swisspayment Version 2.90 Handbuch für den Schweizer Zahlungsverkehr

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1 swisspayment Version 2.90 Handbuch für den Schweizer Zahlungsverkehr

2 swisspayment 2011 coresystems ag All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without the written permission of the publisher. Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks. While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume no responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in this document or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher and the author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been caused directly or indirectly by this document. Printed: Januar 2011 Windisch, Switzerland Version 2.90, 2011 coresystems ag

3 3 Table of Contents Part 1 Einleitung 6 1 Vorwort Produktbeschreibung Aufbau Hinweise... 7 Part 2 Installation 9 1 Systemvoraussetzungen Installation Upgrade... von 2.0 auf Part 3 Konfiguration 13 1 Bankenstamm... einrichten 13 2 Hausbanken Zahlwege swisspayment... Konfiguration 21 Einzahlungsschein... erfassen 22 Eingangszahlungen... (ESR) 23 Zahlungsassistent... Schw eiz 25 5 Bankzahlungsgebühren Part 4 Anwendung 28 1 Einzahlungsschein... erfassen 28 Oranger Einzahlungsschein Manuelle Erfassung Erfassung... mit Reader 30 Roter Einzahlungsschein Manuelle Erfassung Erfassen mit... Reader 32 Zahlung Inland Erfassung Zahlung Ausland Erfassung Bestellungen... / Wareneingänge vorschlagen 36 Erfasste Einzahlungsscheine... bearbeiten 37 2 Zahlungen... verbuchen 38 Lauf erstellen... im Zahlungsassistent 38 Filter-Dropdow... n 41 Bestehenden... Lauf laden 42 Zahlungen... verbuchen 42 Bankdatei... erstellen 43 Version 2.90, 2011 coresystems ag

4 4 swisspayment 3 ESR-Dateien... einlesen 44 Bestehenden... ESR-Lauf laden 47 Part 5 Formulare 50 1 Einkauf Einzahlungsschein... erfassen 50 Oranger Einzahlungsschein Roter Einzahlungsschein Zahlung Inland Zahlung Ausland Einstellungen Bankenabwicklung Eingangszahlungen Eingangszahlungen... (ESR) 60 Zahlungsassistent... Schw eiz 66 3 Geschäftspartner... Geschäftspartner-Stam... m daten Geschäftspartnerbankkonten Part 6 Auswertungen 80 1 Zahlungsassistent ESR-Assistent Part 7 Support 82 Part 8 Technische Informationen 84 Part 9 Anhang 86 1 Einzahlungsscheine Oranger Einzahlungsschein Roter Einzahlungsschein Index 88

5 Einleitung 1 Version 2.90, 2011 coresystems ag

6 6 swisspayment 1 Einleitung Dieses Dokument beschreibt die Funktionalität und Handhabung des Moduls swisspayment. 1.1 Vorwort Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können jederzeit ohne Benachrichtigung geändert werden. Dieses Werk ist einschließlich aller seiner Teile urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte sind ausdrücklich vorbehalten, einschließlich der Rechte auf Vervielfältigung, Reproduktion, Übersetzung, Mikroverfilmung, Speicherung auf elektronischen Medien und Verarbeitung in elektronischer Form. Alle Firmen-, Produkt- und Markennamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der entsprechenden Inhaber. Copyright 2010 coresystems ag. Alle Rechte vorbehalten. Sollten Sie Fragen oder Hinweise zu unseren Produkten haben, so wenden Sie sich bitte an folgende Adresse: coresystems ag Villa im Park Dorfstrasse Windisch Schweiz Hotline.: +41 (0) Fax: +41 (0) info@coresystems.ch Die aktuellsten Manuals können auf der Webseite help.coresuite.ch geöffnet werden. 1.2 Produktbeschreibung swisspayment ist eine Erweiterung für die Standardsoftware SAP Business One. swisspayment stellt vereinfachte Erfassungsmöglichkeiten von Einzahlungsscheinen und Zahlungsaufträgen zur Verfügung. Die im System vorhandenen Ein- sowie Ausgangsrechungen können mit einem Assistenten verarbeitet und verbucht werden. Die Erstellung der DTA-, EZAG-, LSV+- sowie DebitDirect-Dateien erfolgt auf Knopfdruck. Die von der Bank zur Verfügung gestellten ESR-Dateien werden über einen Assistenten eingelesen und mit den Rechnungen im System abgeglichen.

7 Einleitung Aufbau Der Aufbau des Dokuments ist so gestaltet, dass es sowohl als Bedienungshandbuch als auch als Nachschlagewerk benutzt werden kann. Nehmen Sie swisspayment in Betrieb, konsultieren Sie bitte das Kapitel Installation 9 und Konfiguration 13. Unter Anwendung 28 finden Sie Anwendungsbeispiele. Die Bedeutung der einzelnen Felder ist im Kapitel Formulare 50 beschrieben, die Auswertungsmöglichkeiten unter Auswertungen 80. Bestehen weiterhin Unklarheiten oder Probleme, beschreibt das Kapitel Support Hilfe erhalten , wie Sie weitere Hinweise In der Dokumentation sind Hinweise zu finden. Nützliche Tips und Warnungen werden mit den folgenden Symbolen gekennzeichnet. Icon Bezeichnung Warnung Hinweis Beispiel Syntax Offener Task, noch nicht definiert Erweiterungen noch nicht realisiert aber in Planung / Entwicklung Bereits bestehende Objekte / Funktionen aus SAP Business One Version 2.90, 2011 coresystems ag

8 Installation 2

9 Installation 2 9 Installation Dieses Kapitel hilft Ihnen bei der erstmaligen Installation von swisspayment. Folgen Sie den Beschreibungen der Unterkapitel. 2.1 Systemvoraussetzungen Hardware Die Mindestanforderungen für die Hard- und Software werden durch SAP Business One vorgegeben und müssen zwingend erfüllt sein, damit swisspayment verwendet werden kann. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Empfehlung Für die Erfassung von Einzahlungsscheinen mittels Lesegerät empfehlen wir den SwissReader SR700 von Dative ( welcher für SAP konfiguriert sein muss. Software swisspayment setzt die minimalen Systemanforderungen von coresuite ( ch/601.html) voraus und zusätzlich die folgenden Anforderungen: ab SAP Business One 2007A ab coresuite (SAP Business One AddOn) 2.70 Microsoft.NET Framework 3.5 SP1 2.2 Installation Die Installation von swisspayment setzt die erfolgreiche Lizenzierung und Installation von coresuite voraus. Mehr dazu erfahren Sie in der Installationshilfe (help.coresuite.ch). Nach erfolgreicher Installation des AddOns coresuite und des Moduls swisspayment können im SAP Business One unter Administration-> AddOns-> coresuite administration -> Administration mit Updates downloaden die neuen Module heruntergeladen werden. Danach können die Version 2.90, 2011 coresystems ag

10 10 swisspayment gewünschten Module ausgewählt und installiert werden. Nach einem Neustart von coresuite (Administration-> AddOns-> AddOn Manager -> coresuite beenden, kurz warten und wieder starten) sind diese Module verfügbar. Nach erfolgreicher Installation erscheint das folgende Menu auf der linken Seite von SAP Business One:

11 Installation Upgrade von 2.0 auf 2.7 Durch die Installation von swisspayment 2.7 werden nur minimale Datenbankänderungen vorgenommen. Damit die Software auch nach dem Upgrade einwandfrei funktioniert, muss das Konfigurationsfenster 21 von swisspayment überprüft und ergänzt werden. Nutzen Sie die Chance und überprüfen Sie auch die restlichen Einstellungen 13 auf Ihre Vollständigkeit und Richtigkeit. Version 2.90, 2011 coresystems ag

12 Konfiguration 3

13 Konfiguration 3 13 Konfiguration Folgende Schritte müssen druchgeführt werden, um eine einwandfreie Funktionalität zu gewährleisten: Checkliste Installation 9 Bankenstamm einrichten 13 Hausbankkonten einrichten Zahlwege einrichten swisspayment konfigurieren 21 Bankzahlungsgebühren anlegen 26 Nach dem Durchführen der oben genannten Schritte können Sie swisspayment produktiv einsetzen. 3.1 Bankenstamm einrichten Bitte stellen Sie unter dem Menüpunkt Administration-->Definition-->Bankenabwicklung-->Banken sicher, dass die folgenden Banken definiert sind: - Bankenstamm Schweiz (bereits durch SAP Standard installiert) - Schweizerische Post (gemäss Abbildung) - Dummy-Bank (vereinfachte IBAN/SEPA-Zahlungen 75, Abbildung) Feldbeschreibungen keine vorhanden Tabellenbeschreibungen Feldname Bedeutung Ländercode Land der Bank Version 2.90, 2011 coresystems ag

14 14 swisspayment Bankencode Clearingnummer/BIC der Bank Bankname Name der Bank Bitte importierte Stammnamen nicht editieren. SWIFT-Code SWIFT-Code der Bank. Dieser wird für SEPA-Zahlungen benötigt. Eine vereinfachte Eingabe ist über die Geschäftspartnerbankkonten Postfiliale 75 möglich. Falls es sich um eine Postbank handelt, muss diese Checkbox aktiviert sein. Kontonummer nicht relevant für swisspayment Filiale nicht relevant für swisspayment Definition nicht relevant für swisspayment Buchungsdatum Definition nicht relevant für swisspayment Fälligkeitsdatum Liste der nicht relevant für swisspayment Bankvorgangscodes Hinweise Die Einstellungen müssen gemäss Beschreibung vorgenommen werden. Diese haben direkten Einfluss auf die Generierung der Bankdatei. Formulare keine vorhanden Formular öffnen Administration-->Definition-->Bankenabwicklung-->Banken 3.2 Hausbanken Damit der Zahlungsverkehr im vorliegenden SAP Business One System abgebildet werden kann, muss für jede Hausbank ein entsprechender Datensatz angelegt werden. Nachfolgend sind die einzelnen Felder erläutert.

15 Konfiguration 15 Feldbeschreibungen keine vorhanden Tabellenbeschreibungen Feldname Bedeutung Bankencode Bankenclearingnummer der Bank, wählbar per Auswahlliste (TAB) Land Land der Bank, ist über den Bankencode definiert Filiale Name des Kontos, individuell wählbar. Nicht relevant für swisspayment Kontonummer Kontonummer des Bankkontos Kontrollschlüssel nicht relevant für swisspayment Nächste Schecknr. nicht relevant für swisspayment Sachkonto Sachkonto vom Kontenplan, wählbar per Auswahlliste (TAB) Interimssachkonto Interimssachkonto vom Kontenplan, wählbar per Auswahlliste Falls ein Interimssachkonto eingetragen ist und auf dem Zahlweg die Checkbox Interimssachkonto aktiviert ist, bucht der Zahlungsassistent die Buchungen auf das Interimssachkonto anstelle des vorangehenden Sachkontos. IBAN IBAN-Nummer des Kontos, zwingend nötig für SEPA-Zahlungen Strasse Strasse der Bank Gebäude nicht relevant für swisspayment Stadt Ortschaft der Bank Bezirk nicht relevant für swisspayment Version 2.90, 2011 coresystems ag

16 16 swisspayment Bundesland nicht relevant für swisspayment PLZ Postleitzahl der Bank Benutzernummer 1 DTA-Identifikationsnummer (5 Stellen), zwingend zur Erstellung von DTADateien Falls keine DTA-Identifikationsnummer zur Verfügung steht, verwenden Sie bitte "XXXXX" Benutzernummer 2 LSV-Absender-Identifikations-ID (5 Stellen), zwingend zur Erstellung von LSV-Dateien (Bank) oder Debit Direct ID (6 Stellen), zwingend zur Erstellung von Debit Direct-Dateien (Post) Benutzernummer 3 nicht relevant für swisspayment Benutzernummer 4 nicht relevant für swisspayment Papierart nicht relevant für swisspayment Max. Zeilenzahl nicht relevant für swisspayment Vorlagenname nicht relevant für swisspayment Scheckdruck nicht relevant für swisspayment sperren ESR-Typ BESR oder ESR Es handelt sich um einen ESR wenn die vordersten 6 Stellen der 27-stelligen Referenznummer Nullen darstellen, andernfalls um einen BESR ESR: BESR: ESR- Teilnehmernummer für ESR-Abwicklung RechnungsstellerID Kunden-ID Falls es sich um einen BESR handelt, muss die 6-stellige Kunden-ID angegeben werden Diese finden Sie auf der 27-stelligen Referenznummer (vorderste 6 Stellen)

17 Konfiguration Journal 17 nicht relevant für swisspayment buchungsserie Eingangszahlungss nicht relevant für swisspayment erie Ausgangszahlungs nicht relevant für swisspayment serie Importierter nicht relevant für swisspayment Kontoauszug Importdateiname nicht relevant für swisspayment Hinweise Bitte geben Sie alle von der Bank zur Verfügung stehenden Daten an. Diese werden zwingend für eine korrekte Verarbeitung benötigt Formulare keine vorhanden Formular öffnen Administration-->Definition-->Bankenabwicklung-->Hausbankkonten Version 2.90, 2011 coresystems ag

18 18 swisspayment 3.3 Zahlwege Für jedes Konto, über welches Zahlungen getätigt werden, müssen Zahlwege definiert werden. (Administration > Definition > Bankenabwicklung > Zahlwege) Feldbeschreibungen Feldname Bedeutung Zahlwegcode Code des Zahlweges, einmalig pro Zahlweg zu vergeben Schlüsselcode nicht relevant für swisspayment Beschreibung Individuelle Beschreibung des Zahlweges Zahlungsart Definition ein- oder ausgehende Zahlungen: (pro Lauf im Zahlungsassistenten 66 nur eine Richtung möglich) Typ Zahlungsart DTA Ausgang EZAG Ausgang LSV+ Eingang Debit Direct Eingang

19 Konfiguration Zahlungsmethode 19 swisspayment unterstützt nur die Methode Überweisung n Hausbank Wahl des Hausbankkontos 14, über welches die Zahlungen abgewickelt werden sollen Transaktionsart nicht relevant für swisspayment Dateiformat Die Formate sind folgendermassen zu definieren und zu wählen: Typ Dateiformat DTA SAPBPCHOPBT_PAYCOM_DO EZAG SQPBPCHOPBT_EZAG_DO LSV+ SAPBPCHIPDD_LSV Debit Direct SWA_PY_DebitDirect Die Auswahl erfolgt über eine Auswahlliste ( ) Rechnungen nach nicht relevant für swisspayment "Zahlung an" gruppieren Auf Interimskonto Falls diese Checkbox aktiviert und auf dem gewählten Hausbankkonto buchen Interimskonto definiert ist, werden die Zahlungen vom Zahlungsassistenten 14 ein automatisch auf das Interimskonto statt auf das unter dem Hausbankkonto 14 definierten Sachkonto gebucht. Adresse prüfen nicht relevant für swisspayment Bankinfo prüfen nicht relevant für swisspayment Einzugsermächtig nicht relevant für swisspayment ung prüfen Sperre - nicht relevant für swisspayment Auslandzahlung Version 2.90, 2011 coresystems ag

20 20 swisspayment Sperre - Ausl. nicht relevant für swisspayment Bank Währungsauswahl nicht relevant für swisspayment Postbank nicht relevant für swisspayment Lastschrift nicht relevant für swisspayment Tabellenbeschreibungen keine vorhanden Hinweise Damit nicht bei jedem neuen Lieferanten ein Standardzahlweg eingerichtet werden muss, besteht die Möglichkeit diesen standardmässig unter Administration-->Systeminitialisierung-->Allgemeine Einstellungen unter dem Register GP zu definieren. Dasselbe ist für den Standardkundenzahlweg möglich. Formulare keine vorhanden Formular öffnen Administration-->Definition-->Bankenabwicklung-->Zahlwege

21 Konfiguration swisspayment Konfiguration Für die Verwendung von swisspayment muss das Konfigurationsformular vollständig mit Werten befüllt werden. Detailliertere Angaben sind unter den nachfolgenden Kapiteln zu finden. Feldbeschreibungen siehe Unterkapitel Tabellenbeschreibungen siehe Unterkapitel Hinweise keine vorhanden Formulare keine vorhanden Formular öffnen Administration-->Add-ons-->swissPayment-->Konfiguration Version 2.90, 2011 coresystems ag

22 22 swisspayment Einzahlungsschein erfassen Im Folgenden werden alle Konfigurationen beschrieben, welche für das Einlesen von Einzahlungssscheinen 50 und anderen Zahlungen relevant sind. Feldbeschreibungen Feldname Bedeutung Standard Artikel Beim Erfassen von Einzahlungsscheinen 50 werden Belege (Eingangsrechnungen) über die Datenschnittstelle von SAP Business One erstellt. Diese benötigen einen temporären Standardartikel, damit die Belege angelegt werden können. Standard Service Beim Erfassen von Einzahlungsscheinen Konto (Eingangsrechnungen) über die Datenschnittstelle von SAP Business One 50 werden Belege erstellt. Wird ein Beleg vom Typ Service erstellt, wird ein Standardsachkonto benötigt. Belege als geparkt Standardmässig werden die Belege als "geparkt" (Entwurf) angelegt. Wird anlegen diese Checkbox deaktiviert, werden die Belege direkt erstellt, können aber nicht mehr geändert werden. Öffne geparkten Ist diese Option aktiviert, so werden die geparkten Eingangsrechnung beim Beleg Hinzufügen automatisch geöffnet. Zeige Ist diese Option aktiviert, wird das Bemerkungsfeld des Wareneinganges / der Bemerkungen bei Bestellung bei den verlinkten Dokumenten ebenfalls angezeigt. verlinkten Dokumenten Zeige Ist diese Option aktiviert, wird das Kundenreferenzfeld des Wareneinganges / Kundenreferenznu der Bestellung bei den verlinkten Dokumenten ebenfalls angezeigt. mmer bei

23 Konfiguration 23 verlinkten Dokumenten Zeige Standard Ist diese Option aktiviert, wird automatisch das Standard Konto ausgewählt. Konto Tabellenbeschreibungen keine vorhanden Hinweise keine vorhanden Formulare keine vorhanden Formular öffnen siehe übergeordnetes Kapitel Eingangszahlungen (ESR) Werden über den ESR-Eingangszahlungsassistenten Konfigurationen vorgenommen werden. 60 ESR-Dateien eingelesen, können folgende Feldbeschreibungen Feldname Bedeutung Toleranz % Die Zahlungen der Kunden weichen manchmal um kleine Beträge vom ursprünglich geforderten Zahlungsbetrag ab. Hierzu kann eine mögliche Abweichung in Prozent angegeben werden. Liegt der Zahlungsbetrag im definierten Abweichungsbereich, wird die Zahlung mit entsprechendem Rabatt Version 2.90, 2011 coresystems ag

24 24 swisspayment verbucht. max. Betrag Legt den Maximalbetrag zur Toleranz % fest. Optionaler Ist kein Wert angegeben, werden die Journalbuchungstexte der zu Journalbuchungste generierenden Zahlungen gemäss SAP Business One Standard definiert. xt Optional können beliebige Datenbankfelder der Tabelle OINV (Ausgangsrechung) mit der Syntax [%FELDNAME] miteinbezogen werden. Beispiel Eingangszahlung - [%CardCode] - RG: [%DocNum] Die Felder CardCode und DocNum werden bei der Verbuchung ersetzt, so heisst der Journalbuchungstext danach "Eingangszahlung - C RG: 55" Optionale Standardmässig wird die zur Zahlung gehörende Ausgangsrechung über die Suchmethode komplette Referenznummer gesucht. Optional kann jedoch bei einer Übernahme aus einem Fremdsystem in einem Bereich der vorliegenden Referenznummer gesucht werden. Beispiel Referenznummer: Die Rechungsnummer befindet sich im unterstrichenen Bereich (002790). Die Konfiguration würde nun so aussehen: Start: 21 (21. Zeichen, beginnend bei 1) Länge: 6 (Anzahl Zeichen) Die Nullen auf der linken Seite werden weggestrichen. Somit wird nach der Nummer 2790 gesucht. Tabellenbeschreibungen keine vorhanden Hinweise keine vorhanden Formulare keine vorhanden Formular öffnen siehe übergeordnetes Kapitel

25 Konfiguration Zahlungsassistent Schweiz Folgende Einstellungen können vorgenommen werden, um die Abwicklung mit dem Zahlungsassistenten 66 zu beeinflussen. Feldbeschreibungen Feldname Bedeutung LSV+ Firmen, die über LSV-Einzug ihre Debitoren abgleichen, müssen das Feld auf Transaktionstyp 'Produktiv' umstellen. 'Test' ist einzustellen, wenn Test-LSV-Dateien erstellt werden sollen. Wert Bedeutung Test Einsatz für Testzwecke Produktiv Sobald alle Tests erfolgreich durchgeführt worden sind, kann der Betrieb für LSV+ auf Produktiv umgestellt werden. Journalbuchungen Dieser Wert ist standardmäßig deaktiviert. Im Zahlungsassistent Schweiz anzeigen werden keine Journalbuchungen angezeigt. Tabellenbeschreibungen keine vorhanden Hinweise keine vorhanden Formulare keine vorhanden Formular öffnen siehe übergeordnetes Kapitel Version 2.90, 2011 coresystems ag

26 26 swisspayment 3.5 Bankzahlungsgebühren Damit die Bankzahlungsgebühren-Instruktionen korrekt an die Bank übermittelt werden können, müssen diese erst definiert werden. Diese können danach pro Geschäftspartner gewählt werden. Um eine korrekte Funktionalität gewährleisten zu können, müssen diese gemäss Abbildung definiert werden. Standardwert ist Gebührenteilung. Feldbeschreibungen keine vorhanden Tabellenbeschreibungen Feldname Bedeutung Kennzeichen Kennzeichen, welches der Bank übermittelt wird Beschreibung Individuelle Beschreibung pro Datensatz Hinweise keine vorhanden Formulare keine vorhanden Formular öffnen Administration-->Definition-->Bankenabwicklung-->Codes für Bankgebührenzuordnung

27 Anwendung 4 Version 2.90, 2011 coresystems ag

28 28 swisspayment 4 Anwendung In diesem Kapitel werden die Anwendungen von swisspayment beschrieben. Diese sind unterteilt in folgende Unterkapitel. Einzahlungsschein erfassen Zahlungen verbuchen 38 ESR-Dateien einlesen Einzahlungsschein erfassen In diesem Kapitel werden alle Prozesse beschrieben, welche mit dem Erfassen eines Einzahlungsscheins in Zusammenhang stehen. Bei swisspayment werden vier verschiedene Zahlungen unterschieden, welche in den folgenden Unterkapitel genauer erläutert werden. Die verschiedenen Zahlungen können am oberen Fensterrand mittels Registerkarten ausgewählt werden. Im unteren Bereich befindet sich eine Liste mit den bereits erfassten Einzahlungsscheinen 37. Um einen Einzahlungsschein oder eine Zahlung zu erfassen, muss das Formular über das Hauptmenu-> Einkauf-> EInzahlungsschein erfassen geöffnet werden.

29 Anwendung Oranger Einzahlungsschein Der orange Einzahlungsschein enthält immer eine Referenznummer. Weitere Informationen zu den verschiedenen Einzahlungsscheinen befinden sich im Anhang 86. Es ist möglich orange Einzahlungsscheine manuell 29 oder mittels Einlesegerät 30 zu erfassen. Automatische Servicerechnungen mit Sachkonto und Beschreibung gem. Geschäftspartner-Stammdaten Lieferantenreferenznummer auslesen gemäss Beschreibung GeschäftspartnerStammdaten Manuelle Erfassung Bei der manuellen Erfassung eines orangen Einzahlungsscheins werden alle Werte vom Benutzer eingegeben. swisspayment unterstützt die Eingabe mittels Vorschlagswerten und befüllt gewisse Felder in Abhängigkeit von schon ausgefüllten Feldern. Schritt 1: Felder ausfüllen Folgende Felder müssen zwingend ausgefüllt werden: Lieferant Kontonummer Betrag Währung Referenznummer Fehlen diese Angaben, kann die Rechnung nicht hinzugefügt werden. Version 2.90, 2011 coresystems ag

30 30 swisspayment Fehlermeldung, w enn ein Feld nicht ausgefüllt w orden ist. Schritt 2: Optionale Felder ausfüllen Wenn beim Lieferanten keine Zahlungskonditionen und/oder Zahlwege 18 hinterlegt sind, müssen diese manuell ausgewählt werden. Soll die Rechnung als Servicerechnung angelegt werden, muss die Checkbox bei 'Ist Servicezahlung' aktiviert sein. Schritt 3: Rechnung hinzufügen Sind alle Eingaben getätigt, so klickt man auf den Knopf 'Hinzufügen'. Die Rechnung wird hinzugefügt und in der untenstehenden Liste 37 eingefügt. Formulare Oranger Einzahlungsschein Erfassung mit Reader Orange Einzahlungsscheine können auch mit einem geeigneten Leser eingelesen werden. Schritt 1: Einzahlungsschein einlesen Dazu setzen Sie den Textcursor (Fokus) auf ein Textfeld im Formular (z.b. Referenznummer) und lesen den Einzahlungsschein mit dem Leser ein. Es werden folgende Daten eingetragen: Lieferant (bei hinterlegter Kontonummer) Kontonummer Betrag (falls vorhanden) Referenznummer Zahlungskonditionen (wenn bei Geschäftspartner Zahlweg 18 (wenn bei Geschäftspartner hinterlegt) hinterlegt)

31 Anwendung 31 Fälligkeitsdatum (wird aus den Zahlungskonditionen berechnet) Schritt 2: Fehlende Angaben ergänzen Werden gewisse Felder nicht befüllt (z.b. keine Zahlungskonditionen beim Lieferanten müssen diese manuell ergänzt werden. hinterlegt), Schritt 3: Rechnung hinzufügen Sind alle Eingaben getätigt, so klickt man auf den Knopf 'Hinzufügen'. Die Rechnung wird hinzugefügt und in der untenstehenden Liste 37 eingefügt Roter Einzahlungsschein Der rote Einzahlungsschein hat immer ein Mitteilungsfeld. Weitere Informationen zu den verschiedenen Einzahlungsscheinen befinden sich im Anhang 86. Es ist möglich, rote Einzahlungsscheine manuell 29 oder mittels Einlesegerät 30 zu erstellen Manuelle Erfassung Bei der manuellen Erfassung eines roten Einzahlungsscheins werden alle Angaben vom Benutzer eingegeben. swisspayment unterstützt die Eingabe mittels Vorschlagwerten und füllt gewisse Felder in Abhängigkeit von schon ausgefüllten Feldern ab. Schritt 1: Felder ausfüllen Version 2.90, 2011 coresystems ag

32 32 swisspayment Folgende Felder müssen zwingend ausgefüllt werden: Lieferant Kontotyp Kontonummer BankCode (je nach Kontonummer) PC-Konto (je nach Kontotyp) Betrag Währung Zahlungszweck Fehlen diese Angaben, kann die Rechnung nicht korrekt hinzugefügt werden. Fehlermeldung, w enn ein Feld nicht befüllt w orden ist. Schritt 2: Optionale Felder ausfüllen Wenn beim Lieferanten keine Zahlungskonditionen und/oder Zahlwege 18 hinterlegt sind, müssen diese manuell ausgewählt werden. Möchte man die Rechnung als Servicerechnung erfassen, muss man die Checkbox 'Ist Servicezahlung' aktivieren. Schritt 3: Rechnung hinzufügen Sind alle Eingaben getätigt, so klickt man auf den Button 'Hinzufügen'. Die Rechnung wird hinzugefügt und in der untenstehenden Liste 37 eingefügt Formulare Roter Einzahlungsschein Erfassen mit Reader Rote Einzahlungsscheine können auch mit einem geeigneten Leser eingelesen werden.

33 Anwendung 33 Rote Einzahlungsscheine nur mit Dative Leser. Schritt 1: Einzahlungsschein einlesen Dazu setzen Sie den Textcursor (Fokus) auf ein Textfeld im Formular (z.b. Referenznummer) und lesen den Einzahlungsschein mit dem Leser ein. Es werden folgende Daten eingetragen: Lieferant (bei hinterlegter Kontonummer) Kontonummer Zahlungskonditionen (wenn bei Geschäftspartner hinterlegt) Zahlweg (wenn bei Geschäftspartner hinterlegt) Fälligkeit (wird aus den Zahlungskonditionen berechnet) Schritt 2: Fehlende Angaben ergänzen Werden gewisse Felder nicht befüllt (z.b. keine Zahlungskondition beim Lieferanten so müssen diese manuell gewählt werden. hinterlegt), Schritt 3: Rechnung hinzufügen Sind alle Eingaben getätigt, so klickt man auf den Button 'Hinzufügen'. Die Rechnung wird hinzugefügt und in der untenstehenden Liste 37 eingefügt Zahlung Inland Inlandzahlungen an Banken 13 können ebenfalls mit swisspayment erfasst werden. Dazu müssen die folgenden Anweisungen befolgt werden Erfassung swisspayment unterstützt die Eingabe und füllt gewisse Felder in Abhängigkeit von schon ausgefüllten Feldern ab (z.b. Zahlungskonditionen und Zahlweg 18 werden anhand des Lieferanten ausgewählt, können aber manuell geändert werden). Version 2.90, 2011 coresystems ag

34 34 swisspayment Schritt 1: Felder ausfüllen Folgende Felder müssen zwingend abgefüllt werden: Lieferant IBAN Zahlung oder nicht IBAN Nummer / Kontonummer BankCode (je nach Kontonummer) Betrag Währung Zahlungszweck Fehlen diese Angaben, kann die Rechnung nicht korrekt hinzugefügt werden. Fehlermeldung, w enn ein Feld nicht befüllt w orden ist. Schritt 2: Optionale Felder ausfüllen Wenn beim Lieferant keine Zahlungskonditionen und/oder Zahlwege 18 hinterlegt sind, müssen diese von Hand ausgewählt werden. Möchte man die Rechnung als Servicerechnung erfassen, muss man die Checkbox bei 'Ist Servicezahlung' aktivieren. Schritt 3: Rechnung hinzufügen Sind alle Eingaben getätigt, so klickt man auf den Button 'Hinzufügen'. Die Rechnung wird hinzugefügt und in der untenstehenden Liste 37 eingefügt

35 Anwendung 35 Hinweise Wird ein bestehendes Kundenkonto oder ein IBAN Konto ausgewählt, muss der Bankencode nicht ausgewählt werden. Ist das Konto noch nicht in SAP Business One definiert, kann die Kontonummer und Bankencode manuell eingeben werden. swisspayment erstellt dann im Hintergrund ein Konto 75 für den aktuellen Lieferanten. Formulare Zahlung Inland Zahlung Ausland Auslandzahlungen an Banken 13 können ebenfalls mit swisspayment erfasst werden. Dazu befolgt man die Anweisungen im folgenden Kapitel Erfassung swisspayment unterstützt die Eingabe und füllt gewisse Felder in Abhängigkeit von schon ausgefüllten Feldern ab (z.b. Zahlungskonditionen und Zahlweg 18 werden anhand des Lieferanten ausgewählt, können aber manuell geändert werden). Schritt 1: Felder ausfüllen Folgende Felder müssen zwingend abgefüllt werden: Version 2.90, 2011 coresystems ag

36 36 swisspayment Lieferant IBAN Zahlung oder nicht IBAN Nummer / Kontonummer BankCode (je nach Kontonummer) Betrag Währung Zahlungszweck Fehlen diese Angaben, kann die Rechnung nicht korrekt hinzugefügt werden. Fehlermeldung, w enn ein Feld nicht befüllt w orden ist. Schritt 2: Optionale Felder ausfüllen Wenn beim Lieferanten keine Zahlungskonditionen und/oder Zahlweg 18 hinterlegt ist, müssen diese von Hand ausgewählt werden. Möchte man die Rechnung als Servicerechnung erfassen, muss die Checkbox 'Ist Servicezahlung' aktiviert werden. Ändert man das Feld 'Gebühren zu Lasten', wird auf dem Lieferanten der Standardwert geändert. Schritt 3: Rechnung hinzufügen Sind alle Eingaben getätigt, so klickt man auf den Knopf 'Hinzufügen'. Die Rechnung wird hinzugefügt und in der untenstehenden Liste 37 eingefügt. Hinweise Wird ein bestehendes Kundenkonto oder ein IBAN Konto ausgewählt, muss der Bankencode nicht ausgewählt werden. Ist das Konto noch nicht in SAP Business One definiert, kann die Kontonummer und Bankencode manuell eingeben werden. swisspayment erstellt dann im Hintergrund ein Konto 75 für den aktuellen Lieferanten. Formulare Zahlung Ausland Bestellungen / Wareneingänge vorschlagen Bei Bestellungen oder Wareneingängen erscheint auf der rechten Seite eine Liste mit den Entsprechenden Artikeln. Sie können die zur Rechnung gehörenden Artikel auswählen. Sind zum gewählten Lieferanten Bestellungen oder Wareneingänge vorhanden, erscheint auf der rechten Seite eine Liste aller Belegzeilen. Werden die Artikel ausgewählt, werden diese in die zu erzeugende Eingangsrechnung übernommen.

37 Anwendung Erfasste Einzahlungsscheine bearbeiten Die bereits erfassten Einzahlungsscheine werden in einer Liste dargestellt. Sie können nachträglich bearbeitet werden, wenn in der Konfiguration 22 die Checkbox 'Belege als geparkt erfassen' aktiviert ist. Ein Doppelklick auf die Zeile öffnet die Eingangsrechnung. Die Bearbeitung funktioniert mit dem Rechtsklick. Dabei öffnet sich folgendes Menu: Feldname Bedeutung Eingangsrechnung öffnen Die erstellte Eingangsrechnung wird geöffnet. Entweder ist das eine geparkte Rechnung oder schon die definitive Rechnung (je nachdem, was in der Konfiguration gewählt wurde und wie weit die Rechnung schon weiterverarbeitet wurde), erkennbar an der Spalte 'Status'. Alternativ kann mit dem orangen Pfeil in der Spalte 'Nr.' der Beleg geöffnet werden. Eingangsrechnung löschen Die Eingangsrechnung wird komplett gelöscht. Diese Funktion steht nur beim Status 'Geparkt' zur Verfügung. Einzahlungsschein bearbeiten Die Details zum Einzahlungsschein werden dargestellt (je nach Typ des Einzahlungsscheins) und können Version 2.90, 2011 coresystems ag

38 38 swisspayment bearbeitet werden. Diese Funktion steht nur beim Status 'Geparkt' zur Verfügung. Lieferant 4.2 Öffnet die Geschäftspartnerstammdaten 75 zum gewählten Lieferanten. Dies kann ebenfalls mit dem orangen Pfeil in der Spalte 'Lieferant ' gemacht werden. öffnen Zahlungen verbuchen Im Folgenden wird erläutert, wie ein- und ausgehende Zahlungen verbucht und DTA-, EZAG-, LSV+ sowie DebitDirect-Dateien generiert werden können. Der Zahlungsassistent 66 wird über das Hauptmenü Bankenabwicklungen-->Zahlungsassistent Schweiz 66 geöffnet. Weitere Erläuterungen sind in den Unterkapiteln beschrieben. Hinweise keine vorhanden Formulare Zahlungsassistent Schweiz Lauf erstellen im Zahlungsassistent Sobald das Formular 66 geöffnet ist, kann ein neuer Lauf erstellt werden. Standardmässig ist das Formular 66 bereits im Zustand für einen neuen Lauf, andernwegs kann über den Button Neu ein neuer Lauf definiert werden.

39 Anwendung 39 Danach müssen die Kriterien für den zu generierenden Lauf gewählt werden. Zwingend sind die Zahlrichtung und das Fälligkeitsdatum (alle Zahlungen, welche fällig sind bis...). Optional können ergänzende Filterkriterien für die Einschränkung der Geschäftspartner, der Kundengruppe sowie der Eigenschaften der Geschäftspartner definiert werden. Werden keine Werte gewählt, werden alle Datensätze ohne Berücksichtigung dieser Filterkriterien angezeigt. Die Anwendung des Filter-Dropdowns 41 ist im Unterkapitel 41 genauer erläutert. Nachdem alle Filterkriterien definiert wurden, muss der Button 'Anwenden' betätigt werden. Danach werden alle passenden Daten in die Tabelle geladen. Nun werden die möglichen Zahlungen vom System vorgeschlagen. Die Werte werden gemäss den Konfigurationen vorgeschlagen. Die Daten werden nach Zahlweg 18 und Geschäftspartner gruppiert angezigt. Diese Gruppierung ist Standard, kann jedoch problemlos geändert werden. Gruppieren Um eine Spalte zu gruppieren, ziehen Sie einfach den Spaltenkopf mit der Maus in den Tabellenkopf. Gruppierung aufheben Die Gruppierung kann durch einen Klick auf das Kreuz im Gruppenkopf aufgehoben werden. Version 2.90, 2011 coresystems ag

40 40 swisspayment Im Wesentlichen kann über die Checkbox 'Ausführen' gewählt werden, ob die Zahlung ausgeführt und verbucht werden soll, über die Checkbox 'Einzelzahlungen', ob die Zahlungen pro Geschäftspartner zusammengefasst werden sollen, oder nicht. Das Fälligkeitsdatum wird von dem Basisbeleg direkt in den Assistenten 66 übernommen. Dieses kann bei Bedarf pro Zeile oder aber auch über alle Datensätze geändert werden. Dasselbe gilt für die Werte Rabatt, Rabatt Betrag und Zahlungsbetrag. Wird einer dieser Werte in der einzelnen Zeile geändert, werden die anderen Werte in derselben Zeile automatisch berechnet. Alle anderen Werte in der Zeile werden vom Basisbeleg angezeigt. Sollen diese geändert werden, muss der Basisbeleg angepasst die Tabelle über den Button Anwenden neu geladen werden. Nachdem alle Einstellungen vorgenommen worden sind, kann der Lauf gespeichert werden. Nach dem Speichern, müssen die Zahlungen erstellt werden. Mehr dazu im Kapitel Zahlungen verbuchen 42. Soll der Lauf später wieder geladen werden, ist dies im Kapitel bestehenden Lauf laden 42 beschrieben. Hinweise Das Schweizer Zahlungssystem basiert auf dem ESR-System. Die ESR-Referenznummern erlauben eine eindeutige Identifizierung der Rechnung, welche an den Kunden gestellt wurde. Daher sollten bei Lieferanten mit ESR-Einzahlungsscheinen immer Einzelzahlungen gemacht werden. Die Standard-Konfiguration erfolgt auf dem Geschäftspartner-Stammdatensatz im Register Zahlungssystem mit der Checkbox Einzelzahlung. Diese Konfiguration wird vom Zahlungsassistenten 66 übernommen. Die Spalten können durch einen Klick auf den Spaltenkopf auf- oder absteigend sortiert werden.

41 Anwendung 41 Über das Bemerkungsfeld können zum einzelnen Lauf beliebige Bemerkungen gespeichert werden. Diese werden nicht an die Bank übermittelt. Formulare Zahlungsassistent Schweiz Filter-Dropdown Funktionsweise der Dropdown/ComboBox bei den Feldern: Zahlweg 18, Geschäftspartner, Gruppe und Eigenschaften. 1. Selektierte Codes 2. Selektierte Werte mit Codes und Name. 3. Filter: Dynamisches Filtern aller verfügbaren Werte (in Punkt 4). 4. Die zweite Liste enthält alle verfügbaren Werte. 5. Werte können mittels Klick auf die Pfeile verschoben werden. Mit Doppelklick auf den Wert wird dieser ebenfalls verschoben. Version 2.90, 2011 coresystems ag

42 42 swisspayment Bestehenden Lauf laden Auf dem Zahlungsassistenten 66 kann jederzeit ein bereits bestehender Lauf geladen werden. Hierzu muss lediglich die Auswahlbox geöffnet und ein Lauf selektiert werden. Danach werden die Daten automatisch geladen. Hinweise Die Läufe können auch gespeichert werden, ohne diese zu verbuchen. So kann ein Lauf vorerfasst und von einer anderen Person geprüft werden, ohne dass dieser schon verbucht ist. Ein Laden ist jederzeit wieder möglich. Formulare Zahlungsassistent Schweiz Zahlungen verbuchen Wurde der Lauf gespeichert 38, können nun die Zahlungsbelege generiert werden. Durch das Betätigen des Buttons Verbuchen, werden sie angelegt.

43 Anwendung 43 Sollten bei der Generierung einer Zahlung Fehler auftreten, wird die Zeile mit einem markiert und die Meldung in der Spalte Fehlermeldung angezeigt. Der Meldung entsprechend müssen die Werte korrigiert werden. Die Belege können danach in einem neuen Lauf berücksichtigt werden. Nach dem Verbuchen können die Bankdateien generiert 43 werden. Hinweise keine vorhanden Formulare Zahlungsassistent Schweiz Bankdatei erstellen Nach der Verbuchung eines Zahlungslaufes können pro Zahlweg 18 Bankdateien (DTA, EZAG, LSV+, Debit Driect) erstellt werden. Hierzu muss der Button Datei erstellen betätigt werden. Danach öffnet sich pro Zahlweg 18 ein PopUp-Fenster, in welchem der Speicherort der Datei angewählt werden kann. Der Dateiname wird automatisch vorgeschlagen. Version 2.90, 2011 coresystems ag

44 44 swisspayment Sind die Dateien generiert, können diese der Bank übermittelt werden. Hinweise Es können auch Bankdateien von einem Lauf erstellt werden, welcher noch nicht verbucht worden ist. Formulare Zahlungsassistent Schweiz ESR-Dateien einlesen Mit dem ESR-Assistenten besteht die Möglichkeit, ESR-Dateien einzulesen und mit den offenen Ausgangsrechnungen abzustimmen. Nachdem der Assistent geöffnet wurde, kann eine neue Datei eingelesen oder ein bestehender Lauf geladen 47 werden. Dieses Kapitel befasst sich mit dem Einlesen einer neuen Datei. Vorerst muss das Formular über das Haupmenu-> Eingangszahlungen-> Eingangszahlungen (ESR) geöffnet werden. Zum Einlesen der neuen Datei muss der Button "Neue Datei einlesen" betätigt werden. Danach öffnet sich ein Fenster, in welchem die gewünschte Datei selektiert werden kann.

45 Anwendung Danach analysiert der Assistent die Datei und befüllt die Tabelle im Formular entsprechenden Daten. Jede Zeile erhält einen Status mit den Nach dem Einlesen der Datei, können alle Zahlungen zusammen automatisch verbucht werden. Alternativ können die Zahlungen auch einzeln manuell verbucht werden. Manuelle Verbuchung Durch einen Doppelklick auf oder öffnet sich ein Eingangszahlungsformular. Dieses wird bereits mit den angezeigten Werten vorerfasst. Version 2.90, 2011 coresystems ag

46 46 swisspayment Nach dem die Eingangszahlung hinzugefügt wurde und anschliessend das Formular geschlossen wird, wird die Zeile im ESR-Assistenten aktualisiert. Automatische Verbuchung Alle anderen Zahlungen, welche durch das System automatisch (Ausnahmen können, werden durch das Betätigen des Buttons "Ausführen" angelegt. 60 ) verbucht werden

47 Anwendung 47 Hinweise Können beim Verbuchen keine Zahlungen verbucht werden, wird jede entsprechende Zeite mit einem markiert und die passende Meldung in der separaten Spalte "Fehlermeldung" angegeben. Die Zahlungen können auch im Nachhinein manuell verbucht werden. Im Feld Bemerkungen können beliebige Notizen zum aktuellen Lauf gespeichert werden. Ein verbuchter Lauf kann jederzeit auch über das zur Verfügung stehende Layout gedruckt werden. Formulare Eingangszahlungen (ESR) Bestehenden ESR-Lauf laden Im ESR-Assitenten 80 kann jederzeit ein bestehender Lauf geladen werden. Wird der Button "Alte Datei laden" betätigt, kann ein bereits gespeicherter und verbuchter Lauf ausgewählt werden. Nach der Auswahl wird dieser im Assistenten 80 mit den gespeicherten Werten angzeigt. Version 2.90, 2011 coresystems ag

48 48 swisspayment Hinweise keine vorhanden Formulare Eingangszahlungen (ESR) 60

49 Formulare 5 Version 2.90, 2011 coresystems ag

50 50 swisspayment 5 Formulare In den folgenden Kapiteln sind alle Formulare aufgelistet, welche nicht im Standard von SAP Business One enthalten sind sowie alle Systemformulare, die durch swisspayment erweitert worden sind. Auf den erweiterten Systemformularen sind nur die zusätzlichen Felder beschrieben, die Beschreibung der Systemfelder ist der Hilfe von SAP Business One zu entnehmen. Die Struktur des Menübaumes ist gleich aufgebaut wie die des SAP Business One Hauptmenüs. 5.1 Einkauf Folgend werden alle für swisspayment relevanten Formulare beschrieben, welche im Menü Einkauf verlinkt sind Einzahlungsschein erfassen Mit dem Fenster 'Einzahlungsschein erfassen' können Rechnungen anhand von Einzahlungscheinen erfasst werden. Dabei unterscheidet man zwischen manueller Erfassung 29 und unterstützter Erfassung mit einem Lesegerät 9. Orange 51 und rote Einzahlungsscheine 53 können mit dem Lesegerät erfasst werden. Zahlung Inland 33 und Zahlung Ausland 35 können nur manuell erfasst werden. Die folgenden Kapitel erklären die unterschiedlichen Erfassungsmöglichkeiten.

51 Formulare 51 Feldbeschreibungen Feldname Bedeutung Oranger Einzahlungsschein Einzahlungsschein Zahlung Ausland / Roter / Zahlung Inland / Auswahl der Zahlungsart. Weitere Details sind in den folgenden Unterkapitel zu finden. 57 Einstellungen 59 für die Arbeit mit den Einzahlungsscheinen Einstellungen Oranger Einzahlungsschein In diesem Kapitel werden die Felder für die Erfassung eines orangen Einzahlungsscheines erläutert. Feldbeschreibungen Feldname Bedeutung Lieferant Das Eingabefeld dient zum Filtern der Lieferantenliste. Mit dem Icon (rechts) kann ein neuer Lieferant angelegt w erden. Konto Version 2.90, 2011 coresystems ag

52 52 swisspayment Liste von Konten 75 des selektierten Lieferanten. Ist das Konto nicht vorhanden, w ird durch Eingabe der Nummer automatisch ein neues Konto für den Lieferanten angelegt. Betrag Betrag in der gew ählten Währung. Korrekte Eingabe einer Referenznummer: Referenznummer Ansicht bei falscher Prüfziffer. Auch wenn die Prüfziffer falsch ist, kann sie der Benutzer speichern. Buchungsdatum Buchungsdatum des Beleges (wird in die Eingangsrechnung übernommen). Ist standardmässig auf das aktuelle Datum gesetzt. Fälligkeitsdatum Fälligkeitsdatum des Beleges (wird in die Eingangsrechnung übernommen). Wird anhand der Zahlungskonditionen berechnet. Belegdatum Belegdatum des Beleges (wird in die Eingangsrechnung übernommen). Ist standardmässig auf das heutige Datum gesetzt. Zahlungskonditionen des Lieferanten Zahlungskonditionen Lieferantenstamm. Wird vom (Registerkarte "Zahlungsbedingungen", Feld "Zahlungsbedingungen") übernommen, sobald ein Lieferant ausgewählt wurde. Zahlweg 18 des Lieferanten Lieferantenstamm Zahlweg. Der Standardwert aus dem (Registerkarte "Zahlungssystem", Liste "Zahlungsarten") wird gesetzt, sobald der Lieferant wurde. Alle Zahlwege 18 ausgewählt, welche für den aktuellen Lieferanten gültig sind, stehen zur Auswahl. Definiert, ob die Eingangsrechnung als Servicerechnung oder Ist Servicezahlung Artikelrechnung angelegt wird (Servicekonto/Artikelnummer aus Konfiguration 22 Orangen Einzahlungsschein erfassen 29 Anwendungen ).

53 Formulare 53 Formular öffnen Hauptmenu-> Einkauf-->Einzahlungsschein erfassen Roter Einzahlungsschein In diesem Kapitel werden die Felder für die Erfassung eines roten Einzahlungsscheines erläutert. Feldbeschreibungen Feldname Bedeutung Lieferant Das Eingabefeld dient zum Filtern der Lieferantenliste. Mit dem Icon (rechts) kann ein neuer Lieferant angelegt werden. Kontotyp Bei den roten Einzahlungsscheinen gibt es verschiedene Kontotypen. Version 2.90, 2011 coresystems ag

54 54 swisspayment Bei vorhandener IBAN-Nummer sollten Sie den Typ IBAN verwenden. Konto Liste von Konten 75 des selektierten Lieferanten. Ist das Konto nicht vorhanden, w ird durch Eingabe der Nummer automatisch ein neues Konto für den Lieferanten angelegt. Durch Eingabe einer neuer Nummer w ird automatisch rechts ein Feld zur Ausw ahl des Bankcodes angezeigt. PC-Konto Postkonto Betrag Betrag in der gew ählten Währung. Zahlungszweck Buchungsdatum Buchungsdatum des Beleges (wird in die Eingangsrechnung übernommen). Ist standardmässig auf das aktuelle Datum gesetzt. Fälligkeitsdatum Fälligkeitsdatum des Beleges (wird in die Eingangsrechnung übernommen). Wird anhand der Zahlungskonditionen berechnet. Belegdatum Belegdatum des Beleges (wird in die Eingangsrechnung übernommen). Ist standardmässig auf das aktuelle Datum gesetzt. Zahlungskonditionen des Lieferanten Zahlungskonditoinen Lieferantenstamm. Wird vom (Registerkarte "Zahlungsbedingungen", Feld "Zahlungsbedingungen") übernommen, sobald ein Lieferant ausgewählt wurde. Zahlweg 18 des Lieferanten Lieferantenstamm Zahlweg. Der Standardwert aus dem (Registerkarte "Zahlungssystem", Liste "Zahlungsarten") wird gesetzt, sobald der Lieferant wurde. Alle Zahlwege 18 ausgewählt, welche für den aktuellen Lieferanten gültig sind, stehen zur Auswahl.

55 Formulare 55 Definiert, ob die Eingangsrechnung als Servicerechnung oder Ist Servicezahlung Artikelrechnung angelegt wird (Servicekonto/Artikelnummer aus Konfiguration 22 ). Anwendungen Roten Einzahlungsschein erfassen 31 Formular öffnen Hauptmenu-> Einkauf-->Einzahlungsschein erfassen Zahlung Inland In diesem Kapitel werden die Felder für die Erfassung einer Inlandzahlung erläutert. Feldbeschreibungen Feldname Bedeutung Lieferant Das Eingabefeld dient zum Filtern der Lieferantenliste. Mit dem Icon (rechts) kann ein neuer Lieferant angelegt w erden. Version 2.90, 2011 coresystems ag

56 56 swisspayment IBAN Zahlung In Abhängigkeit der Checkbox 'IBAN Zahlung' w ird das Feld "Konto' beeinflusst. Konto Liste von Konten 75 des selektierten Lieferanten. Ist das Konto nicht vorhanden, w ird durch Eingabe der Nummer automatisch ein neues Konto für den Lieferanten angelegt. Durch Eingabe einer neuer Nummer w ird automatisch rechts ein Feld zur Ausw ahl des BIC/SWIFT-Codes angezeigt. Betrag Zahlbarer Betrag in der gewählten Währung. Zahlungszweck Eine kleine Beschreibung über die Zahlung. Dieses Feld ist freiwillig und wird ins Rechnungsfeld 'Bemerkungen' übernommen und an die Bank übermittelt. Buchungsdatum Buchungsdatum des Beleges (wird in die Eingangsrechnung übernommen). Ist standardmässig auf das aktuelle Datum gesetzt. Fälligkeitsdatum Fälligkeitsdatum des Beleges (wird in die Eingangsrechnung übernommen). Wird anhand der Zahlungskonditionen berechnet. Belegdatum Belegdatum des Beleges (wird in die Eingangsrechnung übernommen). Ist standardmässig auf das aktuelle Datum gesetzt. Zahlungskonditionen des Lieferanten Zahlungskonditionen Lieferantenstamm. Wird vom (Registerkarte "Zahlungsbedingungen", Feld "Zahlungsbedingungen") übernommen, sobald ein Lieferant ausgewählt wurde. Zahlweg Zahlweg 18 des Lieferanten. Der Standardwert aus dem

57 Formulare Lieferantenstamm (Registerkarte "Zahlungssystem", Liste "Zahlungsarten") wird gesetzt, sobald der Lieferant wurde. Alle Zahlwege ausgewählt, welche für den aktuellen Lieferanten gültig sind, stehen zur Auswahl. Definiert, ob die Eingangsrechnung als Servicerechnung oder Ist Servicezahlung Artikelrechnung angelegt wird (Servicekonto/Artikelnummer aus Konfiguration 22 ). Anwendungen Zahlung Inland erfassen 33 Formular öffnen Hauptmenü-> Einkauf-->Einzahlungsschein erfassen Zahlung Ausland In diesem Kapitel werden die Felder für die Erfassung einer Auslandzahlung erklärt. Feldbeschreibungen Feldname Bedeutung Lieferant Version 2.90, 2011 coresystems ag

58 58 swisspayment Das Eingabefeld dient zum Filtern der Lieferantenliste. Mit dem Icon (rechts) kann ein neuer Lieferant angelegt werden. IBAN Zahlung In Abhängigkeit der Checkbox 'IBAN Zahlung' w ird das Feld "Konto' beeinflusst. Konto Liste von Konten 75 des selektierten Lieferanten. Ist das Konto nicht vorhanden, wird durch Eingabe der Nummer automatisch ein neues Konto für den Lieferanten angelegt. Durch Eingabe einer neuer Nummer wird automatisch rechts ein Feld zur Auswahl des BIC/SWIFT-Codes angezeigt. Betrag Der zahlbare Betrag Zahlungszweck Eine kleine Beschreibung über die Zahlung. Dieses Feld ist freiwillig und wird ins Rechnungsfeld 'Bemerkungen' übernommen. Gebühren zu Lasten Wird der Wert in diesem Feld geändert, so wird der Standardwert auf dem Lieferantenstamm geändert (nur eine Gebührendefinition pro Lieferant Buchungsdatum zulässig) Buchungsdatum des Beleges (wird in die Eingangsrechnung übernommen). Ist standardmässig auf das aktuelle Datum gesetzt. Fälligkeitsdatum Fälligkeitsdatum des Beleges (wird in die Eingangsrechnung übernommen). Wird anhand der Zahlungskonditionen berechnet.

59 Formulare Belegdatum 59 Belegdatum des Beleges (wird in die Eingangsrechnung übernommen). Ist standardmässig auf das aktuelle Datum gesetzt. Zahlungskonditionen des Lieferanten Zahlungskonditoinen Lieferantenstamm. Wird vom (Registerkarte "Zahlungsbedingungen", Feld "Zahlungsbedingungen") übernommen, sobald ein Lieferant ausgewählt wurde. Zahlweg 18 des Lieferanten Lieferantenstamm Zahlweg. Der Standardwert aus dem (Registerkarte "Zahlungssystem", Liste "Zahlungsarten") wird gesetzt, sobald der Lieferant wurde. Alle Zahlwege 18 ausgewählt, welche für den aktuellen Lieferanten gültig sind, stehen zur Auswahl. Definiert, ob die Eingangsrechnung als Servicerechnung oder Ist Servicezahlung Artikelrechnung angelegt wird (Servicekonto/Artikelnummer aus Konfiguration 22 ). Anwendungen Zahlung Ausland erfassen 35 Formular öffnen Hauptmenü-> Einkauf-->Einzahlungsschein erfassen Einstellungen Siehe Beschreibung Konfiguration: Einzahlungsschein Bankenabwicklung In den Unterkapiteln sind alle Anwendungen zur Bankenabwicklung zu finden Eingangszahlungen Die folgenden Kapitel zeigen die Abwicklung von Eingangszahlungen. Version 2.90, 2011 coresystems ag

60 60 swisspayment Eingangszahlungen (ESR) Mit dem ESR-Assitenten können ESR-Dateien, welche von der Bank zu Verfügung gestellt werden, eingelesen werden. Im Folgenden ist die Bedeutung der einzelnen Felder genauer beschrieben. Feldbeschreibungen Feldname Bedeutung Neue Datei Durch das Betätigen des Buttons wird ein Popup-Fenster geöffnet, in welchem einlesen eine entsprechende ESR-Datei gewählt werden kann. Alte Datei laden Über diesen Button können bereits verbuchte ESR-Läufe geladen werden. Es öffnet sich eine Auswahlliste.

61 Formulare Code Anzeige des eindeutigen Codes des Laufs. Datum Ausführungsdatum des Laufs. Ausführen/OK Ausführen: Die Zahlungen werden verbucht und der vorliegende Lauf wird 61 gespeichert. OK: Das Fenster wird geschlossen. Der gespeicherte Lauf kann später wieder geladen werden. Abbrechen Das Fenster wird ohne Rückfrage und ohne Speicherung geschlossen. Bemerkungen Für jeden Lauf können individuelle Bemerkungen angegeben werden. Diese werden lediglich intern gespeichert. Total Betrag Anzeige des Totalbetrages der gesamten Datei in Hauswährung. (Datei) Anzahl Zahlungen Anzahl Zahlungen der eingelesenen Datei. Tabellenbeschreibungen Feldname Bedeutung Status Der Status symbolisiert die Art der Zahlung. Farbe Bedeutung Version 2.90, 2011 coresystems ag

62 62 swisspayment grün Zahlung in Ordnung gelb Zahlung in Ordnung, es gibt jedoch erlaubte Abweichungen vom Zahlungsbetrag rot System Status Zahlung nicht in Ordnung Der System Status symbolisiert, ob die Zahlung vom System automatisch gemäss Vorschlagswert vom System verbucht werden kann, oder nicht. vor Ausführung Symbol Bedeutung System kann die Zahlung selbst verbuchen Zahlung muss manuell verbucht werden nach Ausführung Symbol Bedeutung Die Zahlung konnte korrekt verbucht werden Bei der Verbuchung der Zahlung traten Fehler auf. Der Fehler ist in der Spalte Fehlermeldung beschrieben. Kunde Anzeige des Kundennamens und der Kundennummer. Der Stammdatensatz kann über den orangen Pfeil mit einem Klick geöffnet werden. Gutschriftdatum Datum des Zahlungseinganges Betrag Betrag des Zahlungseinganges Offener Betrag Offener Betrag der im System vorliegenden Rechnung Abweichung Abweichung in Prozent vom Zahlungsbetrag zum noch offenen Betrag Abweichung Abweichungsbetrag vom Zahlungsbetrag zum noch offenen Betrag Betrag Rechnung Referenz auf die im System gefundene Rechnung. Die Rechnung kann mit einem Klick auf den orangen Pfeil geöffnet werden. Rechnungsdatum Datum der Rechnung

63 Formulare Status 63 Falls ein Zahlungsbetrag zum offenen Betrag abweicht, wird eine Meldung ausgeben. Meldung Bedeutung OK Der Zahlungsbetrag stimmt mit dem offenen Betrag der Rechung überein. Keine zutreffende Es wurde keine passende Rechnung gefunden. Die Rechung! Zahlung muss manuell verbucht werden. Rechung bereits Die Rechung wurde gefunden, jedoch wurde geschlossen! festgestellt, dass diese bereits geschlossen ist. Geschäftspartner Der Geschäftspartner ist gesperrt. Geschäftspartner Der Geschäftspartner ist in der aktuellen Periode für diese Periode gesperrt. ist gesperrt! gesperrt! Kein Sachkonto Es wurde kein Hausbankkonto gefunden! Sachkonto gefunden. Die Zahlung ist manuell zu 14 mit entsprechendem verbuchen. Überzahlung > Es wurde mehr bezahlt als der offene Betrag der erlaubte % --> Rechung. Die Überzahlungsdifferenz übersteigt die manuelle Erfassung Abweichungstoleranz. Es ist daher wahrscheinlich, dass mehrere Rechungen mit einer Bezahlung beglichen werden wollten. Daher ist eine manuelle Erfassung von Nöten. OK, Rabatt --> Es wurde eine Unterzahlung gefunden, welche aber im Teilzahlung Toleranzbereich liegt. Das System kann die Zahlung verbuchen. OK, erlaubte Es wurde eine Überzahlung festgestellt. Diese liegt Überzahlung jedoch im erlaubten Bereich und kann daher vom System verbucht werden. OK, erlaubter Es wurde eine Unterzahlung gefunden. Diese liegt Version 2.90, 2011 coresystems ag

64 64 swisspayment Rabatt jedoch im erlaubten Bereich. Die Zahlung kann daher vom System verbucht werden. Zahlung wurde Die Zahlung wurde bereits einmal eingelesen. Diese bereits gespeichert! kann daher nicht weiter verarbeitet werden. Zahlung Sobald die Verbuchung der Zahlungen stattgefunden hat, erscheint in dieser Spalte im Erfolgsfalle die zur Zahlung zugehörige Eingangszahlungsnummer. Die Eingangszahlung kann mit einem Klick auf den orangen Pfeil geöffnet werden.

65 Formulare Fehlermeldung 65 Kann die Zahlung nicht hinzugefügt werden, oder das System kann die Zahlung nicht bearbeiten, erscheint in dieser Spalte die Fehlerbeschreibung. Hinweise Die einzelnen Spalten können über die Formulareinstellungen ein- und ausgeblendet werden. Rechte Maustaste auf Header: Anwendungen ESR-Datei einlesen 44 Formular öffnen Hauptmenü-> Bankenabwicklung-->Eingangszahlungen-->Eingangszahlungen (ESR) Version 2.90, 2011 coresystems ag

66 66 swisspayment Zahlungsassistent Schweiz Mit dem Zahlungsassistenten können ein- und ausgehende Zahlungen angelegt werden. Von den Zahlungen können danach DTA-, EZAG-, LSV+- und Debit Direct - Dateien generiert werden. Auswahl Lauf Lauf Aus der Liste können gespeicherte Läufe für eine weitere Bearbeitung ausgewählt werden. Mit dem Button "Neu" wird ein neuer Lauf erstellt. (Dieser ist erst nach dem Speichern in der Liste sichtbar) Filter für Lauf Zahlrichtung Filterkriterium für ein- oder ausgehende Zahlungen. Fällig bis Filterkriterium Fälligkeitsdatum. In diesem Fall werden alle Zahlungen mit dem Fälligkeitsdatum vor dem gelistet.

67 Formulare 67 Zahlweg In diesem Fall werden alle Zahlungen mit "Bank Inland" und "Post Ausland" angezeigt. Ist das Feld leer, werden alle angezeigt. Geschäftspartner In diesem Fall werden alle Zahlungen mit den Partnern "Sportsworld", "Bike und Run" und "British Outdoor" angezeigt. Ist das Feld leer, werden alle angezeigt. Gruppe In diesem Fall werden alle Zahlungen mit den Gruppen "Verteiler" und "Andere" angezeigt. Ist das Feld leer, werden alle angezeigt. Version 2.90, 2011 coresystems ag

68 68 swisspayment Eigenschaften In diesem Fall werden alle Zahlungen mit den Eigenschaften "Deutsch" und "Englisch" angezeigt. Ist das Feld leer, werden alle angezeigt. Anwenden Durch drücken des Buttons wird der Filter angewendet und die passenden Zahlungen werden in der Tabelle angezeigt. Status Status Anzeige des aktuellen Status. (Neu, Gespeichert, Verbucht) Gruppierung Gruppierung In diesem Bereich werden die gruppierten Felder angezeigt. Standardmässig sind der Zahlweg 18 und Geschäftspartner (GP) gruppiert. Die Gruppierung kann durch "Drag und Drop" verändert werden. Feldtypen Schwarze Schrift Diese Felder dienen der Information und können nicht mutiert werden.

69 Formulare Blaue Schrift Rote Schrift 69 Mutationsfeld. Die Daten können editiert werden. Felder mit Fehlern oder unlogischen Inhalten. Felder Ausführen Die Checkbox im Header dient zur schnellen Selektion aller Zeilen. Die ausgewählten Zeilen werden für das Erstellen der Ein- und Ausgangszahlungen sowie für die Bankdateien berücksichtigt. Dieses Feld bleibt auch beim seitlichen scrollen fixiert. Zahlweg Zahlweg des vorliegenden Beleges. Konto Gewählte Kontonummer des Beleges. GP Geschäftspartner Zahlung Sobald die Daten erfolgreich verbucht worden sind, erscheint in dieser Spalte die Nummer der generierten Zahlung. Diese kann mit dem Pfeil (Link) geöffnet werden. Einzeln Dieser Wert wird vom Geschäftspartner-Stammdatensatz übernommen. Ist die Checkbox aktiviert, wird die Zahlung einzeln verbucht, andernfalls mit anderen Zahlungen vom gleichen Geschäftspartner zusammengefasst. Typ Typen: DT Eingangszahlungsanforderung -> Keine Ratenzahlung möglich DT Eingangsanzahlungsrechnung -> Keine Ratenzahlung möglich PU Eingangsrechnung / Ratenzahlungen PC Eingangsgutschrift PU Eingangsvorausrechnung DT Ausgangszahlungsanforderung -> Keine Ratenzahlung möglich DT Ausgangsanzahlungsrechnung -> Keine Ratenzahlung möglich IN Ausgangsrechnung / Ratenzahlungen CN Ausgangsgutschrift IN Ausgangsvorausrechnung JE Journalbuchungen Rechnungsnummer Rechnungsnummer des vorliegenden Beleges. Fälligkeitsdatum des Beleges. Durch drücken des Kalendericons können alle angezeigten Version 2.90, 2011 coresystems ag

70 70 swisspayment Fälligkeitsdaten auf einmal angepasst werden. Gesamtbetrag Gesamtbetrag des vorliegenden Beleges. Fälliger Betrag Fälliger Betrag des vorliegenden Beleges. Rabatt % Rabatt % (Skonto). Dieser wird automatisch gemäss der Zahlungsbedingungen berechnet. Er kann aber auch manuell berechnet werden. RabattBetrag RabattBetrag. Dieser wird automatisch gemäss der Zahlungsbedingungen berechnet. Er kann aber auch manuell berechnet werden. Zahlungsbetrag Zahlungsbetrag, welcher an die Bank übermittelt wird. Wird dieser angepasst, wird eine Teilzahlung erstellt. Währung Währung der Zahlung. Zahlungsbetrag in CHF Zahlungsbetrag in CHF (Anzeige). Umrechnungskurs Umrechnungskurs zur Fremdwährung. Kundenreferenz Kundenreferenz des Beleges (wird an die Bank übermittelt). Fehlermeldung Anzeige von Meldungen, falls die Zahlung bei der Verbuchung nicht erfolgreich erstellt werden konnte. Bemerkungen Pro Lauf kann eine Bemerkung gespeichert werden. Diese wird nicht an die Bank übermittelt. Befehle Speichern Der Lauf wird gespeichert und kann wieder abgerufen werden. Verbuchen Durch das Betätigen des Buttons werden die markierten Zahlungen hinzugefügt und verbucht. Datei erstellen Durch das Betätigen des Buttons wird pro Zahlweg eine Datei erstellt. Informationsfelder Total Betrag Betrag aller selektierten Rechnungen in Hauswährung. Saldo des Kontos Aktueller Saldo des eigenen Bankkontos. Die Anzeige erfolgt pro Zahlweg.

71 Formulare Journalbuchungen Konto Bei einer Journalbuchung (JE) kann mit Klick auf das Kontofeld ein entsprechendes Konto ausgew ählt w erden. Zahlweg Bei einer Journalbuchung (JE) kann mit Klick auf das Zahlw egfeld ein entsprechender Zahlw eg ausgew ählt w erden. Hinweise Editierbare Felder können mit Mausklick oder der "F2"-Taste in den Editiermodus gebracht werden. Mit <Ctrl>+C wird die selektierte Zeile in die Zwischenablage kopiert. Die Spalten können mit "Drag & Drop" in eine andere Reihenfolge gebracht werden. Anwendungen Zahlungen verbuchen 38 Formular öffnen Hauptmenü-> Bankenabwicklung-->Zahlungsassistent Schweiz 5.3 Geschäftspartner Im Folgenden werden die zum Geschäftspartner verknüpften Formulare erläutert Geschäftspartner-Stammdaten Folgend sind alle für swisspayment relevanten Felder des Geschäftspartnerformulars beschrieben. Zahlungsbedingungen Unter den Zahlungsbedingungen können folgende Konfigurationen vorgenommen werden. Version 2.90, 2011 coresystems ag

72 72 swisspayment Um im Geschäftspartner-Formular die Einstellungen vorzunehmen, müssen Sie die benutzerdefinierten Felder (Ctrl+Shift+U) anzeigen lassen. Feldname Bedeutung Geschäftspartnerb Die Bedeutung der einzelnen Felder der Geschäftspartnerbankkonten ankkonten werden über den Button geöffnet. Zahlungssystem Unter dem Register Zahlungssystem müssen folgende Felder definiert werden. 75

73 Formulare Feldname Bedeutung Hausbank Es ist von Vorteil, pro Geschäftspartner eine Hausbank zu wählen. Diese wird bei der Generieung der 27-stelligen ESR-Referenznummer benötigt. Damit nicht bei jedem neuen Geschäftspartner die Hausbank 14 gewählt werden muss, kann diese unter Administration-->Systeminitialisierung-->Firmendetails->Basisinitialisierung definiert werden. Diese wird danach automatisch auf neue Geschäftspartner-Datensätze übernommen. Zahlungsarten Bei Kunden, wie Lieferanten müssen die Zahlwege 18 aktiviert werden, welche zur Zahlung verwendet werden können. Wird ein Standard definiert, wird dieser jeweils automatisch auf die Rechnung übernommen. Version 2.90, 2011 coresystems ag

74 74 swisspayment Damit nicht bei jedem neuen Geschäftspartner der Standardzahlweg gewählt werden muss, kann dieser unter Administration-->Systeminitialisierung-->Allgemeine Einstellungen-->GP definiert werden. Dieser wird danach automatisch auf neue Geschäftspartner-Datensätze übernommen. Benutzerdefinierte Felder Unter den benutzerdefinierten Feldern können folgende Werte definiert werden. Benutzerdefinierte Felder anzeigen: (Ctrl+Shift+U) Feldname Bedeutung Lieferanten Ref. Bei der Erstellung von Eingangsrechungen kann aus der ESR- Nr. Start Referenznummer automatisch die Lieferantenreferenznummer ausgelesen (Suppl. Ref. Num. werden. Unter diesem Feld wird die Startposition in der Referenznummer Begin) (beginnend bei 1) angegeben. Beispiel Referenznummer: Die Rechungsnummer befindet sich im unterstrichenen Bereich (002790). Die Konfiguration würde nun so aussehen: Start: 21 (21. Zeichen, beginnend bei 1) Länge: 6 (Anzahl Zeichen)

75 Formulare Lieferanten Ref. 75 Anzahl der zu lesenden Zeichen. Nr. Anzahl (Suppl. Ref. Num. Count) Service Sachkonto Sollen bei diesem Lieferanten beim Einzahlungsschein einlesen Service(Service Account) anstelle Artikelrechnungen erzeugt werden, muss in diesem Feld ein gültiges Sachkonto definiert werden. Service Zum gültigen Sachkonto wird eine Beschreibung benötigt. Beschreibung Beispiel (Service Description) Telefonrechnungen, Werbung, Sponsoring, Marketingauslagen, Betriebsaufwendungen, Weiterbildungen, Treibstoff, Versicherungen, Entsorgungsgebühren, Büromaterial, Treuhandkosten, Software (intern) Hinweise keine vorhanden Anwendungen Einzahlungsschein erfassen Geschäftspartnerbankkonten Pro Geschäftspartner können mehrere Bankverbindungen hinterlegt werden. Feldbeschreibungen Feldname Bedeutung Version 2.90, 2011 coresystems ag

76 76 swisspayment Aktualisieren/OK Werden Daten geändert, muss der Aktualisieren-Button betätigt werden. Danach wechselt dieser auf OK. Durch erneutes Klicken wird das Formular geschlossen. Damit die geänderten Daten definitiv gespeichert werden, muss der Geschäftspartner-Stammdatensatz ebenfalls aktualisiert werden. Abbrechen Durch das Betätigen des Abbrechen-Buttons wird das Formuar ohne Speicherung der Änderungen geschlossen. Als Standard Durch das Anwählen einer Zeile und das Betätigen des Buttons "Als Standard setzen setzen" wird die entsprechende Zeile fett markiert und wird danach als Standardbankverbindung auf den neuen Rechnungen automatisch verwendet. Tabellenbeschreibungen Feldname Bedeutung Bankencode Bankenclearingnummer der Bank 13, wählbar per Auswahlliste (TAB) Bei IBAN-Nummer aus der Schweiz befindet sich die Clearing-Nummer (Bankencode) zwischen den Stellen 5 und 9. Land Land der Bank Bankschlüssel Interner Schlüssel der Bank Kontonummer Kontonummer des Bankkontos Steuerschlüssel nicht relevant für swisspayment Filialnr. nicht relevant für swisspayment IBAN IBAN-Nummer des Kontos, zwingend nötig für SEPA-Zahlungen Strasse Strasse der Bank Gebäude nicht relevant für swisspayment Stadt Ortschaft der Bank Bezirk nicht relevant für swisspayment Bundesland nicht relevant für swisspayment Postleitzahl Postleitzahl der Bank 13, wird über den Bankencode abgeholt

77 Formulare 77 Benutzernummer 1 Angabe der SWIFT-Nummer Bei IBAN-Zahlungen ins Ausland sowie SEPA-Zahlungen muss die SWIFT-Nummer in der Zahlungsavisierung stehen. Um nicht jede Bank im Bankenstamm erfassen zu müssen, kann in der Benutzernummer 1 die SWIFT-Nummer angegeben werden. Als Bankencode kann eine beliebige Bank 13 (sinnvollerweise eine Dummy Bank 999) angeben werden. Benutzernummer 2 nicht relevant für swisspayment Benutzernummer 3 nicht relevant für swisspayment Benutzernummer 4 nicht relevant für swisspayment ESR-Typ BESR oder ESR Es handelt sich um einen ESR wenn die vordersten 6 Stellen der 27-stelligen Referenznummer Nullen darstellen, andernwegs um einen BESR ESR: BESR: ESR- Teilnehmernummer für ESR-Abwicklung RechnungsstellerID Kunden-ID Falls es sich um einen BESR handelt, muss die 6-stellige Kunden-ID angegeben werden Diese finden Sie auf der 27-stelligen Referenznummer (vorderste 6 Stellen) Hinweise Wenn die Zahlungen über das Formular Einzahlungsschein erfassen 28 erfasst werden, werden die Geschäftspartnerbankkonten automatisch angelegt. Mehr dazu ist im Kapitel Einzahlungsschein erfassen 50 erläutert. Werden die Geschäftspartnerbankkonten manuell gepflegt, lohnt es sich immer, möglichst alle verfügbaren Daten anzugeben, damit die Zahlungen anschliessend fehlerfrei übermittelt werden können. Anwendungen Einzahlungsschein erfassen 50 Version 2.90, 2011 coresystems ag

78 78 swisspayment Formular

79 Auswertungen 6 Version 2.90, 2011 coresystems ag

80 80 swisspayment 6 Auswertungen In den folgenden Kapiteln sind alle von swisspayment zur Verfügung gestellten Auswertungen dokumentiert. 6.1 Zahlungsassistent Für den Zahlungsassistenten 66 steht eine Auswertung zur Verfügung. Dieser wird ab dem geladenen Zahlungsassistenten 66 aufgerufen. Hinweise keine vorhanden Formulare Zahlungsassistent Schweiz ESR-Assistent Pro ausgeführtem ESR-Assistenten 80 kann eine Auswertung geladen werden. Diese kann direkt auf dem ESR-Formular 80 aufgerufen werden. Hinweise keine vorhanden Formulare Eingangszahlungen (ESR) 60

81 Support 7 Version 2.90, 2011 coresystems ag

82 82 swisspayment 7 Support Falls Fragen oder Fehler auftauchen, wenden Sie bitte das auf der folgenden Webseite beschriebene Vorgehen an:

83 Technische Informationen 8 Version 2.90, 2011 coresystems ag

84 84 swisspayment 8 Technische Informationen In diesem Kapitel sind verschiedene technische Informationen zum Produkt zu finden.

85 Anhang 9 Version 2.90, 2011 coresystems ag

86 86 swisspayment 9 Anhang In diesem Kapitel sind zusätzliche Informationen zu dem Produkt swisspayment zu finden. 9.1 Einzahlungsscheine In der Schweiz gibt es unterschiedliche Einzahlungsscheine. In den folgenden Kapiteln werden diese genauer erläutert Oranger Einzahlungsschein Oranger Einzahlungsschein (ESR) mit Referenznummer * In der Referenznummer können alle Daten eingeschlossen werden, die für die Buchhaltung und das Marketing wichtig sind * Rechnungsstellung: massgeschneiderte Rechnungen und vollständig codierte Einzahlungsscheine in einem Arbeitsgang ausdrucken * Zahlungsübersicht: periodische kostenlose Gutschriftsdatenauslieferung u.a. via E-Finance oder via Filetransfer für Geschäftskunden * Automatische Verbuchung mit Finanzbuchhaltungs-Software * Geringere Bareinzahlungsgebühr als beim ES Roter Einzahlungsschein Roter Einzahlungsschein (ES) * Enthält keine Referenznummer * Zahlungsübersicht: Auslieferung von kostenpflichtigen Listen mit Belegbildern oder kostenlos mit elektronischen Gutschriftsanzeigen * Mitteilungsfeld vorhanden * Neutral oder mit vorgedruckter Anschrift erhältlich

87 Anhang 87 Version 2.90, 2011 coresystems ag