Stichprobeninventur I NVENTUR. Wie EBE den ¹hoheitlichen Aktª der Inventur in den Griff bekam ± ein Anwenderbericht

Transkript

1 Wie EBE den ¹hoheitlichen Aktª der Inventur in den Griff bekam ± ein Anwenderbericht Friedrich Hiller und Christian E. RiethmuÈller Inventur ist ein ¹hoheitlicher Aktª, gesetzlich verankert in 240 HGB und mit groûem Ernst vom WirtschaftspruÈfer vertreten. Die Angst geht bei den Verantwortlichen fuèr das Teilelager regelmaèûig um ± vor allem wegen einer zu hohen Fehlerquote mit der Folge, eine weitere Inventur durchfuèhren zu duèrfen. Sehr viele Betriebe sehen heute ausschlieûlich die Alternative zwischen der Stichtagsinventur und der permanenten Inventur. FuÈr beide ZaÈhlverfahren gilt, dass natuèrlich gezaèhlt werden muss, und nicht zu knapp. Auch wenn das ZaÈhlen an betriebliche VorgaÈnge, wie eine Warenannahme oder einen Nulldurchgang, gekoppelt sein sollte, bleiben im Regelfall sehr viele Teile uèbers Jahr regungslos im Lager liegen. Und die muèssen gezaèhlt werden. Und der ZaÈhlvorgang kostet viel Zeit und viel Geld. Die Erfassungskosten werden auf ca. 5bis15Z pro Inventurposition geschaètzt. Und dies bei oder auch Positionen! Die sorgt dagegen fuèr eine radikale Kostensenkung. Ein Einsparpotenzial von bis 95 Prozent kann erwiesenermaûen erreicht werden. Und ist die einzige Inventurart, die der Anwender je nach Beschaffenheit der Lager ganz kurzfristig wiederholen kann, wenn das Ergebnis nach dem ersten Durchgang nicht erfolgreich war; bekommt er die Daten allerdings nicht in den Griff, findet eine Vollaufnahme statt. Warum eigentlich Inventur? 240 HGB sagt aus, dass zur Bewertung des UmlaufvermoÈgens eine Inventur durchgefuèhrt werden muss, dazu gehoèrt das komplette ZaÈhlen aller beweglichen GuÈter. Diese Gesetzesquelle wird stets zur BegruÈndung einer Inventur herangezogen. HaÈufig bleibt aber 241 HGB unberuècksichtigt; hier wird erlaubt, dass der InventurdurchfuÈhrende sehr wohl auf mathematisch-statistische Verfahren zuruèckgreifen kann. ist genauer als Vollinventur Vor allem Kaufleute haben VerstaÈndnisprobleme mit der. Sie setzen ohne methodischen Hintergrund voraus, dass die Vollinventur ¹das Maû der Genauigkeitª sei. WirtschaftspruÈfer und FinanzbehoÈrden haben sich in den 60er- und 70er-Jahren die Diskussion um die nicht leicht gemacht. Entscheidender Durchbruch in der Akzeptanzdiskussion war die verheerende Erkenntnis, dass Vollinventuren aufgrund von Erfassungsund Buchungsfehlern eine Ungenauigkeit zwischen Buch- und Ist-Wert von etwa drei Prozent ergeben. Mathematiker und Statistiker koènnen nachweisen, dass anerkannte Stichprobenverfahren nur eine Ungenauigkeit von ein Prozent erlauben. Das heiût, dass eine genauer als eine Vollinventur ist. EBE's ¹Kraftakt Inventurª hat ein Ende gefunden Die EBE Elektro-Bau-Elemente GmbH in Leinfelden-Echterdingen und NuÈrnberg stellt mit 110 Mitarbeitern mechatronische Bauteile her. Das klassische Schalterprogramm der EBE reicht von Mehrebenendrehschaltern uèber Codier- und SchluÈsselschalter bis hin zu kundenspezifischen LoÈsungen, die sich durch hoèchste PraÈzision, ZuverlaÈssigkeit und perfekte AusfuÈhrung auszeichnen. Mit EBE- Drehimpulsgebern lassen sich GeraÈte und Anlagen bequem einhaèndig bedienen. Ferner werden kundenspezifische LoÈsungen fuèr die Automation, Komponenten und Systeme zum Bedienen und Beobachten hergestellt. Bei EBE bedeutete die alljaèhrliche Inventur ein regelmaèûiger Kraftakt: An zwei Standorten mussten ca Lagerpositionen gezaèhlt werden. Der Vertrieb muss weiterlaufen und an beiden Standorten ist nur jeweils ein fuèr das Lager verantwortlicher Mitarbeiter beschaèftigt. Da dauerte eine Inventur schon einmal pro Standort bis zu 15 Arbeitstagen. Die einem Lager inhaèrenten UnwaÈgbarkeiten, wie fehlerhafte Eingaben in den Artikeln, fehlende Bewertungen, fehlende oder falsche Preiseinheiten, fehlerhafte oder falsche Mengeneinheiten, die nur muèhsam aufgeloèsten negativen LagerbestaÈnde, waren HinderungsgruÈnde, die Inventur als laèstige Angelegenheit zu betrachten, die hoèhere Aufwendungen verursachten, als eigentlich not- 16 REFA-Nachrichten 2/2004

2 wendig waren. Das ERP-System von NAVISION, das von EBE seit Jahren eingesetzt wird, verfuègt im Standard- Funktionsumfang nicht uèber die konsequente AnwenderfuÈhrung, um die Datenprobleme von vornherein sicher abzufangen bzw. zu verhindern. Funktionsweise der Die CERPOS GmbH in Hanau beraèt in der Auswahl und EinfuÈhrung von ERP-Systemen, ist auf Reengineering- und Rationalisierungsaufgaben spezialisiert, zu deren Umsetzung auch Add-Ons entwickelt werden. Neben Beratungsleistungen in Controlling und E- Business fuèhrt CERPOS die ein. Dabei wird das System GESTIN- 77 eingesetzt. Die funktioniert ganz aèhnlich wie eine Wahlhochrechnung. Die Stichprobe wird so ermittelt, dass die Wertestruktur des Lagers oder der Lager repraèsentiert wird. Das System teilt automatisch den Wertebereich des Lagers von 0,01 Z bis zum maximalen Wert in Werteschichten ein. Dieser Aufteilungs-Algorithmus wird von WirtschaftspruÈfern und FinanzbehoÈrden anerkannt und ist zertifiziert. Das System waèhlt pro Werteschicht eine Anzahl von Artikeln fuèr eine Stichprobe aus. Alle StichprobenumfaÈnge zusammen ergeben die Gesamtheit der zu zaèhlenden Artikel. FuÈr eine Wertermittlung sind die ¹groÈûerenª Bestandswerte repraèsentativer als die geringeren, daher sind ca. 60 Prozent des Gesamtlagerwertes in der Stichprobe enthalten. Mit der geringen Menge an ausgewaèhlten Bestandsartikeln wird ohnehin der groèûte Teil des Lagerbestandswertes gezaèhlt. Die ermittelten ZaÈhlpositionen werden wie bei einer Vollinventur koèrperlich aufgenommen und die ZaÈhlmengen im System erfasst. Auf Basis dieser Ist-Mengen-Erfassung erfolgt dann die Hochrechnung, die Ermittlung eines hochgerechneten Ist-Wertes des Lagers oder der Lager. Ist die Differenz zwischen Buch- und Ist-Wert kleiner als ein Prozent, sind WirtschaftspruÈfer und FinanzbehoÈrden zufrieden. Die Inventur ist damit abgeschlossen, d.h. das System meldet den Abschluss der Inventur, wenn eine Fehlerquote innerhalb der zulaèssigen Abweichung erreicht wird. Voraussetzungen einer Aufgrund des Gesetzestextes muss eine stichprobengefuèhrte Lagerinventur Voraussetzungen hinsichtlich der VollstaÈndigkeit, Richtigkeit und NachpruÈfbarkeit erfuèllen. VollstaÈndigkeit Jede Lagerposition hat die gleiche von Null verschiedene Chance, als Stichprobenelement gezogen zu werden. ¹Kritischeª Lagerbereiche sollten vollstaèndig erfasst werden (Vollaufnahme). Hierzu zaèhlen insbesondere gemaèû Abschn. 30 Abs. 3 Einkommenssteuer- Richtlinie alle Positionen mit Preis Null oder Negativwert. Richtigkeit Auch bei einer Vollaufnahme kann aufgrund von ZaÈhlfehlern nicht der ¹wahre Inventurwertª ermittelt werden; es existiert also eine letztlich mit vertretbarem Aufwand nicht kontrollierbare Abweichung zwischen ZaÈhl- und wirklichem Inventurwert. Daher laèsst das Institut der WirtschaftspruÈfer (IDW) einen maximalen relativen Stichpro- REFA-Nachrichten 2/

3 benfehler von ein Prozent des Lagergesamtwertes bei einem minimalen Sicherheitsgrad von 95 Prozent zu: FuÈhrt eine Hochrechnung auf der Basis der Stichprobe zu diesem Ergebnis, wird die Inventur als mindestens so richtig wie eine Vollaufnahme betrachtet. NachpruÈfbarkeit FuÈr das Unternehmen, den WirtschaftspruÈfer sowie die Oberfinanzdirektion ist die MoÈglichkeit der NachpruÈfbarkeit von besonderer Bedeutung. Das angewandte mathematisch-statistische Verfahren und die vorgenommene Zufallsauswahl der Stichprobenmitglieder muèssen nachvollziehbar sein (eigentlich ein logischer Widerspruch). Die Verfahrensweise muss der herrschenden Lehre entsprechen und hinreichend testiert sein. Generelle Bedingungen fuèr eine. Die Abweichungen der Lagerdifferenzen in der Vergangenheit liegen nicht ¹besonders starkª uèber 1 Prozent. Hier gilt es, die vergangenen Stichtagsinventuren zu interpretieren.. Der Lagerbestand gehorcht der 80:20-Regel, d.h. 20 Prozent der Teile machen ungefaèhr 80 Prozent des Lagerwertes aus. Diese Regel (manchmal auch ¹LagerphaÈnomenª genannt) trifft auf ca. 95 Prozent aller Lager zu.. Das Lager hat mindestens 1000 Lagerpositionen.. Die organisatorischen Rahmenbedingungen eines ¹geordneten Lagerwesensª (GoB: keine Buchung ohne Beleg, nur sporadische, begruèndbare, dokumentierte ungeplante Bewegungen, Beaufsichtigung des Lagers, moèglichst abgeschlossene raèumliche Einheit, kein freier Zutritt, Nachweis der Bewegungen uèber ein Lagerjournal mit Buchungsdatum, Menge, Wert, Vorgang) werden erfuèllt. Ferner sind einige datentechnische Bedingungen zu erfuèllen: Keine Lagerposition ohne Preis, keine MinusbestaÈnde. Negative LagerbestaÈnde, eine organisatorische Unart in ERP-Systemen, werden haèufig als organisatorische Errungenschaft dargestellt, koènnen aber von vielen Anwendern zum Zeitpunkt der Inventur nur mit erheblichem Zusatzaufwand beseitigt werden. Der ¹Vorteilª wird ganz schnell zum Nachteil. HaÈufig sind falsch verstandene OÈ ffnungsklauseln in ERP-Systemen, die mangelnde Organisation sowie fehlender Mut zu restriktivem Handeln der NaÈhrboden fuèr negative BestaÈnde. Neben den buchungstechnischen Beseitigungsarbeiten ist die Darstellung und Interpretation negativer BestaÈnde nur schwer zu erklaèren, ein typisches PhaÈnomen der Mengenlehre: Man muss bei einem Lagerbestand von -3 drei Teile in das Lager tragen, damit man keinen Bestand mehr hat. Lagerpositionen mit Menge 0 duèrfen eigentlich nicht in die einflieûen; es sei denn, es handelt sich um aktuelle Teile, die gerade zufaèllig keinen Bestand aufweisen, zu denen aber eine aktuelle Wiederbeschaffung laèuft. Dies ist mit dem WirtschaftspruÈfer abzuklaèren. Der WirtschaftspruÈfer muss der zustimmen. Er testiert auch die geforderte Bestandsgenauigkeit, das Verfahren kann er nicht ablehnen. Er kann einen Einspruch einlegen, weil die 18 REFA-Nachrichten 2/2004

4 DatenqualitaÈt vielleicht bekannterweise schlecht ist. Der Anwender kann diese Zustimmung aber auch wieder verlieren, wenn er nicht in der Lage ist, die zulaèssige Fehlerquote in den Bestandsdifferenzen einzuhalten. Damit wirkt sich auch unmittelbar auf die DatenqualitaÈt des Anwendersystems aus. Bei EBE sind die genannten Voraussetzungen gegeben; die NAVISION-LoÈsung war die Basis, um uèberhaupt dem Anforderungsprofil einer fuèr die geforderten Bestandsgenauigkeit zu entsprechen. Bei der Abstimmung mit dem WirtschaftspruÈfer, eine zu betreiben, fiel dann genau die Aussage, die die Inventur in ihrer Aussagekraft und Handhabung bewertet: ¹Wir wollen nicht mehr Aufwand betreiben, als wir notwendigerweise dem Gesetz gegenuèber verpflichtet sind.ª In fruèheren Zeiten war die Genauigkeit der BestandsfuÈhrung in der Warenwirtschaft durchaus ein Problem; dies duèrfte jedoch angesichts moderner Anwendungssysteme eigentlich kein Problem mehr sein. Bei GespraÈchen mit Verantwortlichen, die auf die wechseln wollten, kam allerdings sehr haèufig und deutlich ein ZuruÈckschrecken auf die allgemeinen Anforderungen zum Ausdruck, was den organisatorischen Vorteil, schneller und sicherer eine Inventur durchfuèhren zu koènnen, um ein weiteres Jahr verschob. Diese nicht repraèsentative EinschaÈtzung ist insofern unverstaèndlich, weil in der heutigen Zeit kein Unternehmen hinsichtlich seiner ERP-Software im Bereich Lagerwirtschaft Not leiden muèsste. Ablauf der EBE hat DIAInv, ein Analyse- Tool und generelles Vorsystem zur fuèr die Aufbereitung der Inventurdaten, eingesetzt, um die Bestandsdaten schnell und einfach zu kontrollieren sowie zu korrigieren (Bild 1). Die DatenqualitaÈt ist damit erhoèht worden. Der Einsatz der folgte somit dem aèuûeren Zwang, interne ArbeitsablaÈufe straffer zu organisieren, um dann die Inventur verlaèsslich und unanfechtbar durchfuèhren zu koènnen. Bild 1: Das Analysepaket DIAInv Aus NAVISION werden mehrere LagerbewegungssaÈtze eines Jahres extrahiert und an DIAInv uèbergeben. Dort werden die BewegungssaÈtze zu BestandssaÈtzen komprimiert; dazu muèssen zunaèchst die Mengeneinheiten auf Einheitlichkeit gepruèft werden. Es hat sich herausgestellt, dass die zu gruppierenden BewegungssaÈtze eines Lagerortes durchaus abweichende Mengeneinheiten aufweisen koènnen, was bei der Gruppierung zu Fehlern fuèhrt. Dies erfordert die artikelweise Korrektur der fehlerhaften BewegungssaÈtze. Bei der UÈ bernahme der Bewe- REFA-Nachrichten 2/

5 gungssaètze wird generell die Preiseinheit 1000 vergeben, da alle Preise auf fuènf Nachkommastellen mit Preiseinheit 1 ausgerichtet sind. Danach werden die Lagerorte festgelegt, die nicht inventurrelevant sind; diese werden in einer Tabelle hinterlegt, die die Grundlage fuèr das LoÈschen der entsprechenden BewegungssaÈtze bildet. Anschlieûend werden die BewegungssaÈtze zu BestandssaÈtzen zusammengefasst. Dies kann bei NAVISION (wie auch bei zahlreichen anderen Systemen) zu MinusbestaÈnden fuèhren. Die MinusbestaÈnde werden analysiert; in den Inventurlagern duèrfen keine MinusbestaÈnde existieren, ansonsten muss die Prozedur mit der Korrektur der Datenausgangsbasis wiederholt werden. Wenn die MinusbestaÈnde wirklich direkt beseitigt werden koènnen, werden diese jetzt geloèscht. Dann kann die Datenbasis fuèr die InventuruÈbergabe generiert werden. Diese Datenbasis wird dann durch folgende Berichte abgesichert:. Lagerorte,. verwendete Buchpreiseinheiten,. falsche Buchpreiseinheiten,. Artikel mit Bestand 0,. Positionen mit Preis 0,. Positionen mit Minusbestand,. Anzahl der Positionen (Artikel) aller Lagerorte (Statistik),. Preis-/Bestandspositionen min./max. zur Festlegung von Wertgrenzen,. Lagerbestandswerte (Statistik),. ABC-Analyse (WertpruÈfung) mit Zusammenfassung,. Preisstaffelung pro Lagerort, Bild 2: Ablauf einer. PruÈfwerte-Zusammenfassung. Bei Bedarf koènnen fehlerhafte BestandssaÈtze in DIAInv direkt korrigiert werden, sofern nicht die gesamte Prozedur nochmals durchlaufen werden soll oder muss. Wiegeteile werden fuèr GESTIN speziell gekennzeichnet, weil hier besondere Fehlerquellen entstehen koènnen und sich der ZaÈhlprozess anders gestaltet. Die Prozeduren in DIAInv benoètigen vielleicht 20 Minuten, sofern die Datenbasis im OriginaÈrsystem grundsaètzlich korrekt ist. Den Abschluss bildet die Generierung der Input-Datei fuèr GESTIN-77. Hierbei werden die Lagerorte fuèr die deklariert, d.h. die Lagerorte, fuèr die eine HaÈufigkeits- und Werteverteilung erstellt werden muss, und fuèr die eine Sortierung fuèr die spaètere Generierung der Inventurerfassungsliste festgelegt werden muss. Der Ablauf der ist in Bild 2 skizziert. Die fuènf Hauptschritte der Festlegung der Lagerorte Es koènnen beliebig viele unterschiedliche Lagerorte in einer beruècksichtigt werden. Lagerorte, die sich nicht eignen ± wie z. B. SchuÈttgutlager, Fertigungslager, die nicht kontinuierlich bebucht werden, also hohe Fehlerquellen beinhalten koènnen ± koènnen aus der Stichprobe gezielt herausgenommen werden und als Vollaufnahmelager deklariert werden. Die Lagerorte koènnen raèumlich auseinander liegen, sie muèssen nur zum selben Unternehmen gehoèren und zu einem Inventurtermin inventiert werden. Im Zweifelsfall kann neben den Vollerfassungslagerorten ein logischer Lagerort uèber alle -Lagerorte festgelegt werden. EBE hat pro Standort einen logischen Lagerort fuèrs GES- TIN vorgegeben und damit die Stichprobe freiwillig in einer gewissen Grenze erhoèht. Festlegung der Wertestaffeln fuèr HaÈufigkeits- und Werteverteilung FuÈr jeden logischen Lagerort muss als Nachweis der Lagereignung eine Werte- und HaÈufigkeitsverteilung erstellt werden. Verteilung Alle gepruèften Lagerpositionen werden den Werteintervallen zugeordnet. ZusaÈtzlich werden absolute, relative und kumulierte HaÈufigkeiten sowie pro Intervall Mittelwert und Standardabweichung berechnet. Schichtung Die Schichtenbildung beinhaltet die Einteilung der Grundgesamtheit der Lagerpositionen (entspricht den uèbernommenen Positionen aus der DatenuÈbernahme) in Werteschichten. Es ist leicht vorstellbar, dass bei einer Stichprobenbildung ohne vorherige Schichteneinteilung der Gesamtumfang erheblich groèûer sein wird, weil die Streuung der Werte um den Mittelwert groèûer ist. Das Problem der Schichtenbildung liegt in der Wahrung der RepraÈsentativitaÈt der Stichprobe fuèr die Grundgesamtheit. Die ZulaÈssigkeit der Schichtung muss uèberpruèft werden:. Der Algorithmus fordert, dass die erste Schicht mindestens zehn Positionen hat.. Der Vollaufnahmebereich ist groèûer als 20 Prozent des Gesamtlagerwertes; dieser Wert liegt an der Untergrenze, teilweise werden von WirtschaftspruÈfern 25 Prozent gefordert. 20 REFA-Nachrichten 2/2004

6 Hochrechnung Der wichtigste Report der Hochrechnung ± die Ergebnisauswertung ± beinhaltet die Aussage, ob die Hochrechnung und damit die Inventur erfolgreich waren. Die hier ausgewiesene prozentuale Abweichung des Buchwertes darf nicht groèûer sein als die vom DurchfuÈhrenden (und dem WirtschaftspruÈfer) geforderte Fehlertoleranz (z. B. ein Prozent). Alle Mengendifferenzen der gezaèhlten Positionen muèssen gebucht werden. Bei einer Hochrechnung mit einer Abweichung kleiner als die Verfahrenstoleranz wird angenommen, dass die LagerbuchfuÈhrung ordnungsgemaèû ist. Hier muss keine Korrektur des Bestandswertes erfolgen. UÈ bertragung der GESTIN-Ergebnisse nach NAVISION Die Differenzbuchungen, die im GESTIN eingegeben wurden, sind in die NAVISION- BestandsfuÈhrung zu uèbernehmen. Um eine vereinfachte, schnelle Erfassung der Inventurdifferenzen zu ermoèglichen, hat sich EBE auûerhalb der Inventur-StandardfunktionalitaÈt ein Inventurdifferenz-Erfassungsprogramm erstellen lassen. Auf eine maschinelle Schnittstelle wurde bislang verzichtet, da die Notwendigkeit des Aufwandes noch nicht als gerechtfertigt angesehen wurde. Mit Eingabe der Differenzen ist dann auch die Inventur auf NAVISION-Seite abgeschlossen. ResuÈmee Heute werden bei EBE an beiden Lagerstandorten zusammen ca. 500 Lagerpositionen gezaèhlt, keine wie fruèher. Die HoÈhe der ZaÈhlpositionen ergibt sich aus der wertmaèûigen Verteilung der Artikel. Der Anteil der ¹niedrigpreisigenª Artikel ist recht hoch, und hier liegt auch die Gefahr, dass eine zu einem nicht genehmigungsfaèhigen Ergebnis fuèhrt, weil gerade in dem Kleinteilebereich hohe Abweichungsquoten liegen koènnen. Hier muss also mit groèûerer Sorgfalt gebucht, zugefuèhrt und entnommen werden. Die Inventur kann jetzt an beiden Standorten innerhalb eines Tages erledigt werden. Insgesamt konnte EBE durch die EinfuÈhrung der die Kosten der jaèhrlichen Inventur gravierend reduzieren, Ruhe in die Abwicklung bringen und den Servicegrad durch die verkuèrzte Inventurerhebung uneingeschraènkt absichern. Mehr Sicherheit in der BestandsfuÈhrung erreicht EBE 1 Inventurvorbereitungen (z.b. Besprechungen mit allen Beteiligten; Verfahrensvorgabe, WP-Abstimmung) 2 AufraÈumaktionen im Lager vor Inventur (Sonderbuchungen) 3 Inventurerhebung 2 Lager mit 3 MA aá 80 Std. zudem durch den Einsatz des Vorsystems DIAInv, mit dem auch ohne Inventur die Daten auf ihre SchwaÈchen hin zu beliebigen Zeitpunkten gezielt analysiert werden koènnen. Gerade im Softwarebereich ist bei vielen Entscheidungen eine Kosten/Nutzen-Analyse schwierig, bei der Software zur mit GESTIN-77 dagegen sehr einfach: Schon bei einer Inventur koènnen sich die Anschaffungs- und EinfuÈhrungskosten amortisiert haben. Es gibt auch Beispiele eines mehrfachen Return on Investment (ROI) bereits beim ersten Mal. Nr. AktivitaÈt Aufwand Positionen Berechnungsbasis Wert 180 Std. 50,00 Z Z 200 Std ,00 Z Z ,00 Z Z 4 Inventurdifferenzbuchungen 20 Std ,00 Z Z 5 Inventurnachbereitungen 200 Std. 50,00 Z Z 6 Lagerschlieûzeiten (z.b. Umsatzverlust, KundenveraÈrgerung, Zinsverlust, Inventurmehraufwand wegen zusaètzlicher Differenzen) Z 7 IT-UnterstuÈtzung 60 Std. 75,00 Z Z Bild 3: Kalkulationsbasis zur Ermittlung des Aufwandes einer konventionellen Stichtagsinventur Mit einer vorsichtigen SchaÈtzung kann sich jeder Anwender an den Aufwand seiner Inventur herantasten. Er wird feststellen, dass eine hohe Investition getaètigt wird, ohne dass damit ein erhoèhter Umsatz erwirtschaftet werden kann. ZaÈhlen, Messen, Wiegen sind bekanntlich nicht-wertschoèpfende AktivitaÈten. Bild 3 zeigt den Aufwand von EBE bei der in der Vergangenheit durchgefuèhrten konventionellen Stichtagsinventur, wobei einige Werte, wie zu den Zeilen 1 und 2, 5 und 7, eher noch ¹tiefgestapeltª sind. Durch die EinfuÈ hrung der konnte der Aufwand erheblich ver- 22 REFA-Nachrichten 2/2004

7 1 Inventurvorbereitungen (z.b. Besprechungen mit allen Beteiligten; Verfahrensvorgabe, WP-Abstimmung) 2 AufraÈumaktionen im Lager vor Inventur (Sonderbuchungen) 3 Inventurerhebung 2 Lager mit 3 MA aá 6 Std. Nr. AktivitaÈt Aufwand Positionen Berechnungsbasis Wert 20 Std. 50,00 Z Z 40 Std ,00 Z Z ,00 Z Z 4 Inventurdifferenzbuchungen 2 Std ,00 Z 100 Z 5 Inventurnachbereitungen 50 Std. 50,00 Z Z 6 Lagerschlieûzeiten (z.b. Umsatzverlust, KundenveraÈrgerung, Zinsverlust, Inventurmehraufwand wegen zusaètzlicher Differenzen) 7 IT-UnterstuÈtzung 5 Std. 75,00 Z 375 Z Bild 4: Inventur-Aufwendungen nach EinfuÈhrung der 0 Z Das Wichtigste fuèr die EinfuÈhrung der ist die Zustimmung des WirtschaftspruÈfers; dieser wird bei Vorliegen der genannten Voraussetzungen seine Zustimmung nicht verweigern, da GESTIN-77 eine zertifizierte Software ist (Zertifizierung durch die WirtschaftspruÈfungsgesellschaft Ernst & Young). V ERFASSER Wenn sich nach einer LagereignungspruÈfung die zu erwartende Kostenreduktion in ¹interessantenª Dimensionen bewegt, ist eine Probeinventur durchzufuèhren, um abzusichern, dass die Voraussetzungen fuèr eine erfuèllt sind. Danach steht einer Anwendung von GESTIN-77 nichts mehr im Wege. ringert, zudem die Daten qualitativ verbessert werden (Bild 4). Die Beschleunigung der Inventur kommt natuèrlich auch den Mitarbeitern zugute, da Inventuren ¹der alten Artª in der Regel stets mit mentalen, koèrperlichen Strapazen verbunden sind und sie meist zu Zeiten stattfinden, in denen die Kollegen bereits im Urlaub sind oder anstehende Feiertage planen. Mit GESTIN-77 kann die Inventur schnell und effizient durchgefuèhrt werden. Friedrich Hiller KaufmaÈnnischer Leiter der EBE GmbH, Leinfelden-Echterdingen Dr. Christian E. RiethmuÈller GeschaÈftsfuÈhrer der CERPOS Gesellschaft fuèr Controlling Logistik Reengineering GmbH, Hanau, REFA-Nachrichten 2/