MIT SAP R/3. Ein Praxisbericht VOLKER WIEST. Finanzmanagement für Einsteiger DIPLOM-VOLKSWIRT

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1 Centrum für Hochschulentwicklung Finanzmanagement für Einsteiger Wintersemester 2006/ /24. Oktober 2006 Tagungshotel Lindenhof, Bielefeld HOCHSCHUL-CONTROLLING MIT SAP R/3 Ein Praxisbericht VOLKER WIEST DIPLOM-VOLKSWIRT Begleitunterlage zum Folienvortrag am 24. Oktober 2006

2 INHALTSÜBERSICHT Inhaltsübersicht 1 Verwaltungsreform in Hessen Die Fachhochschule Wiesbaden Einführung kaufmännisches Rechnungswesen und SAP R/3 an den hessischen Hochschulen Finanzcontrolling Kostencontrolling Berichtswesen Ausblick Etwas Humor zum Schluß Kommentierte Literaturhinweise Internet-Seiten-Empfehlungen Über den Referenten

3 VERWALTUNGSREFORM IN HESSEN 1 Verwaltungsreform in Hessen Meilensteine: März 1991: Koalitionsvereinbarung zwischen SPD und Grünen: Handlungsspielraum der Hochschulen zur flexiblen Verwendung von Haushaltsmitteln soll erhöht, "Modellversuche zum Globalhaushalt an einer Universität und einer Fachhochschule" sollen gestartet werden. 1993: An der Fachhochschule Wiesbaden und der TU Darmstadt wird der auf 4 Jahre befristete "Modellversuch zum Globalhaushalt an hessischen Hochschulen" begonnen (Ausweitung der Deckungsfähigkeit und Übertragbarkeit von Titelgruppen) Beschluss des hessischen Kabinetts zur Weiterentwicklung der Verwaltungsreformkonzeption für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen: Einführung der doppelten Buchführung mit Kosten- und Leistungsrechnung, Produktsteuerung, ergebnisorientierter dezentraler Budgetierung und entsprechendem Controlling. 1998/1999:Die Hochschulen führen als Piloten das Ausschreibungsverfahren hinsichtlich der einzusetzenden betriebswirtschaftlichen Software durch. SAP R/3 als Software und SAP SI als Beratungsunternehmen erhalten den Zuschlag. Das Land nutzt später die Öffnungsklausel im Vertrag mit SAP und bestimmt SAP R/3 als die einzusetzende Software im Land Hessen. 1999: Für das Haushaltsjahr 2000 werden die bisherigen Haushaltsvoranschläge durch einen Wirtschaftplanentwurf der Fachhochschule Wiesbaden abgelöst. Der Wirtschaftsplan besteht aus den Teilplänen "Erfolgsplan" (konsumtive Mittel), "Finanzplan" (investive Mittel) und Leistungsplan (als zentralem Element der Produktausweisung) Eröffnungsbilanz der Fachhochschule Wiesbaden. Beginn der doppischen Buchungsweise und Erstellung von Jahresabschlüssen in Form von Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und Lagebericht sowie einer Kosten- und Leistungsrechnung (ab 2003 mit Kostenträgerrechnung). Aufnahme des Produktivbetriebs SAP R/ Grundlegende rechtliche Regelungen über das Rechnungswesen der Hochschulen: Hochschulfinanzverordnung (HFVO) : Grundlegende wirtschaftliche/finanzielle Vereinbarungen der Hochschulen mit dem Land: 2. Hochschulpakt (1. Hochschulpakt: ) 3

4 DIE FACHHOCHSCHULE WIESBADEN 2 Die Fachhochschule Wiesbaden 1971 gegründet Hochschule des Landes Hessen in der Rechtsform einer Körperschaft des öffentlichen Rechts (HHG). Standorte: Wiesbaden Rüsselsheim (Ingenieurwesen) Geisenheim (Wein- und Gartenbau) Personal: (Vollzeitäquivalente) Beamte: 212 Angestellte: 206 Arbeiter: 30 Haushaltsvolumen (HH 2006): Landeszuschuss: 37,4 Mio. EUR (lfd.) Investitionsmittel: EUR Drittmittelvolumen: rd. 1,1 Mio. EUR 4

5 DIE FACHHOCHSCHULE WIESBADEN Studierende gesamt (WS 05/06): davon in der Regelstudienzeit: Fachbereiche mit 37 Studiengängen: Fachbereich Architektur und Bauingenieurwesen Architektur (Diplom) Bauingenieurwesen (Bachelor) Angewandte Bautechnologie (Master) Umweltmanagement und Infrastrukturentwicklung in Ballungsräumen (Master) Fachbereich Design Informatik Medien Allgemeine Informatik (Bachelor) Innenarchitektur (Diplom) Kommunikationsdesign (Bachelor) Media Management (Bachelor) Medieninformatik (Bachelor) Informatik (Master) Fachbereich Geisenheim Gartenbau-Management (Bachelor) Landschaftsarchitektur (Bachelor) Weinbau & Getränketechnologie (Diplom) Internationale Weinwirtschaft (Bachelor) Global Horticulture (Master) Oenologie (Master) Fachbereich Ingenieurwissenschaften Information Technology & Telecommunikations (Bachelor) Television Technology & Electronic Media (Bachelor) BIS Elektrotechnik für Techniker und Meister (Diplom) Maschinenbau (Diplom) BIS Maschinenbau für Techniker und Meister (Diplom) Internationales Wirtschaftsingenieurwesen (Diplom) KIS-Kooperatives Ingenieurstudium Systems Engineering (Diplom) Umwelttechnik (Bachelor) Physikalische Technik (Bachelor) Angewandte Physik Product Development and Manufacturing (Master) Fachbereich Sozialwesen Soziale Arbeit (Bachelor) Advanced Professional Studies MAPS (Master) Fachbereich Wirtschaft Business Administration (Bachelor) International Business Administration (Bachelor) Insurance and Finance (Bachelor) Business Law (Bachelor) Finance (Master) International Business Administration (Master) International Insurance (Master) Sales and Marketing (Master) 5

6 EINFÜHRUNG KAUFMÄNNISCHES RECHNUNGSWESEN UND SAP R/3 AN DEN HESSISCHEN HOCHSCHULEN 3 Einführung kaufmännisches Rechnungswesen und SAP R/3 an den hessischen Hochschulen Projektorganisation: Uni Kassel: VCC HR BHF (ab 1/2007 Bezügestelle) Uni Giessen: VCC CO Uni Marburg: VCC MM Uni Frankfurt: VCC FMA Uni Darmstadt: VCC FM FH HRZ: VCC FI VCC = Virtuelles Competence-Center PCC = Physisches C.C. PCC an der Universität Darmstadt (Physisches Competence-Center) FH HRZ an der FH Darmstadt (Rechenzentrum für die Fachhochschulen) Verschiedene Hochschulen haben die fachliche Betreuung einzelner Module von SAP R/3 übernommen. Die VCC s übernehmen den second level support und sind Kontaktpunkt zu SAP. An der TU Darmstadt wird das Hochschulreferenzmodell gepflegt. Ab 01/2007 übernehmen die Hochschulen auch die Gehalts- und Bezügeabrechnung (SAP HR). An der Universität Kassel ist dazu die BHF eingerichtet. 6

7 EINFÜHRUNG KAUFMÄNNISCHES RECHNUNGSWESEN UND SAP R/3 AN DEN HESSISCHEN HOCHSCHULEN Systemlandschaft: DD5 TD5 PD5 Testmandant/ Schulungsmandant Entwicklungsmandant Produktivmandant Korrektur- und Transportwesen Customizing (= Anpassung der Systemeinstellungen an die hochschulspezifischen Anforderungen) Wird zunächst im Entwicklungssystem (DD5 Development ) vorgenommen und im Testsystem getestet. Über einen Transport der Veränderungen gelangen die neuen Aussteuerungen nach erfolgreichem Test vom Entwicklungs- in das Produktivsystem. Bisherige Projekt-Meilensteine: 2000 und 2001: Aufnahme Produktivbetrieb SAP R/3 an den Hochschulstandorten 2002: Euroumstellung der Systeme 2005: Kontenplanumstellung auf den bundeseinheitlichen Verwaltungs- Kontenrahmen 2006: Releasewechsel auf mysap ERP : Übernahme der Gehalts- und Bezügeabrechnung durch die Hochschulen in SAP-HR 7

8 EINFÜHRUNG KAUFMÄNNISCHES RECHNUNGSWESEN UND SAP R/3 AN DEN HESSISCHEN HOCHSCHULEN Die Module des Rechnungswesens: SD FI Module des Rechnungswesen PP MM R/3 CO PSM QM PM Client / Server ABAP/4 OC PS HR IS FI - Finanzwesen Finanzbuchhaltung (nach Regeln der Doppik) Aufgabe: Dokumentation der Geschäftsvorfälle zwischen Hochschule und Außenwelt nach zeitlichem und sachlichem Aspekt. Abschluß in Form von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. GuV stellt Aufwendungen und Erträge gegenüber: Saldo = Gewinn bzw. Verlust CO - Controlling Kosten- und Leistungsrechnung Aufgabe: Wirtschaftlichkeits- und Erfolgskontrolle in den einzelnen Verantwortungsbereichen (unterjährig) Abschluß in Form der Kostenträgerrechnung ( Produktpreis ) K O S T E N - Controlling PSM - Haushaltsmanagement (Public Sector Management) (vorm.: FI-FM) Aufgabe: Sicherung der Liquidität, Ausweisung und Kontrolle der Budgets Einnahmen / Ausgaben, Saldo = verfügbare (Finanz-)Mittel (Budgets) F I N A N Z - Controlling 8

9 FINANZCONTROLLING 4 Finanzcontrolling Teilpläne des Wirtschaftsplans: Erfolgsplan (konsumtive Mittel): Stellt erwartete Aufwendungen und Erträge gegenüber und entspricht damit einer Plan-Gewinn- und Verlustrechnung. Finanzplan (investive Mittel): Cash-flow-Rechnung, die durch Eliminierung von nicht ausgabewirksamen Aufwendungen und nicht einnahmewirksamen Erträgen den Erfolgsplansaldo in die finanzwirtschaftlichen Größen Ausgaben und Einnahmen überführt (liquide Mittel). Leistungsplan (Produkte): bildet die durch Zielvereinbarung festgelegten Mengen der einzelnen zu erbringenden Produkte ab (Studierende, Drittmittel etc. als Leistungsparameter). Berechnung Landeszuschuss: Grundbudget = (Menge Stud. i.d.r.) x (Clusterpreis) Erfolgsbudget = (Höhe Erfolgsparameter) x (Prämienhöhe) (Als Punktmodell ausgestaltet: erreichte Punkte durch Gesamtzahl Punkte.) Innovationsbudget (Strukturanpassungsbudget, Einzelmaßnahmen) Interne Budgetierung und Haushaltsüberwachung an der FHW: Die interne Budgetierung erfolgt im CO-Modul anhand von Planwerten (CO-Begriff Planwert entspricht in diesem Verständnis dem Begriff Budget ). Vorgehensweise: 1. Wirtschaftsplanzuschüsse des Landes (kamerale Titel konsumtiv und investiv) werden unter Plankostenarten auf eine zentrale Budget- Kostenstelle eingebucht. 2. Von dort erfolgen per CO-Planwertumbuchungen die Buchungen auf die Fachbereichskostenstellen und die Haushaltsmittelprojekte (Aufträge). Die Buchungen erfolgen über CATT automatisiert aus einer Excel-Tabelle heraus (liegt als Beschlußvorlage zur internen Verteilung vor). 3. Per Bericht Kontoauszug kann jede Organisationseinheit ihre Kostenstellen und Auftragsnummern dezentral im SAP-System abfragen. 9

10 FINANZCONTROLLING Abbildung in SAP CO Benötigte Stammdaten: A) Budgetierungs-/Plankostenstellen (alle KST unter dem Knoten FHW-Plan, z.b. KST 20001, die die Landeszuschüsse aufnimmt). B) Plankostenarten werden im Bericht unter Budget ausgewiesen. (sind, in Abgrenzung zu den 8-stelligen FI-Erfolgskonten und deren Kostenarten, 4-stellig.) Unter den Plan-Kostenarten 6100 und 6180 werden die Landeszuschüsse eingebucht. Intern budgetierte Investitionsmittel werden z.b. unter der Plankostenart 6181 in die Fachbereiche verteilt. Unterjährige Zuweisungen z.b. aus der Präsidiumsreserve werden durch eigene Plankostenarten abgebildet (vgl. neben: eigener Knoten PLAN_EINM mit eigenem Nummernkreis 62xx). 10

11 FINANZCONTROLLING Berichtswesen: Kontoauszug : Grundsätzliche Berichtsgliederung: Budget (inkl. ggf. Vorjahresreste) + ggf. Erlöse./. Ausgaben (konsumtiv)./. Investitionen (Investitionsausgaben)./. Verrechnungen (Umlagen) = verfügbares Budget nachrichtl. Ausweisungen (nicht budgetrelevant) Beispiel Kostenstellenbericht in SAP Budget = ,91 EUR./. Ausgaben insges. = ,13 EUR = verfügbarer Rest = EUR 11

12 KOSTENCONTROLLING 5 Kostencontrolling Definition Kosten: Kosten = bewerteter Verzehr von Gütern und Dienstleistungen (zur Erstellung der betrieblichen Leistungen). erfasst mengenmäßigen Einsatz von Produktionsfaktoren ( Input : Mensch, Maschinen, Material etc.) im Produktionsprozess. Güterwirtschaftlicher Bereich des Unternehmens / der Hochschule, nicht finanzwirtschaftlicher Bereich! Dimension EUR entsteht nur durch Bewertung des mengenmäßigen Verbrauchs der Einsatzfaktoren (vgl. Definition oben). Im Unterschied zur Finanzrechnung weist die Kostenrechnung trotz gleicher Dimension Währungseinheit EUR nicht den Verbrauch von Geld sondern von (Einsatz-)Gütern, die zur Erstellung der hochschulischen Leistung (in einer Periode) erforderlich waren, aus! Beispiel für das Auseinanderfallen von Finanz- und Kostengrößen: Geldverbrauch (Finanzrechnung) und Ressourcenverbrauch (Kostenrechnung) fallen z.b. bei jeder investiven Maßnahme auseinander: A) Finanzrechnung: Beschaffung eines PC s, EUR Mittelabfluss (= Geldverbrauch) in 2006 B) Kostenrechnung: Nutzung eines PC s als Einsatzgut zur Erstellung hochschulischer Leistungen. Nutzungsdauer gemäß AfA-Tabelle: 3 Jahre. Kosten in 2006: 400 EUR (1.200 EUR/3 Jahre). Es fallen auch in den Jahren 2007 und 2008 jeweils 400 EUR Kosten aus der Nutzung des PC s an, obwohl sie nicht mit einer (Geld-)Ausgabe verbunden sind. (Die Anschaffungsausgabe in Höhe von EUR ist in 2006 vollständig abgeflossen und durch die Finanzrechnung dokumentiert.) Über den Gesamtzeitraum der Nutzung sind die Summen der Ausgaben (1.200 EUR) und der Kosten (3x 400 EUR) aber gleich. Kostenrechnung periodisiert den Verbrauch! Schlagwörter: Vom Geldverbrauchs- zum Ressourcenverbrauchskonzept New Public Management (Neues Steuerungsmodell) Intergenerative Gerechtigkeit 12

13 KOSTENCONTROLLING Zwei Arten von Verrechnungen/Umlagen innerhalb der Hochschule: Gemeinkosten-Controlling I: Kostenarten- und Kostenstellenrechnung beleggebundene Verrechnungen unterjährig, d.h. im laufenden Geschäftsjahr beleggebunden, d.h. an einen konkreten Geschäftsvorfall anknüpfend. An der FHW werden die folgenden, vorgangsbezogenen Umbuchungen unterjährig gebucht: Porto Telefon Büromaterial Ö-Artikel Druckereileistungen (direkte Leistungsverrechnung) Kopien Werkstattleistungen Dienst-KfZ Ziel: bereits unterjährige verursachungsgerechte Zuordnung der Kosten. Beispiel beleggebundene Verrechnungen in SAP: Leistungen der Haus-Druckereien 1. Es werden zunächst Leistungsarten (z.b. DRU001 "Drucke DIN A4 einseitig") angelegt, die die Leistungen der Bereichsdruckerei Wiesbaden (Kostenstelle 34610) beschreiben. Sie sind in der Leistungsartengruppe DRUCKE_WI "Leistungsarten der Bereichsdruckerei Wiesbaden" zusammengefasst. DRUCKE Leistungsartengruppe Drucke -- DRUCKE_WI Leistungsartengruppe Drucke Wiesbaden --DRU001 DRU020 DRU001 Drucke A4 einseitig - inkl. A5 WI DRU002 Drucke A4 doppelseitig - inkl. A5 WI DRU003 Drucke farbiges Papier; einseitig WI DRU004 Drucke farbiges Papier; doppelseitig WI DRU005 Pak. Umdruckpapier (500 Bl.) A4 weiß WI DRU006 Pak. Umdruckpapier (500 Bl.) A4 farbig WI DRU007 Pak. Umdruckpapier (500 Bl.) A3 weiß WI DRU008 Pak. Umdruckpapier (500 Bl.) A3 farbig WI 2. Jeder Leistungsart (= internes Produkt) wird ein Tarif (= Preis) zugeordnet und als solcher bei den leistenden Kostenstellen der Bereichsdruckereien hinterlegt. In einem ersten Schritt werden die Tarife politisch gesetzt. 13

14 KOSTENCONTROLLING Tarife der Bereichsdruckerei Wiesbaden ( Preisliste der Kostenstelle 34610): LeistAr t Leistungsart Kurztext DRU001 Drucke A4-eins. WI Ta re h 1 Tarif ges. 0,03 DRU002 Drucke A4-doppel. WI 1 0,04 DRU003 Drucke farb.p.ein WI 1 0,04 DRU004 Drucke farbp.dopp WI 1 0,05 DRU005 Pak. Pap. A4 weiß WI 1 5,00 DRU006 Pak. Pap. A4 farb WI 1 9,00 DRU007 Pak. Pap. A3 weiß WI 1 10,00 DRU008 Pak. Pap. A3 farb WI 1 18,00 Tarif var. 0,00 0,03 0,00 0,04 0,00 0,04 0,00 0,05 0,00 5,00 0,00 9,00 Tarif fix 0,00 10,00 0,00 18,00 Erläuterung: Die Leistungsart DRU001 "Drucke A4 einseitig" kostet bei Bezug aus der liefernden Kostenstelle "Bereichsdruckerei Wiesbaden" die empfangende Kostenstelle pro Stück (= Tarifeinheit) 0,03 (= Tarif). 3. Definition sekundärer Kostenarten Die Verrechnung der Leistung erfolgt unter der sekundären Kostenart (Umlagekostenart) für Leistungen der Druckerei. SEK Sekundärkosten -- ILV Innerbetriebliche Leistungsverrechnung -- DRU Druckereien ILV Druckereien Ergebnis der Druckerei-Verrechnung Die (leistenden) Kostenstellen der Bereichsdruckereien Wiesbaden und Rüsselsheim werden entsprechend ihrer Leistungserbringung entlastet (Leistungsmengen x Tarif), die empfangenden (anfordernden) Kostenstellen der FHW werden unter der (sekundären) Kostenart "ILV Druckerei" zeitgleich in gleicher Höhe belastet. 1 Die sekundäre Kostenart beinhaltet die Ziffernfolge der sendenden Kostenstelle (Kostenstelle = Druckereien Allgemein). 14

15 KOSTENCONTROLLING Es wird neben sendender und empfangender (Kosten-)Stelle - nur die Leistungsart und die Menge gebucht, Betrag und Kostenart werden von SAP errechnet bzw. abgeleitet und brauchen nicht eingegeben zu werden. Gemeinkosten-Controlling II: Kostenträgerrechnung in SAP R/3 im Rahmen der Kosten(träger-)rechnung ex post, d.h. nachträglich für einen zurückliegenden Monat/ein zurückliegendes Jahr nicht beleggebunden, d.h. Umlagen erfolgen nach definierten Umlageschlüsseln (z.b. Gebäudekosten nach in Anspruch genommener (gewichteter) Hauptnutzfläche) Kostenartenrechnung (Was für Kosten?) Kostenarten verursachungsgerechte Zusatzkontierung in FI im lfd. GJ Kostenstellenrechnung (Wo angefallen?) Kostenstellen/ Aufträge verursachungsgerechte Zuordnung?? Kostenträgerrechnung! (Wofür?) Kostenträger (Studiengänge) Ziel: Ausweis aller in einem Geschäftsjahr entstandenen Kosten auf definierten Kostenträgern (Produkten). Als Kostenträger sind neben Drittmittelprojekten - die Studiengänge der FHW definiert. 15

16 KOSTENCONTROLLING Die Kostenzurechnung soll ebenfalls verursachungsgerecht erfolgen. Aufgrund nicht vorhandener (oder zu aufwändig zu erstellender) Belege werden Hilfsgrößen (= Umlagekennziffern) für die Umlage benutzt. Stufen der Kostenträgerrechnung sowie Umlagekennziffern: Verrechnungsschritt: Umlagekennziffer: 1. Auftragsabrechnung auf die verantwortliche Kostenstelle 2. Umlage Personal-Kosten Istkosten oder nach Durchschnittssätzen 3. Umlage Gebäude-Kosten entsprechend gewichteter Hauptnutzfläche 4. Umlage Verwaltung nach vollzeitäquivalent Beschäftigte 5. Umlage Zentrale/Sonstige Einrichtungen nach gewichtete Stud. i.d.r. 6. Abrechnung Fachbereiche auf Studiengänge nach Lehrnachfrage Kostenartenhauptgruppen: Über alle Verrechnungsstufen hinweg, bis zum Endkostenträger, bleiben die folgenden Kostenartengruppen erhalten: Primärkosten (Erfolgskonten Kl aus FI Außenbezug ): Personalkosten Sachkosten Abschreibungen (AfA) Sekundärkosten (keine FI-Erfolgskontenentsprechung, Innenbezug ): Kontenklasse 9: Umlage-Kostenarten (ebenfalls in der Gliederung Personal, Sach, AfA) Neutraler Aufwand & Ertrag (geht nicht in die KTR ein!) Erlöse (Kl. 5 aus FI) FI CO Bestandskonten Erfolgskonten Primärkosten Sekundärkosten 16

17 KOSTENCONTROLLING Beispiel Umlage Gebäudekosten in SAP: Kosten auf Gebäude- Kostenstellen vor Umlage Gebäude ,41 EUR Die Belastung der Empfänger-Kostenstelle ergibt sich aus dem Anteil gewichteter Hauptnutzfläche, den die Zielkostenstelle zur Gesamt- Hauptnutzfläche hat: Summe gewichtete Quadratmeter HNF: ,90 qm => Verrechnungssatz: 104,22 EUR/qm ( ,41 EUR/54.502,90 qm) 17

18 KOSTENCONTROLLING BEISPIEL: Belastung FB 01 FB 01 hat 2.912,90 qm X 104,22 EUR (Verrechnungssatz) => ergibt Belastung Umlage Gebäude in Höhe von ,33 EUR. Sendende Kostenstellen Gebäude nach dieser Stufe vollständig entlastet. Es folgt die nächste Stufe ( Stufenleiterverfahren der Kostenträgerrechnung). Kosten auf Gebäude- Kostenstellen nach Umlage Gebäude 0,00 EUR Verrechnete Kosten Gebäude = Entlastung ,41 EUR (Beträge z.t. geschwärzt) 18

19 KOSTENCONTROLLING Die Ausgestaltung des Verrechnungssystems im SAP R/3 CO-Modul soll den originären Rechnungszweck der Kostenrechnung Schaffung von Kostentransparenz durch eine verursachungsgerechte Kostenzuordnung erreichen sowie 2 ein überschaubares, von allen Beteiligten als "fair" empfundenes, einheitliches Verrechnungs-System schaffen (Akzeptanz) einen hinreichenden Kostenblock abdecken (Relevanz) soweit wie möglich automatisiert erfolgen (Wirtschaftlichkeit). Würdigung Hochschul-Kostenträgerrechnung: 1. Als externes Instrument der Überprüfung der vom Land gesetzten Clusterpreise ungeeignet. 2. Als internes Instrument der Darstellung der Faktorverbräuche ( Ressourcenverzehr ) gut geeignet und ausbaufähig. - Unterstützung von Entscheidungen in den Bereichen Budgetierung - Erhöhung der Transparenz hochschulischer Prozesse Mehrjährige Phase des Ausbaus, der Evaluierung und Stabilisierung der Hochschul-Kostenrechnung notwendig! 2 Vgl. dazu HORVATH, P.: Controlling, S

20 BERICHTSWESEN 6 Berichtswesen Berichte und Berichts-Empfänger (Auswahl): Externer Jahresabschluß (Bilanz, GuV u.a.) (PwC, Land Hessen, FHW) externe Kostenträgerrechnung für Land (Land Hessen, FHW) Quartalsbericht (Wirtschaftsplan) (Land Hessen, FHW) Verwendungsnachweise für Drittmittelgeber (Drittmittelgeber) Hochschulfinanzstatistik (Stat. Landes- bzw. Bundesamt) Interne Budgetüberwachung (FHW) Kosten-Nutzen-Analysen (FHW) bewirkt: Professionalisierung der Verwaltung Steigerung der Transparenz finanzwirtschaftlicher Vorgänge Erhöhung des Kostenbewußtseins Reduzierung von Datenredundanz und System-Schnittstellen Einschränkungen: o Zum Teil erheblicher Arbeitsaufwand o Arbeiten für den Papierkorb (Aussagegehalt der Berichte wird noch extern wie intern - zu wenig genutzt) o Zum Teil inkonsistente Berichte (Kreislauf Leistungsplan -> Erfolgsplan -> Kostenträgerrechnung) o Fehlerhafte Interpretation durch Gleichsetzung von Erfolgs- und Finanzberichten (Auszahlung = Aufwand = Kosten) 20

21 AUSBLICK 7 Ausblick Von der Kostenrechnung zum Kostenmanagement, vom operativen zum strategischen Controlling Sachzielorientierte Planung ( Produktplanung : Ziele der Hochschule) und formalzielorientierte Planung (finanzwirtschaftliche Planung) müssen enger verzahnt und aufeinander abgestimmt werden. Schließlich sollen die Sachziele der Hochschulleitung finanzwirtschaftlich abgesichert und umgesetzt werden. Beispiel Präsentationstool: Studiengänge der FH Wiesbaden 1000 Anzahl Studierender Studiengänge Entwicklung Dabei gilt beispielhaft: je größer die Blase ist, desto mehr Studierende hat dieser Fachbereich, je weiter rechts die Blase liegt, desto besser ist die Studierenden- Entwicklung (hier abgeleitet aus Vergangenheitswerten!) strategisches Controlling: tun wir die richtigen Dinge? "Effektivität" (= (Ziel-)Wirksamkeit) "sozio-emotionale" Rationalität operatives Controlling: tun wir die Dinge richtig? "Effizienz" (= Wirtschaftlichkeit) "instrumentale" Rationalität 3 3 Vgl. Weber, J.: Controlling, Rationalitätssicherungsfunktion des Controlling. 21

22 ETWAS HUMOR ZUM SCHLUß Etwas Humor zum Schluß Von der Notwendigkeit kompetente Controller an Bord zu haben: Hägar der Schreckliche - Erfahrungen eines Wikingers, der zu neuen Ufern aufbricht 4 4 Quelle: DIK BROWNE: Hägar der Schreckliche. Band 1: Harte Zeiten. Goldmann

23 KOMMENTIERTE LITERATURHINWEISE Kommentierte Literaturhinweise Einstiegsliteratur: SCHULTZ, VOLKER: Basiswissen Rechnungswesen. Buchführung, Bilanzierung, Kostenrechnung, Controlling. 4. überarb. u. erw. Aufl., Beck-DTV. München 2006 Preiswertes (10,00 EUR) Buch, daß auch für den betriebswirtschaftlichen Laien verständlich in die im Untertitel genannten Bereiche einführt, dabei aber nicht oberflächlich bleibt. Wer sich innerhalb kürzester Zeit in die ökonomische Denkweise einführen lassen möchte, der lese auf nur 15 Seiten die 10 grundsätzlichen Regeln und Theoreme der Ökonomie im 1. Kapitel von MANKIW, NICHOLAS GR.: Grundzüge der Volkswirtschaftslehre, 3. überarb. Aufl (Schäffer-Poeschel) Neues Steuerungsmodell / New Public Management: BLANKE / VON BANDEMER / NULLMEIER / WEWER (HRSG.): Handbuch zur Verwaltungsreform. 3., völlig. überarb. u. erw. Aufl., Wiesbaden (VS Verlag) 2005 In rund 60 Beiträgen werden verschiedene Themenfelder des NPM erörtert. Für die hier behandelten Fragestellungen finden sich Beiträge unter den beiden Rubriken Budgetentwicklung und Ergebnis- und wirkunsorientierte Steuerung. HANFT, ANKE (HRSG.): Grundbegriffe des Hochschulmanagements. Neuwied, Kriftel: Luchterhand 2001 SCHEDLER, KUNO / PROELLER, ISABELLA: New Public Management. 2., überarb. Aufl., Bern, Stuttgart, Wien: Haupt 2006 (UTB für Wissenschaft: Uni-Taschenbücher; 2132 : Kleine Reihe) Kosten- und Leistungsrechnung: COENENBERG, ADOLF GERHARD: Kostenrechnung und Kostenanalyse. 5., überarb. und erw. Aufl. Landsberg/Lech: Moderne Industrie 1999 Besonders die grundlegenden Kapitel 1 bis 4 führen hervorragend in die Grundbegriffe und Zusammenhänge der Kostenrechnung und ihren Bezug zur Finanzbuchhaltung ein. HABERSTOCK, LOTHAR: Kostenrechnung I. Einführung mit Fragen, Aufgaben, einer Fallstudie und Lösungen. 12., Aufl. bearb. von Volker Breithecker. Erich Schmidt-Verlag 2004 Ein Klassiker und weiterhin empfehlenswert. 23

24 KOMMENTIERTE LITERATURHINWEISE Controlling: HORVÁTH, PETER: Controlling. 10., vollst. überarb. Aufl. München: Vahlen 2006 Umfangreiches wissenschaftliches Standardwerk. Als Aufgabe des Controllings wird die ergebniszielorientierte Koordination gesehen. VOLLMUTH, HILMAR J.: Führungsinstrument Controlling: Planung, Kontrolle und Steuerung. 6., überarb. und erw. Aufl. Planegg: WRS- Verl Praxisorientierte Darstellung des Controllings. Gut verständlich geschrieben. WEBER, JÜRGEN: Einführung in das Controlling. 8., aktualisierte u. erw. Aufl. Stuttgart: Schäffer-Poeschel, 1999 (Sammlung Poeschel; 133) Wissenschaftliches Standardwerk. Controlling hat nach Weber die Aufgabe der Sicherstellung angemessener Rationalität der Führung. Controlling mit SAP R/3: FRIEDL, GUNTHER / HILZ, CHRISTIAN / PEDELL, BURKHARD: Controlling mit SAP R/3. Eine praxisorientierte Einführung mit umfassender Fallstudie und beispielhaften Controlling-Anwendungen. 3. Aufl., Wiesbaden 2003 Das Buch ist als Kursunterlage für SAP-CO Schulungen innerhalb eines betriebswirtschaftlichen Studiums mit Schwerpunkt Controlling konzipiert (s. Lehrstuhl Prof. Friedl, Universität Mainz). Anhand einer Fallstudie wird zum einen KLR-Basiswissen vermittelt, zum anderen die einzelnen Masken und Felder der SAP-Transaktionen erläutert. KLENGER, FRANZ / FALK-KALMS, ELLEN: Kostenstellenrechnung mit SAP R/3. Mit Testbeispielen und Customizing für Studenten und Praktiker. 3. Aufl Vieweg Verlag Als Kursunterlage konzipiert, stellt dieses Buch anhand eines Fallbeispiels grundlegende Customizing-Einstellungen des SAP R/3 CO und soweit als Grundlage notwendig des FI-Moduls Schritt für Schritt dar. LIENING, FRANK / SCHERLEITHNER, STEPHAN: SAP R/3 Gemeinkostencontrolling Release 4.6 München: Addison-Wesley 2001 (SAP Anwenderedition hrsg. v. der CDI) Stellt die Funktionalität und Bedienung des SAP R/3 CO-Moduls im Hinblick auf das Gemeinkostencontrolling dar. Hochschulkostenrechnung: KIRCHHOFF-KESTEL, SUSANNE: Kosten- und Leistungsmanagement in Hochschulen. Grundlagen und Konzepte für ein zweckorientiertes Rechnungssystem (Reihe Wissenschafts- und Hochschulmanagement, Band 7, hrsg. von Detlef Müller-Böling und Reinhard Schulte) Lohmar, Köln: EUL-Verlag

25 INTERNET-SEITEN-EMPFEHLUNGEN Internet-Seiten-Empfehlungen Online-Recherche Lernen Recherchefibel Controlling: Online-Nachschlagewerke und Informationsdienste Kompetenz-Center Controlling Controlling-Lexikon (Steuernetz) Online Verwaltungslexikon Controlling-Organisationen Controllerverein Controllerakademie International Group of Controlling Controlling-Zeitschriften Controllermagazin Zeitschrift für Controlling & Management Lern-Software Joker: Kostenrechnung interaktiv entdecken (und erlernen) Kostenloser Download (nach Registrierung), Universität Mannheim und Partner Verwaltungsreform / New Public Management Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung bei der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer International Public Management Network Hessen Hessisches Ministerium für Wissenschaft und Kunst Verwaltungsreform in Hessen Derzeit geltendes hessisches Landesrecht Seminare, Fort- und Weiterbildung sowie Verbände Hessischer Verwaltungsschulverband CHE - Management-Fortbildung für Führungskräfte an Hochschulen Bundesverband deutscher Volks- und Betriebswirte e.v. Hochschule Hochschulrektorenkonferenz Wissenschaftsrat SAP SAP Deutschland AG & Co. KG 25

26 ÜBER DEN REFERENTEN Über den Referenten Volker Wiest (Fachhochschule Wiesbaden) Diplom-Volkswirt. Studium der Volkswirtschaftslehre mit dem betriebswirtschaftlichem Schwerpunkt Organisation an der Johannes Gutenberg- Universität zu Mainz. Seit Okt an der Fachhochschule Wiesbaden, zunächst als Projektmitarbeiter Einführung Globalhaushalt für die Erstellung der Eröffnungsbilanz, der Wirtschaftspläne, Einführung der SAP R/3-Software und Aufbau einer Hochschul- Kostenrechnung verantwortlich. Seit stellvertretender Abteilungsleiter Haushalt/Controlling/ Investitionsangelegenheiten und Sachgebietsleiter des neu gegründeten Sachgebiets Controlling/SAP-Betreuung. Aufgabengebiete: Aufstellung und Abrechnung der Wirtschaftspläne, Finanzcontrolling (Interne Budgetierung; Mittelabrechnung), Kostencontrolling (insbes. Kostenträgerrechnung), SAP-Berechtigungswesen (Nutzerverwaltung), Interne Schulungen (SAP-Software, betriebswirtschaftliche Grundlagen). Zuvor Controller im Bauhof der Stadt Bad Kreuznach (Mitwirkung bei der Umwandlung des Baubetriebsamtes in eine eigenbetriebsähnliche Einrichtung mit kaufmännischer Buchführung). Tel.: + 49 (0) vwiest@rz.fh-wiesbaden.de www: 26