Mobiles Arbeiten in der Umsetzung

Transkript

1 Mobiles Arbeiten in der Umsetzung In der Bundesverwaltung Carlo Dietiker, Leiter Kunden- und Angebotsmanagement

2 Agenda Strategische Ziele der Bundesverwaltung Massnahmen in der Umsetzung Mobiler Zugang zur IKT Mobiles Arbeiten beim BIT Zusammenfassende Übersicht und Planung 2

3 Viele Facetten der neuen Arbeitswelt Flexiblere Geschäftsprozesse und Mitarbeitende als Treiber 3

4 Fokus auf vier Bereiche beim Bund Zusammenspiel mehrerer Akteure in unterschiedlichen Disziplinen Zusammenspiel von Infrastruktur Personalrecht Technologie und Politik Kader und Mitarbeitende als Erfolgsfaktor 4

5 Ziele und Stossrichtungen Immobilien- und Umweltstrategie BV Immobilienstrategie Unterbringungskonzept 2024 Polyvalente Raumstrukturen schaffen sowie nachhaltige Standards definieren Unterstützung von individueller und kooperativer Arbeit durch bauliche Massnahmen Ressourcen- und Umweltmanagement in der BV Machbarkeitsstudie Mobilitätskonzept in Zusammenarbeit mit EPA erstellt Zentrale Themen: Flexible Arbeitsformen, Telearbeit, Home-Office Arbeitsgruppe Mobilität (Mobilitäts-Management-System) 5

6 Ziele und Stossrichtungen EPA Personalrecht, Richtlinien und Kultur Rahmenbedingungen definieren, welche das ortsunabhängige Arbeiten ermöglichen Beitrag zur Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden leisten Attraktivität der Arbeitgeberin Bundesverwaltung erhöhen 6

7 Massnahmen EPA (1) Personalrecht und Politik BPV / VBPV flexible Arbeitszeitformen soweit betrieblich möglich Arbeitszeitmodelle (Jahres- oder Vertrauensarbeitszeit) Regelung für Telearbeit Politische Vorstösse Motion Grossen (Quote für Home-Office) Postulat Grossen (Anreize für Telearbeit/Home- Office) Postulat Feller (Statistiken) 7

8 Massnahmen EPA (2) Kader und Mitarbeitende Richtlinien zur Telearbeit Handlungsempfehlungen im Umgang mit mobilen, flexiblen Arbeitsformen (Checkliste, Muster-Vereinbarung) UCC als Basis für mobile, flexible Arbeitsformen Unterstützung im Bereich Ausbildung, Veränderungsmanagement und Kommunikation Pilot Mobiles Arbeiten Erfahrungswerte im Bereich Führung, Kultur und Zusammenarbeit Ausbildungsmassnahmen 8

9 Massnahmen EPA (3) Unterstützung im Programm UCC Situationsanalyse Ziele von UCC Veränderungsbereitschaft Massnahmenpakete Veränderungsmanagement auf Stufe Programm Unterstützung der Leistungserbringer (LB) Begleitung der Anwender/innen Überprüfen und verbessern Ziele Programm UCC Nutzenmessung und Zufriedenheit Organisation und Ressourcen 9

10 Massnahmen EPA (4) UCC Veränderungscharakter Wollen Sie Zeit sparen? Veränderung sehr anspruchsvoll Wollen Sie manchmal ganz konzentriert arbeiten können? Wollen Sie weniger reisen? Wollen Sie Entscheide schneller einholen? Veränderung überschaubar Wollen Sie externe Partner oder Experten einfacher einbeziehen können? 10

11 Massnahmen EPA (5) Workshop Neue Arbeitswelt Sensibilisierung was die Einführung von UCC für die Organisationen bedeutet Was bedeutet ein verändertes Arbeitsverhalten der Mitarbeitenden für die Kader Was bietet UCC für neue Arbeitsmöglichkeiten für die Mitarbeitenden Vertiefung in Simulation und Massnahmen ausarbeiten für eigene Arbeitssituaion 11

12 Ziele und Stossrichtungen ISB IKT Strategie mobiles Arbeiten: Infrastruktur und Technologie Ausrichtung der Endgeräte auf mobilen Einsatz Ausbau der drahtlosen Netzzugänge Mobiler Zugang zur Büroautomation Mobiler Zugang zu Fachanwendungen Hilfsmittel für das mobile Arbeiten 12

13 Massnahmen ISB (1) Geschäftsbedürfnisse an das Mobile Arbeiten Synchronisation von geschäftlichen wie auch privaten Messaging-Daten mit allen Endgerätetypen Mobiler Zugriff (lesen und schreiben) auf zentral gespeicherte Informationen (Büroautomation und Fachanwendungen inkl. GEVER und Collaboration- Plattformen). Sprachkommunikation und UCC unabhängig vom eingesetzten Endgerät. Mobiler Zugriff auf das Intranet der Bundesverwaltung. Gewährleistung einer transparenten Synchronisation von lokal erfassten Daten beim Einsatz mehrerer Gerätetypen durch ein und dieselbe Person. 13

14 Massnahmen ISB (2) Geschäftsbedürfnisse an das Mobile Arbeiten Einsatz von Productivity-Apps, welche die mobile Arbeit unterstützen (z.b. erfassen von Notizen, Anmerkungen zu Dokumenten anfügen). Ortsunabhängiges Drucken (an Standorten der Bundesverwaltung und an Standorten ausserhalb der Bundesverwaltung unter Einsatz mobiler Druckgeräten). Schneller Zugang auf Daten und Services durch ständige Verbindung zum Bundesnetzwerk. Einfaches, sicheres Authentisierungsverfahren. Keine manuelle Eingriffe bzw. Neuanmeldung beim Wechseln des Netzes (zumindest innerhalb der Bundesnetzwerke). Zulassung von privat beschafften Endgeräten. 14

15 Endgeräte und Netzzugang Geräte und Zugänge ausrichten auf mobile Nutzung Gerätetypen Die Geräte entwickeln sich rasch weiter, die Erneuerungszyklen werden zunehmend kürzer. Die Services und Funktionalitäten müssen Geräteunabhängig ausgeprägt sein, der Einsatz privat beschaffter Geräte wird zugelassen. Connectivity Lokale IKT-Funktionen (lokal installierte Anwendungen) verlieren an Bedeutung, die künftige IKT- Unterstützung basiert auf Online Services und Livedaten. Die Netzzugänge werden nach folgenden Grundsätzen ausgerichtet: Instant On, Always Online, Seamless. 15

16 Mobiler Zugang auf IKT (1) Büroautomation und Fachanwendungen Schwerpunkte der IKT-Teilstrategie Mobiles Arbeiten Datenzugang zu den IKT-Ressourcen des Bundes Sicherheitsanforderungen und Vertrauenswürdigkeit Mobil verfügbare Services Prinzip: Der Zugang zu den IKT-Services und Funktionen der Bundesverwaltung ist über jede Endgerätekategorie grundsätzlich möglich und wird nur durch die Möglichkeiten des Formfaktors oder durch die Vertrauenswürdigkeit des Endgerätes (in Abhängigkeit vom Device Management) eingeschränkt. 16

17 Policy Enforcement Point verschlüsselte Speicherung möglich (INTERN verschlüsselt) Mobiler Zugang auf IKT (2) BA-Client Full managed Mittelstark geschützt Stark geschützt Einfach geschützt Smart-Device Teilmanaged (MDM) öffentlich Privatgerät Unmanaged Arbeitsgerät Klassifizierung nicht klassifiziert nicht klassifiziert bis INTERN bis VERTRAULICH Level of assurance very low low medium high Zugriff ohne/mit Anmeldung Username / Passwort + 2FA Smartcard Verschlüsselung ohne ohne oder schwach mit pkzip DRM zwingend stark (Secure Center) 17

18 Mobiler Zugang auf IKT (3) weitere Vorhaben und Abklärungen im BIT Managed Mobile Virtual Desktop Integration für Orts- und Endgeräte unabhängigen Zugriff Mobile Device Management für sicheren mobilen Zugang auf das BV Netz und Anwendungen OneDrive for Business Studie für mobile online /offline Synchronisation von Notizen und Daten Convertables Studie für den Einsatz von Windows 8.1 Tablets in der BA Bund 18

19 Mobiles Arbeiten beim BIT (1) Herausforderung Organisationseisberg Organisationsstruktur Sichtbare, formelle Aspekte, z.b. Infrastruktur Unsichtbare, emotionale Aspekte, z.b. Der Eisberg stützt seine Spitze durch sein enormes Verdrängunspotenzial in den Tiefen des Wassers. Die Vernachlässigung dieser Prozesse birgt die grössten Risiken für das Veränderungsmanagement. Werte Informelle Machtstrukturen Versteckte Ziele Gefühle Tabus Gruppennormen Alte Seilschaften 19

20 Mobiles Arbeiten beim BIT (2) Bedürfniscluster Arbeitsplatz- und Zusammenarbeit Privat nutzen Gut ausgerüstet sein Zusammen arbeiten Konzentriert arbeiten Mobil arbeiten Kreativ arbeiten Gesund bleiben Sich wohl fühlen Sicher fühlen Mobil sein Kein fester AP Privatsphäre haben Vertraulichkeit wahren Transparent sein 20

21 Mobiles Arbeiten beim BIT (3) Arbeitsplatz & Zusammenarbeitskonzept 21

22 Mobiles Arbeiten beim BIT (4) Mitarbeiterumfrage zu Arbeitsort und Arbeitsmittel Ich fühle mich an meinem Arbeitsplatz wohl BIT Gesamt Mitarbeitende Mir stehen die benötigten Arbeitsmittel zur Verfügung Führungskräfte Ich fühle mich an meinem Arbeitsplatz wohl andere BlackPearl Mir stehen die benötigten Arbeitsmittel zur Verfügung Titanic

23 Übersicht der aktuellen Sutuation Personalrechtliche Grundlagen Richtlinien für Telearbeit Politische Vorstösse Bericht Postulat Grossen Bericht Postulat Feller IKT-Strategie mobiles Arbeiten UCC (Unified Communication & Collaboration) Pilot Mobiles Arbeiten - Schlussbericht «Initiative Future Working» Immobilienstrategie Unterbringungskonzept 2024 RUMBA Mobilitätsmanagementsystem (MMS) I/13 II/13 III/13 IV/13 I/14 II/14 III/14 IV/14 I/15 II/15 III/15 IV/15 23

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