TimePunch. TimePunch Mobile 2.6. Benutzerhandbuch TimePunch KG, Wormser Str. 37, Bürstadt

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1 TimePunch TimePunch Mobile 2.6 Benutzerhandbuch TimePunch KG, Wormser Str. 37, Bürstadt

2 Dokumenten Information: Dokumenten-Name Benutzerhandbuch, TimePunch Mobile 2.6 Revisions-Nummer 24 Gespeichert am Anzahl der Seiten 22 Herausgeber: TimePunch KG Wormser Str Bürstadt TimePunch KG, Wormser Str. 37, Bürstadt

3 Inhaltsverzeichnis Einleitung...4 Installation...4 Startseite von TimePunch Mobile...5 Stoppuhr von TimePunch Mobile...6 Übersicht der vorhandenen Zeiteinträge...7 Zeiteintrag bearbeiten...8 Projekte anlegen und bearbeiten...9 Projektdetails bearbeiten Tätigkeiten anlegen und bearbeiten Synchronisation Zeiten senden Zeiten abholen Projekte senden Projekte abholen Zeiteinträge auswerten und analysieren Analyse-Details eines Projekts anzeigen Einstellungen in TimePunch Mobile Wunderlist Synchronisation Revision 27 Seite 3 von 22

4 Einleitung TimePunch Mobile ist die mobile Version von TimePunch und verfügbar für die Windows Phone und Android Plattform. Das aktuelle Dokument beschreibt die Benutzung von TimePunch Mobile für das Windows Phone. Die mobile Version umfasst folgende Funktionen: Neu! Export/Import der Zeiteinträge und Projekte mit TimePunch Neu! Synchronisation der Projekte mit der Wunderlist Die Zeiterfassung mit Hilfe der Stoppuhr Manuelles Eintragen und bearbeiten von Zeiteinträgen Eine Projekt -und Tätigkeitsverwaltung Eine Tages, Wochen und Monatsübersicht Analyse -und Auswertungsfunktionen Eine ausführliche Hilfefunktion Live Tile Aktualisierung für Windows Phone 7.5 (alias Mango) Installation Die Installation von TimePunch Mobile erfolgt über den Windows Phone Marketplace und kann mit folgender URL aufgerufen werden: e b-78e7d1fa76f8 Revision 27 Seite 4 von 22

5 Startseite von TimePunch Mobile Nach dem Start von TimePunch Mobile befinden Sie sich auf einer Seite die ähnlich dem Windows Phone Hub aufgebaut ist. Dies ist Ihre Kommandozentrale von der aus Sie, neue Projekte anlegen, bestehende Zeiteinträge verwalten und Einstellungen ändern können. Revision 27 Seite 5 von 22

6 Stoppuhr von TimePunch Mobile Mit der Stoppuhr wird die Arbeitszeit protokolliert. Dazu ist zuvor ein Projekt und wenn vorhanden eine Tätigkeit auszuwählen. Der Start der Zeiterfassung erfolgt über die Schaltfläche "Start". Das Einfügen einer Pause geschieht durch das Beenden der Zeiterfassung mit Hilfe der Schaltfläche "stopp" und dem erneuten Starten nach beenden der Pause. Wenn die Zeiterfassung gestartet ist, wird die Auswahl des Projekts und der Tätigkeit nach oben außerhalb des sichtbaren Bereichs verschoben. Zum Wechseln des Projekts kann die Anzeige mit einem Wisch wieder in den sichtbaren Bereich geschoben werden. und gespeichert. Danach wird die Zeiterfassung für das neue Projekt mittels der Schaltfläche "Start" gestartet. Implizit wird dadurch der vorherige Zeiteintrag abgeschlossen Durch doppeltes Antippen des Beschreibungsfeldes, oder mit dem entsprechenden Menüpunkt, kann ein Text zum Zeiteintrag eingegeben werden. Wichtig: TimePunch rundet mindestens immer auf die Minute genau. D.h. die Zeiterfassung läuft erst los, sobald die eingestellte Rundung erreicht ist. Ist die Rundung nicht erreicht, dann wird ein Countdown eingeblendet, der die Zeit bis zum Start zählt. Beispiel: Als Rundung sind 10 Minuten eingestellt und die aktuelle Uhrzeit beträgt 9:28. Der Countdown bis zum Starten der Zeiterfassung beträgt somit 2 Minuten. Tipp: Die Zeiterfassung läuft im Hintergrund auch dann weiter wenn TimePunch beendet wird. Revision 27 Seite 6 von 22

7 Übersicht der vorhandenen Zeiteinträge Diese Seite stellt alle bereits aufgezeichneten Zeiteinträge übersichtlich dar. Als Voreinstellung wird der aktuelle Tag geöffnet. Das Datum wird durch das Antippen des Datumsfeldes oder der Pfeile nach rechts und links gewechselt. Die verschiedenen Pivot Seiten enthalten die aggregierte Wochen -oder Monatsansicht. In der Wochenansicht sind alle Zeiteinträge eines Tages nach Projekt aggregiert dargestellt. In der Monatsansicht sind alle Einträge pro Tag aggregiert dargestellt. Verhalten beim Antippen: Tipp: - Beim Antippen eines aggregierten Zeiteintrags wird der Eintrag in die einzelnen Zeiteinträge aufgeteilt. - Beim Antippen eines einzelnen Zeiteintrags wird eine neue Seite zum Editieren des Eintrags geöffnet. Wie im Standard Mail Client von Windows Phone werden Einträge durch das Antippen am linken Rand markiert. Markierte Einträge können durch die Schaltfläche "Löschen" in der Applikationsleiste entfernt werden. Die Schaltfläche "Hinzufügen" wird dazu genutzt, um einen neuen Zeiteintrag manuell anzulegen. Revision 27 Seite 7 von 22

8 Zeiteintrag bearbeiten Durch das Antippen eines Zeiteintrags in der Übersichtseite gelangt man in den Dialog zum Bearbeiten eines Zeiteintrags. Diese Seite wird zum Ändern und Anlegen eines Zeiteintrags genutzt. Auswählbar sind alle aktiven Projekte und Tätigkeiten. Die Beschreibung des Zeiteintrags kann durch doppeltes Antippen des Beschreibungstextes geändert werden. Das Abspeichern des Zeiteintrags erfolgt durch Antippen der Schaltfläche "Speichern" in der Applikationsleiste. Das Löschen des Zeiteintrags erfolgt durch den Menüpunkt "Lösche Zeiteintrag" im Applikationsmenü. Revision 27 Seite 8 von 22

9 Projekte anlegen und bearbeiten Auf der Projektseite werden alle Projekte alphabetisch sortiert angezeigt. Wie im Standard Mail Client von Windows Phone werden Projekte durch das Antippen des Eintrags am linken Rand markiert. Markierte Projekte können durch die Schaltfläche "löschen" in der Applikationsleiste entfernt werden. Tipp: Zum Umbenennen des Projekts befindet sich auf der Detailseite des Projekts im Applikationsmenü der Menüpunkt "Projekt umbenennen". Revision 27 Seite 9 von 22

10 Projektdetails bearbeiten Durch das Antippen eines Projekts in der Projektliste gelangt man in den Dialog zum Bearbeiten eines Projekts. Diese Seite zeigt die Details zum gewählten Projekt an. Auf der ersten Seite befinden sich die Tätigkeiten die dem Projekt direkt zugeordnet sind. - Durch die Schaltfläche "hinzufügen" in der Applikationsleiste, wird eine neue Tätigkeit angelegt. - Um eine Tätigkeit umzubenennen, muss diese mehrere Sekunden gedrückt werden. - Durch das Antippen einer Tätigkeit am linken Rand wird der Eintrag markiert und kann dann über die Schaltfläche "löschen" entfernt werden. Die Projektdetails befinden sich auf der zweiten Seite. Dazu gehören die Vertrags -und abrechnungsrelevanten Daten. Das Löschen des Projekts erfolgt durch den Menüpunkt "Projekt löschen" im Applikationsmenü. Tipp: Das Projekt wird beim Verlassen der Seite automatisch gespeichert. Wichtig: Es benötigt einen eindeutigen Namen. Doppelte Projektnamen resultieren in eine Fehlermeldung. Revision 27 Seite 10 von 22

11 Tätigkeiten anlegen und bearbeiten Auf dieser Seite werden alle allgemeinen Tätigkeiten alphabetisch sortiert angezeigt. Im Gegensatz zu projektabhängigen Tätigkeiten, die auf der jeweiligen Projektseite verwaltet werden, sind allgemeine Tätigkeiten projektunabhängig und daher für jedes Projekt zur Zeiterfassung auswählbar. Durch diese Funktionalität stehen Tätigkeiten wie z.b. 'Besprechung' oder 'Entwicklung' jedem Projekt zur Verfügung. Dies verringert den Pflegeaufwand für Projekte. Wie im Standard Mail Client von Windows Phone werden Tätigkeiten durch das Antippen des Eintrags am linken Rand markiert. Markierte Tätigkeiten können durch die Schaltfläche "löschen" in der Applikationsleiste entfernt werden. Tipp: Um eine Tätigkeit umzubenennen, muss diese mehrere Sekunden gedrückt werden. Revision 27 Seite 11 von 22

12 Synchronisation Diese Seite wird zum Synchronisieren der Zeiteinträge und Projekte mit anderen TimePunch Installationen genutzt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Daten an ein anderes Smartphone oder an die Windows Version von TimePunch gesendet oder von diesem empfangen werden. Die Daten werden beim Synchronisieren auf unserem TimePunch Sync-Service temporär, also zeitlich begrenzt, zwischengespeichert. Nach dem Abholen der Zeiteinträge werden diese automatisch bei uns gelöscht. Daher kann der Zugriffscode nur einmalig verwendet werden. Sicherheit: Die Zeiteinträge und Projektdaten werden über eine verschlüsselte SSL Verbindung gesendet und nur zum Synchronisieren gespeichert. Hinweis: Die Zeiteinträge und Projektdaten werden auch gelöscht, wenn die Daten nicht innerhalb von 14 Tagen abgeholt werden. Bemerkung: Das Synchronisieren der Daten ist wichtig, wenn mit TimePunch unterwegs und am Arbeitsplatz PC gearbeitet wird. Zudem verfügt TimePunch auf dem PC z.b. über Exportmöglichkeiten nach Excel oder PDF. Die Webseite für weitere Informationen lautet Dort steht auch eine kostenlose Testversion zum Download zur Verfügung. Revision 27 Seite 12 von 22

13 Zeiten senden Nach dem Auswählen von Zeiten senden gelangt man in den Dialog zum Senden der Zeiteinträge. Hierbei stehen drei Wahlmöglichkeiten zur Verfügung. a) Das Versenden aller Zeiteinträge. Mit diesem Punkt werden alle gespeicherten Zeiteinträge an den ausgewählten Empfänger gesendet. Dies ist z.b. dann sinnvoll, um erstmalig alle Daten auf den PC zu übertragen, oder um z.b. alle Daten an ein neues Smartphone zu senden. b) Das Versenden der Daten seit der letzten Synchronisierung. Diese Option bietet sich an, wenn die Daten häufig gesendet werden sollen. Damit ist sichergestellt, dass nur die Daten übertragen werden, die bisher noch nicht synchronisiert worden sind. c) Das Versenden der Daten seit einem selbstdefinierten Startpunkt. Diese Option kann sinnvoll sein, wenn die Daten bereits übertragen sind, aber die bereits übertragenen Zeiteinträge nachträglich noch ergänzt wurden. Dann können durch das manuelle Einstellen der Zeitspanne diese Daten nochmals gesendet werden. Revision 27 Seite 13 von 22

14 Zeiten abholen Unter dem Menüpunkt Zeiten abholen können Zeiteinträge, die zuvor über einen anderen TimePunch Client gesendet wurden, auf TimePunch Mobile heruntergeladen werden. Dazu müssen die Empfänger-Adresse und der Zugriffscode bekannt sein. Das Abrufen der Daten beginnt durch Antippen des Sync Buttons in der Startleiste. Hinweis: Der Zugriffscode ist immer eine 6stellige alphanumerische Zeichenfolge. Wichtig: Sollten sich die Zeiten der lokalen Einträge mit den abzurufenden Einträgen zeitlich überschneiden, so gewinnen immer die neuen Einträge. D.h. die vorhandenen Einträge werden mit den neuen Zeiteinträgen überschrieben. Revision 27 Seite 14 von 22

15 Projekte senden Mit der Auswahl Projekte senden lassen sich die aktuellen Projektdefinitionen an eine andere TimePunch Installation übertragen. Dabei können alle, oder aber auch nur einzelne, Projekte gesendet werden. Hinweis zu Allgemeinen Tätigkeiten: Da allgemeine Tätigkeiten jedem Projekt zur Verfügung stehen, werden diese beim Versenden der Projektdefinitionen immer vollständig mitgesendet. Revision 27 Seite 15 von 22

16 Projekte abholen Durch den Menüpunkt Projekte abholen können vorher zugesandte Projektdefinitionen importiert werden. Diese Möglichkeit der Datensynchronisierung ist neben dem Versand der Zeiteinträge mit die wichtigste Option. Sie bietet die Möglichkeit Projekte auf dem PC vorzubereiten und dann an das Smartphone zu versenden. Das Abrufen der Daten beginnt durch Antippen der Schaltfläche sync Buttons in der Startleiste. Hinweis: Der Zugriffscode ist immer eine 6stellige alphanumerische Zeichenfolge. Revision 27 Seite 16 von 22

17 Zeiteinträge auswerten und analysieren Die Analyse Funktion zeigt transparent, wie viele Stunden auf ein Projekt in einem bestimmten Zeitraum gebucht wurden. Um Projekte zu analysieren, muss zuerst eine Zeitspanne ausgewählt sein. Nach der Auswahl zeigt TimePunch alle Projekte innerhalb der gewählten Zeitspanne an. Um die Details zu einem Projekt anzuzeigen, genügt das doppelte Antippen des Tortendiagramms. Sind zu viele Projekte vorhanden, ist die Detail Seite auch über den Menüpunkt "zu den Details wechseln" zu öffnen. Revision 27 Seite 17 von 22

18 Analyse-Details eines Projekts anzeigen Diese Funktion zeigt Details zum gewählten Projekt im Analysezeitraum an. Auf der ersten Pivot Seite wird dargestellt, wie sich die Arbeitszeit auf die verschiedenen Tätigkeiten innerhalb des Projekts verteilt. Die zweite Pivot Seite enthält die Vertrags -und Abrechnungsrelevante Details innerhalb des Analysezeitraums. Tipp: Werden weitergehende Analysen benötigt, können die Zeiteinträge mit der Windows Version von TimePunch synchronisiert werden. Diese enthält noch mehr Auswertungen und Berichte, die zudem auch nach Excel und PDF exportiert werden können. Revision 27 Seite 18 von 22

19 Einstellungen in TimePunch Mobile Diese Seite wird zum Anpassen der Programmeinstellungen von TimePunch genutzt. Auf der ersten Seite des Einstellungsdialogs wird die Genauigkeit der Stoppuhr festgelegt. Die eingestellte Rundung wird beim Starten und Beenden der Stoppuhr genutzt um die Start und Endzeit anzupassen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit den Wochentag festzulegen, der als Wochenstart in der Übersicht angezeigt wird. Tipp: Es ist sehr oft üblich und gewünscht eine höhere Rundungsgenauigkeit einzustellen, um z.b. die Übersichtlichkeit der Stundenabrechnung zu erhöhen. Applikationsmenü: Mit dem Menüpunkt "Zeiteinträge löschen" im Applikationsmenü werden alle Zeiteinträge gelöscht. Die Datenbank wird mit dem Menüpunkt "Alle Daten löschen" im Applikationsmenü zurückgesetzt. Vorsicht: Diese Vorgänge können nicht rückgängig gemacht werden. Revision 27 Seite 19 von 22

20 Die zweite Seite beinhaltet Einstellungen die Einfluss auf die Bedienbarkeit von TimePunch Mobile haben. Folgende Einstellungen können vorgenommen werden. a) Live Tile Aktualisierung. Ist diese Einstellung aktiv, dann werden auf der Startseite vom Windows Phone in der Kachel die aktuelle Arbeitszeit und das laufende Projekt angezeigt. b) Hintergrundbild benutzen. Mit dieser Einstellung kann das Hintergrundbild deaktiviert, bzw. aktiviert werden. c) Passwortschutz aktivieren. Über diese Funktion ist es möglich, die Daten mit einem Passwort zu schützen. TimePunch verlangt dann beim erstmaligen Zugriff nach dem Öffnen der App die Eingabe des Passworts. Vorsicht: Das Passwort ist bei Verlust nicht wiederherstellbar. Revision 27 Seite 20 von 22

21 Wunderlist Synchronisation Auf der dritten Seite der Einstellungen wird die aktuelle Synchronisation mit der Wunderlist angezeigt. Die Wunderlist ist ein Produkt der 6 Wunderkinder ( und dient der einfachen Aufgabenverwaltung. Mit TimePunch Mobile ist es möglich, den eigenen Wunderlist Account mit TimePunch Mobile zu verbinden und ausgewählte Aufgabenlisten online zu synchronisieren. Um eine Synchronisierung zu etablieren, muss die Checkbox Mit Wunderlist synchronisieren? aktiviert werden. Danach können die Anmeldedaten für die Wunderlist eingegeben werden. Nach der erfolgreichen Anmeldung müssen nur noch die Projekte ausgewählt werden, für die eine Synchronisierung erfolgen soll. Nach Bestätigung der Auswahl sind TimePunch Mobile und die Wunderlist miteinander verknüpft. D.h. werden Tätigkeiten in der Wunderlist angelegt, so sind diese auch in TimePunch Mobile verfügbar und umgekehrt genauso. Revision 27 Seite 21 von 22

22 Ende des Dokuments Revision 27 Seite 22 von 22