Das Personal-Planer-System

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1 1. Produktidee/Dienstleistung: Das Personal-Planer-System Mittelständige Unternehmen sind oftmals nicht in der Lage teure High-End-Produkte der Marktführer einzusetzen. Allerdings ist gerade im Mittelstand der Bedarf an effizienten Strukturen am größten, da die Kosten-Nutzen-Rechnung unbedingt aufgehen muss. Langfristige Investments können sich hier unter Umständen zu einem belastenden Aufwandsfaktor in der Zukunft entwickeln. Wir bieten im Rahmen eines echten SaaS -Systems (Software as a Service) ein faires Preis- Leistungs-Verhältnis an, das auf einer transparenten Preisgestaltung und kurzen Mindestvertragslaufzeiten basiert und unter Investitionsaspekten stets einen klaren ROI-Fokus (Return on Investment) hat. Sämtliche Service-Dienstleistungen, wie z.b. Bereitstellung der Server, Wartung, automatische Backups, technischer Support und regelmäßige Updates sind natürlich inklusive und produzieren so keine Mehrkosten, die oftmals in Form teurer Wartungsverträge und Updatelieferungen, für den Kunden nicht einschätzbar sind. Seite 1 von 5 der

2 Gegenüber anderen Systemanbietern im Bereich des Personalmanagements bieten wir eine rein webbasierende Dienstleistung, die im Zusammenspiel der einzelnen Module durch komplexe Verknüpfungen maximale Flexibilität und Effizienz bietet. Zahlreiche Berechtigungen, Prüfungsfunktionen und der automatische Datenabgleich unter den Modulen gewährleisten höchste Planungssicherheit. Mehrstufige, flexibel konfigurierbare Workflow-Vorgaben in den einzelnen Modulen bieten dem Kunden die Möglichkeit die individuelle Firmenstruktur bis ins kleinste Detail abzubilden. Ein umfangreiches Informationssystem und komfortable Auswertungsfunktionen runden das professionelle Personalmanagement ab. Sowohl bei der Einrichtung als auch im täglichen Betrieb entsteht kein Administrations- oder Pflegeaufwand für die IT Abteilung. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist ganz im Sinne eines SaaS -Systems (Software as a Service) aufgebaut, d.h. unsere Kunden bezahlen nur für die Module und die Benutzer, die Sie benötigen. Flexible und dynamische IT-Lösungen bedeuten einen schnelleren und effizienteren Workflow und damit eine Zeit- und Kostenersparnis, die messbar ist. Wir bieten unseren Kunden als einer der führenden Anbieter von webbasierenden HR Lösungen, eines der modernsten Systeme zur Personalverwaltung, Zeiterfassung und Personalplanung an. Das modulare System ist ohne Installationsaufwand weltweit einsetzbar und lässt sich jederzeit nach Bedarf des Kunden entsprechend erweitern. Durch Kombination mit beliebig vielen Zeiterfassungs- Terminals haben unsere Kunden die Möglichkeit, sämtliche Abteilungen ihres Unternehmens bzw. Filialen an unterschiedlichen Standorten in einem System übersichtlich abzubilden und online zu verwalten. Durch eindeutige Berechtigungen wird festgelegt, wer im Employee-Self-Service (ESS)- System welche Informationen von welchem Ort einsehen oder bearbeiten darf. Die Verwaltung sämtlicher Daten erfolgt nach exakt festgelegten Berechtigungsstrukturen und ermöglicht somit beliebig vielen autorisierten Mitarbeitern, die gemeinsame Datenpflege und Verwaltung. Jede Änderung ist ab Speicherung sofort verfügbar und steht über eine umfangreiche Chronologie zur Auswertung zur Verfügung. Eine komfortable und intuitive Benutzeroberfläche erleichtern den täglichen Gebrauch. Die Sicherheit unserer Kundendaten steht für uns immer an erster Stelle und wird durch modernste Technologien und der Zusammenarbeit mit kompetenten Partnern gewährleistet. Eine 256bit - Verschlüsselung (SSL) macht den Datentransfer des Personalplaners so sicher wie Online-Banking. Automatische Backups auf ausgelagerte Server und gekapselte Kunden-Datenbanken garantieren eine sichere Speicherung der Daten. Wir verstehen uns als innovativer Qualitätsanbieter, der seinen Kunden ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Für uns bedeutet Dienstleistung, dass der Kunde zu jedem Zeitpunkt die bestmögliche Leistung unter Einsatz der fortschrittlichsten Technologien erhält. Seite 2 von 5 der

3 2. Kurz Beschreibung der Personal-Planer Module: 2.1. Digitale Personalakte (DPA) Grundmodul: Die digitale Personalakte ist das Basismodul für alle angebotenen Personal-Planer-Module und stellt mitarbeiterbezogene Informationen wie z.b. Name, Abteilungszugehörigkeit und Arbeitstageregelungen für den interaktiven Datenaustausch zwischen den einzelnen Modulen zur Verfügung. Für eine aktuelle und strukturierte Personalverwaltung können zusätzlich zu den Personalstammdaten für jeden Mitarbeiter auch beliebig viele Dokumentenvorlagen verwendet werden. Die Digitale Personalakte beinhaltet sowohl die komplette Zugriffsrechteverwaltung als auch sämtliche Vertrags- und Abrechnungs-Grundlagen. Optional kann die DPA auch jederzeit durch das Zusatzmodul Dokumentenverwaltung erweitert werden Urlaubsplaner: Die Buchungsdaten des Urlaubsplaners bilden, mit den in der Digitalen Personalakte hinterlegten Arbeitstageregelungen, eine wichtige Datengrundlage für die Personal-Planer-Module. Die übersichtlich strukturierte Verwaltung des Urlaubsplaners ermöglicht eine vereinfachte und sichere Urlaubsbuchung. Hierbei werden aktuelle Feiertage und Schulferien ebenso berücksichtigt wie die gerechte Verteilung von Urlaubstagen. Mittels diverser Auswertungen lassen sich stets aktuelle Reports in unterschiedlichen Ausgabeformaten erzeugen Zeiterfassung: Durch den Einsatz unserer praxisbewährten Zeiterfassung werden Arbeitszeiten und Pausen genau erfasst und Abrechnungen optimiert. Die automatisierten Berechnungen sämtlicher betrieblich vereinbarter Zuschläge (z.b. für Nacht- und Feiertags- bzw. Überstunden) und die Integration des jeweiligen Arbeitszeitmodells (z.b. Gleitzeit) führen zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen für die Personalverwaltung. Wir bieten eine innovative Zeiterfassung via Internet und über Terminals sowie eine mobile Zeiterfassung via RFID-Scanner oder iphone an. Die sekundengenaue Anwesenheitstabelle liefert stets auf einen Blick sämtliche Informationen zum aktuellen Mitarbeiterstatus. Durch übersichtliche Auswertungen von Soll- und Ist-Zeiten ist der Auslastungsgrad der Mitarbeiter direkt erkennbar. Eventuelle Arbeitszeitkorrekturen können schnell und unkompliziert beantragt und im Rahmen der bestehenden Regelungen durch den Vorgesetzten genehmigt werden Zeiterfassung per iphone: Mittels unserer iphone App werden unterschiedliche Buchungsarten sofort an unsere Server gesendet. Zusätzlich werden die vom iphone zur Verfügung gestellten Geodaten (GPS) übermittelt. Der Einsatz iphone Zeiterfassung erfolgt vorwiegend bei häufig wechselnden Arbeitsorten bzw. Tätigkeiten in unterschiedlichen Projekten. Seite 3 von 5 der

4 Zeiterfassung per Terminal: Die Terminals zur Zeiterfassung werden für die Verifizierungsverfahren Fingerabdruck oder RFID- Chipkarten angeboten. Sie haben die Möglichkeit, unabhängig von der Anzahl der Standorte, beliebig viele Terminals je Standort mit unserem System zu verbinden. Hierdurch können Sie eine dezentrale Standortübergreifende Filialstruktur leicht verwalten. Insbesondere der Einsatz unserer biometrischen Terminal-Lösungen verhindert Fehlbuchungen und erschwert Manipulationen. Die Terminals bieten wir sowohl zum Kauf als auch zur Miete an. Für die Anbindung ist ein entsprechender Netzwerkanschluss notwendig Mobile Zeiterfassung per RFID-Scanner: Optional können Mitarbeiter auch mit jeweils einem kleinen handlichen RFID-Handscanner ausgestattet werden. Die RFID-Scanner sind für den harten Alltag auf Baustellen optimiert und gegen Spritzwasser und Staub bestens durch das GFK-Kunststoff / Gummi-Gehäuse geschützt. Die Zeiterfassung mittels RFID Scanner ermöglicht eine schnelle und präzise standortbezogene Erfassung. Durch die einmalige Transponder-ID und die verschlüsselte Datenübertragung ist eine Manipulation ausgeschlossen. Die einmaligen Bereitstellungskosten beinhalten den Kaufpreis sowie die speziell erstellte Betriebssoftware der RFID-Scanner. Die monatlichen Nutzungskosten decken die Systemanbindung, Geräte-Softwarelizenz sowie Softwareupdate ab. Der RFID-Scanner wird mittels 3x handelsüblichen AAA Batterien betrieben (nicht im Lieferungsumfang enthalten). Optional kann ein Zubehör-Set bestehend aus einem 3,6V Li-Ion Akku mit mah inkl. Ladeelektronik bestellt werden Schichtplaner: Der Schichtplaner gewährleistet die zeit- und kostensparende Zuordnung von Mitarbeitern und Arbeitszeiten innerhalb fester bzw. frei wählbarer Schichten mit einer unbegrenzten Anzahl möglicher Schichtvorgaben. Durch die übersichtliche grafische Darstellung als Monats- bzw. Wochenansicht können Planungslücken und Überlappungen sofort erkannt werden. Je nach Rechtevergabe sind Schichttausch und festgelegte Freistellung von Mitarbeitern sowie saisonbedingte Anpassungen und weitere Sonderfälle im Schichtplan direkt umsetzbar. Die Arbeitszeiten des Mitarbeiters können automatisch an die Zeiterfassung übermittelt werden Personaleinsatzplaner: Mit dem Personaleinsatzplaner planen Sie minutengenau den Mitarbeitereinsatz für sämtliche Arbeitsplätze an den jeweiligen Standorten unter Berücksichtigung der Qualifikation der Mitarbeiter. Im Belegungsplan erkennen Sie mögliche Engpässe bzw Überbelegungen und können im Planungsprozess sehr schnell reagieren. Je nach Berechtigungkönnen die Mitarbeiter unter Berücksichtigung von Qualifiktionen ihre Schichten tauschen. Die Arbeitszeiten des Mitarbeiters können automatisch an die Zeiterfassung übermittelt werden. Seite 4 von 5 der

5 2.6. webbasierte Plantafel: Die webbasierte Plantafel ist eine effektive und kostengünstige Planungs-Lösung für Unternehmen. Ohne Installation kann die Plantafel sofort im Arbeitsalltag eingesetzt werden, dabei wird für jede Plantafel ein eigener Online-Zugang mit Lese- oder Schreibrecht bereitgestellt. Darüber hinaus gibt es noch einen Zentralen Zugang womit man auf alle Plantafeln lesend oder schreibend zugreifen kann. Die Plantafel ist vielfältig in verschiedensten Bereichen eines Unternehmens einsetzbar z.b. für Personal- und Urlaubsplanung, Mietwagenbelegung bzw. Verwaltung des Maschinenpools. Auch die Planungen für Konferenzraumbelegung, Tischreservierungen oder auch die Fuhrparkverwaltung sind dank der Registeranordnung mehrerer Plantafeln sofort auf einen Blick leicht zu erfassen. Mit der Plantafel können alle Änderungen direkt umgesetzt werden. Der Kunde behält die volle Kontrolle und den Überblick über die Ressourcen seines Unternehmens Projektverwaltung: Eine gut strukturierte und durchdachte Projektverwaltung ist der Schlüssel und zugleich Indikator für den Erfolg einzelner Projekte. Das Ziel besteht darin, die vorhandenen Ressourcen bestmöglich einzusetzen und gleichzeitig die notwendigen Informationen für die verschiedenen Projektbeteiligten passend und zeitnah zur Verfügung zu stellen. Die Projektverwaltung bietet eine übersichtliche Projektansicht und Filterfunktionen, praktische Sortierfunktionen nach Projekt-Status bzw. Startdatum sowie übersichtliche Projektauswertungen inklusive Darstellung von Soll- und Ist- Fortschritt auf Basis eines Ampelsystems. Optional können Sie mittels Zeiterfassung auch die Projektzeiten erfassen und auswerten. Seite 5 von 5 der