CHECKLISTE - Unterlagen für die Buchhaltung. Gehen Sie am einfachsten wie folgt vor:

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1 CHECKLISTE - Unterlagen für die Buchhaltung Damit wir Ihre Buchhaltung ohne weitere Nachfragen führen können und somit für Sie auch möglichst günstig, benötigen wir regelmässig (1 x pro Woche, pro Monat, pro Quartal, Pro Semester je nach anfallender Belegmenge), folgende Unterlagen und Informationen von Ihnen: Gehen Sie am einfachsten wie folgt vor: 1. Checkliste ausdrucken 2. Im vorderen Viereck ein machen - wo Sie keine Belege benötigen oder Angaben machen müssen, weil der Punkt für Sie irrelevant ist. 3. Im vorderen Viereck ein machen - wo Sie alle benötigen Belege bereit haben. 4. Wenn alle vorderen Vierecke ausgefüllt sind, haben Sie alles beieinander und können uns die Unterlagen zustellen. CHECKLISTE Unterlagen für die Buchhaltung KMU QUITTUNGEN BAR - Verkäufe an Ihre Kunden Kein Verkauf ohne Quittung Kopien der Quittungen (die der Kunde erhalten hat) von jedem Verkauf. Eine Verkaufsquittung können Sie jederzeit selbst erstellen, z.b. wenn der Kunde keine wollte Jede Quittung muss das Verkaufsdatum tragen. Es muss ausgewiesen sein was genau verkauft wurde. Der Preis muss angegeben sein. Auch muss klar sein wer der Verkäufer ist und wer der Käufer ist (wir haben schon oft Quittungen bekommen, bei denen das eben nicht so ganz klar war das führt zu Rückfragen). Empfohlen wird, die Quittungen fortlaufend zu nummerieren (Ideal ist: pro Benutzer 1 eigener Quittungsblock mit eigenen Nummern und z.b. Initialen des Benutzers). Ist der Verkäufer MwSt-pflichtig, so muss auf der Quittung auch die MwSt-Nr. eingetragen sein. Die Vorschriften der MwSt gelten für das Ausfüllen der Quittungen. Seite 1 / Mai 2012 Büro Lenzburg: Ahornweg 6 CH-5702 Niederlenz Schweiz Tel Fax: Internet: Mail: info@kernfinanzen.ch

2 RECHNUNGEN Kunden - Verkäufe an Ihre Kunden Regelmässig: Kopien der voll bezahlten Rechnungen vorzugsweise mit Vermerk in rot wohin bezahlt wurde (z.b. UBS / PC / SBV / etc.) Regelmässig: Kopien der Teil bezahlten Rechnungen bei jeder neuen Teil-Zahlung mit Angabe wieviel wohin bezahlt wurde (z.b. UBS CHF / etc.) Am Ende des Jahres: für den Jahresabschluss die Kopien aller unbezahlten Rechnungen und/oder eine entsprechende Debitorenliste, auf der alle unbezahlten und noch nicht ganz bezahlten Rechnungen aufgelistet sind. In der Finanzbuchhaltung werden die Debitoren in der Regel nur 1 mal pro Jahr angeglichen, ausser bei MwSt-Pflicht nach vereinbarten Entgelten (nicht empfehlen besser nach vereinnahmten Entgelten abrechnen) oder wenn die Geschäftsleitung Quartals oder Semesterabschlüsse verlangt, dann werden die Debitoren auch in der Finanzbuchhaltung entsprechend angepasst. Während des Jahres führen Sie Ihre Debitorenliste / verwalten Sie Ihre Debitoren in der Regel selbst. Aus der Debitorenliste ist ersichtlich: Kunde mit Name und Ort, evt. Kunden-Nr., Rechnungs-Nr., Rechnungs- Datum, Fälligkeit, bisher bezahlter Betrag, Eingangsdatum des Betrages, Konto auf das bezahlt wurde. Weitere Informationen für die Debitorenliste sind möglich z.b. bis zur Umsatzkontrolle auf Produktgruppenebene pro Kunde, Kunden-Konto, automatisches Mahnwesen etc. Falls Sie über keine geeignete Debitorenverwaltung/Debitorenliste verfügen, können wir Sie beraten und/oder Ihnen auch eigene Lösungen anbieten. Bei Teilzahlungen senden Sie uns nur eine Kopie Ihrer Rechnungskopie, nachdem Sie eine neue Teilzahlung eingetragen haben. Senden Sie uns nicht Ihre Rechnungskopie. Erst wenn die Rechnung voll bezahlt wird, senden Sie uns Ihre Rechnungskopie. Bei voll bezahlten Rechnungen senden Sie uns Ihre Rechnungskopie. Bei Ihren verbleiben immer die Rechnungskopien von Rechnungen, die noch nicht voll beglichen sind. Diese müssen mit Ihrer Debitoren-Liste und/oder -Verwaltung übereinstimmen. Bei der Debitorenverwaltung sollte idealerweise auch ein möglichst automatisches Mahnwesen angegliedert sein. Zumindest sollte die Debitorenliste zeigen welche Rechnungen überfällig sind und z.b. wie viele Tage. Tipp: Das fristgerechte Mahnen ist der günstigste Weg und einträglichste Weg, möglichst wenige Debitoren betreiben oder abschreiben zu müssen. Mahnen Sie also immer ganz konsequent genau 10 Tage nach Fälligkeit. Die sollten Sie auch dann tun, wenn Sie säumige Kunden anrufen um z.b. eine Teilzahlung vereinbaren zu können. Seite 2 / Mai 2012 Büro Lenzburg: Ahornweg 6 CH-5702 Niederlenz Schweiz Tel Fax: Internet: Mail: info@kernfinanzen.ch

3 QUITTUNGEN BAR Einkäufe Postquittungen für Porti und Versand und andere Einkäufe bei der Post, z.b. Vignette (bitte sep. Quittungen für andere Einkäufe verlangen) Benzin, Diesel, Öl, Frostschutz, Scheibenreiniger etc. Quittungen (Empfehlung: beziehen Sie Treibstoff auf Monats-Rechnung, Shell-Card. Esso-Card etc. Bringt Übersicht, spart Kosten) Restaurant / Verpflegungs-Quittungen (Repräsentationsspesen, Einkaufsspesen, Verkaufsspesen) Bar-Quittungen für Einkäufe bei Lieferanten Rechnungen mit von der Post abgestempelten Empfangsschein (bei Einzahlung der Lieferanten-Rechnungen am Postschalter) Reisekosten für Kurzreisen, Kundenbesuche (für grössere Reise 1 gesamte Reisekostenabrechnung machen, alle Barauslagen und Rechnungsauslagen) weitere Belege. Empfehlung: Einzelquittungen, die ja ganz verschieden gross sind, einzeln auf A4 Papier bringen (kleben oder heften). Bei mehreren ähnlichen Quittungen, kann auch ein Quittungsbündel auf ein A4-Blatt geheftet werden, wobei dann auf dem A4-Blatte die einzelnen Quittungs-Summen auszuweisen sind und ein Total aller Quittungs-Summen zu erstellen ist, z.b. Porti Januar 2012 mit 18 Portoquittungen der Post und einer Liste aller Quittungs-Summen und dem Total Januar. Hier könnte neben jeder Summe vorzugsweise auch noch das Datum der Quittung stehen. Auch Treibstoffe Januar 2012 als Quittungsbündel. So haben wir nur 1 Buchung für das ganze Quittungsbündel zu machen, was Arbeit und damit Geld spart. Natürlich können Sie uns alle grossen und kleinen Quittungen auch lose zustellen, aber dann müssen wir eben sortieren und nach Datum ordnen, kleben und/oder heften. Für Verpflegungskosten, keine Quittungsbündel machen! Die Verpflegungsspesen buchen wir einzeln aus revisiorischen Gründen. QUITTUNGEN Kreditkarten Einkäufe / BAR Abhebungen Vermischung von privatem und geschäftlichem Geld Oft finden wir auf Bar-Quittungen auch Vermerkte, dass diese z.b. per Mastro-Card bezahlt wurde. Ist das nun die geschäftliche Mastro-Card oder die private. Zu welchem Bankkonto oder Konto gehört diese Kreditkarte? Solche Quittungen sind keine wirklichen Bar-Quittungen und haben daher in der Kasse nichts zu suchen. Sie sollten uns diese Quittungen separat abgeben. Wir müssen hier jeweils wissen zu welchem Konto die Kreditkarte gehört (G oder P). Auch müssen wir wissen, ob der Einkauf privat oder geschäftlich ist, was aus der Quittung nicht unbedingt klar hervorgeht. Wir empfehlen hier geschäftliches und Privates strikte zu trennen und allenfalls eine geschäftliche Kreditkarte für Geschäftliches zu benutzen. Barabhebungen per Kreditkarte: In der Regel buchen wie diese bei Einzelfirmen oder Kleinstbetrieben an Kasse. Wenn aber der Kassenstand zu hoch ist und es keine Kassenkontrolle gibt, so buchen wir die Bargeldabhebung per Geschäftskreditkarte auf das Privatkonto bzw. Kontokorrentkonto des Inhabers bzw. des für diese Geschäftskreditkarte Verantwortlichen. Seite 3 / Mai 2012 Büro Lenzburg: Ahornweg 6 CH-5702 Niederlenz Schweiz Tel Fax: Internet: Mail: info@kernfinanzen.ch

4 RECHNUNGEN Lieferanten Einkäufe Kreditoren-Rechnungen Regelmässig: Die voll bezahlten Keditoren-Rechnungen vorzugsweise mit Vermerk in rot wo belastet wurde (z.b. UBS / PC / SBV / etc.) Regelmässig: Kopien der Teil bezahlten Kreditoren-RG bei jeder neuen Teil-Zahlung mit Angabe wieviel wo belastet wurde (z.b. UBS CHF / etc.) Am Ende des Jahres: für den Jahresabschluss die Kopien aller unbezahlten Kreditoren Rechnungen und/oder eine entsprechende Kreditorenliste, auf der alle unbezahlten und noch nicht ganz bezahlten Rechnungen aufgelistet sind. In der Finanzbuchhaltung werden die Kreditoren in der Regel nur 1 mal pro Jahr angeglichen, ausser bei MwSt-Pflicht nach vereinbarten Entgelten (nicht empfohlen besser nach vereinnahmten Entgelten abrechnen) oder wenn die Geschäftsleitung Quartals oder Semesterabschlüsse verlangt, dann werden die Kreditoren auch in der Finanzbuchhaltung entsprechend angepasst. Während des Jahres führen Sie Ihre Kreditorenliste / verwalten Sie Ihre Kreditoren in der Regel selbst. Aus der Kreditorenliste ist ersichtlich: Lieferant mit Name und Ort, evt. Lieferanten-Nr., Rechnungs-Nr., Rechnungs-Datum, Fälligkeit, bisher bezahlter Betrag, Zahlungsdatum des Betrages, Konto auf dem belastet wurde. Weitere Informationen für die Krditorenliste sind möglich z.b. bis zur Umsatzkontrolle auf Produktgruppenebene etc. Falls Sie über keine geeignete Kreditorenverwaltung/Kreditorenliste verfügen, können wir Sie beraten und/oder Ihnen auch eigene Lösungen anbieten. Bei Teilzahlungen senden Sie uns nur eine Kopie Ihrer Lieferunten-Rechnung, nachdem Sie eine neue Teilzahlung eingetragen haben. Senden Sie uns nicht Ihre Lieferanten-Rechnung. Erst wenn die Rechnung voll bezahlt wird, senden Sie uns Ihre Kreditoren-Rechnung. Bei voll bezahlten Rechnungen senden Sie uns Ihre Original-Lieferanten Rechnung. Bei Ihren verbleiben immer die Rechnungen, die noch nicht voll beglichen sind. Diese müssen mit Ihrer Kreditorenliste und/oder -Verwaltung übereinstimmen. Tipp: Nutzen Sie Skonti wo immer es geht. Bei 30 Tage Normalzahlungsfrist können Sie oft 2% Skonto abziehen, wenn Sie innert 10 Tagen zahlen, auch wenn es auf der Rechnung gar nicht steht. Wenn Sie alles mit Skonto zahlen, dann bringt das mehrere Hundert bis mehrere Tausend Franen im Jahr! Handeln Sie Skonti aus. Möglich ist bis zu 4%. Sp sparen schon kleine Unternehmen meist bis zu mehreren Tausend Franken im Jahr! IMPORTE Lieferanten Einkäufe aus dem Ausland Auslands-Kreditoren Wenn Sie Waren Importieren, warten Sie mit der Übergabe der Lieferenten-Rechnung an uns bis Sie die Ware vor Ort haben, auch wenn die Rechnung schon bezahlt ist. Mit der Lieferung oder auch nach der Lieferung erhalten eine Zollabrechnung, mit der die MwSt für den Import bezahlt wird. Die Zollabrechnung erhalten Sie vom Lieferanten, die Ihnen den Import gebracht hat, also dem Transporteure (Post, DHL, UPS, Transportfirma etc.). Zur Lieferanten Rechnung gehören auch die Import- Abrechnungen der Transporteure. Erst dann ist ein Import abgeschlossen und kann der Buchhaltung bzw. dem Treuhänder übergeben werden (Ausnahme Jahresabschluss oder von der GL verlangte fertige FIBU-Abschlüsse per Quartal, Semester etc.). WICHTIG: Auf die bezahlen Lieferanten-Rechnungen z.b. in EUR gehört die Angabe in CHF und wo der Betrag belastet wurde, z.b. UBS (Nehmen Sie den CHF Betrag, den die Bank inkl. Spesen belastet hat - direkt zuordenbare Einkaufsspesen). CHF Betrag mit Valuta-Datum und Angabe des Kurses angeben. Seite 4 / Mai 2012 Büro Lenzburg: Ahornweg 6 CH-5702 Niederlenz Schweiz Tel Fax: Internet: Mail: info@kernfinanzen.ch

5 ONLINE Internet Einkäufe ONLINE Internet Verkäufe Einkäufe: Sie bekommen immer eine Rechnung. Drucken Sie diese immer aus, auch wenn Sie online bezahlt haben. Wenn es sich um eine Import-Rechnung handelt, beachten Sie unseren Block Importe. Die Ausgedruckte Rechnung ist Ihre Original-Rechnung, mit der Sie jetzt wie im Block Rechnungen Lieferanten beschrieben, vorgehen. Verkäufe: Wenn Sie z.b. über einen Shop verkaufen, wird meist automatisch eine Rechnung generiert. Drucken Sie die Kunden-Rechnung aus. Sie gehört zu den unbezahlten Kunden-Rechnungen, die Sie in der Regel in einem Ordner haben. Gehen Sie ansonsten vor wie im Block Rechnungen Kunden beschrieben ist. Online-Zahlungen Einkäufe/Verkäufe: Wenn Sie Einkäufe oder Verkäufe online bezahlen, z.b. über Kreditkarte oder PayPal usw. benötigen wir Auszüge und/oder Angaben des Kontos, wo der Einkauf belastet wurde oder der Verkauf gutgeschrieben. Auf der ausgedruckten Einkaufs-Rechnung wird nun das belastete Konto und die Valuta eingetragen, z.b. PayPal CHF Das gleich gilt sinngemäss auch für die Verkaufs-Rechnungen, also die Debitoren-Rechnungen, wo das Konto des Zahlungseinganges und das Valutadatum auf der ausgedruckten Kunden-Rechnung eingetragen wird, z.b. PayPal CHF (evt. können auch gleich die Spesen für den Verkauf auf die Debitoren-Rechnung eingetragen werden, also z.b. Spesen PayPal CHF 3.20) Zahlungsplattformen Wenn Sie Zahlungsplattformen wie z.b. PayPal für geschäftliche Zwecke nutzen, ist das für die Buchhaltung wie ein Bank-Konto. Wir benötigen daher auch von diesen Konten Auszüge, wenn wie sagen, dass wir alle Auszüge aller Bank- und Postkonten benötigen. ACHTUNG: Nicht alle Zahlungsplattformen geben in den Einzelposten-Auszügen die Kontosaldi wieder. Hier müssen Sie den Kontosaldo für ein bestimmtes Datum separat oder auf einer separaten Saldo-Seite abgerufen werden. Die Buhhaltung benötigt für jedes Monatsende genau diese Saldo-Angaben, also den Kontostand am Ende jedes Monats Ihrer Online-Konten auf Zahlungsplattformen. Dies wird zur Kontoabstimmung benötigt. Für die Buchhaltung müssen die Rechnungen ausgedruckt werden. Dies gilt für Einkauf gleich wie für Verkauf. Auf den ausgedruckten Rechnungen muss dass Zahldatum und das betroffene Konto stehen. Andere Lösungen lassen sich nur bei grossem Umfang sinnvoll und revisionsfähig realisieren. Seite 5 / Mai 2012 Büro Lenzburg: Ahornweg 6 CH-5702 Niederlenz Schweiz Tel Fax: Internet: Mail: info@kernfinanzen.ch

6 Alle Auszüge von Bank, Post und anderen Konten Postcheck Bank 1 Bank 2 Online Bank PayPal Kasse Wir benötigen jeweils von allen Konten insbesondere die Kontoauszüge mit den Einzelbewegungen (die einzelnen Belastungen und Gutschriften) und SaldoMeldungen oder Saldo-Auszügen, wo die Kontosaldi nicht aus den Kontoauszügen ersichtlich sind. Ebenfalls benötigen wir auch die einzelnen Gutschriftund Lastschrift-Anzeigen der einzelnen Konten, da oft erst dort Detailinformationen zu finden sind, die klar zuordnen lassen, zu was oder welchem Vorgang die Zahlung oder Belastung genau gehört, also wie der Beleg zu buchen ist. WICHTIG: Die Kontoauszüge von Bank, Post, Online-Bank, Kasse etc. sind keine Buchungsbelege. Gebucht werden ausschliesslich Rechnungen von Kunden und Lieferanten sowie Quittungen. Alle diese gebuchten Zahlungsbelege müssen sich in den Kontoauszügen widerspiegeln, d.h. zu finden sein. Die Kontoauszüge dienen also dazu, die Vollständigkeit der zu verbuchenden Belege zu kontrollieren. Eine Besonderheit bilden dabei die Spesen und Zinsen für die Konten selbst, denn hier sind die entsprechenden Kontoauszüge gleichzeitig die Buchungsbelege und Kontrollbelege. Das Kassenbuch: Kleine Einzelunternehmen müssen nicht unbedingt ein Kassenbuch führen. Wir führen dieses in der FIBU automatisch, solange wir die Ein- und Ausgänge sowie die Privat-Bezüge und - Einlagen klar verifizieren können. Dies bedeutet aber nicht, dass wir irgendeine Verantwortung für den Kassenbestand hätten. Seite 6 / Mai 2012 Büro Lenzburg: Ahornweg 6 CH-5702 Niederlenz Schweiz Tel Fax: Internet: Mail: info@kernfinanzen.ch

7 Belege des Personalwesens weitere Belege. Andere Belege weitere Belege. Seite 7 / Mai 2012 Büro Lenzburg: Ahornweg 6 CH-5702 Niederlenz Schweiz Tel Fax: Internet: Mail: info@kernfinanzen.ch

8 Belege für den Abschluss Ihre Notizen und weiteren Bemerkungen Leistung die überzeugt Ihr Kern-Team Seite 8 / Mai 2012 Büro Lenzburg: Ahornweg 6 CH-5702 Niederlenz Schweiz Tel Fax: Internet: Mail: info@kernfinanzen.ch