CHIPDRIVE Time Recording

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1 CHIPDRIVE Time Recording August 2006 All Company and/or product names are trademarks and/or registered trademarks of their respective owners.

2 CHIPDRIVE Time Recording Komponenten CHIPDRIVE mobile (mobiles Zeiterfassungs-Terminal) Wandhalterung für CHIPDRIVE mobile User Cards M16 Transport Card M256 CHIPDRIVE desktop pro (für den PC) Software 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 2

3 CHIPDRIVE Time Recording Workflow Stempeln mit User Card am CHIPDRIVE mobile Daten-Transport mit der Transport Card zum PC Nachbearbeiten und Auswerten am PC 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 3

4 Neu Person erstellen Namen eingeben Weitere Angaben optional User Card erstellen Einstellungen vornehmen 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 4

5 Sollzeit einstellen Tagesarbeitszeit Wochenarbeitszeit Monatsarbeitszeit 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 5

6 Tagesarbeitszeit - Details Gültige Arbeitszeit Buchungen von - bis Kernzeit Sollzeit 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 6

7 Wochenarbeitszeit Die Wochenarbeitszeit wird automatisch auf fünf Werktage verteilt. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 7

8 Monatsarbeitszeit (ab V4.0.0) Bei Vorgabe der Monatsarbeitszeit hängt die tägliche Sollzeit von der Anzahl der Werktage ab. Feiertage können berücksichtigt werden. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 8

9 Automatische Pausen fest oder variabel Über Details Pausen werden die Regeln für die Pausen festgelegt. Die Schaltflächen Details Pausen sind inaktiv, solange die Art der Pause nicht gewählt ist. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 9

10 Feste Pausen Für jeden Wochentag können bis zu drei feste Pausen gesetzt werden. Die feste Pause kann für einzelne Tage außer Kraft gesetzt werden. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 10

11 Variable Pause Die variable Pause wird nur dann eingefügt, wenn die eingetragenen Bedingungen erfüllt sind. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 11

12 Optionen für den Gleitzeit-Übertrag Für den Übertrag gibt es generelle Regeln. Diese können für einzelne Monate durch manuellen Eintrag außer Kraft gesetzt werden. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 12

13 Übertrag für einen bestimmten Monat ändern Unabhängig von den gewählten Einstellungen für den Übertrag kann der Übertrag für einen bestimmten Monat in der Ansicht Bearbeiten Buchungen auf einen beliebigen Wert festgesetzt werden. Damit ist es auch möglich, bei Neueinführung des Systems bestehende Zeit-Konten zu übernehmen. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 13

14 Kosten für eine Projekt-Stunde Kosten pro Stunde wird bei Projektauswertungen zur Berechnung der Personalkosten verwendet. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 14

15 Datenhaltung Datensicherheit CHIPDRIVE Time Recording benötigt keine externe Datenbank. Dadurch ist das System sofort einsatzbereit einfach administrierbar Sämtliche Daten werden in einem System von Text-Dateien in einem gemeinsamen Verzeichnis gespeichert. Die Datensicherheit wird durch folgende Funktionen gewährleistet: Sicherungskopie erstellen Datenverzeichnis als ZIP-Datei sichern Datensatz verlegen Mit vorhandenem Datenverzeichnis verbinden Gepackten ZIP-Datensatz entpacken 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 15

16 User Cards mit Backup-Funktion Nach dem Übertragen der Daten aus dem CHIPDRIVE mobile wird der Daten-Speicher des Geräts gelöscht. Sollte die Transport Card verloren gehen, können jeweils bis zu 120 Buchungen direkt von den User Cards eingelesen werden. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 16

17 Stempeln am CHIPDRIVE mobile Einfach Karte einstecken und nach dem Signalton wieder abziehen. Nur nach der Eingabe einer Projektnummer (Tätigkeit) muss die OK-Taste gedrückt werden. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 17

18 Kommen Gehen Projektwechsel Wenn die letzte Buchung ein Gehen war, wird automatisch Kommen vorgeschlagen. Beim nächsten Einstecken wird Gehen vorgeschlagen. Durch Eingabe einer Projektnummer wird das vorgeschlagene Gehen zum Projektwechsel. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 18

19 Globale Einstellung: Abrechnungszeitraum Gleitzeit-Übertrag gibt es in der Standard-Einstellung Monatlich, Beginn jeweils am Ersten. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 19

20 Globale Einstellung: Zeiten runden Für das Runden von Zeiten gibt es die Intervalle 5, 10 und 15 Minuten. Für die Art der Rundung ist arithmetisch runden die Standard-Einstellung. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 20

21 Globale Einstellung: Nachtdienst Das System erkennt eine geschlossene Folge von Kommen und Gehen, die am Folgetag endet, als Nachtdienst. Die Grenzen innerhalb derer ein Nachtdienst erkannt werden soll, können als globale Einstellung festgelegt werden. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 21

22 Globale Einstellung: Feiertage Die Feiertage werden auf einem Jahreskalender eingetragen. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 22

23 Ansicht >>Bearbeiten Buchungen<< Namen vollständig bis abgeschlossen bis Buchungen Deutung Tarife Statistik Details Kalender Übertrag Statuszeile Online-Symbol (PC-Stempeluhr) 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 23

24 Buchungen Deutung Tarife Statistik Details Buchungen: Unverarbeitete Vorgänge in zeitlicher Reihenfolge Deutung: Auflistung der Arbeitsund Pausen-Intervalle Tarife: Aufschlüsselung der Arbeitszeit nach Tarif-Zeiten Statistik: Gleitzeit bezogen auf Tag, Woche und Monat Details: Regeln deaktivieren, Bemerkung 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 24

25 Unvollständige Daten finden Menü Datei / Unvollständige Datensätze oder Button in der Schnellstart-Leiste Durch Laden oder Doppelklicken auf den Namen wird der Personen-Monat geladen. Der unvollständige Tag wird automatisch markiert. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 25

26 Fehlende Buchung ergänzen Der 19. Oktober ist unvollständig. In der Liste Deutung erscheint der Hinweis PW am Ende?. Es muss also ein Gehen ergänzt werden. Die Schaltfläche Einfügen öffnet das Fenster Buchung einfügen. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 26

27 Einfügen einer Buchung Im Fenster Buchung einfügen wird automatisch der fehlende Buchungstyp Gehen vorgeschlagen. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 27

28 Tag mit manueller Buchung vollständig Nach dem Einfügen der Gehen-Buchung wird der 19. Oktober automatisch als vollständig erkannt. Als Folge wird auch die automatische Pause um 12:00 Uhr eingetragen. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 28

29 Auswertung für eine Person Die Auswertung für die aktuelle Person kann in der Druck-Vorschau am Bildschirm angezeigt werden. Zur Auswahl stehen drei Arten der Auswertung: kurze Übersicht ausführlich Tarif-Auswertung 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 29

30 Auswertung - Kurzübersicht 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 30

31 Auswertung - Zusammenfassung Die Zusammenfassung enthält alle für die Gehalts-Abrechung wichtigen Informationen. Urlaub (krank, extra frei, Feiertage) in Stunden entspricht der Sollzeit an dem betreffenden Tag. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 31

32 Auswertung ausführliche Variante Die Zusammenfassung enthält alle für ie Gehalts-Abrechung wichtigen Informationen. Urlaub (krank, extra frei, Feiertage) in Stunden entspricht der Sollzeit an dem betreffenden Tag. Die ausführliche Auswertung zeigt jede einzelne Buchung. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 32

33 Urlaub Jahresübersicht Die Ansicht Bearbeiten / Urlaub zeigt einen Jahreskalender über Urlaub Krankheitstage extra freie Tage Feiertage Die Einträge werden durch Klicken oder über die Tastatur vorgenommen. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 33

34 Einzelne Urlaubstage eintragen Der Eintrag einzelner Urlaubstage (Krankheit, extra frei) kann auch über das Kontext-Menü des Monatskalenders in der Ansicht Bearbeiten / Buchungen erfolgen. Gleittage müssen hier eingetragen werden. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 34

35 Urlaub Einstellungen Einstellungen generell Hier wird zwischen einfacher Zählung der Tage und Urlaub nach Regeln gewählt. Resturlaub generell Der Übertrag von Resturlaub wird wahlweise ermöglicht oder unterbunden. Der Resturlaub für das aktuelle Jahr kann manuell festgeschrieben werden. Für den Resturlaub kann auch ein Verfallsdatum eingestellt werden. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 35

36 Drucken von Urlaubs-Übersichten 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 36

37 Drucken von Urlaubs-Übersichten 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 37

38 Auswertung mehrere Personen Die Auswertung für mehrere Personen kann wahlweise auf dem Drucker ausgegeben oder im MS-Excel-Format exportiert werden. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 38

39 Auswertung mehrere Personen Nach der Wahl von Monat und Ziel der Ausgabe werden die Personen ausgewählt. Die Liste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 39

40 Auswertung mehrere Personen Im Zusammenhang mit dem Drucken bzw. Exportieren kann auch der Daten- Abschluss erledigt werden. Abgeschlossene Daten sind vor versehentlicher Änderung geschützt und entlasten das System. Änderungen von Einstellungen wirken sich nur auf nicht abgeschlossene Daten aus. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 40

41 Auswertung im MS-Excel-Format Nach der Auswahl von Export erscheint das Fenster zur Auswahl der Felder. Alle Zeit-Felder der Excel-Datei sind dezimal. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 41

42 Auswertung Gesamtübersicht Personen Die Funktion Gesamtübersicht ermöglicht einen raschen Überblick über die Anwesenheit von Personen und die bearbeiteten Projekte an bestimmten Tagen. Die untere Liste zeigt die Projekte, die von der markierten Person gestempelt wurden. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 42

43 Auswertung Gesamtübersicht Projekte Wird die Gesamtübersicht auf Projekte geschaltet, steht die Projekt-Liste oben. Die untere Liste zeigt die Personen, die am markierten Projekt gearbeitet haben. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 43

44 Auswertung Übersicht jetzt Die Übersicht jetzt zeigt auf einen Blick, wer heute gestempelt hat. Auch Einträge für Urlaub, Krankheit oder frei werden angezeigt. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 44

45 Urlaubsplan (ab V4.0.0) Der Urlaubsplan zeigt: Urlaub Krankheitstage extra freie Tage Die Wochenübersicht umfasst alle Personen. Personen ohne Einträge können aus- und wieder eingeblendet werden. Die Woche wird über Kalender gewählt oder durch Klicken auf die Pfeile über der Liste. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 45

46 Urlaubsplan gedruckt erste Seite 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 46

47 Urlaubsplan gedruckt letzte Seite 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 47

48 Urlaubsübersicht im MS-Excel-Format (ab V4.0.0) Der Jahres-Urlaub für die ganze Belegschaft kann auch im MS-Excel-Format exportiert werden. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 48

49 Jahresurlaub im MS-Excel-Format (ab V4.0.0) Die Ausgabe-Datei enthält 12 Tabellen für je einen Monat. Ein Monat passt im Querformat gut auf eine Seite. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 49

50 Tarife Definition Es gibt maximal 20 Tarife. Die Definition besteht darin, dass die benötigten Tarife Namen erhalten. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 50

51 Tarife Standard Unter Standard werden sechs unterschiedliche Kategorien in beliebig viele Tarif-Intervalle unterteilt: -Mo Fr - Samstag - Sonntag - Feiertage - Feiertag / Sonntag - Sonntag-(Feiertag)-Nacht 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 51

52 Tarife Ausnahmen Ausnahmen sind möglich. Beispielsweise kann man den Dienst am 24. Dezember attraktiver gestalten, indem man einen Sondertarif ansetzt. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 52

53 Tarife Auswertung 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 53

54 Projekte und Tätigkeiten Bei der Kommen-Buchung können 8-stellige Projekt- und Tätigkeits-Nummern eingegeben werden. Ferner gibt es den Buchungstyp Projektwechsel, bei dem nur das Projekt und/oder die Tätigkeit geändert werden. Beim Kommen werden automatisch die zuletzt verwendeten Nummern übernommen. Diese können dann gegebenenfalls geändert werden. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 54

55 Projekte anlegen und verwalten Der Menüpunkt Datei / Projekte führt zur Projektverwaltung. Hier können Projekte angelegt, geändert oder gelöscht werden. Die Sortierung der gedruckten Projekt-Listen entspricht der Sortierung am Bildschirm. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 55

56 Tätigkeiten anlegen und verwalten (ab V4.0.0) Über Datei / Tätigkeiten wird die Verwaltung der Tätigkeiten geöffnet. Tätigkeiten besitzen wie die Projekte einen Namen, eine Nummer und ein Erstellungs- Datum. Zusätzlich haben die Tätigkeiten einen Faktor, der eine unterschiedliche Bewertung ermöglicht. Der Betrag für eine Stunde eines Mitarbeiters wird mit dem Faktor multipliziert. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 56

57 Projektauswertung Der Menü-Eintrag Auswerten / Projekt führt zur Ansicht Projektauswertung. Die gespeicherten Auswertungen können gedruckt oder über die Druck- Vorschau betrachtet werden. Neue Auswertung ermöglicht die Auswahl eines Projekts und eines beliebigen Zeitraums. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 57

58 Projektauswertung von bis In diesem Fenster wird das auszuwertende Projekt ausgewählt. Der Zeitraum ist frei wählbar. Eine Auswertung, die den aktuellen Tag einschließt, ist möglich, sofern alle beteiligten Personen die Arbeit am gewählten Projekt entweder durch ein Gehen oder einen Wechsel auf ein anderes Projekt abgeschlossen haben. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 58

59 Projektauswertung gedruckt 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 59

60 Projektauswertung im Excel-Format (ab V4.0.0) Die Projektauswertung im Excel-Format zeichnet sich durch einen besonders hohen Grad an Flexibilität aus: ausgewählte oder alle Personen ausgewählte oder alle Projekte ausgewählte oder alle Tätigkeiten frei wählbarer Zeitraum Die erzeugte Excel-Datei enthält drei Tabellen: Projekte Tätigkeiten sämtliche Anteile aller Personen 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 60

61 Projektauswertung im MS-Excel-Format 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 61

62 PC-Stempeluhr Ein CHIPDRIVE Kartenleser und die Software PC-Stempeluhr machen einen PC zur komfortablen Stempel-Station 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 62

63 PC-Stempeluhr Alle Installationen der PC-Stempeluhr sind über den PC-Stempeluhr-Server mit einer Installation der Zeiterfassung verbunden. Als Server kann auch eine Workstation eingesetzt werden. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 63

64 PC-Stempeluhr Die PC-Stempeluhr kann auf mehreren Wegen mit der Zeiterfassung kommunizieren: TCP/IP (Lokales Netzwerk) (POP3 / SMTP) Einzelinstallation (ohne Server) Die Kommunikation über ist der ideale Weg, um Filialen anzubinden: Man kann vor Ort ein CHIPDRIVE mobile einsetzen und dessen Daten mit der PC-Stempeluhr an die Zentrale schicken. 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 64

65 CHIPDRIVE Time Recording Information Diese Präsentation gibt es auch zum Download auf 11/17/2006 Copyright SCM Microsystems Inc. 65

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