TimePunch. TimePunch Mobile 2.0. Benutzerhandbuch

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1 TimePunch TimePunch Mobile 2.0 Benutzerhandbuch Gerhard Stephan Softwareentwicklung -und Vertrieb

2 Dokumenten Information: Dokumenten-Name Benutzerhandbuch, TimePunch Mobile 2.0 Revisions-Nummer 2 Gespeichert am Anzahl der Seiten 17 Herausgeber: Gerhard Stephan Softwareentwicklung -und Vertrieb Wormser Str Bürstadt Revision 52 Seite 2 von 17

3 Inhaltsverzeichnis Einleitung...4 Installation...4 Startseite von TimePunch Mobile...5 Stoppuhr von TimePunch Mobile...6 Übersicht der vorhandenen Zeiteinträge...7 Zeiteintrag bearbeiten...8 Projekte anlegen und bearbeiten...9 Projektdetails bearbeiten Tätigkeiten anlegen und bearbeiten Zeiteinträge synchronisieren Zeiteinträge auswerten und analysieren Analyse-Details eines Projekts anzeigen Einstellungen in TimePunch Mobile Revision 52 Seite 3 von 17

4 Einleitung TimePunch Mobile ist die mobile Version von TimePunch und wurde speziell für das Windows Phone 7 entwickelt. Die mobile Version umfasst folgende Funktionen: Die Zeiterfassung mit Hilfe der Stoppuhr Manuelles Eintragen und bearbeiten von Zeiteinträgen Eine Projekt -und Tätigkeitsverwaltung Eine Tages, Wochen und Monatsübersicht Analyse -und Auswertungsfunktionen Eine ausführliche Hilfefunktion Synchronisation der Zeiteinträge mit TimePunch Installation Die Installation von TimePunch Mobile erfolgt über den Windows Phone Marketplace und kann mit folgender URL aufgerufen werden: =ef37c e b-78e7d1fa76f8 Revision 52 Seite 4 von 17

5 Startseite von TimePunch Mobile Nach dem Start von TimePunch Mobile befinden Sie sich auf einer Seite die ähnlich dem Windows Phone Hub aufgebaut ist. Dies ist Ihre Kommandozentrale von der aus Sie, neue Projekte anlegen, bestehende Zeiteinträge verwalten und Einstellungen ändern können. Revision 52 Seite 5 von 17

6 Stoppuhr von TimePunch Mobile Mit der Stoppuhr wird die Arbeitszeit protokolliert. Dazu ist zuvor ein Projekt und wenn vorhanden eine Tätigkeit auszuwählen. Der Start der Zeiterfassung erfolgt über die Schaltfläche "Start". Das Einfügen einer Pause geschieht durch das Beenden der Zeiterfassung mit Hilfe der Schaltfläche "stopp" und dem erneuten Starten nach beenden der Pause. Wenn die Zeiterfassung gestartet ist, wird die Auswahl des Projekts und der Tätigkeit nach oben außerhalb des sichtbaren Bereichs verschoben. Zum Wechseln des Projekts kann die Anzeige mit einem Wisch wieder in den sichtbaren Bereich geschoben werden. Danach wird die Zeiterfassung für das neue Projekt mittels der Schaltfläche "Start" gestartet. Implizit wird dadurch der vorherige Zeiteintrag abgeschlossen und gespeichert. Durch doppeltes Antippen des Beschreibungsfeldes kann ein Text zum Zeiteintrag eingegeben werden. Wichtig: Wenn eine Rundung in den Einstellungen gesetzt ist, kann die Stoppuhr rückwärts laufen bis die eingestellte Rundung erreicht ist und die Zeiterfassung beginnt. Beispiel: Als Rundung sind 10 Minuten eingestellt und die aktuelle Uhrzeit beträgt 9:28. Der Countdown bis zum Starten der Zeiterfassung beträgt somit 2 Minuten. Tipp: Die Zeiterfassung läuft im Hintergrund auch dann weiter wenn TimePunch beendet wird. Revision 52 Seite 6 von 17

7 Übersicht der vorhandenen Zeiteinträge Diese Seite stellt alle bereits aufgezeichneten Zeiteinträge übersichtlich dar. Als Voreinstellung wird der aktuelle Tag geöffnet. Das Datum wird durch das Antippen des Datumsfeldes oder der Pfeile nach rechts und links gewechselt. Die verschiedenen Pivot Seiten enthalten die aggregierte Wochen -oder Monatsansicht. In der Wochenansicht sind alle Zeiteinträge eines Tages nach Projekt aggregiert dargestellt. In der Monatsansicht sind alle Einträge pro Tag aggregiert dargestellt. Verhalten beim Antippen: - Beim Antippen eines aggregierten Zeiteintrags wird der Eintrag in die einzelnen Zeiteinträge aufgeteilt. - Beim Antippen eines einzelnen Zeiteintrags wird eine neue Seite zum Editieren des Eintrags geöffnet. Tipp: Wie im Standard Mail Client von Windows Phone 7 werden Einträge durch das Antippen am linken Rand markiert. Markierte Einträge können durch die Schaltfläche "Löschen" in der Applikationsleiste entfernt werden. Die Schaltfläche "Hinzufügen" wird dazu genutzt, um einen neuen Zeiteintrag manuell anzulegen. Revision 52 Seite 7 von 17

8 Zeiteintrag bearbeiten Durch das Antippen eines Zeiteintrags in der Übersichtseite gelangt man in den Dialog zum Bearbeiten eines Zeiteintrags. Diese Seite wird zum Ändern und Anlegen eines Zeiteintrags genutzt. Auswählbar sind alle aktiven Projekte und Tätigkeiten. Die Beschreibung des Zeiteintrags kann durch doppeltes Antippen des Beschreibungstextes geändert werden. Das Abspeichern des Zeiteintrags erfolgt durch Antippen der Schaltfläche "Speichern" in der Applikationsleiste. Das Löschen des Zeiteintrags erfolgt durch den Menüpunkt "Lösche Zeiteintrag" im Applikationsmenü. Revision 52 Seite 8 von 17

9 Projekte anlegen und bearbeiten Auf der Projektseite werden alle Projekte alphabetisch sortiert angezeigt. Wie im Standard Mail Client von Windows Phone 7 werden Projekte durch das Antippen des Eintrags am linken Rand markiert. Markierte Projekte können durch die Schaltfläche "löschen" in der Applikationsleiste entfernt werden. Tipp: Zum Umbenennen des Projekts befindet sich auf der Detailseite des Projekts im Applikationsmenü der Menüpunkt "Projekt umbenennen". Revision 52 Seite 9 von 17

10 Projektdetails bearbeiten Durch das Antippen eines Projekts in der Projektliste gelangt man in den Dialog zum Bearbeiten eines Projekts. Diese Seite zeigt die Details zum gewählten Projekt an. Auf der ersten Pivot Seite befinden sich die Tätigkeiten die dem Projekt direkt zugeordnet sind. - Durch die Schaltfläche "hinzufügen" in der Applikationsleiste, wird eine neue Tätigkeit angelegt. - Um eine Tätigkeit umzubenennen, muss diese mehrere Sekunden gedrückt werden. - Durch das Antippen einer Tätigkeit am linken Rand wird der Eintrag markiert und kann dann über die Schaltfläche "löschen" entfernt werden. Die Projektdetails befinden sich auf der zweiten Pivot Seite. Dazu gehören die Vertrags - und abrechnungsrelevanten Daten. Das Löschen des Projekts erfolgt durch den Menüpunkt "Projekt löschen" im Applikationsmenü. Tipp: Das Projekt wird beim Verlassen der Seite automatisch gespeichert. Das Projekt benötigt einen eindeutigen Namen. Doppelte Projektnamen resultieren in eine Fehlermeldung. Revision 52 Seite 10 von 17

11 Tätigkeiten anlegen und bearbeiten Auf dieser Seite werden alle allgemeinen Tätigkeiten alphabetisch sortiert angezeigt. Im Gegensatz zu projektabhängigen Tätigkeiten, die auf der jeweiligen Projektseite verwaltet werden, sind allgemeine Tätigkeiten projektunabhängig und daher für jedes Projekt zur Zeiterfassung auswählbar. Durch diese Funktionalität stehen Tätigkeiten wie z.b. 'Besprechung' oder 'Entwicklung' jedem Projekt zur Verfügung. Dies verringert den Pflegeaufwand für Projekte. Wie im Standard Mail Client von Windows Phone 7 werden Tätigkeiten durch das Antippen des Eintrags am linken Rand markiert. Markierte Tätigkeiten können durch die Schaltfläche "löschen" in der Applikationsleiste entfernt werden. Tipp: Um eine Tätigkeit umzubenennen, muss diese mehrere Sekunden gedrückt werden. Revision 52 Seite 11 von 17

12 Zeiteinträge synchronisieren Diese Seite wird zum Synchronisieren der Zeiteinträge mit der Windows Edition von TimePunch genutzt. Zum Synchronisieren ist eine Adresse notwendig. An die ausgewählte Adresse wird der Zugriffscode gesendet mit dem die Zeiteinträge auf dem PC abgeholt werden können. Dazu werden die Daten beim Synchronisieren auf unserem TimePunch Web Service temporär, also zeitlich begrenzt, zwischengespeichert. Nach dem Abholen der Zeiteinträge werden diese automatisch bei uns gelöscht. Daher kann der Zugriffscode nur einmalig genutzt werden. Sicherheit: Die Zeiteinträge werden über eine verschlüsselte SSL Verbindung gesendet und nur zum Synchronisieren gespeichert. Hinweis: Die Zeiteinträge werden auch gelöscht, wenn die Daten nicht innerhalb von 14 Tagen abgeholt werden. Bemerkung: Das Synchronisieren der Daten ist wichtig, wenn mit TimePunch unterwegs und am Arbeitsplatz PC gearbeitet wird. Zudem verfügt TimePunch auf dem PC z.b. über Exportmöglichkeiten nach Excel oder PDF. Die Webseite für weitere Informationen lautet Dort steht auch eine kostenlose Testversion zum Download zur Verfügung. Revision 52 Seite 12 von 17

13 Zeiteinträge auswerten und analysieren Die Analyse Funktion zeigt transparent, wie viele Stunden auf ein Projekt in einem bestimmten Zeitraum gebucht wurden. Um Projekte zu analysieren, muss zuerst eine Zeitspanne ausgewählt sein. Nach der Auswahl zeigt TimePunch alle Projekte innerhalb der gewählten Zeitspanne an. Um die Details zu einem Projekt anzuzeigen, genügt das doppelte Antippen des Tortendiagramms. Sind zu viele Projekte vorhanden, ist die Detail Seite auch über den Menüpunkt "zu den Details wechseln" zu öffnen. Revision 52 Seite 13 von 17

14 Analyse-Details eines Projekts anzeigen Diese Funktion zeigt Details zum gewählten Projekt im Analysezeitraum an. Auf der ersten Pivot Seite wird dargestellt, wie sich die Arbeitszeit auf die verschiedenen Tätigkeiten innerhalb des Projekts verteilt. Die zweite Pivot Seite enthält die Vertrags -und Abrechnungsrelevante Details innerhalb des Analysezeitraums. Tipp: Werden weitergehende Analysen benötigt, können die Zeiteinträge mit der Windows Version von TimePunch synchronisiert werden. Diese enthält noch bessere Auswertungen und Berichte. Revision 52 Seite 14 von 17

15 Einstellungen in TimePunch Mobile Diese Seite wird zum Anpassen der Programmeinstellungen von TimePunch genutzt. Auf der ersten Pivot Seite wird die Genauigkeit der Stoppuhr festgelegt. Die eingestellte Rundung wird beim Starten und Beenden der Stoppuhr genutzt um die Start und Endzeit anzupassen. Tipp: Es ist sehr oft üblich und gewünscht eine höhere Rundungsgenauigkeit einzustellen, um z.b. die Übersichtlichkeit der Stundenabrechnung zu erhöhen. Revision 52 Seite 15 von 17

16 Die zweite Pivot Seite beinhaltet nutzerspezifische Einstellungen, die Live-Tile Aktualisierung, die Nutzung des Hintergrundbilds und ein einstellbarer Passwortschutz. Die Live-Tile Aktualisierung bedeutet, dass das aktuelle Projekt, sowie Startzeit und aktuelle Arbeitszeit auf der Startseite des Windows Phones angezeigt werden, sofern TimePunch Mobile dort gepinnt wurde. Auf dieser Seite kann auch ein Passwort festgelegt werden, um die Daten vor fremdem Zugriff zu schützen. Vorsicht: Das Passwort ist bei Verlust nicht wiederherstellbar. Die Datenbank wird mit dem Menüpunkt "Alle Daten löschen" im Applikationsmenü zurückgesetzt. Mit dem Menüpunkt "Zeiteinträge löschen" im Applikationsmenü werden alle Zeiteinträge gelöscht. Vorsicht: Diese Vorgänge können nicht rückgängig gemacht werden. Revision 52 Seite 16 von 17

17 Ende des Dokuments Revision 52 Seite 17 von 17