CHIPDRIVE Time Recording

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1 CHIPDRIVE Time Recording Februar 2008 All Company and/or product names are trademarks and/or registered trademarks of their respective owners.

2 CHIPDRIVE Time Recording Komponenten CHIPDRIVE mobile (mobiles Zeiterfassungs-Terminal) Wandhalterung für CHIPDRIVE mobile User Cards M16 Transport Card M256 CHIPDRIVE desktop pro (für den PC) Software: CHIPDRIVE Time Recording CHIPDRIVE PC-Stempeluhr CHIPDRIVE PC-Stempeluhr-Server 4/14/2008 2

3 CHIPDRIVE Time Recording Network Komponenten CHIPDRIVE terminal (Netzwerk-Terminal) User Cards M16 CHIPDRIVE desktop pro (für den PC) Software: CHIPDRIVE Time Recording CHIPDRIVE PC-Stempeluhr CHIPDRIVE PC-Stempeluhr-Server 4/14/2008 3

4 CHIPDRIVE Time Recording Workflow Stempeln mit User Card am CHIPDRIVE mobile Daten-Transport mit der Transport Card zum PC Nachbearbeiten und Auswerten am PC 4/14/2008 4

5 CHIPDRIVE Time Recording Workflow Stempeln mit User Card am CHIPDRIVE terminal Nachbearbeiten und Auswerten am PC Die Daten gelangen automatisch über das Netzwerk zum PC. 4/14/2008 5

6 Stempeln im Netzwerk erweitert Eine zentrale Installation von CHIPDRIVE Time Recording Mehrerer Geräte vom Typ CHIPDRIVE terminal CHIPDRIVE PC-Stempeluhr auf den PCs der Mitarbeiter CHIPDRIVE PC-Stempeluhr-Server verbindet alle Komponenten Zusätzlicher Einsatz von CHIPDRIVE mobile 4/14/2008 6

7 Neue Person erstellen Namen eingeben Weitere Angaben optional User Card erstellen Einstellungen vornehmen 4/14/2008 7

8 User Card erstellen User Card beschriften und einstecken User Card erstellen anklicken 4/14/2008 8

9 Sollzeit einstellen Tagesarbeitszeit Wochenarbeitszeit Monatsarbeitszeit 4/14/2008 9

10 Tagesarbeitszeit - Details Gültige Arbeitszeit Buchungen von - bis Kernzeit Sollzeit 4/14/

11 Wochenarbeitszeit Die Wochenarbeitszeit wird wahlweise auf fünf Werktage oder sieben Tage verteilt. Regelmäßig freie Tage können ausgenommen werden. 4/14/

12 Monatsarbeitszeit Bei Vorgabe der Monatsarbeitszeit hängt die tägliche Sollzeit von der Anzahl der Werktage ab. Feiertage können berücksichtigt werden. 4/14/

13 Automatische Pausen fest oder variabel Über Details Pausen werden die Regeln für die Pausen festgelegt. Die Schaltflächen Details Pausen sind inaktiv, solange die Art der Pause nicht gewählt ist. 4/14/

14 Feste Pausen Für jeden Wochentag können bis zu drei feste Pausen gesetzt werden. Die feste Pause kann für einzelne Tage außer Kraft gesetzt werden. 4/14/

15 Variable Pause Die variable Pause kann wahlweise nach der Dauer der Anwesenheit oder der erreichten Netto-Arbeitszeit gestaffelt werden. 4/14/

16 Optionen für den Gleitzeit-Übertrag Für den Übertrag gibt es generelle Regeln. Diese können für einzelne Monate durch manuellen Eintrag außer Kraft gesetzt werden. 4/14/

17 Übertrag für einen bestimmten Monat ändern Unabhängig von den gewählten Einstellungen für den Übertrag kann der Übertrag für einen bestimmten Monat in der Ansicht Bearbeiten Buchungen auf einen beliebigen Wert festgesetzt werden. Damit ist es auch möglich, bei Neueinführung des Systems bestehende Zeit-Konten zu übernehmen. 4/14/

18 Kosten für eine Projekt-Stunde Kosten pro Stunde wird bei Projektauswertungen zur Berechnung der Personalkosten verwendet. 4/14/

19 Personen-Stammdaten aus Excel importieren Besonders vorteilhaft ist das Anlegen der Personen anhand einer Excel-Datei: Format-Datei erzeugen Bearbeiten der Datei z.b. durch Kopieren und Einfügen Datei importieren 4/14/

20 Einstellungen kopieren Die Funktion Einstellungen kopieren minimiert den Arbeitsaufwand. Alle Einstellungen werden von einer anderen Person übernommen. Das Kopieren der Einstellungen ist auch für mehrere Personen gleichzeitig möglich. 4/14/

21 Für mehrere Personen User Cards erstellen Die Funktion Für mehrere Personen User Cards erstellen ist besonders dann zu empfehlen, wenn durch Import aus einer Excel-Datei mehrere Personen erstellt werden: Person markieren Beschriftete User Card einstecken Beim Abziehen einer zugeordneten User Card bewegt sich die Markierung automatisch zur nächsten Person ohne registrierte User Card. 4/14/

22 Personal in Gruppen einteilen Die Einteilung des Personals in Gruppen schafft Überblick: Gruppenbezogener Urlaubsplan Gruppenbezogener Schichtplan Alle personenbezogenen Auswertungen gruppenweise 4/14/

23 Datenhaltung Datensicherheit CHIPDRIVE Time Recording benötigt keine externe Datenbank. Dadurch ist das System sofort einsatzbereit einfach administrierbar Sämtliche Daten werden in einem System von Text-Dateien in einem gemeinsamen Verzeichnis gespeichert. Die Datensicherheit wird durch folgende Funktionen gewährleistet: Sicherungskopie erstellen Datenverzeichnis als ZIP-Datei sichern Datensatz verlegen Mit vorhandenem Datenverzeichnis verbinden Gepackten ZIP-Datensatz entpacken 4/14/

24 User Cards mit Backup-Funktion Nach dem Übertragen der Daten aus dem CHIPDRIVE mobile wird der Daten-Speicher des Geräts gelöscht. Sollte die Transport Card verloren gehen, können jeweils bis zu 120 Buchungen direkt von den User Cards eingelesen werden. 4/14/

25 Stempeln am CHIPDRIVE mobile Einfach Karte einstecken und nach dem Signalton wieder abziehen. Nur nach der Eingabe einer Projektnummer (Tätigkeit) muss die OK-Taste gedrückt werden. 4/14/

26 Kommen Gehen Projektwechsel Wenn die letzte Buchung ein Gehen war, wird automatisch Kommen vorgeschlagen. Beim nächsten Einstecken wird Gehen vorgeschlagen. Durch Eingabe einer Projektnummer wird das vorgeschlagene Gehen zum Projektwechsel. 4/14/

27 Stempeln am CHIPDRIVE terminal Beim Einstecken der User Card erscheinen der Name des Besitzers, das aktuelle Stundenkonto sowie die vorgeschlagene Buchungsart. Das zuletzt gebuchte Projekt, die Tätigkeit und die Belegung der Funktionstasten werden am Display angezeigt. 4/14/

28 Globale Einstellung: Abrechnungszeitraum Gleitzeit-Übertrag gibt es in der Standard-Einstellung Monatlich, Beginn jeweils am Ersten. 4/14/

29 Globale Einstellung: Zeiten runden Das Runden von Zeiten geschieht wahlweise mit Intervallen von 5, 10, 15, 20, 30 und 60 Minuten. Die Rundung kann entweder auf einzelne Buchungen, die Tagessumme oder auf das Gesamtergebnis des Abrechnungszeitraums angewandt werden. Für die Art der Rundung ist arithmetisch runden die Standard- Einstellung. Bei der Wahl von Toleranzzeit wird innerhalb der eingestellten Minutenzahl zu Gunsten des Angestellten gerundet. 4/14/

30 Globale Einstellung: Nachtdienst Das System erkennt eine geschlossene Folge von Kommen und Gehen, die am Folgetag endet, als Nachtdienst. Die Grenzen innerhalb derer ein Nachtdienst erkannt werden soll, können als globale Einstellung festgelegt werden. 4/14/

31 Globale Einstellung: Feiertage Die Feiertage werden auf einem Jahreskalender eingetragen. 4/14/

32 Ansicht >>Bearbeiten Buchungen<< Namen vollständig bis abgeschlossen bis Buchungen Deutung Tarife Statistik Details Kalender Übertrag Statuszeile Online-Symbol (PC-Stempeluhr) 4/14/

33 Buchungen Deutung Tarife Statistik Details Buchungen: Unverarbeitete Vorgänge in zeitlicher Reihenfolge Deutung: Auflistung der Arbeitsund Pausen-Intervalle Tarife: Aufschlüsselung der Arbeitszeit nach Tarif-Zeiten Statistik: Gleitzeit bezogen auf Tag, Woche und Monat Details: Regeln deaktivieren, Bemerkung 4/14/

34 Unvollständige Daten finden Menü Datei / Unvollständige Datensätze oder Button in der Schnellstart-Leiste Durch Laden oder Doppelklicken auf den Namen wird der Personen-Monat geladen. Der unvollständige Tag wird automatisch markiert. 4/14/

35 Fehlende Buchung ergänzen Der 27. November ist unvollständig. In der Liste Deutung erscheint der Hinweis PW am Ende?. Es muss also ein Gehen ergänzt werden. Die Schaltfläche Einfügen öffnet das Fenster Buchung einfügen. 4/14/

36 Einfügen einer Buchung Im Fenster Buchung einfügen wird automatisch der fehlende Buchungstyp Gehen vorgeschlagen. 4/14/

37 Tag mit manueller Buchung vollständig Nach dem Einfügen der Gehen-Buchung wird der 27. November automatisch als vollständig erkannt. Als Folge wird auch die automatische Pause um 12:30 Uhr eingetragen. 4/14/

38 Auswertung für eine Person Die Auswertung für die aktuelle Person kann in der Druck-Vorschau am Bildschirm angezeigt werden. Zur Auswahl stehen drei Arten der Auswertung: kurze Übersicht ausführlich Tarif-Auswertung 4/14/

39 Auswertung - Kurzübersicht 4/14/

40 Auswertung - Zusammenfassung Die Zusammenfassung enthält alle für die Gehalts-Abrechung wichtigen Informationen. Urlaub (krank, extra frei, Feiertage) in Stunden entspricht der Sollzeit an dem betreffenden Tag. 4/14/

41 Auswertung ausführliche Variante Die Zusammenfassung enthält alle für ie Gehalts-Abrechung wichtigen Informationen. Urlaub (krank, extra frei, Feiertage) in Stunden entspricht der Sollzeit an dem betreffenden Tag. Die ausführliche Auswertung zeigt jede einzelne Buchung. 4/14/

42 Urlaub Jahresübersicht Die Ansicht Bearbeiten / Urlaub zeigt einen Jahreskalender über Urlaub Krankheitstage extra freie Tage Feiertage Die Einträge werden durch Klicken oder über die Tastatur vorgenommen. 4/14/

43 Einzelne Urlaubstage eintragen Der Eintrag einzelner Urlaubstage (Krankheit, extra frei) kann auch über das Kontext-Menü des Monatskalenders in der Ansicht Bearbeiten / Buchungen erfolgen. Gleittage müssen hier eingetragen werden. 4/14/

44 Urlaub Einstellungen Einstellungen generell Hier wird zwischen einfacher Zählung der Tage und Urlaub nach Regeln gewählt. Resturlaub generell Der Übertrag von Resturlaub wird wahlweise ermöglicht oder unterbunden. Der Resturlaub für das aktuelle Jahr kann manuell festgeschrieben werden. Für den Resturlaub kann auch ein Verfallsdatum eingestellt werden. 4/14/

45 Drucken von Urlaubs-Übersichten 4/14/

46 Drucken von Urlaubs-Übersichten 4/14/

47 Auswertung mehrere Personen Die Auswertung für mehrere Personen kann wahlweise auf dem Drucker ausgegeben oder im MS-Excel-Format exportiert werden. Eine Vorauswahl nach Gruppen ist möglich. 4/14/

48 Auswertung mehrere Personen Nach der Wahl von Monat und Ziel der Ausgabe werden die Personen ausgewählt. Die Liste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. 4/14/

49 Auswertung mehrere Personen Im Zusammenhang mit dem Drucken bzw. Exportieren kann auch der Daten- Abschluss erledigt werden. Abgeschlossene Daten sind vor versehentlicher Änderung geschützt und entlasten das System. Änderungen von Einstellungen wirken sich nur auf nicht abgeschlossene Daten aus. 4/14/

50 Auswertung im MS-Excel-Format Nach der Auswahl von Export erscheint das Fenster zur Auswahl der Felder. Alle Zeit-Felder der Excel-Datei sind dezimal. 4/14/

51 Auswertung Gesamtübersicht Personen Die Funktion Gesamtübersicht ermöglicht einen raschen Überblick über die Anwesenheit von Personen und die bearbeiteten Projekte an bestimmten Tagen. Die untere Liste zeigt die Projekte, die von der markierten Person gestempelt wurden. 4/14/

52 Auswertung Gesamtübersicht Projekte Wird die Gesamtübersicht auf Projekte geschaltet, steht die Projekt-Liste oben. Die untere Liste zeigt die Personen, die am markierten Projekt gearbeitet haben. 4/14/

53 Auswertung Übersicht jetzt Die Übersicht jetzt zeigt auf einen Blick, wer heute gestempelt hat. Auch Einträge für Urlaub, Krankheit, frei oder Gleittag werden angezeigt. 4/14/

54 Urlaubsplan Der Urlaubsplan zeigt: Urlaub Krankheitstage extra freie Tage Die Wochenübersicht umfasst wahlweise alle Personen oder eine Gruppe. Personen ohne Einträge können aus- und wieder eingeblendet werden. Die Woche wird über Kalender gewählt oder durch Klicken auf die Pfeile über der Liste. 4/14/

55 Urlaubsplan gedruckt 4/14/

56 Urlaubsübersicht im MS-Excel-Format Der Jahres-Urlaub für die ganze Belegschaft kann auch im MS-Excel-Format exportiert werden. 4/14/

57 Jahresurlaub im MS-Excel-Format Die Ausgabe-Datei enthält 12 Tabellen für je einen Monat. Ein Monat passt im Querformat gut auf eine Seite. 4/14/

58 Schichten Definition Es können beliebig viele Schichten definiert werden. Eine Schicht besteht aus Namen Kürzel Anfang- und Ende-Zeit Optional können gültige Buchungszeiten, Kernzeit und automatisch Pausen eingestellt werden. 4/14/

59 Schichtplan Der Schichtplan wird wahlweise für alle Personen oder für eine Gruppe erstellt. Die Schichten werden durch Mausklick oder über die Tastatur durch Drücken Buchstaben zugeteilt. Die Statuszeile zeigt den voraussichtlichen Stunden-Saldo der markierten Person. 4/14/

60 Gedruckter Schichtplan Der gedruckte wöchentliche Schichtplan informiert die beteiligten Personen. An den Farben sind auch Einträge für Urlaub, Krankheit oder regelmäßig frei Tage zu erkennen. Die Zusammenfassung zeigt für jeden Tag die Besetzung der einzelnen Schichten. 4/14/

61 Automatische Schichtabfolge Die Schaltfläche Periode führt zum Fenster Automatische Schichtabfolge. Die automatische Schichtabfolge (Periode) wird aus den verfügbaren Schichten frei mit einer beliebigen Anzahl von Tagen zusammengestellt. Die automatische Fortführung kann jederzeit durch Urlaub oder Krankheit unterbrochen werden. Danach kann man falls nötig ein neues Anfangsdatum setzten. 4/14/

62 Tarife Definition Es gibt maximal 20 Tarife. Die Definition besteht darin, dass die benötigten Tarife Namen erhalten. 4/14/

63 Tarife Standard Unter Standard werden sechs unterschiedliche Kategorien in beliebig viele Tarif-Intervalle unterteilt: Mo Fr Samstag Sonntag Feiertage Feiertag / Sonntag Sonntag-(Feiertag)-Nacht 4/14/

64 Tarife Ausnahmen Ausnahmen sind möglich. Beispielsweise kann man den Dienst am 24. Dezember attraktiver gestalten, indem man einen Sondertarif ansetzt. 4/14/

65 Tarife Auswertung 4/14/

66 Projekte und Tätigkeiten Bei der Kommen-Buchung können 8-stellige Projekt- und Tätigkeits-Nummern eingegeben werden. Ferner gibt es den Buchungstyp Projektwechsel, bei dem nur das Projekt und/oder die Tätigkeit geändert werden. Beim Kommen werden automatisch die zuletzt verwendeten Nummern übernommen. Diese können dann gegebenenfalls geändert werden. 4/14/

67 Projekte anlegen und verwalten Der Menüpunkt Datei / Projekte führt zur Projektverwaltung. Hier können Projekte angelegt, geändert oder gelöscht werden. Die Sortierung der gedruckten Projekt-Listen entspricht der Sortierung am Bildschirm. 4/14/

68 Tätigkeiten anlegen und verwalten Über Datei / Tätigkeiten wird die Verwaltung der Tätigkeiten geöffnet. Tätigkeiten besitzen wie die Projekte einen Namen, eine Nummer und ein Erstellungs- Datum. Zusätzlich haben die Tätigkeiten einen Faktor, der eine unterschiedliche Bewertung ermöglicht. Der Betrag für eine Stunde eines Mitarbeiters wird mit dem Faktor multipliziert. 4/14/

69 Projektauswertung Der Menü-Eintrag Auswerten / Projekt führt zur Ansicht Projektauswertung. Die gespeicherten Auswertungen können gedruckt oder über die Druck- Vorschau betrachtet werden. Neue Auswertung ermöglicht die Auswahl eines Projekts und eines beliebigen Zeitraums. 4/14/

70 Projektauswertung von bis In diesem Fenster wird das auszuwertende Projekt ausgewählt. Der Zeitraum ist frei wählbar. Eine Auswertung, die den aktuellen Tag einschließt, ist möglich, sofern alle beteiligten Personen die Arbeit am gewählten Projekt entweder durch ein Gehen oder einen Wechsel auf ein anderes Projekt abgeschlossen haben. 4/14/

71 Projektauswertung gedruckt 4/14/

72 Projektauswertung im MS-Excel-Format Die Projektauswertung im Excel-Format zeichnet sich durch einen besonders hohen Grad an Flexibilität aus: ausgewählte oder alle Personen ausgewählte oder alle Projekte ausgewählte oder alle Tätigkeiten frei wählbarer Zeitraum Die erzeugte Excel-Datei enthält drei Tabellen: Projekte Tätigkeiten sämtliche Anteile aller Personen 4/14/

73 Projektauswertung im MS-Excel-Format 4/14/

74 Stempeln am Arbeitsplatz: PC-Stempeluhr Ein CHIPDRIVE Kartenleser und die Software PC-Stempeluhr machen einen PC zur komfortablen Stempel-Station 4/14/

75 Stempeln am Arbeitsplatz: PC-Stempeluhr Alle Installationen von PC-Stempeluhr sind über eine Installation von PC-Stempeluhr-Server mit Time Recording verbunden. Die Benutzer von PC-Stempeluhr können ihre Buchungen wahlweise am Terminal oder am Arbeitsplatz vornehmen. Für die Unterstützung von Filialen oder Heimarbeitsplätzen betreibt man PC-Stempeluhr im -Modus. 4/14/

76 PC-Stempeluhr Konfiguration PC-Stempeluhr kann auf mehreren Wegen mit Time Recording kommunizieren: TCP/IP (Lokales Netzwerk) (POP3 / SMTP) Einzelinstallation (ohne Server) Die Kommunikation über ist der ideale Weg, um Filialen anzubinden: Man kann vor Ort ein CHIPDRIVE mobile einsetzen, dessen Daten mit PC-Stempeluhr einlesen und an die Zentrale schicken. 4/14/

77 PC-Stempeluhr erweiterte Funktionen Zusätzlich zur Basis-Funktion Stempeln stellt PC-Stempeluhr weitere Funktionen zur Verfügung: Daten einsehen Auswertungen drucken Buchungsdaten eintragen/bearbeiten Projekte und Tätigkeiten anlegen Aktuelle Anwesenheitsliste anzeigen Die Erlaubnis zur Ausübung der erweiterten Funktionen ist an den Besitzer der eingesteckten Karte gebunden. Die Rechte werden in Time Recording bei den persönlichen Einstellungen unter Erweitert festgelegt. 4/14/

78 PC-Stempeluhr erweiterte Funktionen Sofern mit der eingesteckten User Card Rechte verknüpft sind, erscheint die Schaltfläche Bearbeiten, die ein Auswahlmenü öffnet. Für die grau dargestellten Einträge besteht im gezeigten Fall keine Berechtigung. 4/14/

79 PC-Stempeluhr Buchungen bearbeiten Wer das Recht hat, die Daten aller Personen zu bearbeiten, kann das Fenster Person auswählen öffnen. Ansonsten können nur die eigenen Daten geladen werden. Die Liste kann nach Name, Vorname, Index und Vollständigkeitsdatum sortiert werden. Die Sortierung nach dem Datum ermöglicht eine systematische Vorgehensweise beim Ergänzen fehlender Buchungen. 4/14/

80 PC-Stempeluhr Buchungen bearbeiten Das Fenster Buchungen bearbeiten, drucken entspricht weitgehend der Benutzer-Oberfläche von Time Recording. 4/14/

81 PC-Stempeluhr aktuelle Übersicht Berechtigte Personen können die aktuelle Übersicht über erfolgte Buchungen des Tages abrufen. Die Liste gibt auch Auskunft über Urlaubstage, Krankheit, Gleittage und freie Tage. Mit Laden können die Daten der markierten Person zur Bearbeitung geöffnet werden. 4/14/

82 CHIPDRIVE Time Recording Information Diese Präsentation gibt es auch zum Download auf BEI ALLEN IN DIESEM DOKUMENT ENTHALTENEN INFORMATIONEN BLEIBEN ÄNDERUNGEN VORBEHALTEN: SCM ÜBERNIMMT KEINERLEI GEWÄHR FÜR FEHLERFREIHEIT ODER VOLLSTÄNDIGKEIT DER ENTHALTENEN INFORMATIONEN 2008 SCM Microsystems GmbH, alle Rechte vorbehalten. Stand SCM, SCM Microsystems und CHIPDRIVE sind eingetragene Marken der SCM Microsystems Inc. Alle weiteren Produkt- und Markennamen sind Warenzeichen der jeweiligen Rechteinhaber. Die CHIPDRIVE Website finden Sie unter: Die SCM Microsystems Website finden Sie unter 4/14/

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