Besonderer Prüfungsprozess Anlagebuchhaltung

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Hilke Brauer
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1 Amt für Gemeinden Gemeindefinanzen Besonderer Prüfungsprozess Anlagebuchhaltung Besonderer Prüfungsprozess Anbu 1

2 Amt für Gemeinden Gemeindefinanzen Zeitablauf 4 Anlagebuchhaltung Implementierung Einführung Datenübernahme Richttermin Nr. Prüfungsprozess Finanzverwaltung Rechnungsprüfungsorgan Richttermin Welcher Zeitablauf ist der Verwaltung vorgegeben? Besonderer Prüfungsprozess Anbu 2

3 Übersicht AnBu AnBu - Anlagenbuchhaltung 3 Besonderer Prüfungsprozess Anbu

4 Inhalt der AnBu 7.2 Aus der IR werden übernommen: Bezeichnung Objekt Ausgaben, Einnahmen Funktionsstelle Mindestangaben in Anbu (Stammdaten, sofern verfügbar): Kontierung (Funktion, Sachgruppe, Bilanz- und WB-Konto) Buchwert/Restwert Nutzungsdauer, Abschreibungssatz Abschreibungen, Wertberichtigungen Kauf-/Anschaffungsdatum, Baujahr Fläche, GB-Nummer, m2-preis Brandversicherungswert, Katasterwert Wiederbeschaffungswerte, Werterhalt (SF) 4

5 Grundlage der Datenerhebung Woher und in welcher Form kommen die Daten? Objektmässige Führung der Anlagen des Verwaltungs- und des Finanzvermögens Übernahme der «Umsätze» aus der Investitionsrechnung Inventare Ausweis komprimiert in der Bilanz Berechnung lineare Abschreibungen Berechnungsbasis: Nutzungsdauer 5

6 Inventar Anforderungen Integriert in AnBu oder Exceltabelle Maschinen, Mobilien, Bibliotheken, Kunstgegenstände usw. muss vollständig, richtig, nachprüfbar sein Gliedert sich in Immaterielles, Sachanlagen und Finanzanlagen Permanente Inventur, Stichtagsinventur oder Stichprobeninventur möglich Neu: Mobilienverzeichnis

7 Nutzungsdauer - verbindlich Nutzungsdauer (ND) ist generell einzuhalten Leitungen und Strassen können zusammengefasst werden, Abschreibungen jeder Anlage muss separat nachvollziehbar sein (2% resp. 2.5%) Verlängerung ND nicht möglich Deklaration im Anhang Verkürzung der ND ist möglich bei Occasionskauf, Abbruch, defekte Maschinen und Fahrzeuge Genehmigung AGEM notwendig 7

8 Nutzungsdauer 7.3 8

9 Nutzungsdauer 7.3 Unteranlagekategorien SF und ZV: Es ist sicherzustellen, dass jede Anlage der Spezialfinanzierungen Wasserversorgung und Abwasserbeseitigung generell über 50 Jahre abgeschrieben wird. Dies kann mittels Hinterlegung eines fixen Abschreibungssatzes von 2% garantiert werden. 9

10 Gemischte Nutzung 7.6 Anlageobjekt wird aufgeteilt in verschiedene Anlagekategorien 10

11 Gemischte Nutzung 7.6 Zum Gebäude gehören auch fest verbundene Einrichtungen wie z.b. Küchen, Heizungen. 11

12 Gebrauchtware / Occasionen 7.8 Praxis anhand zwei Beispielen Kauf eines gebrauchten Tanklöschfahrzeuges Die Gemeinde erwirbt ein gebrauchtes Tanklöschfahrzeug für Fr. 120'000. Die 1. Inverkehrsetzung des Fahrzeuges erfolgte vor 7 Jahren. Das Fahrzeug hat somit seine Nutzungsdauer bereits zu 7/15 erreicht. Die Investition ist in der Anlagenbuchhaltung mit Fr. 120'000 zu erfassen. Der aktivierte Wert ist auf die verbleibende Restnutzungsdauer von 8 Jahren (Nutzungsdauer 15 Jahre abzüglich bereits beanspruchter Nutzung von 7 Jahren) linear abzuschreiben. Dies ergibt einen jährlichen Abschreibungsbetrag von Fr. 15'000. Erwerb einer Eigentumswohnung mit gleichzeitigem Umbau Die Gemeinde kauft eine 20-jährige Eigentumswohnung für Fr. 300'000 und baut sie für weitere Fr. 250'000 für die Schuldienste um. Die Wohnung hat ihre Nutzungsdauer bereits zu rund 60% erreicht. Die Anlage von Fr. 300'000 ist daher auf die verbleibende Restnutzungsdauer von 13 Jahren abzuschreiben. Der Umbau für Fr. 250'000 hingegen ist neu. Je nach Art des Umbaus (Hochbau, Ausstattung, Mobilien, EDV usw.) ist diesem Anlageteil die volle Nutzungsdauer zuzuweisen. 12

13 Folgeinvestitionen Es werden folgende Arten von Folgeinvestitionen unterschieden: Nachinvestitionen: Nachrüstung oder Ergänzung eines bisherigen Anlageobjektes Ersatzinvestitionen: Ersatz einer gleichwertigen Anlage Rationalisierungsinvestition: Auswechslung für bessere Effizienz (tiefere Kosten) Erweiterungsinvestition: Zur Erreichung besserer Leistung 13

14 Behandlung in AnBu Variante 1: Aktivierung auf bisherige Anlage (Objekt) Die Folgeinvestitionen können generell innerhalb der ersten 3 Jahre nach Aktivierung resp. Nutzung der Hauptanlage auf das bisherige Objekt abgerechnet werden. Ab dem Zeitpunkt des Zugangs der Folgeinvestition gilt die Restnutzungsdauer der Hauptanlage auch für die Ausgaben der Folgeinvestition, d.h. die Folgeinvestitionen werden über die Restnutzungsdauer der Hauptanlage abgeschrieben. Die Nutzungsdauer der Hauptanlage wird nicht verändert. Variante 2: Aktivierung auf eine neue Anlage Die Folgeinvestition wird zwar in der gleichen Anlagekategorie wie die Hauptanlage aber als separate Anlage angelegt. Die Nutzungsdauer der Folgeinvestition wird gemäss den vorgegebenen Nutzungsdauern je Anlagekategorie übernommen. Die Daten der Hauptanlage werden nicht beeinflusst. Die Folgeinvestition ist immer als eine neue eigene Anlage zu führen. Massgebend für die Zuordnung der Folgeinvestitionen ist grundsätzlich der Verpflichtungskredit. 14

15 Abschreibungspraxis Abschreibung nach Nutzungsdauer in Jahren oder Prozenten Lineare Abschreibung = immer gleicher Betrag (sofern keine Veränderung Anlageobjekt) Investitionsbeiträge sind auf 0 abzuschreiben; restliche Sachanlagen sind auf Fr. 1. abzuschreiben Im Jahr der Nutzung wird erstmals abgeschrieben Es ist eine volle Jahrestranche abzuschreiben (auch bei Nutzungsbeginn Dezember) -> keine pro Rata Abschreibung Vor Nutzung in Anlage im Bau buchen (keine Abschreibung vorzunehmen). Ab Nutzung Umbuchung in eine Anlage mit korrektem Bilanzkonto Abschreibungen der Funktionsstelle zuordnen (auch bisherigen VV) Neu: indirekte Abschreibung mit Wertberichtigungskonti (xxxxx.99) 15

16 Planmässige Abschreibungen Ordentlich = planmässig = nach Nutzungsdauer Sachgruppe 3300, 3320, 3660 Ausserplanmässige Abschreibungen zusätzlich zu planmässig auch ausserplanmässig abzuschreiben; Gründe Wertverminderung z.b. Abbau oder Brand Gebäude; ab diesem Zeitpunkt sind die Abschreibungen linear auf die verbleibende Nutzungsdauer zu verteilen, d.h. die Nutzungsdauer bleibt bestehen; Rundungsdifferenzen im letzten Jahr bereinigen; Sachgruppe 3301, 3321,

17 Zusätzliche Abschreibungen nur noch unter bestimmten Voraussetzungen zulässig; als ausserordentlichen Aufwand zu qualifizieren (Sachgruppe 3830); kein Bilanzfehlbetrag vorhanden; Nutzungsdauer wird beibehalten Aus einem Ertragsüberschuss keine zusätzliche Abschreibungen beim ZV und in den SF 17

18 Anlagen im Bau Wann ist es eine Anlage im Bau? Sachanlagen, die noch im Bau stehen, die noch nicht genutzt werden können oder nicht in Betrieb genommen sind keine Anlagen im Bau sind: Übrige Anlagen, Immaterielles, Planungskosten, Investitionsbeiträge, Sanierung Strasse Beispiel Planungskredit Vorprojekt: Entscheid für Projekt offen = aktivieren und abschreiben Kredit beschlossen = Anlage in Bau mit Hauptobjekt Teilnutzung führt zu Aktivierung des entsprechenden Teils (Schulhausbau mit Kindergarten und Spielplatz) 18

19 Bisheriges VV Härtefall Bisheriges VV auf 10 Jahre abschreiben Hohe Restbestände per können eine besondere «Härte» darstellen Auf Gesuch erteilt das Department (AGEM) eine Fristerstreckung > 10 J Formularbezug: Einlaufender Verpflichtungskredit unter HRM1 begonnene Bauvorhaben Abschreibungen werden aufgerechnet Bildung einer Aufwertungsreserve 19

20 Darlehen + Beteiligungen Bewertung zu Anschaffungswert; nur Abschreibung nach kaufmännischen Grundsätzen resp. bei effektiven Wertverminderungen; Sachgruppe 3640 bzw. 3650; Aufwertungen sind nicht zulässig 20

21 Zusammenfassung Was war/ist zu tun? Altes VV in AnBu erfassen Sämtliche vorhandenen Daten zu Anlage erfassen Übertrag der neuen Investitionen Ende Jahr (manuell oder automatisch) Anlagekategorien festlegen, Nutzungsdauer erfassen Korrekte Berechnung der Abschreibungen und Übertrag in Erfolgsrechnung Inventare führen oder ergänzen 21

22 Arbeitspapiere PP4 Anbu 22

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