Der Cloud-Guide für KMU

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1 Der Cloud-Guide für KMU Die Grundlagen für Ihren Einstieg in die Cloud (inklusive Cloud Readiness-Checkliste)

2 Inhalt Vorwort S Dokumente & Daten verwalten S Finanzen & Buchhaltung S Kommunikation S Projekte S Kunden S Cloud Readiness-Check S Checkliste S Über cloud world & Kontakt S. 17 2

3 Werte Leser/innen, Sie haben sicher schon oft von der Cloud bzw. webbasierter Software gehört und wie sie Ihr Leben bereichern kann. Vielleicht nutzen Sie auch schon diverse Cloud-Dienste privat (etwa Smartphone-Apps oder Dropbox). Doch was genau kann die Cloud für Ihr Unternehmen tun? Natürlich, Kosten, Flexibilität und Innovation werden gerne in diesem Zusammenhang genannt, doch wenn wir ehrlich sind, sind das reichlich grobe Begrifflichkeiten, die für den konkreten Arbeitsalltag nur geringfügig Aussagekraft haben (zumal die Kosten sowieso abhängig von Ihren Anforderungen und dem Angebot sind). Wir von cloud world haben uns daher für dieses Whitepaper zusammengesetzt und die wichtigsten Unternehmensbereiche näher beleuchtet und entsprechende Cloud- Lösungen dazu herausgesucht. Warum profitieren Sie von einer Zeiterfassungs-Software, worauf müssen Sie bei einem Cloud-Speicher achten und welchen Vorteil haben webbasierte Lösungen gegenüber den klassischen Software-Paketen? Wir verraten es Ihnen. Ich wünsche viel Spaß beim Lesen und stehe bei Fragen und Kommentaren gerne zur Verfügung, Mit freundlichen Grüßen, Juliane Waack Redakteurin cloud world 3

4 1. Dokumente & Daten verwalten Wo gehobelt wird, da fallen Späne, heißt es im Volksmund und wo heutzutage gearbeitet wird, sammeln sich Daten an. Ob das nun Kundendaten, Finanzen, Personaldaten oder wichtige Dokumente (Tutorials, Regularien, etc.pp.) sind ein Unternehmen ohne Daten ist heutzutage undenkbar. Nicht zuletzt bürokratische Anforderungen verlangen dabei, dass all diese Daten bestenfalls mit einem Klick verfügbar sind. Und auch für die interne Kommunikation ist es von Vorteil, wenn Schreiben, Briefe und Anleitungen nicht erst im chaotischen Ablageschrank hervorgekramt werden müssen. Fleißige Sekretär/innen, Buchhalter/innen und Co haben sich seit Jahren intelligente Sortier- und Ordnersysteme ausgedacht, doch jedes System ist individuell und daher nicht immer für alle anderen übersichtlich. Digitale Ordnersysteme sind da klar im Vorteil, denn dort können zwar die Strukturen so gestaltet werden, wie die entsprechenden Verantwortlichen es sich wünschen, doch gleichzeitig helfen Suchfunktionen und Verknüpfungen dabei, auch dann genau das Richtige zu finden, wenn der Weg dahin eigentlich verborgen ist. Zusätzlich können so auch versehentlich falsch sortierte Dokumente gefunden werden. Was sind die Anforderungen? - Speicherplatz für alle Dokumente - Überschaubare Ordnerstrukturen - Zugang für (berechtigte) Mitarbeiter - Sicherheit der Daten Was bietet Ihnen die Cloud? - Flexibler Speicherplatz, um nach Bedarf anzupassen - Benutzerfreundliche Oberfläche und einfache Ordnerstrukturen - Links zu Dokumenten, um so auch die -Kommunikation zu erleichtern - Mobile Zugänge (auch via Smartphone oder Heimcomputer) - Rechtemanagement, um die Zugangsberechtigung aller Nutzer zu verwalten - Verschlüsselung der Daten (bestenfalls Ende-zu-Ende-Verschlüsselung) 4

5 Was bietet Ihnen die Cloud? - Flexibler Speicherplatz, um nach Bedarf anzupassen - Benutzerfreundliche Oberfläche und einfache Ordnerstrukturen - Links zu Dokumenten, um so auch die -Kommunikation zu erleichtern - Mobile Zugänge (auch via Smartphone oder Heimcomputer) - Rechtemanagement, um die Zugangsberechtigung aller Nutzer zu verwalten - Verschlüsselung der Daten (bestenfalls Ende-zu-Ende-Verschlüsselung) Worauf müssen Sie bei der Auswahl achten? - Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist (monatlich oder jährlich?) - Abrechnung per Speicherplatz oder Benutzerkonto? - Daten: was passiert mit den Unternehmensdaten bei einer Kündigung? - Welche Ansprüche haben Sie an die Software und können diese erfüllt werden (Zusammenarbeit, Kommunikation, Sicherheit)? - Sicherheit: welche Maßnahmen gibt es? - Compliance: Wo befinden sich der Server-Standort und das Unternehmen? Ein paar Cloud-Lösungen als Beispiel HornetDrive ein durchgehend verschlüsselter Online-Datenspeicher für Lagerung und Datenaustausch. Link: Secure Data Space sicherer Datenspeicher mit vielen Service-Angeboten und individuellem Rechtemanagement. Link: https://www.ssp-europe.eu/produkte/secure-data-space.html IDGard hohe Funktionsvielfalt für die Datenspeicherung und Zusammenarbeit an den Dokumenten. Link: https://www.idgard.de/ Eine größere Auswahl an Produkten zur Dokumentenverwaltung finden Sie auch auf dem cloud world-marktplatz. Link: 5

6 Über cloud world cloud world ag ist der zentrale und neutrale Marktplatz für Cloud-Produkte und - Dienstleistungen im deutschsprachigen Raum und wurde 2013 in Pfäffikon, Schweiz) gegründet. Mit den Top-Domains cloud.de /.ch /.at / *.li ist cloud world der Anlaufpunkt für Cloud-Interessenten, -Experten und -Anbieter, der das Thema Cloud im deutschsprachigen Raum vorantreibt und eine erfolgreiche Werbe- Plattform für Anbieter bietet, die wiederum Anwendern durch Transparenz und Neutralität Vertrauen schafft. Neben einem Directory, das SaaS-, PaaS- und IaaS-Produkte sowie cloudrelevante Services listet, bietet cloud world Informationen und Ratgeber rund um die Cloud an (Info-Center, Blog, Newsletter und kostenlose Leitfäden). Darüber hinaus können Anwender einzelne SaaS-Produkte in zielgruppenspezifischen Bundles zu attraktiven Kondition direkt über den Marktplatz beziehen. cloud world ist auch an den deutschen Standorten Berlin und Karlsruhe vertreten. Ihre Ansprechpartnerin Juliane Waack Online-Editor Tel. +49 (0) Mobil +49 (0) Web Social Media Twitter: https://twitter.com/jules_mccloud LinkedIn: https://de.linkedin.com/pub/juliane-waack/96/3ab/78 Xing: https://www.xing.com/profile/juliane_waack Wichtiger Hinweis Dieses Whitepaper wurde von cloud world nach bestem Gewissen und Wissen erstellt. Wir übernehmen jedoch keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der Inhalte. 6

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