Herausforderungen und Lösungsansätze bei der Einführung einer unternehmensweiten Datenhaltungs-Strategie

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1 Infrmatin Lifecycle Gvernance Herausfrderungen und Lösungsansätze bei der Einführung einer unternehmensweiten Datenhaltungs-Strategie Autren: Thmas Schrenk - Enterprise Cntent Mangement Slutin Cnsultant Maik Tiedemann Executive IT Specialist ECM

2 Herausfrderung Im Hinblick auf Gvernance sind Unternehmen mit Herausfrderungen aus vier Bereichen knfrntiert: 1. Expnentielles Datenwachstum IDC prgnstiziert eine jährliche Wachstumsrate vn 61,7 Przent bei unstrukturierten Daten in herkömmlichen Rechenzentren. Dies liegt weit über der jährlichen Wachstumsrate vn 21,8 Przent bei transaktinsrientierten Daten. (IDC Enterprise Disk Strage Cnsumptin Mdel, Januar 2008). Jeden Tag werden 15 Petabyte an neuer digitaler Infrmatin erzeugt. 80% des neuen Infrmatinswachstums wird in unstrukturierter Frm vr allem durch generiert aber auch zunehmend durch Dkumente, Bilder, Vide und Audi. Eine Firma mit durchschnittlich Angestellten gibt $5.3 Millinen pr Jahr aus um Infrmatinen zu finden. 42% der Manager sagen aus, mindestens einmal pr Wche falsche Infrmatinen zu verwenden. (IDC, The 2011 Digital Universe Study, June 2011) 2. Rasanter Anstieg der Zahl gesetzlicher Verpflichtungen im Zusammenhang mit Daten aufgrund höherer Anfrderungen hinsichtlich ediscvery und Änderungen an der Zivilprzessrdnung. Die IT muss den verschiedensten Anfrderungen für Datenschutz und -sicherung gerecht werden. 3. Manuelle, unstrukturierte Infrmatinsgvernance-Przesse über Sils hinweg zwischen Rechts- und IT-Abteilungen swie Recrds-Management führen zu Unklarheiten im Zusammenhang mit gesetzlichen Verpflichtungen und unterlaufen die Einhaltung vn Vrschriften im IT-Bereich. Ohne integrierte und unternehmensweite Wrkflws für Discvery-Przesse wird ein unverhältnismäßig hher Aufwand verursacht durch umfangreiche Datenvlumen mit unterschiedlichen Verwaltern, Aufbewahrungspflichten und Erfassungsprzessen. 4. Budgetwachstum gleich Null. Gemäß Gartner wird das Wachstum des IT- Budgets bei über 50 Przent der CIOs bei 0 Przent der weniger liegen. Die rasant steigenden Ksten für das Datenmanagement gefährden strategische Investitinen. Beispiel des Datenwachstums bei einem glbalen Unternehmen. Abbildung 1: Rasantes Datenwachstum stellt Unternehmen vr Herausfrderungen Hier waren die Herausfrderungen ein rasantes Datenwachstum vn 875% in 5 Jahren. Dies führte dazu, dass das IT-Investitinsbudget durch die steigenden Strage Managementksten aufgezehrt wurde.

3 Die flgende Abbildung zeigt links das geplante Verhältnis zwischen Investitinsund Betriebsbudget (30% / 70%), das aktuelle (15% / 85%) und das durch das Datenwachstum verminderte (10% / 90%) bzw. (5% / 95%). Abbildung 2: Die durch das Datenwachstum steigenden Strage Managementksten zehren das Investitinsbudget auf und verringern die Agilität der Unternehmen Die Lösung im Überblick Mit dem IBM Infrmatin Lifecycle Gvernance Ansatz (ILG) adressiert IBM diese Herausfrderung. Abbildung 3: Das IBM Infrmatin Lifecycycle Gvernance Prtfli

4 IBM gliedert das Thema ILG in vier Bereiche: I. Archivierung: Hierbei geht es um die Harmnisierung der Eingangsströme, Knslidierung und Deduplizierung der Daten aus den Datenquellen Mailserver, Fileserver, Micrsft SharePint und SAP) II. Abbildung 4: Deduplizierung und Knslidierung vn Inhalten aus unterschiedlichen Ablagequellen Discvery: Lösungen aus diesem Bereich ermöglichen die umfassende Suche im Datenbestand, die autmatische Generierung vn Suchdimensinen (Erkennung vn Persnen, Orten, Firmen, Phrasen), die Analyse und Visualisierung vn Kmmunikatinssträngen und die Destillatin der relevanten Infrmatinen aus dem Suchergebnis. III. Abbildung 5: ediscvery Finden der relevanten Infrmatinen durch detaillierte Analyse Dispsal: IBM hilft Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Regularien und dem Management kmplexer Aufbewahrungsregeln um Risiken zu minimieren und Ksten zu sparen. Eine Einbettung in die Geschäftsprzesse entlastet Mitarbeiter vn manueller Recrds-Zuweisung.

5 IV. Retentin und Defensible Dispsal aus Unternehmenssicht: Durch die Sicht der verschiedenen Unternehmensbereiche (IT, Rechtsabteilung, Recrdsund Cmpliance Manager und Fachabteilung) auf ein gemeinsames Datenmdell werden abgestimmte Aufbewahrungsregeln definiert. Auf dieser Basis erreichen Kunden die Implementierung eines Defensible Dispsal - Ansatzes, einer granularen Definitin vn Aufbewahrungsregeln für die unternehmensweiten Datenquellen, seien sie strukturiert der unstrukturiert. IBM adressiert mit der unternehmensweiten Gvernance-Lösung zwei Anwendungsfälle: Entlastung des IT-Budgets durch ein abgestimmtes Löschknzept mit dedizierten Aufbewahrungsregeln für jede Datenquelle. (Defensible Dispsal) Unterstützung der Rechtsabteilung durch Bereitstellung swhl vn ediscvery Funktinalitäten als auch der Unterstützung des gesamten ediscvery Przesses. Diese beiden Themenbereiche werden nachflgend nch etwas detailliert dargestellt. Umsetzung einer Defensible Dispsal Strategie Die flgende Abbildung zeigt die grundsätzliche Idee hinter einem Defensible Dispsal Ansatz. Abbildung 6: Defensible Dispsal Demnach gibt es flgende Gründe für die Aufbewahrung einer Infrmatin: Subject t Legal Hld: Die Rechtsabteilung entscheidet, dass auf Grund vn laufenden Rechtstreitigkeiten die Infrmatin aufbewahrt werden muss Has Business Utility: Die Fachabteilung benötigt diese Infrmatin für die tägliche Arbeit Regulatry Recrd Keeping: Aufgrund gesetzlicher Regularien sind die Inhalte aufbewahrungspflichtig. Infrmatinen die keiner der drei Kategrien entsprechen können damit auditiert gelöscht werden.

6 Funktinalitäten der Lösung: Aufbau eines unternehmensweites Aufbewahrungsmanagements vn Infrmatinen für strukturierte und unstrukturierte Daten Zurdnung der relevanten Regularien zu den Datenquellen grafische Reprts mit abteilungsspezifischen Sichten Verknüpfung der Abteilungsspezifischen Infrmatinen zu einem gemeinsamen Datenmdell IT Welches sind die relevanten Datenquellen? Vn welcher Qualität sind die Daten? Wer ist verantwrtlich? Wer ist Stellvertreter? Rechtsabteilung Welche gesetzlichen Regularien gelten für die Datenquelle? Gesetzliche Regularien ändern sich, auf welche Datenquellen hat dies einen Einfluss? Auf Grund vn welchen Regularien befinden sich Objekte im Hld Status? Kstenbetrachtung pr Rechtsstreit Recrds- und Cmpliance Manager Welche Aufbewahrungszeiten sind gesetzt? Welche landesspezifischen Ausnahmen sind implementiert? Zentrales Retentin Management quer über alle Datenquellen. Management Unterstützung des ediscvery Przesses Welches sind die Datenquellen mit dem höchsten Unternehmensrisik? Abbildung 7: Typischer Ablauf eines ediscvery Przesses

7 Unternehmen können s drhende Rechtsfälle przessgestützt und auditiert angehen, sich zeitlich früh einen Überblick der Lage machen (early case assessment) um die Przess-Strategie festzulegen, die relevanten Datenquellen identifizieren (Scping), die Verfahrensbeteiligten (Custdians) ermitteln und benachrichtigen (Hld Ntice), Interviews führen und weitere Daten sammeln. Dieser Przess wird auditiert und systemunterstützt abgebildet. Vrteile für den Kunden ist ein verringertes Przessrisik durch frühe Einsicht und Überblick und eine Przessauditierung. Durch ediscvery und Analyse werden die relevanten Infrmatinen destilliert. Dies minimiert manuelle Sichtungsksten durch Experten und führt zu einer schnelleren Durchführung des gesamten Verfahrens. Die Transparenz schafft eine verbesserte Psitin im Rechtsstreit. Unsere Herangehensweise und Methdik Zusammen mit Ihnen erarbeiten wir im Rahmen vn Wrkshps flgende Ergebnisse: Ist Situatin, wie sind die Gvernance Przesse in Ihrem Hause abgebildet und wie ist das Unternehmensrisik pr Przess zu bewerten? Sll: Wie kann der Przess abgebildet werden, welche Ksteneinsparungen werden prgnstiziert, welchen Einfluss hat dies auf das Unternehmensrisik? Wie kmmt man vn Ist nach Sll? Abbildung 8: ROI und Risikbewertung der Gvernance Przesse

8 Kundenbeispiel Die Bank f New Yrk Melln war gezwungen im Rahmen einer IT-Transfrmatins- Initiative das IT-Budget zu reduzieren. Der Kunde bebachtet eine Verdppelung der Datenmenge alle 20 Mnate und eine Verdppelung der Speicherksten alle 30 Mnate. Gleichzeitig gab es eine Zielvrgabe das IT-Budget um 6% zu senken. Das Infrmatinswachstum hatte nicht nur einen Einfluss auf das IT-Budget sndern beeinflusste auch die Przesse im Zusammenhang mit dem Setzen vn Legal Hlds, ediscvery und Data Rententin. Dadurch erhöhte sich das Unternehmensrisik, da die Przesse nicht mehr in der gleichen Qualität durchgeführt werden knnten. In der Umsetzung der Lösung vn IBM im Bereich Defensible Dispsal und wertbasierte Archivierung mdernisiert IBM die bestehenden Gvernance Przesse. Dabei wird nur Cntent archiviert, der den Defensible Dispsal Kriterien entspricht, während der Rest nicht archiviert bzw. auditiert gelöscht wird Durch die Implementierung vn Legal Hlds, einem granularen Recrds und Retentin Management, Archivierung vn strukturierten und unstrukturierten Daten und Implementierung der zugehörigen Dispsal Przesse kann BNY Melln dem Datenwachstum standhalten und das Unternehmensrisik dramatisch senken. Kstenersparnisse allein auf Strage Basis belaufen sich auf 9 Millinen USD, 2 Millinen USD und 31 Millinen USD in den Jahren eins, zwei und drei. Betriebsksten in 2014 werden auf 16 Millinen USD unter der Marke vn 2011 prgnstiziert. Insgesamt werden Einsparungen vn 100 Millinen USD in einem Zeitraum vn fünf Jahren erzielt. Warum IBM Nur IBM bietet eine umfassende Lösung im gesamten Bereich Infrmatin Lifecycle Gvernance für die Themenbereichen Defensible Dispsal und Unterstützung des ediscvery Przesses. Durch Beseitigung des Grundprblems, zu viele Infrmatinen, Intransparenz und mangelnde Abstimmung der Unternehmensbereiche prfitieren Kunden vn einer nachhaltigen und integrierten Lösung gegenüber punktuellen Silansätzen Vrteile auf einen Blick: FOKUS Ksten: IBMs Infrmatin Lifecycle Gvernance Lösung unterstützt Kunden, unnötige Risiken und Ksten zu vermeiden, Cmpliance zu erreichen der zu verbessern und die Ksten der Datenhaltung durch gesetzesknfrme Vernichtung nicht relevanter Infrmatinen signifikant zu senken FOKUS Cmpliance: Durch frühzeitige Inhaltsanalyse vn Dkumenten und Mails in Verbindung mit der Autmatisierung des ediscvery-przesses werden Przess-Vrbereitungszeiten und Przessksten minimiert. Das Risik vn Image-Schäden und finanziellen Auswirkungen durch Nn- Cmpliant Situatinen in Verbindung mit verlrenen Rechsstreits wird wirksam verringert.

9 FOKUS Unternehmensprzess: Durch die frühestmöglichee und ganzheitliche inhaltliche Erschließung vn elektrnischen Infrmatinen werden Geschäftsprzesse umfassend und vllständig mit relevanten Infrmatinen versrgt und die Durchlaufzeiten verringert. Frühestmögliches Löschen vn Infrmatinen reduziert die Infrmatinsuche und Sichtung durch Mitarbeiter auf den tatsächlich relevanten Teil.