Die Kalkulation im Zustellgroßhandel

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1 1 ZIEL UND ANWENDUNGSGEBIET DER KALKULATION 2 2 DIE ZUSCHLAGSKALKULATION 5 3 DIE RÜCKWÄRTS- ODER ABSCHLAGSKALKULATION 8 1

2 1 ZIEL UND ANWENDUNGSGEBIET DER KALKULATION Bereits in verschiedenen anderen Bereichen dieser Schulung haben Sie gesehen, dass sich die Kostenstruktur in den Betrieben des Service-Bund in zwei große Bereiche einteilen lässt: Einzelkosten: Sie fallen für ein Produkt oder eine Ware einzeln an und können direkt und einfach zugerechnet werden. Hierzu gehören beispielsweise die Warenbezugskosten, also die Einstandspreise. Gemeinkosten: Sie fallen unabhängig von einzelnen Produkten an und können nur schwer zugerechnet werden. In vielen Fällen sind solche Gemeinkosten auch Fixkosten, die unabhängig vom Geschäftsvolumen anfallen. Ein gutes Beispiel sind die Energiekosten für eine Tiefkühlung. Denn die Energiekosten fallen weitgehend unabhängig davon an, wie viel Waren eingelagert werden. Zudem kann man nicht sagen, wie hoch der Energieverbrauch beispielsweise eines Kartons Pommes-Frittes ist. Gemeinkosten sind für die Kalkulation eine besondere Herausforderung. Unter Kalkulation (vom lateinisch calculatio für die Berechnung ) versteht man allgemein die Berechnung von Kosten insbesondere für die Bestimmung eines kostendeckenden Verkaufspreises. Ziel der Kalkulation ist es also, für eine Ware einen Verkaufspreis zu ermitteln, so dass das Unternehmen wirtschaftlich erfolgreich ist. Praxis-Beispiel: Kalkulieren ohne Gemeinkosten ist kein Problem Stellen Sie sich einen Betrieb vor, der Waren ohne Gemeinkosten bereitstellt: Der Unternehmer arbeitet alleine und die Kunden rufen ihn an. Hat er den Auftrag, fährt er zum Großmarkt, kauft die Ware und liefert sie mit einem kurzfristig geliehenen Fahrzeug aus und zwar auf jeder Tour nur einen Kunden. Das wäre zwar sehr ineffizient hätte in der Kalkulation aber einen großen Vorteil: Man könnte nämlich alle Kosten (Arbeitszeit für Auftragsannahme, Einkauf und Auslieferung sowie die Logistikkosten) genau einem Auftrag zuordnen. Ist die Ware dann ausgeliefert, könnte der Unternehmer genau sagen, wie viel Gewinn ihm der Auftrag gebracht hat. Das etwas schlichte Beispiel zeigt, dass es in einer Welt ohne Gemeinkosten im Grunde keine Kalkulation braucht und die Berechnung der Kostendeckung vollkommen problemlos ist. Aber die Welt des Service-Bund ist bei weitem nicht so schlicht und das ist auch gut so. Es verkompliziert aber auch die Kalkulation. Verändert man das obige Beispiel ein bisschen, werden die Probleme deutlich. 2

3 Praxis-Beispiel: Probleme durch Gemeinkosten Die Aufträge bei dem Unternehmer nehmen zu und er stellt eine Arbeitskraft für die Auftragsannahme ein. Die Brutto-Lohnkosten pro Monat belaufen sich auf EUR. Zudem kauft er einen eigenen LKW, für den monatliche Leasing-Kosten in Höhe von EUR anfallen. Auf einmal hat der Unternehmer also Kosten in seinem Betrieb, die auch anfallen, wenn kein Auftrag reinkommt und die auch nicht mehr einem bestimmten Auftrag zugerechnet werden können. Wenn er jetzt einen Auftrag ausfährt, kann er am Ende nicht mehr genau sagen, wie hoch sein Gewinn war. Denn erst am Ende des Monats weiß er genau, wie viele Aufträge er hatte und wie sich die Kosten verteilt haben. Waren es beispielsweise 200 Aufträge, könnte er für die Auftragsannahme 10 EUR auf jeden Auftrag verrechnen und 5 EUR für das Fahrzeug. Das Beispiel verdeutlicht die Probleme, die Gemeinkosten in der Kalkulation verursachen. Denn eine genaue Zurechnung ist eigentlich erst dann möglich, wenn alle Aufträge bekannt und abgearbeitet worden sind. Das nennt man dann eine Nach-Kalkulation. Sie dient vor allem den Zwecken der Kostenrechnung und ist vor allem rückwärtsgewandt. Für den Vertrieb bedeuten Gemeinkosten aber, dass die Preise schwierig festzulegen sind, da die Höhe der Gemeinkosten von der produzierten Menge abhängt. Wie sieht das im Beispiel aus? Praxis-Beispiel: Kalkulation mit Gemeinkosten Der Unternehmer soll eine Menge Fleisch liefern, die ihn im Einkauf 200 EUR kostet und muss nun seinen Verkaufspreis kalkulieren. Für die Fahrt selber fallen 30 EUR Treibstoffkosten an, so dass für diesen Kosten-Teil eine Spanne von 13% nötig sind (30 : 230 = 0,13). Aber da sind ja auch noch der Mitarbeiter am Telefon und die Leasingkosten. Geht der Unternehmer wie oben gezeigt von 200 Aufträgen aus, müsste er weitere 15 EUR für den Auftrag kalkulieren und würde mit einer Gesamtspanne von 18,4% (45 : 245 = 0,184) auskommen. Läuft es aber schlecht und es kommen nur 100 Aufträge rein, steigen die Verrechnungskosten pro Auftrag auf 30 EUR (( ):100 = 30) und eine Spanne von 23,1% (60 : 260 = 0,231) wäre nötig. Ob er dann den Auftrag noch bekommt? Entwickelt sich das Geschäft aber sehr positiv und er kann 300 Aufträge gewinnen, sinken die Gemeinkosten pro Auftrag auf 10 EUR (( ):300 = 10) und er könnte mit einer Spanne von 16,7% (40 : 240 = 0,167) anbieten. Das Beispiel zeigt, dass die Verrechnung von Gemeinkosten sehr stark vom Auftragsvolumen abhängt und dass die verrechneten Kosten einen großen Einfluss auf den schlussendlich 3

4 kalkulierten Preis haben. Grundsätzlich funktioniert eine Kalkulation aber immer so, dass man den Wareneinstandspreis nimmt und die Gemeinkosten sowie einen vertretbaren Gewinn zuschlägt, um einen wirtschaftlich vertretbaren Verkaufspreis zu bekommen. Hierbei kann man zwei Ansätze unterscheiden: Aufschlagskalkulation: Hierbei geht man von wie beschrieben, vom Wareneinstandspreis aus und kalkuliert dann die Aufschläge für die Gemeinkosten. Man könnte also sagen, dass man vorwärts vom Wareneingang durch den Leistungsprozess bis zur Warenabgabe kalkuliert. Rückwärtskalkulation: Bei der Rückwärtskalkulation (auch als Abschlagskalkulation bezeichnet), geht man andersherum vor. Hier steht zunächst der Verkaufspreis fest und man rechnet hiervon schrittweise die Gemeinkosten runter, um auszurechnen, wie hoch der Wareneinstandspreis sein muss, um den anvisierten Verkaufspreis zu halten. Die grundlegende Methode ist also in beiden Fällen gleich nur die Anwendungsfälle unterscheiden sich. Bei der Zuschlagskalkulation versucht man zu ermitteln, zu welchem Preis ein neues Produkt am Markt angeboten werden kann. Und bei der Rückwärtskalkulation hat man einen marktüblichen Preis und kalkuliert, wie man diesen Preis bieten kann. Im sind bei der Rückwärtskalkulation zwei Bereiche interessant. Zum einen der Wareneinstandspreis für ein Produkt und damit die Qualitätsstufe, die bei einem bestimmten Abgabepreis geboten werden kann. Und zum anderen der Umfang an Gemeinkosten, der auf das Produkt verrechnet werden soll. So können die verrechneten Gemeinkosten sicherlich um so geringer ausfallen, je weniger Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Zustellung erbracht werden. Wie hoch die Zuschläge für einzelne Gemeinkostenarten (Personal, Energie, Lagerung, Logistik, usw.) genau sein müssen, geht aus der betrieblichen Kostenrechnung hervor, so dass ohne eine funktionierende Kostenrechnung auch eine qualifizierte Kalkulation nicht möglich ist. Damit beantwortet die Kalkulation für einen Betrieb im Service-Bund zwei wichtige Fragen: Wie hoch muss die Spanne in verschiedenen Sortimenten und im Gesamtschnitt mindestens sein, damit der Betrieb wirtschaftlich arbeiten kann? Man bezeichnet diesen Wert auch als langfristige Preisuntergrenze. Wie stark verändert sich diese Mindestspanne, wenn sich das Auftragsvolumen verändert? Führen beispielsweise neue Großaufträge dazu, dass ein Betrieb generell besser kalkulieren kann? Welche Folgen hat ein Umsatzrückgang beispielsweise im Rahmen einer konjunkturellen Schwächephase? 4

5 Im Folgenden sollen die beiden grundlegenden Methoden die Zuschlags- und die Rückwärtskalkulation näher betrachtet werden. Zusammenfassung Generell lassen sich Kosten nach Gemeinkosten und Einzelkosten unterscheiden. Während man Einzelkosten genau einem Produkt oder Auftrag zurechnen kann, gilt dies für Gemeinkosten nicht. Daher sind Gemeinkosten in der Kalkulation eine besondere Herausforderung. Denn wie hoch sie einkalkuliert werden müssen, hängt auch vom gesamten Auftragsvolumen ab. Bei den Methoden der Kalkulation werden die Aufschlags und die Rückwärtskalkulation unterschieden. Letztere kann man auch als Abschlagskalkulation bezeichnen. Bei der Aufschlagskalkulation versucht man, ausgehend von den Einzelkosten (also vor allem dem Wareneinstandspreis) die Aufschläge festzulegen, die zu einem wirtschaftlichen Verkaufspreis führen. Bei der Rückwärtskalkulation steht der Verkaufspreis schon fest und man versucht zu berechnen, wie hoch die Aufschläge und der Wareneinstandspreis sein dürfen. 2 DIE ZUSCHLAGSKALKULATION Die Zuschlagskalkulation ist die wohl am häufigsten im eingesetzte Methode für die Kalkulation. Sie hat den Vorteil, dass sie vergleichsweise einfach durchzuführen ist und zu transparenten Verkaufspreisen führt. Zudem kann sie unterschiedlich detailliert umgesetzt werden, wodurch sie für viele Bereiche einsetzbar ist. Bereits im letzten Kapitel wurde deutlich, dass die Zuschlagskalkulation bei den Kosten für den Wareneinstand ansetzt und dann schrittweise Zuschläge für die Gemeinkosten aufschlägt. Die folgende Grafik zeigt strukturell, wie die Verkaufspreise bei der Zuschlagskalkulation bestimmt werden. 5

6 Struktur&der&Zuschlagskalkula0on& Zuschlag&für& AuFragsbearbeitung& und&abrechnung& Kosten&/&Preis& Zuschlag&für& Warenannahme& und&lagerung& Zuschlag&für& Kommissionierung& und&logis0k& Kosten&der& Warenbeschaffung& Zuschläge&für&die&verschiedenen&& Gemeinkosten&(Beispiele)& VerkaufsH& preis& Die Grafik geht direkt davon aus, dass bei der Zuschlagskalkulation immer mehrere Zuschläge berücksichtigt werden. Das muss aber nicht so sein. Denn man unterscheidet die einstufige und die mehrstufige Zuschlagskalkulation. Bei der einstufigen Zuschlagskalkulation wird wie der Name schon sagt nur ein Zuschlag aufgeschlagen. Dieses Vorgehen ist natürlich sehr grob und unterscheidet nicht danach, welches Produkt gerade kalkuliert werden soll. Dafür geht es aber auch sehr einfach und schnell. Immer wenn die Produkte oder Aufträge sehr vergleichbar und homogen sind, bietet sich ein solches Vorgehen an. Die mehrstufige Zuschlagskalkulation geht demgegenüber davon aus, dass unterschiedliche Zuschläge relevant sind und die Waren bzw. Warengruppen dementsprechend unterschiedlich kalkuliert werden. Dieses Vorgehen entspricht erheblich mehr dem Geschäft des Service-Bund, denn die gehandelten Waren sind nicht alle gleich und verursachen unterschiedliche Gemeinkosten. Hierbei können sich die unterschiedlichen Zuschläge entlang des gesamten Weges der Waren durch den Betrieb ergeben: 6

7 Einkauf: Waren, die schwerer zu beschaffen sind als andere, müssen einen höheren Zuschlag für den Einkaufsprozess bekommen. Warenannahme: Warengruppen wie Obst und Gemüse verursachen in der Warenannahme größeren Aufwand als beispielsweise Trockenprodukte, da ihre Qualität geprüft werden muss. Lagerung: Je teurer das für eine Ware notwendige Lager ist, desto höher muss auch der Aufschlag für die Lagergemeinkosten sein. Logistik: Je schwerer und voluminöser eine Ware ist, desto höher müssen die Zuschläge für die Logistik sein. Man erkennt schnell, dass die Zuschläge vielfältig sein können und wenn alle Artikel im Sortiment der Betriebe im Service-Bund einzeln nach diesem Muster kalkuliert werden sollten, dann wäre der Aufwand sicherlich nicht mehr vertretbar. Daher betrachtet man nicht einzelne Produkte, sondern Warengruppen. Aus diesen nach Warengruppen differenzierten Zuschlägen ergeben sich dann auch die allgemeinen Spannenanforderungen für die unterschiedlichen Warengruppen im Sortiment. Neben den Gemeinkosten werden in der mehrstufigen Zuschlagskalkulation meistens auch Preisnachlässe im Zusammenhang mit dem Vertrieb berücksichtigt. So werden die allgemein üblichen Zahlungskonditionen in der Kalkulation über einen vorherigen Zuschlag berücksichtigt. Hierdurch kann man vermeiden, dass es durch Zahlungskonditionen und Rabatte zu Verlusten kommen kann. Zusammenfassung Die Zuschlagskalkulation ist die wohl beliebteste Methode, da sie einfach durchzuführen ist und zu transparenten Ergebnissen führt. Denn für jede Art der Gemeinkosten wird einfach ein Zuschlag auf den Wareneinstandspreis aufgeschlagen und am Ende steht dann der kalkulierte Verkaufspreis. Man kann dieses Verfahren aber auch nur mit einem Zuschlag durchführen und hat dann eine sogenannte einstufige Zuschlagskalkulation. Bei der mehrstufigen Zuschlagskalkulation können Zuschläge beispielsweise für den Einkauf, die Warenannahme, die Lagerung oder die Logistik verwendet werden. 7

8 3 DIE RÜCKWÄRTS-ODER ABSCHLAGSKALKULATION Bei der Zuschlagskalkulation wurde entlang des Warenflusses vom Wareneinstand bis zur Abgabe kalkuliert. Bei der Rückwärtskalkulation läuft die Kalkulation in entgegengesetzter Richtung: Hier steht der Verkaufspreis als Ausgangspunkt der Kalkulation fest. Hierbei kann die Ursache für die Festlegung des Verkaufspreises entweder der Wettbewerb oder eine Anforderung des Kunden sein. Strukturell entspricht die Rückwärtskalkulation daher quasi einer Spiegelung der Zuschlagskalkulation. Die folgende Abbildung verdeutlicht dies. Struktur&der&Rückwärts/&bzw.&Abschlagskalkula8on& Abschlag&für& Warenannahme& und&lagerung& Kosten&/&Preis& Abschlag&für& Kommissionierung& und&logis8k& Abschlag&für& AuKragsbearbeitung& und&abrechnung& Angestrebter& Verkaufspreis& Zuschläge&für&die&verschiedenen&& Gemeinkosten&(Beispiele)& Notwendiger& Einkaufspreis& Praxis-Beispiel: Rückwärtskalkulation für einen GV-Kunden In Krankenhäusern wird der Wareneinsatz in der Regel über den sogenannten BKT festgelegt. Hieraus kann man dann beispielsweise auch ableiten, wie viel die Fleischkomponente am Mittag maximal kosten darf. So kann es vorkommen, dass ein 120g Stück maximal 0,90 EUR kosten darf. Für das Kilo bedeutet das einen Preis von 7,50 EUR. Was bedeutet das für den Einkaufspreis des anbietenden Handelsunternehmen? 8

9 Zunächst muss man wissen, dass viele Krankenhäuser mit Brutto-Preisen kalkulieren, also inklusive der Mehrwertsteuer. Der Netto-Kilopreis beträgt bei einem Steuersatz von 7% also 7,01 EUR (7,50 : 1,07 = 7,01). Zudem wird in dem Betrieb Fleisch gewöhnlich mit einer Spanne von 13% kalkuliert, um die Handlungskosten (Kosten für Beschaffung, Lagerung, Kommissionierung, Logistik,...) zu decken. Um diese Spanne hier umzusetzen, muss das Fleisch für 6,09 EUR pro Kilo eingekauft werden und darüber ist dann auch klar, in welcher Qualitätsklasse die Waren gesucht werden müssen: In einer der unteren. Das Beispiel verdeutlicht die grundsätzliche Vorgehensweise der Rückwärtskalkulation. Sie muss aber nicht in nur zwei Stufen umgesetzt werden, sondern kann auch mehrere Stufen beinhalten. Das erlaubt es dem Betrieb dann, den Preiseinfluss einzelner Leistungen genau zu bestimmen und gegebenenfalls auch Leistungskomponenten in Frage zu stellen. Zusammenfassung Die Rückwärtskalkulation setzt am Verkaufspreis an und berechnet dann, wie hoch die Zuschläge und der Wareneinstandspreis sein dürfen. Insbesondere im GV-Bereich, aber teilweise auch bei großen Systemkunden, gibt es klare Preisobergrenzen, die eine solche Kalkulation erforderlich machen. 9