Bedienungsanleitung IP Telefonie für die TU BA Freiberg

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1 Bedienungsanleitung IP Telefonie für die TU BA Freiberg T-Systems International GmbH

2 Impressum Impressum Herausgeber Deutsche Telekom technischer Service GmbH Querstraße Leipzig Dateiname Bedienungsanleitung_TU_BA_Freiberg.pdf Version Stand Status Final Autor Inhaltlich geprüft von Freigegeben von Julian di Pol Ansprechpartner Telefon / Fax Kurzinfo Änderungshistorie Version Stand Bearbeiter Änderungen / Kommentar Bedienungsanleitung Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Sprachendgeräte Sprachendgerät Cisco 7962G Sprachendgerät Cisco Sprachendgerät Cisco Sprachendgerät Cisco Grundfunktionen Gespräch einleiten Notruf Gespräch entgegennehmen Gespräch beenden Lautstärke anpassen Stummschaltung Nützliche Funktionen im Gespräch Rückfrage Anruf übergeben Anrufübernahme (Pickup) Zweitanruf Makeln Telefonkonferenz Rückruf bei Besetzt Rückruf bei Frei Weitere Funktionen Rufumleitung auf ein anderes Telefon Rufumleitung zum Sprachspeicher Klingelton-Lautstärke ändern Ruhe vor dem Telefon Anrufe in Abwesenheit Gewählte Rufnummern (Wahlwiederholung) Rufnummernunterdrückung Bedienungsanleitung Seite 3

4 Inhaltsverzeichnis 7. Chef- Sek-Kombination Nutzer Schnittstellen Web Schnittstelle Nutzereinstellungen Geräteeinstellungen Persönliches Adressbuch Persönliche Kurzwahlen Nutzereinstellungen am Telefon Anhang Symbole des Sprachendgeräts IP Klasse Komfort 7962G Glossar Bedienungsanleitung Seite 4

5 1. Einleitung 1. Einleitung Gemeinsam mit der TU BA Freiberg führt T-Systems für die Mitarbeiter der TU BA Freiberg eine innovative Lösung im Telefonieumfeld ein. Diese beinhaltet unter anderem den Einsatz neuer Telefonanlagen und -endgeräte. In dieser Bedienungsanleitung erhalten Sie einen Überblick über die grundlegenden Leistungsmerkmale und Funktionen Ihres Telefons sowie eine Anleitung zu ihrer Nutzung. Die neue Telefonielösung bietet eine Vielzahl von Funktionen, die sofort einsetzbar sind. Darüber hinaus können Sie das Telefon Ihren persönlichen Bedürfnissen entsprechend konfigurieren. Bedienungsanleitung Seite 5

6 2. Sprachendgeräte 2. Sprachendgeräte In diesem Kapitel werden die am häufigsten verwendeten Sprachendgeräte vorgestellt. Es handelt sich dabei um die Modelle 6901, 6941, 7962G, und 8961 des Herstellers Cisco Systems. Bedienungsanleitung Seite 6

7 2. Sprachendgeräte 2.1. Sprachendgerät Cisco 7962G Beschreibung der Bedienelemente des Modells 7962G: 1 Element 6 programmierbare Lei- tungs- /Funktionstaste n Beschreibung Abhängig von der Konfiguration können Sie mithilfe der programmierbaren Tasten auf Folgendes zugreifen: Telefon-Leitungen (Leitungstasten) Anzeige: Nebenstelle (8911) Kurzwahlnummern (Kurzwahltasten, einschließlich der BLF-Funktion) Webbasierte Dienste Telefonfunktionen (z. B. die Tasten Privat, Halten und Übergabe ) Bedienungsanleitung Seite 7

8 2. Sprachendgeräte Element Beschreibung Die Tasten leuchten farbig, um folgende Zustände anzuzeigen: Grün, leuchtend: aktiver Anruf oder bidirektionaler Intercom-Anruf Grün, blinkend: Anruf in d r Warteschleife Gelb, leuchtend: aktivierte Privatfunktion, unidirektionaler Intercom-Anruf, Ruf e/a aktiviert oder angemeldet bei Sammelanschlussgruppe Gelb, blinkend: eingehender oder zurückkehrender Anruf Rot, leuchtend: Leitung remote genutzt (gemeinsam genutzte Leitung oder BLF-Status) 2 Telefondisplay Dient der Anzeige der Telefonfunktionen. 3 Telefonstützentaste Ermöglicht das Anpassen des Standwinkels des Telefonsockels. 4 Nachrichtentaste 5 Verzeichnistaste Automatische Anwahl der Nummer des Sprachspeicherdienstes. Öffnet bzw. schließt das Verzeichnismenü. Zugriff auf Anrufprotokolle und Verzeichnisse. 6 Hilfetaste Aktiviert das Hilfemenü. 7 Einstellungstaste 8 Dienstetaste Im Einstellungsmenü können der Kontrast der Telefonanzeige und die Klingeltöne eingestellt werden. Öffnet oder schließt das Dienstmenü. 9 Lautstärketaste Lautstärkeeinstellung für Hörer, Kopfhörer, Lautsprecher und Rufton. Schaltet den Lautsprecher ein oder aus Lautsprechertaste Stummschaltungstaste Schaltet das Mikrofon ein oder aus. Bedienungsanleitung Seite 8

9 2. Sprachendgeräte Element Beschreibung 12 Kopfhörertaste Der Kopfhörer wird ein- oder ausgeschaltet. 13 Navigationstasten mit Auswahltaste Ermöglicht die Auswahl und das Markieren von Menüelementen. 14 Tastenfeld 15 Softkeys Anwahl von Telefonnummern, Eingabe von Buchstaben und Auswahl von Menüelementen. Mit diesen Tasten können die (auf Ihrem Telefondisplay angezeigten) 16 Telefonhörer mit LED Die LED signalisiert eingehende Anrufe und den Eingang von Sprachspeichernachrichten. Bedienungsanleitung Seite 9

10 2. Sprachendgeräte 2.2. Sprachendgerät Cisco 6901 Element 1 Gabeltaste 2 Halten-Taste Beschreibung Aktiviert die Hook-Flash-Funktionen auf Ihrem Telefon 3 Stellt einen aktiven Anruf in die Warteschlange Wahlwiederholungstaste Die zuletzt gewählte Nummer wird erneut gewählt Bedienungsanleitung Seite 10

11 2. Sprachendgeräte Element 4 Leitungstaste Beschreibung Ermöglicht Ihnen die Annahme eines zweiten eingehenden Anrufs. Die LED der Leitungstaste zeigt den Anrufstatus an. Ermöglicht Ihnen, einen eingehenden Anruf entgegenzunehmen und zwischen zwei Anrufen auf derselben Leitung zu wechseln. Durch drücken der Leitungstaste können Sie auch einen neuen Anruf einleiten, wenn auf dem Telefon kein Gespräch geführt wird. Die LED neben der Leitungstaste leuchtet auf und zeigt den Leitungsstatus an: Grün leuchtend: Aktiver Anruf Grün blinkend: Anruf in der Warteschleife Gelb blinkend: Eingehender Anruf Gelb leuchtend: Rufumleitung aktiviert Rot leuchtend: Leitung remote genutzt Rot blinkend: Remote-Anruf wird gehalten 5 Lautstärketaste Steuert die Hörer- und Lautsprecherlautstärke (bei abgehobenem Hörer) bzw. die Ruftonlautstärke (bei aufgelegtem Hörer). 6 Tastenfeld Ermöglicht die Wahl von Telefonnummern 7 Hörer mit LED Leuchtet auf, um einen eingehenden Anruf (rot blinkend) oder eine neue Sprachnachricht (rot leuchtend) anzuzeigen. Bedienungsanleitung Seite 11

12 2. Sprachendgeräte 2.3. Sprachendgerät Cisco Element Telefonhörer mit LED 2 Telefondisplay Beschreibung Die LED signalisiert eingehende Anrufe und den Eingang von Sprachspeichernachrichten. Zeigt Informationen zu Ihrem Telefon an, wie z. B. die Verzeichnisnummer, den Status der aktiven Anrufe sowie den Leitungsstatus, die Softkey- Optionen, die Kurzwahleinträge, die gewählten Rufnummern und die Telefonmenüeinträge. Bedienungsanleitung Seite 12

13 2. Sprachendgeräte 3 4 Element Programmierbare Funktionstasten Softkey-Tasten 5 Übergabetaste Beschreibung Abhängig davon, wie Ihr Systemverwalter das Telefon konfiguriert hat, bieten die programmierbaren Funktionstasten (auf beiden Seiten des Telefondisplays) Zugriff auf: Telefonleitungen und Intercom-Leitungen Kurzwahlnummern (Kurzwahltasten, einschließlich der Leitungsstatus- Kurzwahlfunktionen) Webbasierte Dienste (z. B. eine Taste für das persönliche Adressbuch) Anruffunktionen (z. B. eine Taste für die Privat-Funktion) Die Tasten leuchten farbig, um folgende Zustände anzuzeigen: Grün, leuchtend: aktiver Anruf oder bidirektionaler Intercom-Anruf Grün, blinkend: Anruf in der Warteschleife Gelb, leuchtend: aktivierte Privatfunktion, unidirektionaler Intercom-Anruf, Ruf e/a aktiviert oder angemeldet bei Sammelanschlussgruppe Gelb, blinkend: eingehender oder zurückkehrender Anruf Rot, leuchtend: Leitung remote genutzt (gemeinsam genutzte Leitung oder Leitungsstatus) Rot, blinkend: Remote-Anruf wird gehalten Abhängig davon, wie Ihr Systemverwalter das Telefon konfiguriert hat, können Sie die Softkey- Optionen aktivieren, die auf Ihrem Telefondisplay angezeigt werden. Übergeben von bestehenden Gesprächen/anrufen 6 Konferenztaste Einleiten/Führen von Konferenzen 7 Halten-Taste Aktives Gespräch wird geparkt/gehalten Bedienungsanleitung Seite 13

14 2. Sprachendgeräte 8 Element Navigations- + Auswahltaste Beschreibung Die Navigationsleiste ermöglicht Ihnen die Navigation durch Menüs und das Markieren von Menüelementen. Zeigt bei aufgelegtem Hörer die Telefonnummern der gewählten Anrufe (Aufwärtspfeil) oder Ihrer Kurzwahleinträge (Abwärtspfeil) an. 9 Headset-Taste 10 Lautsprechertaste 11 Tastenfeld 12 Stummschaltungstaste 13 Lautstärketaste Die Auswahltaste (in der Mitte der Navigationsleiste) ermöglicht Ihnen die Auswahl eines markierten Eintrags. Schaltet das Headset ein bzw. aus. Wenn das Headset in Gebrauch ist, leuchtet die Taste. Schaltet den Lautsprecher ein oder aus. Ermöglicht das Wählen von Telefonnummern, die Eingabe von Buchstaben und die Auswahl von Menüelementen (durch Eingabe der Elementnummer). Schaltet das Mikrofon ein oder aus. Steuert die Hörer-, Headset- und Lautsprecherlautstärke (bei abgehobenem Hörer) und die Ruftonlautstärke (bei aufgelegtem Hörer). 14 Nachrichtentaste Wählt automatisch Ihr Voic -System Taste Einstellungen Taste Kontakte Öffnet bzw. schließt das Anwendungensmenü. Hiermit können Sie auf das Anrufprotokoll, die Benutzervoreinstellungen, die Telefoneinstellungen und die Informationen zum Modell des Telefons zugreifen. Öffnet bzw. schließt das Verzeichnismenü. Mit dieser Taste können Sie auf private und Unternehmensverzeichnisse zugreifen. 17 Hörer Telefonhörer Bedienungsanleitung Seite 14

15 2. Sprachendgeräte 2.4. Sprachendgerät Cisco 8961 Element 1 Telefondisplay Beschreibung Zeigt Informationen zu Ihrem Telefon an, wie z. B. die Verzeichnisnummer, den Status der aktiven Anrufe sowie den Leitungsstatus, die Softkey- Optionen, die Kurzwahleinträge, die gewählten Rufnummern und die Telefonmenüeinträge. Bedienungsanleitung Seite 15

16 2. Sprachendgeräte Element Beschreibung 2 Programmierbare Funktionstasten Jede Taste entspricht einem aktiven Anruf oder einer Anruffunktion. Wenn Sie die Taste drücken, wird die Standardaktion durchgeführt: Aktive Anrufe: Beim Drücken der Taste wird die Standardaktion für einen aktiven Anruf durchgeführt. Wenn Sie beispielsweise die Sitzungstaste drücken, wenn ein Anruf eingeht, wird der Anruf entgegen-genommen. Drücken Sie die Sitzungstaste hingegen, wenn ein Anruf gehalten wird, wird der Anruf fortgesetzt. Sitzungsinformationen wie die Anrufer-ID und die Anrufdauer werden auf dem Telefondisplay neben der Sitzungstaste angezeigt. Anruffunktionen: Wenn eine Sitzungstaste nicht für einen aktivenanruf verwendet wird, können mit der Taste Telefonfunktionen ausgeführt werden, die durch die daneben stehenden Telefondisplaysymbole angegeben sind. Durch Drücken der Sitzungstaste können Sie beispielsweise Anrufe in Abwesenheit anzeigen, in den Zustand Abgehoben wechseln oder das Sprachnachrichtensystem anwählen (wenn das Voic -Symbol angezeigt wird). Bedienungsanleitung Seite 16

17 2. Sprachendgeräte 3 Element Fortsetzung Softkey-Tasten 4 Zurück-Taste 5 Taste mit dem roten Hörersymbol Beschreibung Farb-LEDs repräsentieren den Anrufstatus. LEDs können blinken (die LEDs gehen in schneller Folge ein und aus), pulsieren (die LEDs werden abwechselnd gedimmt und erleuchtet) oder leuchten (ohne Unterbrechung). Gelb blinkend : Eingehender Anruf. Durch Drücken dieser Taste wird der Anruf entgegengenommen. Grün leuchtend : Ein verbundener Anruf oder ein ausgehender Anruf, der noch nicht verbunden ist. Wenn der Anruf verbunden ist, werden durch Drücken dieser Taste die Anrufdetails oder die Teilnehmer eines Konferenzgesprächs angezeigt. Wenn der Anruf noch nicht verbunden ist, wird durch Drücken dieser Taste der Anruf beendet. Grün pulsierend : Gehaltener Anruf. Durch Drücken dieser Taste wird der gehaltene Anruf fortgesetzt. Rot leuchtend : Die gemeinsam genutzte Leitung wird remoteverwendet. Durch Drücken dieser Taste können Sie sich auf denanruf aufschalten (sofern die Aufschaltfunktion aktiviert ist). Rot pulsierend : Auf der gemeinsam genutzten Leitung wurde ein Anruf remote in die Warteschleife gestellt. Durch Drücken dieser Taste wird der gehaltene Anruf fortgesetzt. Ermöglichen den Zugriff auf die Softkey- Optionen (für den ausgewählten Anruf oder das ausgewählte Menüelement), die auf dem Telefondisplay angezeigt werden. Zum vorher angezeigten Bildschirm oder Menü zurückkehren. Zum Beenden eines verbundenen Anrufs oder einer Sitzung. Bedienungsanleitung Seite 17

18 2. Sprachendgeräte Element Beschreibung 6 Navigationsleiste und Auswahltaste Mit der Vier-Wege-Navigationsleiste können Sie durch Menüs blättern, Elemente markieren und Text in einem Eingabefeld verschieben. Mit der Auswahltaste (in der Mitte der Navigationsleiste) können Sie einen markierten Eintrag auswählen. Die Auswahltaste ist weiß erleuchtet, wenn sich das Telefon im Energiesparmodus befindet. 7 Konferenztaste Leitet ein Konferenzgespräch ein. 8 Halten-Taste Aktives Gespräch wird geparkt/gehalten 9 Übergabetaste Übergibt einen Anruf. 10 Tastenfeld Ermöglicht das Wählen von Telefonnummern, die Eingabe von Buchstaben und die Auswahl von Menüelementen (durch Eingabe der Elementnummer). Wählt den Lautsprecher als Standard- Audiopfad aus und initiiert einen neuen Anruf, nimmt einen eingehenden Anruf entgegen oder beendet ein Gespräch. Während eines Gesprächs leuchtet die Taste grün Lautsprechertaste Stummschaltungstaste Der Audiopfad zum Lautsprecher ändert sich erst, wenn ein neuer Standard-Audiopfad ausgewählt wird (z. B. durch Abnehmen des Hörers). Wenn externe Lautsprecher angeschlossen sind, können Sie sie als Standard-Audiopfad auswählen, indem Sie die Lautsprechertaste drücken. Schaltet das Mikrofon ein oder aus. Bedienungsanleitung Seite 18

19 2. Sprachendgeräte Element Beschreibung Headset-Taste Lautstärketaste Schaltet das Headset ein bzw. aus. Wenn das Headset in Gebrauch ist, leuchtet die Taste. Ein Headset-Symbol in der Kopfzeile des Telefondisplays gibt das Headset als Standard- Audiopfad an. Dieser Audiopfad ändert sich erst, wenn ein neuer Standard-Audiopfad ausgewählt wird (z. B. durch Abnehmen des Hörers). Steuert die Hörer-, Headset- und Lautsprecherlautstärke (bei abgehobenem Hörer) und die Ruftonlautstärke (bei aufgelegtem Hörer). 15 Nachrichtentaste Wählt automatisch Ihr Voic -System 16 Taste Einstellungen 17 Taste Kontakte Öffnet bzw. schließt das Anwendungensmenü. Hiermit können Sie auf das Anrufprotokoll, die Benutzervoreinstellungen, die Telefoneinstellungen und die Informationen zum Modell des Telefons zugreifen. Öffnet bzw. schließt das Verzeichnismenü. Mit dieser Taste können Sie auf private und Unternehmensverzeichnisse zugreifen. 18 Telefondisplay Im Betrachtungswinkel einstellbar Bedienungsanleitung Seite 19

20 2. Sprachendgeräte Element 19 Funktionstasten Beschreibung Jede Funktionstaste entspricht einer Telefonleitung, Kurzwahl und Anruffunktion. Wird eine Taste für eine Telefonleitung gedrückt, werden die aktiven Anrufe auf der entsprechenden Leitung angezeigt. Wenn Sie über mehrere Leitungen verfügen, ist möglicherweise eine Taste Alle Anrufe vorhanden, mit der eine konsolidierte Liste aller Anrufe auf allen Leitungen angezeigt wird (sortiert von alt nach neu). In diesem Fall empfiehlt sich die Verwendung des Telefons in der Ansicht Alle Anrufe. Farb-LEDs zeigen den Leitungsstatus an: Gelb ein : Auf dieser Leitung geht ein Anruf 20 Telefonhörer mit LED Grün : Auf dieser Leitung ist ein aktiver oder gehaltener Anrufvorhanden Rot : Gemeinsam genutzte Leitung wird remote verwendet Die LED signalisiert eingehende Anrufe und den Eingang von Sprachspeichernachrichten. Bedienungsanleitung Seite 20

21 4. Grundfunktionen 4. Grundfunktionen In diesem Kapitel werden die Grundfunktionen für einen schnellen Einstieg erklärt. Die nachfolgend beschriebenen Funktionalitäten werden weitgehenden unabhängig vom Endgerättyp zur Verfügung gestellt. Der Bedienkomfort und die Bedienabläufe unterscheiden sich dabei im Detail von Endgerät zu Endgerät. Entsprechend abweichende Bedienabläufe sind in den einzelnen Kapiteln dargestellt Gespräch einleiten Ein Anruf kann mit folgenden Aktionen eingeleitet werden: Abheben des Hörers Drücken der Leitungstaste Drücken der Lautsprechertaste Drücken der Funktionstaste RufNeu Anschließend wird die Rufnummer gewählt. Um die Wahl der Rufnummer zu beschleunigen, kann nach Eingabe der Rufnummer die Taste # gedrückt werden. Wird die Rufnummer zu erst eingegeben, erfolgt eine sofortige Wahl mit den oben genannten Aktionen. Innerhalb des Hauses kann die Rufnummer einer Nebenstelle direkt eingegeben werden. Für Gespräche in das Fest- oder Mobilfunknetz muss eine sogenannte Amtsnull (0) vorgewählt werden. Beispiel: Für einen Anruf einer Nebenstelle am Standort: 46 für einen Anruf in das gleiche Ortsnetz: für einen Anruf in ein anderes Ortsnetz: Notruf Für einen Notruf muss die Amtsnull (0) vorgewählt werden. Beispiel für einen Anruf der Notrufnummer: Bedienungsanleitung Seite 21

22 4. Grundfunktionen 4.3. Gespräch entgegennehmen Ankommende Gespräche werden akustisch und visuell signalisiert. Überträgt der Anrufer seine Rufnummer, wird diese im Display angezeigt. Bei internen Anrufern wird der Name des Anrufers (sofern bekannt) und seine Nebenstelle angezeigt. Das Gespräch kann auf verschiedene Weise entgegengenommen werden: Abheben des Hörers. Drücken der Funktionstaste Annehm. am Telefon. Die Sprachausgabe erfolgt in diesem Fall über den Lautsprecher. Wird dann der Hörer abgenommen, erfolgt eine Umschaltung auf den Hörer. Drücken der Lautsprechertaste oder der Kopfhörertaste Gespräch beenden Ein Gespräch kann (außer durch Auflegen des Hörers) auf folgende Arten beendet werden: Drücken der Funktionstaste RufEnde. Betätigen der Lautsprechertaste Lautstärke anpassen Die Lautstärke der Gespräche kann über die Lautstärketaste am Telefon eingestellt werden. Innerhalb eines Gesprächs kann die Lautstärke dem persönlichen Empfinden angepasst werden. Die Einstellung der Lautstärke wird automatisch für künftige Gespräche gespeichert Stummschaltung Um ein Gespräch stumm zu schalten, wird die Taste Stummschaltung am Telefon gedrückt. Die Taste leuchtet daraufhin konstant rot und die Tonübertragung zum Gesprächspartner ist unterbrochen. Wird die Taste Stummschaltung erneut gedrückt, kann das Gespräch fortgesetzt werden. Bedienungsanleitung Seite 22

23 5. Nützliche Funktionen im Gespräch 5. Nützliche Funktionen im Gespräch 5.1. Rückfrage Um während eines Gespräches eine Rückfrage zu stellen oder Informationen einzuholen, kann der Gesprächspartner über die Funktionstaste Halten in eine Warteschleife gelegt werden. Über die Funktionstaste RufNeu kann ein weiteres Gespräch aufgebaut werden. Über die Funktionstaste Heranh. wird der Anrufer aus der Warteschleife zurückgeholt. Der Gesprächsteilnehmer in der Warteschleife hört eine Wartemusik. An den Endgeräten vom Typ 6941 und 8961 ist diese Funktion mittels der Übergabetaste verfügbar 5.2. Anruf übergeben Um ein Gespräch an einen anderen Teilnehmer zu vermitteln, wird im Gespräch die Funktionstaste Übergabe gedrückt. Die Rufnummer des Zielapparates wird eingegeben und das Gespräch aufgebaut. Der Anruf wird angekündigt und anschließend durch Auflegen des Hörers durchgestellt. An den Endgeräten vom Typ 6941 und 8961 ist diese Funktion mittels der Übergabetaste verfügbar 5.3. Anrufübernahme (Pickup) Telefone können zu Anrufübernahmegruppen zusammengeschaltet werden. Klingelt ein Telefon dieser Gruppe und das Gespräch wird nicht entgegengenommen, erfolgt an den freien Telefonen dieser Gruppe eine akustische und visuelle Benachrichtigung. Nach dem Betätigen der Funktionstaste PickUp kann das Gespräch wie in Kapitel 4.3 beschrieben angenommen werden. Bedienungsanleitung Seite 23

24 5. Nützliche Funktionen im Gespräch 5.4. Zweitanruf Erhält ein Telefon zusätzlich zu einem aktiven Gespräch einen weiteren Anruf, wird dem Anrufer ein Besetztton signalisiert. Falls das Telefon über eine Sprachbox verfügt, kann der zusätzliche Anruf zur Sprachbox umgeleitet werden. Ist das Leistungsmerkmal Zweitanruf an einem Telefon aktiv, hört ein zusätzlicher Anrufer keinen Besetztton, sondern ein Freizeichen. Das neue Gespräch wird dem Angerufenen durch einen Aufmerksamkeitston und über die Anzeige signalisiert. Das zusätzliche Gespräch kann über die Funktionstaste Annehm. angenommen werden. Wird das Gespräch angenommen, wird der bisherige Gesprächspartner in eine Warteschleife gelegt und hört eine Wartemusik Makeln Werden an einem Telefon mehrere Gespräche geführt, kann zwischen den Gesprächspartnern gewechselt werden. Um zwischen den Gesprächsteilnehmern zu wechseln, wird ein Gesprächspartner über die Navigationstaste des Telefons markiert. Durch Drücken der Funktionstaste Heranh. wird die Leitung zu diesem Gesprächspartner aktiviert, der andere Gesprächsteilnehmer hört eine Wartemusik. Die Funktion Makeln steht z.b. bei Rückfragen zur Verfügung (siehe 5.1). An den Endgeräten vom Typ 6941 und 8961 ist diese Funktion mittels der Übergabetaste verfügbar Telefonkonferenz Eine Telefonkonferenz ist ein Gespräch mit mehreren Teilnehmern, in dem sämtliche Teilnehmer sich untereinander hören und miteinander sprechen können. Eine Konferenz kann aus maximal 10 Teilnehmern bestehen, auch externe Telefone können in eine Konferenz eingebunden werden Konferenz aufbauen 1. Der erste Teilnehmer wird angerufen und darüber informiert, dass eine Konferenz einleitet wird. 2. Die Funktionstaste Weiter am Telefon wird gedrückt. Bedienungsanleitung Seite 24

25 5. Nützliche Funktionen im Gespräch 3. Die Funktionstaste Konfer. wird ausgewählt und anschließend die Rufnummer des zweiten Teilnehmers eingegeben. 4. Wenn das Gespräch aufgebaut ist, werden die Teilnehmer durch Drücken der Funktionstaste Konfer. zu einer Konferenz zusammengefasst. 5. Durch Wiederholung der Schritte zwei bis vier können weitere Teilnehmer hinzugefügt werden. An den Endgeräten vom Typ 6941 und 8961 ist diese Funktion mittels der Konferenztaste verfügbar Wechsel von Makeln zur Konferenz 1. Mehrere Gesprächsteilnehmer sind in der Leitung. Um diese zu einer Konferenz zusammenzuschalten wird zunächst die Funktionstaste Weiter gedrückt. 2. Das Drücken der Funktionstaste Auswahl setzt vor den markierten Teilnehmer einen Haken. 3. Der zweite Gesprächsteilnehmer wird mit der Navigationstaste markiert, das Drücken der Funktionstaste Auswahl setzt einen Haken vor diesen Teilnehmer. 4. Die Teilnehmer werden durch Drücken der Funktionstaste Zusf. zu einer Konferenz zusammengeführt Teilnehmer aus Konferenz entfernen Um einen Teilnehmer aus einer selbst eingeleiteten Konferenz zu entfernen, wird die Funktionstaste KonfList gedrückt. Es werden nun alle Teilnehmer angezeigt. Mit der Navigationstaste wird der entsprechende Teilnehmer ausgewählt und durch Drücken der Funktionstaste Entf. aus der Konferenz ausgeschlossen. Bedienungsanleitung Seite 25

26 5. Nützliche Funktionen im Gespräch 5.7. Rückruf bei Besetzt Wenn die angewählte Rufnummer besetzt ist, kann durch Betätigen der Funktionstaste Rückruf die Rückruffunktion aktiviert werden. Die Aktivierung wird durch Drücken der Funktionstaste Ok bestätigt und die Anzeige durch die Funktionstaste Beenden geschlossen. Sobald der Apparat wieder frei ist, wird dies akustisch und visuell angezeigt. Über die Funktionstaste Wählen wird der Apparat erneut angewählt. Diese Funktion steht nur für interne Rufnummern zur Verfügung Rückruf bei Frei Wird ein Anruf nicht beantwortet, kann durch Drücken der Funktionstaste Rückruf die Rückruffunktion aktiviert werden. Dies wird mit der Funktionstaste Ok bestätigt und anschließend die Anzeige über die Funktionstaste Beenden geschlossen. Sobald am Zielapparat wieder ein Gespräch geführt und beendet wurde, wird dies akustisch und visuell signalisiert. Durch Drücken der Funktionstaste Wählen wird der Apparat erneut angewählt. Diese Funktion steht nur für interne Rufnummern zur Verfügung. Bedienungsanleitung Seite 26

27 6. Weitere Funktionen 6. Weitere Funktionen 6.1. Rufumleitung auf ein anderes Telefon Um eingehende Anrufe auf einen anderen als den eigenen Apparat umzuleiten, wird die Funktionstaste Rufuml. gedrückt und die Zielrufnummer eingegeben. Die Eingabe wird mit der Taste # beendet. Solange die Rufumleitung besteht, wird dies am Telefon angezeigt. Ein erneutes Drücken der Funktionstaste Rufuml. hebt die Rufumleitung auf Rufumleitung zum Sprachspeicher Mitarbeiter, die für den Sprachspeicher freigeschaltet wurden, können eingehende Anrufe dorthin umleiten. Dazu wird die Funktionstaste Rufuml. und dann die Taste Nachrichten gedrückt. Solange die Umleitung aktiv ist, wird dies im Display angezeigt. Um die Rufumleitung aufzuheben, muss die Funktionstaste Rufuml. erneut gedrückt werden Klingelton Lautstärke ändern Die Lautstärke des Ruftones kann bei aufgelegtem Hörer über die Lautstärketaste erhöht oder verringert werden. Der Rufton sollte so eingestellt werden, dass er gut zu hören ist, die Kollegen aber nicht übermäßig gestört werden Ruhe vor dem Telefon Die akustische Anrufsignalisierung kann über eine Leitungs-/Funktionstaste Rufton ein/aus ein- bzw. ausgeschaltet werden. Ist der Rufton ausgeschaltet, erscheint auf dem Display der Hinweis: Rufton ein/aus ist aktiv. Diese Funktion kann nach Anforderung auf Komfort-Telefonen eingerichtet werden. Für den anrufenden Teilnehmer hat diese Funktion keine Auswirkung. Bedienungsanleitung Seite 27

28 6. Weitere Funktionen 6.5. Anrufe in Abwesenheit Wurden Anrufe nicht beantwortet, so erscheint auf dem Display des Telefons der Hinweis Anrufe in Abwesenheit. Die Liste Anrufe in Abwesenheit lässt sich über die Verzeichnistaste des Telefons öffnen. Die Rufnummer des anderen Teilnehmers (sofern übertragen) wird zusammen mit Datum und Uhrzeit des Anrufes angezeigt. Bei unterdrückter Rufnummer werden nur Datum und Uhrzeit des Anrufes angezeigt. Bei internen Anrufern wird zusätzlich zur Rufnummer der Name angezeigt Gewählte Rufnummern (Wahlwiederholung) Die zuletzt gewählte Rufnummer kann über die Funktionstaste Wahlw. erneut angewählt werden. Eine Liste der gewählten Rufnummern lässt sich alternativ über die Taste Verzeichnisse und den Menüpunkt Gewählte Nummern aufrufen. Die gewünschte Rufnummer kann mit der Navigationstaste markiert und über die Funktionstaste Wählen erneut angerufen werden Rufnummernunterdrückung Um die eigene Rufnummer für das nächste Gespräch zu unterdrücken, wird die Tastenkombination ** vor der Zielrufnummer eingegeben. Beispiel für einen Anruf in ein anderes Ortsnetz mit Rufnummernunterdrückung: ** Bedienungsanleitung Seite 28

29 7. Chef- Sek-Kombination 7. Chef Sek Kombination Die Chef Sekretärinnen Funktion wird im vorliegenden Projekt mittels Andtek Group realisiert. Eine Chef-Sek-Kombination besteht aus mindestens zwei Telefonen: dem Telefon des Vorgesetzten und dem Sekretär(innen)- Telefon. Chef Telefon im Ruhezustand 1: Weiterleitung an Sek ein-/ ausschalten 2: VIP Liste verwalten 3: Anruf von Sekretärin übernehmen Sek Telefon im Ruhezustand 1: Sekretär(in) anwesend ja/nein Bedienungsanleitung Seite 29

30 7. Chef- Sek-Kombination Das System ist so konfiguriert, dass Telefonate für die Nebenstelle des Vorgesetzten am Chef-Telefon nur optisch signalisiert werden (siehe Abbilgung), am Endgerät des Sekretariats erfolgt die Signalisierung sowohl optisch als auch akustisch. Apparat des Chefs, eingehender Anruf weitergeleitet an Sekretärin Apparat des/der Sekretär(in), eingehender Anruf des Chefs Sowohl das Sekretariat als auch der Vorgesetzte können das Gespräch annehmen. In der Regel erfolgt die Annahme durch das Sekretariat. Gibt das Sekretariat das Gespräch auf die interne Nebenstelle des Chefs über Drücken der Funktionstaste Übergabe und der Kurzwahltaste zum Chef weiter, wird der Anruf dort entsprechend optisch und akustisch signalisiert. Eine Übergabe kann direkt oder mit Rücksprache zum Chef erfolgen (siehe 4. 2). Bedienungsanleitung Seite 30

31 7. Chef- Sek-Kombination Nimmt der Chef das Telefonat entgegen, wird seine interne Nebenstelle am Apparat des Sekretariats als Besetzt gekenn- zeichnet ( Chef schwarz hinter- legt) Während der Chef sich im Telefonat befindet, können vom Sekretariat weitere Anrufe auf die Nebenstelle des Chefs entgegengenommen werden. Beendet der Chef sein Telefonat, wird seine interne Nebenstelle am Appa- rat der Sekretärin wieder als Frei angezeigt (grau hinterlegt). Es können nur berechtigte Personen (Sekretärin) die interne Nebenstelle des Chefs anrufen. Bedienungsanleitung Seite 31

32 7. Chef- Sek-Kombination Am Apparat des/der Chefs/Chefin können bestimmte Rufnummern über die VIP Taste hinterlegt werden, welche nicht an das Sekretariat weitergeeingehende Anrufe werden direkt leitet werden. Von diesen Rufnummern am Apparat des/der Chefs/Chefin signalisiert. VIP Liste verwalten. Über den Softkey Neu können VIP Ruf- definiert nummern werden. Eingehender Anruf einer VIP- Nummer auf dem Apparat des/der Chefs/Chefin Bedienungsanleitung Seite 32

33 8. Nutzer Schnittstellen 8. Nutzer Schnittstellen 1.1 Web Schnittstelle Zugriff auf die Webdienste erhalten Mitarbeiter über die Eingabe der Adresse oder in den Webbrowser (z.b. Internet Explorer). Die Anmeldung erfolgt über den Benutzernamen und das persönliche Passwort Anmeldung Mit diesem Eintrag öffnet sich der folgende Bildschirm zur Anmeldung. Als Anmeldename sind der Loginname des Nutzers und das zugehörige Passwort, welches auch bei der Domainanmeldung am PC verwendet wird, zu verwenden. Bedienungsanleitung Seite 33

34 8. Nutzer Schnittstellen 1.2 Nutzereinstellungen Änderung Benutzereinstellungen Über die Web Schnittstelle können die PIN und die Sprache der Webseite geändert werden. Eine Änderung des Passwortes muss im AD des Nutzers erfolgen. Die PIN wird bei der Einrichtung und den Aufruf von Services am Telefon benötigt. Sie sollte beim ersten Login des Nutzers von einer Standard- auf eine individuelle PIN die nur dem Nutzer selbst bekannt ist geändert werden Änderung der PIN Über den Webdienst kann ein Nutzer seine PIN selbstständig ändern. Dazu fährt der Benutzer mit der Maus links neben Abmelden auf seinen Namen und wählt Telefon-Pin ändern. Die Eingabe der neuen PIN erfolgt im Feld Neue Telefon-PIN. Um Tippfehler auszuschließen, muss die neue PIN im Feld Telefon-PIN bestätigen ein zweites Mal eingegeben werden. Der Vorgang wird über die Schaltfläche OK abgeschlossen. Die neue PIN ist danach sofort gültig. Bedienungsanleitung Seite 34

35 8. Nutzer Schnittstellen 1.3 Geräteeinstellungen Rufumleitungen und KW Ziele am Telefon Bedienungsanleitung Seite 35

36 8. Nutzer Schnittstellen 1.4 Persönliches Adressbuch Das persönliche Telefonbuch kann über den Webdienst komfortabel gepflegt werden. Unter dem Menüpunkt Kontakte werden die persönlichen Kontakte aufgerufen. Bestehende Einträge werden über die Suchmaske gefunden und können anschließend bearbeitet werden. Alle bereits vorhandenen Einträge werden durch Drücken der Schaltfläche Suchen ohne vorherige Eingabe von Kriterien aufgelistet. Zum Anlegen eines neuen Eintrages wird die Schaltfläche Neu hinzufügen betätigt. Für den neuen Kontakt können Informationen in die vorgegebenen Felder eingetragen werden. Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind, müssen ausgefüllt werden. Das Feld Spitzname sollte aussagekräftig gefüllt werden, da diese Information bei der Kontaktsuche über das Telefon als Ergebnis angezeigt wird. Der Eintrag wird durch die Schaltfläche OK im System hinterlegt Eintrag hinzufügen Bedienungsanleitung Seite 36

37 8. Nutzer Schnittstellen Anzeigen der Einträge 1.5 Persönliche Kurzwahlen Jeder Mitarbeiter kann über den Webdienst eine Kurzwahlen-Liste anlegen und verwalten. In der Web-Oberfläche wird das Menü Telefoneinstellungen geöffnet. Über die Suchmaske können bestehende Einträge gesucht werden. Alle bereits vorhandenen Einträge werden ohne vorherige Eingabe von Kriterien aufgelistet. Zur Eingabe einer neuen Kurzwahl muss diese lediglich in die gewünschte Kurzwahlzeile eingetragen werden. In der Tabelle für die Kurzwahlen gibt es drei Spalten: Nummer, Bezeichnung und ASCII-Beschreibung. Jede Zeile beginnt mit einer fortlaufenden Nummer. Diese Nummer ist der Kurzwahlcode, über dessen Eingabe am Telefon die hinterlegte Rufnummer gewählt werden kann. In der Spalte Nummer wird die Zielrufnummer eingetragen, wie sie auch am Telefon gewählt wird (für externe Rufnummern muss die 0 für die Amtsleitung vorangestellt werden). In der Spalte Beschreibung wird ein Text eingetragen, der es ermöglicht, diese Kurzwahl z.b. einer Person zuzuordnen. In der Spalte ASCII- Beschreibung wird die Beschreibung wiederholt, allerdings müssen Umlaute und Sonderzeichen bei der Eingabe ersetzt werden. Die Einträge werden durch die Schaltfläche Speichern im System hinterlegt. Wurde eine Kurzwahl entfernt, so ist diese nach dem Speichern im System nicht mehr vorhanden. Bedienungsanleitung Seite 37

38 8. Nutzer Schnittstellen Eintrag hinzufügen Bedienungsanleitung Seite 38

39 8. Nutzer Schnittstellen 8.1. Nutzereinstellungen am Telefon Kurzwahlcode am Telefon Der Kurzwahlcode kann über den Webdienst unter Benutzeroptionen / Gerät eingetragen werden. Es können bis zu 99 Kurzwahlcodes definiert werden. Die Eingabe des Kurzwahlcodes erfolgt über die Zahlentasten des IP- Telefones und durch anschließendes Drücken der Funktionstaste KurzW Persönliches Adressbuch Das Persönliche Adressbuch kann am Telefon wie folgt aufgerufen werden: 1. Bei einem Login am Telefon: Über die Telefondienste kann vom Telefon aus auf das persönliche Telefonbuch zugegriffen werden. Die Dienste werden über die Verzeichnis -Taste am Telefon aufgerufen, anschließend der Menüpunkt Persönliches Telefonbuch ausgewählt. Der Nutzer authentifiziert sich mit seiner Kennung und der zugehörigen PIN. Anschließend wird der Eintrag Persönliches Adressbuch ausgewählt. 2. Durch Aufruf des zugewiesenen Services über die Service -Taste. Durch betätigen der Service - Taste und anschließender Auswahl der Services Persönliches Adressbuch stehen die Einträge über eine Suchmaske zur Verfügung. Um einen Kontakt zu suchen, werden die Felder Name, Vorname und Spitzname ganz oder teilweise über die Telefontastatur ausgefüllt. Die Anfrage wird über die Funktionstaste Senden gestartet. Es reicht auch, wenn z.b. nur der erste Buchstabe des Nachnamens eingetragen wird, um alle Kontakte anzeigen zu lassen, die mit demselben Buchstaben beginnen. Bedienungsanleitung Seite 39

40 8. Nutzer Schnittstellen In der Ergebnisliste wird der gewünschte Kontakt markiert. Als Ergebnis wird immer der in der Weboberfläche eingetragene Spitzname des Kontaktes angezeigt. Über die Funktionstaste Auswahl lassen sich die Details des Kontaktes, wie z.b. verschiedene Rufnummern, anzeigen und über die Funktionstaste Wählen anrufen Hinzufügen eines Eintrags am Telefon Bedienungsanleitung Seite 40

41 8. Nutzer Schnittstellen Persönliche Kurzwahl Eine Kurzwahl kann am Telefon wie folgt aufgerufen werden: 1. Bei einem Login am Telefon: Diese wird über die Verzeichnis -Taste am Telefon aufgerufen und der Dienst Persönliches Telefonbuch ausgewählt. Der Nutzer authentifiziert sich mit seiner Kennung und der zugehörigen PIN. Anschließend wird der Eintrag Persönl. Kurzwahleinträge ausgewählt. 2. Durch Aufruf des zugewiesenen Services über die Service -Taste. Durch betätigen der Service - Taste und anschließender Auswahl der Services Persönliche Kurzwahleinträge stehen die Einträge zur Verfügung. Dem Nutzer werden die über die Weboberfläche gespeicherten Rufnummern angezeigt. Über die Funktionstaste Wählen wird die markierte Rufnummer angewählt. Bedienungsanleitung Seite 41

42 11. Anhang 11. Anhang Symbole des Sprachendgeräts IP Klasse Komfort 7962G Symbol Bedeutung Rufumleitung eingelegt Anruf in der Warteschleife Verbundener Anruf Eingehender Anruf Hörer abgehoben Hörer aufgelegt Hörer Lautsprecher Kopfhörer Bedienungsanleitung Seite 42

43 12. Glossar 12. Glossar Anruf übergeben Anrufschutz Chef- Sekretär(innen) Kombination Gespräch beenden Gespräch einleiten Gespräch entgegennehmen Lautstärke anpassen Makeln... 24, 25 Notruf Rückfrage Rückruf Rückruf bei Besetzt Rückruf bei Frei Ruflisten Anrufe in Abwesenheit Gewählte Rufnummern Rufnummernunterdrückung Stummschaltung Telefon Telefon 7962G... 7, 43 Telefon Telefonkonferenz Telefon-PIN ändern Wahlwiederholung Zweitanruf Bedienungsanleitung Seite 43