Autor: Lukas O. Bendel Manual: Finanzberichte System: SAP R/3 Finanzberichte. Fondsauszug Nr. 1.3

Transkript

1 Manual: Der Report Fondsauszug zeigt in Echtzeit den aktuellen Buchungsstand und gibt Antwort auf die folgenden Fragen: > Welche Buchungen wurden in einer bestimmten Periode auf einen Fonds vorgenommen? > Was für ein Beleg diente als Grundlage einer Buchung? > Erfolgte zu dieser Fonds-Buchung bereits eine Ausgleichs-Buchung (=Zahlung)? Wenn ja, wann? > Wurde eine bzw. wurden alle Buchungen bereits geprüft? Wenn ja, von wem? > Was für Buchungstexte, Bemerkungen und/oder Notizen wurden zu einer Buchung angelegt? Spaltenbedeutungen: - Zeilenmarkierung: Markierung der Buchungs-Zeile - IXOS-Dokument: Link auf die Anzeige des Archivdokuments zu dieser Buchung - Belegnummer: FI-Belegnummer dieser Buchung und Link auf die Anzeige des Buchungsbeleges bzw. der Internen Gehaltsabrechnung - Buchungsdatum: Datum dieser Buchung (daraus leitet sich die selektierte Buchungsperiode ab) - Belegdatum: Datum des Rechnungs-, Faktura- bzw. Umbuchungs-Beleges (vgl. IXOS-Dokument) (primäres Sortierkriterium) - Kreditor/Debitor: Name des Geschäftspartners und Link auf die Anzeige des Stammsatzes zu diesem Lieferanten/Kunden - Buchungstext: Zu dieser Buchung eingegebener Text und Link zur Belegtext-Mutation (max. 50 Zeichen) - Konto: Bei dieser Buchung verwendete Sachkonto-Nr. - Bezeichnung: Name des verwendeten Sachkonto (=Ausgaben-/Einnahmenart) - Währung: Währung, auf welche der Rechnungsbetrag lautet - Σ Betrag FW: Rechnungsbetrag - Σ Belastung CHF: In CHF belasteter Betrag - Σ Gutschrift CHF: In CHF gutgeschriebener Betrag - bezahlt am: Datum der Ausgleichsbuchung (=Zahlungsverbuchung) - Geprüft: Kennzeichnung, ob die Buchung bereits geprüft & für gut befunden wurde oder nicht - geprüft durch: Name des zuletzt Prüfenden - geprüft am: Datum der letzten Prüfung der Buchung - Bemerkung: 30-Zeichen Freitext zur Buchung - Notiz: Link auf unbeschränkten Freitext zur Buchung (, wenn Text hinterlegt wurde) Document-ID: Anleitung Fondsauszug (SAP R-3).doc 1 CCSAP@ETHZ

2 Manual: WICHTIGE NEUERUNGEN DES NEUEN FONDSAUSZUGS: Die Bewegungen werden nach der Buchungsperiode selektiert; der Fondsauszug ist damit deckungsgleich mit allen anderen SAP R/3-n. Früher wurde nach der Erfassungsperiode selektiert. Die Buchungsbeträge erscheinen gut nachvollziehbar in absoluten Zahlen je nach Geschäftsfall in der Spalte Belastungen oder Gutschriften. Bisher wurden Gutschriften wie auch Belastungen weniger übersichtlich in einer Spalte geführt. In der Online-Navigation sind diverse Absprünge in Detailanzeigen möglich zur Anzeige von IXOS-Archivbeleg, FI-Buchungsbeleg und Geschäftspartner-Kontostamm. Bislang ergab selbst die SAP-Anwendung bloss ein Druckbild. In der Online-Navigation ist zudem ersichtlich, ob zu einer Fonds-Belastung bzw. -Gutschrift eine Ausgleichsbuchung erfolgt ist, ob und wann also die Rechnung bezahlt wurde. Bisher zeigte der Fondsauszug einzig die Belastungen bzw. Gutschriften. In der Online-Navigation sind zudem diverse Kontroll-Vermerke möglich; so lässt sich der Belegtext mutieren, die geprüfte Buchung abhaken und Freitext hinzufügen. Bislang mussten die Fondsauszüge händisch abpunktiert werden. Das Druckformat ergibt erstens ein Übersichtsblatt mit unter anderem dem Schlusssaldo die Fondssaldi sind intuitiv-nachvollziehbar als Guthaben positiv und als Schuld negativ. Früher musste der Schlusssaldo auf der letzten Seite gesucht und uminterpretiert werden. Das Druckformat ergibt zweitens Detailseiten mit Zebramarkierung pro Beleg. Bislang wurden die Bewegungen weniger übersichtlich einfach so aufgelistet. Document-ID: Anleitung Fondsauszug (SAP R-3).doc 2 CCSAP@ETHZ

3 Manual: Ausführen eines Fondsauszugs Wollen Sie einen Fondsauszug erstellen? 1. Öffnen Ordner Fondsüberwachung. 2. Anklicken. 2. ggfs. Ändern zu überwachende Buchungsperiode. 3. Eingeben zu kontrollierender Fonds (hierzu kann auch die SAP-Werteliste verwendet werden). 4. Klicken auf. Document-ID: Anleitung Fondsauszug (SAP R-3).doc 3 CCSAP@ETHZ

4 Manual: Abpunktieren der (neuen) Buchungen auf einem Fondsauszug Wollen Sie einen Fondsauszug online kontrollieren? 1. Anklicken bzw. Belegnummer. 2. Vergleichen ixos-archivbeleg bzw. Interne Gehaltsabrechnung mit Fondsbuchung. 3. Schliessen ixos-archivbeleg-anzeige. 4. ggfs. Anklicken Zelle Buchungstext und Eintragen eigener Buchungstext (vgl. unten S. 5). 5. ggfs. Kontrollieren Zelle bezahlt am (hier steht, wann der Geldfluss zu einer Fondsbuchung verbucht wurde). 6. wenn die Fondsbewegung nicht als kontrolliert und für gut befunden markiert ist: ggfs. Eingeben 30-Zeichen-Bemerkung (vgl. unten S. 5). 7. Anklicken zum Markieren als kontrolliert und für gut befunden bzw. Anklicken zum Markieren als kontrolliert und NICHT für gut befunden. 8. ggfs. Eingeben endless-notiz (vgl. unten S. 5). Empfehlung: Erstellen Sie regelmässig einen Fondsauszug ab Buchungsperiode 1, um sicherzustellen, dass nicht aus alten Perioden noch nicht für gut befundene Fondsbewegungen vergessen gehen und stehen bleiben. Sie können dabei die Bewegungen nach den offenen filtern (vgl. unten). Document-ID: Anleitung Fondsauszug (SAP R-3).doc 4 CCSAP@ETHZ

5 Manual: Erfassen bzw. Modifizieren eines Buchungstextes Wollen Sie einer Fondsauszug-Bewegung neu einen Buchungstext hinzufügen bzw. einen bestehenden mutieren? 1. ggfs. Studieren ixos-beleg. 2. Anklicken Zelle Buchungstext. 3. Eingeben gewünschter, max. 50 Zeichen umfassender Buchungstext (danach kann in allen SAP-Einzelpostenberichten gefiltert, sortiert und/oder summiert werden). 4. Anklicken (zur Rückkehr in den online-fondsauszug). ALTERNATIVEN: Zu einer nicht als kontrolliert und für gut befunden markierten Fondsbewegung kann auch als direkte Bemerkung ein beliebiger, maximal 30-stelliger Text eingegeben werden. Zumindest der Fondsauszug lässt sich auch danach filtern, sortieren und/oder zwischensummieren. Und es kann zu jeder Fondsbewegung auch eine endlos-notiz hinzugefügt werden (beim Abspeichern wird die Notiz-Ikone grün hinterlegt). Document-ID: Anleitung Fondsauszug (SAP R-3).doc 5 CCSAP@ETHZ

6 Manual: Einmaliges Einblenden zusätzlicher Spalten Wünschen Sie im online- Fondsauszug zusätzliche Angaben (Referenzfeld, Kreditoren-Adresse, )? 1. Anklicken eines Spaltentitels mit der rechten Maustaste zum Öffnen des Kontextmenüs. (Am Besten klicken Sie auf den Titel der Spalte, vor welche Sie die Zusatzspalte einfügen wollen.) 2. Auswählen. 3. ggfs. Anklicken im rechten Block zum alphabetischen Sortieren. 4. Markieren gewünschte(s) Feld(er) aus Spaltenvorrat. (Empfehlenswert sind: - Referenz zur Anzeige der Rechnungsnummer bei Nicht-ESR-Zahlungen, - Ort zur Klärung der Filialstelle) 5. Anklicken. 6. Anklicken. Ausblenden einer Spalte 1. Anklicken des Titelfeldes der auszublendenden Spalte mit der rechten Maustaste. 2. Auswählen. Document-ID: Anleitung Fondsauszug (SAP R-3).doc 6 CCSAP@ETHZ

7 Manual: Einmaliges Verändern Sortierung & Zwischensummierung Wünschen Sie den online- Fondsauszug anders sortiert und/oder zwischensummiert? 1. Anklicken des Titelfeldes der Spalte, nach welcher sortiert / zwischensummiert werden soll, zum Markieren dieser. 2. Anklicken für eine Sortierung bzw. für eine Zwischensummierung (nach) dieser Spalte. Rückgängig-Machen einer Umsortierung bzw. Zwischensummierungg 1. Anklicken des Titelfeldes. 2. Anklicken. (Oder Neu-Aufbereiten des online-fondsauszuges.) Document-ID: Anleitung Fondsauszug (SAP R-3).doc 7 CCSAP@ETHZ

8 Manual: Einmaliges Filtern nach Spaltenwerten Möchten Sie den online- Fondsauszug nach (einem) bestimmten Buchungselement(en) filtern? 1. Anklicken des Titelfeldes der Spalte, nach welcher sortiert / zwischensummiert werden soll, zum Markieren dieser. 2. Anklicken. 3. Eingeben Filterwert(e). 4. Anklicken. Auflösen eines Filters 1. Neuerliches Öffnen der Dialogbox. 2. Löschen der hinterlegten Filterwert(e) durch Anklicken. 3. Anklicken. (Oder Neu-Aufbereiten des online-fondsauszuges.) Document-ID: Anleitung Fondsauszug (SAP R-3).doc 8 CCSAP@ETHZ

9 Manual: Export eines online-fondsauszuges in Excel Möchten den online-fondsauszug in einem Excel-Tabellenblatt weiterverwenden? 1. Anklicken. 2. Anklicken. 3. Anklicken. 4. Auswählen. 5. Anklicken. 6. Anklicken. Document-ID: Anleitung Fondsauszug (SAP R-3).doc 9 CCSAP@ETHZ

10 Manual: Abspeichern einer Layout-Variante Möchten Sie Ihre Filterung, Umsortierung und/oder Zwischensummierung später wieder verwenden können? 1. Anklicken. 2. Auswählen. 3. Eingeben Layout-(Kurz-)Name in Zeile und Eingeben Layout-(Lang-)Bezeichnung in Zeile. 4. ggfs. Ankreuzen (wenn der Fondsauszug künftig immer in diesem Layout aufbereitet werden soll). 5. Anklicken. Document-ID: Anleitung Fondsauszug (SAP R-3).doc 10

11 Manual: Anzeigen Print-Fondsauszug Wollen Sie das Deckblatt und die Detailseite(n) des Print-Fondsauszugs ansehen? 1. Anklicken. Seite 1: Deckblatt Seite(n) 2(ff.): Detailseite(n) Diese Vorschau des Druck-Fondsauszugs kann weder gespeichert noch gedruckt werden (vgl. zu diesen Möglichkeiten Seite 10) 2. zum Seitenwechsel: Anklicken. 3. zur Rückkehr in online-fondsauszug: Anklicken. Document-ID: Anleitung Fondsauszug (SAP R-3).doc 11

12 Manual: Sich-Senden Print-Fondsauszug als pdf-file Wollen Sie den Print-Fondsauszug als pdf-file archivieren, versenden oder allenfalls ausdrucken? 1. Anklicken. 2. ggf. Anpassen Mailadresse. 3. Anklicken. 4. Anklicken. Auf die nächsten vollen 5 Minuten hin erhalten Sie eine mit dem Print-Fondsauszug als pdf-anhang. Document-ID: Anleitung Fondsauszug (SAP R-3).doc 12 CCSAP@ETHZ