ANLEITUNG FÜR LEHRENDE: PH ONLINE

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1 ANLEITUNG FÜR LEHRENDE: PH ONLINE WAS IST PH ONLINE? PH-Online ist ein Informationsmanagementsystem, das allen Bediensteten (Personen des Verwaltungsbereiches und Lehrende) und Studierenden der Pädagogischen Hochschulen wie auch Interessierten zur Verfügung steht. Es verwaltet alle administrativen Belange an unserer Hochschule und ist einer Homepage sehr ähnlich. Bei bestehender Internetverbindung ist ein Einstieg in das Programm überall möglich. Über die WEB-Adresse oder über die PH-Homepage kommt man auf die Startseite von PH-Online. (Anm.: Jede PH in Österreich hat eine eigene PH-Online Seite.) A Linz, Salesianumweg 3, Tel. (0732) , Fax (0732) , Seite 1

2 ERKLÄRUNG ZUR STARTSEITE Auf der linken Seite findet man die Organisationsstruktur der jeweiligen Pädagogischen Hochschule. Wie in Windows erkennt man am links der Organisationsnamen, dass weitere Untergruppierungen vorhanden sind. Diese können durch Anklicken sichtbar gemacht werden. Beispiel: Institute - Symbol klicken Ausbildung für lit. LehrerInnen Ausbildung von ReligionslehrerInnen Fort- und Weiterbildung etc. Allgemeine Informationen (am rechten oberen Bildschirmrand) Hier sind alle wichtigen Informationen bezüglich des Programms abrufbar, z.b. welche Internet-Browser unterstützt werden. Empfohlen wird, PH Online mit Google Chrome (oder Mozilla Firefox) zu verwenden. Ebenfalls ist im oberen mittleren Bildschirmbereich die Funktion Suche abgebildet. Durch Eingeben eines Suchkriteriums ist es möglich, Personen, Organisationen, Räume, Lehrveranstaltungen, etc. zu finden. A Linz, Salesianumweg 3, Tel. (0732) , Fax (0732) , Seite 2

3 ANMELDUNG IM SYSTEM Das Zeichen des Schlüssels (rechts oben) ermöglicht die Anmeldung im System. Durch Anklicken des Schlüssels kommen Sie zur Login-Seite. Der Benutzername lautet in der Regel: vorname.nachname (z.b. petra.probiera) Für den ersten Einstieg wird Ihnen ein Pincode zugeschickt. Bitte ändern Sie das Kennwort sofort bei Ihrem ersten Einstieg und beachten Sie, dass die Einstiegsdaten (Benutzername und Kennwort) - auf allen PH-Online Seiten österreichweit gelten (sofern Sie an anderen PHs einen Account besitzen) - auch für Ihren Mailaccount gelten. Ihre Mailadresse wird automatisch aus Ihrem PH-Online-Benutzernamen erstellt. Diese lautet dann: benutzername@ph-linz.at Wenn Sie also das Kennwort ändern, dann gilt diese Änderung auch bei ihrem Mailkonto. Ihre Mailbox erreichen Sie über den Link auf unserer Homepage (rechts oben Webmail) oder der PH-Online-Visitenkarte. Bitte richten Sie ggf. falls Sie Ihre ph-linz-mailadresse nicht regelmäßig einsehen möchten eine Umleitung auf eine täglich benutzte Mailadresse ein. Dazu klicken Sie im Webmail auf Optionen Posteingangsregeln und erstellen eine neue Regel. A Linz, Salesianumweg 3, Tel. (0732) , Fax (0732) , Seite 3

4 NACH ERFOLGTEM LOGIN Im Fenster PH-Online erkennen Sie Ihre erfolgreiche Anmeldung, indem Ihr Name oberhalb der Symbolleiste angezeigt wird. Die Startseite in PHOnline ist automatisch die Visitenkarte, die Sie durch Klick auf den Namen jeweils wieder aufrufen können. Sollten Sie auch als Studierende/r der Fortbildung in PHOnline registriert sein, können Sie durch Klick auf die drei bunten Männchen (rechts oben unter Ihrem Namen) zwischen den Profilen wechseln. Im Menüpunkt persönliche Einstellungen - Standardprofil können Sie diese Auswahl dauerhaft speichern. VISITENKARTE BEARBEITEN Jede im System angemeldete Person besitzt eine eigene Visitenkarte, die nach dem Einloggen automatisch angezeigt wird und Grundinformationen zur Person enthält. Diese können vom Besitzer beliebig bearbeitet werden. Sobald Sie im System angemeldet sind, ist es möglich, durch Anklicken des Namens (oberhalb des Schlüsselsymbols) auf die persönliche Visitenkarte zu gelangen. A Linz, Salesianumweg 3, Tel. (0732) , Fax (0732) , Seite 4

5 Über den Menüpunkt Bearbeitung (rechts oben) ist es möglich, Einstellungen in der eigenen Visitenkarte vorzunehmen; z.b. können Sie dort wählen, welche Benutzergruppe Ihre Mobiltelefonnummer sehen darf. Weiters können Sie Ihre persönlichen Stammdaten anzeigen und kontrollieren. BITTE LADEN SIE NACH DEM ERSTEN EINSTIEG EIN FOTO (VISITENKARTENBILD) HOCH! A Linz, Salesianumweg 3, Tel. (0732) , Fax (0732) , Seite 5

6 MÖGLICHKEITEN FÜR LEHRENDE IN PH ONLINE Lehrende können folgende Tätigkeiten in PH-Online durchführen: Bearbeitung der eigenen Visitenkarte (Eintragen der Sprechstunden, etc.) Änderung des Kennwortes Übersicht über die eigenen Lehrveranstaltungen (Applikation Lehrveranstaltungen ) Abruf der TeilnehmerInnenlisten Noteneintragung/Prüfungsmanagement (die entsprechenden Anleitungen finden Sie unter Hilfe im Prüfungsmanagement in PH Online) Einsicht in die LV-Evaluierung (Semesterende) und vieles mehr AUSSTEIGEN AUS PH ONLINE Das Logout erfolgt über das Symbol des Schlüssels. A Linz, Salesianumweg 3, Tel. (0732) , Fax (0732) , Seite 6

7 TERMINE DER LEHRVERANSTALTUNGEN / STUNDENPLAN Termine zu einzelnen Lehrveranstaltungen: Im Menüpunkt Lehrveranstaltungen finden Sie Ihre Lehrveranstaltungen. Durch Klick auf das W bzw. S in der Spalte Zeit/Ort können Sie die Abhaltungstermine der jeweiligen Lehrveranstaltungen einsehen. Persönlicher Stundenplan (täglich/wöchentlich): Im Terminkalender finden Sie Ihren persönlichen täglichen bzw. wöchentlichen Stundenplan (=Termine aller Lehrveranstaltungen, bei denen Sie als Lehrende/r zugewiesen sind.) Wie gewohnt haben Sie im Menü rechts oben verschiedene Bedienungsmöglichkeiten: Sie können: 1. die Anzeige pro Tag/Woche/Monat/Wochentag umschalten 2. den Kalender in verschiedenen Formaten exportieren u.a. können die Termine in Ihren Outlook-Kalender exportiert werden 3. einen persönlichen Termin hinzufügen 4. diverse persönliche Einstellungen vornehmen (Unter Farbanzeige können Sie ersehen, was die hinterlegten Farben bedeuten)) 5. den Kalender ausdrucken A Linz, Salesianumweg 3, Tel. (0732) , Fax (0732) , Seite 7

8 Bitte melden Sie uns Ihre Termine, Terminverlegungen und Terminabsagen frühzeitig, damit wir die Räume optimal belegen können! Das gilt auch für PRÜFUNGSTERMINE und sonstige VERANSTALTUNGEN! Bei Erkrankung bitten wir Sie nach wie vor um telefonische Meldung in der Assistenz - Mailadresse: assistenz@ph-linz.at TEILNEHMERLISTEN / AN STUDIERENDE Im Menüpunkt Lehrveranstaltungen kommen Sie über das rote T zu den Teilnehmerlisten. Beachten Sie dort jeweils das Menü rechts oben. Von dort aus können Sie - die Studierenden per benachrichtigen - ins Prüfungsmanagement einsteigen Durch Klick auf die Zahl bei TeilnehmerInnen kommen Sie in die konkrete Teilnehmerliste. Von dort können Sie weitere Berichte auswählen: A Linz, Salesianumweg 3, Tel. (0732) , Fax (0732) , Seite 8

9 PRÜFUNGSERGEBNISSE EINTRAGEN Wenn Sie das erste Mal in das Prüfungsmanagement einsteigen, erscheint der zum Einstieg nötige Pincode am Bildschirm bitte notieren! (Sie können diesen in den Einstellungen ändern) Die aktuellen Anleitungen zum Eintragen der Prüfungsergebnisse finden Sie in der Hilfe rechts oben. In der Studierendenkartei können Sie weitere Informationen zu Ihren Studierenden abrufen. A Linz, Salesianumweg 3, Tel. (0732) , Fax (0732) , Seite 9

10 ANLEITUNG FÜR STAMMLEHRER/INNEN AUSDRUCKEN DES BESCHÄFTIGUNGSAUSWEISES Sie finden auf Ihrer Visitenkarte/Startseite in PH-Online unter Dienste den Link zum Beschäftigungsausweis Mit dieser Applikation können Sie Ihren Beschäftigungsausweis selbst ausdrucken. Wenn Sie das entsprechende Studienjahr auswählen, erscheint Ihr Beschäftigungsausweis automatisch in einem neuen Fenster: Drucken Sie diesen bitte aus und kontrollieren Sie die Angaben. Wenn alles korrekt ist, bringen Sie den Ausdruck des Beschäftigungsausweises bitte unterschrieben in die Personalabteilung oder geben Sie ihn in das Postfach des Zentralsekretariats (im Konferenzzimmer)! A Linz, Salesianumweg 3, Tel. (0732) , Fax (0732) , Seite 10

11 ANLEITUNG FÜR STAMMLEHRER/INNEN: ERFASSUNG DER ABWESENHEITEN VIA PH-ONLINE Sie finden auf Ihrer Visitenkarte/Startseite in PH-Online unter Dienste das Personal Self Service (PSS) Mit dieser Applikation können Sie Ihren Erholungsurlaub elektronisch beantragen bzw. erfassen. Zu einem späteren Zeitpunkt wird auch die Eingabe anderer Abwesenheitsarten (Krankenstand und Pflegefreistellung) möglich sein. Unter Reststunden/Kontingent finden Sie Ihr Urlaubskontingent in Stunden. Abtragungsende bedeutet, dass der Urlaub bis zu diesem Zeitpunkt konsumiert werden muss; danach verfällt er. Der Urlaub wird pro Kalenderjahr zuerkannt, daher erhalten Sie für den Zeitraum 1. Oktober bis 31. Dezember 2013 aliquot 50 (bzw. 60) Stunden Urlaub. Eine Überschreitung des Kontingents (d.h. Vorziehen des Urlaubsanspruchs) ist nicht möglich. Der Urlaub kann nur tageweise (1 Tag = 8 Stunden) konsumiert werden. A Linz, Salesianumweg 3, Tel. (0732) , Fax (0732) , Seite 11

12 ERHOLUNGSURLAUB BEANTRAGEN Bitte beantragen Sie Ihren Erholungsurlaub mindestens 3 Wochen vor Antritt. Klicken Sie dazu im Personal Self Service rechts oben im Menü auf Erfassen Anschließend wählen Sie die gewünschte Abwesenheitsart Erholungsurlaub aus. Geben Sie den bzw. die Tag(e) an, an denen Sie Erholungsurlaub konsumieren möchten. Wenn Sie möchten, können Sie die Felder Erreichbarkeit und Anmerkungen ausfüllen; das ist jedoch optional. Durch Klick auf Speichern wird der Antrag automatisch an Ihre/n direkte/n Dienstvorgesetzte/n geschickt. Welchem Institut Sie zugeteilt sind, können Sie auf Ihrer Visitenkarte unter Weitere Org. sehen. Wenn Ihr Antrag bearbeitet wurde, erhalten Sie ein Mail mit der Information über Genehmigung/Ablehnung. A Linz, Salesianumweg 3, Tel. (0732) , Fax (0732) , Seite 12

13 ANTRÄGE STORNIEREN ODER LÖSCHEN Neu ist die Möglichkeit, Ihren bereits gestellten Antrag wieder zurückzuziehen. Achten Sie auf die Icons am rechten Bildschirmrand. PFLEGEFREISTELLUNG, SONDERURLAUB Wenn Sie um Pflegefreistellung für eine/n nahe/n Angehörige/n oder um Sonderurlaub ansuchen möchten, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung (Frau Enter oder Frau Höckner). KRANKHEIT Krankmeldungen dürfen aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht im System erfasst werden. Nach wie vor gilt: Bitte geben Sie Ihre Krankmeldung am ersten Tag an der PH bekannt, unabhängig davon ob Sie eine Lehrveranstaltung haben oder nicht; eine ärztliche Bestätigung ist ab dem 4. Tag erforderlich. Wir ersuchen Sie, die erforderlichen Bestätigungen in schriftlicher Form in der Personalabteilung abzugeben. A Linz, Salesianumweg 3, Tel. (0732) , Fax (0732) , Seite 13

14 CHECKLISTE FÜR PH ONLINE AM BEGINN IHRER TÄTIGKEIT ggf. Kennwort ändern Mit den PH-Online-Daten und Kennwort) Einstieg ins Webmail testen Daten kontrollieren auf Visitenkarte und unter Stammdaten Foto hochladen (auf Ihrer Visitenkarte) ZU BEGINN / WÄHREND DES SEMESTERS Lehrveranstaltungen überprüfen LV-Erhebung bzw. Lehrveranstaltungen Termine der Lehrveranstaltungen/Stundenplan überprüfen Terminkalender Teilnehmerlisten überprüfen Es müssen alle anwesenden Studierenden angemeldet sein=auf der Teilnehmerliste aufscheinen Beschäftigungsausweis ausdrucken (für StammlehrerInnen und dienstzugeteilte) Entfälle/Verlegungen und den aktuellen Raumbedarf bekannt geben unter assistenz@ph-linz.at AM ENDE DES SEMESTERS Noten eintragen (Ausnahme: Schulpraxis und tw. Instrumentalunterricht) A Linz, Salesianumweg 3, Tel. (0732) , Fax (0732) , Seite 14

15 WEITERE INFORMATIONEN ZUM NACHLESEN Weitere Informationen, Anleitungen und Neuerungen in PH-Online finden Sie in Moodle im Kurs PH Online Informationen für Lehrende Sie finden darin wichtige Anleitungen, wie z.b. das Hilfedokument zum Prüfungsmanagement / Noteneingabe PH ONLINE HELPDESK Bei Fragen und Problemen wenden Sie sich bitte an den Helpdesk: Ingrid Ebner: Tel. 0732/ Astrid Huber: Tel. 0732/ Mail: ph-online@ph-linz.at A Linz, Salesianumweg 3, Tel. (0732) , Fax (0732) , Seite 15