Durchblick im Datendschungel

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1 Juni 2015

2 Eckdaten der Studie IDC hat Mitglieder des oberen Managements und der Geschäftsleitung befragt, die in Organisationen verschiedener Industriezweige mit über 500 Beschäftigten an der Datenarchivierung beteiligt sind. Die Teilnehmer waren Führungskräfte aus der IT, Rechtsund Compliance- sowie aus Fachabteilungen. Das Ziel: mehr zu erfahren über die aktuellen Archivierungsstrategien und Prozesse, den geschäftlichen Mehrwert von Datenarchiven und die Zufriedenheit mit dem Zugriff auf archivierte Informationen. 9 Recht und Compliance Abteilung Zahl der Mitarbeiter Regionen 53 IT oder mehr 500 bis Australien Nordamerika 37 Geschäftsbereiche bis bis EMEA S. 2

3 Definition von Datenarchiv Im Rahmen dieser Studie wird ein Datenarchiv als langfristige Sicherung von Daten mit festen Inhalten definiert. Gründe für die Archivierung können gesetzliche oder aufsichtsrechtliche Vorschriften, als Beweismittel angeforderte Daten oder deren spätere Wiederverwendung zu geschäftlichen Zwecken sein. Archive enthalten auch wichtige Daten, die für eine spätere Bezugnahme benötigt werden. Sie können aktive und inaktive Daten enthalten. S. 3

4 Unternehmen archivieren Daten in mehreren elektronischen Archiven Anzahl separater elektronischer Archive 21 Mehr als zehn 36 Sechs bis zehn 4 Eins 39 Zwei bis fünf Welche betrieblichen Inhalte werden archiviert? Inhalt der Unternehmen, die diese Inhalte archivieren s 75 Dateien/Systemdaten 75 Sicherheits-/Vorfallprotokolle 69 Strukturierte Dateien 68 Desktop-/Notebook-Benutzerdateien 65 Bilder 64 Video 58 ECM/Zusammenarbeit 53 Web-2.0-Inhalt 51 Sprachdateien 49 Instant Messages 45 N = Quelle: IDC und Iron Mountain, Studie Archiving Thought Leadership, April Anteil der Befragten in Prozent. S. 4

5 Archivierung bedeutet für die meisten Firmen Chaos Statt in Datenseen leicht zugänglichen und kostengünstigen Datenspeichern suchen Firmen in trüben Datensümpfen, in denen die gespeicherten Informationen nicht schlüssig, schwer zu finden und verbesserungswürdig kategorisiert sind. Allgemeiner Ansatz der Datenarchivierung haben Auswahlverfahren für alle Kategorien archivieren alles/kein Auswahlverfahren für Archivierung 88 der Unternehmen haben keinen einheitlichen Ansatz für die Archivierung archivieren alles in einigen Kategorien/haben Auswahlverfahren für andere Kategorien archivieren alles, um bei der Archivierung den Aufwand für die Sichtung des Datenmaterials zu sparen N = Quelle: IDC und Iron Mountain, Studie Archiving Thought Leadership, April Anteil der Befragten in Prozent. S. 5

6 Die Archive bergen wertvolle, unerschlossene Datenschätze Organisationen archivieren alte Daten nicht mehr nur für rechtliche Zwecke und zur Gewährleistung der betrieblichen Kontinuität, sondern zapfen Archive an, um die IT effizienter zu machen, Risiken zu senken und geschäftliche Erkenntnisse zu gewinnen. Wie Archive einen Mehrwert erzeugen Begründung der Rechtsposition im Streitfall Verbesserter Kundendienst Geringere IT- Betriebskosten Geringere Kosten einer ersten Falleinschätzung Erweiterte Umsatzchancen N = Quelle: IDC und Iron Mountain, Studie Archiving Thought Leadership, April Anteil der Befragten in Prozent. Geringere Kosten von Rechtsstreitigkeiten Geringere Kapitalkosten der elektronischen Datenaufbewahrung S. 6

7 Unternehmen sind davon überzeugt, dass sie diese Archive besser verwerten, als es tatsächlich der Fall ist Das Archiv zu Geld zu machen, ist in vielen Organisationen eine verpasste Chance. Maximale Ausschöpfung von Archiven? 76 Ja 24 Nein 38 Nutzung der Archive für geschäftliche Analysen Archivierungsstrategie 16 Minimaler Fokus auf Datenarchivierung 46 Archivierung nur für rechtliche Zwecke, nicht für geschäftliche Analysen N = Quelle: IDC und Iron Mountain, Studie Archiving Thought Leadership, April Anteil der Befragten in Prozent. 76 glauben, dass sie ihre Archive optimal verwerten, doch nur 38 nutzen die Archive für geschäftliche Analysen S. 7

8 Durch gezielte Nutzung von Archiven lassen sich Gewinne in Millionenhöhe erzielen Erfolgreiche Unternehmen erzielen durch ihre Datenarchive nicht nur betriebliche Einsparungen, sondern auch deutlich höhere Umsätze. Durchschnittlicher finanzieller Nutzen der Datenarchive im vergangenen Jahr 11,4 Mio. $ 9,4 Mio. $ 7,5 Mio. $ Risikominderung/ Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten Senkung der Betriebsoder Kapitalkosten Zusätzliche Umsätze N=791. Quelle: IDC und Iron Mountain, Studie Archiving Thought Leadership, April Anteil der Befragten in Prozent. S. 8

9 Doch aus den Archiven ließe sich deutlich mehr herausholen Die meisten Unternehmen verkennen den Wert ihrer Archive; nur 24 erkennen das Potenzial. Wie viel mehr könnte Ihr Unternehmen aus seinen Archiven herausholen? 22 Das fünf- bis zehnfache 5 Mehr als das zehnfache 27 Bis zum Doppelten des derzeitigen Werts 46 Das zwei- bis fünffache Knapp 3 von 4 dieser Unternehmen sind der Überzeugung, sie könnten mindestens das Doppelte an Mehrwert erzeugen N=229. Quelle: IDC und Iron Mountain, Studie Archiving Thought Leadership, April Anteil der Befragten in Prozent. S. 9

10 Rechts- und Compliance- Abteilungen stimmen mit IT- und Fachabteilungen nicht überein Obwohl die Rechts- und Compliance-Abteilungen archivierte Daten besonders intensiv nutzen, sind sie in Bezug auf viele Archivierungsaktivitäten der IT weniger zufrieden. Zufriedenheit mit der Arbeit der IT Archivierungsauswahl Laufende Verwaltung der Datenarchivtechnologie Definition der Archivierungslösungen Zugriff auf Datenarchive nach Bedarf n IT n Fachabteilungen n Rechtsabteilung N = (dargestellt ist der Top-2-Box auf der Zufriedenheitsskala). Quelle: IDC und Iron Mountain, Studie Archiving Thought Leadership, April Anteil der Befragten in Prozent. S. 10

11 Rechts- und Compliance- Abteilungen sehen weniger Mehrwert in den Datenarchiven als die Fach- und IT-Abteilungen Die Rechtsabteilung sieht in den Archiven am wenigsten Nutzen für geschäftliche und rechtliche Anwendungsfälle. Wie Archive einen Mehrwert bieten Erweiterte Umsatzchancen Geringere IT- Infrastrukturkosten Geringere Kosten einer ersten Falleinschätzung Verbesserter Kundendienst Geringere Kosten von Rechtsstreitigkeiten Rechtsabteilung, IT und Fachabteilungen verfolgen unterschiedliche Ziele: Im Fokus der Rechtsabteilung stehen Risikominderung und begrenzter Archivzugriff Im Fokus der Fachabteilungen steht das Teilen der archivierten Informationen, um die Daten zu Geld zu machen Im Fokus der IT stehen die Bedürfnisse der Fachabteilungen n IT n Fachabteilungen n Rechtsabteilung N = Quelle: IDC und Iron Mountain, Studie Archiving Thought Leadership, April Anteil der Befragten in Prozent. S. 11

12 Unternehmen müssen archivierte Daten besser zugänglich machen Fast 80 der Rechts- und Compliance-Abteilungen verwenden archivierte Daten, doch weniger als die Hälfte ist mit dem Zugriff zufrieden. Recht und Compliance Nutzung der archivierten Daten für rechtliche Zwecke Zufriedenheit mit dem Archivzugriff N = 91. Quelle: IDC und Iron Mountain, Studie Archiving Thought Leadership, April Anteil der Befragten in Prozent. S. 12

13 Sowohl die Rechts- und Compliance-Abteilungen als auch die Fachabteilungen sind hinsichtlich des Zugriffs auf Archivinformationen unzufrieden mit der IT. Hauptgründe für die Unzufriedenheit mit der IT Format der archivierten Daten nicht benutzerfreundlich Kein festes Verfahren für Datenabruf IT findet Informationen nicht immer n Fachabteilungen n Rechtsabteilung N = 378 aus Fachabteilungen, 93 aus der Rechts-/Compliance-Abteilung. Quelle: IDC und Iron Mountain, Studie Archiving Thought Leadership, April Anteil der Befragten in Prozent. S. 13

14 Grundlegende Hinweise Stellen Sie einen Datenbeauftragten ein, der eine umfassende Archivierungsstrategie entwickelt,» der ein bereichsübergreifendes Team mit Vertretern der IT, der Fach- und Rechts-/ Compliance-Abteilungen leitet,» der Tools und Prozesse für eine erfolgreiche Archivierung definiert,» der gemeinsam mit dem COO und dem CIO an langfristigen Geschäfts- und Datenstrategien arbeitet. Erstellen Sie eine Übersicht über alle Datenquellen und Archive,» organisieren Sie die Übersicht nach Geschäftseinheiten, Gruppen und Geschäftsprozessen,» machen Sie Angaben zum Typ und Wert der Informationen. Verwenden Sie einen ganzheitlichen, schlüssigen Archivierungsansatz,» berücksichtigen Sie Aufbewahrungsfristen, Anwendungsfälle, Datenwert, Zugänglichkeit und Archivierungskosten,» erwägen Sie technische Auffrischungen bestehender Band- oder Plattenarchive, die für geschäftliche Analysen benötigt werden,» erwägen Sie die Verlagerung tiefer, nicht für die Geschäftsanalyse benötigter Archivdaten an externe Standorte. Ziehen Sie die Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter in Betracht, um die Archivlösung zu optimieren und interne Ressourcen freizusetzen. S. 14