Leistungsbeschreibung

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1 Leistungsbeschreibung Allgemeines OfficeTalk ist ein Steuerungssystem Steuerungssystem (Workflow, BPM - Business Process Management) für die Vorgangsbearbeitung und die Aktivitätenkontrolle, sowie für Geschäfts- und Fertigungsprozesse jeglicher Art innerhalb eines Unternehmens. Das System ist auf verschiedenen Rechnerplattformen einsetzbar. Org. Abläufe werden ziel- und ergebnisorientiert verwaltet. OfficeTalk basiert auf den neuesten Software-/ Entwicklungstechniken und ist als Komponentensoftware konzipiert. Die Dimensionierung des Systems kann variabel, entsprechend den Anforderungen erfolgen. Die Anzahl der Arbeitsplätze, die von OfficeTalk unterstützt werden, sind von der eingesetzten Datenbank abhängig.

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3 Zielgruppen für OfficeTalk OfficeTalk ist branchenunabhängig und Firmengrößen unabhängig ausgelegt. Es ist für folgende Einsatzgebiete geeignet: Steuerung und Strukturierung von administrativen Abläufen im Unternehmen Steuerung und Bearbeitung von vertriebsorientierten Vorgängen Steuerung und Bearbeitung von produktionsorientierten Vorgängen Strukturierung und Steuerung der Bearbeitung terminorientierter Aktivitäten Strukturierung und Steuerung branchenspezifischer Abläufe (z.b.: Arztpraxen, Notare und Anwälte, Handelsunternehmen und Vertriebsunternehmen, Unternehmen im Bildungsbereich, Beratungsunternehmen, Dienstleistung, Makler, Anlageberater, u.s.w.) Vorteile und Ziele von OfficeTalk Belege (Papier) müssen nicht mehr wie bisher mehrfach erstellt bzw. kopiert werden, wenn sie die verschiedenen Bearbeitungsschritte und Bearbeitungsstellen innerhalb eines Unternehmens durchlaufen. Abläufe können inhaltsorientiert im Rechner verwaltet werden. Das Weiterreichen eines Vorgangs von einem Bearbeiter zum nächsten geschieht papierlos und effizient durch rechnergestützte Archivierung, Wiedervorlage, Erinnerung und Rückmeldung. Die zeitliche Ablaufsteuerung der Bearbeitung geschieht rechnergesteuert. Bearbeiter bezogene Verarbeitung wird unterstützt durch vorgegebene Reihenfolgen, Vertretungs-, Urlaubspläne- sowie Krankheitslisten. Informationen können somit nicht mehr verloren gehen. Zur Ausführung Ihrer Aufgaben können externe Systeme in den Arbeitsablauf intergriert werden. Schnittstellen zu externen Systemen OfficeTalk ist als offenes System konzipiert und läßt sich in bestehende Softwarelösungen integrieren. Damit wird die fachliche Bearbeitung von Geschäftsprozessen in bereits bestehenden Systemen (Textverarbeitung, Faktura, Finanzbuchhaltung, Terminverwaltung usw.) durchgeführt. Die Verteilung, Steuerung und Koordination der Geschäftsprozesse wird dabei von OfficeTalk übernommen. Unterstützte Plattformen OfficeTalk ist betriebssystemneutral entwickelt und unterstützt folgende Systemplattformen: Windows 98 Windows 2000 Windows XP Linux Windows NT Windows XP Windows ME Plattformen in Vorbereitung HP9000 RS6000 SUN-Solaris Unterstützte Datenbanken OfficeTalk unterstützt folgende Datenbanken: Oracle ab Version 7 Microsoft-SQL ab Version 7

4 Die Leistungsmerkmale Vorgangsarten OfficeTalk ermöglicht die freie Definition von Abläufen/Prozessen und deren zugehörige Aktionen. Ein Beispiel: Der Prozess Bestellung an Lieferanten legt fest, daß die Bestellung nach spätestens 10 Tagen dem entsprechenden Bearbeiter zur Wiedervorlage vorgelegt, und anschließend an den Bearbeiter für die Warenannahme weitergeleitet wird. Vorgang Unter Vorgang werden Abläufe und Prozesse verstanden. Dies sind z.b.: Briefe, Mitteilungen, Anträge, Terminvereinbarungen, Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen, Arbeitsanweisungen, Ordner oder Produktionsanweisungen. Bearbeiter In OfficeTalk werden Bearbeiter mit Benutzernamen und Passwort registriert. Dadurch kann der Zugriff des Bearbeiters auf die in OfficeTalk gespeicherten Artefakte begrenzt werden. Bearbeiter können Beitergruppen zugeordnet werden. Bearbeiter/gruppen können einer Abteilung zugeordnet werden. Der Abteilungsleiter kann sich jederzeit über den Status der Vorgänge seiner zugeordneten Bearbeiter informieren. Für Bearbeiter, - gruppen und Abteilungsleiter können Vertreter bestimmt werden. Diese Vertreter übernehmen für bestimmte Zeiträume (Urlaub, Krankheit) die übertragenen Aufgaben. Durch diese Strukturierungsmöglichkeit kann ein Unternehmen hierarchiekongruent nachgebildet werden. Zuständigkeiten für die Bearbeitung von Vorgängen In OfficeTalk wird festgelegt, welche Vorgangsarten von welchen Bearbeitern und Bearbeitergruppen bearbeitet werden. Die Bearbeitung kann auf Vorgangsarten oder einen einzelnen Vorgänge bezogen sein. Bearbeitungsprioritäten von Vorgängen Vorgänge oder Vorgangsarten können Prioritäten zugeordnet werden. Einem Bearbeiter werden die zu bearbeitenden Vorgänge nach Prioritäten vorgelegt. Die Priorität eines Vorgangs kann während seiner Bearbeitung geändert werden. Zeit- und Terminsteuerung für Vorgänge Vorgangsarten kann eine minimale und maximale Bearbeitungszeit innerhalb eines Bearbeitungsschrittes (Bearbeiter) zugewiesen werden. Die Vorlage eines Vorgangs zur weiteren Bearbeitung kann mit einem festen Termin versehen werden. OfficeTalk steuert die Vorlage dieser terminbehafteten Vorgänge und regelt über Ausnahmenbehandlungen Terminüberschreitungen. Wegbeschreibung für Vorgänge In OfficeTalk wird beschrieben, welchen Weg eine Vorgangsart während seiner Bearbeitung geht. Es wird bestimmt, welchem weiteren Bearbeiter ein Vorgang übergeben wird, nachdem er vom aktuellen Bearbeiter abgeschlossen wurde. Diese Wegbeschreibung berücksichtigt Bearbeitungsprioritäten und alternative Wege im Falle von Vertretungen. Automatische Erstellung von Laufzetteln Optional erhält ein Vorgang automatisch bei seiner Anlage von OfficeTalk einen Laufzettel. Dieser wird von OfficeTalk während seiner gesamten Laufzeit geführt und enthält seine jeweiligen Bearbeitungsschritte, Bearbeiter, Bearbeitungsdauer und Bearbeitungsergebnisse. Er dient auch zur zeitlichen Steuerung der Bearbeitung. Optional werden Bearbeiter (Vertreter, Abteilungsleiter) von einem Eintrag im Laufzettel (Teilbearbeitung eines Vorgangs) informiert.

5 Ein Beispiel für eine Bestellung Automatischer Laufzettel Bearbeitung 1. Erstellung am TT.MM.JJ Bearbeiter A erstellt Bestellung Bestellung wird auf Termin an Bearbeiter B übergeben Rückmeldung der Kontrolle 2. Bestellprüfung am TT.MM.JJ Bearbeiter B erhält Bestellung zum Termin vorgelegt. Bearbeiter B prüft Wareneingang Rückmeldung der Faktura 3. Faktura der Bestellung am TT.MM.JJ Bearbeiter B gibt Bestellung zur Faktura frei. Bearbeiter B prüft Wareneingang

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7 Beispiel einer Versicherungsagentur Die Firmenstruktur im Bild Beschreibung der Firmenstruktur Für das Beispiel zeigen wir die Versicherungsfirma Master Consult. In diesem Beispiel interessiert nur ein kleiner Ausschnitt dieser erfundenen Firma. In der Praxis kann eine Firma natürlich wesentlich größer sein. Master Consult hat 3 Abteilungen: Master Consult Vertrieb Verkauf Vertrieb Verkauf Buchhaltung Buchhaltung Vertrieb Die Abteilung Vertrieb beherbergt den Mitarbeiter Hr. Schmack. Herr Schmack ist für die Kundenaquisition und den Erstkontakt zuständig. Hr. Schmack Versicherung Immobilien Fr. Weiß Verkauf Die Abteilung Verkauf besteht aus zwei Büros Versicherung Immobilien (die Aufgaben des Büros werden für das Beispiel nicht betrachtet) Das Büro Versicherung enthält zwei Mitarbeiter Fr. Kleve und Fr. Hermeis. Fr. Kleve und Fr. Hermeis sind für die Abwicklung eines Versicherungsgeschäftes zuständig. Sie erledigen alle Arbeiten die im Bezug auf die Versicherungsfirma, den Kunden und eventuell im Bezug auf die Bank anfallen. Fr. Kleve Fr. Hermeis Buchhaltung Die Abteilung Buchhaltung hat eine Mitarbeiterin Fr. Weiß. Fr. Weiß bucht verkaufte Versicherungen in das laufende Buchungssystem, überwacht und veranlaßt die Auszahlung von Provisionen. In OfficeTalk legen Sie die Firmenstruktur sowie weitere Eigenschaften mit den Menübefehl Organigramm an.

8 Vorgang Aquisition einer Versicherung Die Bilder der einzelnen Vorgangsteile sind mit den Symbolen der korrespondierenden Artefakte aus OfficeTalk versehen. Kunden erfassen Mailing Empfehlung Kaltaquise Adressdaten Adressmaske mit Stammdaten, Quelle, Terminfeld mit Zuordnung des Bearbeiters für Neuerfassung oder Aktualisierung Adressdaten Adressmaske mit Stammdaten, Quelle, Terminfeld mit Zuordnung des Bearbeiters für Neuerfassung Terminbestätigung und Zuordnung des weiter bearbeitenden Bearbeiter (V.M.A.) Eventuell neuer Termin Bedarfsermittlung Beratungstermin Abschluss

9 Auftragsbearbeitung Umsatz Erfassung Umsatzmaske mit Courtage, Kundendaten, Auftragsbegleitschein, Gesellschaft, (ev. Adressdaten Versicherungsart festlegen Gewerblich Person Sach Privat Person Sach Eventuell Kündigung einer Altversicherung Begleitschreiben an Versicherungsgesellschaft Rückfragen der Gesellschaft Policen-Eingang Police mit Antrag überprüfen Abtretung an die Bank Police zum Kunden schicken, evtl. Abschrift erstellen Buchhaltung Geld von Gesellschaft An das Zahlungssystem schicken

10 Vorgang in OfficeTalk Der Beispielsvorgang, weiter oben beschrieben, sieht in OfficeTalk wie folgt aus. Vorgänge können in OfficeTalk sehr frei beschrieben werden. Dadurch ergibt sich eine unzählige Anzahl von möglichen Variationen. Um das Beispiel überschaubar zu halten, wurde der Ablauf des Vorgangs also vereinfacht. Die Beschreibung der Arbeitsschritte Nachfolgend sind die einzelnen Arbeitsschritte, aus denen der Vorgang Aquisition Versicherung besteht, beschrieben. Die Aktionen der einzelnen Arbeitsschritte sind aufgrund ihrer Vielfältigkeit nur kurz erwähnt. Termin - Vereinbarung In diesem Arbeitsschritt wird Datum und Uhrzeit des Beratungstermins eingestellt. Damit kann OfficeTalk die rechtzeitige Ausführung überwachen. Bei Bedarf könnte in diesem hier verwendeten Skript auch ein externes Terminverwaltungssystem gefüttert werden. Beratung - Gespräch Wenn das Kundenberatungsgespräch stattgefunden hat, wird durch die erste Aktion der Geprächstermin quittiert und durch die zweite Aktion der ermittelte Bedarf des Kunden über einen frei erstellten Dialog im Skript erfasst. Über das Ergebnis neuer Termin kann alternativ dazu auch der Weg zu einem neuen Beratungstermin beschritten werden. Abschluss - Versicherung Mit mehreren Aktionen kann hier über getrennte Skripts die Gesellschaft informiert werden, ein anderer Vertrag gekündigt werden und es können die Vertragsdaten erfasst werden. Ebenso können die Kundendaten innerhalb einer Aktion ergänzt werden. Alle Brief ähnlichen Aktionen erfolgen im Skript über die Benutzung von frei konfigurierten Formularen und MS-Word. Das Aussehen und der Inhalt der Formulare, sowie die Benutzung von MS-Word ist dabei völlig frei konfigurierbar. Bei der Beendigung des Arbeitsschrittes kann angegeben werden, wann der Policeneingang erwartet wird. Bei Beendigung des Arbeitsschrittes wird der Vorgang an Fr. Kleve aus der Abteilung Verkauf delegiert. Erfassen - Kunde In diesem Arbeitsschritt wird mit einen Skriptdialog der Kunde mit seinen Daten erfasst und im Vorgang hinterlegt. Bei Bedarf kann diese Erfassung auch über ein hier gestartetes Programm erfolgen.

11 Abschluss - Policeneingang Der Arbeitsschritt mit seinen einzelnen Aktionen Fr. Kleve aus der Abteilung Verkauf findet diesen Arbeitsschritt in ihrer Aufgabenliste vor, sobald er delegiert worden ist. Der Arbeitsschritt wird gestartet, wenn die Police von der Gesellschaft eingegangen ist. Hier wird über ein Skript die Ausstellung der Police geprüft. Durch weitere wahlfreie Aktionen können in Skripts Schreiben an den Kunden und eine Abtretungen an die Bank erstellt werden. Falls es Rückfragen an die ausstellende Gesellschaft gibt, kann zu einem frei gewählten Zeitpunkt der Arbeitsschritt wiederholt werden. Ansonsten geht es weiter mit dem nächsten Arbeitsschritt. Bei Beendigung des Arbeitsschrittes wird der Vorgang an Hr. Hermeis aus der Abteilung Buchhaltung delegiert. Buchen - Versicherung Hr. Hermeis aus der Abteilung Buchhaltung findet diesen Arbeitsschritt in seiner Aufgabenliste vor, sobald er delegiert worden ist. Der letzte Arbeitsschritt des Vorgangs enthält die Aktion, die Policendaten an ein externes Buchungssystem weiterzugeben. Die Ansteuerung dieses Systems wird in einem Skript konfiguriert.

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13 Systemvoraussetzungen Windows 95/98/NT/2000/XP/Linux, Arbeitsspeicher min. 32 MB, Microsoft SQL-Server oder Oracle SQL- Server beide ab Vers. 7. Preise Basispaket (5 Arbeitsplätze) 5.990,-- EUR Für jeden weiteren Arbeitsplatz 990,-- EUR Installation (optional) 1.500,-- EUR Geschäftsprozessanalyse/Tag 1.000,-- EUR Präsentationstermine sind nach Vereinbarung in Ihrem Hause möglich. JOOPS Informationstechnik GmbH Orlando-di-Lasso Str Putzbrunn FON FAX info@joops.com