Software-Besprechung Collinor IRP 5.0 Projektmanagement-Prozesse im Griff

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1 Software-Besprechung Collinor IRP 5.0 Projektmanagement-Prozesse im Griff von Dr. Mey Mark Meyer Individuell entwickelte Softwarelösungen für das Projektmanagement finden sich in vielen Unternehmen. Ein solches individuelles Werkzeug systematisch zur Marktreife weiterzuentwickeln, machte sich die Collinor Software GmbH zur Aufgabe. Sie startete 2005 als Ausgliederung eines Beratungsunternehmens und präsentiert rund vier Jahre später die aktuelle Version 5.0 ihres Produkts Collinor IRP. Die leistungsfähige Software ist speziell für anspruchsvolle Multiprojektumgebungen konzipiert. Dr. Mey Mark Meyer Dipl. Ing., PM Berater und Trainer. Schwerpunkt: Auswahl und Einführung von Software im PM-Umfeld, Leiter der GPM-Fachgruppe "Software für PM-Aufgaben" Kontakt: Mehr Informationen unter: Zu den Kunden des Herstellers, der inzwischen rund 60 Mitarbeiter an zwei Standorten beschäftigt, zählen renommierte Firmen wie Thyssen Krupp Steel, Hella-Behr oder die Dresdner Bank. Mit der neuen Version 5.0 hat der Hersteller unter anderem die vorhandenen Funktionen des Prozess- und Performance- Managements weiter ausgebaut, das Portfoliomanagement umfangreich erweitert sowie Benutzerführung und Bedienoberfläche überarbeitet. Collinor IRP unterstützt die Projektabwicklung von der Projektidee bis zum Projektabschluss mit einer Reihe von Modulen. Die Software ermöglicht, Projektideen zu erfassen und das Portfolio aus Projekten und Ideen vor dem Hintergrund der strategischen Ausrichtung des Unternehmens zu analysieren. Eine Projektskizze, die zunächst freigegeben werden muss, ist Basis für die erste Feinplanung, die schließlich in den Projektantrag mündet. Ist dieser genehmigt, überwacht der Anwender die Projektdurchführung mit der Software, plant etwaige Steuerungsmaßnahmen und bewertet deren Auswirkungen. Schließlich werden die Projektergebnisse in dem Programm dokumentiert. Die Prozesse, die diesem Vorgehen zu Grunde liegen, kann der Administrator mit Hilfe der integrierten Geschäftsprozessmodellierung unternehmensspezifisch anpassen. Bild 1: Von der Projektidee bis zur Auswertung der Projektergebnisse unterstützt Collinor IRP das Projektmanagement mit einem prozessorientierten Ansatz. Modulare Oberfläche mit modernisierter Bedienung Deutlich aufgefrischt präsentiert sich die Bedienoberfläche der neuen Version. Collinor bietet nun ein Bedienkonzept, dass sich an den Ribbons der 2007er Office-Programme orientiert: An die Stelle von Pull- Down-Menüs treten überbreite Symbolleisten, in denen die Programmfunktionen übersichtlich gruppiert sind. Dieses Konzept setzt Collinor IRP auch im Detail überzeugend um. So kann sich der Anwender dem "Software-Besprechung. Collinor IRP 5.0 Projektmanagement-Prozesse im Griff" Seite 1

2 Ausgabe 9/2009 Sonderdruck Programm einerseits von der funktionalen Seite her nähern und mit Hilfe der übergeordneten Menüpunkte "Erfassen", "Ressourcen", "Kosten" oder "Berichte" die jeweils thematisch zugehörigen Menüpunkte ansteuern. Alternativ dazu steht ihm für die Arbeit im Projekt- Workflow eine alternative Strukturierung zur Verfügung. Hier sorgen Oberpunkte wie "Anlegen", "Beschreiben" oder "Verfeinern" dafür, dass der Anwender in jeder Phase der Bearbeitung die erforderlichen Funktionen rasch findet. Für Projektplaner ist das Collinor Projektportal der zentrale Einstieg in die Software (Bild 2). Die Bedienoberfläche des Portals unterteilt sich zunächst in drei Karteireiter. Neben der Übersicht über alle Projekte stehen dem Anwender die Gantt-Ansicht für die Projektplanung sowie eine Kalender-Ansicht zur Verfügung. Bild 2: Dank der klaren Menüstruktur findet sich der erfahrene Projektplaner im Projektportal rasch zurecht. Wählt der Anwender den Reiter "Gantt", sieht er den Projektplan mit seinen einzelnen Vorgängen in der klassischen Balkenplan-Ansicht. Darunter befinden sich weitere Karteireiter, die den Zugriff auf Detailinformationen ermöglichen. Manche Karteikarten sind nochmals unterteilt, wie z.b. das Register "Projekt", das die Reiter "Allgemein", "Budget-Übersicht" und "Projektabschluss" enthält. Um bei einer solchen Vielzahl an Informationen den Überblick zu bewahren, ist ein gewisses Maß an Einarbeitung notwendig. Hat sich der Anwender jedoch erst einmal an das Konzept gewöhnt, erhält er eine effiziente Oberfläche, die zudem in der Praxis an die jeweilige Anwenderrolle angepasst wird. In vielen Unternehmen finden sich wichtige Projektdokumente in einzelnen Office-Dateien. Statusberichte in Word und Risikoanalysen in Excel sind dort gelebte Praxis. Mit Hilfe der Dokumentenverwaltung lassen sich diese Dokumente als Verknüpfung einbinden. Alternativ dazu kann die Software die Dokumente auch direkt als Kopie in der Datenbank speichern. Umgekehrt kann das Programm auch Vorlagen für entsprechende Dokumente bereitstellen und diese beim ersten Öffnen gleich mit den wichtigsten aktuellen Projektinformationen ausfüllen. Auf diese Weise kann der Projektleiter z.b. Projektstatusberichte in Excel auf Knopfdruck erzeugen und muss nicht mühsam zu jedem Statustermin die aktuellen Daten aus der Projektmanagement-Software abtippen. "Software-Besprechung. Collinor IRP 5.0 Projektmanagement-Prozesse im Griff" Seite 2

3 Bei den meisten Projekten spielt der Personalaufwand sowohl für die Erfolgsbetrachtung als auch für die Fortschrittsbewertung eine wichtige Rolle. Die Projektmitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten in der Software und liefern Informationen über die erwarteten Restaufwände. Collinor bietet hierfür eine Web-Anwendung, in der die Mitarbeiter die Zeitbuchungen sehr einfach vornehmen können. Dazu ziehen sie die ihnen zugewiesenen Projekt-Aktivitäten oder allgemeine Tätigkeiten, z.b. Standard-Linientätigkeiten, einfach mit der Maus aus einer Liste am linken Fensterrand in eine Arbeitszeittabelle. Ist keine Verbindung zum Server möglich, können sie ihre Zeiterfassung offline vornehmen, speichern und später mit dem Server abgleichen. Ermöglicht wird dies durch entsprechende Java-Applets des Zeiterfassungs-Moduls. Schließlich bietet die Software auch die Möglichkeit, die Daten aus einer vorhandenen Zeiterfassung zu übernehmen und abzugleichen. Schneller Planungsstart dank Projektvorlagen Gerade dann, wenn im Unternehmen bestimmte Projekttypen immer wiederkehren, wird die ausgefeilte Unterstützung von Collinor IRP für Projektvorlagen zu einem wertvollen Hilfsmittel (Bild 3). Das Project Management Office kann beispielsweise ausführliche Vorlagen für Standard-Projekttypen bereitstellen, die sich in die Software einbinden lassen. Die Workflow-Funktionen des Programms erlauben es darüber hinaus, diese Pläne zu parametrisieren und einzelne Projektphasen nur dann vorzusehen, wenn bestimmte Randbedingungen erfüllt sind. Zum Beispiel werden Aktivitäten für die Roll-Out-Planung einer Software nur dann in der Vorlage angezeigt, wenn dies im betreffenden Projekt auch beauftragt wurde. Bei der Projektplanung wählt der Anwender unter den bereitgestellten Vorlagen die passende aus und beantwortet ggf. noch einige Fragen zu den Projektparametern. Die Software erstellt dann auf Basis dieser Angaben einen ersten, bereits an die individuelle Situation angepassten Projektplan. Dieser kann neben der Terminplanung auch schon eine Ressourcenbedarfsplanung umfassen ggf. erst einmal nur auf Skill- oder Abteilungsebene. Der Plan bietet somit eine gute Grundlage für die weitere Verfeinerung. Collinor erlaubt ebenfalls, einzelne Vorgänge der Projektvorlage als Pflichtvorgänge zu definieren, die Bild 3: Nach Auswahl der Projektparameter stellt die Software die passende Projektvorlage zur Verfügung. nicht gelöscht werden dürfen. Damit ist es möglich, wichtige Meilensteine und Vorgänge, wie z.b. die Freigabe des Konzepts oder die abschließenden Tests für verbindlich zu erklären. Diese können nicht versehentlich aus dem Projektplan gelöscht werden. Die Funktion ist auch dann sinnvoll, wenn projektübergreifende Auswertungen geplant sind, für die bestimmte Meilensteine einheitlich in allen Projekten vorhanden sein müssen. Integrierte Sicht auf Kosten und Ressourcen Zur Kostenüberwachung bietet die Software umfangreiche Funktionalitäten, die auch detaillierte Abgleiche zwischen der Buchhaltung und der in Collinor gepflegten Projekte-Landschaft erlauben. Das Programm erlaubt beliebig unterteilte Projektkostenträger sowie variable Kostenarten. Darüber hinaus ist es sogar möglich, Bestellungen direkt zu generieren und beispielsweise an SAP als ERP-Software weiterzureichen. Dadurch erhält der Anwender nicht nur einen Überblick über die aufgelaufenen Ist-Kosten, welche die Software in flexibel definierbaren Kostenstrukturen ebenfalls aus einem führenden System zu übernehmen "Software-Besprechung. Collinor IRP 5.0 Projektmanagement-Prozesse im Griff" Seite 3

4 vermag. Vielmehr können auch beauftragte, aber noch nicht in Rechnung gestellte Leistungen für Auswertungen herangezogen werden. Während die Ist-Kosten möglicherweise noch deutlich unter dem budgetierten Betrag liegen, weisen die offenen Bestellungen vielleicht schon auf eine drohende Budgetüberschreitung hin. Auch wenn die Integration nicht ganz so weit gehen soll, ist es sinnvoll, beim Thema Kosten auf die Informationen der vorhandenen Softwaresysteme aus der Finanzabteilung zurückzugreifen. Speziell zu SAP bietet Collinor vielfältige Anbindungsmöglichkeiten, z.b. zu den Modulen FI/CO (Kosten), SAP HR (Ressourcenstammdaten) oder SAP MM (Lieferanten- und Bestellinformationen). Hier kann der Hersteller auf eine Reihe von Referenzprojekten verweisen. Für die Ressourcenplanung bietet Collinor IRP das sogenannte Ressourcenportal. Ob Ressourcen durch die Projektplaner direkt eingeplant werden sollen, zunächst eine ungefähre Planung auf der Basis von Ressourcenfähigkeiten (Skills) erfolgen soll oder komplexe Anfrageprozesse für Ressourcen bei den entsprechenden Linienmanagern gewünscht werden das flexible Workflow-System der Software erlaubt jede dieser Möglichkeiten. Im Ressourcenportal finden Ressourcenverantwortliche, wie z.b. der Leiter einer Entwicklungsabteilung, alle Anfragen aus den Projekten übersichtlich aufgelistet und entweder nach der Verfügbarkeit im betreffenden Zeitraum, nach den für die Aufgabe erforderlichen Fähigkeiten oder einem Kompromiss dazwischen sortiert. Mit wenigen Klicks werden diese Anfragen dann durch die Zuweisung konkreter Mitarbeiter beantwortet. Die Ergebnisse der Ressourcenplanung präsentiert die Software sowohl grafisch als auch tabellarisch (Bild 4). Bild 4: Das Ressourcenportal ist zentrales Werkzeug für die Ressourcenplanung. Was-Wäre-Wenn-Simulationen und Portfoliomanagement Die Planungsergebnisse der Projekt- und Ressourcenmanager stellt Collinor auch anderen Projektbeteiligten zur Verfügung. Zu diesem Zweck kann der Administrator rollenspezifische Cockpit-Sichten definieren, etwa für den Projektcontroller oder die Unternehmensleitung. Darin findet der Anwender die auf seine individuellen Bedürfnisse zugeschnittenen Auswertungen, wie z.b. die allseits beliebten Ampelberichte oder "Software-Besprechung. Collinor IRP 5.0 Projektmanagement-Prozesse im Griff" Seite 4

5 Budgetanalysen. Daneben präsentiert ihm das Programm die persönliche Aufgabenliste, die sich aus den hinterlegten Workflows ergibt. Der Bereichsleiter sieht z.b. im Management-Cockpit auf einen Blick, welche Projektanträge er aktuell freizugeben hat oder bekommt Warnhinweise bei Projektschieflagen. Auf diese Weise werden die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick deutlich (Bild 5). Neben dieser datenorientierten Projektauswertung bietet Collinor zusätzlich die Möglichkeit, die Projektlandschaft mit Hilfe von Portfolioanalysen zu bewerten. Der Anwender kann Projekte anhand frei definierbarer Parameter klassifizieren, um z.b. eine Prioritäts-Rangliste der Projekte zu erstellen oder um mögliche Ressourcen- oder Budget-Engpässe zu erkennen. Damit unterstützt die neue Version 5.0 den Anwender auch bei der Portfolioplanung. Dazu passend bietet Collinor IRP einen Simulationsmodus. Der Anwender erstellt zunächst ein Simulationsszenario und fügt diesem Projekte hinzu. Anschließend kann er die im Szenario enthaltenen Projekte beliebig variieren und die verschiedenen Varianten anhand der Ergebnisse bewerten. Die Software berücksichtigt dabei nicht nur die im Szenario enthaltenen Projekte, sondern z.b. für Ressourcenauslastungen auch alle anderen Projekte. Bei Bedarf lassen sich Änderungen aus einem Szenario mit wenigen Klicks in die aktive Planung übernehmen. Dank der Möglichkeiten, mehrere verschiedene Szenarien anzulegen, kann der Anwender im Zuge der Portfolioplanung damit auf einfache Weise Was-Wäre-Wenn- Analysen durchführen. Wenn eine neue PM-Software eingeführt wird, sind in einem Unternehmen oft bereits mehrere verschiedene Tools im Einsatz. Um diese zunächst zu integrieren und nicht schlagartig sämtliche Projekte umstellen Bild 5: Das Management-Portal bietet einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen. "Software-Besprechung. Collinor IRP 5.0 Projektmanagement-Prozesse im Griff" Seite 5

6 zu müssen, kann Collinor IRP zunächst als Dachsystem eingesetzt werden. Durch eine Reihe von Schnittstellen, etwa zur Portfolioplanung, zu Zeiterfassungssystemen, diversen SAP-Modulen oder zu einer Einzelplatz-PM-Software, ermöglicht Collinor in diesen Fällen zusammenfassende Auswertungen. Mit den Simulationsfunktionen der Software kann der Anwender dann beispielsweise mögliche Szenarien auf der Grundlage der integrierten Daten analysieren. Die Ergebnisse dieser Simulationen, beispielsweise neue Ausführungszeiten, kann er anschließend wieder in die Originalsysteme einspielen. Je nach der Art der Schnittstelle erfolgt dies vollautomatisch oder durch eine automatisierte Benachrichtigung der jeweils verantwortlichen Planer, welche die Änderungen dann manuell in ihre Pläne übernehmen müssen. Systemvoraussetzungen Die Anwender von Collinor arbeiten mit einem Client unter Windows 2000/XP/Vista, der auf einen Datenbank-Server zugreift. Als Datenbank kann sowohl der Microsoft SQL-Server als auch eine Oracle- Datenbank zum Einsatz kommen. Für Projektmitarbeiter, die lediglich den Überblick über ihre Projektaktivitäten behalten und Rückmeldungen über den Projektfortschritt geben möchten, steht eine webbasierte Komponente zur Zeiterfassung zur Verfügung, die serverseitig den Apache Tomcat voraussetzt. Mit dieser Komponente kann der Anwender auch den Projektplan einsehen und bearbeiten. Sie eignet sich damit beispielsweise für externe Teilprojektleiter, die Zugriffsrechte auf die entsprechenden Abschnitte des Gesamtprojektplans erhalten haben. Mehrere Collinor-Server lassen sich zudem miteinander synchronisieren. Dies ist nicht nur dann nützlich, wenn für die Arbeit an verschiedenen Standorten trotz einer langsamen Netzverbindung eine leistungsfähige Lösung gewünscht wird. Durch die Mandantenfähigkeit der Software und den möglichen Abgleich mehrerer Server untereinander kann die Software auch in heterogenen Organisationsstrukturen oder unternehmensübergreifenden Projekten eingesetzt werden. Lizenzbedingungen Lizensiert wird die Software grundsätzlich nach der Anzahl der Nutzer. Wer die Software verwenden möchte, benötigt mindestens eine Serverlizenz sowie eine beliebige Anzahl Lizenzen vom Typ Client und Timesheet. Welche Kosten für die Lizenzen der einzelnen Projektmitarbeiter entstehen, hängt davon ab, welchen Funktionsumfang diese nutzen. Eine sinnvolle Collinor-Installation inklusive der damit verbundenen Einführung beginnt bei ca Euro. Fazit Collinor IRP ist eine leistungsfähige Software für das Multi-Projektmanagement sowie das Portfoliomanagement. In der neuen Version 5.0 wurde die Bedienung deutlich vereinfacht. Auch wenn die zum Teil tief verschachtelte Karteireiter-Struktur zunächst gewöhnungsbedürftig ist, lässt sich damit nach einer Einarbeitungszeit effizient arbeiten. Auch die leistungsfähigen Funktionen zur Kostenplanung und -steuerung überzeugen. Vor allem der eingebaute Workflow-Modellierer, der die flexible Anpassung von internen Programmprozessen ermöglicht, stellt eine mächtige Funktion dar, um den Arbeitsalltag im Projekt zu erleichtern. So können beispielsweise Bewertungs-Workflows oder Benachrichtigungen beim Überschreiten von Schwellenwerten für beliebige Kennzahlen realisiert werden. Dass Web-Anwendungen im Trend liegen, hat man mittlerweile auch bei Collinor erkannt. Konsequenterweise bietet die aktuelle Version 5.0 des Programms nicht nur eine Zeiterfassung über den Browser, sondern erlaubt es auch, Projektdaten via Internet zu bearbeiten. Kontakt Collinor Software GmbH, Ubierring 11, Köln, Tel , Fax , "Software-Besprechung. Collinor IRP 5.0 Projektmanagement-Prozesse im Griff" Seite 6