Datenerfassung für USA-Reisen

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1 Alle Informationen wurden nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt eine Gewähr oder Haftung können wir leider nicht übernehmen. Welche Flüge sind von der Datenerfassung betroffen? Betroffen sind alle Flüge, die in die USA gehen und aus den USA kommen. Dies gilt auch für Transitverbindungen sowie für Flüge innerhalb der USA. SFPD (Secure Flight Passenger Data): In Zukunft soll auch eine entsprechende Datenerfassung für Flüge, die den US-Luftraum auf Ihrer Route nutzen ohne ein US-Ziel direkt anzufliegen, notwendig werden. Ein genauer Termin steht momentan noch nicht fest. Die Notwendigkeit für SFPD besteht sowohl bei internationalen (US in- und US outbound) als auch bei US-Inlandsflügen. Welche Daten werden wo und wann erfasst? Zur Datenerfassung existieren aktuell die drei Programme APIS, SFPD und ESTA. APIS / API Advanced Passenger Information (System) Für wen werden die Daten erfasst? Für die US Customs & Border Protection (CBP), einer Abteilung des US Department Of Homeland Security (DHS Ministerium für Heimatschutz). Diese Informationen werden den Grenzkontrollbehörden vor der Ankunft des Fluges übermittelt. Warum? Diese Informationen werden zum Abgleich der Fluggäste mit den Listen von Personen verwendet, die als Risiko für die Luftfahrtssicherheit eingestuft werden. Welche Daten? Es werden Fluggastdaten aus zwei Gruppen zusammengetragen: a) Die sogenannten Passenger Name Record Daten (PNR): Dazu gehören verschiedene Informationen, die bei der Buchung erfasst werden oder über die Fluggesellschaften bzw. Reisebüros verfügen, wie der Name des Fluggasts, die Anschrift, Angaben zur Reiseroute (Datum der Reise, Abreise- und Bestimmungsort, Sitznummer und Anzahl von Gepäckstücken) sowie Angaben zur Buchung (wie Reisebüro, angaben zur Zahlungsmethode und vorbestellten Mahlzeiten oder Anfordern eines Rollstuhls) oder andere Informationen (wie Mitglied eines Vielfliegerprogramms). b) Advanced Passenger Information (API): Dazu gehören hauptsächlich Angaben aus dem Reisepass des Fluggastes sowie eine Zieladresse in den USA. Wann und wo? Sie werden häufig bei der Abfertigung erfasst. Die Airlines bieten in der Regel auch eine Erfassung über die jeweilige Website an. Seite 1

2 SFPD Secure Flight Passenger Data Datenerfassung für USA-Reisen Für wen werden die Daten erfasst? Für die Transportation Security Administration (TSA) ebenfalls eine Abteilung des DHS. Warum? Diese Informationen dienen dem frühzeitigeren Abgleich mit den sog. watch lists. Welche Daten? Neben den Daten Vorname, Nachname und Geschlecht wird auch das Geburtsdatum benötigt sofern vorhanden auch die sog. Redress Nummer. Wann und wo? Sie werden häufig bei der Abfertigung erfasst. Die Airlines bieten in der Regel auch eine Erfassung über die jeweilige Website an. Alternativ zur direkten Eingabe in ein GDS bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die Daten für Ihre Kunden direkt im Buchungsprozess in unserer Buchungsmaschine Air Cruiser einzugeben. Weitere Informationen erhalten Sie unter folgender Internetadresse: ESTA Electronic System for Travel Authorization Für wen werden die Daten erfasst? Ebenfalls für die US Customs & Border Protection (CBP), einer Abteilung des US Department of Homeland Security (DHS Ministerium für Heimatschutz). Warum? ESTA ist die elektronische Reisegenehmigung, die alle Staatsangehörigen der Länder in Anspruch nehmen können, die Mitglied im US-Programm für visumfreies Reisen sind (VWP Visa Waiver Program).. Welche Daten? Zusätzlich zur Eingabe der oben bereits für APIS / SFPD genannten Daten gilt es weitere Fragen der US-Behörden online zu beantworten. Wann und wo? Das ESTA-Formular wird online unter zur Verfügung gestellt. Die Beantragung ist bis zum 7. September 2010 kostenlos. Ab dem 8. September 2010 wird eine Gebühr von 14 US-Dollar je Reisenden erhoben. Die Bezahlung ist nur mittels einer Kreditkarte (MasterCard, VISA, American Express, Discover) möglich. Da eine dritte Person den ESTA-Antrag stellen und die Bezahlung übernehmen darf, besteht für Reisebüros die Möglichkeit, die Bezahlung für den Kunden mittels einer Sammelkreditkarte vorzunehmen. Eine andere Abrechnungsvariante existiert zurzeit nicht. Die Eingabe der Daten und Beantwortung der Fragen wird empfohlen, sobald eine Einreise in die USA geplant wird spätestens jedoch 72 Stunden vor Abflug. Das System nimmt allerdings auch Daten für kurzfristiger gebuchte Flüge zur Verarbeitung entgegen. Gültigkeit der ESTA-Bestätigung? Hat der Reisende bereits einen ESTA-Antrag ausgefüllt und die vorläufige Bestätigung zur Einreise erhalten, tritt die Reise aber erst nach dem 7. September 2010 an, so behält die ESTA-Bestätigung ihre Gültigkeit. Generell ist diese für mehrere Reisen in die USA innerhalb eines Zeitraumes von zwei Jahren oder, sofern eher eintretend, bis zum Ablauf des für den ESTA-Antrag genutzten Reisepasses gültig. Ein neuer ESTA-Antrag ist nur dann notwendig, wenn ein neuer Reisepass genutzt werden soll, sich der Name, das Geschlecht, die Staatsangehörigkeit verändern oder eine der Fragen im Rahmen des ESTA-Formulars zwischenzeitlich anders beantwortet werden würden. Weitere Informationen zu ESTA und VWP finden Sie unter folgenden Internetadressen: Seite 2

3 SFPD/APIS - Was ist eine redress number? Reisende, die ungerechtfertigt an der Einreise in die USA gehindert werden bzw. wurden, können eine solche redress number (Regressnummer) beantragen bzw. haben diese bekommen. Mit der redress number sollen zukünftig Unannehmlichkeiten bei der Einreise in die USA ausgeschlossen werden. Formate für die Eingabe der Secure Flight Daten in AMADEUS: Passagierdaten GDS AMADEUS SRDOCS LH HK JUN73-M--MEIER-PETER-PAUL/P1 SR DOCS Transaktionscode für die Passagierdaten Airline, die die Information erhalten soll (Bei einer LH Kombination von mehreren Airlines geben Sie YY ein) HK1 Aktionscode und Ziffer Bindestriche als Platzhalter ohne Funktion -30JUN73 Bindestrich und Geburtsdatum des Reisenden Bindestrich und Geschlecht (M = Male, F = Female, MI = Male -M Infant, FI = Female Infant) - 1 Bindestrich als Platzhalter ohne Funktion Bindestrich und Nachname (bis zu 30 Zeichen inklusive Leerzeichen) HINWEIS: Es ist der Name wie im Namensfeld des für die Reise zu nutzenden Reisepasses ausschlaggebend. Zum Abgleich wird nicht das maschinenlesbare Feld des -MEIER Reisepasses genutzt. Bindestrich und 1. Vorname (bis zu 30 Zeichen inklusive -PETER Leerzeichen) Bindestrich und 2. Vorname oder Anfangsbuchstabe (bis zu 30 -PAUL Zeichen inklusive Leerzeichen) Schrägstrich und Personenzuordnung, bei mehreren /P1 Reisenden im PNR Redress Number (Regressnummer) SRDOCO LH HK1--R US/P1 SR DOCO Transaktionscode für Redress Number Airline, die die Information erhalten soll (Bei einer Kombination von mehreren Airlines geben Sie YY ein) LH HK1 Aktionscode und Ziffer 1-1 Bindestrich als Platzhalter ohne Funktion -R Bindestrich und Dokumententyp (R = Regress) Bindestrich und Regressnummer - 1 Bindestrich als Platzhalter ohne Funktion -US -I /P1 Bindestrich und Staat, für den das Regressdokument Anwendung findet Bindestrich und Buchstabe I (Erforderliche Eingabe für Babies ohne eigenen Sitzplatz) Schrägstrich und Personenzuordnung, bei mehreren Reisenden im PNR Seite 3

4 Formate für die Eingabe der Secure Flight Daten in SABRE: Passagierdaten GDS SABRE 3DOCS/DB/12JUL66/M/MEIER/PETER/PAUL-2.1 Transaktionscode für die Passagierdaten HINWEIS: Für Buchungen mit American Airlines (AA) ersetzen 3DOCS Sie 3DOCS bitte durch 4DOCS. /DB Schrägstrich und DB /12JUL66 Schrägstrich und Geburtsdatum des Reisenden Schrägstrich und Geschlecht (M = Male, F = Female, MI = Male /M Infant, FI = Female Infant) Schrägstrich und Nachname HINWEIS: Es ist der Name wie im Namensfeld des für die Reise zu nutzenden Reisepasses ausschlaggebend. Zum Abgleich wird nicht das maschinenlesbare Feld des /MEIER Reisepasses genutzt. /PETER Schrägstrich und 1. Vorname /PAUL Schrägstrich und 2. Vorname oder Anfangsbuchstabe Bindestrich und Personenzuordnung, bei mehreren Reisenden -2.1 im PNR Redress Number (Regressnummer) 3DOCO//R/ Transaktionscode für die Passagierdaten HINWEIS: Für Buchungen mit American Airlines (AA) ersetzen Sie 3DOCO bitte durch 4DOCO. 3DOCO / Schrägstrich als Platzhalter ohne Funktion /R Schrägstrich und R (Dokumententyp R = Regress) / Schrägstrich und Regressnummer -2.1 Bindestrich und Personenzuordnung, bei mehreren Reisenden im PNR Seite 4

5 Formate für die Eingabe der Secure Flight Daten in GALILEO: Passagierdaten GDS GALILEO SI.P1/DOCS*////12JUL66/M//MEIER/PETER/PAUL SI Segment Information.P1 Punkt und Person 1 /DOCS Schrägstrich und Transaktionscode für die Passagierdaten */// Stern und 3 Schrägstriche als Platzhalter ohne Funktion /12JUL66 Schrägstrich und Geburtsdatum Schrägstrich und Geschlecht (M = Male, F = Female, MI = Male /M Infant, FI = Female Infant) / 1 Schrägstrich als Platzhalter ohne Funktion Schrägstrich und Nachname HINWEIS: Es ist der Name wie im Namensfeld des für die Reise zu nutzenden Reisepasses ausschlaggebend. Zum Abgleich wird nicht das maschinenlesbare Feld des /MEIER Reisepasses genutzt. /PETER Schrägstrich und 1. Vorname /PAUL Schrägstrich und 2. Vorname oder Anfangsbuchstabe Redress Number (Regressnummer) SI.P1/DOCO*BERLIN DE/R/ /BERLIN DE/14MAR09/US SI Segment Information.P1 Punkt und Person 1 /DOCO Schrägstrich und Transaktionscode für die Passagierdaten *BERLIN DE Stern und Geburtsort und -land /R Schrägstrich und Dokumententyp (R = Regress) / Schrägstrich und Regressnummer Schrägstrich und Ausstellungsort und -land des /BERLIN DE Regressdokuments /14MAR09 Schrägstrich und Ausstellungsdatum des Regressdokuments Schrägstrich und Staat, für den das Regressdokument /US Anwendung findet Seite 5

6 Formate für die Eingabe der Secure Flight Daten in WORLDSPAN: Passagierdaten GDS WORLDSPAN 3SSR DOCS LH HK1/////12JUL64/M//MEIER/PETER/PAUL-1.1 3SSR DOCS Transaktionscode für die Passagierdaten Airline, die die Information erhalten soll (Bei einer LH Kombination von mehreren Airlines geben Sie YY ein) //// 4 Schrägstriche als Platzhalter ohne Funktion /12JUL64 Schrägstrich und Geburtsdatum Schrägstrich und Geschlecht (M = Male, F = Female, MI = Male /M Infant, FI = Female Infant) / 1 Schrägstrich als Platzhalter ohne Funktion Schrägstrich und Nachname (bis zu 30 Zeichen inklusive Leerzeichen) HINWEIS: Es ist der Name wie im Namensfeld des für die Reise zu nutzenden Reisepasses ausschlaggebend. Zum Abgleich wird nicht das maschinenlesbare Feld des /MEIER Reisepasses genutzt. /PETER Schrägstrich und 1. Vorname /PAUL Schrägstrich und 2. Vorname oder Anfangsbuchstabe Schrägstrich und Personenzuordnung, bei mehreren -1.1 Reisenden im PNR Redress Number (Regressnummer) 3SSR DOCO LH HK1/BERLIN DE/R/ /BERLIN DE/12JUL64/US/I-3.2 3SSR DOCS Transaktionscode für die Passagierdaten Airline, die die Information erhalten soll (Bei einer LH Kombination von mehreren Airlines geben Sie YY ein) HK1 Aktionscode und Ziffer 1 /BERLIN DE Schrägstrich, Geburtsort und -land /R Schrägstrich und Dokumententyp (R = Regress) / Schrägstrich und Regressnummer Schrägstrich, Ausstellungsort und -land des /BERLIN DE Regressdokuments /12JUL64 Schrägstrich und Ausstellungsdatum des Regressdokuments Schrägstrich und Staat, für den das Regressdokument /US Anwendung findet Schrägstrich und Buchstabe I (Erforderliche Eingabe für /I Babies ohne eigenen Sitzplatz) Bindestrich und Personenzuordnung, bei mehreren Reisenden -3.2 im PNR Seite 6

7 Welcher Name ist einzugeben (Name aus dem Namensfeld des Reisepasses oder der aus der maschinenlesbaren Zeile)? Bei Reisenden mit mehreren Vornamen sind die Reisepassinhalte unter Umständen unterschiedlich. Für Secure Flight soll der Name so angegeben werden, wie er im maschinenlesbaren Teil des Reisepasses, welcher für die Einreise genutzt wird, erscheint. Secure Flight verwendet zum Abgleich das maschinenlesbare Feld des Reisepasses. Was passiert, wenn die Secure Flight Daten nicht in der Buchung enthalten sind? Die Airlines sind verpflichtet, 72 Stunden vor Abflug (bzw. sofort, wenn die Buchung innerhalb der 72 Stunden vorgenommen wurde) die Buchungen zu übermitteln unabhängig davon, ob die Daten erfasst wurden oder nicht. Sind die Daten unvollständig, besteht das Risiko, dass der Reisende keine Bordkarte erhält. Hinweis: Einige Airlines haben angekündigt, die Ticketerstellung nur zuzulassen, wenn die Secure Flight Daten im PNR vorhanden sind bzw. den PNR bei fehlenden SFPD-Daten zu streichen. Zu diesem Vorgehen äußert der DRV aktuell entsprechende Bedenken und befindet sich mit den entsprechenden Airlines im Dialog. Was passiert, wenn die Secure Flight Daten nicht korrekt in der Buchung erfasst wurden? Kleinere Tippfehler, die sich trotz aller Vorsicht einschleichen, können dazu führen, dass der Passagier zunächst keine Bordkarte erhält. Am Flughafen kann dann die Information korrigiert werden. Wenn der Passagier kein "Treffer" auf der sog. watch list ist, wird der Bordkartendruck entsprechend freigegeben. Haben Kunden die Möglichkeit, einen Online- oder Mobile-Check-in zu nutzen, sofern dieser angeboten wird? Die TSA hat zugesagt, bei rechtzeitiger Eingabe der Daten (bis 72 Stunden vor Abflug) den Status good to fly bzw. no fly bis zum Zeitfenster der alternativen Check-in-Kanäle (24 Stunden vor Abflug) der Airline wieder zur Verfügung zu stellen, so dass die Bordkarte durch den Reisenden entsprechend erstellt werden kann. Wann tritt SFPD in Kraft? Die TSA weist den Airlines unterschiedliche Termine zu. Ab Einreisedatum 1. November 2010 akzeptiert die TSA keine Buchung mehr ohne SFPD unabhängig vom Buchungszeitpunkt. Einige Airlines haben von der TSA frühere Umsetzungstermine genannt bekommen beispielsweise hat Condor seit dem 1. August 2010 die Daten zu übermitteln. Seite 7

8 Was passiert mit älteren Buchungen, die keine SFPD enthalten und deren Reise am 1. November 2010 bzw. später erfolgt? Die Verpflichtung zur Eingabe der Daten besteht für jede Buchung unabhängig vom Buchungszeitpunkt. Wir empfehlen Ihnen, Ihre bestehenden Buchungen dahingehend zu prüfen. Wie erfährt der Kunden vom SFPD-Status? Die TSA übermittelt das Ergebnis (die Freigabe bzw. Blockierung des Bordkartendrucks) direkt in das System der jeweiligen Airline. Es besteht keine Möglichkeit den Status im Vorfeld abzufragen. Lt. TSA werden 99% der Anfragen mit dem Status good to fly versehen. Wie kann im Vorfeld eine Information zum TSA-Status eines Reisenden eingeholt werden? Nach unserem aktuellen Informationsstand werden die Daten von der TSA nicht früher als 72 Stunden vor Abflug bearbeitet. Daher gibt es keine Möglichkeit den Status im Vorfeld in Erfahrung zu bringen. Hinweis: Dies ist wichtig zu wissen für Rundreisen, die außerhalb der USA (z.b. Kanada oder Karibik) beginnen und der Reisende erst zu einem späteren Zeitpunkt in die USA einreist. Seite 8