Texte / Daten Verwendung gleicher Namen und Bezeichnungen erleichtern das Sortieren, Filtern und Suchen.

Transkript

1 BESCHRIEB und TIPPS / Allgemeines Daten-Sicherung (allgemeine Empfehlung) Automatische Wiederherstellungs-Kopie via Excel erstellen lassen (alle paar Minuten) Excel 2010: Einstellung unter Datei / Optionen / Auto-Wiederherstellen Speichern (Save-Intervall in Min.) zusätzlich (allgemeine Empfehlung) periodische File-Kopie plus File-Kopie auf anderem Datenträger; bedarfsweise: weitere Sicherheits-Kopien Daten-Verlust bei HD-Crash // Brand // Diebstahl // etc. Texte / Daten Verwendung gleicher Namen und Bezeichnungen erleichtern das Sortieren, Filtern und Suchen. Kopieren (statt Schreiben) Listen / Formatierungen sind aufeinander abgestimmt (= Kopier-Möglichkeiten mit entsprechend wenig Schreib- Aufwand). Suchfunktion (Formatierung, etc.) Suchfunktion liefert je nach Einstellungen andere Werte (zb Beträge mit / ohne 1'000-er Teilung). Excel-Regeln für Such-Funktion und Formatierung des Datenfeldes sind massgebend. Format-Aenderungen, Ergänzungen, Notizen, etc. Vorgenommene Aenderungen (Formatierungen / Notizen) sowie Angaben in Adressliste, etc. bleiben beim Kopieren auf neues Jahr erhalten. Parallelbetrieb File "altes Jahr" und File "neues Jahr" können gleichzeitig bearbeitet werden (keine gegenseitige Sperre). Konto-Nr. und Kontobezeichnung Mutation erfolgt unter der Lasche Kontenplan. Automatischer Uebertrag in die verschiedenen Aufstellungen. Totalisierung Linke Maustaste gedrückt halten und über die zu addierenden Felder fahren; Betrag = unten rechts ablesbar. Betrag allenfalls auf Liste eintragen (Druck der Liste / keine Speicherung). Ergänzender Beschrieb unter Dokument Konto-Auszüge. Konto-Auszüge Siehe detaillierten Beschrieb unter Dokument Konto-Auszüge. Version Private; für: Privat-Personen (doppelte Buchhaltung) Privat-Personen (einfache Buchhaltung) Privat-Personen (Nicht-Buchhalter / Kassa-Buch oder Teil-Erfassung) Vereine Klein-Gewerbe KMU ohne MWST Version Klein-Gewerbe KMU mit MWST (für: Lieferungen mit 1 MWST-Satz und MWST-frei) mit MWST-Abrechnung (quartalsweise / vereinbartes Entgelt) Hinweis: auch geeignet für Klein-Gewerbe KMU ohne MWST und Vereine Hinweis: nicht geeignet bei 2 MWST-Sätzen bzw. nicht empfohlen bei (sehr) grosser Anzahl Transaktionen Anzahl Konten (max.) Version Private: Aktiven = 32, Passiven = 24, Aufwand = 32, Ertrag = 24 Version Klein-Gewerbe KMU mit MWST: Aktiven = 17, Passiven = 18, Aufwand = 30, Ertrag = 5 MWST (Mehrwertsteuer-Abrechnung); nur Version Klein-Gewerbe KMU mit MWST betreffend: siehe detaillierten Beschrieb unter Dokument MWST. Plausitests: Fehlerhafte oder fehlende Eintragungen sind leicht ersichtlich. Kontenplan beliebig anpassbar (mit zusätzlichem Positions-Hinweis bzgl. Steuer-Erklärung Private ); Version KMU mit MWST: Kto. Debitoren / Kreditoren nicht mutierbar (Voraussetzung für MWST-Abrechnung).

2 BESCHRIEB und TIPPS / Automatische Daten-Aufteilung bzgl. Steuer-Erklärung Bei Buchung ist zu entscheiden, ob Buchung für das Konto Soll bzw. das Konto Haben steuer-relevant ist. Bei nicht-steuer-relevanten Konten und Buchungen (Zins 3A, Lebensmittel-Einkäufe, Bancomat-Bezug, etc.) ist nichts weiteres zu erfassen. Bei steuer-relevanten Konten und Buchungen (Lohnkonto, Sparkonto, Hypothek, steuerpflichtige Einkünfte, abzugsfähiger Aufwand) ist in Spalte M (Konto Soll) und/oder Spalte N (Konto Haben) lediglich St zu erfassen. Zusätzlich können in separaten Spalten C und K in Lasche Bilanz bzw. ER Erfolgsrechnung Korrekturen per Jahresende (Rundungsbeträge, Differenz zu Minimal- / Maximalbeträge) sowie noch nicht enthaltene Positionen (Eigenmietwert / Steuerwert Liegenschaft, Rückkaufswert LVP, etc.) eingetragen werden. Aufgrund dieser Einträge werden die Daten in den entsprechenden Listen separat dargestellt was die Erstellung der Steuer-Erklärung wesentlich vereinfacht (kein Zusammensuchen der entsprechenden Daten, etc. am Jahresanfang). Sämtliche Konten (inkl. zb 3A) sind in Bilanz vollständig aufgeführt bzw. in Liste für Steuer-Erklärung nicht enthaltend, da als Vermögen nicht anzugeben. BESCHRIEB und TIPPS / Nicht-Nutzung = Verzicht auf verschiedene Vorteile Nicht-Nutzung = Verzicht auf: separat dargestellte Konten sowie Aufwände und Erträge (Steuer-Erklärung betreffend) bereits fertige Aufstellungen für Beilage zur Steuer-Erklärung einfache Ergänzung nicht verbuchter Positionen (Versicherungspolicen, Eigenmietwert, Steuerwert, etc.) einfache Kontrolle der definitiven Steuer-Veranlagung. etc. Alle Daten zusammen und doch getrennt; bearbeitbar in 1 Tool (inkl. Kontrollen / Ergänzungen)! Tool ist nicht an Internet gebunden. Rundungen, Minimal- oder Maximalbeträge sowie zusätzliche Positionen können auf einfachste Weise ergänzt werden. Aenderungen im Steuergesetz können jederzeit problemlos übertragen werden. Aufgrund der flexiblen Handhabung kann das Tool in allen Kantonen eingesetzt werden. Beträge müssen nicht stur in vorgegebener Reihenfolge erfasst werden. Erfassung kreuz und quer und mit zeitlichen Unterbrüchen problemlos möglich. Zu bearbeitende Positionen können (temporär) farbig markiert werden, damit Uebersicht gewährleistet bleibt. Mit Erfassung eines einzigen Steuer-Merkmals (St) werden Daten jederzeit automatisch übersichtlich aufgeteilt (fertig für Ueberprüfung und allfällige Ergänzung plus Uebertrag in Steuer-Erklärungs-Formulare). Bevor Sie mit der Steuer-Erklärung starten, sind die meisten Daten bereits übersichtlich vorliegend und aufbereitet. (Plausibilisierung plus Ergänzungen und fertig). Saldo-Abstimmungen und Zins-Zahlungen sind auf einen Blick ersichtlich. PS: Bei keinem anderen Tool werden diese Zusatz-Infos so übersichtlich dargestellt (erfassbar) sein.

3 BESCHRIEB und TIPPS / Neues Rechnungsjahr und Saldovortrag File-Kopie (Daten-Sicherung) erstellen; danach File mit den aktuellsten (Original-) Buchungen unter neuem Jahr speichern. File schliessen und neues File öffnen und danach nicht mehr relevante Daten (Buchungen) im File neues Jahr löschen. Vorgenommene Aenderungen (Formatierung, Notizen) sowie Angaben in Adressliste, etc. bleiben erhalten. Saldo-Vortrag (manuell). Zwecks besserer Aussagekraft wird empfohlen, die Debitoren und Kreditoren als einzelne Positionen vorzutragen (alle offenen Debitoren bzw. Kreditoren kopieren und im neuen Jahr einfügen). Hinweis: Bei Nutzung der Inventare ist es unerlässlich, die Positionen einzeln zu führen (inkl. SV), damit die erledigten Rechnungen auf bez. gesetzt werden können (Zahlungs-Kontrolle / Abstimmung Inventar und Fibu). Hinweis bzgl. Klein-Gewerbe KMU mit MWST: MWST-Betrag und Abrechnungsquartal alt im neuen File löschen (Saldovortrag), damit keine doppelte MWST-Berechnung erfolgt (siehe Beschrieb MWST). BESCHRIEB und TIPPS / Verbuchungen; Inventare Debitoren (D); Inv. Kreditoren (K); Saldo-Berechnung Nutzung Inventare: Rechnungs-Eingang: In Spalte Inv. D/K ist ein Merkmal D für Debitoren bzw. K für Kreditoren zu erfassen. Zahlungs-Eingang: In Spalte Inv. D/K wird das Merkmal D bzw. K durch bez. ersetzt (Zeile: Rechnungs- Eingang). Gleichzeitig wird in Spalte Inv. D/K ein Merkmal Zhlg. erfasst (Zeile: Zahlungs-Eingang). Via Filtern können nun die Listen offene Debitoren bzw. offene Kreditoren auf einfachste Weise erstellt werden (bezahlte Rechnungen werden nicht mehr aufgeführt). Hinweis bzgl. Teil-Ausbuchung (Gutschrift): Bei Teil-Gutschrift (Teil-Ausbuchung und ähnliches) wird D bzw. K unverändert belassen bzw. erst bei Rest-Ausbuchung auf beiden Zeilen (Rechnungs-Eingang und Zahlungs-Eingang / Gutschrift) durch bez. ersetzt bzw. Zhlg. ergänzt. Damit bleiben die Rechnung und die Teil-Ausbuchung auf dem Inventar. Hinweis Saldo-Berechnung / Totalisierung bei Gutschriften und Teil-Ausbuchungen: Da der Betrag im Excel nur in einer Spalte geführt wird, werden bei Totalisierung die Beträge RG-Eingang und Zahlungs- Eingang / Gutschrift addiert (statt subtrahiert). Der Gutschriftsbetrag (Teil-Ausbuchung) muss daher doppelt abgezogen werden (1 x als Storno der Addition und 1 x als Gutschrift). Der abzuziehende Betrag ist ersichtlich, wenn zb die Debitoren-Liste erstellt wird (Inv. D) und das Debitoren-Konto in der anderen Spalte (Haben statt Soll) aufgeführt wird. Bei Nutzung Kontoauszug entspricht der Konto-Saldo der Differenz Aktiven/Passiven bzw. Ertrag/Aufwand. Empfehlung: Bei Zahlungseingang oder (Teil-) Ausbuchung Hinweis auf Original-Rechnung (zb RG vom xx.xx.xx) machen. Die Verwendung der gleichen (Beleg-) Nr. für RG-Eingang und Zahlungen (inkl. Teil-Zahlung, Gutschrift) ist vorteilhaft (zusammengehörende Buchungen einfacher ersichtlich, zb via Filtern oder Such- Abfrage). Nicht-Nutzung Inventare: Hinweis Version Privat: bei Verzicht auf Inventare (Debitoren / Kreditoren) und Verzicht auf MWST- Abrechnung ist obiger Beschrieb nicht relevant (Verzicht auf Erfassung: D, K, bez. bzw. Zhlg.). Hinweis: für die MWST-Abrechnung ist die Angabe D und K zwingend (demzufolge auch: bez. und Zhlg.). BESCHRIEB und TIPPS / Saldo-Abstimmung mit Datums-Angabe; Fälligkeits-Angaben; Zins-Zahlungen Die Erfassung der Zusatz-Angaben auf einem einzelnen Blatt ergibt eine schnelle und klare Uebersicht (Saldo-Kontrollen, Fälligkeiten sowie erfolgte Zins-Zahlungen). BESCHRIEB und TIPPS / Nutzungs-Möglichkeiten Doppelte Buchhaltung ohne bzw. mit automatischer Daten-Aufteilung bzgl. Steuer-Erklärung Kassa-Buch (nur Aktiven und Passiven) nur steuer-relevanter Aufwand und Ertrag (Nicht-Buchhalter) Aktiven und Passiven per Ende Jahr PLUS steuer-relevanter Aufwand und Ertrag (Nicht-Buchhalter). Die Aufzählungen sind Möglichkeiten, die benutzergerecht angewandt oder abgeändert werden können. Bei Nutzung automatische Daten-Aufteilung bzgl. Steuer-Erklärung werden die Daten (ohne Zeit-Aufwand) bereits bei Erfassung aufgeteilt nach Steuer-Erklärung = ja bzw. Steuer-Erklärung = nein. Dazu braucht es lediglich 1 Steuer-Merkmal (St).

4 BESCHRIEB und TIPPS / Beschrieb der Daten-Felder Lasche: Inhalt Ein paar generelle Angaben zum Tool. Lasche: Buchungen A: laufende (Beleg-) Nr. B: Beleg- (Buchungs-) Datum C: Konto-Nr. Soll D: Konto-Nr. Haben E: Inventar Debitoren / Kreditoren (Beschrieb oben) F: Name Kunde G: Ort/Domizil Kunde H: Rechnungs- / Buchungsgrund I: Periode / Laufzeit J: Zeichen / Begriff für eigene Selektion K: Betrag L: Mitglieder-Art (zb A für Aktiv, P für Passiv ) M: Steuerzeichen (St) für Aufteilung bzgl. Steuerpflichtig (ja); Soll N: Steuerzeichen (St) für Aufteilung bzgl. Steuerpflichtig (ja); Haben Lasche: Bilanz + St-E A: Konto-Nr. (aus Kontenplan) B: Positions-Nr. auf Steuer-Erklärungsformular (aus Kontenplan) C: Bilanzkonten (aus Kontenplan) D: Buchungen Soll (alle) E: Buchungen Haben (alle) F: Saldo (alle) G: %-ualer Anteil (Aktiven / Passiven) H bis J: analog D bis F (steuer-relevante Beträge betreffend) K: Ergänzungs-Möglichkeit (Rundung; Mehr- / Minderbeträge; zusätzliche Positionen) L: Betrag für Steuererklärung (J +/- K) M: Betrag lt. definitiver Veranlagung der Gemeinde N: Abweichung (Steuererklärung bzw. Veranlagung) Lasche: Abstimmung + Verfall + Zins A: Bilanzkonten (aus Kontenplan) B: Zins-Periode C: Fälligkeit Valor (mit Zinsdatum) D: letzte Zins-Zahlung E: Konto-Saldo Bilanz F: Abstimm-Datum G: Saldo externer Auszug H: Abweichung zur Bilanz I: für Bemerkungen Lasche: ER Erfolgsrechnung + St-E A bis N: analog Bilanz + St-E (siehe oben); Erfolgsrechnung betreffend Lasche: Kontenplan (Mutationen werden in die verschiedenen Aufstellungen übertragen) A: Konto-Nr. (Aktiven / Passiven + Ergänzung weiterer Konten, die nicht in Fibu enthalten sind) B: Positions-Nr. auf Steuer-Erklärungs-Formular C: Bilanzkonten D bis E: analog A bis C (Erfolgsrechnung betreffend)

5 Lasche: ER + Budget-Vgl. Quartal A: Konto-Nr. (Ertrag / Aufwand + Ergänzung weiterer Konten, die nicht in Fibu enthalten sind) B: Positions-Nr. auf Steuer-Erklärungs-Formular C: Konto-Bezeichnung D: Budget-Betrag pro Monat E: Budget-Betrag pro Jahr (automatische Umrechnung) G: Budget-Abweichung (Buchungen verglichen mit Budget für 3 Monate) H: Budget-Abweichung (Buchungen verglichen mit Budget für 6 Monate) I: Budget-Abweichung (Buchungen verglichen mit Budget für 9 Monate) J: Budget-Abweichung (Buchungen verglichen mit Budget für 12 Monate) Lasche: Kontoauszüge A: laufende (Beleg-) Nr. B: Beleg- (Buchungs-) Datum C: Konto-Nr. Soll D: Konto-Nr. Haben E: leer F: Name Kunde G: Ort/Domizil Kunde H: Rechnungs- / Buchungsgrund I: Periode / Laufzeit J: leer K: Betrag (Soll) L: Betrag (Haben) Lasche: Adressen A bis H diverse Spalten für Adressen Lasche: Pendenzen A bis F diverse Spalten für Pendenzen Lasche: Checkliste St-E A bis H diverse Dokumente / Hinweise bzgl. Steuer-Erklärung