Informationsmanagement

Transkript

1 Informationsmanagement 1. Einführung und Grundlegung 1.1. Grundlegende Begriffe Information = Auskunft, Aufklärung, Belehrung, zweckorientiertes explizites Wissen Wissen = Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten zur Lösung von Problemen, implizit vs. explizit Daten = Abbildung von Information in maschinell verarbeitete Strukturen Ohne Information keine Kommunikation und umgekehrt! Informationsmanagement = auf IuK bezogene Leitungshandeln in einer Organisation; alle Führungsaufgaben, die sich mit IuK befassen Informationsfunktion = eine besondere Querschnittsfunktion, die nicht nur die Grundfunktionen (Beschaffung, Produktion, Vertrieb), sondern auch die klassischen Querschnittsfunktionen (Personal, Finanzierung, Logistik) durchdringt; die Gesamtheit der IuK Aufgaben welche durch eine Anzahl von Tätigkeiten erfüllt werden 1.2. IM-Ansätze leitungszentrierter IM Ansatz: IM im eigentlichen Sinne; Forderung, dass jede Führungskraft bei allen Entscheidungen in Betracht ziehen soll, ob die Unternehmensziele durch den Einsatz von IKT besser erreicht werden können als ohne deren Einsatz. IRM Ansatz (Information Resource Management): Information ist ein Produktionsfaktor. Schaffung, Nutzung, Weiterentwicklung der inner und außerbetrieblichen Einrichtungen zur Informationsversorgung stehen im Mittelpunkt. PIM Ansatz (Personal Information Management): IM ist im Wesentlichen mit dem Wissen und Können im persönlichen Umgang mit Information identisch. Management ist kein Leitungshandeln, sondern ein information handling, also wie mit Information am Arbeitsplatz persönlich umgegangen wird. Prozessorientierter IM Ansatz: IT Infrastruktur muss auf eine konsequente Unterstützung der Geschäftsprozesse ausgerichtet sein. Gestaltungsempfehlungen: prozessorientierte Organisation der dezentralen IT Einheiten unter Beibehaltung einer zentralen IT Einheit Kombination von kontinuierlicher Verbesserung und tief greifender Veränderung im Rahmen des BPR Kooperation zwischen Fachbereichen und IT Einheiten, um den Know How Transfer sicherzustellen und zu gemeinsamen Problemlösungen zu gelangen Produktorientierter IM Ansatz: IT und Fachabteilungen stehen in einem Kunden Lieferanten Verhältnis. 4 Klassen von IT Produkten: ressourcenorientierte (1000 Blatt Druckeroutput), lösungsorientierte (Entwicklung, Betrieb, Wartung einer CAD Lösung), prozessorientierte (Erstellung, Versand einer Rechnung), geschäftsproduktorientierte (digitalisiertes Finanzdienstleistungsprodukt). 1

2 Mitschriften- & Skriptenbörse Sabrina Schmid ÖH-Shop-Referentin Christian Kolb Scribo-Team Corinna Kovac Scribo-Team Liebe Kollegin, lieber Kollege! Vor dir siehst du ein Skript/Mitschrift des Open Courseware Projekts der ÖH Linz, welches allen Studierenden und Interessierten frei und kostenlos zur Verfügung steht. Das OCW- Projekt der ÖH Linz Im Jahr 2007 haben der Vorsitz der Österreichischen HochschülerInnenschaft Linz und das Referat für Skripten, Lernbehelfe und OCW mit der Umsetzung von Open Courseware an der Johannes Kepler Universität begonnen. Alle Skripten sollten den Studierenden und Interessierten kostenlos zugänglich sein, zudem sollten die Unterlagen frei verändert und vervielfältigt werden dürfen um die Qualität und Aktualität der Unterlagen zu verbessern. Zu diesem Zweck wurden alle Unterlagen, deren Lizenz bei der ÖH liegt, digitalisiert, mit einer Struktur und Suchfunktion versehen und über eine Website allen InternetnutzerInnen zugänglich gemacht. Darüber hinaus wurde den Lehrenden an der JKU die Möglichkeit gegeben jederzeit Verbesserungen und Ergänzungen bei den Unterlagen vorzunehmen. Lizenz Um die freie Verbreitung rechtlich zu gewährleisten steht dieses Werk unter einer Creative Commons Lizenz 3.0 Österreich. Du darfst das Werk vervielfältigen, verbreiten und öffentlich zugänglich machen sowie Bearbeitungen des Werkes anfertigen. Liebe Kollegin, lieber Kollege! Vor dir siehst du ein Skript/Mitschrift des Open Courseware Projekts der ÖH Linz, welches allen Studierenden und Interessierten frei und kostenlos zur Verfügung steht. Weitere und genauere Informationen über Creative Commons findest du unter Solltest du noch weitere Fragen zum OCW Projekt haben oder dich beteiligen wollen, erreichst du uns unter oder HochschülerInnenschaft an der JKU öh.linz Creative Commons Lizenz 3.0 Der Autor/die Autorin kann selbst bestimmen, welche Nutzungsrechte an seinem/ihrem Werk der Öffentlichkeit eingeräumt werden. Der/Die Lizenzgeber/in erlaubt die Vervielfältigung, Verbreitung und öffentliche Wiedergabe des Werkes. Es muss dabei nur sein/ihr Name genannt werden. Keine kommerzielle Nutzung Der/Die Lizenznehmer/in darf das Werk nicht für kommerzielle Zwecke verwenden - ausgenommen der Autor/die Autorin erteilt seine/ihre schriftliche Einwilligung.

3 Managementansatz: Erfolgssteigerung und Potentialvergrößerung durch IKT sind explizit als Aufgaben des IM formuliert. Führungsansatz: ausdrückliche Forderung nach informationsbewusster Unternehmensführung. Grundlagen des IM 2. Modell des Informationsmanagements 2.1. Zweck des IM-Modells Es ist Grundlage für die Entwicklung eines unternehmensspezifischen IM Konzepts zur Planung, Überwachung und Steuerung der IT Infrastruktur sowie dessen Implementierung und Einfügung der Implementierungsergebnisse in die bestehende Struktur und Ablauforganisation. Modell = Konstruktion eines Vorbilds für die Wirklichkeit, nämlich eines Vorbilds für die Entwicklung eines IM Konzepts Informationsinfrastruktur = soll sicherstellen, dass Information unternehmensweit bedarfsgerecht und wirtschaftlich produziert, angeboten, verteilt und wie andere Produktionsfaktoren zur Aufgabenerfüllung beschafft und verwendet wird Komponenten der IT Infrastruktur: Computer Infrastruktur Kommunikationsinfrastruktur Dateninfrastruktur Anwendungsinfrastruktur organisatorische Infrastruktur (Regeln für Entwicklung, Einführung, Nutzung) institutionelle Infrastruktur (IT Lenkungsausschuss, IT Abteilung, Helpdesk) personelle Infrastruktur 2.2. Aufgaben als Konstrukt des IM-Modells 3 Ebenen Modell = besteht aus strategischer, administrativer und operativer Ebene strategische Ebene: wenn die Aufgabe wesentliche Eigenschaften der IT Infrastruktur (Outsourcing, Integration, Verteilung) mit Zielcharakter (Sicherheit, Qualität) betrifft; großen positiven oder negativen Einfluss auf Unternehmenserfolg Bestimmen der strategischen Rolle der Informationsfunktion (Situationsanalyse) Festlegen der strategischen Ziele (strategische Zielplanung) Entwickeln der IT Strategie (Strategieentwicklung) Erarbeiten des strategischen IT Plans (strategische Maßnahmenplanung) Informationsbeschaffung administrative Ebene: wenn die Aufgabe einzelne Komponenten der IT Infrastruktur (Datensystem, Anwendungssystem) betrifft; geringeren Einfluss auf Unternehmenserfolg Beschaffen und Führen des Personals der IT Abteilung (Personalmanagement) 2

4 Schaffen und Aufrechterhaltung des unternehmensweiten Datensystems (Datenmanagement) Pflegen und Weiterentwickeln des unternehmensweiten Bestands an Informationssystemen (Lebenszyklusmanagement) Analysieren und Optimieren der Geschäftsprozesse und Wissensprozesse in Abstimmung mit den organisationalen Lernprozessen und dem Technologieeinsatz (GPM, WM) Gestalten der Vertragsbeziehungen mit Partnern des IT Markts (Vertragsmanagement) Gestalten der Aufgaben, die für Entwicklung und Erbringung von IT Dienstleistungen notwendig sind (Servicemanagement) Planen, Überwachen und Steuern der Betriebsmittel, die zur Erbringung von IT Dienstleistungen erforderlich sind (Rechenzentrumsmanagement) operative Ebene: wenn die Aufgabe den Betrieb oder die Nutzung der Komponenten der IT Infrastruktur betrifft (Benutzerservice, Problemmanagement); geringen Einfluss auf Unternehmenserfolg 2.3. Methoden als Konstrukt des IM-Modells Methoden des strategischen IM: Erfolgsfaktorenanalyse, Kennzahlensysteme, Wirtschaftlichkeitsanalyse, Nutzwertanalyse, Evaluierungsmethoden, Vorgehensmodelle Methoden des administrativen IM: Informationsbedarfsanalyse, Methoden des GPM, Methoden des Wissensmanagements, Kosten und Leistungsrechnung, Sicherheitskonzepte, Methoden des Qualitätsmanagements, Serviceebenen Vereinbarungen 2.4. Entwickeln des IM-Konzepts Identifizieren der relevanten IM Aufgaben und Zuordnen zu Aufgabenebenen Identifizieren der zur Unterstützung der Aufgabenerfüllung relevanten Methoden Zuordnen von Aufgaben zu Aufgabenträgern zeitlich sachlogisches Strukturieren der zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Arbeitsprozesse Referenzmodell = Entwurfsmuster, Frameworks, die an spezifische Situationen angepaßt werden; durch ihre Verwendung kann Aufwand für Modellentwicklung verringert werden (, ITIL, CobiT) 3. Ziele, Aufgaben und Methodik des IM Ist das Leistungspotential der Informationsfunktion gegenwärtig nur gering und wird es auch für die Zukunft als gering prognostiziert, soll das durch die IT Infrastruktur aufgebaute Erfolgspotential ebenfalls gering sein (sonst wird Potential aufgebaut, das nicht genutzt werden kann) geringerer Stellenwert des IM! Ist das Leistungspotential der Informationsfunktion gegenwärtig groß und wird es auch für die Zukunft als groß prognostiziert, muss das durch die IT Infrastruktur aufgebaute Erfolgspotential ebenfalls groß sein (sonst kann das vorhandene Leistungspotential nicht voll genutzt werden) hoher Stellenwert des IM! 3

5 3.1. Ziele des IM Sachziele (objectives) = beschreiben den Zweck des IM Formalziele (goals) = beschreiben, mit welcher Qualität oder Güte die Sachziele verfolgt/erreicht werden Generelles Sachziel des IM ist es, das Leistungspotential der Informationsfunktion durch Schaffung, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung einer geeigneten IT Infrastruktur in Unternehmenserfolg umzusetzen und damit die Erreichung der strategischen Unternehmensziele zu unterstützen. Dabei muss Gleichgewicht zwischen Leistungspotential und Erfolgspotential auf einem mit den Unternehmenszielen abgestimmten Niveau angestrebt werden. Generelles Formalziel des IM ist Wirtschaftlichkeit und/oder Wirksamkeit. Phasen des Wirtschaftlichkeitsdenkens: Pionierphase: Rechtfertigung der IT Investition Erwartungsphase: WD auf IT Abteilung begrenzt Projektbezogene partnerschaftliche Phase: erste Ansätze im WD, das aber nicht projektübergreifend ist Umfassende partnerschaftliche Phase: Automatisierung des Tagesgeschäfts. Wirtschaftlichkeit wird auf den direkt nachweisbaren Nutzen reduziert Unternehmerische Phase: Wettbewerbsvorteile durch IuK gezielt geplant und realisiert 3.2. Methodik des IM Systemdenken: Informationsfunktion und IT Infrastruktur werden unternehmensweit in ihrem Zusammenwirken und damit im Zusammenhang mit allen betrieblichen Aufgaben gesehen, die Gegenstand von Geschäftsprozessen sind. Systeme werden als dynamisch und offen angesehen. Wird durch weitere Denkweisen ergänzt: Prozessdenken: Handlungen des IM sind darauf ausgerichtet, Funktionsorientierung durch Prozessorientierung zu ersetzen Qualitätsdenken: Handlungen des IM sind auf kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse ausgerichtet (richtige Info zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort) Innovationsdenken: Handlungen des IM sind auf neuartige Realisierungen ausgerichtet Nachhaltigkeitsdenken: Handlungen des IM sind darauf ausgerichtet, Ressourcen zu schonen und Umweltschäden zu vermeiden 3.3. Information Engineering Merkmale von IE (=System von Methoden): formale Methoden Methoden bauen aufeinander auf und sind voneinander abhängig Methoden werden unternehmensweit verwendet Objekte der Methodenanwendung sind Informationssysteme Methoden unterstützen deren Planung, Analyse, Entwurf, Realisierung Eigenschaften von IE: 4

6 fördert Top down Ansatz (unternehmensweite strategische Informationsplanung, unternehmensweite Informationssystemplanung, Analyse von Geschäftsbereichen, Entwurf, Realisierung, Einführung von Informationssystemen) bezieht die Benutzer in jeder Stufe ein unterstützt Aufbau und Weiterentwicklung von Wissensbestand schafft Rahmen für Entwicklung eines computerisierten Unternehmens ermöglicht einzeln entwickelte Informationssysteme in diesen Rahmen einzufügen unterstützt langfristige Evolution der Informationssysteme hilft festzustellen, wie Erreichung der strategischen Unternehmensziele durch IKT unterstützt werden kann 4. Stellenbilder IM 4.1. Informationsmanager begreift seine Aufgabe als interdisziplinäre Herausforderung fördert die Diskussion über das Norm /Wertesystem des Unternehmens (Regeln über das Zusammenleben/ wirken der Mitglieder des Unternehmens) unterstützt die Entwicklung der Selbstorganisation fördert die Symbiose von Mensch und Technologie 4.2. Stellenbild Informationsmanager Wesentliche fachliche und Führungseigenschaften des CIO: sieht die IT als wesentlich für den Erfolg des Unternehmens an geht bei seinen strategischen Überlegungen von den kritischen Wettbewerbsfaktoren aus sein Blick ist vom Markt her auf die IT gerichtet sieht in der Technologie nicht nur die Möglichkeit, bestehende Arbeitsplätze überflüssig zu machen, sondern auch die Chance, neue zu schaffen. hat eine klare Vorstellung von seinen eigenen kritischen Erfolgsfaktoren ist primär Innovator, nicht Dienstleister ersetzt nicht den IT Manager, sondern ergänzt ihn 5. Architektur der Informationsinfrastruktur 5.1. Funktionen von Architekturen Beschreibungsfunktion: Architekturen bilden die Ist Situation ab und sollen die Gesamtzusammenhänge der Informationsinfrastruktur eines Unternehmens möglichst ganzheitlich repräsentieren. Ist notwendig um Transparenz zu schaffen und einen Überblick zu gewinnen. Kommunikationsfunktion: Architekturen können einen gemeinsamen Bezugspunkt sowie Sprachmittel zur Verfügung stellen. Gestaltungsfunktion: Für die kontinuierliche Veränderung der Informationsinfrastruktur in Unternehmen ist eine gemeinsame Basis für den Entwurf der Soll Situation notwendig, damit sich der Wandel nicht unkoordiniert vollzieht. 5

7 5.2. Teilarchitekturen Unternehmensarchitektur: beschreibt die Struktur eines Unternehmens aus betriebswirtschaftlicher Sicht, die strategischen Ziele sowie die Verfahren und Ressourcen zur Realisierung dieser Ziele. Geschäftsarchitektur: beschreibt die Organisation eines Unternehmens, ihre wesentlichen Komponenten, Ressourcen und deren Beziehungen sowie die Austauschbeziehungen des Unternehmens mit seiner Umwelt. Anwendungsarchitektur: beschreibt die Funktionalität und den Zusammenhang der Anwendungssysteme in einem Unternehmen. Informationssystemarchitektur: ist eine Beschreibung der informationstechnischen Infrastruktur, der Daten und Anwendungsprogramme, der von dem Informationssystem unterstützten Aufgaben sowie der dazu benötigten Augbau und Ablauforganisation des entsprechenden Unternehmensteils. Softwarearchitektur: ist eine Beschreibung der Komponenten eines Softwaresystems sowie deren Schnittstellen und Beziehungen untereinander. Datenarchitektur: beschreibt die wesentlichen Datenbestände und ihre strukturellen Beziehungen. technische Infrastrukturarchitektur: umfaßt alle technischen Komponenten, welche für den Betrieb der Anwendungssysteme notwendig sind, sowie ihre Beziehungen untereinander Architekturprinzipien Prinzip der losen Kopplung Prinzip der hohen Kohäsion Prinzip des Entwurfs für Veränderungen Prinzip der Trennung von Zuständigkeiten Prinzip des Verbergens von Information Abstraktionsprinzip Modularitätsprinzip Rückverfolgbarkeitsprinzip Selbstdokumentationsprinzip Inkrementalitätsprinzip 6. Governance Corporate Governance umfaßt die Gesamtheit der Leitungs, Kontroll und Steuerungsmechanismen für ein Unternehmen, Regeln für die Verteilung von Rechten und Pflichten sowie der Rechenschaftspflicht und Haftung. Es verpflichtet die Unternehmensleitung zu einer verantwortungsvollen Unternehmensführung. IT Governance beschreibt Rahmenbedingungen für Einsatz, Steuerung und Kontrolle der IT aus Sicht der Unternehmensführung. Es gibt einen Handlungsspielraum in Form von Zielen, Rechten und Pflichten vor, den das IT Management durch Leitungshandeln ausfüllen muss. Viele Überschneidungen zwischen IT Governance (1) und IT Servicemanagement (2). 1 bildet Schnittstelle zwischen Unternehmensführung und IM, 2 gestaltet die spezifischen Aufgaben des IT Bereichs sowie der Schnittstellen zu den Fachbereichen. 6

8 6.1. Aufgaben der IT-Governance Hauptaufgaben: Verfolgung der Ziele der Stakeholder Ausrichtung der IT an den Unternehmenszielen Wertschöpfung Management der Ressourcen Risikomanagement Leistungsmessung Aufgaben: IT Alignment (Anpassung, Ausrichtung) Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit der IT Gewährleistung der Compliance (Regelbefolgung, Einhaltung) Klärung von Entscheidungsbefugnissen und Verantwortungsbereichen sowie Einrichtung und Anpassung einer angemessenen Strukturorganisation für die IT Schaffung von Transparenz über die IT Infrastruktur und die IT Aufgaben Sicherheitsmanagement Qualitätsmanagement 6.2. ISO/IEC Formuliert Leitlinien für Mitglieder der Unternehmensleitung zur Gestaltung der IT Governance. In der Norm sind die 6 Prinzipien Verantwortung, Strategie, Beschaffung, Leistung, Konformität und Menschlichkeit formuliert. Die Hauptaufgaben der IT Governance bestehen darin, für Entwicklung und Betrieb von Informationssystemen Grundsätze und Pläne vorzugeben, Vorschläge des IT Bereichs zu evaluieren sowie die Leistung der IT und die Einhaltung aller relevanten Bestimmungen zu überwachen CobiT Control Objectives for Information and Related Technology sind Leitlinien für die IT Governance. Gliederung in die 4 Aufgabenbereiche Planung und Organisation, Beschaffung und Implementation, Betrieb und Unterstützung sowie Überwachung und Evaluierung. Diese sind in 34 Aufgaben und mehr als 200 Aktivitäten gegliedert Qualitätsmerkmale für Information Effektivität Effizienz Vertraulichkeit Integrität Verfügbarkeit Compliance Zuverlässigkeit 7

9 6.4. Val IT Leitfaden, der Unternehmen helfen soll, den Erfolgsbeitrag von IT Investitionen zu bewerten, zu überwachen und zu verbessern. Es ist kompatibel mit und komplementär zu CobiT. 7 Prinzipen mit denen die Wirtschaftlichkeit von IT Investitionen sichergestellt werden soll: Sie werden als Portfolio betrachtet und diejenigen mit dem höchsten Erfolgsbeitrag werden realisiert. Bei deren Evaluierung werden alle Aspekte berücksichtigt, die Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit haben. Sie werden über den gesamten Lebenszyklus hinweg geplant, gesteuert und kontrolliert. Die verschiedenen Typen werden mit jeweils geeigneten Methoden evaluiert, geplant, gesteuert und kontrolliert. Zur Evaluierung des Erfolgs von IT Investitionen werden Kennzahlen definiert und deren Werte regelmäßig geprüft. In Maßnahmen zur Erfolgssteigerung werden Stakeholder aus dem IT Bereich und den Fachbereichen einbezogen. Die Wirtschaftlichkeit wird regelmäßig überprüft und bewertet. Zur Anwendung dieser Prinzipien werden die 3 Aufgabenbereiche Steuerung der Wirtschaftlichkeit, Portfoliomanagement und Investitionsmanagement vorgeschlagen. 7. Informationsrecht Mit IR werden die verfassungs, verwaltungs, privat und handlungsrechtlichen Rechtsnormen, die im Zusammenhang mit der IT von Bedeutung sind, einschließlich der Rechtsprechung dazu bezeichnet. Strategische Aufgaben des IM 8. Strategische Situationsanalyse Ist die erste Aufgabe der strategischen IT Planung, um die strategische Rolle der Informationsfunktion zu bestimmen und die inner und außerbetrieblichen Bedingungen für die Umsetzung ihres Leistungspotentials in Erfolgspotential zu erkunden Bestimmen der strategischen Rolle Es erfolgt durch das Einschätzen ihres Leistungspotentials. Unternehmenstyp Unterstützung: Die Informationsfunktion hat gegenwärtig und in Zukunft nur eine geringe Bedeutung für die Erreichung der Unternehmensziele. (Kies und Schotterwerk) Unternehmenstyp Fabrik: Die Informationsfunktion hat zwar gegenwärtig eine große Bedeutung für die Erreichung der Unternehmensziele, diese nimmt aber in Zukunft ab. (ein auf einem nationalen Markt tätiges Unternehmen der Bauindustrie, dessen Übernahme durch ein global agierendes Unternehmen geplant ist) 8

10 Unternehmenstyp Durchbruch: Die Informationsfunktion hat zwar gegenwärtig nur eine geringe Bedeutung für die Erreichung der Unternehmensziele, diese nimmt aber in Zukunft stark zu. (Auktionshaus, das sein Geschäft in Zukunft über das Internet abwickeln will) Unternehmenstyp Waffe: Die Informationsfunktion hat gegenwärtig und in Zukunft eine große Bedeutung für die Erreichung der Unternehmensziele. (ein Unternehmen, das Kapitalmarktprodukte entwickelt und weltweit vermarktet) 8.2. Strategische Schlagkraft Strategisches Gleichgewicht vs. strategisches Ungleichgewicht! Gleichgewicht, wenn die IT Infrastruktur voll wirksam ist (wenn sie das Leistungspotential der Informationsfunktion voll ausschöpft) und wenn sie wirtschaftlich ist (wenn sie die Wirksamkeit mit minimalen Kosten erreicht). 3 Klassen von strategischem Ungleichgewicht: Strategische Verschwendung, wenn Wirksamkeit gegeben ist, Wirtschaftlichkeit aber nicht erreicht wird. (man braucht keinen Porsche um zum Supermarkt zu fahren) Strategische Vergeudung, wenn Wirtschaftlichkeit gegeben ist, Wirksamkeit aber nicht erreicht wird. (mit einem Smart macht man keine Weltreise) Strategische Überdehnung, wenn weder Wirksamkeit noch Wirtschaftlichkeit gegeben sind. Das Ausmaß an Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der IT Infrastruktur ist ihre strategische Schlagkraft. Ein Unternehmen kann Wettbewerbsvorteile mit Hilfe der IT nur dann schaffen und erhalten, wenn ihre strategische Schlagkraft größer ist als die der Mitbewerber. Ist sie kleiner, besteht eine strategische Lücke Vorgehensweise der Situationsanalyse Analyse der Wettbewerbssituation Damit wird ermittelt, welche Wettbewerbsfaktoren kritisch sind und welche durch das Leistungspotential bzw. ein zu schaffendes Erfolgspotential positiv beeinflußt werden können. Vorgehensweise: 1. Bestimmen der Wettbewerbsfaktoren 2. Erheben des Istzustands 3. Analysieren des Istzustands 4. Definieren des Sollzustands 9

11 Analyse der IT-Infrastruktur Damit wird ihr gegenwärtiges Erfolgspotential eingeschätzt (Istzustand). Bei der Komponentenanalyse werden strategisch bedeutsame Eigenschaften des Datensystems (Aktualität, Konsistenz, Qualität, Sicherheit), des Methodensystems (Funktionalität, Qualität, Schnittstellen), der Ressourcen (Personal, Hardware, Systemsoftware, Budgets) und der IT Organisation (Aufgabensystem, Gliederung und Einordnung der IT Abteilung, Art und Umfang des Controllings und der Revision) untersucht. Für die Eigenschaftsanalyse werden wesentliche Eigenschaften der IT (Auslagerung, Integration, Verteilung), insbesondere solche mit strategischem Zielcharakter (Sicherheit, Wirtschaftlichkeit), in Erfolgsfaktoren abgebildet. Hierbei wird die Identifizierung von Stärken und Schwächen und deren transparente Darstellung gut unterstützt. IT Diagnose! Umweltanalyse Damit werden die strategisch bedeutsamen Eigenschaften des IT Marktes ermittelt. (Technologieanalyse) Es steht das Erkennen von Entwicklungstrends bei IuK Technologien, bei Methoden und Werkzeugen und bei Dienstleistungen im Vordergrund. Ziel ist Innovation! 9. Strategische Zielplanung Ist die 2te Aufgabe der strategischen IT Planung. Die zu setzenden strategischen IT Ziele sind nicht mit den Zielen des IMs identisch. Mit dem Top down Ansatz werden die strategischen Ziele für die administrative Ebene sowie dann die damit gesetzten administrativen Ziele für die operative Ebene abgeleitet. Im Ergebnis wird der Handlungsspielraum für die nachfolgenden Aufgaben der strategischen IT Planung, für weitere strategische Aufgaben sowie für die administrativen und operativen Aufgaben des IMs geschaffen. Strategische IT Ziele sind Ausgangspunkt für die Ableitung von Controlling Zielen im IT Bereich Zielsystem und Zielhierarchie Ziele sind nicht eine Menge von Zielen, sondern ein Zielsystem, aus dem eine Zielhierarchie entsteht, wenn Oberziele und untergeordnete Ziele komplementär sind. Anforderungen für ein Zielsystem sind: Vollständigkeit (alle relevanten Objekte und Eigenschaften der IT) Operationalität (muss meßbar sein) Widerspruchsfreiheit (logische Richtigkeit der Abbildung der Wirklichkeit) Realisierbarkeit (für die Zielerreichung erforderlichen Ressourcen müssen vorhanden sein) Identifikation der Betroffenen (Unternehmens und Individualziele grundsätzlich übereinstimmend) 9.2. Zielcharakter Zielinhalte Nach der empirischen Zielanalyse sind Sicherheitsstreben, Produktivitätsstreben und Wirtschaftlichkeitsstreben (Effizienz) strategische Formalziele. Nach der theoretischen Zielanalyse sind Anpassungsstreben (Flexibilität), Durchdringungsstreben (unternehmensweit) und Wirksamkeitsstreben (Effektivität) strategische Formalziele. 10

12 Zielmaßstäbe Für die genannten Zielinhalte sind nun Zielmaßstäbe festzulegen, um Sollwerte für die Zielerreichung vorgeben und Istwerte messen zu können. Eine für die strategische Planung spezifische Art von Metrik wird als KPI (Key Performance Indicator) bezeichnet. Ein bestimmter KPI sollte nicht mehreren Zielinhalten zugeordnet sein. Die KPI insgesamt sollten alle Unternehmensbereiche erfassen und alle relevanten Sichten abbilden. Formulierungen für Zielmaßstäbe der genanten strategischen Formalziele: Anpassung: Funktionalität und Leistungen der IT werden in der Regel nach bestimmten, zu den Zeitpunkten der Investitionsentscheidungen bekannten oder prognostizierten Anforderungen festgelegt, die erfahrungsgemäß nicht in dieser Art und/oder in diesem Umfang eintreten. Nur verbal beschreibbar. Durchdringung: Art und Umfang der IuK Aufgaben sind in den Struktureinheiten eines Unternehmens sehr verschieden, so dass nicht die Anzahl der Aufgaben als Bezugsgröße für Durchdringung verwendet werden kann. Nicht direkt meßbar. Produktivität: Wird durch das Verhältnis des mengenmäßigen Ertrags ihrer Nutzung zum mengenmäßigen Einsatz an Produktionsfaktoren zur Erwirtschaftung dieses Ertrags gemessen. Sicherheit: Ist gegeben, wenn die IT folgende Bedingungen erfüllt: o Integrität: sie läßt ein unberechtigtes Verändern nicht zu. o Verbindlichkeit: sie ermöglicht den Nachweis von Verpflichtungen. o Verfügbarkeit: sie ist für Benutzer immer verfügbar. o Vertraulichkeit: sie läßt eine unberechtigte Nutzung nicht zu. o Nichtabstreitbarkeit: sie ermöglicht den Nachweis jeder Nutzung. Für jede einzelne dieser Bedingungen können zwar Zielmaßstäbe formuliert werden, nicht jedoch für Sicherheit insgesamt. Wirksamkeit: Ist gegeben, wenn die IT folgenden Bedingungen erfüllt: o Es besteht Übereinstimmung zwischen geplanter und verfügbarer Funktionalität. o Es besteht Übereinstimmung zwischen geplanter und erbrachter Leistung. o Die verfügbare bzw. erbrachte Funktionalität und Leistung sind zur Aufgabenerfüllung erforderlich (Bedarfspotential) und werden von den Benutzern in Anspruch genommen (Akzeptanz). Ein Zielmaßstab, der Wirksamkeit insgesamt erfaßt, steht nicht zur Verfügung. Wirtschaftlichkeit: Ist gegeben, wenn die IT folgende Bedingungen erfüllt: o Die tatsächliche Kostensituation entspricht einer geplanten Kostensituation. o Der erbrachte Nutzen, ist höher als oder zumindest gleich hoch wie die verursachten Kosten. Als Zielmaßstäbe werden insbesondere folgende Verhältniszahlen verwendet: w1 = Kosten geplant/kosten tatsächlich * 100; w2 = Leistungen tatsächlich/ Kosten tatsächlich * 100; 11

13 Zielbeziehungen Zielkomplementarität: wenn mit der Steigerung der Zielerreichung von Z1 die Zielerreichung von Z2 steigt. Zielkonflikt: wenn mit der Steigerung der Zielerreichung von Z1 die Zielerreichung von Z2 sinkt. Zielindifferenz: wenn mit der Steigerung der Zielerreichung von Z1 die Zielerreichung von Z2 unverändert bleibt Vorgehensweise bei der Zielplanung Festlegen des Zielinhalts (Zielsystem) Festlegen des Zielmaßstabs (Metrik, KPI) Festlegen des Ausmaßes der Zielerreichung (Planwert, Sollwert, Zielwert) Festlegen des zeitlichen Bezugs der Zielerreichung (Planungszeitraum) reagierende Zielplanung: geht von den strategischen Unternehmenszielen aus und das Setzen der IT Ziele orientiert sich vollständig an ihnen. agierende Zielplanung: zunächst werden die strategischen IT Ziele gesetzt und damit wird das Setzen der strategischen Unternehmensziele beeinflußt. interagierende Zielplanung: die strategischen Unternehmensziele und die strategischen IT Ziele werden gesetzt und abgestimmt. Im Konfliktfall gilt das Primat der Unternehmensziele. 10. Strategieentwicklung Ist die 3te Aufgabe der strategischen IT Planung. Die IT Strategie gibt die Richtung an, die bei der Verfolgung der Ziele eingeschlagen werden soll. Sie legt damit den Handlungsspielraum für die Entscheidungsträger fest, die für die strategische Maßnahmenplanung verantwortlich sind Gegenstand der IT-Strategie Strategieobjekte sind die Komponenten der IT Infrastruktur und wesentliche Eigenschaften der IT Infrastruktur. Folgende Arten von Strategiecharakter werden unterschieden: Momentum Strategie: bestehende und geplante Informationssysteme entsprechen auch zukünftigen strategischen Zielen. Grundlegende Änderungen sind nicht erforderlich. aggressive Strategie: ist durch das gezielte Streben gekennzeichnet, als Technologieanwender an der vordersten Front zu operieren, und die Technologieentwicklung sogar selbst voranzutreiben. 12

14 moderate Strategie: hat Merkmale der beiden oberen Strategien. Sie ist durch Pilotprojekte auf Basis strategischer Situationsanalysen gekennzeichnet. defensive Strategie: versucht, den Technologieeinfluss im Unternehmen zurückzudrängen. Strategiestruktur: Im Mittelpunkt steht die Einsatzstrategie. Darum herum gruppieren sich Grundsätze in Form von organisatorischen, technischen, sozialen und rechtlichen Leitlinien. Sind die strategischen IT Ziele gegeben, kann die Einsatzstrategie in eine Realisierungsstrategie umgeformt werden Wirkung der IT-Strategie Wirksamkeit heißt hier, dass das Vorhandensein und die Beachtung einer IT Strategie zu einem bestimmten Handeln oder einem Nichthandeln führen. Wirtschaftlichkeit heißt hier, dass der durch Handeln erzielbare Nutzen größer ist als die dadurch verursachten Kosten bzw. der durch Nichthandeln entgangene Nutzen kleiner ist als die vermiedenen Kosten. Wirkungen der IT Strategie: Wahrnehmen der strategischen IT Verantwortung durch das Top Management Fokussieren der IT Infrastruktur auf die kritischen Wettbewerbsfaktoren Schaffen von Erfolgspotential der IT Infrastruktur Verstärken des Agierens des Top Management Entlasten des Top Managements von IT Entscheidungen auf der administrativen und operativen Aufgabenebene Bewusstmachen des strategischen Kontextes, in dem das IT Management handelt Schaffen der Rahmenbedingungen für Handlungsspielraum des IT Managements Vereinfachen von Entscheidungsprozessen und Reduzieren von Reibungsverlusten Transparentmachen des Handelns des IT Managements Entwickeln der IT-Strategie Erster Arbeitsschritt: Beim Generieren alternativer IT Strategien wird von der Annahme ausgegangen, dass die Art und Weise, in der man von den strategischen Zielen zu den strategischen Maßnahmen gelangt, meist nicht eindeutig ist. Mit den alternativen Strategien wird der Handlungsspielraum für die strategische Maßnahmenplanung festgelegt Szenariotechnik 13

15 Zweiter Arbeitsschritt: Beim Evaluieren der generierten Strategien wird die optimale Strategie durch eine Nutzwertanalyse bestimmt. Dritter Arbeitsschritt: Ein zusätzlicher Abgleich der strategischen IT Ziele mit den strategischen Unternehmenszielen hat den Vorteil, dass neben den Zielen konkrete inhaltliche Aussagen in den Strategien auf Konsistenz überprüft werden können Typen von Wettbewerbsstrategien Kostenführerschaft: Die IT Strategie muss auf die Förderung von Investitionen zur Verbesserung der IT ausgerichtet sein. Primäre Sachziele sind: Sie unterstützen das Identifizieren von Kosten Sie unterstützen das Vermeiden oder zumindest das Reduzieren von Kosten Sie helfen, die Ursachen von bestehenden Kostennachteilen und die Quellen von möglichen Kostenvorteilen aufzudecken Differenzierung: Die IT Strategie muss auf die Förderung von Investitionen zur Verbesserung der IT ausgerichtet sein, deren primäres Sachziel es ist, das Unternehmen in der Branche so einmalig wie möglich zu machen. Konzentrationsstrategien: orientieren sich an ausgewählten Marktsegmenten. Beim Kostenschwerpunkt strebt das Unternehmen in seinem Wettbewerbsfeld einen Kostenvorteil an, beim Differenzierungsschwerpunkt ist es in seinem Wettbewerbsfeld darum bemüht, sich von den Mitbewerbern zu unterscheiden. hybride Strategie: es werden sowohl Kostenführerschaft als auch Differenzierung gleichzeitig verfolgt. Das Unternehmen kann dann ganz besondere Erfolge verbuchen, wenn es Bahn brechende technologische Innovationen verwirklicht Inhalt der IT-Strategie Regeln für das IT Business Alignment sowie Art und Umfang der Benutzerbeteiligung Gestaltung der Arbeitsorganisation Art und Umfang des Outsourcings Beschaffung und Verwendung von Standardsoftware bzw. Entwicklung und Verwendung von Individualsoftware zulässige Betriebssysteme und Programmiersprachen Verteilung der IT Kompetenzen, IT Ressourcen, IT Betriebsmittel Ausmaß der Vernetzung von Hard und Softwarekomponenten Integration Institutionalisierung Organisation und Führung der IT Institutionen Vorgehensmodelle und Werkzeugverwendung Verwendung von Standards und Normen Meta und Multiprojektmanagement Kriterien zur Reihung von Projekten im Projektportfolio Abgrenzung strategischer Projekte von sonstigen Projekten maximaler Projektumfang und maximale Projektdauer 14

16 Anforderungen an personelle Aufgabenträger Zielvorgaben für Dienstleistungen, die für die Abwicklung der Geschäftsprozesse kritisch sind Erfassung von Leistungen und Verrechnung von Kosten Budgetierung und Finanzplanung Revision und Controlling Qualität und management Sicherheit und management Umweltbewusstsein und Nachhaltigkeit Die Erarbeitung erfolgt meist in Joint Sessions (gemeinsame Arbeitssitzungen, mit Beteiligung des Top Managements, repräsentativer Führungskräfte des Linienmanagements und des IT Managements, die von externen Experten moderiert werden. 11. Strategische Maßnahmenplanung Ist die 4te Aufgabe der strategischen IT Planung. Es werden die Maßnahmen zur Erreichung der strategischen IT Ziele im Rahmen der IT Strategie entwickelt. Damit wird der Aktionsspielraum für die Umsetzung des Leistungspotentials in Erfolgspotential und letztlich in Unternehmenserfolg geschaffen. Innovationsfähigkeit muss vorhanden sein Ergebnis der strategischen Maßnahmenplanung Ergebnis ist der strategische IT Plan, der aus mehreren Teilplänen besteht. Bezüglich der Objekte der IT sollten folgende Teilpläne erarbeitet werden (Die Erarbeitung der beiden Ersten steht im Vordergrund): Technologieeinsatzplan (Objekt: IuK Technologien) Informationssystemplan (O: Informationssysteme) Organisationsplan (O: IT Organisation) Personalplan (O: IT Personal) Datenplan (O: Datensystem) Methodenplan (O: Methodensystem) Inhalt des strategischen IT Plans sind die in geeigneter Weise geordneten Projekte zur langfristigen, unternehmensweit wirksamen, die kritischen Wettbewerbsfaktoren positiv beeinflussenden Veränderung der IT Portfoliomanagement Strategische Systementwicklung Aufgaben sind (Die beiden Ersten sind Teil des Bestandsmanagements): Analysieren und Evaluieren des vorhandenen Bestands an Informationssystemen Analysieren und Evaluieren des Entwicklungsrückstaus Identifizieren von Informationssystemen, durch deren Veränderung bzw. Schaffung kritische Wettbewerbsfaktoren positiv beeinflußt werden können Analysieren und Evaluieren von Projektideen, Vergeben von Prioritäten für die Projektrealisierung und Controlling der Systementwicklung Strategische Infrastrukturentwicklung Um eine schlagkräftige IT zu realisieren muss sie folgende Eigenschaften haben: 15

17 Sie kann eine bedarfsgerechte Unterstützung aller betrieblichen Aufgaben bzw. aller Geschäftsprozesse sichern und ist effektiv (Wirksamkeit). Sie kann die Aufgabenunterstützung besser sichern als andere Alternativen der IT Infrastruktur und ist effizient (Wirtschaftlichkeit). Die Schaffung bzw. Veränderung der IT im Wege der Systementwicklung geht im Allgemeinen vom nachfrageorientierten Ansatz aus. Die strategische Infrastrukturentwicklung geht vom angebotsorientierten Ansatz aus. Die beiden Entwicklungen ergänzen sich Vorgehensweise bei der Maßnahmenplanung Eine in der Praxis bewährte Institution für die strategische Maßnahmenplanung ist der Lenkungsausschuss Evaluieren der Projektideen Bei der Formulierung geeigneter Evaluierungskriterien wird von der Kosten Nutzen Analyse ausgegangen, die primär zur Ermittlung der Wirtschaftlichkeit dient. Diese wird durch eine Evaluierung ergänzt, die 9 Kriterien verwendet, mit denen primär die Wirksamkeit der Projektideen erfaßt wird. 5 Evaluierungskriterien der Informationsfunktion (Business Domain): Strategischer Abgleich: Beitrag der Projektidee zur Erreichung der strategischen Unternehmensziele Wettbewerbsvorteil: Beitrag der Projektidee zur Unterstützung der Wettbewerbsstrategie Führungsinformation: Beitrag der Projektidee zur Unterstützung der Unternehmensführung Wettbewerbsschaden: Schaden, der durch Mitbewerber droht, wenn Projektidee nicht realisiert wird Projektrisiko: organisatorische Risiko der Projektrealisierung 4 Evaluierungskriterien der IT Infrastruktur (Technology Domain): Strategische IT Architektur: ob sich Projektidee in die bestehende IT Architektur einfügen lässt 16

18 Begriffliche Ungewissheit: das Risiko, das mit der Ungewissheit über die Anforderungen und/oder die Spezifikation der durch die Projektidee angesprochenen Technologien verbunden ist Technische Ungewissheit: die Fähigkeit und Bereitschaft der IT Mitarbeiter IT Infrastrukturrisiko: das Risiko von projektbedingten Veränderungen der bestehenden IT Infrastruktur Portfoliomanagement Hier erfolgt die strategische Evaluierung der Projektideen. Wegen der methodischen Schwierigkeit der Nutzenbestimmung werden häufig einfache Evaluierungsverfahren angewendet, bei denen nur die Abschätzung weniger, aber strategisch bedeutsamer Einflussfaktoren erfolgt. Trotz seiner strategischen Reichweite ist ein Projektportfolio nicht statisch, so dass eine periodische Überarbeitung und Anpassung erforderlich sind Abstimmung mit der Unternehmensplanung Es sollte das Projektportfolio daraufhin geprüft werden, ob sich die geplanten strategischen Maßnahmen mit denen anderer Planungsbereiche des Unternehmens in Übereinstimmung befinden. Bei einer aggressiven IT Strategie wird es allerdings zu Veränderungen kommen. Für alle 4 Planungsbereiche der strategischen IT Planung gelten die folgenden Aussagen: Flexibilität der strategischen IT Planung, Forderung nach Anpassbarkeit: o Vorliegen der strategischen Unternehmensziele und der Unternehmensstrategie o Kenntnis des Technologie, Methoden und Werkzeugangebots zur Implementierung der Maßnahmenplanung sowie deren Weiterentwicklung o Entwicklung und Anwendung eines wirkungsvollen Planungsinstrumentariums o Verfügbarkeit von Vergleichsgrößen zur Beurteilung alternativer strategischer Pläne Grundsätze flexibler Maßnahmenplanung: o Einbetten der strategischen IT Planung in die strategische Unternehmensplanung. o Rollierendes Überprüfen und Fortschreiben der strategischen IT Planung. o Rechtzeitiges Umsetzen von Technologieentwicklungen. o Vergleichen der Planungsergebnisse mit Alternativen. o Anwenden eines Planungsinstrumentariums. o Berücksichtigen der bestehenden IT Architektur bzw. ihrer durch strategische Zielplanung und Strategieentwicklung gewollten Veränderung, um Maßnahmen zu vermeiden, die zu Inkonsistenzen oder Redundanzen führen. 12. Strukturmanagement Zweck des Strukturmanagements ist, Aufgaben, Kompetenzen und Ressourcen von Informationsfunktion und Informationsinfrastruktur im Unternehmen (innerorganisatorisch) und zwischen mehreren Unternehmen (intraorganisatorisch) zu gestalten. Die Gestaltung orientiert sich am Zielsystem des Unternehmens. Ergebnis ist die Strukturorganisation des IT Bereichs. Neben allgemeinen strukturorganisatorischen Fragen der Gliederung des IT Bereichs in Struktureinheiten sind weitere Gestaltungsfragen von Bedeutung: Zentralisierung bzw. Dezentralisierung von Aufgaben, Kompetenzen und Ressourcen zum Erzielen von Synergieeffekten und Autonomievorteilen. 17

19 Einbindung von Aufgaben, Kompetenzen und Ressourcen in bestehende Struktureinheiten außerhalb des IT Bereichs. Auslagerung von Aufgaben, Kompetenzen und Ressourcen mit Zwischenformen zwecks Ausnutzung zwischenbetrieblicher Spezialisierungsvorteile. Errichtung einer Führungsorganisation durch Bestellung eines CIO zwecks ganzheitlicher und strategischer Fokussierung des IT Bereichs Aufgaben des Strukturmanagements Die Regelung der Koordination zwischen den Teileinheiten eines Unternehmens ist ebenso Aufgabe des Strukturmanagements wie die Einrichtung und Besetzung von einschlägigen Institutionen. Gliederung der IT Abteilung erfolgt meist funktional in die Struktureinheiten Leitung, Entwicklung, Produktion, Helpdesk. Es ist auch eine objektorientierte nach Art der Informationssysteme oder eine prozessorientierte Gliederung nach den IT Kernprozessen (Betrieb und Betreuung von Informationssystemen, Kundenakquisition und Angebotserstellung) sinnvoll Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese Ausgehend von der Gesamtheit der IM Aufgaben werden mit der Aufgabenanalyse die zur Erfüllung der Gesamtaufgabe erforderlichen Teilaufgaben durch Zerlegung nach analytischen Merkmalen ermittelt. Die Aufgabensynthese besteht aus Stellenbildung, Stellenbesetzung und Zuordnung von Sachmitteln auf Stellen sowie der Ordnung der Stellen zu übergeordneten Struktureinheiten Gestaltungsprinzipien Prinzipien mit denen soziotechnische Gestaltungsziele verfolgt werden, die aber meist nicht alle auf einmal erreicht werden: Prinzip der relativen Unabhängigkeit der Struktureinheit (teilautonome Gruppen) Prinzip der Einheit von Struktureinheit und Produkt (das Produkt soll quantitativ und qualitativ auf die Struktureinheit rückführbar und für deren Mitglieder erkennbar sein) Prinzip des Aufgabenzusammenhangs in der Struktureinheit (verrichtete Tätigkeiten sollen inhaltlichen Zusammenhang haben) Prinzip der Selbstregulation der Struktureinheit (Störungen direkt in der eigenen Struktureinheit auffangen) Prinzip der Grenzregulation durch den Vorgesetzten (Unabhängigkeit der Struktureinheit soll gewährleistet werden und Beziehungen mit anderen Struktureinheiten soll sichergestellt sein. 18

20 12.4. Zentralisierung / Dezentralisierung In der Regel ist ein Kompromiss zwischen einer zentralen und mehreren dezentralen IT Abteilungen zweckmäßig. Die Koordination erfolgt durch die zentrale IT Abteilung. Den dezentralen IT Abteilungen werden die Aufgaben zugeordnet, die für die jeweiligen Geschäftsbereiche spezifisch sind, der zentralen IT Abteilung die Aufgaben, die übergreifend für das Gesamtunternehmen von Bedeutung sind Strukturkonzepte 19

21 Ergänzung: Vorhandene Struktureinheiten werden um einzelne Stabs und Ausführungsstellen ergänzt, die sich neuen IM Aufgaben widmen. Addition: Neben die vorhandenen Struktureinheiten tritt eine zusätzliche Struktureinheit, der neue IM Aufgaben zugeordnet werden. Fusion: Alle vorhandenen Struktureinheiten, die für IM Aufgaben zuständig sind, werden zu einer Struktureinheit IM fusioniert. Integration: Alle IM Aufgaben werden in einer Struktureinheit IM zusammengefaßt, reorganisiert und integriert Lenkungsausschuss Sind ein geeignetes Instrument zur Abstimmung der strategischen IT Planung mit der strategischen Unternehmensplanung. Gründe, warum ein Lenkungsausschuss wenig wirksam ist, oder auch scheitern kann, sind: Qualifikation der Ausschussmitglieder entspricht nicht den Aufgaben. Einordnung des LA in die Unternehmenshierarchie ist unpassend. Kommunikation zwischen LA und Linieninstanzen funktioniert weder nach oben noch nach unten. LA tritt zu häufig zusammen, so dass sich sein Fokus von den strategischen Aufgaben entfernt und zu stark administrativ und projektorientiert wird. LA paßt sich nicht schnell genug an die Veränderung des Unternehmenszwecks, der Strukturund Ablauforganisation und der Technologien an. 13. Qualitätsmanagement Zwar wird QM vom Top Management initiiert und geführt, seine Verwirklichung bezieht aber alle Mitarbeiter ein. QM heißt, strategische Qualitätsziele zu setzen, daraus ein unternehmensweites Rahmenkonzept für alle qualitätsbezogenen Tätigkeiten abzuleiten und durch Maßnahmen so durchzusetzen, wie dies zur Erfüllung der strategischen Qualitätsziele erforderlich ist. Qualität = Gesamtheit von Merkmalen einer Einheit bezüglich ihrer Eignung, festgelegte und vorausgesetzte Erfordernisse zu erfüllen Qualitätsmerkmal = wird definiert, um die gewünschte oder geforderte Qualität eines Objektes zu spezifizieren und überprüfen zu können Qualitätsmaß = beschreibt mögliche Ausprägungen eines Qualitätsmerkmals Qualitätsmodell = Satz von Qualitätsmerkmalen und deren Beziehungen, welche die Grundlage für die Spezifizierung von Anforderungen und die Beurteilung der Qualität eines Objektes bilden; dient dem Auftragnehmer als Richtlinie für die Entwicklung und bildet eine wichtige Grundlage für die Prüfung Objekte und Sichten des QM Objekte sind die Informationsinfrastruktur mit allen materiellen und immateriellen Komponenten, die Prozesse zur Entwicklung und Nutzung dieser Komponenten sowie die Zwischenprodukte, die zu ihrer Entstehung führen. 20

22 Produktorientierte Sicht Qualität manifestiert sich im Wesentlichen in Produkten. Sie konzentriert sich auf Planung, Steuerung und Kontrolle der Produktqualität. QM Maßnahmen sind konstruktiver (technische [Verwendung von Methoden, Werkzeugen], organisatorische [Verwendung von Vorgehensmodelle, Dokumentationsrichtlinien], personelle [Personalschulung]) und analytischer (statisch [Qualitätsaudit], dynamisch [Testen]) Art. Produktqualität kann mit verschiedenen Merkmalen beschrieben werden. z.bsp. folgende Merkmale für die Spezifizierung von Softwarequalität: Funktionalität Zuverlässigkeit Benutzbarkeit Effizienz Änderbarkeit/Wartbarkeit Übertragbarkeit/Portierbarkeit Prozessorientierte Sicht Folgende Grundannahmen: Qualitativ hochwertige Prozesse bringen mit einer hohen Wahrscheinlichkeit qualitativ hochwertige Produkte hervor. Es ist effizienter, die Qualität von Prozessen zu gewährleisten, als die Qualität von Produkten zu prüfen und nach deren Fertigstellung Abweichungen von den Anforderungen zu beheben. Konzentriert sich auf Planungs, Steuerungs und Realisierungsprozesse. Zielt auf hochwertige Produktqualität, niedrige Entwicklungskosten und hohe Termintreue ab. Qualitätskriterien für Prozesse werden in Reifegradmodellen definiert Ganzheitliche bzw. umfassende Sicht Wird auch als Total Quality Management bezeichnet und läßt sich durch folgende Grundsätze charakterisieren: Kundenorientierung Qualitätsorientierung Prozessorientierung Systemorientierung Führung Einbeziehung aller Personen Interne Kunden Lieferanten Beziehungen Kooperationsprinzip Rationalitätsprinzip Ständige Verbesserung Totalitätsprinzip Qualitätskosten Konformitätskosten = Kosten, die durch die Gesamtheit der QM Maßnahmen entstehen. Nonkonformitätskosten = Kosten, die in Folge von Fehlern entstehen (Fehlerfolgekosten) 21

23 13.3. QM-Systeme = Struktur und Ablauforganisation einschließlich aller Prinzipien, Methoden, Verfahren und Werkzeuge, die zur Umsetzung der Qualitätspolitik eines Unternehmens notwendig sind. Verantwortung der Leitung im Rahmen des QM besteht darin, folgende Aufgaben zu erfüllen: Qualitätspolitik und Qualitätsziele formulieren und aktualisieren Qualitätsbewusstsein und Motivation zur Umsetzung des QM fördern sicherstellen, dass sich das ganze Unternehmen an Kundenanforderungen orientiert gewährleisten, dass geeignete Prozesse umgesetzt sind, um Kundenanforderungen und Qualitätsziele zu erreichen sicherstellen, dass ein wirksames und effizientes QM System existiert erforderliche Ressourcen für das QM zur Verfügung stellen QM System regelmäßig bewerten über Maßnahmen zur Qualitätspolitik und zu den Qualitätszielen sowie zur Verbesserung des QM Systems entscheiden Auch das Management von Ressourcen fällt in dessen Verantwortungsbereich. Produktrealisierung umfaßt die gesamte Leistungserstellung einschließlich der Unterstützungsprozesse. Ziele sind Erhöhung der Produktqualität, Senkung der Zeit und Kosten. Soll durch Kommunikation mit Kunden, Planung, Steuerung und Dokumentation von Entwicklungs, Beschaffungs und Leistungserstellungsprozessen sowie Überprüfung erreicht werden. Messung, Analyse und Verbesserung soll sicherstellen, dass Beurteilungen von Produkten, Prozessen und des QM Systems nicht nur auf Schätzungen beruhen, sondern auf Zahlen, Daten und Fakten. Im Rahmen des umfassenden QM werden alle Objekte der ständigen bzw. kontinuierlichen Verbesserung unterworfen. 22

24 13.4. Aufgaben des QM Qualitätspolitik und Qualitätsziele: Qualitätspolitik setzt Schwerpunkte für das QM, richtet alle QM Maßnahmen auf die Erreichung der Unternehmensziele aus. QM System realisiert deren formulierten Vorgaben. Qualitätsplanung: Verantwortung bei der Unternehmensleitung, konzentriert sich auf die Leistungserstellungsprozesse, legt Qualitätsziele für alle relevanten Objekte fest, plant auch QM System, muss Ressourcen zur Verfügung stellen Qualitätslenkung und Qualitätsprüfung: Qualitätslenkung ist der Teil des QM, der auf die Erfüllung von Qualitätsanforderungen ausgerichtet ist. Wesentliches Element ist Qualitätsprüfung, welche ermittelt, ob ein dem QM unterworfenes Objekt Anforderungen erfüllt. Fehlerverhütung ist effizienter als Fehlerbehebung! Qualitätssicherung: bezeichnet Tätigkeiten, die in einem QM System verwirklicht sind. der Teil des QM, der darauf ausgerichtet ist, Vertrauen zu erzeugen, dass Qualitätsanforderungen erfüllt werden. relevante Prozesse dokumentieren, sicherstellen, dass sich alle daran halten. Qualitätsverbesserung: dient dazu, die Fähigkeit des Unternehmens zu erweitern, Qualitätsanforderungen zu erfüllen. 4 Phasen der kontinuierlichen Verbesserung (Plan Do Check Act Zyklus). planen, implementieren, prüfen, einleiten. Der Zyklus beschreibt das ständige Streben nach Verbesserung auf allen Ebenen eines Unternehmens (Kaizen). Folgende Maßnahmen für Verbesserungsprojekte: Analyse der Ist Situation, um Ansatzpunkte für Verbesserungen zu erkennen Festlegen von Zielen für Verbesserungen Suche nach Lösungen, um diese Ziele zu erreichen Beurteilen der Lösungen und Auswahl einer Lösung Implementierung der gewählten Lösung Evaluierung der Ergebnisse, um zu ermitteln, ob die Ziele erreicht wurden Formalisieren der Änderungen Dokumentation im QM Art und Umfang hängen von Art, Größe und Komplexität des Unternehmens und der QM Objekte sowie von Kundenanforderungen und rechtlichen Anforderungen ab. Dokumenttypen sind QM Handbuch (stellt Qm System dar), QM Pläne (beschreiben wie QM System auf ein spezifisches Produkt, Projekt..angewendet wird), Spezifikationen (enthalten Anforderungen an Objekte des QM), Leitfäden (geben Empfehlungen für Prozesse bzw. Aufgaben), Verfahrensanweisungen und 23