geräte auf dem neuesten Stand sind, wenn Sie neue Karten kaufen, und Sie können sicherstellen, dass all Ihre Fahrer von der bestmöglichen Navigation profitieren. 9

10 WEBFLEET Tachograph Manager Mit WEBFLEET 2.17 können Sie die Fahrtenschreiber Ihrer gesamten Flotte verwalten. Sie können die Fahrtenschreiberdaten archivieren und analysieren. WEBFLEET lädt automatisch die Fahrtenschreiberdaten von Fahrtenschreibern herunter, die eine Download-Funktion per Fernzugriff unterstützen, und zwar wöchentlich bei Fahrerkarten und monatlich bei Massenspeichern von Fahrzeugen. Auf diese Weise stellt WEBFLEET sicher, dass die Informationen gemäß den von den Behörden festgelegten Fristen heruntergeladen werden. Darüber hinaus können Sie Fahrtenschreiberdateien hochladen, die Sie manuell von den Fahrtenschreibern abgerufen haben, die keine Download-Funktion per Fernzugriff unterstützen. Automatische Benachrichtigungen erinnern Sie an anstehende Termine. Hinweis: WEBFLEET Tachograph Manager ist ein zusätzlicher Dienst, den Sie zusätzlich zu Ihrem WEBFLEET-Abonnement pro Fahrzeug erwerben müssen. Bitte wenden Sie sich an Ihren TomTom-Reseller. Im WEBFLEET Tachograph Manager sehen die WEBFLEET-Benutzer alle Fahrzeuge, die den zusätzlichen Dienst WEBFLEET Tachograph Manager gebucht haben und zum WEBFLEET- Zugang gehören, selbst wenn nur ein Teil der Fahrzeuge und Fahrer für sie auf der Standard- WEBFLEET-Benutzeroberfläche sichtbar sind. WEBFLEET-Benutzer müssen vom WEBFLEET- Zugangsadministrator die Berechtigung erhalten, den WEBFLEET Tachograph Manager zu verwenden. 10

11 Um auf den Tachograph Manager zuzugreifen, klicken Sie im Hauptmenü auf Mehr und wählen Sie in der Liste Fahrtenschreiber aus. Termine für Downloads Mit dem WEBFLEET Tachograph Manager können Sie schnell fällige und überfällige Fahrtenschreiber-Datendownloads von Fahrerkarten sowie Massenspeichern von Fahrzeugen und Ablaufdaten von Fahrerkarten einsehen. Passen Sie das Erinnerungsintervall für Downloads an und erhalten Sie im Voraus Erinnerungen per . Stellen Sie zentral Zeiträume für den Download von Fahrtenschreiberdaten gemäß der Gesetzgebung Ihres Landes ein. Laut EU-Recht betragen die Standardzeiträume für Fahrerkarten 28 Tage und für Fahrzeuge 90 Tage. Die tatsächlichen Termine und die automatischen Benachrichtigungen, die Sie für den Download von Fahrtenschreiberdaten erhalten, basieren auf diesen Zeiträumen. 11

12 Auswertung Erhalten Sie Reports zu den Aktivitäten Ihrer Fahrer und Fahrzeuge, z. B. zu den Lenk- und Ruhezeiten und Verstößen gegen die Sozialvorschriften, einschließlich Bußgeldkatalogen (in ausgewählten Ländern verfügbar), um Ihre Fahrer anzuweisen, sicherer und verantwortungsvoller zu fahren, und um Ihr Unternehmen vor finanziellem Schaden zu bewahren. Klar sortierte und gut organisierte Übersichten zeigen die Aktivitäten Ihrer Fahrer und Fahrzeuge, einschließlich Beschreibungen und Hervorhebungen von Verstößen gegen die Sozialvorschriften, für einen festgelegten Zeitraum oder einen einzelnen Tag an. Sie können Zeiträume basierend auf Tagen oder Schichten für die Reports anpassen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Reports im PDF- oder im CSV-Format herunterzuladen. 12

13 Archiv Sie können Dateien, die Sie manuell von Fahrtenschreibern abgerufen haben, zur Archivierung hochladen oder Sie laden archivierte Dateien herunter und senden diese an eine -Adresse. Einzelne Dateien lassen sich ganz einfach vom WEBFLEET Tachograph Manager-Archiv herunterladen, z. B. wenn Behörden Dateien bei einer Prüfung verlangen. Diese können auch gesammelt per gesendet werden. WEBFLEET Tachograph Manager archiviert Fahrtenschreiberdateien zwei Jahre lang. Fahrtenschreiberdateien, die älter als zwei Jahre sind, werden automatisch im ersten Quartal des darauf folgenden Jahres gelöscht. Bescheinigung von Aktivitäten Fahrer müssen ihre Aktivitäten der letzten 28 Tage dokumentieren, wenn sie nicht arbeiten oder andere Aufgaben erfüllen. WEBFLEET Tachograph Manager ermöglicht Ihnen, eine Bescheinigung dieser Aktivitäten zu drucken. Diese Informationen sind für die genaue Arbeitszeitberechnung ebenfalls im Report enthalten. 13