Horst Fertig Weinbau.Software

Transkript

1 Horst Fertig Weinbau.Software SK O&W O W - VIEL mehr als nur eine... Schlagkartei für den Obst- und Weinbau Schnittstelle zu top-logistik - Tipps & Tricks & Neuigkeiten ( ) - Zunächst einmal: Diese neue Daten-Schnittstelle und Erweiterung im Programm steht allen Nutzern des Rechnungswesens kostenlos zur Verfügung! Die Übergabe eines Auftrags oder einer Rechnung an das entsprechende Export-Formular in SK O&W ist dabei denkbar einfach: Im Rechnungsformular genügt dazu zunächst das Setzen eines Häkchens im Register Zahlungsbedingung, Lieferanschrift, Zusatztext, Versand......also diesen Register öffnen...und hier einen Haken setzen Damit wird dieser Auftrag, bzw. diese Rechnung direkt mit allen notwendigen Grundinformationen an das eigentliche Formular zur weiteren Bearbeitung der toplogistik Abholaufträge übergeben und auch gleich geöffnet (sofern es geschlossen war), bzw. aktualisiert (wenn es bereits geöffnet war) und der letzte (gerade eben neu dazugekommene) Datensatz im Register Auftragsdaten wird direkt angezeigt...

2 Sofern Sie in der Artikelverwaltung auch die Anzahl der Flaschen je Karton definiert haben, in die der jeweilige Artikel standardmäßig verpackt ist... also hier......wird bei diesem Übergabevorgang auch die Kartonanzahl (insgesamt) berechnet und als Vorgabewert übernommen. Sollten Sie diese Information bei den Artikeln nicht hinterlegt haben, müssen Sie natürlich die jeweilige Kartonanzahl zu Fuß an dieser Stelle eintragen und ergänzen. Mit dieser Information der Gesamtflaschenzahl sowie der Gesamtanzahl der Kartons sind vollständige Adressinformationen vorausgesetzt die Mindestangaben auch schon komplett. Wie Sie in der oben abgebildeten Formularansicht erkennen können, lassen sich jedoch jetzt an dieser Stelle auch noch weitere optionale Ergänzungen zu den einzelnen Speditionsaufträgen eintragen und ergänzen...

3 wie z. B. einen ganz konkreten Liefertermin......der dann aber auch mit der entsprechenden Lieferterminart gekennzeichnet werden muss (wobei Sie hier nur aus den Vorgabewerten den entsprechenden heraussuchen müssen und die entsprechende Kennziffer damit übernommen wird). Oder einen zusätzlichen Hinweistext, der z.b. für die Zustellung wichtig sein kann......sowie weitere Informationen, wie z.b. Lieferung per Nachnahme oder eine gewünschte telefonische oder -avisierung des konkreten Zustelltermins beim Kunden. Sind hier alle eventuell nötigen und zusätzlichen Vorarbeiten geleistet, steht dem eigentlichen Export und optional auch dem direkten und unmittelbaren Upload der Exportdatei auf den top-server schon fast nichts mehr im Weg. Fast......denn bevor Sie etwas per FTP-Transfer von Ihrem PC aus versenden können, müssen Sie natürlich einmal dazu zunächst Ihre persönlichen Zugangsdaten, die Sie dazu von top- Logistik (per Mail) erhalten haben, in diesem Formular im Register FTP Einstellungen eintragen. Dazu zunächst wieder ein Häkchen setzen, damit die entsprechenden Felder aktiviert und zugänglich werden... Wenn Sie hier NICHTS eintragen, bzw. nach Eingabe Iher Benutzerdaten das Häkchen wieder entfernen, können Sie natürlich trotzdem Ihre Auftragsdaten EXPORTIEREN und die entsprechende CSV-Datei erstellen, müssen diese dann aber noch manuell über die entsprechende Webseite von top-logistik MANUELL auf deren Server hochladen!!

4 Im Register zu exportieren... haben Sie nun zum einen alle momentan noch nicht exportierten Auftragsdaten in einer Auflistung vor sich, in der Sie entweder ALLE Aufträge gemeinsam, aber auch EINZELN selektieren können (wenn diese z.b. an unterschiedlichen Tagen bei Ihnen abgeholt werden sollen). Um alle zu wählen, genügt auch ein Klick auf den Button Alle wählen links unter dieser Auflistung, um EINZELN zu selektieren, halten Sie wie gewohnt die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie der Reihe nach die gewünschten Aufträge an schwarz hinterlegt bedeutet somit ausgewählt......zum anderen sehen Sie im unteren Teil den Exportpfad, in dem die CSV-Dateien gespeichert werden (den zunächst vorgegebenen Ordner C:\SK2000\export\ können Sie dazu natürlich gegebenenfalls an Ihre Wünsche anpassen klicken Sie dazu einfach auf den Button mit dem Ordner-Symbol um einen beliebigen anderen Ordner auszuwählen... Was Sie nicht verändern können, sind die beim Export entstehenden Dateinamen. Diese setzen sich immer zusammen aus top-export- gefolgt von Datum und Uhrzeit des Exports (im Format JJJJ-MM-TT-HH-MM-SS) sowie eben der Dateinamenserweiterung.csv. Tragen Sie nun noch das gewünschte Abholdatum für den oder die übermittelten Aufträge ein und klicken Sie abschließend auf den je nach gewählter Option unterschiedlich beschrifteten Button am unteren Rand dieses Registers......mit direktem FTP-Upload

5 oder mit anschließendem, manuellem Upload der erstellten Exportdatei... Es versteht sich von selbst, dass VOR dem eigentlichen Erstellen der Exportdatei geprüft wird, ob alle Pflichtangaben in jedem einzelnen Auftrag vollständig vorhanden sind. Falls nicht, wird entsprechend gemeckert, der Export abgebrochen und Sie haben die Gelegenheit, die fehlende(n) Information(en) zunächst nachzutragen... Dies kann direkt in den einzelnen, für den Export bereitgestellten Datensätzen vorgenommen werden, wenn es sich aber um fehlende Adressinformationen handelt, sollten Sie diese Informationen dann aber natürlich auch noch im jeweiligen Adressdatensatz ergänzen. Um nun hier in diesem Beispiel zu bleiben und um den angemeckerten Datensatz mit der fehlenden Straße (oder einer anderen Pflichtangabe) zu ergänzen, genügt ein Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag in der Auflistung, wobei auch an dieser Stelle (wieder einmal) an die berühmten Tooltips erinnert sei also die kleinen Hilfetexte, die (fast) überall im Programm auftauchen, wenn Sie einmal für einen kurzen Moment mit der Maus (und ohne diese dann zu bewegen, bis das Textfähnchen auftaucht) auf ein Eingabefeld, einen Button oder auch auf andere Steuerelemente in einem Formular zeigen......solch ein Doppelklick bringt Sie dann also zurück in den ersten Register Auftragsdaten und hier direkt in den entsprechenden Datensatz, wo Sie nun die fehlende(n) Information(en) eintragen können...

6 Abschließend - also beim Verlassen des Datensatzes bestätigen Sie Ihre Ergänzung mit Ja und die Auflistung der noch zu exportierenden Datensätze wird entsprechend aktualisiert. Danach Datensätze erneut selektieren und auf den Export-Button klicken. Es erscheint dann nach erfolgreichem Erstellen der Exportdatei zunächst ein entsprechendes Meldungsfenster und nachdem Sie diese Meldung bestätigt haben, findet unmittelbar der FTP-Upload auf den top-server statt sofern Sie denn die Option aktiviert haben. Über diesen FTP-Vorgang (und Erfolg oder Mißerfolg) informiert dann noch ein entsprechender Texthinweis, der direkt unterhalb des Export-Buttons eingeblendet wird. Bei Problemen an dieser Stelle bitte gegebenenfalls zunächst Ihre (Windows-) Firewall- Einstellungen kontrollieren, bzw. kontrollieren lassen. I.d.R. treten Probleme wenn denn welche auftreten immer an dieser Stelle auf. Pauschale Hinweise sind aber dazu von meiner Seite aus eher nicht hilfreich, dafür sind die Möglichkeiten (Software- / Hardware- Firewall, integrierte Internet-Security-Pakete der unterschiedlichsten Anbieter, etc., pp.) zu vielfältig und müssen im Einzelfall betrachtet werden (wobei ich Ihnen gerne per Fernwartung behilflich bin, wenn Sie da gar nicht weiterkommen). So, die wesentlichen Hinweise zu dieser Schnittstelle sollten gegeben sein. Bleibt vielleicht noch zu erwähnen, dass alle Datensätze im Programm, welche als exportiert gelten, im entsprechenden Register bereits exportiert... zu finden sind und dort auch bleiben (können), es sei denn, Sie möchten gezielt den einen oder anderen Auftrag wiederholen - vielleicht weil der FTP-Upload nicht gleich beim allerersten Mal geklappt hat und Sie tatsächlich noch Einstellungen an Firewall etc. vornehmen mussten. Um diese exportiert Information wieder zu entfernen, müssen Sie im Rechnungsformular in den entsprechenden Datensatz (Auftrag / Rechnung) gehen und dort zunächst das Häkchen bei Versand mit top wieder ENTFERNEN. Wenn Sie dabei die entsprechende Sicherheitsnachfrage mit Ja bestätigen......wird der entsprechende Datensatz dort gelöscht und mit anschließendem, erneuten Setzen des Häkchens wieder dorthin als noch zu exportierender Datensatz übergeben und steht damit wieder neu zur Auswahl zur Verfügung. Und bevor ich es nun doch noch vergesse: Sofern Sie auch einen DYMO-Labelwriter (also auf gut Deutsch einen dieser kleinen und preiswerten Etikettendrucker der Firma DYMO) zur Verfügung haben die im übrigen wirklich auf jedem Schreibtisch (noch) unterzubringen sind und hier in SK O&W an vielen Stellen im Programm gute Dienste leisten können, dann können Sie natürlich auch gleich noch für top-logistik geeignete Karton-Aufkleber zu Ihren Aufträgen / Rechnungen erstellen und ausdrucken und das auch gleich noch mit der (automatisch eingefügten) KST-Nr., welche aus den entsprechenden Empfänger-Postleitzahlen abgeleitet werden und welche natürlich auch in SK O&W entsprechend hinterlegt sind...

7 ...das Ergebniss dieser Bemühungen kann dann wie in folgendem, abschließenden Beispiel aussehen... So. Schluss! Ich hoffe, Sie finden die Informationen zu diesem Spezialthema einigermassen hilfreich und interessant. Bei allen noch offen gebliebenen Fragen dazu oder auch zu ganz anderen Themen bitte einfach anrufen oder mailen. Mit freundlichen Grüßen HF Horst Fertig - Weinbausoftware - - Soft- & Hardwarevertrieb - Hardware von Fujitsu Technology Solutions & OKI AVG Authorized Reseller Individuelle Datenbankentwicklung für den Wein- & Sektbereich auf Basis von Microsoft-Access Mühlweg 4h Bad Kreuznach Telefon: Mobil: Mail: hf@horst-fertig.de Web: Copyright Horst Fertig Weinbau.Software. Alle Rechte vorbehalten.