1 Umstellung Kontoplan

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1 1 Umstellung Kontoplan Inhaltsverzeichnis 1 Umstellung Kontoplan Einleitung KMU-Kontenrahmen Importieren des neuen KMU-Kontoplans Anpassen KMU Kontoplan Abgleich ALTE- / NEUE Konten FIBU-Periode eröffnen Konto ersetzen Kontonummern ersetzen automatisch Konten zusammenfügen Konten splitten Konto manuell ersetzen Überprüfen und Kontrollieren Saldoübernahme Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 1 von 12

2 1.1 Einleitung Das Ziel muss sein, dass Ihre Buchhaltung ab dem neuen Rechnungslegungsrecht entspricht und somit gesetzeskonform ist. Am 23. Dezember 2011 haben die eidgenössischen Räte das neue Rechnungslegungsgesetz verabschiedet. Der Bundesrat hat dieses Gesetz per 1. Januar 2013 in Kraft gesetzt. Für die zwingende Anwendung des neuen Gesetzes gibt es eine Übergangsfrist von 2 Jahren. Falls Geschäftsjahr und Kalenderjahr identisch sind, tritt das Gesetz somit per 1. Januar 2015 definitiv in Kraft. Ziel der Revision war es, das als veraltet empfundene Rechnungslegungsrecht grundlegend zu überarbeiten und ein leicht verständliches Rechnungslegungskonzept zu schaffen, mit dem die wirtschaftliche Lage einer Gesellschaft möglichst zuverlässig beurteilt werden kann. Das neue Rechnungslegungsrecht umfasst fünf Teile, welche im Obligationenrecht OR geregelt sind: I. Allgemeine Bestimmungen (Art. 957 bis 958f OR) II. Jahresrechnung (Art. 959 bis 960e OR) III. Rechnungslegung für grössere Unternehmen (Art. 961 bis 961d OR) IV. Abschluss nach einem anerkannten Standard zur Rechnungslegung (Art. 962 bis 962a OR) V. Konzernrechnung (Art. 963 bis 963b OR) Folgende grundsätzlichen Änderungen wurden vorgenommen: - Die Rechnungslegung wird rechtsformneutral - Die Vorschriften werden neu nach Unternehmensgrösse differenziert. Unterscheidung in Kleinstunternehmen/KMU/grössere Unternehmen - Für grössere Unternehmen gelten zusätzliche Berichtspflichten (Lagebericht, Geldflussrechnung, zusätzliche Offenlegungen im Anhang) - In gewissen Fällen ist ein (Konzern-)Abschluss nach einem anerkannten Regelwerk der Rechnungslegung (z.b. Swiss GAP FER, IFRS, etc.) notwendig - KMU-Erleichterungen: Anhebung der Schwellenwerte zur Erstellung einer Konzernrechnung, keine Angaben zur Durchführung einer Risikobeurteilung, kein Jahres- bzw. Lagebericht KMU-Kontenrahmen Autocomp unterstützt die Einbindung des überarbeiteten KMU-Kontenrahmens Version Im WSCAR steht per Ende 2014 ebenfalls eine, auf diesem KMU-Kontenrahmen basierende Version, für den Import in die FIBU und in ein neues Geschäftsjahr zur Verfügung. Wir empfehlen unseren Kunden Ihren Kontenplan auf diese KMU-Version umzustellen. Für den Import einer Vollversion (kompletter KMU-Kontenrahmen) melden Sie sich bitte auf unserer Hotline. Diese Vollversion ist kostenpflichtig. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 2 von 12

3 1.2 Importieren des neuen KMU-Kontoplans Der neue KMU-Kontoplan ist als Standard-KMU-Kontoplan im WSCAR hinterlegt. Das Geschäftsjahr 2015 eröffnen: In der Buchhaltung / MANDANT AUSWÄHLEN / MANDANT BEARBEITEN / GESCHÄFTSJAHRE. Sobald Sie die Liste der Geschäftsjahre vor sich haben, klicken Sie auf NEU. Sie erhalten dann im unteren Bildschirmbereich die Eingabemaske für das neue Geschäftsjahr. Beachten Sie hier die beiden Felder: Standardgeschäftsjahr für diesen Mandant Ein Haken bewirkt, dass beim Start der Finanzbuchhaltung automatisch dieses Geschäftsjahr geöffnet wird. Abgeschlossen Markierung für Sperren des Geschäftsjahres. Keine Buchungen mehr möglich. Wenn Sie das neue Geschäftsjahr angelegt haben, klicken Sie oben auf die Schaltfläche KONTOPLAN. Markieren Sie Standard-KMU-Kontoplan erstellen. Mit der Schaltfläche WEITER wird der Standard-KMU-Kontoplan erstellt resp. eingelesen. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 3 von 12

4 1.3 Anpassen KMU Kontoplan In der Buchhaltung / Kontoplan kann der neue KMU-Kontoplan angepasst werden. Mit der Schaltfläche BEARBEITEN können alle Felder für das Konto geändert werden. Mit der Schaltfläche NEU werden Konten neu eröffnet und mit der Schaltfläche LÖSCHEN werden Konten gelöscht usw. Die Änderungen werden mit der Schaltfläche SPEICHERN abgeschlossen. Mit den Schaltflächen NACH OBEN / NACH UNTEN wird ein Konto an die richtige Position verschoben. Es werden keine Saldo übernommen vom Vorjahr, da ja verschiedene Konten geändert haben. Diese übernehmen Sie zu Kontrollzwecken besser manuell. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 4 von 12

5 1.4 Abgleich ALTE- / NEUE Konten Drucken Sie den Alten Kontoplan 2014 sowie den Neuen Kontoplan 2015 aus. Vergleichen Sie nun die Konten und dokumentieren Sie die Ersetzung der Konten. WICHTIG: Erstellen Sie ein Dokument, z.b.: eine Excel-Tabelle, Alt / Neu. Dieses Dokument ist unerlässlich und Basis für die Kontoersetzung sowie für die Eröffnungsbilanz. ACHTUNG: Wird eine Kontonummer im Alten Kontoplan verwendet sowie auch im Neuen Kontoplan, so wird über ein Durchlaufkonto ausgewichen. Siehe Beispiel Konto 1020 Bank Beispiel der Excel-Tabelle: Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 5 von 12

6 1.5 FIBU-Periode eröffnen In den Einstellungen / Buchhaltung eröffnen Sie über die Schaltfläche eine NEUE FIBU-PERIODE (z.b ): = den Kontrollcode erhalten Sie über die Hotline bei der Autocomp AG. Ist der Kontrollcode erfasst, werden die Einstellungen / Buchhaltung automatisch geschlossen. Öffnen Sie die Einstellungen / Buchhaltung erneut und erfassen Sie die FIBU-Konten nach dem neuen KMU-Kontoplan. Füllen Sie jedes Feld aus, das auch in der alten FIBU-Periode ausgefüllt war. Zum Beispiel: Verrechnung Kreditoren = Konto 9920 Hilfskonto Kreditoren Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 6 von 12

7 Mit der Schaltfläche SPEICHERN sind Ihre Eingaben hinterlegt. Falls Sie mit Sparten arbeiten, können auch die spartenbezogenen Konten hinterlegt werden. Mit der Schaltfläche + öffnet sich eine neue Eingabemaske. Zum Beispiel: Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 7 von 12

8 1.6 Konto ersetzen Im WSCAR-Programm sind die FIBU-Konten hinterlegt, z.b. in den Fakturadaten bei den Arbeitspositionen, bei Sonstiges, im Material, in den Zahlungsverbindungen, im Kreditorenstamm, das Zahlkonto von den Debitoren und im Lohnartenstamm. Auch da müssen die neuen KMU-Konten hinterlegt werden, damit die Buchungen automatisch richtig verbucht werden. ACHTUNG Wird ein Konto ersetzt, gilt dieses Konto ab sofort. Konto ersetzen am ersten Tag, bevor im WSCAR gearbeitet wird Kontonummern ersetzen automatisch Öffnen Sie die Einstellungen / Buchhaltung erneut. Über die Schaltfläche KONTO ERSETZEN, können Sie ein aktuelles Konto durch ein neues Konto automatisch ersetzen. Es werden nur diejenigen Konten aufgelistet, die im WSCAR für die automatische Ersetzung auch vorgesehen sind. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 8 von 12

9 WICHTIG: Nehmen Sie Ihr Excel-Dokument zur Hilfe. Anhand von dieser Liste werden nun die Konten einzeln ersetzt. ACHTUNG: Wird eine Kontonummer im Alten Kontoplan verwendet sowie auch im Neuen Kontoplan, so wird über ein Durchlaufkonto ausgewichen. Siehe Beispiel Konto 1020 Bank HINWEIS: Ersetzen Sie jedes Konto einzeln. Der Vorgang dauert einen Moment, haben Sie Geduld. Falls Sie mehrere Konten miteinander ersetzen, dauert der Vorgang länger. Mit der Schaltfläche ERSETZEN, schliessen Sie die Kontoersetzung ab und eine Meldung erscheint Konten zusammenfügen Über die Schaltfläche KONTO ERSETZEN können Konten zusammengefügt werden. Die Aktuelle Kontonummer wird durch die Neue Kontonummer ersetzt. z.b.: Konto 1540 Werkzeuge wird zusammengefügt mit dem Konto 1510 Mobiliar / Einrichtungen. Somit wird die aktuelle Kontonummer 1540 ersetzt durch die neue Kontonummer 1510 => Ersetzen Konten splitten Falls Konten gesplittet werden müssen, muss dies manuell vorgenommen werden. z.b. im Materialstamm: Erlös Pneu 3221 aufsplitten in Neu Erlös Pneu 3221 Mazda und Erlös Pneu Fremde Im Materialstamm werden nun die entsprechenden Konten manuell zugeteilt. Damit die Mazda-Pneus auf das Konto 3221 Pneu Mazda und die Fremden Pneus auf das Konto 3222 Pneu Fremde gebucht werden. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 9 von 12

10 1.6.4 Konto manuell ersetzen Zahlungsverbindungen In den Einstellungen /Hilfstabellen / Zahlungsverbindungen erfassen wir das neue Bankkonto manuell: Über die Auswahl kann das FIBU-Konto auch ausgewählt werden. Bei allen Zahlungsverbindungen muss das neue FIBU-Konto manuell hinterlegt werden Lohnartenstamm Der Lohnartenstamm wird dem neuen KMU-Kontoplan manuell angepasst. Jeder verwendeten Lohnart wird das entsprechende FIBU Konto hinterlegt. Mitarbeiter / Lohnartenstamm Lohnart anwählen / FIBU Konto ändern oder mit einem Doppelklick aus dem Kontoplan auswählen / SPEICHERN. Beispiel geöffnete Lohnart Monatslohn LA-Nr. 1000: Auszug aus dem Lohnartenstamm: Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 10 von 12

11 1.7 Überprüfen und Kontrollieren WICHTIG: Überprüfen Sie nun die Kontoersetzungen. Arbeitspositionen: z.b. Konto 3400 für Erlös Werkstattarbeiten. Sonstiges: haben alle erfassten Positionen das richtige Erlöskonto hinterlegt? Materialstamm: z.b. Konto 3220 für Erlös Ersatzteile. Lohnartenstamm: haben alle verwendeten Lohnarten das richtige Konto hinterlegt? Zahlungsverbindungen: Alle Einträge dem neuen Kontoplan angepasst? Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 11 von 12

12 1.8 Saldoübernahme Die SALDOÜBERNAHME (Saldovortrag aus dem Vorjahr) kann bei der Umstellung auf den KMU-Kontoplan nur bedingt genutzt werden. Wir empfehlen die entsprechenden Werte manuell einzugeben. Der Saldovortrag der Aktiven wird ohne Vorzeichen erfasst. Der Saldovortrag der Passiven mit einem Minus als Vorzeichen. ( ) Wenn alle Saldovorträge erfasst sind, empfehlen wir eine Kontrolle über die Schlussbilanz der Vorperiode mit der Eröffnungsbilanz der aktuellen Periode. Beide Bilanzen müssen die gleichen Zahlen ausweisen. In der Buchhaltung / Listen/Drucken / Bilanz wird die Bilanz gedruckt. Durch anhäkeln der Eröffnungsbilanz wird die Eröffnungsbilanz erstellt. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 12 von 12