BAYERISCHE JULIUS MAXIMILIANS UNIVERSITÄT WÜRZBURG

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1 BAYERISCHE JULIUS MAXIMILIANS UNIVERSITÄT WÜRZBURG DER KANZLER Universität Würzburg, Sanderring 2, Würzburg Per An alle Dienststellen der Universität Würzburg (inklusive Klinikum) An alle Drittmittelkonteninhaber (inklusive Klinikum) Würzburg, Fernruf 0931/31-0 Durchwahl Telefax 0931/ Gz.: V/ (bei Rückantwort bitte unbedingt angeben!) Sachbearbeiter: Herr Herbert/Herr Löffler Umsatzsteuerpflicht der Auftragsforschung Anlagen: Muster für Ausgangs-Rechnungen (Rechnung, Rechnung über Voraus- oder Anzahlungen, Restrechnung); Muster für Rechnungsanforderung (Klinikum) Sehr geehrte Damen und Herren, durch das Steueränderungsgesetz 2003 vom ist die bisherige Steuerbefreiung der Umsätze der staatlichen Hochschulen aus Forschungstätigkeit nach 4 Nr. 21a Umsatzsteuergesetz (UStG) mit Wirkung vom aufgehoben worden. Die Aufhebung erfolgte in Umsetzung der Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs vom , in der die Gemeinschaftsrechtswidrigkeit der Umsatzsteuerbefreiung festgestellt wurde. Mit der Umsatzsteuerpflicht ist auf der anderen Seite auch das Recht zum Vorsteuerabzug verbunden. Die mit der praktischen Umsetzung dieser Gesetzesänderung verbundenen grundlegenden Fragen können wie folgt beantwortet werden: 1. Welche Leistungen sind konkret umsatzsteuerpflichtig? Grundsatz: Der Umsatzsteuer (=Mehrwertsteuer) unterliegen alle Forschungsleistungen, die durch Forschungseinrichtungen der Universität im Rahmen der Drittmittelforschung entgeltlich an Auftraggeber (Drittmittelgeber) im Inland erbracht werden. Bei Leistungserbringung an Auftraggeber im Ausland ist eine Einzelfallprüfung (s. unten) erforderlich. Ausnahme: Nicht der Umsatzsteuer unterliegt die Durchführung von Forschungsprojekten, zu denen von dritter Seite ein Zuschuss gegeben wird, bei denen jedoch kein Leistungsaustauschverhältnis (=Erbringung der Forschungsleistung erkennbar gerade um der Zahlung willen) vorliegt. Echte, nicht steuerbare Zuschüsse in diesem Sinne sind die Zuwendungen zur Forschungsförderung durch öffentliche Drittmittelgeber (z.b. EU, BMBF, DFG). Darunter fallen aber auch zugesagte Forschungsmittel gemeinnütziger privater Einrichtungen (z.b. Stiftungen, Vereine), mit denen die Forschung in einem bestimmten Fachgebiet oder Projekt ermöglicht oder allgemein gefördert wird (ebenso unterliegen Spenden nicht der Umsatzsteuer). Hinweis: Bei der Beantragung solcher Zuwendungen (insbesondere beim BMBF auf dem Formular AZA) ist daher weiterhin anzugeben, dass die Universität nicht zum Vorsteuerabzug nach 15 UStG berechtigt ist. Gegenausnahme: Im Einzelfall können auch öffentliche oder gemeinnützige private Drittmittelgeber eigennützige und damit umsatzsteuerpflichtige Aufträge an For-

2 2 schungseinrichtungen der Universität erteilen (z.b. im Rahmen der sog. Ressortforschung). 2. Wie wird die Umsatzsteuerpflicht im Einzelfall festgestellt? Die Umsatzsteuerpflicht bzw. -freiheit wird in jedem Einzelfall im Rahmen der ohnehin obligatorischen Prüfung von Drittmittelverträgen durch die Zentralverwaltung (Stabsreferat IPM) an Hand der maßgeblichen steuerrechtlichen Vorschriften festgestellt. Bei bestehender Umsatzsteuerpflicht wird als Gegenleistung für die Forschungsleistung vertraglich ein Nettoentgelt zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer vereinbart. Die Zentralverwaltung (Stabsreferat IPM) gibt darüber hinaus bereits im Planungsstadium von Forschungsprojekten (insbesondere bei Verbundprojekten mit mehreren Partnern) Auskunft zur steuerrechtlichen Behandlung. 3. Wie hoch ist der anzuwendende Umsatzsteuersatz? Die entgeltliche Forschungstätigkeit in den Forschungseinrichtungen der Universität Würzburg (einschließlich Klinikum) ist aufgrund von Zweckbetriebssatzungen vom Finanzamt Würzburg vorläufig als gemeinnützig anerkannt. Der Umsatzsteuersatz auf Forschungsleistungen ist daher bis auf weiteres gem. 12 Abs. 2 Nr. 8a UStG auf 7% ermäßigt. 4. Gibt es Übergangsregelungen für laufende Drittmittelverträge? a) Drittmittelverträge, die vor dem abgeschlossen wurden: Die Universität hat von der gesetzlichen Möglichkeit einer Übergangsregelung Gebrauch gemacht. Daher sind Umsätze aus Forschungstätigkeit im Jahr 2004 noch umsatzsteuerfrei, wenn die Leistungen auf einem Vertrag beruhen, der vor dem abgeschlossen worden ist (Datum der letzten Unterschrift). Sofern die Laufzeit solcher Drittmittelverträge über das Jahr 2004 hinausgeht, werden die betroffenen Projektleiter gebeten, sich wegen der umsatzsteuerrechtlichen Handhabung nach dem an die Zentralverwaltung (Stabsreferat IPM) zu wenden. b) Drittmittelverträge, die zwischen dem und dem abgeschlossen wurden: Forschungsleistungen, die auf Verträgen beruhen, die zwischen dem und dem geschlossen wurden, unterliegen grundsätzlich ab dem der Umsatzsteuer. Die Projektleiter der betroffenen Drittmittelprojekte werden gesondert darüber informiert, ob im Einzelfall Umsatzsteuerpflicht oder -freiheit besteht. Wegen der erforderlichen Nachbesteuerung im Jahr 2003 vereinnahmter Voraus- und Abschlagszahlungen wird sich das Referat V/2 bzw. Ref. V/4 (Drittmittelverwaltung) gesondert mit den betroffenen Projektleitern in Verbindung setzen. 5. Wie ist die Umsatzsteuer gegenüber dem Auftraggeber geltend zu machen? a) Für erbrachte umsatzsteuerpflichtige Forschungsleistungen im Rahmen der Drittmittelforschung muss dem Auftraggeber in jedem Fall ab sofort eine Rechnung ausgestellt werden und dabei zusätzlich zum vertraglich vereinbarten Nettoentgelt die Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden (Rechnungserfordernisse siehe unten). Auch bei vertraglich vereinbarten Voraus- und Abschlagszahlungen ist jeweils eine Rechnungsstellung erforderlich. b) Sofern im Rahmen der seit dem geschlossenen Forschungsverträge bereits (Teil-) Zahlungen im Jahr 2004 vereinnahmt worden sind, ist der Auftraggeber vom Pro-

3 3 jektleiter mit einer nachträglichen Rechnung gem. 14 UStG (siehe unten) aufzufordern, die darauf entfallenden Umsatzsteuerbeträge zusätzlich an die Universität zu entrichten. 6. Wer stellt die Rechnungen? Im Bereich der Institute der Universität erfolgt die Rechnungsstellung im Verantwortungsbereich der Projektleiter (Vgl. Ziffer 9). Im Bereich des Klinikums der Universität übernimmt die Verwaltung die Rechnungserstellung. Die für die Rechnungsschreibung erforderlichen Daten müssen hierzu mittels eines Formblattes (Muster anbei) der Finanzbuchhaltung des Klinikums mitgeteilt werden. Nach Zahlungseingang erfolgt die Gutschrift auf der Finanzstelle. 7. Welche Angaben sind für eine ordnungsgemäße Rechnung erforderlich? Nach 14 Abs. 4 UStG sind folgende Angaben für eine ordnungsgemäße Rechnung (Muster s. Anlage) erforderlich, wobei es sich bei Forschungsleistungen in der Regel um sonstige Leistungen im Sinne dieser Vorschrift handelt: Vollständiger Name und vollständige Anschrift der leistenden Forschungseinrichtung im Bereich der Universität bzw. des Klinikums sowie des Leistungsempfängers (Auftraggeber/ Geldgeber) Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Universität Würzburg (USt-IdNr.): DE bzw. des Klinikums, welche in Kürze zur Verfügung steht. Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum) einmalig vergebene, fortlaufende Nummer (= Rechnungsnummer) Hinweis: Um die fortlaufende Nummerierung der Rechnungen universitätsweit sicher zu stellen muss das jeweilige Buchungskennzeichen (BKZ) der Annahmeanordnung als Rechnungsnummer Verwendung finden. Das Ref. V/2 vergibt auf Anfrage (Frau Armer, Tel ) Kontingente an Buchungskennzeichen. Diese sind in aufsteigender Nummerierung für die Rechnungsstellung zu verwenden. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung (Forschungsleistung gem. Forschungsvertrag vom [Datum]; ggf. nähere Angaben) Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung Hinweis: Rechnungen über Voraus- oder Anzahlungen (=Zahlungen vor Erbringung der Leistung) sind als solche kenntlich zu machen; der voraussichtliche Zeitpunkt (Kalendermonat) der Vereinnahmung der Zahlungen und der abschließenden Erbringung des Forschungsleistung ist anzugeben. Soweit Vorauszahlungen erfolgten, ist am Ende des Projekts nur eine Restrechnung zu stellen.(s. Anlage). In ihr sind die im voraus vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge nicht anzugeben. (Netto-)Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung Hinweis: Der universitätsintern erhobene Gemeinkostenbeitrag (Overhead) ist Bestandteil des Nettoentgelts und muss in der Rechnung nicht gesondert ausgewiesen werden. anzuwendender Steuersatz (derzeit 7%) sowie der auf das Nettoentgelt entfallende Steuerbetrag oder einen Hinweis auf eine vorliegende Steuerbefreiung Sofern diese formalen Anforderungen an eine Rechnung nicht erfüllt sind, wird dem Drittmittelgeber der Vorsteuerabzug nicht gewährt. Bitte beachten Sie deshalb genau diese steuerrechtlichen Vorschriften zur Rechnungsstellung, um sich und dem Geldgeber zusätzlichen Aufwand zu ersparen.

4 4 8. In welchem Umfang können Vorsteuerbeträge abgezogen werden? Die Umsatzsteuerpflicht begründet im Gegenzug auch die Berechtigung zum Abzug von Vorsteuerbeträgen, die als von der Universität zu zahlende Umsatzsteuer (z.b. bei der Anschaffung von Geräten und Materialien, der Vergabe von Unteraufträgen oder bei Reisekosten) im Zusammenhang mit der Auftragsforschung anfallen (Rechnungserfordernisse siehe oben). Der Vorsteuerabzug ist dagegen ausgeschlossen, wenn Lieferungen und sonstige Leistungen an die Universität wirtschaftlich allein der nicht der Umsatzsteuer unterliegenden Eigenforschung (oder der im Einzelfall steuerfreien Drittmittelforschung) zuzurechnen sind. Wird ein Umsatz für beide Bereiche ausgeführt, ist die darauf entfallende Steuer entsprechend der tatsächlichen Verwendung in einen abziehbaren und einen nichtabziehbaren Anteil aufzuteilen. Der prozentuale Anteil der abziehbaren Vorsteuer ist auf der Rechnung zu vermerken. 9. Wie erfolgt die Buchung der Umsatzsteuer- bzw. der Vorsteuerbeträge? a) Universität: Die Umsatzsteuer muss monatlich von der Abteilung Finanzen an das Finanzamt abgeführt werden. Um eine korrekte Meldung der steuerpflichtigen Beträge bzw. der zu abziehbaren Vorsteuerbeträge gegenüber dem Finanzamt zu garantieren und um Sie derzeit nicht mit komplizierten Buchungsregeln im SAP-System zu belasten, bitte ich Sie, alle Rechnungen über Einnahmen und Ausgaben die zu steuerpflichtigen Drittmittelprojekten gehören, an das Ref. V/2 zu geben. Hierzu schicken Sie die Eingangsrechungen (=Rechnungen, die Sie erhalten/ Kreditorenrechnungen) und die zugehörige Auszahlungsanordnung mit einem Hinweis auf die Umsatzsteuerpflicht direkt dort hin. Die Ausgangsrechnungen (=Rechnungen, die Sie stellen/ Debitorenrechnungen) in Kopie und die zugehörige Annahmeanordnungen im Original senden Sie bitte ebenfalls dorthin. Sie erhalten die Originalbelege nach Verbuchung mit einer Buchungsbestätigung zurück. Das vorgenannte Verfahren gilt ab sofort. Die auf den vorgelegten Eingangsrechnungen ausgewiesene Vorsteuer, die zum Abzug beim Finanzamt angemeldet wird, wird dem jeweiligen Drittmittelkonto gutgeschrieben; vom Finanzamt nicht anerkannte Vorsteuerbeträge werden diesem wieder belastet. b) Klinikum Sowohl die Umsatzsteuer der Ausgangsrechnungen (=Rechnungen, die Sie stellen/ Debitorenrechnungen) als auch die Vorsteuer der Eingangsrechungen (=Rechnungen, die Sie erhalten/ Kreditorenrechnungen) werden in einem ersten Schritt auf der Finanzstelle verbucht und in einem zweiten Schritt an das Finanzamt abgeführt. Vom Finanzamt nicht anerkannte Vorsteuerbeträge werden der Finanzstelle nachträglich wieder zugerechnet. 10. Welche Aufbewahrungspflichten sind zu beachten? Alle Belege (Eingangsrechnungen und Doppel der Ausgangsrechnungen) im Zusammenhang mit der Umsatzsteuerpflicht/dem Vorsteuerabzug sind mindestens 10 Jahre sicher und auffindbar aufzubewahren. Da die Hochschulen in Zukunft möglicherweise einer verstärkten Betriebsprüfung der Finanzbehörden unterliegen, bitte ich um sorgfältigen Umgang mit diesen Unterlagen. Auf Anforderung sind die Belege gegebenenfalls kurzfristig für Prüfungszwecke vorzulegen.

5 5 Ergänzende Hinweise: Diverse -Konten Zur besseren Abgrenzbarkeit müssen steuerpflichtige Verträge über separate Drittmittelkonten abgewickelt werden. Sogenannte Diverse -Konten sind nur noch möglich, wenn darüber ausschließlich entweder nur nicht steuerpflichtige oder nur steuerpflichtige Projekte abgewickelt werden. Verwahrkonten: Da sog. Verwahrkonten steuerrechtlich dem jeweiligen Verwahrkonteninhaber zugerechnet werden (nicht der Universität), ist der jeweilige Projektleiter selbst für die ordnungsgemäße Versteuerung (Umsatzsteuer, Einkommensteuer) verantwortlich. Dieses Schreiben sowie die Rechnungsmuster werden auch im Internet unter der Homepage der Universität (Zentralverwaltung\Ref.V/1\homepage\Finanzen\Rundschreiben\Umsatzsteuer /Auftragsforschung) eingestellt. Nachdem noch nicht alle organisatorischen und steuerrechtlichen Fragen geklärt werden konnten, werden voraussichtlich Ergänzungen zu diesem Schreiben notwendig, die ebenfalls im Internet unter der o.a. Adresse hinterlegt werden. Bitte nutzen Sie auch diese Informationsmöglichkeit. Im übrigen stehen Ihnen für Fragen der finanztechnischen Abwicklung Herr Herbert, Abt. Finanzen (Tel ), bzw. im Bereich des Klinikums die Finanzbuchhaltung (Tel bzw ) sowie für grundlegende Fragen der Besteuerung Herr Löffler (Tel ) und Herr Leber (Tel ), Stabsreferat IPM, gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen gez. B. Forster