Einführung des Strukturmodells zur Entbürokratisierung der Pflegedokumentation in der ambulanten und stationären Langzeitpflege

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1 Entbürokratisierung der Pflegedokumentation Einführung des Strukturmodells zur Entbürokratisierung der Pflegedokumentation in der ambulanten und stationären Langzeitpflege Multiplikatoren für die Umsetzung des Projektes im Paritätischen Sachsen e.v. für die Einrichtungen sind: 1. Juliane Röder - Referentin Weiterbildung 2. Claudia Österreicher - Referentin für Altenhilfe und Teilhabe Ansprechpartnerinnen zu inhaltlichen und organisatorischen Fragen sowie für die Organisation der Schulungen zum Strukturmodell Überblick zu aktuellen Planungen der Einführung und Umsetzung in den Einrichtungen des Paritätischen Sachsen

2 Entbürokratisierung der Pflegedokumentation Initiative des Pflegebevollmächtigten der Bundesregierung, Staatssekretär Laumann, zur Neuausrichtung der Dokumentationspraxis durch die Einführung des Strukturmodells (SIS), ist eine der bisher größten bundespolitischen Aktionen zur Entbürokratisierung der Pflege sie erfolgt in Zusammenarbeit mit den Einrichtungs- und Kostenträgern auf Bundesund Landesebene und deren Verbänden, den Prüfinstanzen und den Ländern Hintergründe: finanzieller Aufwand für die Pflegedokumentation jährlich 2,7 Milliarden Euro zeitlicher Aufwand mit einem Anteil von 13 Prozent an der Gesamtarbeitszeit einer Pflegekraft - das sind im Durchschnitt 7,7 Minuten/Arbeitsstunde ca. 1,9 Mrd. für das Ausfüllen von Leistungsnachweisen Projektauftrag der Bundesregierung => Erarbeitung und Erprobung von Maßnahmen zum Abbau des Dokumentationsaufwands in der Pflege

3 Der im Januar 2015 gestarteten und angestrebten bundesweiten Einführung in mind. 25 % aller Einrichtungen (Ziel Hr. Laumann) waren mehrere Schritte vorausgegangen: Strukturmodell ist 2013/ 2014 von 25 stationären und 31 ambulanten Pflegeeinrichtungen in einem Praxistest erfolgreich erprobt worden auf der Grundlage der Ergebnisse Entwicklung: Implementierungsstrategie und Handlungsanleitung zur praktischen Anwendung des Strukturmodells (ambulant/ stationär) der integrierten Strukturierten Informationssammlung (SIS) Handlungsanleitung erörtert u.a.: - Grundprinzipien des Strukturmodells mit den vier Elementen - Aufbau und praktische Anwendung der SIS - Informationen zu notwendigen Rahmenbedingungen der Umstellung - herunterzuladen unter:

4 Ziele der Neuausrichtung sind: seit vielen Jahren gab es viele Versuche auf Bundes-Länderebene, die Pflegedokumentation zu verschlanken => bisher ohne Erfolg! Aktuelle Projekt => große Chance und 1x RESET in der Pflegedokumentation! Verschlankt, vereinfacht, vernünftig! es geht um grundlegenden Paradigmenwechsel (der aber ohne anfänglichen Aufwand, Übung und Schulung nicht umsetzbar ist.) Beendigung der Situation einer oftmals angstgetriebenen Pflegedokumentation Keine Dokumentation mehr für Prüfinstanzen. Stärkung der fachlichen Kompetenz von Pflegefachkräften und Mitarbeitern in der Pflege Rückgewinnung des Stellenwertes der Pflegedokumentation für den beruflichen Alltag (Rück-)Besinnung auf das WESENTLICHE!!! Erfahrungen der Teilnehmer des Praxistestes = Klares PRO!

5 Entbürokratisierung der Pflegedokumentation Grundstruktur/ Grundprinzipien der neuen Pflegedokumentation (1) Strukturierte Informationssammlung (SIS) und Risikomatrix (2) Maßnahmeplanung (3) Berichteblatt (4) Evaluation SIS und Risikomatrix neue Art der Anamnese für Bewohner/z.B. im Aufnahmegespräch) anders als bei bisherigen Modellen (wie AEDL, ATL) wird weder ein umfangreicher Fragenkatalog abgearbeitet, noch gibt es vorformulierte Antworten oder Punktwerte Stattdessen: gezielte Fragen zu 6 Themenfeldern, Antworten der Klienten/Bewohner werden direkt aufgenommen, dazu kommt fachliche Einschätzung der Pflegekraft Ausgangspunkt ist die Sichtweise der pflegebedürftigen Person (Leitgedanke: Was brauchen Sie in ihrer aktuellen Lebens- und Pflegesituation?)

6 Entbürokratisierung der Pflegedokumentation fachliche Einschätzung auf der Basis von sechs Themenfeldern (Kognition und Kommunikation, Mobilität und Bewegung, krankheitsbezogene Anforderungen u. Belastungen, Selbstversorgung, Leben in sozialen Beziehungen, Haushaltsführung [nur ambulant] Wohnen und Häuslichkeit [stationär]) Ableitung des Pflege- und Hilfebedarfs sowie Risikoeinschätzund durch Pflegefachkraft: rational und fachlich begründet (kompensiertes Risiko ist kein Risiko mehr) Maßnahmeplanung Planung auf Grundlage SIS sowie einrichtungsspezifischer Strukturen u. Prozesse Gestaltung einer (Rahmen-)Tagesstruktur mit Darstellung der Abweichungen (nicht der Routinen) Berichteblatt Berichte enthalten in der stationären Pflege für Grundpflege und Betreuung nur noch Abweichungen von der Routine Behandlungspflegerische Versorgung (SGB V Leistungen) muss weiterhin dokumentiert werden Evaluation Reflexion und Neubewertung der Pflegesituation in fachlich angemessenen Zeitabständen oder aus gegebenen Anlässen

7 Wesentliche Grundprinzipien dieser Grundstruktur aus fachlicher Sicht sind: Stärkung der konsequenten Beachtung von Individualität und Selbstbestimmung Begrenzung der Verschriftlichung auf vier Schritte SIS (Strukturierte Informationssammlung) auf der Grundlage von sechs wissenschaftsbasierten Themenfeldern ein rationaler und fachbegründeter Umgang mit der Risikoeinschätzung eine Beschränkung in der Aufzeichnung im Pflegebericht auf Abweichungen in der Routineversorgung hinsichtlich Grundpflege und Betreuung in der Behandlungspflege muss weiter wie gewohnt dokumentiert werden.

8 Wesentliche Grundprinzipien dieser Grundstruktur aus juristischer Sicht sind: zwingende Beibehaltung von Einzelleistungsnachweisen für Maßnahmen der Behandlungspflege (aus Abrechnungsgründen in der ambulanten Pflege sind weiterhin alle Einzelleistungsnachweise notwendig) Wegfall Einzelleistungsnachweise in der stationären Pflege für routinemäßig wiederkehrende Abläufe in der grundpflegerischen Versorgung und Betreuung ( Immer-so-Routinen! ) Es braucht: haftungsrechtliche Sicherstellung dieses Vorgehens durch verbindliche Vorgaben des internen Qualitätsmanagements und das Vorhandensein bestimmter standardisierter Leistungs- und Stellenbeschreibungen.

9 Alle relevanten Informationen zum Projekt finden Sie unter:

10 Internetseite:

11 im Auftrag des Pflegebevollmächtigten wurde durch das IGES Institut in Berlin im Januar 2015 das Projektbüro Ein-Step eingerichtet: Einführung des Strukturmodells zur Entbürokratisierung der Pflegedokumentation Projektbüro ist für die zentrale Koordination und Steuerung der bundesweiten Aktivitäten zur Einführung des Strukturmodells verantwortlich Projektlaufzeit: 12 Monate ( , Verlängerung auf zweijährige Förderung Implementierungsstrategie, wenn sich bundesweit mind. 25% ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen sich beteiligen) zentrale Projektsteuerung durch Projektbüro: in Zusammenarbeit mit der Bundesarbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege (BAGFW) und dem Bundesverband privater Anbieter sozialer Dienste (bpa) Verbände sind im Rahmen der Implementierungsstrategie u.a. für die Verbreitung in der Fläche zuständig

12 Ein-Step -Büro Berlin UA Qualität / Landespflegeausschuss Multiplikatoren des Verbandes Quelle: Entwicklung einer Implementierungsstrategie (IMPS) zur bundesweiten Einführung des Strukturmodells, Elisabeth Beikirch HCM, Anlage 1

13 Implementierung sieht eine Vorgehensweise im Schneeballprinzip vor: 1. Entwicklung von einheitlichen Schulungsunterlagen durch das Projektbüro auf der Grundlage der Handlungsanleitung und Implementierungsstrategie 2. Schulung der Multiplikatoren in den Verbänden (ca. März Ende Mai 2015) 3. Multiplikatoren haben die Aufgabe, anschließend auf regionaler Ebene ihrerseits Schulungen für Träger und Einrichtungen der ambulanten und stationären Pflege zu konzipieren, zu organisieren bzw. durchzuführen (Multiplikatoren bzw. Schulungsverantwortliche müssen dazu eigene Unterlagen und Konzepte entwickeln, um das Wissen an die nächste Zielgruppe weiterzugeben, Projektverantwortliche und Träger/ Einrichtungen sind dann in ihrer Einrichtung wiederum für die Organisation und Durchführung der Schulungen der MitarbeiterInnen zuständig; Schulungsinhalte sollten, so erforderlich, immer an die besonderen Bedürfnisse der Einrichtung angepasst werden) Schulungskonzept legt den Schwerpunkt zunächst auf die Vermittlung der Grundprinzipien des Strukturmodells sowie auf unterstützende Hinweise zum (innerbetrieblichen) Management des Einführungsprozesses

14 Implementierung sieht eine Vorgehensweise im Schneeballprinzip vor: 4. Multiplikatoren der Verbände stehen den Einrichtungen dabei beratend und unterstützend zur Verfügung (u.a. sammeln alle Fragen, Probleme und Anregungen, leiten diese an Projektverantwortliche des Projektbüros weiter, organisieren bei Bedarf zusätzliche Schulungs- und Unterstützungsangebote, Reflexionstreffen zum Austausch für Projektverantwortliche werden organisiert) 5. Projektbüro unterstützt die Multiplikatoren durch fünf Regionalkoordinatorinnen (führen die Multiplikatorenschulungen für Verbände durch, regelmäßiger Austausch mit Multiplikatoren der Verbände: sammeln alle Fragen, Probleme und Anregungen, damit diese über die Web-Site des Projekt-Büros zeitnah allen zur Verfügung gestellt werden können) 6. Parallel zu Schulungen der Multiplikatoren: Informations- und Schulungsmaßnahmen der Prüfinstanzen (MDK, Prüfdienst der Privaten KV, Heimaufsicht), um bei Qualitätsprüfungen mit entsprechendem Sachverstand zu prüfen Hinweis: MDK sollte über die Projektteilnahme informiert werden!

15 7. Aktuelle Planung auf Landesebene/ Umsetzung beim Paritätischen: Schulung der verbandlichen Multiplikatoren ist erfolgt (Fr. Österreicher, Fr. Röder) Ermittlung IST-Zustand: u.a. Wer nimmt verbindlich teil?, Wer/ welche Einrichtung hat sich beim Projektbüro bereits angemeldet? Verteilung ambulant/ stationär? etc. Einrichtungen werden zu Voraussetzungen informiert (in FBK und weiterer Fachinformation) und bei Teilnahme am Projekt um Benennung einer Projektverantwortlichen Person aufgefordert (Termin: möglichst bis , Bitte die Meldung an Frau Österreicher!) Erstellung einer Projektplanung für die Umsetzung in den Paritätischen Einrichtungen auf Landesebene (u.a. mit Schulungs- und Umsetzungskonzept, Abstimmungen zu möglichen Kooperationen, etc.) Mitarbeit im Kooperationsgremium: Frau Österreicher Koordinierung für Liga in Sachsen: Frau Neumeier/ DRK Sachsen Projektbüro Ein-Step führt aktuell bundesweit Informationsveranstaltungen durch, mit Frau Beikirch und Hr. Laumann ( , Dresden)

16 Bundesweite Informationsveranstaltungen, Anmeldungen über:

17 7. Auf Landesebene/ Umsetzung beim Paritätischen: Auftaktveranstaltung für alle Projektverantwortlichen Personen aus den paritätischen Einrichtungen geplant (über Termin wird informiert, vor. Juli 2015) Organisation und Durchführung von mehreren Reflexionstreffen (mind. 2) für Projektverantwortliche der Einrichtungen (zum gegenseitigen Austausch von Erfahrungen bei der Umstellung, Teilnahme erforderlich) Schulungsveranstaltungen für die Projektverantwortlichen der Einrichtungen (vor. mindestens 2 Tage geplant, Schulungskonzeption wird nach Meldung der Teilnehmenden konkretisiert) Schulungsinhalte sind u.a.: Einführung, Erläuterung des Schulungskonzeptes, Einführung in die vier Elemente des Strukturmodells (ambulant/ stationär) als Grundlage der Neuausrichtung der Pflegedokumentation, Einführung in das Konzept der SIS, Perspektive pflegebedürftige Person, Themenfelder, Risikomatrix, Praktische Anwendung des Konzeptes, rechtliche Einordnung, Übung anhand ausgewählter Fallbeispiele, Fragen, Voraussetzungen zur Einführung, etc. (Hinweis: Keine Musterdokumentation!, Schulungsmaterial ist inhaltlich vorgegeben und darf nicht einfach verändert werden!) Wichtig: Schulungen der Projektverantwortlichen Person etc. sind nicht kostenfrei! Informations- und Schulungsunterlagen werden teilnehmenden Pflegeeinrichtungen und Prüfinstanzen über ein Passwort auf Homepage Projektbüro zur Verfügung gestellt

18 Wichtigste vier Funktionen und Aufgaben der Multiplikatoren aus den Verbänden: Funktionen: 1. Information und Beratung des Verbandes zur Einführung des Strukturmodells 2. Durchführung von Reflexionstreffen für teilnehmende Einrichtungen zum gegenseitigen Austausch von Erfahrungen bei der Umstellung der Pflegedokumentation auf der Grundlage des Strukturmodells 3. Weitergabe der verbandlichen Erkenntnisse aus der Implementierungsstrategie in entsprechende Gremien auf Landesebene (u.a. UA Qualität im Landespflegeausschuss als Kooperationsgremium) 4. Ansprechpartner für die zuständige Regionalkoordinatorin und gegebenenfalls für Fragestellungen zur Evaluation

19 Aufgaben der Multiplikatoren: Weitergabe von Informationsmaterialien u. Sicherstellung der Information an die Mitgliedsorganisationen zur Beteiligung an der Implementierung Organisation und/oder Durchführung von Schulungen oder Erstellung eines Konzeptes zu Angeboten für Mitglieder des Verbandes durch Kooperationspartner Ansprechpartner bei Rückfragen der Pflegeeinrichtungen/ -dienste und Bündelung der innerverbandlichen Erkenntnisse zum Verlauf Ansprechpartner für die Regionalkoordinatoren und bei Bedarf für die Mitarbeiter des Teams Evaluation Zusammenarbeit mit Bildungsträgern und die Organisation von regionalen Reflexionstreffen zum fachlichen Austausch beteiligter Einrichtungen möglichst unter Beteiligung der Mitarbeiter der regionalen Prüfinstanzen Teilnahme an länderübergreifenden Reflexionstreffen der Regionalkoordinatoren (u.a. zum gegenseitigen Austausch der Multiplikatoren untereinander zu Fragen der Einführung des Strukturmodells) Darstellung zu klärender fachlicher und/ oder juristischer Aspekte bei der Umsetzung und die Weitergabe der Information an die Regionalkoordinatoren

20 Entbürokratisierung der Pflegedokumentation Was sagen Teilnehmer aus dem Praxistests? (Beispiele) grundlegende Veränderungen in Art und Umfang der Dokumentation stärkere Orientierung an den Bedürfnissen der Pflegebedürftigen positiv Stärkung u. Anerkennung der Fachlichkeit von Pflegefachkräften, PFK entscheidet viel intensivere Beobachtung, logischeres Denken, besser im Team arbeiten Mitarbeiter fühlen sich angesprochen, mehr Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Motivation, zum Teil Reduzierung Krankenstand Mitarbeiter (insbesondere ältere MA) zeigen größere Motivation und mehr Zufriedenheit Mitarbeiter, die die SIS ausfüllen/ bearbeiten müssen kompetent sein! Wichtig!!! Ältere Mitarbeiter kommen häufig besser zurecht, sind weniger AEDL-geschädigt Schulungen, Zeitressourcen und Einführungsmanagement zu Anfang aufwändig, aber notwendig, die heute aufwendige Pflegedokumentation kann erheblich reduziert werden, ohne fachliche Standards zu vernachlässigen und ohne die Sicherstellung der Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu gefährden die Teilnehmer sprachen sich für ein bundesweit einheitliches Verfahren aus gute Erfahrungen mit MDK in Prüfsituationen, MDK sah es überwiegend positiv

21 Entbürokratisierung der Pflegedokumentation Es sind bestimmte Voraussetzungen zu beachten! (QM-System, keine anderen Projekte, Ressourcen, Mitarbeiter mitnehmen, sich Zeit lassen!) für die ambulante Pflege sind die Vereinfachungen nicht in gleichem Umfang wie für die stationäre Pflege möglich, da der Leistungsnachweis für die Abrechnung weiterhin zwingend zu führen ist Einige ausgewählte Zeitersparnispotenziale: Strukturierte Informationssammlung anstelle von endlos AEDL etc. Abhandlungen Gefährdungsermittlung geht schneller, keine routinemäßige Beratung bei Gefährdungen mehr => PFK entscheidet, individuelle Evaluationszeiträume Erhebliche Reduzierung der Biographen auf zentral wichtige Aspekte Pflegeplanung begreift die Maßnahmen als das Wesentliche Pflegebericht reduziert sich auf zentrale Eintragungen (nur noch Abweichungen werden dokumentiert!) Sinnentleertes Abzeichnen von Routinetätigkeiten der Grundpflege entfällt Wegfall von Routine-Assessments und unnötigen Zusatzprotokollen (nur noch das, was für den Pflegeprozess relevant ist!)

22 Entbürokratisierung der Pflegedokumentation Voraussetzungen/ Vorbereitungen für die Einrichtungen: inhaltliche Beschäftigung mit dem Strukturmodell (u.a. Abschlussbericht, Handlungsanleitung lesen, Materialien Ein-Step-Büro ) => begeisterungsfähige Mitarbeiter zur Umsetzung Klare Managemententscheidung + Grundsatzentscheidung des Trägers zu personellen, zeitlichen, sächlichen und finanziellen Rahmenbedingungen! es braucht zwingend interne Steuerung des Prozesses und Schulung der Mitarbeiter unbedingt vorher die Rahmenbedingungen prüfen: es sollten aktuell keine anderen Projekte oder Umstrukturierungen laufen, QM-System muss gut aufgestellt sein, es geht um Organisationsentwicklung und nicht nur um ein neues Dokumentationsblatt SIS ) gesamte Umstellung braucht intensive Beschäftigung mit dem Thema aller Mitarbeiter und auch Zeit! (geschätzt bis zu ca. 2 Jahren bis zur vollständigen Umstellung, so Rückmeldung aus der Praxis)

23 Entbürokratisierung der Pflegedokumentation Voraussetzungen/ Vorbereitungen für die Einrichtungen: Analyse der Kompetenzprofile der Pflegefachkräfte (u.a. Fachlichkeit, Fortbildungsbedarf, ) eng abgestimmtes Vorgehen des Pflege- und Qualitätsmanagements zunächst Einordnung der Dimensionen: (kritische) Überprüfung des bisherigen Dokumentationsaufwands zu fachlichen Erfordernissen und durch betriebliche Vorgaben (Idee: Dokumentenstraße ) Überprüfung der aktuellen Vorgaben des Pflege- und Qualitätsmanagements (QM-Handbuch sichten, Pflegeleitbild, gg.falls Verfahrensanweisungen, z.b. Pflegedokumentation, anpassen, Funktions- und Stellenbeschreibungen aktualisieren, Pflegevisiten/ Fallbesprechungen inhaltlich anpassen, Einrichtungs- und Pflegekonzepte, etc.) Information an Betriebsrat wegen möglicher Mehrbelastung in Einführungsphase (Einführung ist gg.falls mitbestimmungspflichtig!)

24 Entbürokratisierung der Pflegedokumentation Voraussetzungen/ Vorbereitungen für die Einrichtungen: Einsetzung einer Projektverantwortlichen Person in der Einrichtung als zentraler Ansprechpartner (intern: Team bzw. Projektsteuerungsgruppe) und konsequente Unterstützung und Reflexion des Prozesses durch das Management Bereitstellung von weiteren personellen, zeitlichen und sächlichen Ressourcen auf allen Ebenen regelmäßige Berichterstattung des Projektverantwortlichen/des Projektteams an das Management über den aktuellen Stand (z.b. hinderliche u. förderliche Faktoren) hilfreich: Projektplan zur Einführung zu erstellen bei Einführung: Prüfinstanzen über Einführung und Umstellung informieren! Dokumentationshersteller ansprechen! (Wichtig: Einrichtungen sagen im Prozess, wie sie es wollen! Keine Musterdokumentation!)

25 Entbürokratisierung der Pflegedokumentation Voraussetzungen für die Einrichtungen: Festlegung des innerbetrieblichen Konzeptes zur sukzessiven Umstellung und Schulung auf das Strukturmodell, z. B. bei jeder Neuaufnahme oder in einzelnen organisatorischen Einheiten (z.b. pro Wohnbereich) oder nach Touren (amb. Pflege) etc. Interne Kommunikation beachten/ vorbereiten: allgemeine Information z.b. an Mitarbeiter, andere therapeutische Fachberufe, Angehörige/ Betreuer, Heimbeirat, Bewohner, Ehrenamtliche, Sonstige, Betriebsrat, etc. Externe Kommunikation beachten/ vorbereiten: MDK, Heimaufsicht, Ärzte, Fort- und Weiterbildungseinrichtungen, Dokumentationsanbieter, Presse, Sonstige, etc.

26 Entbürokratisierung der Pflegedokumentation Voraussetzungen/ Vorbereitungen für die Einrichtungen: Finanzen: Schulungskosten zur Einführung des Strukturmodells Priorisierung des verpflichtenden Fort- und Weiterbildungsplans zum Ausbau der Fachlichkeit Umstellung beim Dokumentationssystem prüfen (gg.falls Investition in vorhandenes System oder Neuanschaffung?) Investitionen in die Neuordnung der Dokumentation amortisieren sich erst mittelbis langfristig, so Teilnehmer des Praxistestes z.b. über höhere Mitarbeitermotivation und zufriedenheit, Reduzierung des Krankenstandes, u.u. Abbau von Mehrstunden, Einsparung von Dokumentationszeit) Kosten- und Zeitersparnis und die Fokussierung auf den pflegebedürftigen Menschen

27 Entbürokratisierung der Pflegedokumentation Was müssen Sie tun, wenn Sie das Projekt umsetzen wollen? Eine Anmeldung ist grundsätzlich direkt über das Ein-Step-Projektbüro über die Internetseite möglich. Link: Bitte den Paritätischen Sachsen zusätzlich informieren! (Frau Österreicher) Der Paritätische bittet bzgl. weiterer Umsetzungsplanungen um Entscheidung möglichst bis zum: ! (Schriftliche Abfrage wird demnächst über das Referat Altenhilfe verschickt!) Hinweis: Teilnahme ist grundsätzlich freiwillig!

28 Entbürokratisierung der Pflegedokumentation Haben Sie Fragen.? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ansprechpartnerinnen für alle weiteren Fragen sind: Claudia Österreicher und Juliane Röder Multiplikatorinnen im Paritätischen Sachsen Richten Sie Ihre Anfragen aus organisatorischen Gründen bitte zunächst direkt an: Claudia Österreicher (Referentin Altenhilfe und Teilhabe) E- Mail: Telefon: 0351/