Wiedererlangung der Kontrolle

Transkript

1 Eine Perspektive Wiedererlangung der Kontrolle Verbessern Sie das Informationsmanagement, indem Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren

2 Inhaltsverzeichnis 1 Informationsbewältigung 2 Informationsmanagement 4 Umsetzung eines ECM 6 Verwaltung der Massen 6 Über den Autor

3 Eine richtig definierte Strategie und Richtlinie zum Informationsmanagement können Organisationen dabei unterstützen, die Kontrolle über ihre wertvolle Unternehmensexpertise wiederzuerlangen. Informationsbewältigung Organisationen ertrinken in einer Informationsflut und haben Probleme, die Unternehmensanlagen und das Unternehmenswissen zu bewältigen. Medienhype und technologische Innovationen haben schnell zu größeren und besseren Innovationen geführt. Ohne sinnvolle Grundsätze und Praktiken schwimmen viele Unternehmen wie ein Schiff ohne Steuerruder im Meer der Informationen. Abbildung 1. Entwicklung der Informationsflut Aufbewahrungsmanagement Elektronisches Aufbewahrungsmanagement Informationsmanagement Wissensmanagement Management zusammengesetzter Objekte Management personalisierter Objekte Entscheidungsobjekte Hohes technisches Niveau Informationsobjekte Digitale Daten HTML-/XML-Dokument Elektronisches Dokument Dokument in Papierform <70er 70er 80er Frühe 90er Späte 90er 2000er 1

4 Informationsmanagement Um Informationen zu verwalten, müssen Organisationen auch ihre Richtlinien, ihre Infrastruktur und ihre Dokumente verwalten. Organisationen müssen sich auf die wesentlichen Punkte beim Content-Management konzentrieren und alte Prinzipien des Datensatzund Dokumentenmanagements zur richtigen Organisation und Verwaltung ihrer Informationen einsetzen. Erneuerung der Richtlinien Angesichts der jüngsten Unternehmensskandale und der neuen Vorschriften wie der Sarbanes- Oxley und der Health Insurance Portability and Accountability Act ändern sich Richtlinien zum Datenmanagement täglich, um die neue Definition der Unternehmensinformationen zu berücksichtigen. Manche Kerndefinitionen bleiben jedoch weiterhin in den sich ändernden Datenmanagement-Richtlinien bestehen. Die folgenden Definitionen haben dem Zahn der Zeit standgehalten und beziehen sich auf alle zusammengesetzten und personalisierten Objekte, egal ob es sich um Dokumente, Papier, Video, Audio oder Webseiten handelt. Diese Praktiken zur Datensatzverwaltung kehren in das unternehmerische Bewusstsein zurück. Unternehmensdatensatz Ein offizieller Datensatz, der Korrespondenz, Memoranden, Bücher, Karten, Zeichnungen, Diagramme, Bilder oder grafische Darstellungen, Fotografien, Filme, Mikrobildspeicher, Audioaufzeichnungen, Videobänder, maschinenlesbare Datensätze und andere Unterlagen, ungeachtet der physischen Form oder Eigenschaften, sowie Kopien dieser Unterlagen umfassen kann. 1 Aufbewahrungsfrist Der Zeitrahmen, für den eine Institution einen Datensatz aus betrieblichen oder rechtlichen Gründen aufbewahren muss. Die Aufbewahrungsfrist wird im Kontext einer geschäftlichen Risikoanalyse der Institution und einer Bewertung der Anforderungen an ihre Informationsressourcen ermittelt, wobei staatliche Datenschutzgesetze und andere Gesetze und Vorschriften in Bezug auf die Aufbewahrung von Datensätzen berücksichtigt werden. 2 Datenspeicher Ein elektronischer Speicher zur Verwaltung der Kopien der elektronisch aufgezeichneten Informationen eines Unternehmens als Unternehmensdaten. Der Speicher ist unter der Kontrolle des Unternehmens und befindet sich in einem eigenen Speichergerät oder an einem lokalen Speicherort. Dies birgt folgende Vorteile: Ermöglicht die Rekonstruierung der Unternehmensinformationen Hilft einer Abteilung bei der Entsorgung von aufgezeichneten Informationen durch kontrolliertes Löschen Ermöglicht die Identifikation und Replikation von Material mit fortlaufendem Informationswert, das zur Unterstützung des Unternehmens benötigt wird Dokument Dies ist eine Kombination eines Mediums und der darauf oder darin aufgezeichneten Informationen, die als Nachweis oder zum Nachschlagen dienen. Ein Dokument ist ein einziger Datensatz im Archiv oder ein einziges Manuskript, der bzw. das üblicherweise nicht physisch teilbar ist. 3 Es muss hervorgehoben werden, dass Content-Management-(CM-)Systeme verschiedene mit einem Dokument verbundene Dateien und Daten bei der Archivierung und Abfrage als ein einziges Objekt behandeln. Diese Funktionalität ist erforderlich, da komplexe elektronische oder zusammengesetzte Dokumente oft aus mehreren Dateien wie Kapiteln, Diagrammen und Fotografien bestehen, die oft in verschiedenen Dateiformaten gespeichert sind. Um diese Dokumente effizient zu verwalten, muss das System jede Datei nachverfolgen und den Benutzern das Dokument als eine einzige Einheit vorlegen. 4 1 Quelle: National Archives of Canada Act (1987). 2 Quelle: Das Government Records Disposition Program der National Archives of Canada, genehmigt vom Acting National Archivist, 14. Mai Dictionary of Archival Terminology, International Council on Archives, Document Management, National Library of Canada. Um die schnelle Entwicklung neuer Informationsseiten und deren Erfassung in einer CM-Struktur zu ermöglichen, müssen diese sich entwickelnden Richtlinien die folgenden Kriterien erfüllen: Sie müssen einfach zu erfassen sein Sie müssen einfach zu warten sein Sie müssen einfach auffindbar sein, auch von Benutzern Sie dürfen Dokumente, Webseiten und andere zusammengefasste Informationsobjekte nur wenig beeinträchtigen Sie müssen die Versionsverwaltung von zusammengefassten Informationsobjekten ermöglichen, die sich häufig ändern Wenn erwartet wird, dass Unternehmen diese Richtlinien umsetzen, müssen die obengenannten Kriterien in der Richtlinie, in den technischen Umgebungen und noch wichtiger in der Unternehmenskultur erfüllt werden. 2

5 Planung der Infrastruktur Nach der Erstellung einer sinnvollen Richtlinie können sich Unternehmen nun auf die technische Umgebung konzentrieren, die ihnen bei der Verwaltung von Entscheidungsobjekten hilft. Diese Objekte befinden sich in verschiedenen technischen Architekturen in der LAN-Umgebung der Organisation und müssen vor der Nutzung identifiziert werden. Die Bereitstellung der Entscheidungsobjekte an die entsprechenden Benutzer stellt eine beispiellose technologische Herausforderung an Hardware, Software, Sicherheit und Plattformbereiche einer Infrastrukturlösung dar. Die erste dieser Herausforderungen an die Infrastruktur ist die Einrichtung einer unternehmensweite Architektur auf Basis von auf Unternehmensebene identifizierten Standards. Diese Architektur muss bestehende Systeme und den Zugriff darauf berücksichtigen oder die Entscheidungsobjekte darin und bestehende Dokumente zur Migration in die neue Umgebung kennzeichnen. Dazu ist eine genaue Untersuchung der Rendite einer Migration oder Anpassung der Systeme an die neue Ära des personalisierten Objektmanagements erforderlich. Content-Management umfasst: Unternehmensdatensätze Aufbewahrungsfrist Datenspeicher Dokumente Die standardisierte Klassifizierung der Entscheidungsobjekte mithilfe einer Unternehmenstaxonomie und eines Lexikons ist die nächste Herausforderung. Hierzu ist eine standardisierte Methode zur Speicherung von Objekten oder zur Einrichtung geeigneter Schnittstellen zwischen Wissensspeichern sowie Crawler-Technologie erforderlich, um die Entscheidungsobjekte im gesamten Unternehmen aufzufinden. Eine Organisation muss außerdem die Auswirkungen dieser Technologien auf das Corporate Backbone berücksichtigen. Die verfügbare Bandbreite könnte zum Problem werden, da mehr Entscheidungsobjekte über das Netz übermittelt werden, wenn Benutzer die Objekte finden, die sie für das gerade von ihnen erstellte Dokument oder die Webseite benötigen. Die Struktur der Unternehmenslösung wird sich auch auf die Unternehmensinfrastruktur auswirken, je nachdem ob sie zentralisiert oder verteilt ist. Die Anzahl der einzurichtenden Wissensspeicher und die Art des Zugriffs auf diese spielen beim Design ebenfalls eine wichtige Rolle. Die Realität: Eine funktionierende Infrastruktur kann nicht innerhalb von wenigen Tagen eingerichtet werden. Organisationen müssen die geschäftlichen und Architekturanforderungen klar und im Einklang mit Content-Management-Richtlinien und -Verfahren definieren, damit das System effizient funktioniert. Verwaltung von Papierdokumenten Auch wenn mehr Schriftstücke elektronisch generiert werden, wird immer noch eine große Menge an Papierdokumenten erstellt, die nicht richtig verwaltet wird. Teilweise ist der Grund dafür der langsame kulturelle Wandel in Bezug auf die Notwendigkeit, alles auszudrucken und zu speichern. Darüber hinaus sind viele Geschäftsprozesse immer noch auf Papierdokumente angewiesen. Deshalb werden Dokumente und Inhalte trotz aller Technologie und ökologischen Bedenken immer noch ausgedruckt und aufbewahrt. Obwohl die Papierberge kleiner werden, sind die zu bewältigenden immer noch groß genug. Je ökologischer Organisationen denken, desto weniger Papierdokumente müssen bewältigt werden. Unternehmen werden erkennen, dass die derzeit verfügbaren Tools zur Zusammenarbeit und Suchfunktionen das Ausdrucken von Dokumenten überflüssig machen und diese mithilfe einer Content-Management-Lösung schnell verfügbar und einfach aufzufinden sind. Ein weiterer Aspekt in Bezug auf Papierberge betrifft Papier-basierte Geschäftsprozesse. Da das Internet und mobile Technologien über die Unternehmensumgebung hinausreichen, wird bei Prozessen wie der Einstellung neuer Mitarbeiter ein neues Medium genutzt, wobei manche Prozesse automatisiert ablaufen, jedoch viele Schritte immer noch manuell und mittels gedruckter Dokumente durchgeführt werden, was ebenfalls zum Papierberg beiträgt. Organisationen ermitteln nun, welche Dokumente aus rechtlicher und gesetzlicher Sicht in Papierform benötigt werden. Wenn kein Papierausdruck erforderlich ist, kann das Dokument eingescannt und die elektronische Kopie gespeichert werden. Einige der originalen Papierdokumente können dann je nach Rechtslage nach ihrer elektronischen Erfassung vernichtet werden. 3

6 Unternehmen erwägen auch, Bestandsakten auf Papier elektronisch zu erfassen, um den physischen Platzbedarf zur Aufbewahrung zu reduzieren. Dadurch werden Papierdokumente in elektronische, mit Metadaten markierte Medien umgewandelt, die in die Content-Management-Lösung integriert werden. Je nach Rechtslage können dann manche der alten Papierdokumente vernichtet werden. Die Dokumente, die nicht vernichtet werden können, werden in einem Lager aufbewahrt und mithilfe der Content-Management-Lösung nachverfolgt. Organisationen können so die Inhalte verwalten und Papier- und elektronische Dokumente zum gegebenen Zeitpunkt vernichten. Umsetzung eines ECM Nach der Einrichtung der Architektur ist der nächste Schritt die Einrichtung von Content-Managementanwendungen mit Tools für Inhalte, Web, Arbeitsabläufe und zur Zusammenarbeit. Diese Anwendungen bieten den Benutzern im Unternehmen einen Wissensspeicher, dessen Nutzung sie nicht ablehnen können. Sie erhalten Zugriff auf die Informationen, die sie suchen, wobei die verwendeten Entscheidungsobjekte gleichzeitig angemessen geschützt werden. In dieser neuen Architektur und Umgebung werden alle Inhalte und Entscheidungsobjekte verwaltet. Somit wird sichergestellt, dass alle Daten, die auf Seiten oder in Dokumenten angezeigt werden, die richtige Version haben und aktuell sind. Die Realität: Eine funktionierende Infrastruktur kann nicht innerhalb von wenigen Tagen eingerichtet werden. Organisationen müssen die geschäftlichen und Architekturanforderungen klar und im Einklang mit Content-Management- Richtlinien und -Verfahren definieren, damit das System effizient funktioniert. Neu erstellte Inhaltsobjekte werden bei der Erstellung gekennzeichnet und dann an den Unternehmens-Wissensspeicher zur Freigabe und Aufbewahrung weitergeleitet. Dadurch bleiben die Auswirkungen bei der Erstellung von Inhalten und Sites minimal. Die Content-Management-Umgebung erstellt Audit-Protokolle, die angeben, wo und wann Entscheidungsobjekte eingesetzt wurden. Die Umgebung sollte ebenfalls die veröffentlichten Inhalte aktualisieren, da die personalisierten Informationsobjekte von verschiedenen Benutzern gepflegt werden. Deshalb werden alle Wissensspeicher mit Daten aktualisiert, wenn das geänderte Objekt wieder im Wissensspeicher abgelegt wird. Verwaltung von Inhalten Eine weitere wichtige Komponente ist ein dokumentierter Ansatz zur Verwaltung von Inhalten, der von allen Benutzern im Unternehmen angenommen und effizient genutzt wird. Ein Änderungsmanagement- oder Workflowprozess sollte die Verfasser der Inhalte berücksichtigen, um die folgenden Vorteile eines Unternehmens-Wissensspeichers auszunutzen: Freigabe von Inhalten, einschließlich der personalisierten Informationsobjekte darin Freigabe von Grafiken, Video- und Audiodateien Freigabe von Scripts und Applets Wiederverwendung von Informationen, Grafiken, Scripts usw. Einfache Nutzbarkeit Suchfunktionen für Informationen in Dokumenten und Webseiten, die Zeit bei der Entwicklung von Inhalten sparen Verwaltung des gesamten Lebenszyklus der Inhalte Pflege der Unternehmensgeschichte Der Schulungsprozess sollte die einfache Benutzung und die Vorteile für Entwickler von Inhalten hervorheben. Wenn der Erfassungsprozess maximal drei Felder für Profilinformationen wie Name der Webseite, Projekt und Site enthält, wird er eher von den Entwicklern der Inhalte angenommen. Wenn weniger Tastaturanschläge und Mausklicks zur Erfassung der Inhalte im Datenspeicher als zur Nichterfassung notwendig sind, tendieren Entwickler dazu, die Daten zu erfassen und schnell zur Entwicklung zurückzukehren. Deshalb ist es wichtig, den Prozess für Verfasser von Inhalten so einfach wie möglich zu gestalten und die Speicherung von Informationen auf einzelnen Laptops zu vermeiden. Es muss möglich sein, Inhalte in der Entwicklungsumgebung im Unternehmensspeicher zu speichern und von dort abzurufen vorzugsweise direkt in den Tools des Verfassers, wie Microsoft Word und Excel. Dadurch wird den Verfassern eine freundlichere Umgebung zum Suchen von Informationen und Bildern für die neuen Inhalte geboten. Außerdem haben die Verfasser Zugriff auf die offizielle Formulierung von vielen Inhalten, die sie aus Dokumenten oder Webseiten ausschneiden und in die Inhalte, die sie gerade erstellen, einfügen können. Dadurch werden Zeit, Geld und Ressourcen gespart und gleichzeitig wird das Firmenimage über das gesamte Unternehmen hinweg gewahrt. 4

7 Abbildung 2. Unternehmens-Informationseinkaufszentrum EDMS Wissens-Stores Dokumenten- und Aufbewahrungsmanagement-Dienste Admin Vertrieb Entwicklung Finanzierung Unternehmensportal HR Finanzierung Corp. HR/Stores für Finanzwissen HR/Finanzserver CRM Wissens-Stores CRM-Server Intern Call Center Client Dateien Abbildungen Seiten Standorte Wissensspeicher für Web-Entwicklung Web-Entwicklungs- Server CAD Benutzer Stores mit verschiedenen Daten Dateien-Server Benutzer Firewall Internet Ein Portal, das zum Einkaufszentrum wird Die zunehmende Nutzung der Informationen und der Entscheidungsobjekte erfordert eine Unternehmensstrategie zur Verwaltung der verschiedenen Wissensspeicher, in denen sie gespeichert sind. Manche dieser Wissensspeicher sind themenspezifisch wie CAD, Finanzen, Humankapital und Kundenpflege (CRM), andere wiederum sind allgemein gehalten, wie zum Beispiel für Dokumente und Bilder. Dadurch wird eine Reihe an Wissensspeichern erstellt, wo Verfasser von Inhalten offizielle Informationsobjekte finden, die sie zur Erstellung neuer Inhalte benötigen. Richtlinien für das Wissensmanagement müssen deshalb die Anforderungen des Unternehmens in Bezug auf den Zugriff auf alle Wissensspeicher berücksichtigen. Es muss ein Portal zur Verfügung gestellt werden, das im Wesentlichen ein Tor oder Webportal zum Informationseinkaufszentrum des Unternehmens darstellt. Die Bereitstellung dieser Struktur und die damit verbundenen Managementrichtlinien stellen sicher, dass allen autorisierten Benutzern im Unternehmen die richtigen Daten und virtuellen Informationsobjekte zur Verfügung gestellt werden. Im Informationseinkaufszentrum des Unternehmens werden Informationsobjekte während des gesamten Lebenszyklus verwaltet. Außerdem werden Entwicklern die Inhalte zur Verfügung gestellt, die sie zur Verwaltung eines Unternehmensdokuments oder einer Webseite benötigen. Das Informationseinkaufszentrum des Unternehmens wird auf Unternehmensebene mit allen Wissensspeichern eingerichtet, genau wie ein Einkaufszentrum. Dadurch bildet das Einkaufszentrum ein Portal zu den Informationen in jedem der Wissensspeicher und kann interne und externe Netzwerke umfassen. 5

8 Verwaltung der Massen Je weiter wir ins 21. Jahrhundert vordringen, desto mehr müssen wir uns mit der Vergangenheit beschäftigen. Neue Technologien werden in immer kürzeren Abständen erfunden und die Unternehmensstrategien zum Informationsmanagement können damit nicht Schritt halten. Neue Anwendungen, die die Wettbewerbsfähigkeit und den Profit eines Unternehmens erhöhen, führen zu neuen Herausforderungen bei der Verwaltung der Informationsflut. Dieser Trend entspricht einem Schritt zurück zu den in der Unternehmensumgebung enthaltenen Informationen. Organisationen haben Inhalte erstellt, diese jedoch nicht im gleichen Ausmaß wie bei Papierdokumenten erfasst oder verwaltet. Deshalb ging Unternehmenswissen in den letzten zwei bis drei Jahrzehnten verloren. Die jüngsten unternehmerischen Skandale und die danach eingeführten Gesetze haben die Unternehmen eingebremst, die nun nach Wegen suchen, die Masse an Inhalten zu verwalten, die sie besitzen. Heute können Unternehmen Informationen in Unternehmens-Informationseinkaufszentren verwalten und einbringen egal welche Form die Informationen haben oder wo sie gespeichert sind. Dadurch wird die Bereitstellung von aktuellen, autorisierten Informationsobjekten an alle Benutzer im Unternehmen verbessert, egal ob diese für Webseiten, mobile Anwendungen (Apps) oder einen Unternehmensbericht benötigt werden. Die Erstellung von Richtlinien und Architekturen für diese Informationsobjekte ist der nächste wichtige Schritt bei der Entwicklung des Informationsmanagements. Die Wiederverwendbarkeit der Informationsobjekte stellt einen sicheren und nachvollziehbaren Weg zur Erstellung neuer Unternehmensinformationen dar, wobei deren Ursprung und Nutzungsgeschichte nachverfolgt werden können. Dadurch können der Lebenszyklus der Informationen und langfristig deren Nutzbarkeit und Wert für das Unternehmen verwaltet werden. Die Überlastung mit Informationen ist eine Realität, der sich Unternehmen und andere Organisationen stellen müssen, um die Kontrolle zu erhalten. Unternehmen können durch dieses Wissen mithilfe einer richtig definierten Informationsmanagementstrategie und einer angemessenen Richtlinie ein einheitliches Auftreten sicherstellen. Organisationen müssen sich auf die wesentlichen Punkte beim Content-Management konzentrieren und alte Prinzipien des Datensatz- und Dokumentenmanagements zur richtigen Organisation und Verwaltung ihrer Informationen einsetzen. Dadurch bewegen sie sich nicht mehr rückwärts in die Informationsflut, sondern vorwärts mit größerer Kontrolle, mehr Zuversicht und Effizienz. Über den Autor Gord Bell Gord Bell, ein leitender beratender Architekt in der HP Enterprise Content Management-Abteilung, verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in Computer-Technologie im öffentlichen und privaten Bereich. In den letzten 20 Jahren hat er sich darauf konzentriert, Kunden bei der Definition ihrer geschäftlichen Anforderungen für ein erfolgreiches Design und eine erfolgreiche Umsetzung von Content-Management-Lösungen zu unterstützten. Er hat mit den führenden Anbietern von Content-Management-Lösungen zusammengearbeitet und branchenführende Lösungen für Kunden in mehreren Sparten und Ländern entwickelt. Registrieren Sie sich und erhalten Sie Updates hp.com/go/getupdated Kollegen mitteilen Dokument bewerten Copyright 2011, 2013 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. The only warranties for HP products and services are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. HP shall not be liable for technical or editorial errors or omissions contained herein. Microsoft ist ein in den USA eingetragenes Markenzeichen der Microsoft Corporation. 4AA2-9328DEE, Mai 2013, Rev. 3