Process Mining Prozesstransparenz in Echtzeit

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1 Process Mining Prozesstransparenz in Echtzeit Celonis GmbH München Celonis Process Mining

2 Celonis: Kurzvorstellung Weltweite Präsenz Celonis ist ein innovatives Softwareunternehmen mit Standorten in München (Hauptsitz) und San Francisco. Ein brillantes Produkt Celonis Process Mining ist ein intuitiv bedienbares Produkt mit ungeschlagener Performance und ermöglicht unseren Kunden, ihre Geschäftsprozesse auf Knopfdruck sichtbar zu machen. Unsere Vision IT-basierte Prozesse sind allgegenwertig, die Transparenz über diese Prozesse ist aber alarmierend gering. Wir bei Celonis streben danach, die beste Technologie zur Herstellung von Transparenz in diesen Prozessen anzubieten. Celonis Process Mining 2

3 Unsere Kunden (Auszug) Wir verfügen über eine sehr namenhafte Anwenderbasis aus verschiedenen Industrien und zählen einige der größten deutschen Konzerne zu unseren Kunden. Unsere Lösung schafft dabei in ganz unterschiedlichen Bereichen im Call Center ebenso wie in der Logistik oder im Krankenhaus einen großartigen Mehrwert für unsere Anwender. Gerne bieten wir Ihnen den Austausch mit Referenzkunden an. Celonis Process Mining 3

4 Warum sind Process Mining Auswertungen notwendig? Mit konventionellen Verfahren sind Analysen von Prozessen aufwändig und kompliziert Datenstruktur Eigenschaften o o o Klassische Cube Strukturen, Data Warehouse / BI Systeme sind für Prozessdaten nur sehr bedingt geeignet und haben Schwierigkeiten komplexe Prozesse umfassend und übersichtlich darzustellen. Damit ist es nicht möglich explorative Prozessanalysen durchzuführen und einen anderen Blickwinkel auf den Prozess zu gewinnen. Es fehlen flexible und dynamische Analysemöglichkeiten und die gelebten IST Prozesse bleiben intransparent. Celonis Process Mining 4

5 Process Mining: Überblick zur Technologie Die Technologie IT System Volle Transparenz des IST Prozesses SAP, Remedy, Oracle, andrere IT Systeme Nutzer hinterlassen Auswertung Digitale Fußspuren Process Mining Alogrithmen Event Log Celonis Process Mining 5

6 Wie kann ein Prozessmodell aus den Datenbanken rekonstruiert werden? Durch die Struktur des Celonis Eventlogs können Geschäftsmodelle dynamisch und schnell ausgewertet werden. Daten aus dem Quellsystem Herausforderung Modell des Geschäftsprozesses Process Mining rekonstruiert aus den digitalen Spuren Ihrer IT Systeme den tatsächlich abgelaufenen Prozess. Celonis Process Mining 6

7 Live Demo Live Demo Ein Video der Live-Demo kann unter folgendem Link abgerufen werden: Celonis Process Mining 7

8 Anwendungsgebiete von Celonis Process Mining Produktion (PLM, Maketo-Stock / Order) Vertriebssteuerung Lead to order Buchhaltungs -prozess Beschaffungs -prozess Procure to pay Celonis Process Mining Auftragsabwicklung Order to cash IT-Servicemanagement Riskmanagement, Compliance, Revision Kundenservice / Filialservice / After sales Celonis Process Mining 8

9 Prozessauswertung (1/8) Technologie Celonis Process Mining rekonstruiert mit Hilfe eines sehr performanten Process Mining Algorithmus die in IT Systemen abgelaufenen IST Prozesse. Celonis Process Mining bietet umfangreiche Möglichkeiten, die rekonstruierten Prozesse zu analysieren, zu benchmarken und zu überwachen. Art und Umfang der Auswertungsmöglichkeiten sowie die Performance der von Celonis gebotenen Algorithmen sind einzigartig. Performance Celonis hat ein spezielles für die Analyse von Prozessdaten optimiertes Daten- und Abfragemodell entwickelt. Darüber hinaus sorgen intelligente Caching Verfahren sowie äußerst leistungsfähige Auswertungsalgorithmen für eine sehr hohe Performance. So können selbst komplexe Prozesse mit > 100 Mio. Instanzen und > 100 Auswertungsdimensionen schnell verarbeitet und ad hoc analysiert werden. Kunden wenden Celonis Process Mining erfolgreich auf Basis einer Vielzahl von Quellsystemen und Datenbeständen im Terrabytebereich an. Celonis Process Mining 9

10 Prozessauswertung (2/8) Variantenanalyse IST Prozesse sind im Gegensatz zu SOLL Prozessen in der Regel sehr komplex und enthalten sehr viele Prozessvarianten. Nutzer können mit Hilfe von Celonis Process Mining intuitiv die Vielfalt komplexer Prozesse auswerten. Auf Knopfdruck werten die Nutzer beispielsweise die häufigsten Varianten (Kernprozess), stark abweichende Varianten, die teuersten / langsamsten Prozessvarianten etc. aus. Mit Hilfe der umfassenden KPI, Drill Down und Filterfunktionalitäten (s.u.) erkennen Sie so schnell, wo in einem Prozess viel Aufwand entsteht, an welchen Stellen der Prozess häufig verzögert wird etc. So machen Sie sogar variantenreiche IST Prozesse transparent! Celonis Process Mining 10

11 Prozessauswertung (3/8) Celonis Process Mining schafft Transparenz in komplexen Prozessen Die häufigste Prozessvariante (in diesem Beispiel: 23% Abdeckung, d.h. 23% der knapp Instanzen Abläufe folgen diesem Pfad). Der gleiche Prozess bei einer Abdeckung von 61%. Es zeigen sich weitere Varianten. Variantenreichtum eines komplexen SAP Prozesses (100% Abdeckung). Der Nutzer könnte nun bspw. exotische oder teure Varianten analysieren etc. Celonis Process Mining 11

12 Prozessauswertung (4/8) Process KPI Analyse Neben den Prozessverläufen/Varianten können auch wichtige Prozesskennzahlen wie Durchlaufzeiten oder Wertflüsse im Prozess analysiert werden. Darüber hinaus können Sie Prozesskennzahlen übergreifend auswerten, Schwellwerte hinterlegen, Drill Downs auf bestimmte Attribute (z.b. Werke, Artikel etc.) erstellen und Ausprägungen umfangreich filtern (z.b. die Top 100 langsamsten/ schnellsten Prozesse). Eine flexible Einfärbung sowie diverse Monitoring Funktionalitäten ermöglichen ein effizientes Controlling der Prozesskennzahlen. Celonis Process Mining 12

13 Prozessauswertung (5/8) Drill Downs / Detailanalysen Die Celonis Process Mining Technologie integriert Process Mining mit klassischen KPI und OLAP Auswertungen. Die Datenbasis für die Prozessrekonstruktion kann mit beliebig vielen Dimensionen auf unterschiedlichen Ebenen angereichert werden, die für Drilldowns und Filter (s.u.) verwendet werden können. So können Sie den Ursachen hinter Prozessmustern, Auffälligkeiten und Abweichungen auf den Grund gehen, indem Sie die Verteilung wichtiger Kennzahlen sowie die Beleg-/ Positionsattribute auswerten. Celonis Process Mining 13

14 Prozessauswertung (6/8) Kennzahlen und Drill Down Analyse für bestimmte Prozessverläufe Celonis Process Mining 14

15 Prozessauswertung (7/8) Filtermöglichkeiten (1/2) Mit Hilfe der Celonis Process Mining Technologie können Nutzer die Prozesse auf verschiedenen Ebenen auf im Prozess entstehende Daten einschränken, beispielsweise auf Attribute von Belegen/Belegpositionen etc. Die Filtermöglichkeiten sind sehr flexibel und können für den Nutzer unterschiedlich gestaltet werden (Datenzeiträume absolut/relativ, Auswahlfilter, Suchfilter u.v.m.). Celonis Process Mining 15

16 Prozessauswertung (8/8) Prozessanimation Celonis Process Mining bietet die Möglichkeit, abgelaufene Prozessinstanzen beispielsweise für einen Tag oder für eine Woche zu animieren. Die Animation der IST Prozessflüsse zeigt die Prozessrealität im Zeitraffer, der Process Owner erkennt Schleifen, Bottlenecks, kritische Prozessbereiche usw. Prozessvergleich (Benchmarking) Mit dem Prozessvergleich können Sie Prozesse beispielsweise aus verschiedenen Werken oder zwei Zeiträumen übereinanderlegen und vergleichen. So lassen sich Prozesse benchmarken, die Wirksamkeit von Maßnahmen bewerten usw. Celonis Process Mining 16

17 Celonis Architektur Überblick Celonis Process Mining 17

18 Bericht: Referenzkunde Bayer AG (1/2) Die Ausgangslage Die Bayer AG ist ein weltweit agierendes Unternehmen mit Kernkompetenzen auf den Gebieten Gesundheit, Agrarwirtschaft und hochwertige Materialien. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Leverkusen ist weltweit mit über 300 Gesellschaften auf 5 Kontinenten vertreten und beschäftigt rund Mitarbeiter wurde ein Umsatz von 39,8 Mrd. erzielt. Die Bayer AG ist für die Definition der Werte, Ziele und Strategien des Gesamtkonzerns verantwortlich. Drei autonome Teilkonzerne Bayer HealthCare, Bayer CropScience und Bayer MaterialScience sowie drei Servicegebiete Bayer Business Services, Bayer Technology Services und Currenta werden unter dem Mutterkonzern zusammengefasst. Der Konzernvorstand wird bei der strategischen Führung des Unternehmens von einem Corporate Center unterstützt. Die Bayer AG verfügt über eine komplexe Systemlandschaft mit mehreren hundert Millionen Prozessinstanzen in mehr als 30 SAP und Non SAP Systemen. Ziel des Projekts BayPAT ist es mit Hilfe von Celonis Process Mining globale Transparenz in wichtigen Kernprozessen (Beschaffung, Vertrieb, Logistik) herzustellen, um Effizienzpotentiale zu identifizieren und zu heben und die Ordnungsmäßigkeit der Abläufe sicherzustellen. Celonis Process Mining 18

19 Bericht: Referenzkunde Bayer AG (2/2) Die Lösung Das BayPAT System wird über Landes-, System-, und Gesellschaftsgrenzen hinweg zur globalen Rekonstruktion sowie zum Monitoring der Prozesse in Bezug auf Effizienz und Risiken eingesetzt. Prozesse, Performance- und Risikoindikatoren können von den Anwendern mit Hilfe von BayPAT dynamisch ausgewertet werden, es wird ein vollkommen neues Level an Transparenz erreicht. Das Ergebnis Celonis Process Mining 19

20 Bericht: Referenzkunde FIDUCIA (1/3) Die Herausforderung Die Fiducia-Gruppe mit Hauptsitz in Karlsruhe ist einer der führenden IT-Dienstleister in Deutschland sowie IT- Competence Center und größter IT-Dienstleister in der genossenschaftlichen FinanzGruppe. Bestehend aus der Fiducia IT AG sowie deren Tochter- und Beteiligungsunternehmen bietet das Unternehmen ein umfassendes Dienstleistungsspektrum auf dem Gebiet der Informationstechnologie an. Das Kerngeschäft der Fiducia-Gruppe ist die Erbringung von IT-Leistungen für 700 Genossenschaftsbanken, für die Zentralinstitute und Unternehmen in der genossenschaftlichen FinanzGruppe sowie für über 50 Privatbanken. Insgesamt betreut die Fiducia 760 Banken. Auch Öffentliche Verwaltungen und Industrieunternehmen zählen zu den Kunden der Fiducia-Gruppe. Dies stellt hohe Anforderungen an das Management der Service Organisation, die tausende Anfragen, Servicetickets sowie Serviceanrufe im Tagesablauf zu bearbeiten hat und auf diese sofort reagieren und sie live nachverfolgen muss. Weiterhin bestand seitens der Fiducia der Wunsch nach einer Automatisierung des Reportings, das bis dato manuell erstellt und versandt wurde. Durch die komplexen Servicestrukturen waren die ablaufenden Prozesse umfangreich und intransparent. Eine Process Mining Lösung sollte hier dazu beitragen, die Supportstrukturen zu vereinfachen, die ablaufenden Prozesse zu visualisieren und zu optimieren und die anfallenden Kosten zu senken. Celonis Process Mining 20

21 Bericht: Referenzkunde FIDUCIA (2/3) Die Lösung Durch die Zusammenarbeit mit Celonis und der Einführung der innovativen Celonis Lösung gelang es, einen Leitstand für die Serviceprozesse zu etablieren, der eine Lösung für die größten Herausforderungen der Fiducia ist. Die Celonis Lösung rekonstruiert und analysiert den gesamten Datenbestand basierend auf HP Service Manager (zukünftig auch SAP Solution Manager). Zusätzlich ist es nun möglich, zwecks Langzeitanalyse, Auswertungen und Prozessrekonstruktionen des Datenarchivs der letzten 2-10 Jahre durchzuführen. Weiterhin sind nun Live-Prozessrekonstruktionen zur Identifikation aktueller Bottlenecks, Langläufer und Prozessunklarheiten möglich, für welche anschließend schnell Lösungen geschaffen werden. Um aktuelle Trends zu verfolgen, wurden Live-Monitoring Dashboards eingerichtet. Auf Basis der Celonis MS Excel Integration konnte der Wunsch eines automatischen Reportings erfüllt werden. Celonis Process Mining 21

22 Bericht: Referenzkunde FIDUCIA (3/3) Das Ergebnis Visualisierung und volle Transparenz der Serviceprozesse Vollständige Automatisierung des Reporting Fehlerfreie, pünktliche Reports aus einer Quelle Live-Monitoring Verbesserung der Ticketbearbeitung (Zeit und Qualität) Erhebliche Kosteneinsparungen im Bereich der Serviceprozesse Sofortige Reaktion auf aktuellste Entwicklungen Tiefgreifende Analyse der Prozesse Ausgezeichnet mit: Celonis Process Mining 22

23 Ihr Ansprechpartner Bastian Nominacher Gründer/Geschäftsführer Mobil: +49/170/ Celonis GmbH Radlkoferstrasse München +49/89/ Bei Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung! Celonis Process Mining 23