OeAV-Office-Veranstaltungen im Internet Einfache Variante und Ausblick V1.0 / LTh

Transkript

1 1. Überblick OeAV-Office bietet als Software für AV-Sektionen neben der Mitgliederverwaltung u.a. auch ein Modul zur Verwaltung von Vereinsveranstaltungen. Im Modul Veranstaltungen können Veranstaltungen erfasst werden. Sie sind einem Vereinsjahr und einer Kursgruppe zugeordnet. Es können Veranstaltungsdetails, spezielle termingebundene Aktivitäten wie z.b. eine Vorbersprechung, Veranstaltungstage, -zuständige und Gebühren erfasst werden. Darüber hinaus können u.a. Anmeldungen verwaltet, Teilnehmerzahlungen gebucht und Veranstaltungskosten erfasst werden. Ein wesentliches Medium zur Publikation der Veranstaltungsdaten ist das Internet. Im Wartungssystem für AV-Sektionen gibt es aktuell eine eigene Web- Veranstaltungsdatenbank, die mittelfristig in den gleichen Tabellen abgespeichert werden wird wie die OeAV-Office-Veranstaltungen. Seit Anfang 2013 gibt es im Pilotbetrieb eine einfache Variante, wie die Veranstaltungen aus OeAV-Office auch im Internet angezeigt werden können. Die Funktionen werden ab sofort allen Sektionen zur Verfügung gestellt. Sie sollen im Laufe des Jahres 2013 erweitert werden. Aktuell muss sich ein(e) Internet-RedakteurIn entscheiden, welche Veranstaltungen im Internet angezeigt werden sollen. Wird in einer Sektion das OeAV-Office-Veranstaltungsmodul verwendet, kann durch Anzeige wie in diesem Dokument beschrieben eine Doppelerfassung der Veranstalungen auch in der Web-Veranstaltungsdatenbank vermieden werden. Für die einfache Variante der Darstellung, die ab sofort für alle Sektionen funktioniert, wird davon ausgegangen, dass es im Internet eine Seite mit einer Liste aller Veranstaltungen gibt und eine Seite, in der die Details zu einer Veranstaltung angezeigt werden. Auf der Einstiegsseite des Sektionsauftrittes kann eine Box eingebaut werden, in der die nächsten Termine aufgelistet werden. Bei der Realisierung der einfachen Variante wurde der Schwerpunkt darauf gelegt, dass die Erfassung der Termine nur wenige Felder in OeAV-Office betrifft. Damit soll die Kopie der Veranstaltungstexte aus einem vorhandenen Programm in das OeAV-Office möglichst einfach erledigt werden können. Folgende Einschränkungen der einfachen Variante wurden dafür in Kauf genommen: Texte werden nur aus den Feldern Beschreibung (Liste) und Detail (Detailseite) ausgegeben alle weiteren Textfelder werden in der einfachen Variante nicht verwendet (z.b. technische Schwierigkeit, Ausrüstung etc.) Keine Ausgabe von Termin-Detailtexten wie Vorbesprechungstermin Angabe der Preisinfo im Detailtextfeld keine Ausgabe der in der Veranstaltung für die Buchung erfassten Gebühren Keine Ausgabe der Gruppeninformation Momentan eingeschränkte Verwendung der zuständigen Personen v.a. nur für Anmeldung Momentan werden die Veranstaltungen nicht in der Sektions-Übergreifenden Veranstaltungssuche ausgegeben Gemeinsam mit Sektionen möchten wir nun eine erweiterte Variante definieren, die die angeführten Einschränkungen nicht mehr ausweist. Dafür muss es auch Einigungen geben, wie die Daten pro Veranstaltung erfasst werden müssen, um die gewünschte Ausgabe zu erreichen. CMS-Hotline für Internet-RedakteurInnen: Tel / Seite - 1 -

2 2. Weblication Elemente für die Ausgabe der OeAV-Office-Veranstaltungen Office Veranstaltungs Liste Darstellung: Seite für Listenseite, Box für Box auf der Einstiegsseite Detailseite: kann leer bleiben z.b. wenn die Listenseite in /NNN/termine/index.php ist und im Ordner /NNN/termine eine Seite index_detail.php vorhande ist, und in dieser Seite das Weblication-Element Office Veranstaltung Details eingebaut ist. Gruppen: aktuell nicht verwendet Optionen: aktuell nicht verwendet Anzahl Ergebnis Gesamt: schränkt die Ausgabe auf eine bestimmte Anzahl von Terminen ein; in Listenseite 0, auf Einstiegsseite z.b. 5 Anzahl Ergebnis pro Navigations-Seite: begrenzt die Anzahl Veranstaltungen pro Seite; z.b. 10 Anzahl Seitennummern: Wieviele Seitennummern sollen in der Seitennavigation der Liste maximal ausgegeben werden. Zeitraum von Zeitraum bis: schränkt die Ausgabe der Veranstaltungen abhängig vom Veranstaltungstermin ein Vergangene Veranstaltungen anzeigen: Sollen vergangene Veranstaltungen angezeigt werden; empfohlen Nein Bild: Soll ein Bild angezeigt werden; in Listenseite Ja, in Einsteigsseite Nein Office Veranstaltung Details Darstellung: aktuell nur Seite möglich (hier wird zukünftig die erweiterte Darstellung wählbar sein) CMS-Hotline für Internet-RedakteurInnen: online-service@alpenverein.at Tel / Seite - 2 -

3 3. Veranstaltungs-Listenseite Zum Ausprobieren kann im Ordner Termine die Seite index.php kopiert werden (dann die Kopie event. umbenennen auf index-oeavoffice.php). Mit Seite bearbeiten dann das Element Web Veranstaltungs Liste löschen und das Element Office Veranstaltungs Liste einfügen. Nach dem Abspeichern sollten die in OeAV-Office erfassten Veranstaltungen wie folgt angezeigt werden. Bitte auch eine Detailseite im gleichen Verzeichnis mit dem Namen wie die Listenseite erweitert um _detail.php anlegen. In OeAV-Office In Weblication Bilder werden im Weblication-Ordner /NNN_wAssets/oeavoffice/veranstaltungen mit dem Namen Veranstaltungsnummer.jpg angespeichert CMS-Hotline für Internet-RedakteurInnen: Tel / Seite - 3 -

4 4. Detailseite Spezielle Anmeldungs- als Zuständigkeit Anmeldung (Mailadresse der Person) Bei dieser Veranstaltung nicht angezeigt, weil Status Ausgebucht Downloads werden mit dem Namen Anzeigetext.pdf abgespeichert im Ordner /NNN_wAssets/oeavoffice/veranstaltungen/ Veranstaltungsnummer Standard-Anmeldungs- in Organisationdaten: mit Bezeichnung: Anmeldung CMS-Hotline für Internet-RedakteurInnen: Tel / Seite - 4 -

5 5. Ausblick und Fragen für die Weiterentwicklung Aktuell werden folgende Felder aus OeAV-Office ausgegeben: Allgemein o Veranstaltungsnummer (muss eindeutig sein, damit die Zuordnung zu Bildern und Downloads sowie für die Anmeldung möglich ist) o Name o Ort (nur in Detailseite) o Anfang / Ende o Status (nicht bei Freigegeben; nur bei speziellen Werten) Details o Beschreibung (nur in Liste) o Detail (nur in Detailseite) Zuständige o Spezialfall bei Zuständigkeit Anmeldung dann wird die Mailadresse der Person für die Anmeldung verwendet o Zuständigkeit, Name und Kontaktdaten der Personen bei allen anderen Zuständigkeiten (Formatierung muss noch verbessert werden) Aus den Organisationsdaten o adresse für Anmeldung wenn ein Anmeldeschluss definiert ist: entweder Mailadresse mit Bezeichnung Anmeldung oder Standard-Mailadresse Damit wird zwar nur ein kleiner Teil der Möglichkeiten ausgeschöpft die Funktion kann aber sofort genutzt werden. An einem in Weblication gestaltbaren Anmeldeformular wird gearbeitet. Man kann dann Pflichtfelder definieren - die im Formular erfassten Daten werden per Mail verschickt (Es wird also vorerst noch kein Buchungsformular wie bei der Akademie mit automatischer Übernahme der Daten ins OeAV-Office geben.) Die erweiterte Detailseite kann auch folgende Informationen enthalten. Je nach Umfang wird sie vom Layout an die Akademieseite angelehnt (Block mit mehreren Reitern). Gruppe Alle weiteren Felder in Details Zuständige Gebühren Termine Wir suchen nun Antworten auf folgende Fragen: Welche Felder sollen bei der erweiterten Darstellung Pflichtfelder für die Befüllung sein? Welche Felder sollen in welcher Reihenfolge und in welchem Block in der erweiterten Detailseite ausgegeben werden. (Blocknamen auf den Akademieseiten: Übersicht, Inhalte, Leistungen, Voraussetzungen, Preise es können aber auch andere Blöcke definiert werden) Welche Felder sollen in welcher Reihenfolge in einer möglichen erweiterten Listenseite ausgegeben werden? Welche speziellen Anforderungen müssen noch gegeben sein? z.b.: o Filtermöglichkeit nach Gruppen o Preise bei Veranstaltungen ausgeben Ja/Nein o Mehrere Bilder pro Veranstaltung o Download-Dateien, die bei mehreren Veranstaltungen angeboten werden sollen o Wir freuen uns auf euer Feedback. CMS-Hotline für Internet-RedakteurInnen: online-service@alpenverein.at Tel / Seite - 5 -